I motivi di una scelta contro... corrente di Andrea Zamberlan, Notaio in Feltre

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1 ANNO 1 - NUMERO 1 - APRILE 2008 NO 1 - NUMERO 1 - APRILE 2008 Anno 1 n. 1 Magazine di informazione notarile e di lifestyle Style L evoluzione telematica del Notaio: una cultura dell eccellenza e dell innovazione di Pietro Morelli, Responsabile Portale Notarile Notaio.org ASP: come risparmiare, guadagnando in efficienza, sicurezza ed affidabilità di Renata Bortolin, Responsabile Prodotto di Information Technology Srl Informatica: c è più ricchezza nell utilizzo o nel possesso? di Massimiliano Molese, Branch Director di Wanlease Italia Spa I registri immobiliari tra cartaceo ed informatico di Gaetano Petrelli, Notaio in Verbania I motivi di una scelta contro... corrente di Andrea Zamberlan, Notaio in Feltre Mario Buccellati: uno stile unico tra tradizione orafa e modernità di Ylenia Balbinot, Responsabile Eventi La PRincess Events & Communication

2 ANNO 1 - NUMERO 1 - APRILE 2008 Style editoriale di Danilo Balbinot Presidente di Information Technology Una risposta concreta Al XLIII Congresso Nazionale del Notariato che si terrà a Firenze dal 27 al 30 Novembre prossimo, il Notariato intende porre all attenzione dell opinione pubblica il suo ruolo essenziale per il Paese. Da tempo infatti questo ruolo è messo in discussione e viva è la preoccupazione che vengano assunte decisioni politiche volte a togliere al Notariato alcune fondamentali deleghe per il controllo della legalità, per la certezza dei diritti e l affidabilità dei pubblici registri. A queste preoccupazioni legate a fattori istituzionali, i Notai sommano in questo periodo un ulteriore preoccupazione dovuta al calo di lavoro generalizzato conseguente alla crisi finanziaria che ha congelato l attività immobiliare e raffreddato l attività societaria. Sono concreti quindi i rischi di un abbattimento delle entrate degli studi notarili a fronte di costi costanti se non, per alcune voci, in aumento. I tagli di personale, ancorché dolorosi sotto il profilo umano, non sono di per sé sufficienti a garantire un equilibrio della gestione dello studio, equilibrio che va ricercato in una più efficiente organizzazione dello studio e razionalizzazione dei suoi processi operativi. Se questo è vero in assoluto, lo é ancora di più per gli studi di dimensioni medie e medio grandi e per gli studi associati, fenomeno che negli ultimi mesi sta crescendo sensibilmente con l obiettivo di realizzare economie di scala mettendo in comune alcuni dei fattori di produzione per ridurre così i costi che gravano sullo studio. In particolare, gli studi associati necessitano ancora più degli altri di una revisione dei processi organizzativi in quanto l associazione stessa comporta un aumento della complessità organizzativa. Ciò è dovuto alla necessità di unificare le modalità di redazione degli atti (mantenendo le singole peculiarità di espressione) e di espletamento degli adempimenti, di ottimizzare le agende (e i flussi di lavoro) dei diversi notai e dei collaboratori, di standardizzare la preventivazione e razionalizzare tutti gli aspetti contabili, e soprattutto di consentire la stessa operatività, semplice ed affidabile, in tutti gli studi principali e secondari che devono interagire come un unico sistema. Una risposta concreta, ancorché poco conosciuta, a questa esigenza è data da SINFON ASP il nuovo servizio reso disponibile da Information Technology di cui potrete conoscere le logiche ed i vantaggi nell articolo di Renata Bortolin ASP: come risparmiare, guadagnando in efficienza, sicurezza ed affidabilità. Per una visione più ampia sull argomento, merita leggere l articolo di Pietro Morelli, responsabile del portale Notaio.org, L evoluzione telematica del Notaio: una cultura dell eccellenza e dell innovazione. Una frizzante testimonianza dei vantaggi dell ASP, anche per i Notai di nuova nomina, potrete gustarla nell articolo di Andrea Zamberlan, neo Notaio in Feltre, I motivi di una scelta contro... corrente. E per dare completezza al nuovo paradigma che afferma la necessità di una più corretta attribuzione dei costi generati all interno dello studio notarile alle specifiche classi di costo, in modo da poter conoscere veramente i reali costi dei prodotti e servizi acquistati, merita leggere l articolo di Massimiliano Molese, Branch Director di Wanlease, società del gruppo Societé Générale, dal titolo Informatica: c è più ricchezza nell utilizzo o nel possesso?. L articolo di Gaetano Petrelli, Notaio in Verbania, I registri immobiliari tra cartaceo ed informatico completa la parte di informazione notarile che SINFON Style dedica in questo primo numero ai suoi lettori. Ma poichè non di sola informazione notarile si vive, gli amanti del bello si lasceranno affascinare dallo stile inconfondibile e senza tempo dei preziosi Mario Buccellati, nell articolo relativo a firma di Ylenia Balbinot. SINFON Style è un progetto editoriale voluto e promosso da Information Technology e fa parte di un progetto più ampio che mira a far conoscere ai Notai di tutta Italia il valore dei servizi innovativi offerti dalla nostra società. La rivista vuole essere una voce nuova nel panorama notarile, autorevole, curata e vivace. Siamo aperti al contributo di tutti coloro che vorranno interpretare lo spirito di SINFON Style ai fini di un informazione utile, efficace ed accattivante, al servizio del Notaio di oggi. danilo.balbinot@sinfon.it

3 di Pietro Morelli, Responsabile Portale Notarile Notaio.org L evoluzione telematica del Notaio: una cultura dell eccellenza e dell innovazione Gli studi notarili, a più riprese, hanno dimostrato di saper essere sempre al passo con i tempi per quanto attiene all organizzazione di studio ed alle scelte tecnologiche e gestionali. In quale modo si è evoluto il bagaglio informatico e gestionale della maggior parte dei Notai per adeguare, necessariamente, la propria forma mentis alle evoluzioni dei sistemi di videoscrittura ed, in seguito, dei gestionali di studio? La risposta è sotto gli occhi di tutti: con un crescente impegno alla ricerca dell eccellenza, dell efficienza e dell efficacia della propria attività, attraverso scelte oculate ed all insegna dell innovazione. Oggi, infatti, la stragrande maggioranza degli studi notarili d Italia ha raggiunto un tale livello di informatizzazione, digitalizzazione e comprensione delle tematiche legate alla gestione ed all organizzazione del proprio lavoro da rappresentare uno dei fiori all occhiello della categoria. L informatizzazione dell attività notarile ha contribuito, nell ultimo decennio, a migliorare la quantità e la qualità dei servizi, l affidabilità e la sicurezza della convivenza sociale ed a far risparmiare tempo ai cittadini ed ai Notai stessi nella gestione di pratiche ed adempimenti. I servizi telematici, infatti, riducono le distanze ed i tempi tra i soggetti coinvolti. Osservatorio privilegiato di questo processo è sicuramente Notartel S.p.a., la società informatica del Notariato (ne sono soci il Consiglio Nazionale del Notariato e la Cassa Nazionale del Notariato), nata per gestire l informatizzazione dei processi documentali dei Notai e l interazione con la Pubblica Amministrazione. Costituita nel 1997, è passata dagli allora 6 dipendenti per un fatturato di di Euro agli attuali 34 dipendenti per un fatturato di di Euro: un esempio lampante di questa crescita e della contestuale digitalizzazione degli studi notarili è fornito dal seguente grafico relativo all evoluzione delle attività. L evoluzione delle attività Fonte: Ufficio Comunicazione Notartel S.p.a. Nel 2001 è iniziata la trasmissione telematica degli atti al Ministero dell economia e delle finanze ed all Agenzia del territorio e delle entrate; solo a distanza di un anno (2002) il Consiglio Nazionale del Notariato (CNN) è divenuto il primo ordine professionale ad assumere il ruolo di certificatore della firma digitale e dal 12 Settembre 2002 è stato iscritto dall AI- PA (oggi CNIPA) nell elenco pubblico dei certificatori della firma digitale e fa parte di Assocertificatori. Lo stesso anno, è iniziata la trasmissione telematica degli atti al registro delle imprese mentre 3 anni dopo (2005) il CNN è stato iscritto nell elenco dei gestori della posta elettronica certificata mentre nel 2006 è iniziata la sperimentazione della trasmissione telematica con utilizzo della posta certificata delle schede al registro generale dei testamenti. È solo dell anno scorso (2007) la sperimentazione dell archiviazione e conservazione informatica dei documenti.

4 [ ] Pratiche evase telematicamente dai Notai nel 2006/2007* 10 milioni Operazioni di visure ipotecarie in conservatoria 7 milioni Operazioni di visura catastale 4,5 milioni Operazioni di visura presso le Camere di Commercio 2 milioni Invii telematici 150 giorni Tempo medio di iscrizione di una società al Registro Imprese nel giorni Tempo medio attuale di iscrizione di una società al Registro Imprese grazie all infrastruttura informatica Fonte: Ufficio Comunicazione Notartel S.p.a. * Dati aggiornati al 30 settembre 2007 Iscrizioni al Registro Imprese Atti immobiliari I Notai, sempre un passo avanti, hanno cominciato ad intraprendere la strada dell archiviazione degli atti telematici e della gestione documentale integrata dello studio notarile. Ne hanno percorsa di strada i Notai da quando gli atti venivano redatti a mano, poi dattiloscritti, poi ancora elaborati a video (prima con i semplici sistemi di videoscrittura e poi con i sistemi di office automation): oggi è addirittura possibile predisporli fruendo di applicativi attraverso la Rete Internet (soluzioni in modalità ASP, acronimo per Application Service Providing). Oggi, il Notaio utilizza l informatica per la stesura dell atto mediante la creazione di clausole più o meno ripetitive da riprodurre; per l estrazione dei dati contenuti nel documento; per l esecuzione degli adempimenti ad esso connessi; per la realizzazione degli indici e dei repertori e per la gestione della contabilità a fini interni e fiscali. Il Notaio si avvale, altresì, di sistemi di sicurezza e certezza come la firma digitale e la posta elettronica certificata, allo scopo di garantire che il documento notarile abbia l efficacia privilegiata prevista per i documenti provenienti da una pubblica autorità. Gli strumenti della telematica consentono agli studi notarili di effettuare gli accertamenti richiesti dalla legge (visure ipotecarie, catastali, ecc.) collegandosi direttamente dallo studio alle banche dati della Pubblica Amministrazione, di procedere all adempimento unico telematico legato agli atti immobiliari, di dar luogo all iscrizione telematica presso il Registro delle Imprese, di consultare le banche dati giuridiche esterne e di aggiornare le banche dati della Pubblica Amministrazione. Pertanto, con l affermazione di Internet, si presenta prepotentemente la grande opportunità di trasformare i processi produttivi, definendo nuovi modelli nelle attività d impresa e delle pubbliche amministrazioni. E la digitalizzazione non coinvolge solo gli enti pubblici ed il rapporto tra queste ed i cittadini, ma anche il mondo notarile e la sua funzione che si plasmano e si adattano alle nuove esigenze di innovazione. L innovazione si chiama ASP La nuova frontiera per lo studio notarile che si muove in un ottica di eccellenza ed innovazione è sicuramente rappresentata dalla gestione totale delle attività di Studio attraverso la Rete, con fruizione degli applicativi gestionali in modalità ASP. I vantaggi di tale soluzione sono notevoli: si può accedere al proprio studio in qualsiasi momento (everytime), in qualunque luogo (everywhere), in totale sicurezza, ottimizzando la qualità del tempo da poter dedicare ad altre attività. E lampante come ciò rappresenti un inedita opportunità di mobilità, che consente di organizzare il proprio lavoro nelle sedi più opportune, a propria discrezione, con la massima libertà: da casa, dal luogo di vacanza, da un altro ufficio, all orario più confacente ai propri ritmi di lavoro ed alle proprie esigenze personali e professionali.

5 Gli oneri delle infrastrutture hardware e software, della loro veloce obsolescenza, delle licenze correlate, degli aggiornamenti, della messa in sicurezza dell intero sistema, sono interamente a carico ed a cura del fornitore del servizio (l Application Service Provider) con conseguente buona pace del fruitore (lo studio notarile) che abbatte sensibilmente i costi, ne guadagna in tranquillità e sicurezza ed è libero finalmente di concentrarsi sull attività principale: l esercizio della funzione notarile senza la zavorra dei vincoli e delle problematiche legate alle tecnologie. In questo contesto, Information Technology ( it) si distingue per essere la prima realtà a proporre un servizio rivoluzionario in modalità ASP in partnership con InfoCamere, la quale mette a disposizione il proprio data center di eccellenza con infrastutture hardware altamente affidabili. Focus on ASP Application Service Provider Il Software come servizio L Application Service Provider fornisce al cliente una connessione con il proprio data-center. Tale connessione permette al cliente, attraverso la Rete Internet, di utilizzare gli applicativi informatici forniti dall Application Service Provider. I vantaggi sostanziali di tale tipo di servizio si ritrovano in un risparmio di costi da parte del cliente che dovrà pagare unicamente un canone per la connessione ai server dell erogatore del servizio, mentre il pagamento delle licenze dei programmi ed i costi di manutenzione dell hardware sono a carico di quest ultimo. In questo modo il cliente può memorizzare i propri dati di elaborazione sulle strutture fisiche del fornitore. Gli applicativi più diffusi per questo tipo di servizio sono gli applicativi per l automazione di ufficio, i gestionali, i sistemi per la gestione della relazione con il cliente (CRM), gli applicativi di e-commerce, di e-procurement, di data warehousing e di business intelligence. Attraverso i personal computer dello studio ed un semplice collegamento ad Internet, il Notaio ed i suoi collaboratori accedono al servizio SINFON ASP ed hanno a disposizione il proprio patrimonio di dati e di informazioni, il sistema informativo sempre aggiornato e tutti gli strumenti software di cui necessitano per condurre l attività e gestire lo studio con facilità. Senza che in studio sia necessario eseguire operazioni di gestione e di manutenzione, grazie al supporto di tecnici preparati che governano i sistemi a distanza e si assicurano del loro perfetto funzionamento, per una disponibilità continua del servizio. SINFON ASP consente l accesso ad una piattaforma di servizi completa di tutte le funzioni necessarie in uno studio, dalla redazione degli atti e degli adempimenti, alla parcellazione e gestione amministrativa, fino all archiviazione dei documenti contenuti nei fascicoli. Proprio perché si tratta di una piattaforma multiservizi fruibile a distanza da qualsiasi studio notarile, indipendentemente dallo storico che ha caratterizzato ciascuna realtà organizzativa, SINFON ASP consente di operare in libertà secondo le proprie consuetudini offrendo tutte le possibili modalità di redazione dell atto: - interpretazione: indipendentemente dalla modalità di redazione utilizzata, attraverso SENECA (sistema esperto Notarile per l elaborazione e la collazione degli adempimenti) i dati necessari per gli adempimenti vengono correttamente individuati nel testo dell atto; 4

6 - redazione attraverso minute: la redazione in modalità guidata, sulla base di semplici minute proprie di ogni studio, guida l operatore indicandogli volta per volta le informazioni da inserire; - composizione: la redazione in composizione offre il maggior livello di sicurezza possibile per evitare errori, dimenticanze, incongruenze, in quanto le regole ed i vincoli da rispettare sono definiti in schemi d atto vagliati dal Notaio. I dati di pratica utili per gli adempimenti possono essere inseriti prima di iniziare la stesura dell atto, durante la redazione e, a posteriori, digitandoli sempre e comunque una sola volta. La Rete: l anello di congiunzione tra i Notai ed i cittadini Quanto sopra enunciato, si basa su un postulato indiscutibile: la fondamentale importanza della Rete, la quale funge, altresì, da archivio a cielo aperto per tutti i giuristi (ed il Notaio è il giurista per eccellenza, data la sua certosina conoscenza del diritto) attraverso una serie di siti web che consentono gratuitamente la consultazione, a chiunque, di sentenze della Cassazione, di motori di ricerca esclusivamente giuridici, di leggi, regolamenti e riflessioni dottrinarie. La Rete non rappresenta solo il canale attraverso il quale lo studio notarile fruisce ed eroga servizi, interagisce con le Pubbliche Amministrazioni ed esercita la propria funzione in modalità sempre più innovative ed all avanguardia; sta infatti diventando sempre di più l anello di congiunzione e di dialogo tra i Notai ed i cittadini: il Web rappresenta ormai l esperanto, la lingua universale che consente di veicolare informazioni e comunicare con immediatezza con una moltitudine di persone. A questo processo di digitalizzazione e condivisione delle informazioni giuridiche e notarili attraverso la Rete ha contribuito non poco, sin dal lontano 1999, anche il Portale Notarile Notaio.org ( il sito dei praticanti Notai (il primo esistente in Italia) che si è nel tempo trasformato in un Portale tematico verticale, con un attenzione costante, a 360, verso tutto ciò che attiene al mondo notarile. In quella che Bill Gates, a ragione, definisce una rivoluzione permanente (quella digitale), un ruolo da protagonisti spetta sicuramente ai Notai, da sempre garanti e certificatori della legalità di numerose operazioni, ieri unicamente tramite strumenti cartacei oggi, al passo con i tempi, anche e soprattutto tramite strumenti telematici. Per questo motivo, sempre più spesso i Consigli notarili ed i Notai stanno aprendo le porte del proprio studio, online, ai cittadini: fornendo preziose informazioni circa il notariato e per quanto attiene ad alcuni studi più all avanguardia, circa l avanzamento delle pratiche presso lo studio stesso. Lo studio notarile online prossimo venturo sarà sicuramente sempre più presente sul web attraverso un proprio sito internet, ma ciò non basta: infatti, sarebbe come aprire un ristorante nella giungla, nessuno ne sarebbe a conoscenza o saprebbe come raggiungerlo. La metafora del ristorante nella giungla vale per tutti quei siti web che, per quanto ben realizzati e pubblicati online, risulterebbero irraggiungibili se non fossero elencati in directory ad hoc: ecco che, ad esempio, viene in ausilio la Guida Specialistica Studi Notarili online ( che elenca gli studi notarili dotati di sito internet e/o di . Nell era della comunicazione, essere sulla Rete non solo come fruitori di servizi, ma anche come attori e fornire informazioni circa la propria presenza e la propria attività contribuisce a creare sintonia con la collettività e a veicolare verso quest ultima un immagine di efficienza dello studio notarile in linea con l eccellenza perseguita dai singoli Notai e dalla categoria tutta. L innovazione non ha confini, è mutevole ed incalzante ma i Notai hanno costantemente dimostrato di essere molto più all avanguardia e sensibili alla rivoluzione digitale di chi li vuol vedere, volutamente, ancora stereotipati con il mantello a rota ed il calamaio. 5