InFormAL. Sistema informativo public domain per la gestione delle attività formative nelle Amministrazioni Locali

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2 PREMESSA Nell ambito del progetto di Osservatorio domanda e offerta di formazione nella PA locale, affidato dal Dipartimento della Funzione Pubblica al Formez, è stato avviato un rapporto di collaborazione con la Provincia di Brescia per la realizzazione di un Sistema informatizzato di gestione delle attività formative negli enti locali. La Provincia di Brescia possiede, infatti, infrastrutture tecnologiche, sviluppate nel progetto di Rete Telematica Bresciana, che possono essere proficuamente adattate all implementazione e sperimentazione di tale sistema. L obiettivo di progettare e sviluppare uno strumento telematico flessibile ed aperto, che faciliti i percorsi di programmazione, gestione e valutazione della formazione, trova una sua naturale collocazione negli obiettivi e servizi che l'osservatorio già offre o intende mettere a disposizione delle amministrazioni locali: rapporti annuali sull evoluzione della formazione nei Comuni e nelle Province; studi di caso e segnalazioni di esperienze significative in tema di formazione dei dipendenti; un servizio di banca dati on line sull offerta formativa curricolare delle università per la PA; una Guida alle tecniche di predisposizione e gestione del piano annuale di formazione; ed anche software applicativi coerenti con quanto previsto dalla Direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica del 13 dicembre 2001 sulla valorizzazione e formazione dei pubblici dipendenti. OBIETTIVI E FASI La messa a punto del sistema di gestione informatizzata delle attività formative e di una sua successiva sperimentazione ha previsto le seguenti fasi: 1. Una prima fase di indagine sullo stato dei sistemi informativi della formazione negli enti locali, al fine di approfondire i livelli di dotazione e i principali fabbisogni. Tale ricognizione è stata condotta dal Formez nell autunno 2002 con il coinvolgimento di 98 Province e 120 Comuni. 1

3 2. Approfondimento progettuale attraverso una analisi di dettaglio dei flussi informativi, realizzata congiuntamente dal Formez e dalla Provincia di Brescia. I principali ambiti su cui si è articolato tale approfondimento hanno riguardato: la programmazione delle attività formative; la gestione delle attività formative; l osservazione/monitoraggio delle attività di formazione nell ente. 3. Sviluppo del prototipo a cura dello staff tecnico della Provincia di Brescia, con il coordinamento della Direzione Sistemi Informativi. 4. Verifica di completezza e funzionalità del prototipo anche attraverso un confronto con altre amministrazioni locali interessate a introdurre il sistema all interno della propria organizzazione, da coinvolgere in un tavolo tecnico per raccogliere suggerimenti e indicazioni utili al perfezionamento dei requisiti di funzionalità del sistema informativo. 5. Implementazione dell applicativo sul server della Provincia per l avvio della sperimentazione che coinvolge anche i Comuni aderenti alla Rete Telematica Bresciana (RTB). 6. Bilancio della sperimentazione e diffusione del sistema ad altre amministrazioni locali. FUNZIONALITA DELL APPLICATIVO L implementazione del sistema a regime consente l esercizio delle seguenti funzionalità: all ufficio formazione: il controllo/monitoraggio della spesa per formazione tramite l utilizzo delle informazioni sugli impegni registrati nei capitoli di bilancio; il controllo dei risultati della formazione svolta tramite l accesso alle informazioni sulle attività corsali realizzate; la programmazione delle nuove attività tramite l utilizzo delle informazioni sui fabbisogni formativi rilevati/espressi; l esercizio della funzione autorizzativa tramite l accesso alle richieste di partecipazione dei dipendenti; l esercizio della funzione di assistenza alla formazione, tramite la produzione e veicolazione di strumenti di supporto al personale in formazione; l esercizio della funzione di valutazione dell apprendimento tramite strumenti ad hoc; 2

4 ai dirigenti: tutte le funzioni di controllo precedentemente elencate, relativamente ai capitoli di bilancio assegnati, e di autorizzazione e valutazione degli esiti dell attività formativa; l esercizio della funzione di validazione delle informazioni individuali rilasciate dai singoli dipendenti della U.O; l esercizio della funzione dirigenziale relativamente alla gestione delle risorse professionali (assegnazione di incarichi, valutazione dei titoli); ai dipendenti: la presentazione delle richieste di partecipazione ad attività formative per le conseguenti iscrizioni e autorizzazioni; l aggiornamento del curriculum individuale relativamente ai corsi seguiti e ai titoli conseguiti; l accesso alla documentazione didattica disponibile on line; la verifica dell autoapprendimento; la formulazione di valutazioni di gradimento sull attività formativa svolta. Oltre alle funzionalità di tipo operativo, l applicativo è in grado di gestire funzionalità di tipo reportistico, sia ad uso interno che per le finalità connesse alla realizzazione del Rapporto annuale sulla formazione, curato dal Formez per il Dipartimento della Funzione Pubblica ai fini di un monitoraggio continuo delle politiche formative: statistiche corsi statistiche dipendenti/unità operative estrapolazione dei dati in formati standard (txt, cvs, ecc.). STRUTTURA DEGLI ARCHIVI Gli archivi elettronici, costruiti in base ai principali nuclei informativi, sono i seguenti: 1. il processo di programmazione: le competenze professionali interne all amministrazione i fabbisogni formativi rilevati/espressi i documenti di programmazione 2. l attività di gestione della funzione formativa: i capitoli di bilancio destinati alla formazione dei dipendenti la successione degli impegni di spesa i corsi in programma (classificazioni tipologiche, fornitori, metodologie) 3. il monitoraggio dei percorsi individuali: anagrafica del dipendente 3

5 curriculum professionale/formativo domanda formativa espressa attestazione di partecipazione ai corsi valutazione di gradimento dell attività formativa svolta verifica sui livelli di apprendimento ARCHITETTURA TECNOLOGICA L applicativo è sviluppato secondo il sistema client/server con il linguaggio di programmazione php, base dati mysql e su piattaforma Linux. Tutti questi componenti sono open source. Gli enti che useranno sperimentalmente il sistema accederanno tramite web, verranno valicati tramite RTB in quanto utenti registrati, secondo il consueto schema ASP (Application Service Provider) tramite cui la Provincia fornisce agli enti non l applicativo, ma solamente il servizio. Agli altri Comuni e Province che non desiderino utilizzare l applicativo secondo lo schema ASP e vogliano installare sui propri server il software, l applicativo sarà rilasciato gratuitamente dal Formez. 4

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