Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico Servizi di Digitali di Stampa. Manuale Fornitore

Transcript

1 Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico Servizi di Digitali di Stampa Manuale Fornitore

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisto a catalogo elettronico in qualità di Fornitore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizi. 2

3 Sommario Sommario... 3 Flusso Acquisto servizi di digitalizzazione... 4 Creazione Preventivo... 6 Modifica Proposta Entrata Merce Registrazione fattura Informazioni utili Copyright e Trademark

4 Flusso d acquisto servizi di digitalizzazione Servizi Generali Richiedente e-procurement Approvatore Fornitore Contabilità Fornitori SRM Creazione SB (richiesta generica) SRM Creazione automatica richiesta di preventivo Mail Fornitore + CC Servizi mail Catalogo MDM Consuntivazione da catalogo elettronico SRM Supervisione e Reportistica di Processo Mail 4 SRM 6 SRM 7 SRM Creazione preventivo Mail Approvatore + CC Servizi Generali e Richiedente Creazione automatica SB Creazione automatica ODA e mail SI 5 Approvazione SB? SRM Mail Fornitore + CC Servizi mail 87 SRM Modifica PEM NO Creazione automatica della PEM per tutte le posizioni precedentemente scaricate da catalogo 13 R3 12 R3 Registrazione Fattura Verifica Fattura mail 9 Approvazione PEM? SRM SI 15 NO Mai mail NO 10 Approvazione PEM? mail SI 11 SRM Inserimento mail Mail Contabilità Fornitori + CC Servizi Generali 4

5 Highlights Il fornitore all interno del Flusso di Digitalizzazione deve svolgere le seguenti attività: 1. Creazione Preventivo in risposta ad un richiesta di preventivo di digitalizzazione. 2. Modifica PEM, creata in automatico dal sistema in stato parcheggiato, ma editabile dal fornitore 3. Registrazione fattura 5

6 CREAZIONE PREVENTIVO 6

7 Creazione Preventivo Nel caso di fornitori multi ruolo (abilitati per presentare offerta a gara e come fornitori di servizi di e-procurement al tempo stesso)è necessario selezionare il tab e-purchasing. In caso contrario, il tab e-purchasing sarà l unica opzione disponibile che il sistema presenta. Per creare un preventivo è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti Conferma esterna Il sistema consente di ricercare per: numero di richiesta di preventivo, periodo e descrizione posizione le richieste per cui si intende creare il preventivo Per creare il preventivo: selezionare la riga di interesse (cliccando sul «quadratino» accanto al numero di richiesta) cliccare il tasto Continuare 7

8 Creazione Preventivo Il fornitore nella creazione del preventivo trova indicato: Dati di base con Nome conferma (già inizializzato), Riferimento, Data di consegna (obbligatorio), Lettera vettura da compilare Dettagli su autore e data creazione/modifica della conferma Riepilogo posizioni: Aggiungere posizione: da catalogo Il fornitore ha la possibilità di specificare meglio i materiali che servono per evadere la richiesta preventivo inserita dal richiedente, indicando il prezzo, la quantià e l untià di misura. Cancellare: cancellare le posizioni selezionate. Dal tab Note e Allegati è possibile: inserire appunti o allegare documenti cliccado su Aggiungere Visualizzare gli allegati ed i testi eventualmente inseriti dal richiedente. 8

9 Creazione Preventivo - Catalogo Dal catalogo è possibile: 1. ricercare prodotti cliccando su Cercare per: parole chiave, fornitori, gruppi prodotto, tipo di posizione, gerarchia Selezionare e aggiungere posizioni al preventivo selezionando n posizioni e cliccado Aggiungere al carrello acquisti 3. Visualizzare carrello acquisti nel dettaglio (aggiungendo o eliminando posizioni) 4. Chiudere l ordine d acquisto e tornare al Preventivo 9

10 Creazione Preventivo Catalogo Le voci di catalogo sono strutturate in gerarchie navigabili: Dalla finestra a destra nella pagina del catalogo Selezionando la voce Gerarchia nella barra di ricerca: viene aperto un pop-up navigabile. La gerarchia è strutturata per livelli: la lista dei risultati di ricerca può visualizzare tutti i livelli gerarchici. Selezionando il livello padre verranno visualizzati tutti gli item appartenenti ai livelli sottostanti. Selezionando la singola «foglia» di tale gerarchia è possibile visualizzare i soli item appartenenti a quella classificazione. 10

11 Creazione Preventivo Una volta completata la creazione del preventivo è possibile: Controllare: effettuare un check sui dati inseriti per verificare che non ci siano errori Salvare: parcheggiare il preventivo per future elaborazioni Chiudere: uscire dalla creazione conferma senza salvare i dati modificati Confermare: inviare la notifica all approvatore per l approvazione 11

12 MODIFICA PROPOSTA ENTRATA MERCE 12

13 Modifica PEM I preventivi approvati generano automaticamente una PEM in stato Salvato editabile dal fornitore. Per modificare e mandare in approvazione la versione finale della PEM è sufficiente: selezionare dal menu la voce: Gestione dell ordine Selezionare in interr. Attive lo stato delle Conferme: Salvato Selezionare la PEM di interesse (le PEM di digitalizzazione hanno numerzione del tipo: 9C ) 13

14 Modifica PEM Entrare nella Conferma in modalità di elaborazione cliccando il tasto Elaborare Apportare le modifiche necessarie all Entrata Merce (creata in automatico con le posizioni scaricate da catalogo per il Preventivo) Confermare e avviare l iter appprovativo cliccando: Confermare 14

15 Preventivo Rifiutato Nel caso in cui il preventivo sia stato rifiutato dall approvatore: Selezionare dal menu la voce: Gestione dell ordine Selezionare in interr. Attive lo stato delle Conferme: Rifiutato Selezionare il preventivo da elaborare e di cui si vogliono analizzare le motivazioni del rifiuto Le motivazioni del rifiuto possono essere state assegnate a livello di intero preventivo o a livello di posizioni. In entrambi i casi le note insertite dall approvatore sono visulizzabili all interno del tab Appunti e Allegati 15

16 REGISTRAZIONE FATTURA 16

17 Creazione Fattura Nel caso di fornitori multi ruolo, per la gestione di tutti i processi legati agli acquisti a catalogo è necessario selezionare il tab e-purchasing Per creare una fattura è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti Fattura Per creare la fattura selezionare la riga Fattura (cliccando sul «quadratino» accanto al numero ordine d acquisto) e cliccare il tasto Continuare 17

18 Creazione Fattura Per la creazione della fattura compilare i dati obbligatori: Inserire il Numero d ordine d acquisto e cliccare su Aggiungere: il sistema si scarica automaticamente i dati delle posizione d ordine Cliccando sul tasto Cercare è possibile visualizzare tutti gli ordini per cui è possibile registrare una fattura. Selezionando uno o più ordini è possibile registrare la fattura, anche cumulativa per diversi ordini. Inserire Numero esterno della fattura Inserire Data fattura Inserire il valore di Imposte totali Calcolare Valore totale 18

19 Creazione Fattura Dal riepilogo posizioni è possibile: Selezionare con il flag Rilevare quelle posizioni per cui emettere fattura In basso a destra viene indicato il riepilogo dei costi che sarà poi riportato in testata cliccando in tasto: Calcolare valore totale 19

20 Creazione Fattura Completata la fattura è possibile: Controllare: check sulla correttezza dei dati inseriti Salvare: parcheggiare momentaneamente la fattura per successive modifiche Chiudere: uscire dalla creazione del documento senza salvare le modifiche apportate Registrare: Registrare la fattura 20

21 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Service Operation Support e-business di Saipem, disponibile sia telefonicamente che via ai seguenti riferimenti: Mail: Ebusiness.Helpdesk@saipem.com Telefono: Nelle seguenti fasce orarie di disponibilità: Dal Lunedì al Venerdì Domenica AM PM (CET) AM PM (CET) Ulteriori dettagli sono disponibili sul Portale e-business Saipem: e-business-area.saipem.com 21

22 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 22