DIREZIONE AMMINISTRATIVA Relazione del Direttore Amministrativo Dott. Giovanni Ziviani

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1 DIREZIONE AMMINISTRATIVA Relazione del Direttore Amministrativo Dott. Giovanni Ziviani Nell anno 2010 la struttura amministrativa ha iniziato a raccogliere i primi frutti, anche se in misura parziale, di alcune attività iniziate negli anni 2008 e Il riordino della documentazione relativa alla ricerca corrente e finalizzata, accompagnato da una azione di sollecito nei confronti dei competenti uffici del Ministero della Salute effettuata dall Unità Operativa Affari Generali e Legali e dall Unità Operativa Progetti di Ricerca, hanno dato i primi significativi risultati con la liquidazione dei saldi delle ricerche correnti per gli anni 2000, 2001 e Visto che nei primi mesi del 2011 è stato pagato anche l anno 1999, residuano attualmente i saldi finali della ricerca corrente per l anno 1998 e di alcune ricerche finalizzate antecedenti l anno La strutturazione dell Unità Operativa Progetti di Ricerca ha permesso inoltre di monitorare meglio i bandi delle ricerche, aumentando, in alcuni casi, il peso dell Istituto nel riparto delle risorse. Il progetto di dematerializzazione dei documenti amministrativi avviato dall Unità Operativa Affari Generali e Legali ha visto l introduzione dell albo pretorio telematico, in sostituzione di quello tradizionale, sul quale sono stati pubblicati tutti i bandi di gara e di concorso. L intervento sulla dematerializzazione degli atti amministrativi si completerà nel 2011 con l introduzione della firma digitale sulle deliberazioni, determinazioni dirigenziali ed atti ad essi collegati che avranno formato digitale e non più cartaceo. Per quanto attiene l attuazione del piano dei sistemi elaborato da CINECA, è stato predisposto il capitolato per la fornitura del software di gestione del personale. L operazione iniziata nel secondo semestre 2010 è stata completata nei primi mesi del 2011 con la sostituzione del software in uso e l introduzione di una nuova procedura in grado di soddisfare maggiormente le esigenze interne. Nella gestione finanziaria è proseguito il monitoraggio periodico della disponibilità presente sul conto corrente di tesoreria, al fine di ottimizzarne il rendimento mediante investimenti in pronti contro termine della durata di uno o tre mesi. Parallelamente è stato predisposto il capitolato speciale per l affidamento del servizio di tesoreria per gli anni in modo da valorizzare al meglio le disponibilità di cui gode l Ente e di ottimizzare i servizi resi all utenza, eliminando ogni commissione a carico dei fornitori beneficiari dei pagamenti. L esito della gara è risultato migliore di ogni aspettativa, soprattutto se confrontato con le condizioni offerte dall istituto di credito aggiudicatario del servizio in un altro Istituto Zooprofilattico. Per quanto attiene la gestione del patrimonio è stata ultimata ed inaugurata la sezione di Lodi mentre è in corso la fase di progettazione della nuova sezione di Forlì. Infine, dopo 45 anni di servizio presso l Istituto, va ricordato il pensionamento del Dirigente Responsabile dell Unità Operativa Gestione del Personale. Le procedure per l individuazione del nuovo responsabile, avviate nella seconda metà del 2010 sono state perfezionate nel 2011, con l affidamento dell incarico a un dirigente scelto dall esterno. U.O. AFFARI GENERALI E LEGALI Atti amministrativi e gestione documentale Nel corso del 2010 la struttura è stata impegnata nella realizzazione di nuove soluzioni per la dematerializzazione e la divulgazione telematica dei documenti. Nel rispetto delle disposizioni contenute nel nuovo CAD-Codice dell amministrazione digitale, sono stati portati avanti quattro ambiti di attività correlati tra loro: a) gestione e produzione di documenti informatici: è stata eseguita l analisi di un nuovo programma con piattaforma web-based per la gestione dei provvedimenti amministrativi in originale informatico e nella personalizzazione del software alle esigenze dell Istituto, anche alla luce delle novità che in tale ambito avrebbe portato l adozione del nuovo CAD. Tale progetto si pone come obiettivo finale la gestione dei flussi documentali, tra cui anche quelli di natura provvedimentale, esclusivamente su scrivania elettronica. b) trasmissione e ricezione informatica di documenti: per consentire ai cittadini l accesso telematico all amministrazione, è stato implementato il modulo di gestione delle di Archipro. Sono state attivate e rese operative, pubblicandole anche sul sito internet, le caselle di posta elettronica certificata degli uffici amministrativi a cui i cittadini possono inviare documenti e istanze. È stata effettuata la 31 di 41

2 formazione dei dipendenti coinvolti e fornita assistenza per la verifica e la registrazione dei documenti informatici. Secondo le recenti disposizioni in materia di trasmissione telematica dei certificati di malattia, sono state ricevute e registrate in modalità esclusivamente telematica le attestazioni di malattia dei dipendenti. Per consentire ai cittadini dotati di caselle di pec di inviare e ricevere documenti informatici, sono stati aggiornati i dati relativi all organizzazione e alle caselle di posta elettronica certificata presenti sull Indice delle pubbliche amministrazioni. c) pubblicazione e accesso ai documenti: in adempimento alle previsioni di cui alla Legge , n.69, è stata valorizzata la sezione del sito internet dedicata all albo pretorio telematico con l adeguamento dei contenuti al fine di garantire la tracciabilità e la reperibilità della documentazione pubblicata. E stata altresì eseguita un analisi del sistema al fine di avviare la pubblicazione di documenti in formato informatico. d) conservazione informatica dei documenti: è stata elaborata la proposta illustrata anche alla Soprintendenza archivistica per la Lombardia - per la formazione, gestione e conservazione dei rapporti di prova informatici dell Istituto, in cui vengono descritti gli obiettivi, il modello e le soluzioni tecniche ed operative. È stato inoltre individuato il conservatore della documentazione informatica nel Polo archivistico regionale Emilia Romagna Parer, a cui spetterà la conservazione a norma di tutti i documenti informatici prodotti dall Istituto, a partire dalle deliberazioni e determinazioni dirigenziali. Per quanto riguarda l attività ordinaria, la struttura ha curato la formalizzazione degli atti amministrativi dell Ente, in particolare: - n. 652 deliberazioni del Direttore Generale - n.8 deliberazioni del Consiglio di Amministrazione - n.402 determinazioni dirigenziali assunte dai dirigenti delegati L Ufficio protocollo ha registrato documenti e aperto fascicoli. E stato concluso l intervento di trasferimento, riordino ed inventariazione della documentazione delle sezioni diagnostiche all Archivio Generale. Sono stati effettuati la selezione e lo scarto della documentazione delle sezioni di Bologna, Parma, Pavia, Binago, Forlì e del Reparto chimico di Bologna e della documentazione della sede conservata presso l archivio, cedendo complessivamente alla Croce Rossa Italiana 8.297kg. È stata trasferita e riordinata anche la documentazione della Direzione e dell U.O. Affari Generali e Legali. Infine è stata riallocata la documentazione contenuta nei locali (2.000 mt di scaffalature) e aggiornati gli strumenti di consultazione. Contratti per prestazioni di laboratorio a pagamento: sono stati perfezionati 17 nuovi contratti per prestazioni di laboratorio a pagamento e ne sono stati rinnovati n.112 Accordi di collaborazione scientifica: sono stati definiti e stipulati 22 accordi. Di questi 11 con Enti internazionali sia europei che extra-comunitari. Trasferimento tecnologico - brevetti: Al fine di valorizzare e tutelare il patrimonio tecnico-scientifico dell Istituto, sono stati definiti, in lingua italiana e inglese, alcuni modelli di Accordi di Trasferimento di Materiale e di Accordi di Segretezza. E stata depositata la prima domanda di brevetto dell Istituto, sebbene in comproprietà con l Università Cattolica del Sacro Cuore. Trattasi di un esperienza di particolare rilevanza perché attraverso di essa si sta iniziando ad affrontare il percorso giuridico-amministrativo prodromico alla registrazione dei brevetti nazionali. Ufficio relazioni con il pubblico : L Ufficio ha consolidato alcune attività avviate nell anno precedente e ne ha avviato alcune nuove. È stata completata la redazione del Regolamento dell Ufficio, in attesa di approvazione da parte della Direzione, sono state redatte e distribuite a tutte le sezioni diagnostiche e alle portinerie della sede delle brochure illustrative Guida ai Servizi che forniscono agli utenti le informazioni di base per l accesso alle strutture e una breve panoramica sui servizi dell Istituto. È stato avviato in via sperimentale un nuovo modulo informatico della intranet aziendale, che consente di integrare le informazioni di contatto dei dipendenti con la loro ubicazione all interno della sede; attraverso la generazione automatica di una piantina che riporta le indicazioni per raggiungere l ufficio del dipendente. Customer satisfaction: è stata condivisa una procedura (integrata da giugno 2010 nel sistema Qualità) che fissa le regole fondamentali per la redazione, diffusione, raccolta ed elaborazione dei moduli. Sono quattro le mappature attive nel 2010: - standard 32 di 41

3 - contratti - sito_esterni - sito/intranet_interni Sono stati raccolti ed elaborati in tutto 713 moduli. I risultati della elaborazione sono stati trasmessi alla Direzione in un report complessivo e alle singole strutture che hanno raccolto i moduli, in report specifici che riportano analisi statistiche, brevemente commentate, e il dettaglio delle osservazioni degli utenti. Reclami: in collaborazione con il Servizio Assicurazione Qualità, è stata emessa una nuova procedura generale. Da giugno a dicembre sono stati raccolti 7 reclami, di questi ne sono stati accolti 5. Richieste di informazioni: Il canale sempre aperto dell URP ha convogliato e smistato, nel 2010, 112 richieste di informazioni scritte e ne ha monitorato i tempi di risposta. In funzione delle richieste di informazioni pervenute (considerando anche quelle telefoniche) abbiamo provveduto ad aggiornare ed implementare la sezione FAQ del sito. Richieste di accesso: sono state rivolte 37 richieste di accesso formale ai documenti amministrativi. Sito internet: l URP ha eseguito (o segnalato la necessità di eseguire, per le sezioni del sito su cui non ha privilegi) circa 30 interventi relativi principalmente all aggiornamento delle informazioni di contatto, sostituzione di allegati, creazione di pagine ex novo. Le news redatte nel 2010 sono 21, a cui si affiancano 5 comunicati stampa. Legale e contenzioso: L impegno principale è stato rivolto alla gestione accentrata e organica delle vertenze giudiziali. Rispetto all organizzazione pregressa, in ragione della quale le pratiche erano parcellizzate nelle diverse Unità Operative, l Ufficio ha ora la possibilità di monitorare e valutare complessivamente l evoluzione delle controversie, stabilire i contatti con i legali incaricati, relazionare i contenuti delle sentenze e considerarne le possibili evoluzioni. L Ufficio è stato inoltre impegnato nello studio e nell approfondimento di questioni giuridiche di particolare complessità, rendendo pareri ed indicazioni a supporto dell operato della Direzione. Inoltre, è stata svolta un intensa attività formativa per un costante aggiornamento della copiosa normativa degli ultimi mesi. Progetti di ricerca: Ricerca corrente: nel 2010 il Ministero della Salute ha approvato n.31 progetti di ricerca corrente per l anno 2009, 19 in qualità di Capofila e 12 come Unità Operativa. L attività di raccolta dati finalizzata al riparto del finanziamento della ricerca corrente 2010 ha permesso di ottenere un assegnazione di ,93. E stata poi formalizzata la partecipazione al programma di ricerca corrente 2010 con la presentazione di 17 progetti di ricerca nei quali l Istituto riveste il ruolo di Capofila e di 13 progetti nei quali è Unità Operativa, per un totale di 30 proposte progettuali. Sempre in tale contesto, è stata autorizzata, a sanatoria, la partecipazione a 4 progetti della ricerca corrente 2008 ai quali l Istituto partecipa come Unità Operativa. Ricerca finalizzata: per la ricerca finalizzata 2009, è stata autorizzata la partecipazione in 25 progetti, dove l Istituto è Capofila in 14 di essi e Unità Operativa nei rimanenti 11. Nel bando relativo ai Giovani Ricercatori del 2009, i progetti presentati nel corso del 2010 sono stati 4. Inoltre e stata autorizzata, a sanatoria, la partecipazione a 3 progetti di ricerca Finalizzata 2008 come Unità Operativa. Altre ricerche: oltre alla ricerca corrente e finalizzata, nel 2010 è stata autorizzata la partecipazione ad altri 11 progetti di ricerca in cui l Istituto partecipa come capofila: - 3 progetti presentati in regione Lombardia; - 1 progetto autofinanziato, in collaborazione con l Università di Bologna; - 7 progetti regionali nell ambito del bando di ricerca in campo agricolo In altri 22 progetti, la cui partecipazione è stata autorizzata, l Istituto figura come unità operativa. Risulta poi la partecipazione ad una Cost Action per un progetto europeo a cui l Istituto è stato invitato a partecipare dal Centro di Referenza OIE di Brno. E proseguita l organizzazione e sistemazione dei flussi procedimentali della ricerca corrente a partire dal 2003 e della ricerca finalizzata a partire dal 1998 fino al Si è provveduto, inoltre, alla definizione di una procedura per la partecipazione alla ricerca corrente e finalizzata, nonché alla predisposizione di un database di tutti i progetti di ricerca. È stata incrementata l attività dedicata alla segnalazione dei bandi ai responsabili scientifici. Al fine di dotare la struttura e i responsabili scientifici di un software più adeguato alle esigenze informative correlate alle ricerche, è stata avviata una fase di benchmarking. 33 di 41

4 U.O. PROVVEDITORATO ECONOMATO E VENDITE Oltre alle normali attività di approvvigionamento di beni e servizi volte ad assicurare le risorse materiali necessarie per lo svolgimento delle attività istituzionali, tra le iniziative più significative che hanno preso avvio nel 2010 si ricordano: - la costituzione della prima Banca Italiana antigeni del virus dell afta epizootica, servizio di durata quinquennale. L investimento di circa 3 milioni di euro è finanziato dal Ministero della Salute e prevede l incarico alla ditta Merial di produrre e conservare di equivalenti di dosi vaccinali, suddivise per cinque diversi ceppi di virus aftosi, per l immediata trasformazione in vaccini antiaftosi da fornire su tutto il territorio nazionale per interventi in emergenza. Le scorte sono conservate in Inghilterra nello stabilimento di Pirbright e sono state oggetto di verifica e controllo da parte della Direzione Generale e di un componente del Collegio dei Revisori dell Ente. - la realizzazione del piano inerente il fabbisogno degli investimenti relativi ad apparecchiature tecnico scientifiche, acquistate sia per la sostituzione di dotazioni obsolete che per fini di innovazione tecnologica. L U.O. Provveditorato ha provveduto inoltre, per gli aspetti di competenza, all integrazione, modifica delle informazioni rivolte all utenza esterna a mezzo delle sezioni dedicate di INTERNET. Sempre per le tematiche proprie dell U.O., si è collaborato alla predisposizione dell albo on-line in applicazione alla normativa in tema di digitalizzazione delle P.A., nel rispetto del crono programma definito. Per quanto riguarda l attività di routine, i principali dati di attività del settore riguardano i seguenti ambiti: forniture di beni a) ordini emessi n b) fatture processate n per un valore di forniture di servizi a) ordini emessi n. 255 b) fatture processate n per un valore di Relativamente alle attività di natura provvedimentale: sono state predisposte dalla struttura n.41 proposte di deliberazione del Direttore Generale e n.235 determinazioni del Dirigente Responsabile della U.O. magazzino Le operazioni eseguite dal magazzino della sede sono distinte con riferimento agli articoli gestiti a stock e a quelli invece di solo transito, i quali, una volta arrivati in Istituto, vengono presi in carico per essere immediatamente consegnati alla strutture richiedenti. materiale a stock articoli acquistati n articoli movimentati n valore carichi ,23 valore scarichi ,25 movimenti acquisto n movimenti scarico n materiale in transito articoli acquistati e trasferiti n valore carichi ,20 movimenti n Per quanto concerne le produzioni interne sono stati eseguiti n movimenti per un valore complessivo di ,64. Vanno infine evidenziati i valori delle operazioni eseguite dal magazzino a supporto dell attività commerciale: - ordini da clienti nazionali: n.423 per un valore complessivo di di 41

5 - ordini da clienti esteri n.37 per un valore complessivo di fatture collaborazioni scientifiche con l estero: n.32 Ufficio servizi A seguito della conclusione dei lavori per la realizzazione degli spazi destinati ad ospitare i nuovi uffici della direzione e dell U.O. Affari Generali, nel mese di gennaio è stata riaperta l entrata storica dell Istituto nella parte rivolta su via Cremona. E stata così resa operativa una nuova reception con entrata controllata degli utenti esterni e con il progressivo ampliamento sperimentale dell orario di accesso sia per il pubblico, sia per i dipendenti/borsisti che accedono a piedi ( h. 8.00/17.30 continuato). In questo modo i visitatori ed i fornitori che devono recarsi in amministrazione hanno la possibilità di accedere direttamente agli uffici dell Ente, potendo fruire anche della disponibilità di un piccolo parcheggio. SISTEMI INFORMATIVI L infrastruttura di rete dell Istituto è composta da 106 server, 163 apparati di rete, 215 stampanti di rete, 1 sistema IBM AS400 e 999 postazioni di lavoro dislocate tra la sede centrale e le sezioni provinciali. La rete è utilizzata da utenti di cui 455 in periferia. Con riferimento all infrastruttura i Sistemi Informativi ne hanno garantito il corretto funzionamento senza interruzioni di servizio rilevanti sia nell utilizzo degli applicativi distribuiti, della posta elettronica, che della navigazione in internet. Si è proceduto in particolare ad eseguire i seguenti interventi: - rinnovo del parco degli apparati di rete volto ad aumentare la capacità di banda e completamento della VLAN, che ha permesso di ottenere un netto miglioramento nella trasmissione dei dati e quindi nelle prestazioni degli applicativi distribuiti - prosecuzione del processo di virtualizzazione dei server (il 40% è adesso virtuale) - attivazione servizio di accesso mobile alla posta elettronica, calendario e contatti condivisi attraverso l uso di dispositivi BlackBerry. Sono state eseguite prove per valutare la possibilità di utilizzare servizi quali la posta elettronica attraverso il cloud computing, verificando sicurezza, risorse e costi. - ampliamento della capacità di banda sia della rete tra la sede principale e le sezioni, come pure la banda di uscita verso la connessione internet. Passo importante per il gruppo infrastruttura è stato la scrittura del capitolato, con la definizione dei livelli di servizio per la gestione delle postazioni di lavoro, degli apparati di rete e della manutenzione hardware dei server. Il servizio di durata triennale è partito il primo luglio ed ha portato a termine nell anno interventi. E stato inoltre scritto il capitolato per la gestione proattiva dell infrastruttura di rete la cui gara sarà aggiudicata nel di 41

6 Sempre nel corso del 2010 è stata sperimentata una soluzione di accesso alla rete aziendale attraverso l uso di token fisici, che nel 2011 verrà estesa a tutto l Istituto. E stato aggiornato il documento programmatico per la sicurezza ed è stata realizzata e predisposta la policy per la privacy per la Direzione. Sul versante software, oltre a garantire la normale evoluzione dei sistemi direttamente in carico come sviluppo software (DARWin, DBE e controllo di gestione), è iniziata la reingegnerizzazione dell intero sistema informativo sanitario che ha visto come prima tappa la riscrittura completa dei moduli di gestione del latte routine (MilkWin) e della BSE. La riscrittura non è stata una semplice migrazione degli applicativi su una nuova piattaforma, ma una completa rivisitazione volta ad eliminare una serie di carenze strutturali, prima tra tutte l unificazione delle anagrafiche dei contatti, che prima erano separate. Altro passo importante è stato la scrittura del modulo per l apposizione della firma digitale a tutti i rapporti di prova emessi dall Istituto. Il modulo sarà introdotto nel 2011 previa formazione e successivo addestramento del personale. Da rilevare che la trasmissione dei rapporti di prova alle ASL avverrà attraverso meccanismi di cooperazione applicativa, secondo le regole stabilite dal Sistema Pubblico di Connettività. E stato cambiato l approccio allo sviluppo dei nuovi programmi, da una metodologia volta a soddisfare il singolo bisogno estemporaneo, si è passati ad una visione più strategica volta alla realizzazione di un sistema integrato, eliminando ove possibile, duplicazioni anche parziali di banche dati. La messa a disposizione di professionalità progettuali in un ottica a 360 è stato apprezzato dalle va rie U.O. ed ha permesso ai Sistemi Informativi di migliorare il proprio apporto nella stesura e valutazione dei capitolati riguardanti: - gestione e manutenzione della piattaforma di e-learning - gestione economica e giuridica del personale Altri progetti importanti nei quali sono stati coinvolti i Sistemi Informativi sono: - la creazione ed il censimento della Biobanca: tale attività ha permesso di conoscere il patrimonio di campioni biologici presenti in Istituto e la successiva definizione della loro catalogazione. Nel corso del 2011 sarà implementata la relativa gestione. - monitoraggio del benessere animale: sistema web per la raccolta e l elaborazione delle schede di rilevazione degli allevamenti. Il sistema è integrato con il sistema sanitario informatico dell Istituto. - attivazione del sistema web per la gestione dei ring test. - sperimentazione dell utilizzo di codifiche e apposizione di codici a barre nell operazione di accettazione campioni. L U.O. Sistemi Informativi ha svolto inoltre attività di consulenza informatica e di direzione lavori per le due Regioni, in particolare: - analisi dei limiti strutturali dell attuale sistema Thesaurus - progettazione di un sistema di anagrafi condivise e del processo di allineamento - consulenza nell integrazione dei sistemi informativi veterinari lombardi. CONTROLLO DI GESTIONE La struttura ha assicurato innanzitutto lo svolgimento delle seguenti attività di routine: - l aggiornamento del tariffario delle prestazioni a pagamento con la predisposizione dei relativi atti deliberativi e l inserimento delle nuove prove nel nomenclatore, l eliminazione di quelle obsolete, e l inserimento delle relative tariffe - la verifica dei report periodici delle attività e dei costi delle strutture, successivamente consegnati alla Direzione ed ai responsabili delle strutture - il controllo degli acquisti effettuati fuori convenzioni CONSIP, al fine di verificare la correttezza della procedura eseguita - il controllo della fatturazione attiva, in modo da monitorare la corretta attribuzione delle attività ai centri di costo - la riconciliazione dei dati fra la contabilità generale e analitica - l aggiornamento periodico del programma di gestione del personale sui Centri di Costo In aggiunta alle attività di cui sopra il Controllo di Gestione ha portato a termine le seguenti iniziative: 1) la verifica della corretta implementazione del processo di budget, attraverso le seguenti operazioni: a) il monitoraggio trimestrale dell andamento dei costi rispetto ai budget assegnati 36 di 41

7 b) l organizzazione ed il coordinamento delle fasi operative del calendario del sistema di budget c) la rappresentazione delle procedure operative per la trasmissione dei dati ai, e da parte dei, responsabili delle Strutture destinatarie del budget 2) l aggiornamento del regolamento di budget dell Istituto, raccogliendo tutte le osservazioni utili ed apportando le necessarie modifiche dopo il primo anno di avvio sperimentale 3) la predisposizione di una relazione sull attività a pagamento dell Istituto per l anno 2009 da sottoporre all esame del Consiglio di Amministrazione. I dati relativi all attività a pagamento necessitano infatti di un particolare approfondimento per verificare le motivazioni che hanno determinato nell esercizio un aumento o una diminuzione della richiesta di determinate prestazioni. 4) la predisposizione del cruscotto direzionale e la sua attivazione sulle postazioni dei Direttori Generale e Sanitario che possono in tale modo verificare in maniera aggiornata i principali dati di attività delle strutture con i relativi indicatori 5) l aggiornamento del piano dei centri di costo. E evidente che tutta l organizzazione che supporta il sistema di contabilità analitica necessita di aggiornamenti periodici volti a migliorare la qualità dei dati forniti. In quest ottica, oltre ai sistemi informativi a supporto delle attività del Controllo di Gestione va verificato il piano dei centri di costo che determina il flusso informativo dela contabilità analitica 6) predisposizione della documentazione necessaria alla quantificazione del valore dei test eseguiti dall Istituto per l attività di sorveglianza sulla BSE e Scrapie in occasione dell AUDIT effettuato dalla Commissione Europea 7) verifica dei dati relativi all esecuzione di esami gratuiti non ufficiali ed invio di una relazione alla Direzione Sanitaria 8) redazione di un elenco delle voci del nomenclatore associate a metodi di prova non codificati e invio del documento al Servizio Qualità per monitorare il passaggio a metodi di prova codificati. U.O. ECONOMICO FINANZIARIA I principali dati di attività del 2010 della struttura sono di seguito riassunti: - fatture emesse n fatture registrate n ordinativi d incasso n ordinativi di pagamento n cespiti inventariati n L attività ordinaria non ha evidenziato eventi significativi. In particolare: - i fornitori sono stati pagati nel rispetto dei termini contrattuali. A partire dal secondo semestre del 2010, in coerenza con l obiettivo di budget assegnato alla struttura, si è cercato di ridurre i termini di pagamento delle fatture portandoli da 90 a 60 giorni. Il rendiconto delle fatture pagate nel periodo ha permesso di verificare che il tempo medio dell Istituto per saldare i fornitori è stato di 45 giorni. - non sono stati eseguiti ravvedimenti operosi e non sono pervenuti avvisi di liquidazione per errati versamenti di imposta - la copertura dei provvisori di entrata e di uscita ha rispettato ampiamente i termini previsti dalla normativa di tesoreria - le verifiche dell Organo di Controllo interno sul conto corrente di tesoreria e sulla cassa economale della sede hanno sempre evidenziato la coincidenza dei saldi contabili con la giacenza effettiva - sono stati eseguiti quattro atti di pignoramento sulle somme pagate ai fornitori per conto di Equitalia - è stata svolta attività di segreteria e di supporto in occasione delle riunioni del Collegio dei Revisori. Nel corso del 2010 è stata eseguita una ricognizione completa delle attrezzature utilizzate in Istituto per la gestione del freddo, ciò al fine di fornire alla Direzione un quadro completo della dotazione di ogni struttura e per verificare quale politica degli investimenti assumere al riguardo. Il lavoro svolto rappresenta un primo passo verso una gestione diversa dell inventario delle attrezzature presenti nei laboratori, che accanto alle informazioni obbligatorie di natura fiscale dovrà fornire anche i dati tecnici necessari ad una corretta gestione dei contratti di manutenzione e tutte le informazioni che saranno richieste nell ambito del sistema qualità dell Istituto. Recupero crediti Il valore complessivo dei crediti vantati verso i clienti privati per l esecuzione di prestazioni a pagamento è rimasto sostanzialmente in linea con quello dei precedenti esercizi. I dati dell attività di recupero crediti del 2010 sono i seguenti: 37 di 41

8 - solleciti di pagamento n solleciti a mezzo raccomandata del legale n ingiunzioni fiscali - decreti ingiuntivi n. 48 Per quanto concerne le procedure concorsuali, il 2010 ha registrato un una crescita notevole dei fallimenti e concordati preventivi, che attestano lo stato di crisi e di difficoltà delle aziende che operano nel settore agroalimentare. Infatti, si è passati dalle cinque procedure notificate nel 2009 ai dieci fallimenti e tre concordati preventivi del 2010 con il conseguente stralcio di crediti di natura commerciale divenuti inesigibili. Di positivo va segnalato che nel 2010 si è iniziato ad incassare i saldi di finanziamenti relativi a progetti di ricerca conclusi ormai da diversi anni. L azione di continuo sollecito intrapresa nel 2009 presso il Ministero della Salute ha permesso di ottenere il pagamento dei saldi relativi ai progetti di ricerca corrente per gli anni e Sono stati più volte incontrati i competenti funzionari ministeriali per verificare lo stato di ogni pratica in modo da addivenire alla chiusura delle partite contabili ancora aperte. Oltre alle ricerche correnti, ove si ritiene di poter ottenere la liquidazione dei saldi residui nel 2011, si sta sollecitando il Ministero della Salute sulla chiusura delle partite aperte relativamente ai progetti di ricerca finalizzata. In questo caso i saldi da incassare risalgono addirittura all anno Gestione liquidità Nel corso del 2010 è proseguita l attività volta ad utilizzare le forme di investimento sicure - in termini di rischio/rendimento - proposte dal mercato, per gestire in forma più remunerativa le disponibilità liquide presenti sul conto corrente. In relazione al saldo del conto corrente di tesoreria sono stati invitati periodicamente alcuni istituti di credito sia di livello nazionale che locale a presentare le rispettive offerte a fronte di investimenti in pronti contro termine, con la precisazione dei seguenti titoli sottostanti all investimento: titoli governativi italiani, ovvero titoli obbligazionari di enti e amministrazioni pubbliche, nonché di società a partecipazione pubblica di Stati appartenenti all Unione Europea (art. 2 D.M. Economia e Finanze n.389 del 01/12/2003). I bandi per l aggiudicazione degli investimenti sono stati pubblicati di volta in volta sul sito dell Istituto ed hanno permesso di aumentare il numero dei soggetti partecipanti alle gare. Come nel 2009 le forme di investimento in PCT a tre e un mese hanno permesso di ottenere un rendimento superiore al tasso attivo praticato sul conto corrente dal tesoriere. Sempre nell ottica di migliorare il rendimento sulle disponibilità liquide, di particolare rilevanza è stato il supporto tecnico fornito all U.O. Provveditorato in sede di predisposizione degli atti di gara di appalto per l aggiudicazione del servizio di tesoreria dell Istituto per gli anni Il capitolato speciale di gara è stato predisposto tenendo conto delle esigenze dell Istituto, prevedendo alcuni servizi di base da fornire gratuitamente come requisito per poter partecipare alla gara, mentre il criterio di aggiudicazione era volto a favorire l Istituto di credito che avesse offerto la migliore remunerazione sulla giacenza di conto corrente. La pubblicità data all iniziativa ha permesso innanzitutto di aumentare il numero dei soggetti partecipanti, passati dai due della precedente gara ai quattro dell attuale. Esperita la gara, il servizio di tesoreria è stato aggiudicato alla BCC di Pompiano e Franciacorta in consorzio con la Cassa Centrale Banca Credito Cooperativo del Nord Est che hanno offerto un tasso a credito pari all euribor 3 mesi maggiorato di un punto. Una verifica di mercato eseguita nei primi mesi del 2011 fa ritenere il tasso a credito praticato dal tesoriere migliore di quello offerto nelle operazioni in PCT a tre mesi sottostanti a titoli di Stato. U.O. GESTIONE DEL PERSONALE E la struttura che nel 2010 è stata maggiormente interessata da cambiamenti nella composizione del proprio organico. Infatti dopo il pensionamento del collaboratore addetto alla gestione delle trattative sindacali è seguito quello del Dirigente Responsabile dell Unità Operativa. Si tratta in entrambi i casi di dipendenti con elevata professionalità, acquisita dopo anni di attività lavorativa presso l Istituto. Non potendo procedere all immediata sostituzione dei collaboratori, la struttura è stata diretta ad interim dal Direttore Amministrativo, che ne ha mantenuto la gestione sino al completamento della procedura di selezione per l individuazione del nuovo responsabile dell U.O., avvenuta nel di 41

9 Aggiornamento regolamenti Nel corso dell anno 2010 l Unità Operativa è stata impegnata nella revisione dei contenuti dei seguenti regolamenti: - regolamento per il conferimento delle borse di studio, adottato con deliberazione del Direttore Generale n.230 del 7 maggio 2010, nel quale vengono variate le modalità di reclutamento del personale borsista, prevedendo la formazione di elenchi di idonei cui attingere per l assegnazione delle borse di studio. Con le modalità previste dalla nuova regolamentazione si è provveduto già nel 2010 alla indizione di tre procedure per la predisposizione di elenchi di idonei. - regolamento sulle procedure concorsuali Dirigenti, anche in questo caso si è ritenuta opportuna una rivisitazione del regolamento in vigore presso l Istituto, elaborato in base alla normativa vigente, inviandone la proposta alla Direzione. Accanto ai due regolamenti sopraindicati sono state elaborate le seguenti proposte: - proposta di regolamento per di disciplina del personale del comparto - proposta di regolamento per la disciplina della libera professione Valutazione capitolato per l acquisizione del nuovo software di gestione del personale (rilevazione presenze giuridico trattamento economico e previdenziale) La necessità di adeguare il software in uso per la gestione del personale alle nuove necessità dell Istituto, aveva portato a valutare la possibilità di attivare la versione web proposta dalla ditta fornitrice, in modo da consentire anche l avvio sul sito web dell Istituto del così detto Angolo del Dipendente. Valutati i costi dell investimento e tenuto conto soprattutto dell obsolescenza del server aziendale AS400 sul quale era gestito il software, ci si è orientati invece verso la stesura di un capitolato specifico per la disciplina del servizio completo di gestione del personale. L iter si concludeva con l affidamento del servizio alla ditta SIGMA Informatica a seguito dell adesione all aggiudicazione effettuata dall Azienda Ospedaliera Spedali Civili di Brescia. Aggiornamento della pagina web dell Unità Operativa - albo pretorio telematico L U.O. Gestione del Personale ha provveduto, nell ambito della programmazione dell attività all interno dell Istituto e per gli aspetti di competenza all integrazione, all aggiornamento delle informazioni rivolte sia all utenza interna, sulla piattaforma INTRANET, che all utenza esterna a mezzo delle sezioni dedicate di INTERNET. Si è inoltre collaborato, sempre per le tematiche proprie dell U.O., alla predisposizione dell albo on-line in applicazione alla normativa in tema di digitalizzazione delle P.A., nel rispetto del crono programma definito. Concorsi e selezioni Nel corso dell anno 2010 sono state espletate le seguenti procedure: - concorsi a tempo indeterminato: n. 8 - selezioni a tempo determinato n. 7 - selezioni per conferimento incarichi di Direzione Struttura Complessa: n. 3; - selezioni per l affidamento di incarichi di lavoro autonomo: n. 3; - selezioni interne per passaggi verticali e diagonali : n. 3 - selezioni per assegnazione Borse di Studio in base a precedente regolamento: n. 7 U.O. TECNICO PATRIMONIALE L anno 2010 ha visto il compimento di alcuni importanti interventi inseriti nella programmazione dei LL.PP. oltre a quelli di adeguamento e ristrutturazione indirizzati al mantenimento del patrimonio edilizio o ad ottemperare alle vigenti normative di sicurezza e prevenzione infortuni o per migliorare la funzionalità delle strutture o impianti. Sono stati portati a compimento i seguenti interventi: - realizzazione del nuovo parcheggio della Sezione di Bologna che era dotata di un non adeguato spazio di parcheggio in relazione alle presenze sia interne che dei tanti operatori esterni che giornalmente accedevano alla struttura - sostituzione della copertura del Palazzo Verde della Sede di Brescia nell ambito degli interventi di eliminazione delle coperture in Eternit. L intervento che ha visto anche l istallazione di 200 mq di pannelli fotovoltaici 39 di 41

10 - ristrutturazione del piano primo del palazzo nord della sede di Brescia per ospitare gli uffici direttivi e della formazione - lavori di sostituzione dei serramenti del piano primo del palazzo 5 ospitante le aule della formazione Un riferimento particolare alla conclusione dei lavori di costruzione della nuova Sezione Diagnostica di Lodi che ha permesso di dotare la struttura di adeguati e moderni spazi per le attività. Sono stati portati a termine numerosi lavori di manutenzione ordinaria e straordinari quali: Interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria presso la sede di Brescia - ristrutturazione stabulario per piccoli animali - impermeabilizzazione vasche di contenimento acido cloridrico e soda - istallazione dispositivi antipiccione per i cornicioni del Palazzo Verde - sistemazione ingresso di Via Cremona - ristrutturazione uffici per U.O.T.P. - ampliamento della rete dati del Palazzo Chimico - sostituzione sensori di rilevamento gas presso il Palazzo Giallo - rifacimento impianto elettrico centrale di sterilizzazione - rifacimento impianto elettrico centrale di neutralizzazione reflui - sostituzione tubazione di scarico fognario del Palazzo Verde - integrazione sistema di controllo temperature frigo (Televis) presso il reparto di microbiologia - miglioramento percorso dei reflui infetti delle stalle di isolamento - adeguamento impianto elettrico locale biofermentatori del Palazzo Giallo - allestimento edile e impiantistico nuovo reparto Rabbia - tinteggiatura facciate palazzo nord su Via Bianchi, Via Cremona e cortile interno - modifiche e ampliamento distribuzione gas metano laboratorio Produzione Biomasse - modifiche all impianto di distribuzione gas metano reparti Dott. Boni e Dott.ssa Ferrari - istallazione vetri antisfondamento reparto animali da laboratorio porcilaie comuni - realizzazione allacci delle utenze idriche e gas metano laboratorio merceologia - allestimento nuova stanza guardaroba - allestimento nuovo ufficio protocollo - posa valvole termostatiche per il risparmio energetico - sostituzione due compressori per produzione di aria compressa - ampliamento impianto elettrico e trasmissione dati Reparto microbiologia degli alimenti - realizzazione nuovo laboratorio PCR presso il Centro Latte - levigatura pavimenti piano primo palazzo nord Interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria presso le sezioni della Lombardia Milano nuovi laboratori PRC Milano pulizia canali di gronda Milano tinteggiatura locali interni Binago realizzazione cameretta di sollevamento acque reflue Binago adeguamento impianto di rilevazione gas metano Sondrio lavori di sistemazione scale di accesso Sondrio posa pensilina di protezione all ingresso della sezione Sondrio rifacimento pavimentazione sala necroscopia Bergamo tinteggiatura locali interni Bergamo realizzazione nuova porta d ingresso per realizzazione filtro caldo Cremona nuove linee elettriche per celle frigo Interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria presso le sezioni dell Emilia Romagna Bologna realizzazione nuovo laboratorio ICP Massa Bologna realizzazione nuovi laboratori chimici Bologna realizzazione nuovo laboratorio analisi arachidi Lugo lavori edili per consentire l accesso di muletti e traspallet alla sala necroscopia Lugo realizzazione nuovo laboratorio analisi arachidi Piacenza sostituzione vasca di raccolta latte da laboratorio Piacenza tinteggiatura facciata della sezione Piacenza realizzazione impianto distribuzione CO2 Modena riparazione gronde Modena sistemazione impianto di rilevazione incendi Ferrara adeguamento normativo cancello scorrevole Ferrara sistemazione gronde 40 di 41

11 Reggio Emilia adeguamento impianto ascensore Nell ambito della gestione del patrimonio con il supporto del Responsabile del Servizio di Protezione e Prevenzione sono stati attivati numerosi interventi per migliorare la sicurezza sui luoghi di lavoro, che si elencano: reparto tipo di intervento Sezione di Bologna verifica condizioni di sicurezza nuovi laboratori piano terra Sezione di Binago adeguamento cancello di ingresso alla direttiva macchine Sezione di Bologna realizzazione nuovo impianto distribuzione gas tecnici Sezione di Modena sistemazione su chiamata dell alimentatore gas metano centrale di rilevazione Sezione di Lodi nuovo paranco per sala necroscopia Sezione di Lodi verifica condizioni di sicurezza della nuova sezione Sezione di Milano lavori elettrici di adeguamento impianti Sezione di Lugo realizzazione pareti mobili per nuovo spogliatoio femminile Sezione di Bologna lavori vari di adeguamento per impianto antincendio Sezione di Lugo sostituzione sensori di fumo e gas metano Sezione di Bologna sistemazione progetto ISPESL Palazzo giallo lavori di adeguamento impianto rilevazione incendi Sede adeguamento straordinario per n. 11 impianti (montacarichi) Sezione di Mantova adeguamento straordinario per impianto di sollevamento Sede spostamento quadro di controllo serbatoio azoto liquido presso palazzo giallo Reparto chimico Impianto ventilazione per potenziamento ricambio aria e insonorizzazione pompa vuoto Officina messa a norma bombola rio Reparto Rabbia condizionamento e lavori di messa a norma per impianto gas Reparto colture cellulari messa in sicurezza impianto criogenico nel locale conservatori azoto liquido Stabulario adeguamento delle sei porte REI 120 sul vano scala Banca aftaepizoitica (p.v.) messa a norma impianto di rilevazione ossigeno Cabina elettrica principale messa a norma impianto di rilevazione incendi Sezione diagnostica messa a norma bagni e spogliatoi Sezione di Bergamo messa a norma paranco necroscopia Camera bianca linea vapore per sistema di umidificazione Sezione di Modena adeguamento impianto di rilevazione incendi Sezione di Bergamo adeguamento normativo per cancello di ingresso Sezione di Reggio Emilia adeguamento impianto ascensore per prescrizioni ente verificatore Sezione di Lugo adeguamento impianto di rilevazione gas e incendio Per quanto concerne gli interventi effettuati, il totale degli ordinativi di lavori può riassumersi come segue: Ordinativi per interventi di manutenzione straordinaria presso la sede N 250 Ordinativi per interventi di manutenzione ordinaria presso la sede N 87 Ornativi per interventi di manutenzione straordinaria presso le sezioni N 65 Ordinativi per interventi di manutenzione ordinaria presso le sezioni N 42 Compressivamente, per l anno 2010 sono stati effettuati N 444 orinativi di esecuzione lavori. IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO (Dr. Giovanni Ziviani) 41 di 41