Il quadro normativo (fiscale) di riferimento in tema di fattura elettronica e archiviazione elettronica

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1 Francesco Guelfi Il quadro normativo (fiscale) di riferimento in tema di fattura elettronica e archiviazione elettronica Milano, Studio Legale Tributario a participant in EYLaw 1

2 Agenda Disposizioni in tema di fattura elettronica: la direttiva 2001/ /CE del 20 dicembre 2001 e il suo recepimento da parte del D.Lgs Lgs.. 20 febbraio 2004, n. 52 Disposizioni in materia di assolvimento degli obblighi fiscali in materia di archiviazione e conservazione elettronica dei documenti aventi rilevanza fiscale 2

3 Normativa UE ed italiana in materia di fattura elettronica Direttiva 2001/ /CE del 20 dicembre 2001: semplificazione, modernizzazione, armonizzazione delle modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto; Legge 3 febbraio 2003, n. 14: : legge comunitaria 2002 contiene delega al governo per attuazione della direttiva; D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52: recepimento in Italia della direttiva (in vigore dal 29 febbraio 2004). 3

4 Direttiva 2001/115/CE in tema di fattura elettronica: contenuto La Direttiva introduce la possibilità di ricorso alla fatturazione elettronica a condizione che siano garantite: Autenticità dell origine Integrità del contenuto 4

5 Direttiva 2001/115/CE in tema di fattura elettronica: contenuto La Direttiva offre in via principale la possibilità di ricorso alternativo a due sistemi legali differenti: Firma elettronica avanzata ai sensi della Direttiva 1993/93/CE del 13 dicembre 1999 (art. 2, punto 2) Mediante trasmissione elettronica di dati (EDI) ai sensi della raccomandazione 1994/820/CE del 19 ottobre 1994 (art. 2) 5

6 Direttiva 2001/115/CE in tema di fattura elettronica: contenuto Tuttavia, in deroga a tali sistemi (firma elettronica avanzata o trasmissione elettronica di dati) la direttiva permette il ricorso ad altri metodi, previo accordo degli Stati membri interessati. Entro il 31 dicembre 2008 è prevista la revisione delle condizioni sopra indicate per tenere conto degli eventuali sviluppi tecnologici nel frattempo intervenuti in questo campo. La direttiva prevede che gli Stati membri non possano imporre obblighi e formalità ulteriori rispetti a quelli sopra descritti, salva la possibilità di disporre che fino al 31 dicembre 2005 il ricorso alla trasmissione elettronica sia oggetto di notificazione preventiva. 6

7 Direttiva 2001/115/CE in tema di fattura elettronica: contenuto Quanto alle fatture relative a prestazioni di servizi o a cessioni di beni effettuate nel territorio di uno Stato membro a partire da un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza, la direttiva consente che lo Stato membro possa stabilire condizioni specifiche per l emissione di fatture in via elettronica. Infine, in caso di lotti comprendenti una pluralità di fatture trasmesse per via elettronica allo stesso destinatario, la direttiva consente che le indicazioni comuni alle diverse fatture possano essere menzionate una sola volta nella misura in cui, per ogni fattura, la totalità delle informazioni sia accessibile. 7

8 Direttiva 2001/115/CE in tema di firma elettronica: recepimento in Italia La direttiva è stata recepita in Italia dal D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, in vigore dal 29 febbraio 2004 (cfr. art. 4), che ha modificato gli artt. 21, 39 e 52 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n Il nuovo art. 21 del D.P.R. n. 633/72 prevede, fra le altre novità, che la fattura possa essere emessa in forma cartacea o elettronica (nel primo caso, in duplice esemplare). 8

9 Direttiva 2001/115/CE in tema di firma elettronica: recepimento in Italia In particolare (art. 21, D.P.R. n. 633/72): la fattura elettronica è emessa previo accordo con il destinatario e si considera emessa all atto della sua trasmissione per via elettronica; la fattura elettronica non può contenere macroistruzioni o codice eseguibile; in caso di più fatture trasmesse in unico lotto per via elettronica allo stesso destinatario da parte di un unico fornitore o prestatore, le indicazioni comuni alle diverse fatture possono essere inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia accessibile la totalità delle informazioni; 9

10 Direttiva 2001/115/CE in tema di firma elettronica: recepimento in Italia L attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante: l apposizione su ciascuna fattura (o sul lotto di fatture) del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell emittente; ovvero, mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità. In sostanza, il Legislatore italiano consente il ricorso a entrambi i sistemi previsti dalla direttiva. 10

11 Direttiva 2001/115/CE in tema di firma elettronica: recepimento in Italia Modalità di archiviazione (art. 39, D.P.R. n. 633/72): le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere archiviate nella medesima forma; le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica; luogo di archiviazione delle fatture elettroniche: anche all estero, purché con lo Stato estero nel quale sono archiviate esista uno strumento giuridico (ad esempio, un accordo internazionale) che disciplini la reciproca assistenza; 11

12 Direttiva 2001/115/CE in tema di firma elettronica: recepimento in Italia Modalità di archiviazione (art. 39, D.P.R. n. 633/72): all amministrazione finanziaria deve essere consentito l accesso automatizzato all archivio; tutti i documenti e i dati contenuti nell archivio (nel quale sono conservate le fatture elettroniche), compresi i certificati destinati a garantire l autenticità dell origine e l integrità delle fatture emesse in formato elettronico siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico; attenzione, però, alle modalità di archiviazione e conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali previste dal D.M. 23 gennaio

13 Direttiva 2001/115/CE in tema di firma elettronica: recepimento in Italia Accessi, ispezioni e verifiche (art. 52, D.P.R. n. 633/72): in conseguenza delle nuove modalità di conservazione previste per le fatture elettroniche, viene disposta l estensione della verifica documentale anche ai registri, documenti e scritture che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate nei locali in cui l accesso viene eseguito; quanto all esibizione, valgono le disposizioni di cui all art. 6 del D.M. 23 gennaio 2004 (in tema di archiviazione e conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti). 13

14 Archiviazione e conservazione elettronica dei documenti aventi rilevanza fiscale Il decreto del Ministro dell economia e delle finanze 23 gennaio 2004: Dispone modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Richiama concetti del DPR 28 dicembre 2000 (come modificato dal Dlgs 10/2002 e dal DPR 137/2003) e della Deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre

15 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Ai fini tributari (art. 2): l emissione, conservazione, esibizione di documenti, sotto forma di documenti informatici; nonché, la conservazione digitale di documenti analogici; avvengono in applicazione delle disposizioni contenute nei seguenti provvedimenti: DPR 28 dicembre 2002, n. 445, del DPCM 8 febbraio 1999, Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 Sono esclusi dall applicazione delle regole in commento i documenti doganali, le accise e le imposte di consumo di competenza dell Agenzia delle Dogane. 15

16 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Caratteristiche dei documenti rilevanti ai fini tributari (art. 3): hanno forma di documenti statici non modificabili; sono emessi con apposizione di: riferimento temporale sottoscrizione elettronica (garanzia di integrità, autenticità e data) Sono esibiti secondo le modalità di cui all art. 6, cioè: in caso di verifiche, ispezioni o controlli: rendendoli leggibili e, in caso di richiesta dei verificatori, rendendoli disponibili in formato informatico e cartaceo presso luogo di conservazione delle scritture per via telematica, con modalità da definire con provvedimenti dei direttori Agenzie fiscali (si tratta di facoltà, non di obbligo) 16

17 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Caratteristiche dei documenti rilevanti ai fini tributari (art. 3): Sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, e che assicuri l ordine cronologico, e che garantisca che non si verifichi soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta, e che consenta le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione a: cognome; nome; denominazione; codice fiscale; partita IVA; data; associazioni logiche dei criteri di ricerca di cui sopra. 17

18 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Caratteristiche dei documenti rilevanti ai fini tributari (art. 3): sono conservati secondo un processo di conservazione con le seguenti caratteristiche: mediante modalità di memorizzazione digitale, cioè su un supporto formato da una grandezza fisica che assume valori binari, tramite un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l origine (ad esempio, i supporti ottici) secondo il procedimento di cui all art. 3 della deliberazione AIPA n. 42 del 2001; il processo termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale (in luogo del riferimento temporale), da parte del responsabile della conservazione, sull insieme di tali documenti ovvero su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi; il procedimento di conservazione deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti 18

19 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Caratteristiche dei documenti rilevanti ai fini tributari (art. 3): possono essere riprodotti secondo le modalità stabilite dalla deliberazione AIPA n. 42 del 2001 (cfr. art. 1, lett. o) e p) ). 19

20 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Conservazione digitale di documenti e scritture (contabili) analogici (cioè non informatici/digitali, ad esempio documenti cartacei, registrazioni audio o video etc.) ai fini tributari (art. 4): memorizzazione della relativa immagine con modalità identiche a quelle previste per documenti informatici (rimando all art. 3). Anche limitatamente ad una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia rispettato l ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione continuità per ogni periodo di imposta; la conservazione digitale di documenti analogici originali richiede anche (in aggiunta a quanto sopra) sottoscrizione elettronica e marca temporale del pubblico ufficiale; distruzione degli originali consentita solo dopo completamento della procedura di conservazione 20

21 Decreto Ministro economia 23 gennaio 2004 Comunicazioni alle Agenzie fiscali (art. 5): il soggetto interessato (o il responsabile della conservazione, ove nominato) trasmette alle competenti Agenzie fiscali l impronta dell archivio informatico oggetto di conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale al fine di estendere la validità dei documenti informatici entro il mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni dell imposta sui redditi, IRAP e IVA le Agenzie fiscali destinatarie della comunicazione renderanno disponibile per via telematica la ricevuta (e il relativo numero di protocollo) ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare saranno indicati con provvedimento dalle Agenzie fiscali competenti 21

22 Francesco Guelfi Grazie dell attenzione! Studio Legale Tributario - a participant in EYLaw Via Cornaggia 10, 20123, Milano - MI Tel Fax: francesco.guelfi 22