FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA G e s t i o n e e d i n t e g r a z i o n e d e l s e r v i z i o d i F a t t u r a z i o n e E l e t t r o n i c a n e l S i s t e m a I n f o r m a t i c o S i p a l

2 1 FATTURA ELETTRONICA Con il termine Fattura Elettronica si identifica un documento informatico, registrato in forma digitale attraverso modalità specifiche che permettono di salvaguardare l'integrità dei contenuti e l'univocità del soggetto che ha emesso la fattura senza la necessità della stampa su carta. Con il Decreto Attuativo 55 del 3 aprile 2013 sono state definite le regole di invio, ricezione e gestione della fattura elettronica da applicare all organizzazione e ai processi interni delle Amministrazioni Pubbliche, fissando l avvio obbligatorio della fattura elettronica alla data del 31 marzo Le pubbliche amministrazioni italiane vengono così coinvolte nella diffusione dei processi di pagamento telematico e di fatturazione elettronica nelle transazioni previsti dall Agenda digitale europea, obiettivo perseguito dal legislatore con la disciplina di un articolato sistema di incassi e pagamenti predisposto per il settore pubblico, allo scopo di favorire sia una maggiore semplificazione e razionalizzazione, sia la trasparenza, il monitoraggio e la rendicontazione della spesa pubblica. Tali processi innovativi coinvolgeranno non solo le amministrazioni centrali e locali, ma anche i cittadini, i fornitori e gli intermediari, ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione e la trasmissione della fattura elettronica e per la conservazione digitale prevista dalla legge. CARATTERISTICHE PRINCIPALI Il Decreto Attuativo 55 del 3 aprile 2013 sancisce il formato della fattura elettronica, attraverso la definizione dei un modello ministeriale in formato XML denominato FatturaPA il quale, oltre a contenere i dati generali e fiscali normalmente esposti su una normale fattura, espone al proprio interno le indicazioni obbligatorie per il procedimento di scambio con la Pubblica Amministrazione, tra i quali il Codice Ufficio IPA. Per garantire, inoltre, i requisiti di integrità, veridicità e validità del documento, condizioni indispensabili per l adempimento normativo, la fattura elettronica deve essere sottoscritta con firma elettronica digitale, e trasmesso al destinatario in via telematica, attraverso un unica infrastruttura trasmissiva dedicata messa a disposizione dall Agenzia delle Entrate: il Sistema Di Interscambio.

3 2 Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico che si interpone tra l Operatore Economico e la Pubblica Amministrazione, in grado di Ricevere le fatture elettroniche generate secondo le caratteristiche del modello FatturaPA Effettuare controlli sui file ricevuti Inoltrare alle Amministrazioni Pubbliche i documenti ricevuti Avvisare il Mittente o al Destinatario dell avvenuta o mancata consegna del documento e di altre eventuali segnalazioni in merito alla fattura trasmessa Trasmettere le informazioni sulle fatture ricevute alla Ragioneria Generale dello Stato e alla Piattaforma per la Certificazione dei Crediti Il Sistema di Interscambio non ha, in ogni modo, alcun ruolo amministrativo e non assolve in alcun modo i compiti relativi all archiviazione e alla conservazione delle fatture. Di seguito viene riportata una rappresentazione grafica del flusso di fatturazione elettronica, dall Operatore Economico mittente, attraverso il Sistema di Interscambio, sino all Amministrazione Pubblica destinataria. INFORMA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI ESEGUE CONTROLLI DI VALIDITÀ TRASMETTE IL FILE INOLTRA LA FATTURA,5 SISTEMA DI INTERSCAMBIO OPERATORE ECONOMICO PUBBLICA AMMINISTRAZIONE INVIA RICEVUTE NOTIFICA ESITO FATTURE COMUNICA ESITO FATTURA INVIA NOTIFICHE

4 3 OBBLIGHI Ai fini della ricezione della Fattura Elettronica attraverso il Sistema di Interscambio, l'amministrazione pubblica, per ricevere il file FatturaPA dagli Operatori Economici attraverso il Sistema di Interscambio, deve preventivamente censire all'interno dell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA o IndicePA) tutti i propri uffici centrali e periferici che possono essere destinatari di Fatture Elettroniche. Il censimento degli uffici destinatari avviene attraverso il sito dell'indicepa e deve essere contemporaneo alla comunicazione del canale utilizzato per la ricezione dei file FatturaPA, il quale deve necessariamente essere impostato come PEC (Posta Elettronica Certificata) per la corretta ricezione da parte dell Ufficio Protocollo. Al termine del censimento dell'ufficio destinatario, l'indicepa fornisce all'amministrazione un Codice Univoco Ufficio alfanumerico di sei caratteri, indispensabile per la ricezione delle Fatture Elettroniche e da comunicare tempestivamente a tutti gli Operatori Economici che intrattengono rapporti con l Amministrazione. Nel caso in cui vengano censiti più Uffici atti alla ricezione delle Fatture Elettroniche, è altresì necessario comunicare il nome dell ufficio oltre al relativo codice per facilitare il riconoscimento del destinatario all interno dell Amministrazione. La normativa sancisce l obbligo, sia per il mittente che per il destinatario, di procedere alla conservazione digitale sostituitiva delle Fatture Elettroniche ricevute per un periodo massimo di 10 anni, entro 15 giorni dalla data di ricevimento o di emissione della stessa. La conservazione digitale consiste nell archiviazione dei documenti informatici in modo tale che siano rispettate le norme del Codice Civile, le disposizioni del codice dell Amministrazione Digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità. Sono consentite, inoltre, le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l apposizione di un riferimento temporale che assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della Fattura Elettronica dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

5 4 LA SOLUZIONE SIPAL Cercando di porre la massima attenzione alle esigenze e alle priorità delle Amministrazioni Pubbliche, Sipal ha progettato e sviluppato una soluzione in grado di trarre vantaggio dalle strutture e dalle funzionalità già esistenti, integrando migliorie ed automatismi atti a supportare e semplificare le fasi di ricezione, gestione ed emissione della Fattura Elettronica. La struttura ideata prevede una comunicazione diretta con il Sistema di Interscambio tramite la Posta Elettronica Certificata, il canale di comunicazione più diffuso tra gli Enti Pubblici e il più semplice da utilizzare, garantendo inoltre un autonomia tale da non rendere necessario il supporto di Intermediari tra l Amministrazione e l infrastruttura informatica ministeriale. Sono così supportate ed integrate tutte le fasi di ricezione ed emissione di Fatture Elettroniche, come viene schematizzato di seguito: SISTEMA DI INTERSCAMBIO SIPAL PROTOCOLLO SIPAL FLUSSI DOCUMENTALI FIRMA DIGITALE SIPAL FATTURAZIONE E IVA UFFICI DESTINATARI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CONSERVAZIONE

6 5 Il processo di acquisizione ed emissione della fattura Elettronica viene così integrato all interno degli applicativi di Gestione Amministrativa e Documentale e di Contabilità, in particolar modo sono coinvolte le procedure di Protocollo, Flussi Documentali, Fatturazione e IVA e Archiviazione Documentale. Il file XML della Fattura Elettronica o delle notifiche da e per il Sistema di Interscambio, scaricato dalla Casella di Posta Elettronica Certificata o emesso dalla procedura contabile, viene trasformato in Flusso Documentale, assumendo un ruolo più incisivo nell ottimizzazione del processo nell ecosistema Sipal, in modo che sia permesso: Classificare il documento Assegnare il flusso agli uffici di competenza Monitorare il documento nell iter procedurale Protocollare e firmare digitalmente il documento nel caso di fatture emesse dall Ente Archiviare il documento Conservare il documento secondo i dettami della normativa vigente La natura procedurale conferita alla Fattura Elettronica concede, in questo modo, a ciascun ufficio coinvolto la possibilità di visualizzare il documento e di collaborare attivamente al processo. P R O C E S S O D I F A T T U R A Z I O N E P A S S I V A All arrivo di un file dal Sistema di Interscambio, allegato all indirizzo di Posta Elettronica Certificata indicata sull indice IPA, viene avviata una procedura di identificazione e di analisi di tutti allegati al messaggio, in modo tale da identificare correttamente l effettiva ricezione di una Fattura Elettronica o di una sua Notifica. In modo del tutto trasparente e automatico, il Protocollo Informatico Sipal permette la protocollazione del documento ricevuto e di tutti i suoi allegati e, sfruttando l integrazione con la procedura dei Flussi Documentali, avvia il procedimento di indirizzamento del flusso verso la Ragioneria. ALLEGATI PEC PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA CREAZIONE FLUSSO DOCUMENTALE ASSEGNAZIONE A UFFICIO RAGIONERIA La soluzione proposta inoltra in prima battuta il documento ricevuto all Ufficio Ragioneria, che si assume l incarico di inserire le Fatture Elettroniche nel Sistema Informativo Contabile, previa validazione e indicazione di dati obbligatori non evincibili dal file XML, quali ad esempio il registro IVA di appartenenza, oppure inviarlo in parallelo anche all'ufficio di destinazione.

7 6 In fase di validazione del documento, la funzionalità presente in Fatturazione e IVA si assume l onere di suddividere il lotto di fatture presente in fatture singole, assegnando automaticamente loro l ufficio di competenza se configurato correttamente nelle matrici di raccordo. Successivamente, avviando la procedura di inserimento automatico, saranno inserite nel sistema Informativo tutte le fatture presenti, alle quali saranno allegati ad un istanza dell Archiviatore Documentale: il file XML di origine e il file XML di Metadati correlato, inviati dal Sistema di Interscambio e indispensabili per la Conservazione digitale un file HTML per una più comoda e immediata visualizzazione della Fattura Elettronica nel suo formato originale gli eventuali allegati aggiuntivi inoltrati dal fornitore e ricevuti tramite Posta Elettronica Certificata integrati nel file XML della fattura. Nel caso in cui il Sistema di Interscambio abbia invece provveduto ad inoltrare eventuali notifiche a fronte di documenti già presenti nel sistema, sarà il Sistema Informativo Contabile ad interpretare autonomamente l allegato e proporre all operatore l azione corretta da intraprendere. Se ritenuto opportuno dall Amministrazione e in base al numero di uffici abilitati alla ricezione della Fattura Elettronica, Sipal consente di indicare le corrispondenze tra gli uffici della struttura organizzativa con i Codici Univoci Ufficio censiti sull IndicePA in modo da poter proporre autonomamente l ufficio di competenza del documento a cui, eventualmente, indirizzare l iter per la presa visione del documento e a cui poter inoltrare preventivamente il documento al momento del suo arrivo all Ufficio Protocollo. UFFICI DESTINATARI UFFICIO RAGIONERIA CREAZIONE FLUSSO DOCUMENTALE Come descritto in precedenza, la scelta di censire per ogni Amministrazione uno o più uffici atti alla ricezione della Fattura Elettronica, sta esclusivamente all organizzazione interna dell Ente, che può prevedere di inviare i documenti prima all Ufficio Ragioneria e successivamente agli uffici di destinazione, oppure parallelamente all Ufficio Ragioneria e agli uffici di destinazione. Sipal consente di operare liberamente e di scegliere la configurazione più opportuna, ricordando però che tramite appositi interventi sull IndicePA, e successiva comunicazione agli Operatori Economici, è sempre possibile variare la struttura amministrativa in ogni momento.

8 7 Come stabilito dalla normativa, una volta inserita nel Sistema Informativo, la fattura elettronica potrebbe essere rifiutata dall ufficio di destinazione o dall ufficio ragioneria stesso, il quale deve comunicare al Sistema di Interscambio la fattura oggetto di rifiuto entro quindici giorni dalla data di ricezione del documento. Tramite le apposite funzionalità, studiate per semplificare il lavoro dell operatore e per fornire uno scadenziario degli invii sempre aggiornato, sarà possibile generare uno, o più file XML di Notifica di Scarto Esito Committente che, instradati attraverso un apposito flusso documentale verso l ufficio protocollo, vengono inviati al Sistema di Interscambio, previa protocollazione automatica ed eventuale apposizione della firma digitale. NOTIFICHE DI SCARTO ESITO COMMITTENTE CREAZIONE FLUSSO DOCUMENTALE PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA SISTEMA DI INTERSCAMBIO P R O C E S S O D I F A T T U R A Z I O N E A T T I V A La Procedura di Fatturazione e IVA permette all Amministrazione di inviare le fatture attive emesse dall Ente ad altre Amministrazioni Pubbliche. Attraverso una funzionalità dedicata è possibile generare i file XML da inviare al Sistema di Interscambio, previa apposizione della firma digitale da parte dell ufficio emittente e, una volta firmata, la fattura sarà automaticamente protocollabile in partenza. Al Protocollo Sipal verranno inviati, tramite i Flussi Documentali, i seguenti allegati: il file XML generato indispensabile per la Conservazione digitale gli eventuali allegati aggiuntivi ritenuti indispensabili Nell Archiviatore Documentale verranno allegati inoltre: il file XML generato indispensabile per la Conservazione digitale gli eventuali allegati aggiuntivi ritenuti indispensabili un file HTML per una più comoda e immediata visualizzazione della Fattura Elettronica nel suo formato originale FATTURA ATTIVA FIRMA DIGITALE CREAZIONE FLUSSO DOCUMENTALE PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA SISTEMA DI INTERSCAMBIO

9 8 P R O C E S S O D I C O N S E R V A Z I O N E D I G I T A L E La soluzione ideata da Sipal per adempiere all obbligo di Conservazione digitale dei documenti informatici secondo la normativa vigente, consiste in un modulo software che permette di esportare i documenti generati verso un sistema di Conservazione. In particolare è già implementata l'integrazione verso Il Sistema di Conservazione Maggioli.