PROMOZIONE PEOPLE N. 2 LE AZIONI MARIE CURIE INDIVIDUALI. A cura di Katia Insogna e Angelo D Agostino con la collaborazione di Elena Giglio

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1 A G E N Z I A P E R L A PROMOZIONE D E L L A R I C E R C A E U R O P E A Faq A PEOPLE frequently asked questions N. 2 LE AZIONI MARIE CURIE INDIVIDUALI Registrazione della proposta progettuale tramite electronic proposal submission A cura di Katia Insogna e Angelo D Agostino con la collaborazione di Elena Giglio

2 Il presente documento è il risultato dell esperienza maturata nel corso degli anni dai Punti di Contatto nazionale PEOPLE presso l AP, attraverso i servizi di assistenza ai ricercatori e organizzazioni di ricerca a livello internazionale nei bandi individuali Marie Curie del 7 Programma Quadro di Ricerca e Innovazione. Le domande sono una collezione delle richieste più frequenti ricevute dai Punti di contatto nazionale, mentre le risposte sono frutto di una rielaborazione della documentazione europea ufficiale e di buone prassi maturate negli anni di esperienza. Katia Insogna Punto di Contatto Nazionale per il programma Pepople del 7 Programma Quadro di Ricerca e Innovazione della Commissione Europea Data: Maggio 2013 AP 2013 AP Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea Riproduzione vietata ai sensi di legge (art. 171 della legge 22 aprile 1941, n. 633) Tutti i diritti sono riservati. E vietata la riproduzione anche parziale del materiale con qualsiasi mezzo, senza previa autorizzazione scritta di AP. E fatto salvo il caso di azioni legalmente consentite, come la stampa o il download per uso personale e non commerciale.

3 PEOPLE FAQ - N. 2 LE AZIONI MARIE CURIE INDIVIDUALI Registrazione della proposta progettuale in epss 1. Come si effettua la registrazione della proposta progettuale 2. Quale indirizzo di posta elettronica si deve indicare 3. Che cosa è il pic 4. Per una IOF tutte e due le organizzazioni ospitanti devono possedere un pic 5. L organizzazione che mi ospiterà deve presentare dei documenti ufficiali 6. Cosa si intende per family name and birth family name 7. Che cosa è l acronimo del progetto 8. Come si identifica il panel scientifico di riferimento 9. Cosa sono le key words 10. Cosa devo indicare nel summary Compilazione della parte A 11. Quali sono i moduli amministrativi e finanziari da compilare 12. Cosa si inserisce nel modulo a1 13. Nel modulo a1 cosa si intende per have you subimtted a similar proposal 14. Nel modulo a2 chi devo inserire come person in charge e legal authorized representative 15. A cosa serve il modulo a3 16. Chi riceve il contributo comunitario della Commissione Europea 17. Come viene compilato il modulo a4 18. Come si determina il contributo comunitario per le ief/iof e iif 19. Nel modulo a4 cosa si intende per type a full employment contract e per type b fixed amount stipend 20. La living e la mobility sono sempre tassabili 21. Come si determina il contributo comunitario per il cig 3

4 22. Come si utilizza la flate rate di ,00 euro del bando cig 23. Nella colonna year del modulo a4 cosa si inserisce 24. Nella colonna full time person months del modulo a4 cosa si inserisce Compilazione della parte B 25. Da dove si scarica il template per la progettazione 26. Nella compilazione della parte b si può saltare la compilazione di alcuni paragrafi 27. Esistono regole per la presentazione del progetto Se si quali 28. Cosa si inserisce nella sezione b1 29. Cosa si inserisce nella sezione b2 30. Nei paragrafi relativi alla descrizione delle competenze e dell eccellenza dell ente opsitante, del gruppo di lavoro di riferimento e del supervisore scientifico delle sezioni b1 e b2 si possono inserire informazioni prese da internet 31. Cosa si inserisce nella sezione b3 32. Come si inserisce il curriculum nella sezione b3 33. Nel paragrafo research results del modulo b3 è difficile inserire tutti i lavori svolti perché si supera il numero di pagine consentite. Come si può fare 34. Cosa s intende per independent thinking and leadership qualities della sezione b3 35. Cosa si inserisce nella sezione b4 36. Cosa si inserisce nella sezione b5 37. Cosa si intende per outreach activities nella sezione b5 Invio della proposta progettuale 38. Come si effetua l invio del progetto alla commissione europea 39. Esistono scadenze 4

5 Registrazione della proposta progettuale in epss Faq A 1. Come si effettua la registrazione della proposta progettuale La proposta deve essere sottomessa elettronicamente cliccando il pulsante Go nella sezione Electronic Proposal Submission dal Participant Portal. 2. Quale indirizzo di posta elettronica si deve indicare Nella prima schermata di registrazione il ricercatore dovrà inserirà i suoi dati: nome, cognome, e indirizzo di posta elettronica. Quest ultimo è molto importante perché a questo indirizzo si riceverà l username e la password per accedere al piattaforma di progettazione. 3. Che cosa e il pic Tutte le organizzazioni che hanno già partecipato a progetti del 7pq dispongono di un pic (Personal Identification Code). Il pic è il numero identificativo del soggetto giuridico che partecipa al 7pq. Vi è solo un pic per ogni organizzazione giuridicamente autonoma. Se la host organisation non ha un PIC number definitivo, il ricercatore può comunque effettuare la registrazione con un pic provvisorio: è l ente ospitante che deve farne richiesta dal sito del Participant Portal per ottenerlo. Una volta effettuata la registrazione, entro 48 ore verrà fornito un PIC provvisorio all ente ospitante che potrà essere usato dal ricercatore per presentare la proposta. Non può essere il ricercatore a richiederlo. 4. Per una iof tutte e due le organizzazioni ospitanti devono possedere un pic Si, entrambe le organizzazioni devono possedere il pic number. In caso di assenza del pic, le organizzazioni devono richiedere il pic temporaneo dal sito Participant Portal che al momento della negoziazione diventerà definitivo. 5

6 5. L organizzazione che mi ospiterà deve presentare dei documenti ufficiali No, non devono essere presentati documenti ufficiali nella fase di presentazione della proposta. Occorre solo registrare l ente/gli enti ospitanti nella piattaforma Electronic Proposal Submission e compilare debitamente il modulo A2. 6. Cosa si intende per family name and birth family name Per family name si intende il cognome preso in caso di matrimonio (ovviamente per quei paesi che usano questa formula di cambio cognome) e per birth family name il cognome alla nascita. 7. Che cosa è l acronimo del progetto Un nome breve che identificha il progetto. L acronimo non può eccedere una lunghezza di 20 caratteri e deve essere riportato in ogni pagina della proposta. 6

7 8. Come si identifica il panel scientifico di riferimento Viene richiesto nel modulo A1 sotto la voce scientific panel ed indica the main research area of relevance to your proposal, ovvero la macro-area scientifica di riferimento. L identificazione del panel aiuterà la A (Research Executive Agency) nell organizzazione della valutazione delle proposte e nella conseguente gestione delle stesse. 9. Cosa sono le key words Le key words servono a delineare con maggiore dettaglio l area di riferimento/topic specifica del progetto. 10. Cosa devo indicare nel summary Il summary o abstract, da inserire nel modulo A1, è una sintesi dell idea progettuale che non deve superare i 2000 caratteri. 7

8 Compilazione della parte A 11. Quali sono i moduli amministrativi e finanziari da compilare Una volta effettuato il log-in sula piattaforma Electronic Proposal Submission avrà 5 Step per sottomettere la proposta progettuale. I moduli amministrativi (Parte A) e il template della parte B si trovano nello Step 5 Edit Proposal. I moduli amministrativi sono 4. Il primo modulo A1 contiene le informazioni generali della proposta (panel di riferimento, un abstract della proposta, la call di riferimento, altro). Il modulo A2 riguarda la Host Organisation (compreso i riferimenti del tutor scientifico). Questo modulo, se la Host organisation ha già un pic proprio ed ha già partecipato al 7PQ viene compilato in automatico dal sistema. Il modulo A3, che riguarda nello specifico il ricercatore, ed è il modulo che conferma l eleggibilità del proponente. Il modulo A4 riguarda il budget. 12. Cosa si inserisce nel modulo A1 Il modulo a1 rappresenta l identificativo della proposta e contiene l acronimo, il titolo per esteso del progetto, il panel di riferimento, la durata e il bando a cui si fa riferimento. Al centro del modulo va inserito l abstract (ovvero sintesi del progetto di non più di 2000 caratteri). 13. Nel modulo a1 cosa si intende per have you subimtted a similar proposal Nello specifico fa riferimento ad una precedente sottomissione del progetto di ricerca specifico per cui si chiede il finanziamento. 14. Nel modulo a2 chi devo inserire come person in charge e legal authorized representative Come person in charge inserire i contatti, incluso l indirizzo di posta elettronica, del supervisor in charge e quindi del coordinatore della proposta, che riceverà tutte le comunicazioni della Research Executive Agency/Commissione Europea dopo la scadenza del bando (esr, lettera d invito alla negoziazione, etc). Come legal representative far inserire dall ente ospitante il nominativo e contatti del rappresentante legale, ossia di colui che ha potere di firma. Tale nominativo è associato al pic. In alcuni casi è possibile che i contatti delle due sezioni siano uguali. 8

9 15. A cosa serve il modulo a3 Sono i dati personali del ricercatore ed è il modulo che la Commissione Europea verifica per dare conferma dell eleggibilità o meno del ricercatore. Nel modulo vanno infatti inserite sia i dati relativi alla qualifica conseguita (confermando che si parla di ricercatore esperto, uno dei criteri di eleggibilità), ma anche i dati relativi al soggiorno presso il paese dove ha sede la Host organisation (regola della mobilità). 16. Chi riceve il contributo comunitario della commissione europea Dipende dal tipo di contributo. La living e la mobility vengono erogate dalla Host organisation direttamente al ricercatore sotto forma di contratto. Le spese di ricerca della borsa vengono gestite dalla Host per soddisfare le esigenze della ricerca e/o partecipazioni a conferenze, training ecc). Il contributo per gli overhead è a favore dell ente ospitante. 17. Come viene compilato il modulo a4 Il modulo a4 prevede, da parte del ricercatore, l inserimento del periodo della borsa in anni. Es: se è una iof di 3 anni di durata inserire solo year 1 ed il corrispondente in mesi (ovvero 12 mesi uomo ad anno), lo stesso per year 2 e year 3. Occorre anche indicare se si è eleggibili per l indennità di mobilità. Il tutto è un back-up office, ossia non risultano i totali di contributo. 9

10 18. Come si determina il contributo comunitario per le ief/iof e iif Il contributo comunitario prevede una living allowance (che varia in base agli anni di esperienza del ricercatore) ed una mobility allowance, entrambe vengono direttamente erogate dalla Host a favore del ricercatore attraverso un contratto di lavoro (che preveda una copertura di previdenza sociale adeguata). Inoltre, verranno erogate a favore del ricercatore, ma gestite dalla Host organisation, due tipi di finanziamenti: quelli che rientrano sotto spese di ricerca e quelle che rientrano sotto overhead. Le spese di ricerca, anche se verranno gestite dall ente, dovranno essere esclusivamente spese per il progetto di ricerca e per il ricercatore. 19. Nel modulo a4 cosa si intende per type a full employment contract e per type b fixed amount stipend Il contratto di tipo a prevede una copertura assicurativa totale ovvero employment full social security; il contratto di tipo b invece è un minimun social security previsto per coloro che hanno già uno stipendio quindi vedono già pagati i contributi minimi assicurativi. In italia, l applicazione di questa regola comunitaria avviene come segue: il type b viene utilizzato normalmente quando un ricercatore ha un contratto indeterminato, che non si interrompe con la borsa Marie Curie perché il ricercatore strutturato continuerà a percepire lo stipendio dell ente di sua appartenenza. Il type b viene quindi corrisposto come indennità aggiuntiva allo stipendio già erogato dall ente di appartenenza. Il type a viene invece indicato quando il ricercatore non ha altre fonti di reddito e/o un contratto di lavoro già esistente con l ente in europa che lo ospiterà. Quest ultimo dovrà quindi siglare un contratto per l intera durata della borsa Marie Curie (anche per la iof). 20. La living e la mobility sono sempre tassabili La living allowance è sempre tassabile. Per la mobility allowance dipende dalle regole amministrative dell ente ospitante che può prevedere di inserirla nello stipendio lordo (quindi tassarla) oppure rimborsare le spese sostenute dal ricercatore, quindi pagarla al netto delle tasse. 10

11 21. Come si determina il contributo comunitario per il cig Si tratta di una flat rate annuale lorda di 25,000 euro. 22. Come si utilizza la flate rate di ,00 euro del bando cig La flat rate annuale può rappresentare solo un contributo/integrazione al salario del ricercatore ma non può esserne la voce principale. Infatti il ricercatore deve avere già un contratto con l università che ospita indipendentemente dal contributo comunitario la flat rate copre i costi di ricerca del ricercatore, quali: other staff employed for the project, travel costs, consumables, overheads, management costs. 23. Nella colonna year del modulo a4 cosa si inserisce Non l anno solare (2011, 2012, etc) ma l anno di riferimento (1 o 2). 24. Nella colonna full time person months del modulo a4 cosa si inserisce Il totale dei mesi uomo per anno di riferimento dedicati al progetto. Il ricercatore dovrà lavorare al progetto full time. Quindi si consiglia di inserire 12 nel primo anno, mentre per il secondo anno si potrebbe inserire anche mesi inferiori a 12. Infatti, la ief e la iif hanno una durata minima di 12 mesi e massima di 24 mesi. Per la iof occorre inserire i mesi per la fase outgoing e per la fase incoming, per una durata massima 36 mesi, mentre il gig dura dai 24 mesi fino ai di 48 mesi. 11

12 Compilazione della parte B 25. Da dove si scarica il template per la progettazione Una volta registrata sulla piattaforma Electronic Proposal Submission troverà nello Step 5 Edit Proposal sia i moduli amministrativi da compilare (parte A) sia il template (parte B) da scaricare, compilare e poi caricare successivamente (uploading) in versione pdf. 26. Nella compilazione della parte b si puo saltare la compilazione di alcuni paragrafi Attenzione! Non esistono ripetizioni nei contenuti da sviluppare e soprattutto non è auspicabile cancellare/saltare i paragrafi per i quali la commissione ha previsto uno specifica valutazione. 27. Esistono regole per la presentazione del progetto Se si quali Si, oltre i criteri di eleggibilità necessari per poi poter accedere ai finanziamenti, vi sono delle regole strettamente legate alla forma del progetto stesso. Queste regole, spiegate nella guida ai proponenti di ogni bando da chiara indicazione ad esempio del numero di pagine totali (oltre le quali i valutatori non leggono) previsto per il progetto e per ogni singola sezione, il carattere da usare per la presentazione ed i suoi margini ecc. Tutte le regole da seguire vengono descritte nelle instructions for drafting Part b on the proposal. 28. Cosa si inserisce nella sezione b1 E l unica sezione dove si tratta del progetto di ricerca che si vuole svolgere. Descrivere in modo chiaro lo stato dell arte eu sul tema di ricerca proposto e sulle politiche comunitarie esistenti nel settore (anche includendo politiche di sviluppo del ser - Spazio Europeo della Ricerca), gli obiettivi rispetto al background che emerge dallo stato dell arte e le attività di ricerca previste, includendo la metodologia scientifica. Fornire le referenze più rilevanti sul tema affrontato. Fornire inoltre informazioni sugli aspetti interdisciplinari, multidisciplinari e/o intersettoriali del progetto e sulle competenze dell ente ospitante e del tutor prescelto nell ambito scientifico selezionato. 12

13 29. Cosa si inserisce nella sezione b2 La sezione b2 è il training. In questa sezione bisogna evidenziare gli obiettivi della formazione da raggiungere durante tutto il periodo della borsa (ideale sarebbe presentare un work plan). Bisogna inoltre evidenziare come la formazione possa contribuire a ampliare e a diversificare le competenze del ricercatore e l impatto che avrà sulla sua carriera. 30. Nei paragrafi relativi alla descrizione delle competenze e dell eccellenza dell ente opsitante, del gruppo di lavoro di riferimento e del supervisore scientifico delle sezioni b1 e b2 si possono inserire informazioni prese da internet Assolutamente no! Fare riferimento al tutore scientifico della Host Organisation per scrivere queste parti ed integrarle anche con informazioni specifiche che potrebbero essere correlate al progetto. 31. Cosa si inserisce nella sezione b3 La sezione b3 è in sostanza la vetrina del ricercatore. Qui bisogna evidenziare: l esperienza professionale del ricercatore, le sue qualità (sezione indipendent thinking and leadership qualities), e come il profilo del ricercatore risponda alle esigenze del progetto (es. Competenze specifiche già possedute dal ricercatore utili al raggiungimento degli obiettivi del progetto stesso.). Importante in questo paragrafo risultano essere anche le prospettive di crescita professionale ma anche le ricadute positive in europa dei risultati della ricerca. 13

14 32. Come si inserisce il curriculum nella sezione b3 E consigliabile inserire il curriculum vitae in formato europass, omettendo la fotografia. 33. Nel paragrafo research results del modulo b3 è difficile inserire tutti i lavori svolti perché si supera il numero di pagine consentite. Come si puo fare Se i risultati della ricerca svolta nel tempo (es. Pubblicazioni e articoli scientifici) sono numericamente numerosi, inserire un paragrafo introduttivo, quale most relevant/recent research results, elencando solamente i risultai piu rilevanti ai fini progettuali. 34. Cosa s intende per independent thinking and leadership qualities della sezione b3 Dimostrazione delle proprie qualità manageriali nelle attività di ricerca. Sei mai stato leader in qualche progetto Hai mai avuto responsabilità particolari nella gestione di gruppi di progetti Queste sono alcune delle domande a cui si potrebbe rispondere per compilare questo paragrafo. 35. Cosa si inserisce nella sezione b4 Nella sezione b4 implementation occorre spiegare chiaramente ciò che viene messo a disposizione dall ente ospitante al ricercatore ed in che modo. In particolare l assistenza che viene data al ricercatore sia da un punto di vista tecnico (es: in che modo verrà assicurato l accesso alle infrastrutture di ricerca), sia da un punto di vista personale, ovvero assistenza al ricercatore per gli aspetti burocratici e per l alloggio o tipo di assistenza fornito alla famiglia del ricercatore, altro. 14

15 36. Cosa si inserisce nella sezione b5 La sezione b5 impact riguarda nello specifico l impatto che il progetto avrà sulla carriera del ricercatore: competenze scientifiche e competenze complementari/trasversali (capacità di coordinare un gruppo di lavoro, capacità gestionali e progettuali). Qui va evidenziato in maniera chiara l impatto sia sulla carriera del ricercatore, sia a livello competitività europea. 37. Cosa si intende per outreach activities nella sezione b5 E il piano di attività di disseminazione rivolto al pubblico in generale. L obiettivo principale è quello di promuovere il ruolo della ricerca nella società e diffondere la conoscenza delle azioni marie curie (es: visite a scuole, inserti su giornali o comunicazione su diversi media, altro). Le attività possono essere di vario tipo: Visite a scuole, università, organizzazioni della società civile in qualità di ambasciatori Marie Curie ; Una giornata di laboratorio per studenti di scuole e università; Una settimana di summer school per studenti universitari, con presentazioni, esperimenti ecc.; Una giornata a porte aperte in cui il dipartimento / il laboratorio accoglie il pubblico per presentare la propria attività; Comunicazioni sui media: conferenze, interviste radio / tv, podcast, articoli in cui si presentano i risultati della ricerca e perché questi sono rilevanti per la società; E-newsletter, blog, altre attività sul web (es. Redazione di una / più voci di wikipedia) Video su youtube e altra documentazione multimediale da rendere disponibile sul web pubblicamente. Per ciascuna delle attività scelte, indicare anche qual è il target di riferimento. 15

16 Invio della proposta progettuale 38. Come si effetua l invio del progetto alla commissione europea L invio del progetto avviene esclusivamente tramite la piattaforma Electronic Proposal Submission, dopo aver compilato i moduli amministrativi e caricato la parte B cliccando nello Step 5 Edit proposal su Submit. La proposta è modificabile fino alla data di scadenza del bando (l ultima versione caricata sostituisca la precedente). 39. Esistono scadenze Assolutamente si. Verificare sempre quanto scritto nelle guide for applicant di ogni bando a cui si interessa partecipare. 16

17 Glossario Faq A CIG: Career Integration Grants Per poter ottenere una sovvenzione CIG, occorre essere un ricercatore esperto che è stato impegnato attivamente nella ricerca, ma non ha lavorato nel paese della propria organizzazione d'accoglienza per più di dodici mesi nel corso dei precedenti tre anni. La sovvenzione per l'inserimento professionale consiste in una partecipazione forfettaria ai costi del progetto. La sovvenzione copre un periodo che va dai 2 ai 4 anni e deve essere utilizzata entro tale periodo. COFUND: CO-FUNDing of regional, national and international programmes Il programma COFUND può essere utilizzato per sostenere e rafforzare gli attuali e nuovi programmi internazionali. I candidati ai finanziamenti COFUND devono essere enti pubblici o privati responsabili del finanziamento e della gestione di programmi di formazione nella ricerca. I programmi ammissibili prevedono un cofinanziamento pari al 40% dei costi delle borse, con un contributo massimo dell'ue di 10 milioni di euro per ciascuna organizzazione e per ciascun invito. I programmi selezionati verranno cofinanziati per un periodo che va dai 24 ai 60 mesi. EPSS: Electronic Proposal Submission System EPSS è l unico sistema elettronico mediante cui inviare le proposte progettuali nel 7 Programma Quadro. IEF: Intra-European Fellowships for Career Development Le borse intraeuropee per lo sviluppo della carriera aiuta i ricercatori esperti a fare nuove esperienze. Il contributo è destinato alla formazione avanzata che si basa su un programma personale di sviluppo della carriera concordato dal ricercatore insieme al supervisore dell organizzazione d accoglienza. Il sostegno finanziario viene fornito per un periodo di mesi (a tempo pieno) per i singoli progetti presentati da ricercatori esperti degli Stati membri o dei paesi associati in collaborazione con un organizzazione d accoglienza di uno Stato membro o di un paese associato. IIF: International Incoming Fellowships Le borse internazionali di accoglienza promuovono la collaborazione tra l Europa e il resto del mondo nel campo della ricerca. Possono beneficiare delle borse IIF i ricercatori che si trasferiscono da un paese terzo a uno Stato membro dell UE o un paese associato. Il sostegno finanziario verrà fornito per un periodo di mesi ( a tempo pieno). IOF: International Outgoing Fellowships for Career Development Le borse IOF finanziano la formazione avanzata. La durata massima del sostegno finanziario è di 3 anni. Il periodo si divide in una prima fase di soggiorno all estero di 1-2 anni in un paese extra UE, seguita da una fase obbligatoria di reinserimento. A: Reserach Executive Agency L Agenzia esecutiva per la ricerca, con sede a Bruxelles, è stata istituita nel dicembre La A si occupa della valutazione delle proposte e della gestione dei progetti nell ambito del 7 Programma Quadro per la ricerca. PIC (Participant Identification Code) Il PIC è un codice composto da 9 cifre cui sono legati i dati amministrativi e finanziari di un soggetto giuridico ai fini della partecipazione ai bandi del 7 Programma Quadro. 17