Certificazione dei Sistemi di Gestione per la Qualità (Norma UNI EN ISO 9001:2008)

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1 di Giampiero Mercuri Responsabile tecnico di certificazione CNIM rubrica Certificazione Certificazione dei Sistemi di Gestione per la Qualità (Norma UNI EN ISO 9001:2008) SECONDA PARTE: lo Stage 2 di Certificazione Nel precedente numero si è data evidenza di cosa significhi certificare il sistema di gestione per la qualità e quali sono i passi che vengono richiesti ad un organizzazione; che cos è il manuale del sistema di gestione per la qualità e quali sono i contenuti. Inoltre, si è fatto cenno alla tempistica per una efficace conduzione dell audit e si è descritto il primo stadio (stage 1) dell audit iniziale di certificazione. L Audit di Certificazione - Stage 2 L audit di stage 2 viene eseguito presso la sede e i siti operativi (cantieri) dell organizzazione - come definito nel piano di audit - ed ha lo scopo di accertare che il sistema di gestione sia implementato in modo efficace in accordo alla norma UNI EN ISO 9001:2008, al regolamento di certificazione dell organismo e alla documentazione interna del sistema di gestione qualità (SGQ) dell organizzazione. Per prima cosa, si verifica che i problemi riscontrati durante lo stage 1 siano stati risolti. Si passa quindi a condurre l audit; i valutatori sono tenuti a limitare al minimo le interferenze con l attività dell organizzazione. L esecuzione dell audit prevede: -- una riunione iniziale con la direzione dell organizzazione, il responsabile del sistema di gestione o persona appositamente incaricata dalla direzione, ed altro personale interessato. La riunione iniziale ha lo scopo di presentare il gruppo di valutazione alla direzione dell organizzazione; chiarire eventuali punti del piano di audit; ribadire l impegno alla riservatezza del gruppo di valutazione; definire l ambito della verifica ispettiva; chiarire quanto altro necessario per l effettuazione della verifica; -- la verifica della conformità dei processi del sistema di gestione alle prescrizioni della norma e agli altri eventuali documenti di riferimento, come specificato nel piano di audit preventivamente inviato all organizzazione; -- la verifica delle attività operative esterne in campo, in particolare presso i cantieri di lavoro dell organizzazione; -- la redazione da parte del responsabile del gruppo di verifica ispettiva (RGVI) di un rapporto di verifica ispettiva (rapporto di audit); -- una riunione finale per illustrare alla direzione l esito della verifica ispettiva. Durante la riunione finale, l RGVI: -- illustra i rilievi emersi; le non conformità (NC) vengono verbalizzate negli appositi moduli che vengono fatti controfirmare dall organizzazione per accettazione; -- illustra il contenuto del rapporto di audit verbalizzando eventuali riserve dell organizzazione e facendolo controfirmare per accettazione. Il rapporto è lasciato in copia all organizzazione. Tutti i tipi di audit (stage 1 di certificazione, stage 2 di certificazione, sorveglianza, estensione, rinnovo) vengono svolti in conformità alle linee guida e ai regolamenti applicabili. I risultati dell audit di stage 2 verranno formalizzati dal GVI in un apposito rapporto che riassume l esito della verifica di stage 2. 40

2 I Rilievi: il Rapporto di non Conformità I rilievi riscontrati nel corso dell audit sono formalizzati dall RGVI in un apposito modulo sul quale descrive, in dettaglio, le evidenze oggettive che hanno determinato il riconoscimento di un mancato requisito della norma di riferimento o della documentazione del sistema di gestione per la qualità, oltre alle norme e regolamenti specifici applicabili. Questi rilievi sono classificati in ordine alla loro gravità rispetto alla conformità del sistema di gestione per la qualità. Nel successivo paragrafo è illustrata la classificazione in uso presso il CNIM. Figura 1: esempio di rapporto di non conformità Una volta evidenziata la non conformità, l organizzazione dovrà eseguire una analisi del problema allo scopo di individuare un trattamento e una possibile azione correttiva che determini l eliminazione dell errore e delle cause che lo hanno determinato ed evitare che lo stesso problema si ripresenti in futuro. m m Maintenance and Facility Management 41

3 È in questo modo che si realizza il miglioramento continuo che è alla base della filosofia della norma UNI EN ISO 9001:2008. Pertanto, i passaggi obbligatori per una corretta gestione delle NC sono: -- Individuazione del trattamento, ovvero individuazione dell azione da porre in essere affinché si possa correggere l errore rilevato. Il trattamento deve essere eseguito immediatamente. -- Individuazione delle cause che hanno determinato la non conformità; -- Individuazione della azione correttiva, a seguito dell analisi effettuata sulle cause, ritenuta in grado di correggere il sistema di gestione al fine di evitare che la stessa non conformità si ripresenti in futuro. Occorre anche definire i tempi di attuazione dell azione correttiva individuata. Una volta compilato il modulo con l indicazione di quanto deciso in merito al trattamento e all azione correttiva, esso deve essere trasmesso all organismo di certificazione che provvederà all analisi e valutazione delle azioni proposte, confermando o meno se le stesse sono efficaci al fine dell eliminazione della non conformità rilevata. A seconda del tipo di rilievo emerso può essere necessario effettuare una verifica supplementare presso l organizzazione per il riscontro dell attuazione e dell efficacia delle azioni correttive individuate ed accettate dall organismo di certificazione; oppure potrebbe essere sufficiente l invio di specifica documentazione in grado di dimostrare l attuazione e l efficacia delle azioni correttive. In tutti i casi, nel corso del successivo audit di verifica, l ispettore provvederà a verificare la corretta gestione dei rilievi emersi nel corso del precedente audit. I Rilievi: loro Classificazione e Gestione Il CNIM classifica i rilievi come segue. La classificazione delle non conformità tiene conto di quanto la carenza riscontrata influisca sulla credibilità e sull affidabilità della conformità alla norma di riferimento del sistema di gestione dell organizzazione. -- "Findings": con il termine "findings" si intendono i rilievi non classificati secondo le sotto riportate categorie che vengono rilevati in occasione dello stage 1 degli audit di certificazione e che includono l identificazione, in una qualsiasi area del sistema di gestione dell organizzazione, di un problema che potrebbe essere classificato come non conformità durante lo stage 2 dell audit di certificazione; -- Non Conformità Maggiore o "Essenziale": le non conformità maggiori sono formalizzate in caso si rilevi il mancato soddisfacimento di un requisito tale da compromettere il valore della certificazione da rilasciare o rilasciata in termini di efficace e credibile assicurazione della conformità dell oggetto della certificazione medesima. Inoltre, tale classe di rilievo viene adottata in caso di carenze nel soddisfare uno o più requisiti della norma di riferimento, e/o situazioni che sollevano dubbi significativi in merito alla capacità del sistema di gestione di conseguire i risultati previsti (per esempio livello di conformità dei prodotti ai requisiti per esso specificati). In particolare, sono classificati come NC maggiori i rilievi riguardanti: - mancato soddisfacimento, da parte dell organizzazione, di un requisito stabilito dai riferimenti normativi applicabili; - mancata o insufficiente presa in considerazione del requisito medesimo e/o mancata o insufficiente definizione dei criteri e modalità adottati per il soddisfacimento del requisito stesso; - mancata o insufficiente attuazione pratica di suddetti criteri e modalità, inizialmente (applicazione del requisito) e nel tempo (mantenimento del requisito); - entrambe le cause di cui ai precedenti sottopunti. -- Non Conformità Minore o "Importante": le non conformità minori sono formalizzate in caso si rilevi il mancato soddisfacimento di un requisito tale da non compromettere nell immediato il valore della certificazione da rilasciare o rilasciata, in termini di efficace e credibile assicurazione della conformità dell oggetto della certificazione medesima. -- Non Conformità Marginale o "Osservazione": le non conformità marginali sono formalizzate in caso si rilevi il man- 42

4 cato soddisfacimento di un requisito riconducibile a processi/attività "secondari" rispetto allo scopo di certificazione, che pur indicando un comportamento inadeguato da parte dell organizzazione non sia tale da compromettere nell immediato il valore del certificato da rilasciare o rilasciato. -- Raccomandazioni: le raccomandazioni sono formalizzate per evidenziare "potenziali" non conformità o spunti per il miglioramento che l organizzazione deve prendere in considerazione ed analizzare, al fine di prevenire il potenziale mancato soddisfacimento di un requisito richiesto (in quanto potenzialmente realizzabile) e l insorgere di non conformità. Gli ispettori verificheranno nel successivo audit se, e come, l organizzazione ha preso in carico le raccomandazioni. In relazione alla classe di non conformità, nella tabella che segue, sono specificate le azioni CNIM conseguenti all esito degli audit effettuati: RILIEVI ESSENZIALE IMPORTANTE MARGINALE TIPOLOGIA DI VERIFICA ISPETTIVA: Audit di Certificazione Azioni conseguenti MAGGIORE Certificazione non concessa. CNIM pianifica ed esegue un nuovo audit supplementare dopo la ricezione e l approvazione di un piano di azioni correttive (PAC) relativo alla/e non conformità (NC) riscontrate. MINORE Concessione della certificazione dopo la ricezione e l approvazione del piano di azioni correttive (PAC), e la verifica, con esito positivo, dei documenti inviati dall organizzazione attestanti l attuazione delle AC relative alla/e NC. OSSERVAZIONE Concessione della certificazione dopo ricezione e approvazione del piano di azioni correttive (PAC). Verifica dell attuazione delle azioni correttive nel successivo audit. Tabella 1: azioni conseguenti all esito degli audit La Delibera di Certificazione e il Certificato di Conformità Una volta completato l audit di certificazione e una volta che l organizzazione ha fornito le evidenze di aver gestito gli eventuali rilievi, la pratica di certificazione viene portata all esame del Comitato Tecnico di Certificazione (CTC). Il CTC analizza i documenti contenuti nella pratica di certificazione e delibera la concessione o meno del certificato di conformità. In seguito alla delibera della certificazione da parte del CTC, CNIM emette un certificato di conformità dove viene specificato quanto segue: -- il numero di registrazione della certificazione del sistema di gestione; -- il nome e la ragione sociale dell organizzazione con il relativo indirizzo della sede legale; -- la norma di riferimento; -- lo scopo di certificazione, ossia le tipologie di processi realizzati nell ambito del sistema di gestione oggetto di certificazione (progettazione, sviluppo, fabbricazione, installazione, assistenza, ecc..) e i risultati di tali processi in termini di prodotti forniti e servizi erogati; -- il/i settore/i EA di accreditamento nel cui ambito meglio si colloca lo scopo della certificazione dell organizzazione (nel caso di più settori EA di riferimento, il primo è da ritenersi quello prevalente ); -- le unità operative (stabilimenti, dipartimenti, divisioni, ecc.) nelle quali vengono svolte le attività oggetto di certificazione, con il relativo indirizzo; -- la data di prima emissione, la data di emissione corrente e la data di scadenza; -- il riferimento al Regolamento Tecnico SINCERT/ACCREDIA di schema/settore applicabile, ove esistente (es.: RT 05 per il settore EA 28). m m Maintenance and Facility Management 43

5 Figura 2: esempio di certificato di conformità L esito della delibera del comitato e il programma triennale delle successive verifiche di sorveglianza e rinnovo, verranno inviati all organizzazione per opportuna conoscenza. A seguito dell avvenuta delibera da parte del CTC, verrà rilasciata all organizzazione l autorizzazione all utilizzo del marchio del CNIM in conformità all apposito regolamento per l uso del marchio. Nel caso di non concessione, l organizzazione riceverà una comunicazione scritta, nella quale si precisano le oggettive motivazioni che hanno portato alla decisione e le richieste di azioni conseguenti. L organizzazione certificata verrà inserita: -- nell elenco delle aziende certificate, pubblicato sul sito internet CNIM o inviato su supporto cartaceo a chi ne facesse richiesta; -- nell elenco delle organizzazioni/aziende con sistema di gestione certificato da ACCREDIA, pubblicato sul sito internet di ACCREDIA, se il settore merceologico (settore EA) di appartenenza dell organizzazione rientra tra quelli per cui CNIM è accreditato. L Organizzazione fruirà degli eventuali accordi di mutuo riconoscimento stipulati dal CNIM con Enti sia nazionali che stranieri. 44

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