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1 BILANCI 2009 pag 2 - Soggetti obbligati; - Termini per il deposito; 3 - Novità ********* 4 - Modalità sottoscrizione documenti; - Preparazione documenti necessari; 5 - Dichiarazione conformità documenti presentati; - Bilancio con distribuzione di utili; 6 - Dichiarazione bollo virtuale; 7 - Costi invio bilanci; 8 - Sanzioni - Società Cooperative; - Documenti che compongono il bilancio; 9 - Bilancio Consolidato; 10 - Società in liquidazione - Società Controllate - Società estera con sede secondaria in Italia; 11 - Bilancio di G.E.I.E. - Consorzi; - Consorzi COFIDI; - Elenco soci; 12 - Casi Particolari; 13 - Note Tecniche. CONTATTI: Call Center Camere di Commercio della Toscana Servizio attivo dal Lunedì al Venerdì, dalle ore 9 alle ore Numero Fax Camera Commercio Pisa: bilanci@pi.camcom.it stefano.gambini@pi.camcom.it angela.pizzi@pi.camcom.it Call Center InfoCamere per Telemaco pay e Fedra: Call Center InfoCamere assistenza Firma Digitale, CNS e problemi installazione: Copertura oraria dal Lunedì al Venerdì, dalle ore 8,00 alle ore 20,00 e il Sabato dalle ore 9,00 alle ore 13,00 assistenza.fedra@infocamere.it telemaco@infocamere.it customer.care@infocamere.it i clienti Telemaco Pay possono accedere all assistenza on line dal portale InfoCamere 1

2 PREMESSA Dal 1/7/2003, con l entrata in vigore dell art. 31 della Legge 340/2000, anche il deposito dei bilanci segue le specifiche previste per tutte le altre pratiche telematiche ovvero è presentabile esclusivamente tramite trasmissione telematica o con supporto informatico con firma digitale. I software attualmente disponibili per effettuare il deposito sono: Fedra, FedraPlus o software compatibile, in grado di realizzare una pratica telematica che, una volta firmata digitalmente con DiKe, sarà successivamente inviata tramite Telemaco. Bilanci on-line: software via Internet accessibile all indirizzo: Questa modalità è utilizzabile solo nel caso di bilancio con elenco soci a conferma di quello depositato, pertanto utilizzabile solo da società per azioni. SOGGETTI OBBLIGATI: Sono obbligati alla redazione e alla pubblicazione del bilancio d'esercizio o della situazione patrimoniale: le società per azioni (art C.C.); le società in accomandita per azioni (art C.C.); le società responsabilità limitata (art bis C.C.); le società cooperative (art C.C.) e loro consorzi; le mutue assicuratrici (art C.C.); i Gruppi Europei di Interesse Economico (GEIE) (D. Lgs. n. 240/1991); i consorzi con attività esterna (art bis C.C.); le società consortili per azioni o a responsabilità limitata (art ter C.C.) TERMINI PER IL DEPOSITO Bilancio (ordinario/abbreviato) d'esercizio: entro 30 gg. dalla data del verbale di approvazione del bilancio o della decisione dei soci (art.2435 cc); Bilancio Consolidato: nello stesso termine previsto per il deposito del bilancio d esercizio dell impresa controllante (art 42 Dlgs.n.127/91); Bilancio d'esercizio per sede secondaria di società estera : entro 45 gg. dall adempimento del deposito nello Stato dove la società ha la sede legale. (art. 6 D.Lgs. 516/92 e art. 106 L. 89/13); Bilancio G.E.I.E. entro 4 mesi dalla chiusura dell'esercizio (art. 7 D.Lgs. 240/91). Situazione Patrimoniale Consorzi. entro due mesi dalla chiusura dell esercizio (art bis cc). Consorzi di garanzia fidi: entro 30 gg. dalla data del verbale di approvazione del bilancio. N.B.: Devono essere presentati solo bilanci approvati. 2

3 NOVITA Società a Responsabilità Limitata Devono Depositare il solo Bilancio di esercizio **** ai sensi dell art. 16 del D.L n. 185, modificato con Legge di conversione , è stato abolito l obbligo di deposito dell elenco soci riferito alla situazione degli assetti proprietari al momento dell approvazione del Bilancio di Esercizio **** NOVITA XBRL L obbligo di utilizzo del formato XBRL si applica per i Bilanci di società di capitali e cooperative con chiusura dell esercizio sociale successiva al 16 febbraio 2009, come previsto dal D.P.C.M In tutti i casi di chiusura di esercizio antecedente il 16 febbraio 2009 i bilanci si presentano come di seguito indicato. Per esercizi con chiusura successiva al 16 febbraio 2009 l obbligo di deposito del bilancio nel formato elettronico elaborabile XBRL si ritiene assolto con il deposito nel Registro delle Imprese, unitamente al bilancio di esercizio e relativi allegati, in formato pdf/a o in altro formato che comunque non contenga macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati in esso rappresentati, di un allegato aggiuntivo in formato elaborabile XBRL contenente le tabelle del conto economico e dello stato patrimoniale NOVITA' FEDRA Per chi utilizza FEDRA PLUS (Beta) predisposto per l'adempimento relativo all'elenco soci (cod. 520) di cui all'art. 16 L. 2 del Nella videata dove è indicato il tipo di Bilancio e relativo codice, in basso si trova: indicazioni formato XBRL; qui deve essere aperto il menù e selezionato "Altro soggetto non obbligato", questo perchè il programma è predisposto per l'invio di bilanci in formato Xbrl. 3

4 MODALITA DI SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI E obbligato al deposito del bilancio e dell elenco soci uno degli amministratori della società in carica al momento del deposito; sono legittimati alla presentazione anche i dottori commercialisti iscritti all ordine, i ragionieri e i periti commerciali iscritti al collegio secondo quanto previsto dall art. 2, comma 54 della legge n. 350 del 24 dicembre 2003 (legge finanziaria). 1. Nel caso in cui la presentazione del bilancio sia effettuata da uno degli amministratori (soggetto obbligato), è sufficiente la firma digitale dello stesso sia sulla distinta che sui documenti allegati. Qualora l invio telematico avvenga mediante un intermediario, questi dovrà apporre la propria firma digitale sulla distinta in aggiunta a quella del soggetto obbligato. 2. Nel caso in cui la presentazione del bilancio sia effettuata dal professionista abilitato ai sensi dell art. 2, co. 54 legge n. 350/2003, il dottore commercialista, ragioniere perito commerciale iscritto all albo appone la propria firma digitale sia sulla distinta che sui documenti allegati purchè nelle note sia presente la seguente dicitura: pratica telematica presentata dal sottoscritto dottore commercialista/ragioniere/perito commerciale iscritto all Albo della provincia di al numero non sussistendo nei propri confronti provvedimenti disciplinari che ne impediscano l esercizio della professione, quale incaricato dal legali rappresentanti della società, ai sensi dell art. 2, comma 54 della Legge 24/12/2003 N PREPARAZIONE DOCUMENTI NECESSARI I documenti da depositare (copia del bilancio, relazioni a corredo, verbale di assemblea, relazione dei sindaci), non dovendo possedere carattere di originali (così recita l art c.c...entro 30 giorni dall approvazione una copia del bilancio deve essere depositata a cura degli amministratori presso l ufficio del registro delle imprese ) di copie autentiche né di estratti in forma autentica, possono essere validamente rappresentati da documenti digitali conformi ai documenti cartacei trascritti e sottoscritti sui libri sociali. I documenti informatici conformi devono essere prodotti con procedimento tecnico che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura del contenuto dei documenti originali; tale procedimento potrà consistere sia nella memorizzazione digitale dell immagine del documento cartaceo originale (attraverso la scannerizzazione del documento stesso), sia nella riproduzione su file (in formato PDF) del contenuto trascritto nei documenti originali conservati agli atti della società (in questo caso il documento digitale deve riportare, in luogo delle sottoscrizioni autografe, l indicazione dei nominativi e della qualifica dei sottoscrittori e della data di sottoscrizione dell originale cartaceo). Saranno accettati pertanto: sia il documento PDF che riporta il testo trascritto dell atto con riportati in calce i nominativi degli obbligati alla firma, l eventuale carica che questi ricoprono e la parola firmato al posto delle firme autografe. Il file verrà firmato digitalmente solamente dal soggetto che presenta la pratica telematica (amministratore o professionista incaricato); 4

5 sia la scansione dell originale cartaceo (il file risultante in formato PDF): anche in questo caso il file verrà firmato digitalmente solo dal soggetto che presenta la pratica telematica (amministratore o professionista incaricato). NB - Dal 4 aprile 2005 è attivo un controllo sulle dimensioni dei file allegati ad una pratica Fedra. I file ottenuti dallo scanner devono restare entro limiti dimensionali contenuti, in modo da permetterne la trasmissione ed il trattamento. Per i documenti elettronici prodotti da originali cartacei si consiglia quindi di impostare nello scanner la risoluzione di 200 punti per pollice (DPI) e il numero di colori a 2 (bianco e nero). NB - Dal 4 aprile 2005 nella spedizione di pratiche di tipo Bilancio / Elenco Soci sono accettate solo pratiche che nel modulo riepilogo contengano esclusivamente codici atto della famiglia 7xx e 508 (es. 711, 712). Non saranno accettati altri codici atto, come ad esempio l'a99. DICHIARAZIONE DI CONFORMITA DEI DOCUMENTI PRESENTATI Affinché i documenti informatici da allegare alla pratica telematica relativa al deposito del bilancio sia ritenuti validi, occorre apporre in calce a ciascuno di essi la dichiarazione di conformità di seguito indicata: il sottoscritto dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali BILANCIO CON DISTRIBUZIONE DI UTILI Nel caso il verbale di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla registrazione presso l Agenzia delle Entrate competente, in calce al documento informatico che contiene il verbale andrà apposta la seguente ulteriore dichiarazione: registrazione effettuata presso l Agenzia delle Entrate di..in data al numero.(oppure in corso di registrazione) In alternativa al Bilancio può essere allegata: o la copia scannerizzata del verbale di approvazione riportante, oltre alla dichiarazione di conformità e la firma, anche gli estremi della registrazione; o la copia scannerizzata della ricevuta (Mod. 8) comprovante la richiesta di registrazione (art. 4 lett. D, Tariffa Parte Ia, allegata al D.P.R. 26aprile 1986, n.131; Circolare del Min. Fin. N. 174/E, 22 novembre 2000) 5

6 DICHIARAZIONE BOLLO VIRTUALE Il versamento dell imposta di bollo virtuale può essere effettuato secondo una delle tre modalità previste dalla legge: Bollo virtuale assolto in Entrata o Tramite autorizzazione della CCIAA destinataria (prassi più frequente). In tal caso dovranno essere riportati nel campo eventuali estremi di autorizzazione per l assolvimento dell imposta di bollo, gli estremi dell autorizzazione al bollo virtuale della provincia destinataria (per la provincia di Pisa indicare autorizzazione n del 26/01/2001); N.B.: indicare il codice E in distinta. Bollo virtuale assolto in origine: o Tramite autorizzazione concessa al professionista o all impresa. In tal caso dovranno essere riportati nel campo sopra indicato gli estremi dell autorizzazione (numero, data, agenzia delle Entrate di ); o Tramite dichiarazione annuale (art. 2 DM 127/2002) presentata dal professionista o dall impresa. In tal caso dovranno essere riportate sempre nel medesimo campo la data della dichiarazione e l Agenzia delle Entrate a cui è stata inviata. N.B.: E sufficiente indicare gli estremi di autorizzazione all assolvimento del bollo virtuale solo nella distinta. 6

7 COSTI PER INVIO BILANCI DIRITTI Deposito bilancio ed elenco soci modalità telematica 63 Comunicazione elenco soci separatamente dal bilancio modalità telematica 63 Deposito bilancio ed elenco soci supporto informatico (CD/floppy) 93 Comunicazione elenco soci separatamente dal bilancio supporto informatico (CD/floppy) 93 Deposito bilancio Cooperative sociali modalità telematica 33 Deposito bilancio Cooperative sociali supporto informatico (CD/floppy) 48 Deposito di bilancio a rettifica* modalità telematica 33 Deposito elenco soci a rettifica* modalità telematica 33 Deposito bilancio a rettifica* supporto informatico (CD/floppy) 48 Deposito elenco soci a rettifica* supporto informatico (CD/floppy) 48 BOLLI Deposito di bilancio ed elenco soci 65 Comunicazione elenco soci separatamente dal bilancio 65 N.B.: Si ricorda che le cooperative sociali sono esenti dal pagamento del bollo. (*) Il nuovo deposito deve essere effettuato integralmente, con tutta la documentazione completa ed è soggetto al pagamento dell imposta di bollo di 65,00. Al fine di individuare che trattasi di bilancio/elenco soci di rettifica, occorre indicare nel quadro note della distinta fedra la seguente dicitura a rettifica del precedente deposito effettuato in data..al prot. n. L importo dei diritti è modificato per effetto della maggiorazione ai sensi art. 2 comma 86 Legge 244/2007 (finanziamento Organismo Italiano di Contabilità OIC) 7

8 SANZIONI PER MANCATO RISPETTO TERMINI DEPOSITO Il termine per la presentazione del bilancio è di 30 giorni dalla data del verbale di approvazione. Al fine del computo dei termini si ricorda che il sabato viene considerato giorno festivo e quindi si considera tempestivo il deposito effettuato il primo giorno lavorativo successivo (art. 3 D.P.R. 558/1999). La sanzione per omesso/tardato deposito del bilancio al Registro Imprese è pari ad 549,34 per ogni responsabile (amministratori o liquidatori di società e legali rappresentati di consorzi) secondo quanto disposto dall art cc. La sanzione per ritardato/omesso deposito dell elenco dei soci è pari ad 412,00. La notifica di ogni provvedimento è gravata di 25,00 per spese di notifica. SOCIETA COOPERATIVE Le società COOPERATIVE A MUTUALITÀ PREVALENTE, ai fini del deposito del bilancio annuale presso il Ministero Attività Produttive devono aggiungere nel modello di riepilogo una copia del modello C17 - Modulo Albo Cooperative. Il modulo C17 scaricabile dal sito Telemaco all indirizzo alla voce software>download>modello Albo Cooperative, costituisce un allegato, unitamente agli altri documenti di bilancio. Nella compilazione del prospetto di riepilogo si deve indicare con cod. tipo documento C17 Modulo Albo Cooperative ; la mancata o errata indicazione del documento impedisce la trasmissione telematica al Ministero. Le cooperative iscritte alla sezione: COOPERATIVE A MUTUALITA PREVALENTE DI DIRITTO di cui agli artt. 111-undecies e 223-terdecies, comma 1 disp. Att. c.c. non sono tenute alla presentazione dei dati di bilancio (modulo C17) per documentare la permanenza dei requisiti di mutualità prevalente. Nella compilazione del quadro relativo al modulo allegato al bilancio è obbligatorio indicare il numero di iscrizione all Albo. N.B.: Il modello C17 non può essere scannerizzato. DOCUMENTI ORIGINALI CHE COMPONGONO IL BILANCIO Bilancio di esercizio ordinario (art c.c.) e abbreviato (art bis c.c.) di s.r.l. e s.p.a. (anche unipersonali) s.a.p.a., cooperative e società consortili: o bilancio composto da Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa firmati dagli amministratori e numerati progressivamente; il bilancio deve essere comparato con quello dell anno precedente; o relazione sulla gestione firmata dagli amministratori. Tale relazione è un allegato obbligatorio del bilancio ordinario (non previsto nei bilanci abbreviati); 8

9 o relazione del Collegio Sindacale (ove esistente) firmata dal Presidente del collegio Sindacale o da un sindaco effettivo; o relazione del soggetto incaricato del controllo contabile (ove previsto); o verbale di assemblea (o decisione dei soci) che ha approvato il bilancio, con firme del Presidente di assemblea e del Segretario della stessa; o relazione della società di certificazione (se richiesta; è obbligatoria per le società quotate); o rendiconto (art septies) nel caso di società che costituiscono patrimoni separati; BILANCIO CONSOLIDATO In base all art. 25 del D. Lgs. 127/91 sono tenute a redigere il bilancio consolidato le seguenti imprese: o s.p.a., s.a.p.a. e s.r.l. che controllano un impresa; o enti pubblici economici, cooperative e mutue assicuratrici che controllano una s.p.a. o una s.r.l.; o società di persone i cui soci illimitatamente responsabili siano s.p.a., s.a.p.a. e s.r.l. (art. 111 duodecies disposizioni di attuazione del codice civile); La data di riferimento del bilancio consolidato coincide con la data di chiusura del bilancio di esercizio dell impresa controllante. Termine di presentazione: il bilancio consolidato deve essere depositato contestualmente al bilancio di esercizio (art. 42 D.Lgs. 127/91). Documenti da presentare: N. 1 copia dei documenti costitutivi il bilancio consolidato (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa); - relazione sulla gestione - relazione dell organo di controllo della controllante - relazione della società di revisione (nel caso di s.p.a. quotate). Non deve essere depositato l elenco dei soci ed il bilancio non viene approvato dall assemblea. N.B. La contestuale presentazione del bilancio di esercizio e di quello consolidato si effettua sempre con due adempimenti (depositi) distinti. 9

10 SOCIETA IN LIQUIDAZIONE Secondo quanto dispone l articolo 2490 c.c., i liquidatori devono allegare alla pratica la documentazione consegnata dagli amministratori (art.2487 bis, co. 3 c.c) comprendente: 1. la situazione dei conti alla data di effetto dello scioglimento; 2. il rendiconto sulla loro gestione relativo al periodo successivo all ultimo bilancio approvato. SOCIETA CONTROLLATE CHE SI AVVALGONO DELL ESONERO DI CUI ALL ART. 27, COMMI 3 E 5 D.LGS. 127/91. Nel caso di deposito di bilancio consolidato della società controllante effettuato in proprio dalla società controllata che si avvale dell esonero dalla redazione di un proprio consolidato, come previsto dall art. 27 del D.Lgs. 127/91, è possibile per la controllata depositare il bilancio consolidato della società che la controlla. Nel caso in cui la società controllante abbia sede all estero il deposito dovrà avvenire con le seguenti modalità: n. 1 copia del bilancio consolidato della società controllante se il bilancio è redatto in lingua straniera occorre allegare la traduzione giurata (art. 101 ter disposizioni di attuazione), effettuata da un perito o esperto iscritto presso il Tribunale o presso l ambasciata o il consolato italiano. BILANCIO DI SOCIETA ESTERA AVENTE SEDE SECONDARIA IN ITALIA (ART C.C.) I documenti da presentare sono: o n. 1 copia del bilancio della società estera avente le pagine numerate progressivamente. Se il bilancio è redatto in lingua straniera occorre allegare la traduzione giurata (art. 101 ter disposizioni di attuazione), effettuata da un perito o esperto iscritto presso il Tribunale o presso l Ambasciata o il Consolato italiano o n. 1 dichiarazione del legale rappresentante in Italia dell avvenuto deposito del bilancio nello Stato dove la società ha la sede legale o ricevuta dell avvenuto deposito del bilancio nello Stato della sede legale. N.B.: non è previsto il deposito dell elenco dei soci. Termine di presentazione: 45 giorni dall adempimento del deposito nello Stato dove la società ha sede legale (art. 106 Legge 89/1913). 10

11 BILANCIO DI G.E.I.E. I documenti da presentare sono: N. 1 copia del bilancio composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa numerati progressivamente. Termine di presentazione: 4 mesi dalla data di chiusura dell esercizio (art. 7 D.Lgs. 240/91). CONSORZI L art bis c.c. prevede la redazione della sola situazione patrimoniale, con l osservanza delle norme relative al bilancio di esercizio delle società per azioni, ed il deposito entro due mesi dalla data di chiusura dell esercizio. Non occorre approvazione da parte dell assemblea dei consorziati. CONSORZI DI GARANZIA FIDI Ai sensi dell art. 13 del D.L. 269/2003, convertito in Legge n. 326/2003 i consorzi che svolgono attività di garanzia collettiva devono redigere il bilancio con l osservanza delle disposizioni relative al bilancio della s.p.a. La normativa prevede il deposito del bilancio d esercizio, del verbale di approvazione e la comunicazione relativa alle modificazioni dei consorziati, che devono essere comunicate solo una volta l anno, contestualmente al deposito del bilancio ELENCO DEI SOCI La disposizione riguarda: - società per azioni, - società in accomandita per azioni, - società consortili per azioni L elenco dei soci va depositato presso il Registro delle Imprese entro 30 giorni dalla data di approvazione del bilancio di esercizio da parte delle società di capitali non quotate in un mercato regolamentato. Qualora l elenco dei soci non sia variato rispetto a quello già iscritto nel Registro delle Imprese (riferito alla data di approvazione del bilancio dell esercizio precedente), si dovrà confermare la stessa compagine sociale. Pertanto l elenco dei soci va depositato soltanto nel caso di variazione della compagine sociale della società o dell ammontare delle azioni imputate a ciascun 11

12 socio/azionista a seguito di aumento/diminuzione di capitale o di trasferimento azioni per atto tra vivi o mortis causa. A norma dell art cc, per le sole società per azioni non quotate, l elenco soci deve essere corredato dell indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro dei soci a partire dalla data di approvazione del bilancio dell esercizio precedente. N.B. Le società trasferite da altra provincia, sono tenute al deposito dell elenco dei soci anche se non sono intervenute variazioni alla compagine sociale dalla data di trasferimento alla data di approvazione del bilancio. Per le società di nuova costituzione, anche se non sono intervenute variazioni alla compagine sociale dalla data di costituzione alla data di approvazione del bilancio, viene richiesto il deposito dell elenco soci. Non devono depositare l elenco soci i consorzi, le cooperative, i GEIE, le società straniere con sede secondari in Italia, le società quotate in borsa e le società a responsabilità limitata. NOVITA Società a Responsabilità Limitata **** ai sensi dell art. 16 del D.L n. 185, modificato con Legge di conversione , è stato abolito l obbligo di deposito dell elenco soci riferito alla situazione degli assetti proprietari alla data di approvazione del Bilancio di Esercizio **** CASI PARTICOLARI Le società di capitali che si sono trasformate in società di persone e/o che sono state incorporate in altre per fusione prima dell approvazione del bilancio, non sono tenute al deposito del bilancio. Le società di persone che si sono trasformate in società di capitali sono tenute al deposito del bilancio a seconda della data di chiusura del primo esercizio prevista nell atto di trasformazione. 12

13 NOTE TECNICHE Preparazione dei documenti da depositare Consigliamo di predisporre in una cartella tutti i documenti da allegare per il deposito. Predisponete tali documenti in formato PDF, firmati digitalmente. E importante che: - Siano completi e leggibili, verificate che la conversione non tagli o perda dei dati; - Non siano protetti da password - Non contengano macroistruzioni - Non contengano scritte pubblicitarie o banner I file devono essere suddivisi come segue: - Un file unico con Prospetto Contabile e Nota integrativa - Un file con il Verbale di approvazione del bilancio - Un file per ciascuna Relazione - Un file per ciascun altro allegato Nel caso di compilazione secondo la modalità Bilanci on-line è possibile la presentazione di tutti i documenti in un unico file. Compilazione della modulistica del Bilancio Il modello e l'intera pratica possono essere predisposti scegliendo tra 3 modalità: 1. Bilanci on-line, solo per bilanci con RICONFERMA dell'elenco soci dell'anno precedente. La suddetta modalità è disponibile solo mediante connessione internet attiva, come utenti telemaco (titolari di contratto Telemacopay o altra convenzione); 2. Fedra - FedraPlus o programmi compatibili. Consigliato per coloro che sono già utenti di tali prodotto e trattano l'intera modulistica del Registro Imprese, non solo i bilanci. La suddetta modalità è disponibile sia per gli utenti telemaco (titolari di contratto Telemacopay o altra convenzione) che per tutti gli altri N.B. Non è possibile la presentazione delle pratiche al Registro Imprese con l utilizzo di versioni inferiori; le versioni precedenti saranno rifiutate dal Sistema di Protocollazione (Circolare MAP n. 3572/C del 25/02/2004 ). 13