Personale dipendente: n Abitanti Comuni del territorio: 30. Due Ospedali con complessivi n. 698 posti letto

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1 Abitanti Personale dipendente: n Due Ospedali con complessivi n. 698 posti letto Comuni del territorio: 30 bilancio 2011: ,57 (valore di produzione) ,07 (utile di esercizio)

2 U L S S GESTIONE ATTIVITA OSPEDALIERE SISTEMA CRM PER ACCESSO AI SERVIZI SOCIO SANITARI TELEMEDICINA LOGISTICA DOCUMENTI LOGISTICA PRODOTTI SISTEMA SERVIZI GENERALI AMMINISTRATIVI Work flow documentale Sistema ERP bilancio-contabilitàcontrollo di gestione Gestionale impianti/strutture e convenzione project financing Sistema di formazione on line GESTIONE ATTIVITA DISTRETTUALI D I G I T A L E

3 ATTIVITA DI LOGISTICA SANITARIA AZIENDALE aggiornamento dati a

4 AFFIDAMENTI LOGISTICI obiettivi iniziali obiettivi successivi riduzione/eliminazione scaduto farmaci tracciabilità prodotti nella fase consegna sicurezza e buona conservazione prodotti assegnazione secondo profili di reparto gestione richieste con farmaco più economico riduzione della giacenza complessiva miglioramento selettivo indice di rotazione

5 SOLUZIONE LOGISTICA ULSS ASOLO azione micro-macrologistica gestionale informatico unico bassa automazione tecnologica alto livello SLA outsourcing macrologistica governance processi professionali

6 AZIONI DI ACCOMPAGNAMENTO a. nuovi incarichi a coordinatori infermieristici e posizioni organizzative; b. affidamento funzione di consegnatario beni per responsabilità contabile a responsabili unità operative e di subconsegnatario a coordinatori infermieristici; c. applicazione stesso gestionale ICT ad utenti ULSS/Case di Riposo/Concessionario; d. gestionale ICT integrato con Bilancio, Controllo di Gestione e Cartella Clinica; e. riperimetrazione funzioni logistiche/ approvvigionamenti tra Farmacia Ospedaliera, Provveditorato e Magazzino.

7 FLUSSO SANITARIO E AMMINISTRATIVO DELLA GESTIONE DEL FARMACO OSPEDALIERO NELL ULSS DI ASOLO m fasi sanitarie fasi amministrative DDT Fattura Somministrazione Individuale del farmaco Mandato informatico fasi sanitarie m m/m M M m m partnership con DAFNE Prescrizione in reparto Richiesta di prodotto al Magazzino Convalida della richiesta Ordine informatico informatico informatica Gestione del Magazzino centrale Consegna del prodotto al reparto Scarico del prodotto da armadio di reparto fasi integrate m = micrologistica M = macrologistica

8 SPERIMENTAZIONE IN UN REPARTO bed to bed Riconoscimento Paziente Piano Terapeutico Individuale Integrazione con Cartella Clinica Informatica Somministrazione Preparazione Carrello Consegna farmaci e alimentazione armadio di reparto FLUSSO OPERATIVO SUPPORTATO DA BAR-CODE E RFID Verifica di disponibilità nell armadio di reparto Richieste cumulate automatiche al magazzino

9 PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALE VISITA PAZIENTE Visita paziente visita a letto del paziente Piano Terapeutico Individuale con tablet pc Wireless terminal Wireless terminal Access point Wireless terminal Predisposizione del piano terapeutico di somministrazione dei farmaci

10 FUNZIONI DEL PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALE Individuazione del paziente (previa applicazione di braccialetto dotato di microchip) Disponibilità on-line dei dati di ricovero -> integrazione con Cartella Clinica Definizione piano terapeutico individuale -> accesso a banche dati (CODIFA, Farmadati, ecc.) a b Gestione delle terapie non pianificate e pre-esistenti, gestione richieste motivate Verifica on-line delle possibili interazioni farmacologiche Richiesta automatica di farmaci al magazzino centrale

11 DEMATERIALIZZAZIONE DELLA GESTIONE LOGISTICA richiesta dell U.O. scarico dei consumi dell U.O. accettazione dell U.O. MAGAZZINO CENTRALE convalida della richiesta ordine del Provveditorato* fattura del fornitore** bolla di accompagnamento** * documento corredato di firma digitale del Provveditore ** documento emesso informaticamente dalle aziende aderenti al Consorzio nazionale DAFNE

12 VOLUMI DOCUMENTALI LOGISTICI anno 2011 richieste UU.OO richieste convalidate Richieste modificate ordini a fornitore bolle accompagnamento righe di carico scarichi da UU.OO

13 ORGANIZZAZIONE LOGISTICA AZIENDALE PER CENTRI DI RESPONSABILITA AREA N. % Ospedale ,55 Distretti 82 24,85 Altri Servizi 32 9,70 Case di Riposo 36 10,91 TOTALE ,00

14 RICHIESTE INFORMATICHE DELLE UNITA OPERATIVE AL MAGAZZINO CENTRALE (anno 2011) 0,31 34,6 65,09 Richieste per consegne (2011) TIPO N. % Ordinarie ,09 Urgenti ,60 di Emergenza 120 0,31 TOTALE ,00

15 PROTOCOLLO DI CONVALIDA DELLE RICHIESTE a. Verifica appartenenza al profilo di reparto del PTO. b. Esame motivazione della richiesta extra PTO. c. Verifica giacenza: nell Unità Operativa richiedente; in altra Unità Operativa della sede; in Magazzino Centrale. d. Proposta alternativa farmaco meno costoso. e. Verifica livello riordino al fornitore.

16 RICHIESTE INFORMATICHE AL MAGAZZINO CENTRALE DELLE UNITA OPERATIVE E MODIFICHE DELLE RICHIESTE IN SEDE CONVALIDA richieste modifiche

17 ORGANIZZAZIONE MAGAZZINO CENTRALE operatori Magazzino operatori magazzino n. 14 operatori per consegne n. 5 collaborazione con DAFNE consegne nelle UU.OO. richiedenti tracciabilità bed-to-bed per evitare dispersioni applicazione FIFO per evitare scaduto organizzazione su processi professionali gestione integrata con micrologistica estensione per case di riposo dati Magazzino superficie mq posti pallets n veicoli attrezzati n. 3 gestione beni magazzino beni in transito Magazzino unico aziendale

18 DEMATERIALIZZAZIONE DELLA GESTIONE LOGISTICA richiesta dell U.O. scarico dei consumi dell U.O. convalida della richiesta accettazione dell U.O. MAGAZZINO CENTRALE ordine del Provveditorato* fattura del fornitore** bolla di accompagnamento** * documento corredato di firma digitale del Provveditore ** documento emesso informaticamente dalle aziende aderenti al Consorzio nazionale DAFNE

19 PARTNERSHIP ULSS ASOLO/CONSORZIO DAFNE PER DEMATERIALIZZAZIONE (al ) (dati DAFNE su totali ULSS) ORDINE INFORMATICO con firma digitale 63 BOLLA INFORMATICA FATTURA INFORMATICA 2,91 15 Percentuale

20 AZIENDE PARTECIPANTI AL PROGETTO ULSS ASOLO / CONSORZIO DAFNE ABBOT; AMGENDOMPE ; ANGELINI; ASTELLAS; ASTRAZENECA; BAXTER; BAYER; BOEHRINGER INGELHEIM; BMS; BRACCO; CHIESI; CONVATEC; CSL BEHRING; ELY LILLY; FIDIAPHARMA; PRODOTTI FORMENTI; GSK; F.I.R.M.A.; GUIDOTTI; LUSOFARMACO; MENARINI; MALESCI; MYLAN S.P.A.; NOVARTIS; PFIZER; ROCHE; SANDOZ; SANOFI-AVENTIS; SIGMA TAU; BIOFUTURA PHARMA; TEVAITALIA; VIIV HEALTHCARE pari al 63% valore delle forniture

21 ARRIVI DA FORNITORE DA 2008 A 2011 DESCRIZIONE DDT ricevuti da fornitore RIGHE ricevute, pari a righe di carico Addetti impegno per operatore Righe picking lavorate Addetti impegno operatore

22 CADENZE DI CONSEGNA DAL MAGAZZINO CENTRALE Reparti ospedalieri (alta intensità) Reparti ospedalieri (bassa intensità) Servizi sanitari territoriali Case di Riposo 2 volte alla settimana (con 5 giorni di presenza) 1 volta alla settimana (con 5 giorni di presenza) 1 volta alla settimana (con 5 giorni di presenza) quindicinale Servizi generali quindicinale

23 VALORE BENI ORDINATI PER MAGAZZINO CENTRALE E INDICE DI ROTAZIONE Anno Importo ordinato IVA inclusa Giacenza Magazzino Centrale Indice di rotazione , , , , , ,16

24 giorni TEMPO DI PERMANENZA BENI SANITARI ULSS Asolo 10 Media Regione Veneto (2011) anno

25 giorni TEMPO DI PERMANENZA FARMACI ULSS Asolo Media Regione Veneto (2011) anno

26 giorni 120 TEMPO DI PERMANENZA PRESIDI CHIRURGICI ULSS Asolo Media Regione Veneto (2011) anno

27 giorni 70 TEMPO DI PERMANENZA MATERIALI DIAGNOSTICI ULSS Asolo Media Regione Veneto (2011) anno

28 COMPOSIZIONE RIMANENZE BENI SANITARI - anno ,67% presidi chirurgici e materiali sanitari ,66% materiali protesici ,32% materiali diagnostici radiologici ,00% materiali diagnostici prodotti chimici ,31% farmaci ed emoderivati ,04% altri beni e prodotti sanitari ,00% TOTALE

29 RIMANENZE MAGAZZINI DI REPARTO (al ) Farmaci e prodotti sanitari ed economali: Valori Assoluti % prodotti in transito ,73 prodotti da Magazzino Caerano San Marco ,27 TOTALE ,00

30 OTTIMIZZAZIONE GIACENZE giorni (giacenze) giorni dell anno

31 OTTIMIZZAZIONE GIACENZE 2008 Livello riordino pari al consumo di 45 gg 20 gg tempo gestione + consegna 25 gg scorta di sicurezza Lotto riordino pari al consumo di 45 gg freq. ordinativi anno 8 IR 7,73 IC (gg) 47, Livello riordino pari al consumo di 25 gg 20 gg tempo gestione + consegna 5 gg scorta di sicurezza Lotto riordino pari al consumo di 40 gg freq. ordinativi anno 9 IR 14,99 IC (gg) 24, Livello riordino pari al consumo di 25 gg 20 gg tempo gestione + consegna 5 gg scorta di sicurezza Lotto riordino pari al consumo di 36 gg freq. ordinativi anno 10 IR 16,32 IC (gg) 22, Livello riordino pari al consumo di 25 gg 20 gg tempo gestione + consegna 5 gg scorta di sicurezza Lotto riordino pari al consumo di 25 gg freq. ordinativi anno 15 IR 21,36 IC (gg) 17,09

32 GESTIONE LOGISTICA AZIENDALE PER CONSISTENZA DI SCARICHI INFORMATICI A CONSUMO (anno 2011) AREA N. % Ospedale ,58 Distretti ,29 Servizi Amministrativi ,65 Dipartimento di Prevenzione ,48 TOTALE ,00

33 OPERAZIONI INFORMATICHE DI SCARICO A CONSUMO DEI REPARTI

34 PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALE PREPARAZIONE FARMACI SUL CARRELLO Riconoscimento dell operatore incaricato Carico del carrello Sincronizzazione con Magazzino di reparto Farmacia di reparto Wireless terminal Access point Wireless terminal Wireless terminal L operatore incaricato si autentica (con braccialetto Tag RFID assegnato) sul palmare in dotazione e accede al SIO; richiama e legge il foglio di lavoro di somministrazione dei farmaci; procede con il carico del carrello (magazzino mobile). Il magazzino mobile è sincronizzato con il magazzino di reparto ciò consente di allineare le giacenze tra il magazzino di reparto e il magazzino centrale.

35 PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALE FASE DI SOMMINISTRAZIONE DEI FARMACI Riconoscimento del paziente attraverso il braccialetto TAG RFID Visualizzazione piano Somministrazione farmaci Somministrazione farmaci Sicura Wireless terminal Access point Wireless terminal Wireless terminal Identificazione paziente tramite il braccialetto Tag RFID Visualizzazione piano di somministrate su palmare Somministrazione farmaco con controllo attraverso lettura del bar code Alimentazione del fascicolo sanitario elettronico del paziente.

36 FUNZIONI DEL SISTEMA INFORMATICO DI SOMMINISTRAZIONE FARMACI Preparazione del carrello mediante lettura BarCode etichette farmaci Riconoscimento del paziente tramite interazione RFID su dispositivo wireless direttamente a letto Scarico unità posologica da carrello mediante lettura BarCode etichette farmaci Somministrazione farmaci mediante scarico/lettura BarCode su etichetta Gestione contabile dei dati di consumo unitario -> interazione con Contabilità Integrazione dati di consumo con cartella clinica

37 PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALE IL BRACCIALETTO TAG RFID E un nuovo braccialetto che può presentare simultaneamente codice a barre e TAG RFID (adeguatamente programmati alla frequenza di 13,56 Mhz); è pensato per l'utilizzo in ambito ospedaliero e per sfruttare le diverse caratteristiche di etichette e barcode, riuscendo a garantire una maggior efficienza, comunicazione e prevenzione degli errori all'interno della struttura nel reparto operatore ammalato. I braccialetti sono conformi alle norme vigenti in Italia in materia di radiofrequenza. I dati crittografati, sono memorizzati sul braccialetto del paziente in base allo standard Iso

38 U L S S D I G I T A L E GESTIONE ATTIVITA OSPEDALIERE SISTEMA CRM PER ACCESSO AI SERVIZI SOCIO SANITARI LOGISTICA DOCUMENTI IL FLUSSO DOCUMENTALE CLINICO

39 IL SISTEMA OPERATIVO DEL DATA REPOSITORY ACCESSO CON SMART CARD DISPONIBILITA DOCUMENTALE ON LINE SERVIZI WEB ON DEMAND CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN CLOUD ARCHIVIAZIONE FISICA INAMOVIBILE RIPRODUZIONE DOCUMENTALE DAL D.D.C. FUNZIONI DI KNOWLEDGE MANAGEMENT DIGITALIZZAZIONE INTEGRAZIONE D.D.C. CON SISTEMA DIGITALE RICOVERI

40 ALIMENTAZIONE DEL DEPOSITO DIGITALE CLINICO AZIENDALE cartelle cliniche archiviate cartelle ambulatoriali all anno cartelle ambulatoriali cartelle cliniche di ricovero telemedicina verbali di Pronto Soccorso assistenza territoriale in sviluppo referti clinici risultati clinici all anno verbali all anno

41 LA BANCA DATI CLINICA AZIENDALE sistema integrato piattaforma tecnologica RIS-PACS LIS ARCA PS SISTEMI ESTERNI DEPOSITO DIGITALE RADIOLOGIA MEDICINA NUCLEARE CARDIO LOGIA AREA CRITICA LABORATORIO ANALISI DIPARTIMENTALI VARI PRONTO SOCCORSO MEDICI DI FAMIGLIA cartelle cliniche referti testuali ed iconografici referti testuali ed iconografici referti testuali ed iconografici referti testuali referti testuali e cartelle ambulatoriali verbali pronto soccorso ricette risultati clinici cartelle ambulatoriali all anno all anno DATA REPOSITORY CLINICO MEDICI DELL AZIENDA CITTADINI MEDICI CURANTI

42 DIFFUSIONE FIRMA DIGITALE OPERATORI ULSS (al ) Medici dipendenti 98% Medici specialisti convenzionati 100% Medici continuità assistenziale 97% Tecnici Radiologia 100%

43 AVEVAMO 27 ARCHIVI CARTACEI Documentazione amministrativa Documentazione sanitaria Cartelle cliniche (dal 1905) Numero di sedi Consistenza in metri lineari TOTALE

44 L ARCHIVIO UNICO AZIENDALE (DAL 2004) DEPOSITO DIGITALE AZIENDALE

45

46 FASCICOLO SANITARIO ELETTRONICO

47 IL FASCICOLO SANITARIO

48 DOWNLOADING REFERTI CLINICI novembre novembre novembre ,01 Referti di : Laboratorio Analisi; Radiologia; Cardiologia; Anatomia Patologica; Trasfusionale. novembre ,07 gennaio 2012