FIxO S&U. Programma Formazione ed Innovazione per l Occupazione Scuola & Università. Guida per gli Operatori delle scuole

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1 Programma Formazione ed Innovazione per l Occupazione Scuola & Università Guida per gli Operatori delle scuole all utilizzo della Piattaforma Plus

2 Sommario 1. INTRODUZIONE REGOLE PER LA NAVIGAZIONE ABILITAZIONE ALL UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA COSA RENDICONTARE TIPOLOGIA DEL DOCENTE/TUTOR INDICAZIONI OPERATIVE PER LE SCUOLE LE FASI DEL PROCESSO FLUSSO PROCEDURALE INSERIMENTO E VERIFICA DEI DATI DELLO STUDENTE SCHEDA ANAGRAFICA RICERCA/MODIFICA DATI PATTO DI SERVIZIO PREMESSA PIANO PERSONALIZZATO INSERIMENTO E PIANIFICAZIONE ATTIVITÀ STAMPA PIANO PERSONALIZZATO GESTIONE ESITI CONSUNTIVAZIONE ATTIVITÀ TRACCIABILITÀ DELL ATTIVITÀ DOCENTE/TUTOR REVOCHE FINE ATTIVITÀ CONTROLLO DELL ATTIVITÀ DOCENTE/TUTOR STAMPA RIEPILOGATIVA DELL ATTIVITÀ RENDICONTAZIONE ATTIVITÀ... 39

3 4 AREE SPECIALI STRUMENTI DI MONITORAGGIO DOCUMENTI STRUMENTI E LINK ASSISTENZA RILASCIO CREDENZIALI DI ACCESSO ALLA PIATTAFORMA PLUS RECUPERO DELLE CREDENZIALI DI ACCESSO ALLA PIATTAFORMA PLUS... 65

4 1. Introduzione La piattaforma ha l obiettivo di supportare l operatore scolastico nella gestione e monitoraggio delle attività individuali, previste dal percorso personalizzato di orientamento e placement e nella rendicontazione dei percorsi realizzati con gli studenti, per i quali la scuola può chiedere ad Italia Lavoro l erogazione del contributo economico. Il processo da seguire previsto dalla piattaforma, si articola nel seguente modo: 1. Inserimento/verifica dei dati anagrafici: è la fase propedeutica a tutte le altre e si compone di due sezioni: - una parte obbligatoria che prevede l inserimento dei dati anagrafici dello studente; - il completamento dei dati anagrafici con le informazioni relative ai titoli di studio e alle esperienze professionali; questa parte è facoltativa, ma utile ad avere a disposizione tutti i dati di interesse dello Studente. 2. Accoglienza: consente la gestione delle informazioni relative al fascicolo personale compilato nella fase precedente. 3. Gestione del Patto di Servizio: consente la redazione del Patto di Servizio propedeutico all attivazione del Piano Personalizzato. 4. Gestione del Piano Personalizzato: è la fase che dalla stipula del programma di attività concordate fra studente e istituto scolastico porta alla verifica dell esito dell intervento e della relativa consuntivazione; consente di pianificare le singole attività previste dal Piano stesso, gestire l esito delle attività, sia di quelle effettivamente svolte che di quelle non eseguite, consuntivare le sole attività effettivamente svolte e le Pag. 4 di 65

5 informazioni relative al Docente/Tutor che le ha effettivamente svolte, chiudere le attività e di eseguire la stampa, in formato PDF, delle stesse. 5. Rendicontazione: consente di attivare il processo relativo alla richiesta di pagamento di ogni singolo percorso personalizzato svolto. 1.1 Regole per la navigazione L operatore della Scuola carica le informazioni richieste utilizzando diverse tipologie di campi e delle icone con specifiche funzionalità descritte nelle tabelle seguenti: Campi a testo libero Campi obbligatori (indicati con un asterisco) Campi con menù a tendina Campi per la ricerca delle schede Campi affiancate da icone in cui è possibile indicare anche solo parte dell informazione da ricercare (es rist per ristorazione) o il carattere % per ricerche parziali. Il simbolo consente di selezionare informazioni in archivio. Il simbolo consente di cancellare il testo inserito. Questo simbolo consente di ricaricare la lista di un menù a tendina (es selezionata provincia si carica l elenco dei comuni appartenenti alla provincia selezionata). L icona ed il link consente di visualizzare i dati in dettaglio. Pag. 5 di 65

6 L icona ed il link consente di accedere in modifica ai dati selezionati. NB: per non perdere i dati caricati utilizzare i tasti di navigazione della piattaforma e non quelli del browser o di Internet Explorer (es. non dare l invio con il comando sulla tastiera, per andare avanti e indietro non utilizzare le frecce del browser, per annullare i dati inseriti usare il tasto Annulla digitazione ). 1.2 Abilitazione all utilizzo della piattaforma Al fine dell utilizzo della piattaforma è necessario che il computer utilizzato abbia i seguenti prerequisiti: connessione a internet; installazione di Excel e Adobe Reader (o altro programma che consenta la visualizzazione di file in formato.pdf ); collegamento a stampante e scanner. Si suggerisce da subito di disattivare il blocco dei POP Up al fine di non avere problemi nella navigazione. A tal fine seguire la procedura visualizzata nella schermata successiva: L operatore della Scuola, ricevute le credenziali (vedi di seguito Rilascio credenziali di accesso alla Piattaforma Plus), accede al sistema attraverso il seguente indirizzo Internet: Pag. 6 di 65

7 inserendo il nome dell utente (user ID) e la password ricevuta. Al primo ingresso, ad ogni utente abilitato, verrà richiesto di modificare la password. Dopo tre inserimenti del nome utente e della password errati, il sistema comunica il massimo di tentativi di inserimento. Per accedere nuovamente all applicativo è necessario reinserire l indirizzo: Dopo aver inserito le credenziali corrette appare la schermata di Homepage della piattaforma Plus del Progetto FIxO. Pag. 7 di 65

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9 1.2.1 Cosa rendicontare Con la sottoscrizione del Patto di Servizio, e la relativa pianificazione ed esecuzione delle attività che costituiscono il percorso personalizzato di orientamento e placement scolastico, sarà possibile, da parte degli istituti, rendicontare le attività stesse secondo quanto indicato di seguito. Il percorso personalizzato ha una durata minima di 7 ore di colloqui individuali in cui è coinvolto il singolo studente. È previsto che il destinatario dell intervento usufruisca di tutti i servizi proposti all interno del percorso personalizzato e la durata di tali servizi può variare in funzione delle esigenze del singolo diplomando/diplomato come meglio rappresentato nella tabella seguente. PERCORSO PERSONALIZZATO DI ORIENTAMENTO E PLACEMENT Servizio Durata in ore Accoglienza e accesso ai servizi 1 Colloquio di orientamento da 1 a 3 ore Definizione del PIP 1 Tutoring e counselling orientativo Da 1 a 3 ore Scouting aziendale e ricerca attiva del lavoro Da 1 a 3 ore Totale ore da effettuare 7 Il percorso prevede che siano erogate 7 ore (1 ora = 60 minuti) di attività individualizzate svolte in presenza del destinatario. Per ricevere il contributo previsto, la Scuola deve erogare tutte le 7 ore, rispettando i valori minimi e massimi riportati in tabella. Pag. 9 di 65

10 1.3 Tipologia del Docente/Tutor Il personale che potrà svolgere le attività di docenza inerenti i percorsi di orientamento e placement può essere sia interno che esterno all istituto; per quest ultima tipologia si potrà trattare di: o persona singola: professionista a partita IVA, occasionale, ecc con cui l Istituto scolastico ha definito un contratto/accordo individuale; o persona facente parte dei soggetti della rete/partner come: CPI, Università, Enti di Formazione, Associazioni datoriali e di categoria, Agenzie del Lavoro, Organizzazioni sindacali, Camere di commercio, imprese; Attenzione: per essere considerati soggetti della rete/partner la scuola deve aver sottoscritto con tali soggetti uno specifico accordo di rete / partenariato per la realizzazione delle attività. o persona facente parte di una società esterna specificatamente contrattualizzata per l erogazione di ore di docenza nell ambito dei percorsi personalizzati di orientamento e placement. Pag. 10 di 65

11 1.4 Indicazioni operative per le scuole Per gli istituti che hanno già iniziato a inserire i dati relativi alla consuntivazione delle attività (vedi Consuntivazione attività), prima del 17/02/2014 e che dovranno obbligatoriamente completare tali informazioni con quelle relative al personale che le ha effettivamente svolte, si suggerisce di raccogliere, per ogni Docente/Tutor, i seguenti dati per poter procedere nel mino tempo possibile: codice fiscale; cognome e nome; sesso; data di nascita; comune/stato di nascita. Si consiglia, altresì, di raccogliere l eventuale documentazione utile ad attestare le attività svolte per ogni singolo studente (come, ad esempio, convocazioni, registri, schede e dossier dei ragazzi). Tutto questo in conformità di quanto già indicato dal capo progetto, nella mail inviata a tutte le scuole in data 19/12/2013. Pag. 11 di 65

12 2 Le Fasi del Processo 2.1 Flusso procedurale Pag. 12 di 65

13 2.2 Inserimento e verifica dei dati dello studente La prima fase è rappresentata dall inserimento nella piattaforma dei dati anagrafici dello Studente destinatario dell intervento. Attraverso la voce Offerta, del menù orizzontale presente sulla homepage, si ha accesso alla sezione dedicata all inserimento, visualizzazione e modifica delle informazioni anagrafico dello studente destinatario dell intervento. La Scheda Anagrafica raccoglie le informazioni sullo studente. Tali informazioni andranno a costituire il suo fascicolo personale. Ai fini dell inserimento sulla Piattaforma di questa tipologia di dati si deve procedere cliccando sul tasto Offerta della Homepage, da dove si potrà accedere selezionando Inserisci Scheda alla schermata che consente di inserire i dati relativi al destinatario. Pag. 13 di 65

14 2.1.1 Scheda anagrafica Nel dettaglio, la scheda anagrafica del destinatario è articolata in sezioni e prevede l inserimento delle seguenti informazioni (quelle contrassegnate con l asterisco sono obbligatorie e senza l inserimento di queste non sarà possibile procedere con il salvataggio e la compilazione): Dati personali Codice fiscale (campo obbligatorio) è importante verificare il CF del destinatario dal menù orizzontale Strumenti e Link/Link Utili/Verifica Codice Fiscale, se il CF dovesse essere inesistente non potranno essere autorizzati i pagamenti; Sesso (campo obbligatorio); Cognome (campo obbligatorio); Nome (campo obbligatorio); Pag. 14 di 65

15 Comune di nascita; Provincia di nascita; Stato di nascita; Data di nascita (campo obbligatorio); Cittadinanza (campo obbligatorio); Notizie sui cittadini stranieri Extra-UE (tali campi non vanno compilati per i destinatari con cittadinanza italiana) Tipo e numero del documento; Motivo del permesso; Validità (in caso non fosse presente la data fine del PdS, inserire la data del ); Data di rilascio; Nel caso di difficoltà di reperire tali informazioni, relativamente ai minori stranieri, il sistema accetta, come valori di default, i seguenti dati: numero del permesso: AA001 ; motivo del permesso: Minore età o Studio : data rilascio: 01/01/2013 ; data fine: 31/12/2014 ; Domicilio - Provincia (campo obbligatorio); - Comune (campo obbligatorio); - Indirizzo (campo obbligatorio); - C.A.P. (campo obbligatorio); - Località; Residenza (nel caso questa coincida con il Domicilio, si deve omettere la compilazione dei campi di riferimento avendo l accortezza di spuntare in corrispondenza della dicitura Uguale a Domicilio ). Pag. 15 di 65

16 Autorizzazione al trattamento dei dati personali (D.Lgs. 196/2003) In questa sezione si richiede che l informativa sul trattamento dei dati personali venga letta, accettata e sottoscritta attraverso l apposito collegamento; quindi che si autorizzi al trattamento dei dati personali attraverso apposita spunta. N.B.: probabilmente il caricamento dei dati degli studenti sarà fatto dal personale scolastico. È necessario, quindi, che la Scuola abbia preventivamente ricevuto l autorizzazione da parte dello Studente al caricamento dei suoi dati, nel rispetto della normativa sulla privacy. Successivamente, al completamento degli step sopra indicati, sarà possibile procedere al salvataggio, quindi inserire, in fondo alla stessa pagina, nella sezione Recapiti uno o più recapiti di riferimento del destinatario selezionando preventivamente, dall apposito menù a tendina, la tipologia dello stesso. Il comando Conferma permette il salvataggio dell ulteriore informazione. Questa procedura può essere seguita più volte per l inserimento di più recapiti, mentre eventuali errori vengono segnalati in colore rosso in cima alla pagina a seguito della conferma dell inserimento. Il completamento della sezione anagrafica dà inoltre modo di poter accedere, ancora una volta nella stessa pagina, alla compilazione delle schede relative alle Esperienze e Altre informazioni. La scheda Esperienze prevede ulteriori 2 sotto-schede la cui compilazione è possibile selezionando, di volta in volta, quella di interesse. Pag. 16 di 65

17 NB: la compilazione delle schede esperienza professionale e al titolo di studio non è obbligatoria e può essere compilata durante tutto il percorso di inserimento, si ritiene comunque utile e consigliabile la sua compilazione al fine della costruzione del curriculum vitae dello studente attraverso la funzionalità Fascicolo Personale. Per procedere all inserimento dei dati, relativi alle esperienze professionali o ai titoli di studio, occorre selezionare la scheda che si intende compilare e cliccare il comando Inserisci : si accede così alla pagina per l inserimento delle informazioni che potranno poi essere salvate attraverso l apposito comando Salva nel riquadro in basso a sinistra della pagina. Pag. 17 di 65

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19 2.1.2 Ricerca/Modifica dati L attività di ricerca può essere fatta per nominativo del destinatario attraverso l apposita funzione Selezione Target cliccando sul comando Singolo attraverso l inserimento di almeno un dato tra Nome, Cognome, Data di Nascita e Codice Fiscale. NB: se si desidera visualizzare l elenco di più destinatari si può inserire il simbolo % al posto del cognome (tale elenco visualizzerà comunque 50 nominativi al massimo; per la visualizzazione di tutti i nominativi inseriti in archivio si rimanda alle funzioni previste nella sezione Statistiche ). La ricerca effettuata secondo tali modalità consentirà attraverso il comando Modifica, previa selezione del nominativo, di accedere ai dati inerenti l Accoglienza ( Dati Anagrafico-Professionali e Fascicolo Personale ); quindi procedere alla modifica o integrazione delle informazioni e dei dati già inseriti. Pag. 19 di 65

20 2.3 Patto di Servizio Premessa Attenzione: non c è un esatta corrispondenza terminologica tra il modello di servizio FIxO e quanto riportato sul menù a sinistra della Piattaforma Plus da utilizzare per la gestione dei percorsi di orientamento e placement scolastico del progetto stesso. L Accoglienza, come voce di menù della piattaforma Plus, consente di utilizzare le funzioni relative ai dati anagrafico-professionali dello studente e di visualizzare il suo fascicolo personale, nel quale sono raccolte tutte le informazioni relative allo stesso presenti in archivio. Dalla voce di menù Pianificazione sono invece attivabili le funzioni che consentono di gestire il Patto di Servizio e il Piano Personalizzato dello studente. Una volta terminato il colloquio di accoglienza, in cui sono esplorati i bisogni dello studente e illustrati i servizi di placement e il percorso proposto, è possibile generare il Patto di Servizio. La piattaforma permette l inserimento, la visualizzazione e la stampa del Patto di Servizio per il nominativo di interesse. Pag. 20 di 65

21 NB: nel campo obbligatorio Data sottoscrizione deve essere inserita la data di effettiva sottoscrizione del Patto di Servizio. Al termine della compilazione, dopo aver cliccato sul tasto Salva, il Patto sarà salvato in versione bozza, che potrà essere stampata in formato PDF e sarà sempre modificabile. Utilizzando il tasto Archivia si procede con l elaborazione del Patto in modo definitivo e non sarà più possibile apportare modifiche. Si consiglia, pertanto, di utilizzare il pulsante Archivia solo quando si è sicuri dei dati inseriti nel Patto. La data di sottoscrizione del Patto di Servizio dovrà comunque essere inserita a mano sulla copia cartacea del patto stesso, copia che sarà poi effettivamente firmata dalla studente (o dai genitori) e dal personale del servizio di placement scolastico che ha preso in carico lo studente. È obbligatorio, pertanto, che questa data corrisponda alla data di svolgimento dell accoglienza, data che verrà inserita nella successiva gestione del Patto Personalizzato (vedi 2.3 Piano Personalizzato - Accoglienza). Pag. 21 di 65

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23 Una volta definitivo il Patto deve essere stampato in duplice copia, completato con l indicazione dei bisogni dello Studente emersi durante il colloquio di accoglienza e con le attività che articoleranno il percorso di orientamento e placement scolastico. NB: qualora l istituto abbia utilizzato un format diverso da quello previsto dalla piattaforma, non sarà necessario procedere con la stampa del patto nel formato Plus. Questo viene, quindi, sottoscritto sia dallo Studente (o dal genitore in caso di minore) che dall Operatore dell Istituto: una copia viene consegnata allo studente, una copia viene archiviata dalla scuola. Si ricorda ancora che utilizzando il tasto Archivia si procede con l elaborazione del Patto di Servizio in modo definitivo e non sarà più possibile apportare modifiche. Si raccomanda, pertanto, di utilizzare il pulsante Archivia solo quando si è sicuri dei dati inseriti nel Patto. NB: qualora il Patto di Servizio venga archiviato con un data sottoscrizione errata, sarà necessario comunicarlo al progetto (scrivendo una mail all indirizzo plusfixoscuola@italialavoro.it). ATTENZIONE: il modello di servizio FIxO considera la data di elaborazione del Patto di Servizio come l inizio dell erogazione dei servizi allo Studente, pertanto tutte le date che saranno inserite nel Piano Personalizzato (vedi capitolo successivo) non dovranno essere anteriori alla data del Patto di Servizio. Pag. 23 di 65

24 2.4 Piano Personalizzato Una volta generato e sottoscritto il Patto di Servizio, è possibile generare e attivare il Piano Personalizzato, che rappresenta il percorso personalizzato di orientamento e placement della durata di 7 ore di colloqui individuali in cui è coinvolto il singolo studente. È previsto che il destinatario dell intervento usufruisca di tutti i servizi proposti all interno del percorso personalizzato e la durata di tali servizi può variare in funzione delle esigenze del singolo diplomando/diplomato come meglio rappresentato nella tabella seguente. PERCORSO PERSONALIZZATO DI ORIENTAMENTO E PLACEMENT Servizio Durata in ore Accoglienza e accesso ai servizi 1 Colloquio di orientamento da 1 a 3 ore Definizione del PIP 1 Tutoring e counselling orientativo Da 1 a 3 ore Scouting aziendale e ricerca attiva del lavoro Da 1 a 3 ore Totale ore da effettuare 7 Il percorso prevede che siano erogate 7 ore (1 ora = 60 minuti) di attività individualizzate svolte in presenza del destinatario. Per ricevere il contributo previsto, la Scuola deve erogare tutte le 7 ore, rispettando i valori minimi e massimi riportati in tabella. Questa sezione della piattaforma consente, nello specifico, di pianificare, gestire l esito e consuntivare le attività che compongono il percorso personalizzato: al termine di tali attività sarà possibile effettuare la stampa riepilogativa del Piano Personalizzato. Pag. 24 di 65

25 2.4.1 Inserimento e pianificazione attività Con questa funzione si pianificano le attività che compongono il percorso di orientamento e placement della durata complessiva di almeno sette ore. Le sette ore devono essere conformi a quanto previsto da Modello di Servizio, allegato 1 dell Avviso Pubblico. Per la creazione del Piano Personalizzato utilizzare il tasto Genera da Template. Nella fase di creazione del Piano Personalizzato è di fondamentale importanza valorizzare correttamente la data di generazione del piano, che deve coincidere con la data di sottoscrizione del Patto di Servizio (vedi 2.2 Il Patto di Servizio), perché il sistema non permetterà, in seguito, di inserire nessuna attività con data anteriore a quella di generazione del piano stesso. Pag. 25 di 65

26 Una volta generato il Piano Personalizzato è possibile pianificare le attività previste per il percorso personalizzato. NB: la scuola deve pianificare le attività relative ai percorsi di orientamento e placement scolastico: sulla piattaforma Plus sarà sufficiente inserire, per ogni singolo percorso, soltanto la pianificazione della prima attività/ora (accoglienza) e dell ultima attività/ora (mediazione al lavoro). In questa schermata la scuola seleziona il dettaglio di ogni singola attività. Pag. 26 di 65

27 Nella pagina di dettaglio è obbligatorio inserire: data inizio prevista (obbligatoria); La scuola può (non è obbligatorio) inserire le informazioni relative a: obiettivi da template: scegliere fra gli obiettivi indicati nelle ipotesi di descrizione, contenute nel documento DESCRIZIONE TEMPLATE, quelli che si ritiene utile raggiungere relativamente allo studente beneficiario del percorso e aggiungerne altri se si ritiene necessario; modalità verifica: scegliere tra le modalità operative, indicate nelle ipotesi di descrizione, contenute nel documento DESCRIZIONE TEMPLATE, quelle che si intende realizzare al fine di raggiungere gli obiettivi indicati relativamente allo studente beneficiario del percorso; data fine prevista. Una volta effettuata e verificata la pianificazione delle attività del Piano Personalizzato, questo deve essere archiviato perché assuma lo stato di definitivo e poter così procedere con le fasi di gestione degli esiti e consuntivazione. ATTENZIONE: si ricorda che, dalle pagine di dettaglio per la gestione delle singole attività nonché da quella di gestione del Piano Personalizzato, è necessario uscire utilizzando sempre l apposito tasto Salva. NB: qualora il Piano Personalizzato venga archiviato prima di aver completato la pianificazione delle attività obbligatorie (prima e ultima ora) che lo compongono sarà necessario comunicarlo al progetto (scrivendo una mail all indirizzo plusfixoscuola@italialavoro.it). La piattaforma consentirà comunque di continuare a inserire le informazioni relative allo svolgimento e consuntivazione del percorso fino alla rendicontazione economica dello stesso Stampa Piano Personalizzato Al termine della pianificazione delle attività (vedi paragrafo precedente), che vanno a comporre il Piano Personalizzato dello Studente e prima di renderlo definitivo, è consigliato utilizzare la funzione di stampa del Piano Personalizzato per controllare e verificare che le attività pianificate siano rispondenti, come quantità e composizione, a quelle richieste sul bando. Pag. 27 di 65

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29 2.4.3 Gestione esiti Una volta pianificate le attività, l Operatore Scolastico può gestire le informazioni relative agli esiti cioè all effettiva realizzazione delle attività concordate, utilizzando la funzione Gestisci esito, selezionando ogni singola attività svolta e inserire: la data inizio e data fine dell attività effettivamente realizzate: queste due date, entrambe obbligatorie, dovranno necessariamente coincidere; l esito dell attività selezionando i possibili valori attraverso un menù a tendina; Note: campo libero in cui inserire osservazioni circa lo svolgimento (modalità, procedure, ) delle attività svolte. NB: per le attività non svolte devono essere comunque inseriti le date (data di registrazione)e l esito selezionando, dal menù a tendina, la voce Non avviata o annullata. In caso di tirocini e/o assunzioni, con date successive alla data di chiusura del percorso si devono inserire, per queste due voci, la data di chiusura del percorso, nel campo esito verrà selezionata la voce Attività conclusa e nel relativo campo note le date effettive di inizio e fine del tirocinio/assunzione. Pag. 29 di 65

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31 2.4.4 Consuntivazione attività Successivamente alla gestione dell esito delle attività realizzate, tali attività devono essere consuntivate. La funzione è attivabile attraverso la voce Consuntivo della pagina di gestione del percorso scolastico. Le informazioni da inserire, solo per le attività effettivamente svolte, sono: le ore: deve essere impostata a 1 (il sistema segnala, come errore, valori superiori - vedi quanto riportato nella tabella a pag. 24); Pag. 31 di 65

32 la voce Costo, determinata automaticamente attraverso la routine Calcola Costo posizionata accanto al campo, viene valorizzata di default a zero. Tracciabilità dell attività Docente/Tutor In questa funzione, inoltre, è stata prevista una specifica sezione per l inserimento delle informazioni relative al Docente/Tutor, cioè della persona che ha effettivamente realizzato, insieme allo studente, le attività che hanno articolato il percorso di orientamento e placement scolastico, che devono essere obbligatoriamente attività individuali e personalizzate sulle specifiche esigenze degli studenti. Le informazioni da inserire, tutte obbligatorie, sono: il codice fiscale del Docente/Tutor; il cognome e nome del Docente/Tutor; il sesso, la data e il luogo di nascita del Docente/Tutor. Il sistema prevede un controllo sul totale delle ore giornaliere che possono essere imputate, per un singolo docente/tutor, nell erogazione delle attività di orientamento e placement: il massimale giornaliero consentito è di otto ore per cui, qualora il sistema rilevi che, in un determinato giorno, un docente/tutor abbia già raggiunto questa quota, verrà visualizzato un messaggio di warning in cui sono riportati gli estremi del docente/tutor e i riferimenti degli studenti già associati, per quel giorno, a quel docente/tutor. Di seguito è visualizzato il messaggio warning che il sistema propone nel caso il docente abbia superato il tetto delle otto ore giornaliere. Pag. 32 di 65

33 Il messaggio non è bloccante e consente, attraverso specifica conferma, di proseguire l operazione di associazione attività-docente/tutor (vedi paragrafo successivo). Si suggerisce, comunque, di verificare subito la segnalazione, in modo da risolvere le incongruenze segnalate dal sistema circa l effettivo impiego di un determinato Docente/Tutor in uno specifico giorno, su uno o più percorsi : questa incongruenza, se non risolta, non consentirà di chiudere con successo il percorso in oggetto attraverso la funzione di Fine Attività. Si ricorda che ogni Docente/Tutor non può svolgere, nell arco di una singola giornata, più di otto ore come operatore del servizio di placement scolastico. Pag. 33 di 65

34 2.4.5 Revoche Qualora le informazioni relative all esecuzione delle attività previste nel percorso e alla loro consuntivazione, siano da correggere, ad esempio per una errata imputazione di ore ad un determinato Docente/Tutor, è possibile cancellare quanto inserito (nelle funzioni Gestisci Esito e Consuntivo ), utilizzando l apposita funzione Revoche. NB: quando si cancella l esito di una attività già consuntivata si elimina, automaticamente, anche la consuntivazione dell attività stessa. Pag. 34 di 65

35 2.4.6 Fine Attività Successivamente alla consuntivazione delle attività previste nel Piano Personalizzato, la piattaforma consente di chiudere definitivamente tutte le attività realizzate nel percorso di orientamento e placement scolastico per un determinato studente. Prima di procedere è richiesta la conferma dell operazione. Dichiarando la Fine Attività è possibile effettuare la stampa, in formato PDF, del riepilogo attività che deve essere sottoscritta dagli interessati, rilasciata allo studente e archiviata dalla scuola come documentazione necessaria per poter rendicontare il percorso. Pag. 35 di 65

36 Controllo dell attività Docente/Tutor Nel caso in cui il Docente/Tutor risulti impiegato, in una determinata giornata, per più di otto ore (come già visto nel paragrafo precedente), il sistema non consentirà di completare l operazione di dichiarazione Fine Attività e verrà visualizzata una pagina di errore, in cui sarà visualizzato il nome del Docente/Tutor (e relativo codice fiscale), la giornata in cui risultano svolte le attività e il percorso (o i più percorsi) che hanno causato il superamento del limite giornaliero consentito. Sarà pertanto indispensabile correggere i dati sull attività del Docente/Tutor in modo che siano rispettati i requisiti necessari e tassativi per poter chiudere, e far validare dalla piattaforma, il percorso in oggetto. Stampa riepilogativa dell attività Una volta convalidati i dati relativi al percorso e al fine di ottenere l erogazione del contributo economico da parte di Italia Lavoro, la scuola dovrà attivare la funzione Richiedi Pagamento. Pag. 36 di 65

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39 3 Rendicontazione Attività Di seguito sono riportate le indicazioni operative di utilizzo della PLUS per rendicontare i percorsi personalizzati realizzati e richiedere il contributo. Per essere rendicontabili i percorsi devono essere stati realizzati secondo quanto previsto nel bando e saranno particolarmente verificate le seguenti condizioni: presenza delle firme previste nel riepilogo attività ; percorso della durata di almeno 7 ore di erogazione di servizi individuali (one to one); rispetto delle ore minime riportate nella tabella seguente: PERCORSO PERSONALIZZATO DI ORIENTAMENTO E PLACEMENT Servizio Durata in ore Accoglienza e accesso ai servizi 1 Colloquio di orientamento Da 1 a 3 ore Definizione del PIP 1 Tutoring e counselling orientativo Da 1 a 3 ore Scouting aziendale e ricerca attiva del lavoro Da 1 a 3 ore Totale ore da effettuare 7 ATTENZIONE: si specifica che le voci presenti in piattaforma relative a tirocinio avviato e assunzione non concorrono al raggiungimento delle 7 ore. Pag. 39 di 65

40 Come specificato anche successivamente l istituto scolastico deve scansionare e inserire in PLUS il riepilogo attività debitamente firmato, la data da apporre sul riepilogo corrisponde alla data di quando il documento viene firmato dal Rappresentante legale. Solo relativamente ai percorsi già conclusi alla data del 31/12/2013 e solo se il diplomando/diplomato non è più reperibile per firmare il nuovo riepilogo attività (es diplomato nell anno 2013 non più iscritto in istituto) si deve scansionare e allegare in un unico file pdf la seguente documentazione: Nuovo Riepilogo attività firmato dal Rappresentante legale; Dichiarazione, come da format allegato su carta intestata della scuola, di non reperibilità del destinatario del percorso personalizzato a firma del Rappresentante legale dell Istituto: Precedente Riepilogo attività firmato (se presente); Registro cartaceo firmato (se presente). Modalità di erogazione del contributo A parziale deroga della modalità di erogazione definita nell art.9 del bando, in considerazione dei ritardi di attivazione del sistema informativo PLUS, le scuole che hanno realizzato più di 50 percorsi e non ancora conclusi i 150 previsti, possono rendicontare tutti i percorsi finora realizzati e rendicontare la rimanenza a conclusione dei restanti percorsi. Ossia la rendicontazione può essere effettuata in due tranches invece delle tre previste. Esempio: La scuola al 25/02/2014 ha realizzato 89 percorsi gli altri 61 prevede di realizzarli entro il 30/05/2014. Il 25/02 la scuola può rendicontare tutti gli 89 percorsi realizzati per complessivi Il 30/05 la scuola può rendicontare la gli altri 61 percorsi realizzati per complessivi Ogni Istituto Scolastico deve inviare alla casella di posta certificata istruzionelavoro@pec.italialavoro.it l elenco in formato pdf debitamente datato e firmato e in formato excel del personale utilizzato per l erogazione dei percorsi personalizzati. In allegato il file excel da compilare Format Elenco docenti ed un esempio di compilazione Elenco docenti esempio di compilazione in appendice. Ogni Istituto Scolastico dovrà tenere inoltre, in un apposito fascicolo, tutta la documentazione inerente il Programma a disposizione di eventuali verifiche, in particolare tale fascicolo dovrà contenere: Protocollo operativo firmato dalle parti; Piano Operativo; Eventuali delibere del Consiglio d Istituto inerenti il Programma CV del personale impegnato (facoltativo quello del personale degli enti partner istituzionali: CPI, Università, ecc); Pag. 40 di 65

41 Eventuali contratti/accordi con soggetti terzi (es. accordi di rete con partner, contratti con società esterne, ecc) e relative modalità di selezione/reclutamento adottate; Patto di servizio di ciascun diplomato/diplomando partecipante al progetto; Riepilogo delle attività, di ciascun percorso regolarmente effettuato e concluso, firmato in originale dalle parti con eventuali ulteriori registri in originale; Relazione finale; Eventuale ulteriore documentazione inerente il Progetto. Sinteticamente il processo di rendicontazione dei percorsi e richiesta di contributo si suddivide in 6 fasi: 1) l istituto scolastico richiede il pagamento di ogni singolo percorso personalizzato; 2) l istituto scolastico scansiona e allega il riepilogo attività firmato al corrispondente percorso personalizzato; 3) l ufficio rendicontazione di Italia Lavoro verifica la documentazione elettronica e se corretto, valida il percorso altrimenti lo rifiuta; 4) l istituto scolastico richiede il contributo componendo un elenco di percorsi validati; 5) l ufficio rendicontazione di Italia Lavoro dichiara valido l elenco dei percorsi; 6) l istituto scolastico stampa il Modulo per la richiesta di contributo e lo invia firmato dal legale rappresentante a Italia Lavoro SPA Progetto Ufficio rendicontazione Via Guidubaldo del Monte 60, Roma unitamente alla copia di un documento di identità in corso di validità del firmatario oppure la scuola invia il tutto all indirizzo PEC protocollo@pec.italialavoro.it. Pag. 41 di 65

42 1) L istituto scolastico richiede il pagamento di ogni singolo percorso personalizzato, Dalla maschera iniziale selezionare offerta e cliccare su seleziona target singolo appare la maschera di ricerca dati da cui è possibile selezionare il partecipante che ha concluso il percorso. Dopo aver selezionato il partecipante cliccare modifica e dal menu a sinistra selezionare Pianificazione piano personalizzato e appare la seguente maschera in cui si deve selezionare il percorso/piano e cliccare il pulsante Richiedi pagamento. Appare la maschera che richiede la conferma, ciò permette il salvataggio della richiesta e consente di proseguire cliccando su dati pagamenti, prima nella voce del menu in alto e poi sul collegamento a sinistra, per l inserimento degli allegati. Pag. 42 di 65

43 2) L istituto scolastico scansiona e allega il riepilogo attività firmato al corrispondente percorso personalizzato Da dati pagamenti appare, in una nuova finestra, il seguente menu a tendina Da cui si avvia la funzione di ricerca che può essere eseguita per identificativo della scuola, codice fiscale della scuola, per beneficiario dell intervento o in base allo stato del pagamento. Compilando gli appositi campi della schermata, è possibile accedere, cliccando il tasto esegui, alla/e richiesta/e di pagamento in relazione a cui vanno caricati i documenti. Si precisa che questa funzione di ricerca può essere utilizzata anche successivamente per visualizzare lo stato dei singoli percorsi in merito alla richiesta di pagamento. La ricerca visualizza l elenco delle richieste di pagamento inoltrate e dà la seguente schermata (è visualizzata una sola richiesta di pagamento a titolo esemplificativo) Pag. 43 di 65

44 Dopo aver selezionato la richiesta, tramite la funzione aggiorna si ottiene la seguente schermata: Premendo il tasto sfoglia è possibile selezionare il file in formato.pdf del riepilogo attività sottoscritta dagli interessati: operatore scolastico (tutor), destinatario dell intervento, dal genitore in caso di minore, rappresentante legale dell Istituto con il timbro dell Istituto. Come riportato in premessa: solo relativamente ai percorsi già conclusi alla data del 31/12/2013 e solo se il diplomando/diplomato non è più reperibile per firmare il nuovo riepilogo attività (es diplomato nell anno 2013 non più iscritto in istituto) si deve scansionare e allegare in un unico file pdf la seguente documentazione: Nuovo Riepilogo attività firmato dal Rappresentante legale Dichiarazione, come da format allegato su carta intestata della scuola, di non reperibilità del destinatario del percorso personalizzato a firma del Rappresentante legale dell Istituto Precedente Riepilogo attività firmato (se presente) Registro cartaceo firmato (se presente) Si ricorda che l Istituto deve conservare, in cartaceo per un periodo di almeno 3 anni dalla conclusione del progetto, il Riepilogo delle attività firmato in originale cartaceo. L'originale cartaceo può essere sostituito mediante digitalizzazione dello stesso solo all'esito di processi di conservazione sostitutiva. Pag. 44 di 65

45 Cliccando il tasto allega si procede a caricare il documento sulla piattaforma e successivamente si preme il pulsante salva per confermare l operazione ATTENZIONE: si fa presente che, è necessario ricordarsi di salvare sempre utilizzando l apposito pulsante salva. Si fa presente che nel campo relativo allo stato procedura pagamenti la richiesta riporta ancora la dicitura in sospeso o in revisione e sarà aggiornato solo successivamente con l invio richiesta Pag. 45 di 65

46 A questo punto è necessario richiamare il piano tramite il comando aggiorna e proseguire cliccando il pulsante Invia richiesta che permette l effettivo invio della documentazione per la validazione all Ufficio Rendicontazione. Prima di proseguire è richiesta l autorizzazione all operazione Dopo la conferma mediante il pulsante si il campo relativo allo stato procedura pagamenti si modifica evidenziando l'espressione Richiesto. Lo stato procedura pagamenti può riportare le seguenti descrizioni: Sospeso o in revisione : è stato inserito l allegato Riepilogo attività non è stato ancora richiesto il pagamento Richiesto : è stato richiesto il pagamento e si è in attesa della validazione Posizione respinta : il percorso è stato ritenuto non valido, nelle note è riportata la motivazione Verificato : il percorso è stato validato e può essere inserito nell elenco di richiesta contributo Pag. 46 di 65

47 Premendo il tasto esci la piattaforma torna alla schermata precedente da cui, previa selezione della richiesta di pagamento, è possibile accedere allo storico dati pagamento dall apposita funzione. Si ottiene la maschera che segue, che indica l iter cronologico delle azioni compiute sulla piattaforma in relazione alla richiesta di pagamento per il beneficiario dell intervento 3) L ufficio rendicontazione di Italia Lavoro verifica la documentazione elettronica e se corretto, valida il percorso altrimenti lo rifiuta A questo punto, l ufficio rendicontazione di Italia Lavoro verifica la documentazione elettronica e, se corretta, valida il percorso, altrimenti lo rifiuta inserendo le motivazioni che sono visibili anche all Istituto Scolastico. Il percorso viene rifiutato se Pag. 47 di 65

48 non sono rispettate le condizioni riportate in premessa in quanto non è rendicontabile ai fini del ricevimento del contributo. Se correttamente compilato e appurato, verrà visualizzato nella lista delle richieste di pagamento lo stato verificato altrimenti posizione rifiutata. 4) L istituto scolastico richiede il contributo componendo un elenco di percorsi validati Al raggiungimento di 50 piani verificati (in caso di rete l insieme dei piani) l operatore scolastico può procedere alla creazione del primo elenco attraverso la funzione crea elenco del menù alla voce elenchi piano personalizzato che dovrà nominare, in questo modo: Codice scuola (spazio) nome scuola (spazio) numero elenco (1, 2, 3); quindi come in esempio SIC045 IIS L.STURZO 1. Nel campo note l Istituto può inserire delle note che rimangono visibili solo all Istituto. Pag. 48 di 65

49 Come riportato in premessa, a parziale deroga della modalità di erogazione definita nell art.9 del bando, in considerazione dei ritardi di attivazione del sistema informativo PLUS, le scuole che hanno realizzato più di 50 percorsi e non ancora conclusi i 150 previsti, possono rendicontare tutti i percorsi finora realizzati e rendicontare la rimanenza a conclusione dei restanti percorsi. Ossia la rendicontazione può essere effettuata in due tranches invece delle tre previste. Esempio: La scuola al 25/02/2014 ha realizzato 89 percorsi gli altri 61 prevede di realizzarli entro il 30/05/2014. Il 25/02 la scuola può rendicontare tutti gli 89 percorsi realizzati per complessivi Il 30/05 la scuola può rendicontare la gli altri 61 percorsi realizzati per complessivi Al termine, si richiama l istituto destinatario del contributo ricercandone il codice fiscale per mezzo della funzione di ricerca presente nella maschera. Si procede alla selezione tramite apposito pulsante di ricerca, apparirà il nome della scuola e lo si sceglie attraverso il comando seleziona Si visualizza la schermata da compilare con le informazioni relative alla scuola destinataria del contributo necessarie alla stampa della richiesta contributo Nel dettaglio la scheda è articolata in sezioni e prevede l inserimento delle seguenti informazioni (quelle con l asterisco sono obbligatorie e senza la loro compilazione non sarà possibile procedere con il salvataggio e la stampa): Pag. 49 di 65

50 Destinatario o Partita Iva (campo obbligatorio) in caso di possesso del solo Codice Fiscale inserire il Codice Fiscale nel campo Partita IVA; o Denominazione; o Cognome; o Nome. Il campo Denominazione è alternativo ai campi Cognome e Nome. Sede legale o Indirizzo (campo obbligatorio); o Se in Italia (si può effettuare una ricerca tramite apposito tasto); o Se all estero deve essere indicata nazione e città. Recapiti o Telefono; o Fax; o . Deve essere inserito almeno uno dei contatti. Rappresentante Legale o Codice fiscale (campo obbligatorio); o Cognome (campo obbligatorio); o Nome (campo obbligatorio); o Data di nascita (campo obbligatorio); o Luogo di nascita (si può effettuare una ricerca tramite apposito tasto); o Genere (campo obbligatorio). Dati pagamento o Iban (campo obbligatorio): è importante verificare l iban: se dovesse essere inesistente non potranno essere autorizzati i pagamenti; o Dichiarazione sulla ritenuta IRES/IRPEF al 4% (campo obbligatorio). Pag. 50 di 65

51 A fondo pagina è presente la lista dei soggetti per cui è possibile richiedere il contributo, in tale lista sono presenti i Piani validati dall Ufficio rendicontazione e non ancora inseriti in un elenco formalizzato. È necessario selezionarli tramite la voce includi o escludi. Dopo aver compilato in ogni sua parte la schermata, ed aver selezionato dall elenco presente i soggetti per cui si richiede il contributo, è necessario procedere al salvataggio premendo l apposito tasto salva Pag. 51 di 65

52 ATTENZIONE: è necessario ricordarsi di salvare sempre utilizzando l apposito tasto Salva altrimenti le modifiche effettuate non saranno valide. Successivamente, al completamento degli step sopra indicati si richiama l elenco tramite la funzione ricerca elenco, si seleziona il tasto modifica e successivamente si clicca sul tasto formalizza e compare il seguente messaggio a cui è necessario dare conferma per concludere la formalizzazione: Cliccando sul tasto sì, viene generato il modulo per la richiesta di contributo, che non può essere modificato dopo la conferma della formalizzazione 5) L Ufficio rendicontazione di Italia Lavoro dichiara valido l elenco dei percorsi Una volta formalizzato l elenco è visibile all Ufficio rendicontazione che, se corretto, lo valida. 6) L istituto scolastico stampa il Modulo per la richiesta di contributo e lo invia firmato dal legale rappresentante a Italia Lavoro SPA Progetto L Istituto stampa il modulo per la richiesta di contributo, verifica i dati inseriti, compila le parti mancanti: cognome, nome e codice fiscale di chi è autorizzato a operare sul conto corrente; motivazione relativa alla assoggettabilità della ritenuta IRES/IRPEF del 4%. e lo invia, firmato dal legale rappresentante, a Italia Lavoro SPA Progetto Ufficio rendicontazione Via Guidubaldo del Monte 60, Roma unitamente alla copia di un documento di identità in corso di validità del firmatario oppure la scuola invia il tutto all indirizzo PEC protocollo@pec.italialavoro.it. Di seguito si riporta un modulo di richiesta di contributo compilato a titolo esemplificativo, in rosso sono riportate le parti da compilare, successive alla stampa, e una nota in merito alla ritenuta del 4% ai fini IRES/IRAP. Pag. 52 di 65

53 Pag. 53 di 65

54 Pag. 54 di 65

55 Pag. 55 di 65

56 APPENDICE RICERCA PER VEDERE LO STATO DEGLI ELENCHI (RICHIESTE DI CONTRIBUTO) Dal comando ricerca elenchi del menù verticale a sinistra dello schermo si può richiamare l elenco e vederne lo stato: Nella schermata che appare l indagine può essere realizzata inserendo nei campi di ricerca: Nome (indicando la dicitura attribuita all elenco nella fase di compilazione) Stato (le diciture possono essere): o Sospeso o in revisione ; o Richiesto ; o Posizione respinta ; o Verificato Data di formalizzazione Data di validazione Codice fiscale del destinatario L elenco con la richiesta di pagamento se correttamente compilato e accertato verrà validato e sarà reso visibile nella lista elenchi lo stato validato con la data di validazione Pag. 56 di 65

57 È possibile mediante il comando ricerca richieste interrogare la piattaforma circa lo stato di avanzamento della richiesta di pagamento per singolo soggetto destinatario dell intervento indicando Identificativo modulo (nome stabilito per l elenco inserito); Cognome; Nome; Codice fiscale. Pag. 57 di 65

58 ELENCO DOCENTI: ESEMPIO DI COMPILAZIONE Pag. 58 di 65

59 Di seguito si riporta uno schema riepilogativo che raffigura il flusso, nella piattaforma PLUS, ai fini della rendicontazione Pag. 59 di 65

60 4 Aree Speciali 4.1 Strumenti di Monitoraggio In quest area l operatore ha a diposizione gli strumenti di monitoraggio per poter elaborare dei report statistici. Sono previste una serie di statistiche a supporto della gestione degli studenti (in piattaforma definiti lavoratori ). Nominativi in archivio: o numero dei nominativi distinti per fascia di età, sesso, servizio competente e area territoriale riferita al domicilio. Attraverso la funzione Estrai dati, i dati possono essere estratti e salvati su foglio excel; o numero dei nominativi distinti per fascia di età, sesso, servizio competente e area territoriale riferita alla residenza. Attraverso la funzione Estrai dati, i dati possono essere estratti e salvati su foglio excel; Pag. 60 di 65

61 o numero dei nominativi distinti per fascia di età, sesso, servizio competente e cittadinanza. Piani Personalizzati: o numero di Piani attivi distinti per fascia di età, sesso, servizio competente, tipologia piano e area territoriale riferita al domicilio; o numero di Piani attivi distinti per fascia di età, sesso, servizio competente, tipologia piano e area territoriale riferita alla residenza. Patti di Servizio o numero di Patti attivi distinti per condizione, fascia di età e genere. Attraverso le funzioni Estrai dati e Estrai report, i dati possono essere estratti e salvati su fogli excel; o numero di Patti per tipologia patto e area territoriale, distinti fra attivi, chiusi e relativo totale. Pag. 61 di 65

62 4.2 Documenti In quest area è possibile avere a disposizione gli strumenti metodologici e di supporto per la gestione dei servizi e per la fruizione della piattaforma. L operatore può gestire un archivio documentale condiviso in cui mettere a disposizione degli altri utenti i documenti che ritiene necessari. L area è suddivisa in: Documenti Gestione Documentale (solo per gli operatori di progetto). 4.3 Strumenti e Link Nell area Strumenti e Link sono a disposizione link utili per verificare, attraverso il sito dell agenzia delle entrate, la veridicità e correttezza dei codici fiscali nonché prendere visione dei principali sistemi di classificazione utilizzati dalla piattaforma. Link utili: Verifica del codice fiscale. Classificazioni: Ateco 2007 (ISTAT); Figure professionali (ISTAT). Pag. 62 di 65

63 4.4 Assistenza Italia Lavoro mette a disposizione una casella di posta elettronica a cui inviare tutte le richieste di assistenza tecnica: plusfixoscuola@italialavoro.it. Pag. 63 di 65

64 Allegati 4.5 Rilascio credenziali di accesso alla Piattaforma Plus L operatore che svolge attività di assistenza tecnica presso l istituto, invierà al docente referente del Progetto, un format per la raccolta delle informazioni necessarie al rilascio delle credenziali di accesso. Il file FXSCUOLE_RichiestaUtenze_REGIONE_aaaammggv1 andrà rinominato inserendo la data di invio del file e va compilato con le seguenti informazioni: tipologia operatore, andrà selezionata la voce operatore scuola (standard) ; nome dell istituto; cognome, nome e codice fiscale dell operatore di cui si richiede la login e password; indirizzo di posta elettronica personale a cui inviare effettivamente le credenziali. Ogni istituto potrà indicare più operatori per i quali chiedere il rilascio della login e della password. Una volta compilato il file, l operatore territoriale di Itala Lavoro avrà cura di avviare la procedura per il rilascio. Le credenziali di accesso verranno rilasciate direttamente agli interessati all indirizzo di posta specificato nel format stesso. Di seguito è riportato lo schema relativo alla richiesta/rilascio delle credenziali per gli operatori scolastici. Pag. 64 di 65

65 4.6 Recupero delle credenziali di accesso alla Piattaforma Plus Nel caso di smarrimento delle credenziali di accesso alla piattaforma l operatore scolastico dovrà inviare una mail all indirizzo plusfixoscuola@italialavoro.it informando il Progetto FIxO di aver smarrito le credenziali e richiedendo nuove credenziali, indicando nuovamente: tipologia operatore, andrà selezionata la voce operatore di scuola (standard) 1 ; nome dell istituto; cognome, nome e codice fiscale dell operatore di cui si richiede la login e password; indirizzo di posta elettronica personale a cui inviare effettivamente le credenziali (nel caso l indirizzo non coincidesse con quello dichiarato al momento della richiesta dovrà essere allegata la scansione di un documento personale di riconoscimento dell operatore). 1 La tipologia di operatore di scuola (senza costi) riguarda quelle Scuole che riceveranno il contributo da altri soggetti che non siano Italia Lavoro-Progetto FIxO. Pag. 65 di 65

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