Infinity Connect. Guida di riferimento

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1 Infinity Connect Guida di riferimento La flessibilità, il dinamismo e la continua ricerca di Innovazione tecnologica che, da sempre, caratterizzano Il gruppo Zucchetti, hanno consentito la realizzazione di una soluzione Web che, grazie alla sua completezza, semplicità d uso e facilità di installazione e manutenzione, cambia il volto delle aziende e diventa il nuovo modo di fare business per realtà sia piccole che di grandi dimensioni. La presente applicazione viene rilasciata nella Versione 1.02 Questo documento potrebbe presentare alcune parti mancanti che, per problemi di tempo non siamo riusciti ad inserire. Ci scusiamo per eventuali disagi arrecati. Copyright 2014 Zucchetti S.p.A. Tutti i diritti sono riservati. Questa pubblicazione contiene informazioni protette da copyright. Nessuna parte di questa pubblicazione può essere riprodotta, trascritta o copiata senza il permesso dell'autore. Responsabilità Resta espressamente esclusa qualsiasi responsabilità per danni diretti ed indiretti di qualsiasi natura che l utente possa, o terzi possano, in alcun modo subire, derivanti dall uso o dal mancato uso della procedura e da errori della stessa. Ultima Revisione Novembre 2014

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3 Indice Descrizione... 1 Installazione... 3 Aggiornamento... 5 Attivazione... 6 Configurazione... 7 Creazione Profilo... 7 Preferenze Profilo... 9 Configurazioni in Infinity Project Operatività Azione Nuovo Documento Azione Modifica Documento Azione Upload Documento Azione Ripristina Documento Azione Unedit Documento Azione Proprietà Documento... 16

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5 INFINITY PROJECT INFINTY CONNECT DESCRIZIONE Infinity Connect è un'applicazione di supporto, da installare sul personal computer, per migliorare alcune funzionalità di base degli applicativi della famiglia Infinity Project (release 2.3 o successiva). L'applicazione è disponibile per i sistemi operativi Windows, Mac OS X e Linux. Richiede per il corretto funzionamento il supporto Java versione 1.5 o successivo, installabile da Si ricorda che se viene installata l'applicazione in versione a 64bit, è necessario il supporto Java a 64bit. Qui di seguito indicazione degli aggiornamenti resi disponibili dopo il rilascio della release 1.0 La versione 1.02 corregge un problema di accesso all applicazione nel caso in cui il profilo, relativo ad una login utente di Infinity, contenga il carattere "punto" come ad esempio nome.cognome La versione 1.01 offre le seguenti funzionalità: Gestione profilo di accesso: Funzionalità di base per la creazione di un profilo di accesso per permettere ad un utente di accedere all'installazione di Infinity Project. Integrazione archivio documenti e DMS: Permette di semplificare la creazione e modifica di un documento presente sull'archivio documenti oppure sul Document Management System. L'utente, tramite questa applicazione, può eseguire accesso al portale, creare o scaricare un documento e modificarlo direttamente sul proprio personal computer. Al termine, può indicare la classe documentale ed eventualmente il percorso logico di memorizzazione. I documenti così modificati o creati possono essere trasferiti al portale in modo automatico e massivo. Tale funzionalità viene incontro ad una esigenza molto sentita nell'area DMS, quella di prevedere modalità di aggiornamento dei documenti più rapida e fruibile senza dover, ogni qualvolta si crei/modifichi un documento, eseguire l'operazione di upload manuale. Funzionalità Nella gestione dei documenti, se correttamente impostato il parametro nelle impostazioni personali del dms dell utente (vedi paragrafo Configurazioni Infinity Project), è sufficiente premere l hyperlink sul campo nome documento oppure l apposita voce di menù presente nelle azioni come mostrato in figura per gestire il documento con Infinity Connect. Fig. 1 Azione Invia a Infinity Connect 1

6 INFINITY CONNECT INFINITY PROJECT Questa operazione verifica se all interno del Personal Computer è attivo o meno il componente Infinity Connect; se non ancora installato o attivato ne verrà richiesta l installazione o l attivazione mediante la visualizzazione della maschera seguente: Fig. 2 Installazione/Attivazione applicazione L applicazione Infinity Connect nella versione 1.x è installabile/utilizzabile solo su Sistema Operativo Windows; in seguito sarà disponibile anche per ambienti Mac e Linux. La funzionalità di gestione documenti tramite Infinity Connect è disponibile a livello Framework, quindi anche in assenza del modulo Infinity Document Management System Avanzato. 2

7 INFINITY PROJECT INFINITY CONNECT INSTALLAZIONE Per installare l applicazione Infinity Connect è necessario scaricare il formato eseguibile o il formato ZIP dalla pagina WEB richiamabile dal link predisposto nella maschera richiamata dall azione specifica Invia a Infinity Connect effettuata sul documento nella gestione documentale di Infinity Project oppure attraverso l apposita icona presente nella maschera profilo utente richiamabile tramite l hyperlink predisposto sul campo Cognome Nome accanto alla label Welcome: Fig. 3 Maschera Profilo Utente Scaricare e installare il formato di supporto più idoneo in base al proprio sistema operativo (32bit o 64bit). Fig. 4 Procedura di installazione 3

8 INFINITY CONNECT INFINITY PROJECT Fig. 5 Richiesta cartella di installazione La procedura installa nella cartella indicata tutto il materiale (eseguibile, librerie e database) necessario al corretto funzionamento e crea sul desktop l icona di lancio applicazione. In alternativa alla modalità setup è disponibile la versione in formato compresso ZIP, in questo caso è sufficiente scompattare il contenuto del file compresso all interno di una cartella (es. C:\Programmi\) e rendere disponibile tramite icona sul desktop l eseguibile InfinityConnect.exe Fig. 6 Installazione Infinity Connect Nota Bene: Se dopo l'installazione di Infinity Connect sul proprio PC, l'applicazione non si dovesse avviare riportando un errore di librerie Java mancanti... ciò potrebbe essere dovuto al fatto che essendo una applicazione java, per funzionare è necessaria la presenza sul pc del Java SE Runtime Environment. Quindi, se non ancora presente, scaricare da Internet la versione più idonea in base al proprio Sistema Operativo: Se le librerie sono già presenti potrebbe essere necessario aggiungere alla variabile di ambiente "Path" il percorso ove è installata la libreria Java (es: C:\Programmi\jdk1.6\bin). 4

9 INFINITY PROJECT INFINITY CONNECT AGGIORNAMENTO Nel caso sia già presente una versione antecedente dell applicazione (es. Rel. 1.0), durante la procedura di installazione, alla richiesta di selezione cartella di destinazione: Fig. 7 Installazione Infinity Connect è importante indicare la cartella ove è stata precedentemente installata l applicazione. La procedura eseguirà un aggiornamento automatico non solo dei programmi e librerie necessarie ma anche del database di riferimento riportante i dati dei profili configurati e dei relativi documenti presenti nel pannello Infinity Connect. Prima di procedere con l aggiornamento accertarsi che non sia attiva una sessione di lavoro di Infinity Connect (verificare eventuale presenza dell icona nella System tray di Windows). 5

10 INFINITY CONNECT INFINITY PROJECT ATTIVAZIONE Se il componente è già installato è sufficiente attivarlo mediante l esecuzione dell eseguibile di cui sopra. Se l operazione di avvio si è completata correttamente sarà disponibile nella System Try (la barra applicazione che riporta le informazioni dell orologio) l icona identificativa del nuovo servizio e sarà possibile procedere con la relativa configurazione o operatività: Fig. 8 Attivazione Infinity Connect 6

11 INFINITY PROJECT INFINITY CONNECT CONFIGURAZIONE Creazione Profilo Effettuata la parte di installazione si procede con la definizione del Profilo Utente da utilizzare all interno della procedura. Al primo accesso viene riportata automaticamente la maschera di creazione nuovo profilo dove dovranno essere indicati i parametri di accesso. In particolare: Nome Profilo: Descrizione libera che identifica la tipologia di connessione; su ogni postazione di lavoro è possibile creare più profili di accesso eventualmente relativi a più utenti o aziende di accesso. Server Infinity: Url a cui risponde l applicazione Infinity Project Username: username utilizzata per eseguire la login su Infinity Project Password: password utilizzata per eseguire la login su Infinity Project Fig. 9 Creazione Nuovo Profilo Dopo aver indicato queste informazioni è necessario eseguire il Test tramite apposito pulsante per verificare la connettività con le credenziali inserite. Se l operazione va a buon fine si renderà disponibile il pulsante Aggiorna per reperire l elenco delle aziende di portale disponibili e poterla quindi selezionare nella combo. Fig. 10 Definizione Azienda di portale 7

12 INFINITY CONNECT INFINITY PROJECT A questo punto la procedura è in possesso di tutte le informazioni per effettuare l accesso. Se non si attiva il check Default ad ogni accesso viene richiesto la selezione del profilo o la creazione di un nuovo profilo. Fig. 11 Accesso alla procedura Sulla maschera di accesso è comunque sempre possibile richiedere l accesso automatico con il profilo selezionato. Eventuali nuovi profili oltre il primo, possono essere creati con l apposito hyperlink. L accesso alla procedura rende visibile il cruscotto operativo : Fig. 12 Cruscotto operativo Infinity Connect In alto sono riportate alcune icone che rendono disponibili le seguenti funzioni: Nuovo Documento: Per creare un nuovo documento da sottoporre a sincronizzazione con il portale Preferenze: Per accedere alla configurazione del profilo e modificarne le preferenze Accedi ad Infinity: Consente di richiamare l applicazione Infinity Project eseguendo un accesso silente con le credenziali impostate a livello di profilo. Durante l apertura dell applicazione viene eseguito il controllo di eventuale pre-esistenza (per l utente) di una connessione attiva, impedendone l accesso se non è abilitato il check nella gestione utenti di multi login Esci da Infinity Connect: Consente di chiudere l applicazione; viene rimossa anche dalla System Try In basso è disponibile una sezione denominata Progress View per la visualizzazione delle operazioni eseguite espandibile in visualizzazione modalità DEBUG. 8

13 INFINITY PROJECT INFINITY CONNECT Preferenze Profilo Tramite il pulsante è possibile accedere alle preferenze dove è possibile verificare/impostare i parametri del profilo e parametri di accesso alla rete. Impostazioni profilo: Oltre ai dati che abbiamo già descritto nelle pagine precedenti, risultano di particolare importanza i check a fondo pagina Fig. 13 Parametri Profilo [x] Apri documento automaticamente: Se attivo, i documenti che vengono inviati a Infinity Connect da Infinity Project (area DMS) verranno aperti automaticamente con l applicazione registrata, relativa all estensione file, nel proprio sistema operativo. Se non dovesse aprirsi automaticamente, è possibile che non sia presente una applicazione registrata per il tipo di file; eseguire l apertura manuale tramite doppio click del file e selezionare dall elenco l eventuale applicazione. Questa opzione viene considerata solo per invio di singolo documento. [x] Salva automaticamente documento su Infinity: Se attivo, i documenti richiamati dal cruscotto operativo, se modificati e salvati saranno immediatamente sincronizzati con il sistema documentale su WEB. Nel caso di documento sottoposto a versione, saranno create ad ogni salvataggio enne versioni incrementando il numero della minor release. Questa modalità è molto potente in quanto simula una modalità operativa di documenti online (WEBDAV) ma nel contempo anche delicata, in quanto il documento già al semplice salvataggio diventa modificato e visibile (in base alle logiche di riservatezza) su Infinity Project. [x] Sposta i file in Infinity Connect: Se attivo, i documenti selezionati nel proprio File System o Rete Aziendale saranno spostati all interno del pannello Infinity Connect (viene eliminato il documento originale); se disattivo i documenti selezionati nel proprio File System o Rete Aziendale saranno semplicemente copiati all interno del pannello Infinity Connect. Questa opzione va usata con criterio, consapevoli che i documenti spostati non saranno più raggiungibili sul proprio PC se non attraverso il pannello di Infinity Connect. 9

14 INFINITY CONNECT INFINITY PROJECT Impostazioni di rete: Per una corretta gestione della connessione è possibile configurare ogni con alcune impostazioni di comunicazione che riportiamo di seguito nel dettaglio: Fig. 14 Parametri di rete Http chunked: flag che permette di specificare se questa caratteristica del transfer-encoding deve essere attivata. Viene utilizzato per le chiamate http post con compressione. Questa proprietà non viene supportata da tutti i proxy server (es. Squid). Timeout connessione: timeout in millisecondi del canale di comunicazione. Timeout socket: timeout in millisecondi del canale di comunicazione dietro un proxy server. Usa proxy: flag che permette di specificare se il client che esegue l'operazione naviga dietro un proxy server. Recupero proxy dinamico: se attivo vengono utilizzate le impostazione definite a livello di Browser per garantire il corretto funzionamento dell applicazione nei client che utilizzano un server proxy dinamico per le connessioni LAN. Proxy url: indirizzo url del proxy server. Proxy port: porta di ascolto del proxy server. Proxy user: user di accesso nel proxy server. Proxy password: password di accesso nel proxy server. Servizio ricezione documenti*: rappresenta l identificativo della porta di comunicazione del componente Infinity Connect con Infinity Project; deve corrispondere a quella definita nelle impostazioni personali del DMS (vedi immagine) Fig. 15 Impostazioni personali DMS Servizio persistenza: è la porta di ascolto del servizio di persistenza (Database) applicativo di Infinity Connect. Lasciare il default 9999 a meno che non sia già occupata da altre procedure. La modifica di qualsiasi dato all interno della gestione Profilo necessita di un riavvio dell applicazione Infinity Connect. 10

15 INFINITY PROJECT INFINITY CONNECT Configurazioni in Infinity Project Su Infinity Project, all interno delle impostazioni personali dms dell utente, richiamabili dall apposita voce di menù È possibile configurare alcuni parametri: Fig. 16 Impostazioni personali DMS Porta del Servizio Infinity Connect: rappresenta l identificativo della porta di comunicazione del componente Infinity Connect con Infinity Project; deve corrispondere a quella definita nelle impostazioni di rete del profilo di Infinity Connect [x] Invio diretto ad Infinity Connect: Se attivo, premendo l hyperlink che determina il download di un documento/file, in qualsiasi area funzionale di Infinity (mydesk, schede, procedure di servizio, etc ) sarà evidenziato il messaggio seguente: Rispondendo con OK il documento/file sarà inviato direttamente a Infinity Connect con eventuale apertura immediata con l applicazione registrata per quella estensione file presente nel proprio registro di configurazione ; rispondendo con Annulla sarà eseguita l operazione standard di download gestita dal browser. 11

16 INFINITY CONNECT INFINITY PROJECT OPERATIVITÀ Per spiegare l operatività sui documenti tramite l applicazione Infinity Connect partiamo da una possibile visualizzazione che contempla diversi documenti: Fig. 17 Documenti in lavorazione Come possiamo notare sono presenti diversi documenti che possono avere l indicazione del seguente stato: Nuovo: è un documento creato in locale e non ancora trasferito all interno del DMS di Infinity Modificato: è un documento che è stato modificato rispetto all ultima sincronizzazione eseguita. Se il check [x] Salva automaticamente documento su Infinity è attivo, questa stato viene automaticamente aggiornato a Sincronizzato se il documento ha i prerequisiti corretti (classe e percorso di memorizzazione) ed è attiva la connessione. Sincronizzato: è un documento presente anche all interno del DMS di Infinty. Ovviamente su Infinity è attivo il checkout per garantirne la visualizzazione ma non la modifica da parte di utenti di portale Non Sincronizzato/Rinominato: è uno stato particolare, relativo ad una situazione anomala che si verifica a seguito di una cancellazione manuale dei documenti su file system locale o su web. Su ogni singolo documento tramite il menù contestuale, richiamabile con il tasto dx del mouse, sono disponibili le seguenti azioni: Ripristina: azione attiva solo per i documenti in stato sincronizzato; consente di riscaricare la copia versione/copia precedente del documento selezionato. Upload: azione attiva per i documenti nuovi classificati o in stato sincronizzato; consente di trasferire il documento all interno del DMS di Infinity Project. Per i documenti in stato sincronizzato viene richiesto se si desidera cancellare il documento locale: - rispondendo SI, il documento sarà trasferito, cancellato dalla griglia di Infinity Connect e ne sarà rimosso lo stato di checkout su Infinity DMS; - rispondendo NO sarà solo eseguito il trasferimento del file aggiornato mantenendo sia il documento nella griglia che lo stato di checkout. Unedit: azione sempre attiva e consente di cancellare i documenti da Infinity Connect; per quelli in stato sincronizzato ne viene aggiornato (rimuovendolo) lo stato di checkout Proprietà: consente di accedere alle proprietà del documento e specificare per quelli in stato nuovo la classe documentale e il percorso (se non definito a livello di classe come obbligatorio) di salvataggio. Senza queste informazioni il NUOVO documento non può essere trasferito su Infinity DMS Le azioni di Ripristina, Upload e Unedit possono essere eseguite anche in modalità massiva su un set di documenti selezionati. L azione Proprietà può essere eseguita anche in modalità massiva su un set di documenti in stato Nuovo (sarà proposta una videata sintetica per impostare classe e percorso). E possibile lavorare sui documenti anche senza connettività attiva con Infinity Project. 12

17 INFINITY PROJECT INFINITY CONNECT Azione Nuovo Documento E possibile creare dei nuovi documenti da sottoporre a sincronizzazione con Infinity Project attraverso il pulsante o semplicemente eseguendo il trascinamento di un qualsiasi file all interno della griglia. Fig. 18 Nuovo documento Eseguendo questa operazione, il documento viene copiato all interno del cruscotto operativo con stato Nuovo. A questo punto il nuovo documento per poter essere inviato tramite azione upload all interno del DMS di Infinity deve essere classificato. La classificazione all interno di Infinity Connect consiste nell attribuire al documento classe e percorso logico di memorizzazione. Tramite il menù contestuale richiamiamo l azione Proprietà in modo da richiamare le informazioni del documento. E indispensabile andare ad indicare una classe e l eventuale Percorso se non determinato in automatico dalla classe. Solo dopo aver impostato queste informazioni si attiva la voce a menù per poter eseguire l azione di Upload a Infinity DMS. Fig. 19 Proprietà documento 13

18 INFINITY CONNECT INFINITY PROJECT Al termine dell azione di Upload, verrà eseguito automaticamente l accesso a Infinity Project e proposta la maschera dei risultati operazione per poter eventualmente procedere alla classificazione completa inserendo eventuali attributi obbligatori. Il documento sarà rimosso dal cruscotto operativo di Infinity Connect. Fig. 20 Risultato elaborazioni upload Se si desidera continuare la modifica dello stesso file eseguire dal menù azioni (icona chiavetta) l operazione di Invia a Infinity Connect oppure agire sull hyperlink del nome file (se attivo il parametro nelle impostazioni personali del DMS) per riportare il documento all interno del cruscotto e contestualmente attivare lo stato a checkout Fig. 21 Risultato elaborazioni upload e invio a Infinity Connect 14

19 INFINITY PROJECT INFINITY CONNECT Azione Modifica Documento Navigando all interno della gestione documentale, nel momento in cui l utente necessità di modificare un documento è sufficiente richiamare l apposita azione dal menù contestuale del documento oppure premere sull hyperlink del campo nome documento. Fig. 22 Vista documenti e invio a Infinity Connect Tale azione è disponibile ad oggi, nell area documentale (visualizzazione a cartelle o classe documentale), nella vista della gestione Documenti Allegati presente nelle varie schede (clienti, fornitori, articoli.) e all interno del gadget per la mydesk Scrivania Documenti. L azione tramite hyperlink agisce solo sul documento selezionato; mentre l azione da menù può essere eseguita su più documenti contemporaneamente. Contestualmente viene attivato lo stato del documento a checkout. Ricordiamo che se è attivo il check [x] Apri documento automaticamente nelle impostazioni di profilo, i documenti che vengono inviati a Infinity Connect verranno aperti automaticamente con l applicazione registrata, relativa all estensione file, nel proprio sistema operativo. Questa opzione viene considerata solo per invio di singolo documento; in caso di invio massivo di più documenti NON viene considerata per non appesantire il sistema. Ricordiamo che se è attivo il check [x] Salva automaticamente documento su Infinity nelle impostazioni di profilo, i documenti richiamati dal cruscotto operativo, se modificati e salvati saranno immediatamente sincronizzati con il sistema documentale su WEB. Nel caso di documento sottoposto a versione, saranno create ad ogni salvataggio enne versioni incrementando il numero della minor release. Tutti i documenti inviati si troveranno in stato Sincronizzato Fig. 23 Cruscotto Infinity Connect con documenti in stato sincronizzato A questo punto anche se ci mettiamo in modalità Offline, disconnessione dalla rete, possiamo 15

20 INFINITY CONNECT INFINITY PROJECT tranquillamente lavorare sui documenti (andranno in stato Modificato ) e al successivo ripristino della connessione sarà possibile eseguire l upload dei documenti aggiornandoli su Infinity Project. Azione Upload Documento L azione Upload documento (eseguibile su uno o più documenti selezionati) consente di trasferire al DMS di Infinity Project i documenti (nuovi o modificati). Verrà richiesto se si desidera eliminare i documenti locali. Azione Ripristina Documento L azione Ripristina documento (eseguibile su uno o più documenti selezionati) consente di ripristinare la versione dei documenti disponibili sul DMS di Infinity Project. Le modifiche eseguite in locale saranno perse. Azione Unedit Documento L azione Unedit documento (eseguibile su uno o più documenti selezionati) consente di eliminare i documenti locali ripristinando lo stato di checkout sui documenti disponibili sul DMS di Infinity Project. Azione Proprietà Documento L azione Proprietà documento consente di accedere ai dati aggiuntivi del documento e se in stato nuovo di impostare classe e percorso logico necessari per l azione di uplaod. 16

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