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1 Il Servizio di Rendicontazione Ogni partner deve fare la rendicontazione delle spese di progetto; i prospetti di riepilogo corredati da tutti i documenti giustificativi di spesa e di pagamento vengono presentati a rimborso dopo essere stati sottoposti ad una valutazione sull ammissibilità e sull eleggibilità della spesa. Il servizio di rendicontazione è stato ideato per semplificare le procedure amministrative e facilitare i partner nella gestione e nella organizzazione di tutti i documenti. Il servizio, collega la voce di spesa ai documenti giustificativi in modo immediato, rendendo facilmente dimostrabile l esistenza, la pertinenza, la congruità e la ragionevolezza della voce di spesa. Il servizio di rendicontazione permette l efficiente gestione sia della documentazione di rendicontazione che della programmazione finanziaria: ogni partner deve attenersi al budget assegnato per Work package e per categoria di spesa. Il servizio di rendicontazione ha i seguenti obiettivi: - Permettere la gestione della fase di programmazione finanziaria che deve attenersi al budget assegnato (eventualmente suddivisa per partner) - Permettere la gestione della documentazione formale di rendicontazione (autorizzazioni, giustificativi di spesa e giustificativi di pagamento) e collegamento alle categorie di spesa e ai work package di progetto. Il servizio prevede sia un supporto tecnico specialistico, in materia di progettazione e di rendicontazione, sia un sistema on-line su web per la gestione di autorizzazioni di spesa, giustificativi di spesa, pagamenti con elaborazione automatica di Annex e report progressivi. Il servizio comprende: - Fornitura del servizio software e relativa licenza multiutente e configurazione dello strumento applicativo - Manutenzione evolutiva del sistema - Messa a regime e personalizzazione del servizio di rendicontazione (multilingua)- Supporto al LP/Partner nella gestione della propria rendicontazione - Supporto al LP nel monitoraggio e nel controllo finanziario e di gestione della rendicontazione dei partner di progetto

2 Scelta dello strumento web Il Servizio di Rendicontazione è uno strumento web che consente un supporto continuativo ed elastico in grado di fornire assistenza, formazione ed esercitare il controllo formale dei documenti da rendicontazione. La velocità di accesso alle informazioni dipende dalle prestazione della connessione internet del PC e dalla congestione della rete. Inoltre, l utilizzo di uno strumento web presenta i seguenti vantaggi: - Non vi sono oneri di distribuzione - Non vi sono oneri di aggiornamento (es. modifiche ai budget) - Si presta ad un controllo tempestivo - Efficace nella gestione dei progetti internazionali (multilingua) Collegamento diretto tra chi progetta e chi rendiconta Le dimensioni da popolare all interno dell applicativo sono: - Anagrafiche - Autorizzazioni - Giustificativi di spesa - Pagamenti Le informazioni sono strutturate in maniera gerarchica: si potrà generare un autorizzazione solo per gli elementi anagrafici precedentemente inseriti. Allo stesso modo, si potranno inserire dei giustificativi di spesa solo a fronte di autorizzazioni inserite. Il servizio di rendicontazione è stato strutturato in questa maniera per garantire una metodologia nel reperimento e nella gestione della documentazione giustificativa di spesa.

3 MASTER DATA (Personnel / Supplier) Verify the Expense is Admissible AUTHORIZATION of an element in Master Data (Financial Committent) EXPENSE JUSTIFICATION linked to an authorization of an inserted expense PAYMENT of an Expanse Justification linked to an inserted Expense Adottando questo procedimento, non sarà possibile inserire dei giustificativi di spesa o di pagamento per voci di spesa non previsti dal progetto oppure sprovviste di autorizzazione. Nella maschera d inserimento dell autorizzazione, l utente deve inserire le informazioni circa la spesa ammissibile, work package ed azione previsti nell autorizzazione. Il servizio di rendicontazione utilizza queste informazioni nella gestione dei documenti e non permette la cancellazione di un documento giustificativo di spesa se all interno del sistema c è già inserito un pagamento per quello stesso giustificativo. Questo evita che rimangono dei documenti sospesi nel sistema, possibili fonti di errori visto che ogni pagamento deve essere associato ad un giustificativo di spesa che a sua volta deve essere associato ad un autorizzazione. Il sistema non permette l eliminazione di un giustificativo di spesa con un pagamento ad esso collegato, così l utente deve eliminare prima il pagamento e poi il giustificativo di spesa, così garantendo l integrità della catena di documenti giustificativi.

4 Strutturazione di attività e procedure legate alla rendicontazione Per aiutare l utente a comprendere facilmente le dipendenze delle dimensioni all interno del servizio di rendicontazione, le aree dedicate all inserimento delle autorizzazioni e dei giustificativi di spesa sono strutturate in modo da visualizzare la tabella Anagrafiche sopra, seguita dalla tabella delle autorizzazioni associata all elemento anagrafico selezionato e infine la tabella dei giustificativi di spesa. (è chiaro che la pagina delle autorizzazioni contiene solo la tabella Anagrafiche e Autorizzazioni ). Mentre la pagina dei pagamenti contiene solo la tabella Pagamenti. Ogni documento inserito all interno del sistema di rendicontazione è identificato da un codice alfanumerico unico per facilitare la ricerca del documento all interno del sistema. Nel momento in cui viene salvato un documento sul sistema di rendicontazione (autorizzazione, giustificativo di spesa oppure di pagamento), il sistema genera automaticamente il numero di riferimento che è stato associato a quel documento. Il numero deve essere obbligatoriamente riportato sulla copia cartacea del documento stesso, semplificandone un'eventuale ricerca all interno del sistema. Qualunque documento rendicontato potrà essere modificato oppure eliminato fino alla scadenza del ciclo di rendicontazione. Passato questo periodo i documenti potranno essere modificabili o eliminabili solo previa autorizzazione del Lead Partner. Questa procedura serve a garantire che il sistema contenga l esatta sintesi dei documenti che saranno inviati al certificatore.

5 Piano finanziario e produzione automatica degli Annex Il piano finanziario accertato è quello che risulta nell Application Form del progetto suddiviso per singoli Project Partner e per tipologia di voci di spesa. Nella sezione Budget vengono riportate tutte le versioni di Budget, mentre Spending Forecast contiene le previsioni di spesa per ogni project partner. Rendicontando day by day, chi gestisce il progetto è in grado di avere immediatamente la fotografia della situazione finanziaria permettendogli di individuare tempestivamente eventuali problemi di budget. La generazione automatica degli Annex da parte del sistema, semplifica e velocizza le operazioni di rendicontazione nel momento in cui le spese devono essere portate a rendiconto. La sezione Report consente all utente di verificare le spese e di modificarle, se necessario, prima di sottoporre il report al certificatore. Pagamenti. Condivisione dell informazione su web L utilizzo di un servizio di rendicontazione su web rende possibile l immediata distribuzione e condivisione dello stato della rendicontazione nei confronto del personale addetto, degli enti interessati e degli eventuali partner coinvolti. I dati inseriti oppure modificati sono immediatamente visibili dagli utenti. L utilizzo di un servizio on-line agevola l assistenza tecnica al prodotto sia nell individuare che nel risolvere il problema. La funzionalità di Supervisore permette al Lead Partner di verificare agevolmente to stato di rendicontazione di ogni partner. Questa funzionalità consente al Lead Partner di visionare i dati di ogni partner in modo semplice e veloce, senza dover mai cambiare utenza.

6 Caratteristiche Tecniche del servizio di Rendicontazione Lo strumento applicativo noleggiato e configurato per Watermode si basa su un interfaccia web sviluppata nelle seguenti tecnologie: - Microsoft ASP.NET - Microsoft SQL Server installato a nostro carico presso la web farm di Aruba SPA. L infrastruttura tecnica è quindi garantita sia in termini di backup sia in termini di continuità del servizio 24/7 dallo stesso provider, a cui è affidata anche la manutenzione degli impianti e la gestione della sicurezza. Un ulteriore backup viene gestito da nostre procedure proprietarie che trasferiscono ogni 24 ore il backup presso la nostra sede. Il servizio è ospitato all interno del dominio rendicontazione.com di nostra proprietà. Il sistema è accessibile via web con qualunque browser in quanto conforme agli standard W3C. La comunicazione del web browser avviene attraverso una comunicazione criptata HTTPS (Hypertext Transfer Protocol over Secure Socket Layer), che garantisce che solamente il client e il server siano in grado di conoscere il contenuto della comunicazione. Il sito, che sarà disponibile in italiano e inglese, avrà accesso regolamentato da username e password