Original article. Computerised management of NAT-HCV tests. Introduzione. Abstract. Introduction

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1 Original article Computerised management of NAT-HCV tests Patrizia dello Russo, Daniele Nigris, Patrizia Collinassi, Franco Biffoni Azienda Ospedaliera Santa Maria della Misericordia, Dipartimento di Area Vasta di Medicina Trasfusionale, Udine, Italia Abstract Viral safety of donated blood, blood products and plasma derivatives is estimated to be very high. Nevertheless, virus transmission by blood cannot be excluded because of the long diagnostic window phase for hepatitis C virus (HCV). Nucleic acid amplification technology (NAT) has been introduced into blood banks in many European countries in order to improve detection of HCV. In Italy NAT-HCV tests became mandatory on 28 June, The introduction of NAT assays produced a great deal of laboratory data which needed new management software. The authors report their experience in the management of NAT results using EmoNet and Amplipool software. Key words: software, HCV NAT, data management Introduction The safety of blood products used in transfusion therapy is fundamentally based on careful selection of the donor, on the sensitivity of the screening tests carried out on the units collected and on viral inactivation. The care given to the diagnosis of hepatitis C virus (HCV) in donated blood, with the introduction of nucleic acid amplification technology (NAT), is justified by the long window period (58-70 days 1,2 ) and the high prevalence of the virus in our Received: 26 January Revision accepted: 27 May 2004 Correspondence: Dott.ssa Patrizia dello Russo Laboratorio di Biologia Molecolare - NAT Dipartimento di Area Vasta di Medicina Trasfusionale Azienda Ospedaliera Santa Maria della Misericordia P.le Santa Maria delle Misericordia, Udine, Italia dellorusso.patrizia@aoud.sanita.fvg.it Introduzione La sicurezza dei prodotti impiegati nella terapia trasfusionale è essenzialmente basata sull attenta selezione del donatore, sulla sensibilità dei test di screening eseguiti sulle unità raccolte e sulla inattivazione virale. L attenzione riservata alla diagnostica dell HCV sulle donazioni di sangue, con l adozione del test NAT, trova ragione nel periodo finestra piuttosto lungo (58-70 giorni 1,2 ) e nella elevata prevalenza del virus nel nostro Paese (2-3% 3,4 ). I test immunoenzimatici diretti alla rivelazione degli anticorpi specifici non garantiscono, infatti, la negatività delle unità raccolte durante il periodo finestra asintomatico. Per tale ragione è stata introdotta nello screening delle donazioni la ricerca diretta di marcatori virali (HCV-RNA). La disponibilità di adeguati test ha consentito una sensibile riduzione del rischio residuo di epatite C trasmessa con la trasfusione, stimato in circa 1/10 6 in Italia dopo l introduzione del test NAT 1,2. Già nel 1999 l Europa ha recepito le linee guida CPMP/BWP/390/97 5, riguardanti l introduzione obbligatoria della ricerca dell HCV-RNA nei pool di plasma destinati al frazionamento. La comunità scientifica internazionale ha poi esteso a tutti i prodotti trasfusionali un uguale livello di sicurezza 6-8. In Italia la ricerca dell HCV-RNA sulle donazioni è divenuta inderogabilmente obbligatoria a partire dal 28 giugno Il test NAT-HCV (Nucleic Acid Amplification Technology) è entrato così a far parte dell attività routinaria di molti Centri Trasfusionali, che hanno dovuto adeguare la propria struttura e il proprio personale all esecuzione del nuovo test, in aggiunta agli esami obbligatori già praticati su tutte le sacche. Nel quadro di questa importante ristrutturazione, è rilevante l impegno richiesto al personale addetto nella 209

2 P dello Russo et al. country (2-3% 3,4 ). Immunoenzymatic tests aimed at detecting specific antibodies do not, in fact, guarantee the real negativity of units collected during the asymptomatic window period. For this reason a direct search for viral markers (HCV-RNA) has been introduced into the screening of donations. The availability of adequate tests has caused a notable reduction in the residual risk of hepatitis C transmitted by transfusion, estimated to be about 1/10 6 in Italy after the introduction of NAT tests 1,2. Already in 1999 Europe had assimilated the CPMP/BWP/390/97 guidelines 5 concerning the compulsory introduction of searching for HCV-RNA in plasma pools destined for fractionation. The international scientific community then extended the same level of safety to all transfusion products 6-8. In Italy the search for HCV-RNA in donations became compulsory without exception from 28 June, The NAT-HCV test has thus entered part of routine activities of many Transfusion Centres, which have had to adapt their structure and staff to carrying out the new test, in addition to the other obligatory tests already carried out on all bags. In the setting of this important re-organization, the commitment required by the staff managing the new laboratory data is considerable. This study describes the process of optimising the computerised data management of the NAT results. Materials and methods In our working situation, including Greater Udine, in which we collect over 35,000 units/year, the management of all transfusion-associated activities is ensured by the EmoNet v software programme (Insiel SpA, Trieste, Italy), adapted with the EmoNet-NAT file in order to receive NAT-HCV results as well. The central Laboratory for the NAT testing is in Udine, and is connected by network with all the peripheral transfusion structures in the Province of Udine (S. Daniele, Gemona, Tolmezzo, Cividale, Latisana, Palmanova), enabling flows of data exchange. The NAT analytic system that we adopted is the Cobas Ampliscreen HCV Test V.2.0, on a Cobas Amplicor instrument (Roche Molecular System, Inc., Branchburg, NJ, USA), furnished with Ampli Pool v management software (produced for Roche Diagnostics by Themix Italia, S. Ninfa, TP, Italy). The whole working process, the structure of the NAT laboratory and the application of the methods all respect good laboratory practices for molecular biology investigations (separation of working areas, application of 210 gestione dei nuovi dati di laboratorio. Scopo del nostro studio è esporre il percorso di ottimizzazione nella gestione informatica dei risultati NAT. Materiali e metodi Nella nostra realtà lavorativa, comprendente l Area Vasta di Udine - pari a oltre unità/anno - la gestione di tutte le attività collegate alla trasfusione è garantita dal programma EmoNet v (Insiel SpA, Trieste, Italia), adeguato con il file EmoNet-NAT ad accogliere anche i risultati NAT-HCV. Il Laboratorio centralizzato per la NAT ha sede a Udine, ed è collegato in rete con tutti i centri periferici della provincia udinese (S.Daniele, Gemona, Tolmezzo, Cividale, Latisana, Palmanova), con i quali è stato stabilito un flusso di comunicazione dati. Il sistema analitico NAT da noi adottato è il Cobas Ampliscreen HCV Test V.2.0, su strumento Cobas Amplicor (Roche Molecular System, Inc., Branchburg, NJ, USA), corredato dal software gestionale Ampli Pool v (prodotto per Roche Diagnostics da Themix Italia, S. Ninfa, TP, Italia). Durante l intera fase di lavorazione, la strutturazione del laboratorio NAT e l applicazione delle metodiche rispettano la buona pratica del laboratorio di biologia molecolare (separazione delle aree di lavoro, applicazione delle precauzioni anti-inquinamento ecc.) L organizzazione del flusso di lavoro, grazie alle tecnologie utilizzate, permette la completa tracciabilità del campione durante l intero processo lavorativo, si avvale di successive fasi affidate a strumenti diversi e ognuna governata da parti specializzate del programma gestionale. La ricerca dell HCV-RNA viene eseguita seguendo la strategia approvata della determinazione su pool da 20 campioni: da ogni provetta primaria viene prelevata una aliquota di plasma (50 ml) per costituire pool da 1 ml, sui quali viene effettuata la determinazione. L allestimento dei pool e la elaborazione delle liste di lavoro vengono realizzati mediante il campionatore Tecan Genesis (Promega, Milano, Italia) con riconoscimento positivo delle provette primarie tramite lettura dei barcode (viene utilizzato il codice cdm, ovvero codice donatori mondiale presente in EmoNet). Per ogni pool viene prodotto in laboratorio un barcode univoco comprendente, per ogni seduta, gg/mm/aa/n progressivo. Il Tecan, al termine della procedura di preparazione dei pool, produce una stampa in cui viene riportata la

3 NAT data management pollutant minimisation practices, etc.). The organization of the work chain, thanks to the technology used, allows a sample to be completely tracked throughout the whole working process and exploits successive stages entrusted to different instruments, each of which is controlled by specific parts of the management software programme. The test for HCV-RNA is carried out using an approved strategy on pools of 20 samples: a 50 ml aliquot is taken from each primary test-tube to constitute the 1 ml pool on which the assay is performed. The pool is set up and the work lists are processed by a Tecan Genesis sampler (Promega, Milan, Italy) which recognizes the primary test-tubes by reading their barcodes [the world donor code (wdc) present in EmoNet is used]. A unique barcode is assigned to every pool produced in the laboratory. This barcode includes the day/month/year/progressive number for each session. At the end of the procedure of preparing the pool, the Tecan produces a print-out listing the composition of all the pools set up: the identification of each single pool is matched with the barcodes of the samples contained in that particular pool. The Ampli Pool management function collects the Tecan work lists and transfers them to the Cobas instrument. In fact, the Ampli Pool programme is connected online with the Tecan's computer unit. On precise request, the Tecan sends the work list in a unidirectional manner to the Ampli Pool. Bi-directional communication (sending list receiving results) between Ampli Pool and Cobas is ensured by programmes called WIF 3 (Windows InterFacing), Amplicor-1 and Roche Amplipool, included in Ampli Pool: - WIF 3 organizes the working sequences, describes the status of the work lists (Ready - Sent - Completed) and, finally, matches the POS/NEG results to the single samples examined; - Amplicor-1 associates the work lists to the number (this, too, unique) of the Cobas reaction support (A-ring), read by the user with an optical pen; - Roche Amplipool accepts the work lists from the Tecan and makes the report. Thus, in complete safety, the list of the pools is sent to the interfaced Cobas instrument which carries out the test. At the end of the reaction the analytic results of Cobas for each pool examined are acquired and examined. The report making therefore starts from Ampli Pool which acquires the reports (NEG/POS) from Cobas, after validation of the analytical session by the person in charge of the laboratory (higher level password). The report on the pools is converted into a report for composizione di tutti i pool allestiti: all identificativo di ogni singolo pool vengono associati i barcode dei campioni in esso contenuti. Il gestionale Ampli Pool accoglie le liste di lavoro del Tecan e le trasferisce allo strumento Cobas. Il programma Ampli Pool infatti è connesso in rete con l unità informatica del Tecan, dal quale riceve in modo unidirezionale le liste di lavoro dietro specifica interrogazione. Il collegamento bidirezionale (invio liste ricezione risultati) tra Ampli Pool e Cobas è garantito dai programmi denominati WIF 3 (Windows InterFacciamenti), Amplicor- 1 e Roche Amplipool, compresi in Ampli Pool: - WIF 3 organizza le sequenze operative e descrive lo stato (Pronto - Trasmesso - Completato) delle liste di lavoro, infine abbina i risultati POS/NEG ai singoli campioni esaminati; - Amplicor-1 associa la lista di lavoro al numero (anch esso univoco) del supporto di reazione del Cobas (A-ring), letto dall operatore tramite penna ottica; - Roche Amplipool esegue l accettazione dal Tecan e la refertazione. In assoluta sicurezza, quindi, l elenco dei pool viene trasmesso allo strumento Cobas interfacciato che esegue il test. Al termine della reazione vengono richiesti ed acquisiti i risultati analitici del Cobas per ogni pool esaminato. La refertazione inizia quindi da Ampli Pool che acquisisce i referti (NEG/POS) dal Cobas, previa validazione della seduta analitica da parte del responsabile del laboratorio (password di livello superiore). Il referto dei pool viene mutato nel referto di ogni singolo campione (trasformazione pool campioni): il codice (cdm) di ogni prelievo viene associato al risultato del pool di cui fa parte (un pool risultato NEG viene trasformato in 20 referti NEG). In caso di positività di un pool, invece, il risultato analitico viene ben evidenziato in rosso, la sua validazione viene espressamente richiesta al laureato, ed è automaticamente esclusa la trasformazione pool campioni. In questo caso, infatti, il laboratorio prosegue la ricerca del campione positivo all interno del pool, secondo l algoritmo indicato dalla Roche. Dopo aver ottenuto, quindi, con Ampli Pool la refertazione dei singoli campioni costituenti i pool di plasma, l interfacciamento ad EmoNet consente l acquisizione, automatica e sicura, dei referti nel gestionale delle donazioni, in cui al cdm è associata l anagrafica del donatore e la sua storia trasfusionale. La procedura è globalmente laboriosa, e presenta alcuni 211

4 P dello Russo et al. each single sample (conversion pool samples): the code (wdc) for every sample is associated with result of the pool in which it is a part (a pool found to be NEG is converted into 20 NEG reports). If a pool is found to be positive, the analytic result is highlighted in red, its validation by a graduate member of staff is expressly requested and it is automatically excluded from the conversion pool samples. In this case, the laboratory proceeds to the identification of the positive sample within the pool, following the algorithm indicated by Roche. Thus, after having obtained the reports on the single samples making up the plasma pools from Ampli Pool, the interface with EmoNet allows automatic and safe acquisition of the reports in the donation management system, in which the "wdc" is matched with the donor's personal data and his or her transfusion "history". Overall, the procedure is laborious and has some features that could be improved. EmoNet incorporates a "validation" procedure of the single examinations carried out on the donations by the laboratories involved and then allows the transfusion specialist, who checks the completeness of the reading examinations, the final validation of the bag and its release. The chronological sequence of the operations "validating" the NAT-HCV examination starts in EmoNet with the "Management of NAT tests" function, which transmits to the EmoNet-NAT file the list of acquired presentations (samples listed by date of donation) to which the NAT results produced for each session will then be referred. Subsequently, EmoNet-NAT, interfacing with Ampli Pool from which it receives data, matches the reports for the single samples to the respective presentations (personal data). Any results not associated with a presentation, for example instrumental results of pools as such or samples not yet processed, are rejected and notified. The presentations, now combined with their results, are once again transferred from EmoNet-NAT into EmoNet and through the function "Management of reports" each single Centre in Greater Udine receives the NAT results already validated by the head of the laboratory, through the server. Figure 1 shows the detailed procedure, with a flow chart illustrating the movement of information: all the data converge in EmoNet-NAT, which redistributes the combined data (presentations - results) to EmoNet and then to the peripheral stations. aspetti passibili di miglioramento. EmoNet prevede una procedura di validazione dei singoli esami effettuati sulle donazioni da parte dei laboratori interessati, per poi consentire al medico trasfusionista, che verifica la completezza degli esami di legge, la validazione finale della sacca e il suo rilascio. La sequenza temporale delle operazioni di validazione dell esame NAT-HCV ha inizio in EmoNet con la funzione Gestione test Nat, che trasmette al file EmoNet-NAT l elenco delle presentazioni acquisite (campioni elencati per data di donazione) alle quali, poi, andranno riferiti i risultati NAT prodotti per ogni seduta. Successivamente EmoNet-NAT, interfacciandosi con Ampli Pool da cui riceve i dati, associa i referti dei singoli campioni alla rispettiva presentazione (anagrafica). I risultati non associati ad alcuna presentazione, per esempio i risultati strumentali dei pool come tali o i campioni non ancora processati, vengono scartati e segnalati. Da EmoNet-NAT vengono trasferite nuovamente in EmoNet le presentazioni ora associate ai risultati, e attraverso la funzione Gestione referti ogni singolo Centro dell area vasta udinese riceve tramite server i risultati NAT, già validati dal responsabile del laboratorio. Nella figura 1 viene riportata la procedura dettagliata, dalla quale si può rilevare l andamento a cascata del flusso di informazioni: tutto converge ad EmoNet-NAT, che ridistribuisce i dati associati (presentazioni risultati) ad EmoNet e quindi alle stazioni periferiche. Risultati La nostra esperienza con la NAT HCV è iniziata a giugno 2002, come prescritto dalla Circolare Ministeriale n. 14 del 19 dicembre Nel periodo giugno giugno 2003 abbiamo esaminato per la NAT-HCV donazioni corrispondenti a pool (di cui 72 risultati invalidi, pari al 2,7%), per un totale di 303 sedute analitiche, di cui 8 invalide (2,6%) per motivi occasionali connessi ai controlli di reazione (scarsa risospensione del pellet) o allo strumento (elettrovalvola difettosa). Avendo in uso uno strumento Cobas Amplicor di backup, il flusso lavorativo non ha subito arresti, ma solo sporadici ritardi. Fino a ottobre 2002 abbiamo potuto avvalerci per la refertazione di Ampli Pool e di EmoNet, privo del file EmoNet-NAT. L utilizzo del solo EmoNet comporta l introduzione manuale dei risultati analitici, per ogni singolo centro di raccolta, operazione non esente dalla possibilità di errore, implicita in ogni digitazione manuale. A rendere più gravosa la refertazione manuale, è l individuazione delle donazioni in EmoNet come 212

5 NAT data management COBAS AMPLICOR TECAN HCV AMPLICOR WIF3 AMPLI POOL EMONET NAT Management Server 1 (Udine) EMONET NAT Management Server 2 (Palmanova) RESULTS SEND REQUESTS EMONET - NAT EMONET Acceptance of results combined with the sample's identification NAT Management Sever 1 NAT Management Sever 2 Loading Outcome management Server 1 Outcome management Server 2 Validation Validation Figure 1 - Flow of information, all converging in Emonet-NAT, which redistributes the combined data to Emonet and then to the peripheral servers 213

6 P dello Russo et al. Results Our experience with NAT HCV started in June 2002, as laid out by Ministerial Circular n. 14 of 19 December, In the period from June June 2003 we used NAT-HCV testing on 37,254 donations, corresponding to 2,650 pools (of which 72 (2.7%) were not valid), in a total of 303 analytic sessions of which 8 (2.6%) were not valid for sporadic problems with the reaction controls (poor resuspension of the pellet) or the instrument (defective electrovalve). Since we have a backup Cobas Amplicor instrument, the work flow was not interrupted, although some isolated delays did occur. Up to October 2002 we used Ampli Pool and EmoNet for the reporting, without the EmoNet-NAT file. The use of only EmoNet involved manual entry of the analytic results for each collection centre, an operation which is not without the possibility of errors inherent in manual typing. What made the manual reporting more onerous was that donations in EmoNet were identified by an "alternative code", a numerical code differing from the wdc used for the primary test-tubes and corresponding to it. Thus when attributing a report, it was necessary to control two numerical series. Since October 2002, the introduction of EmoNet-NAT has resolved all uncertainties in the reporting, allowing automatic acquisition of the results through the Ampli Pool data management system. We have never had failures in the automatic transfer of data or errors in the identification of samples. Discussion Both the Roche analytic system for NAT-HCV and the EmoNet data management programme are widely used in Italian transfusion centres. We report here some observations concerning the two systems arising during the not always easy process of optimising the reporting of NAT data; these observations are intended for users of the same instruments. Overall the system has some critical points, not expressly involving the safety of reporting which is the ultimate aim of the data management interface and instruments, but rather the labour-intensive access and repetitiveness of the operations entrusted to the staff. The Ampli Pool management system uses three different parts of a programme; these parts are called Amplicor1, WIF 3 and Roche Ampli Pool and each is dedicated to codice alternativo, codice numerico diverso dal cdm utilizzato per le provette primarie e ad esso corrispondente. Nell attribuzione del referto, quindi, bisogna di fatto controllare due serie numeriche. A partire da ottobre 2002, l introduzione di EmoNet-NAT ha risolto ogni incertezza di refertazione, consentendo l acquisizione automatica dei risultati tramite il gestionale Ampli Pool. Non abbiamo mai rilevato fallimento del passaggio automatico dei dati, né errori di identificazione dei campioni. Discussione Nelle strutture trasfusionali italiane sia il sistema analitico Roche per NAT-HCV che il programma gestionale EmoNet sono largamente diffusi. La nostra esperienza riporta le osservazioni sviluppate nei riguardi dei due sistemi durante il percorso, non sempre agevole, di ottimizzazione della refertazione dati NAT ed è rivolta agli utilizzatori degli stessi strumenti. Il sistema nel suo complesso presenta dei punti di criticità che non riguardano espressamente la sicurezza di refertazione, scopo ultimo dell interfacciamento di gestionali e strumentazione, ma la laboriosità dell accesso e la ripetitività delle operazioni affidate al personale. Il gestionale Ampli Pool prevede l utilizzo di tre diverse parti di programma, denominate Amplicor1, WIF 3 e Roche Ampli Pool, ognuna deputata allo svolgimento di una parte del lavoro di trasmissione-trasformazione dei dati. Ne consegue la necessità di accedere singolarmente ad ogni parte del programma per portare a termine l intera operazione. Abbiamo rilevato un punto debole del sistema Ampli Pool riguardante la possibilità di accedere alle liste di lavoro e di modificarle dopo la trasmissione automatica delle stesse dal Tecan. Infatti da WIF 3 si può cambiare lo stato del processo (Pronto, Trasmesso, Completato) e i risultati (POS/ NEG) dei singoli pool, si può eliminare un pool o un campione in esso compreso. Questa operazione, pur essendo espressamente volontaria e mai casuale, è accessibile a tutti, e se da un lato può risultare utile per la correzione di un eventuale errore di programmazione, dall altro può divenire fonte di un falso risultato e necessita indubbiamente di un filtro di accesso. Quanto appena esposto si pone in singolare contraddizione con l utilizzo reiterato delle password (nel nostro caso quattro per portare a temine l intera refertazione) necessarie all accesso ai programmi. Sia Ampli Pool che EmoNet, infatti, hanno delle chiavi d accesso specifiche e diverse fra loro, da una parte assicurazione contro manipolazioni casuali dei dati, dall altra rallentamento non 214

7 NAT data management carrying out only one part of the work of transfertransformation of the data. In consequence, each one of these three parts of the programme must be accessed to complete the whole operation. We have found a weak point in the Ampli Pool system concerning the possibility of accessing the working lists and modifying them after they have been automatically transferred from the Tecan. In fact, the state of the processing (Ready, Sent, Completed) and the results (POS/ NEG) of single pools can be changed and a pool or a sample in it can be eliminated by the WIF 3. This operation, although a deliberate action and never accidental, is accessible to anyone and while on the one hand it could be useful for correcting any programming errors, on the other hand it could be a source of a false result and undoubtedly requires an access filter. This is a remarkable contradiction with the repeated use of passwords (in our case four to bring the whole reporting system to completion) necessary to gain access to the programmes. In fact, both Ampli Pool and EmoNet have specific access keys that are different from each other: while this does prevent casual manipulation of the data, it also slows down work quite considerably. A further critical point is the graphical presentation of the electronic pages. The pages of the various types of software (Ampli Pool, EmoNet, EmoNet-NAT) are almost identical in colour and for having a small title, thus hampering immediate recognition. It would be much easier to use if the pages were colour-coded assigning a single colour to each operation or part of the programme. We believe that it is particularly important to be able to distinguish between EmoNet, which has two accesses to the programme (recall of the presentations by date and recall of the combined presentation-report data), and EmoNet-NAT, from which the information leaves. Furthermore, in the Management of NAT tests function of EmoNet, the list of loaded samples (presentations of donors) cannot be ordered according to any criteria (collection centre, progressive number or wdc) because precedence is given to the time (hh:min) that the donors are registered in the server sending data, Udine or Palmanova, which in their turn process data from 4 and 2 collections centres, respectively. The search for a particular sample in the list is, therefore, extremely difficult. In our working experience we stumbled across an important problem in EmoNet related to the management of analytic data and caused by the lack of suitable alarms. In brief, one of the people responsible for manual entry of other analytic tests erroneously entered an incorrect report trascurabile del lavoro dell operatore. Un ulteriore punto di criticità è la presentazione grafica delle pagine elettroniche. Le schermate, infatti, dei singoli software (Ampli Pool, EmoNet, EmoNet-NAT) sono quasi del tutto identiche tra loro, sia dal punto di vista cromatico che dal titolo ridotto, e ciò penalizza l immediatezza degli interventi. Risulterebbe più facile utilizzare un codice-colore da associare in modo univoco a ciascuna operazione o parte del programma. Riteniamo che sia particolarmente importante poter distinguere tra EmoNet, che prevede due accessi al programma (richiamo delle presentazioni per data e richiamo dei dati associati presentazione-referto), ed EmoNet-NAT, da cui partono le informazioni. In EmoNet, nella funzione Gestione test NAT, inoltre, l elenco dei campioni caricati (presentazioni dei donatori) non può essere ordinato secondo alcun criterio (centro di prelievo, numero progressivo o cdm) in quanto viene data prevalenza all ora (hh:min) di registrazione dei donatori nei server di invio, Udine o Palmanova, che a loro volta elaborano dati provenienti da tutti i centri di raccolta, 4 e 2 rispettivamente. La ricerca di un particolare campione compreso nell elenco diviene quanto meno difficoltosa. Nella nostra esperienza abbiamo riscontrato in EmoNet una importante problematica relativa alla gestione dei dati analitici causata della mancanza di adeguati allarmi. In breve, per l errore di un operatore addetto all inserimento manuale di altri test analitici, è stato immesso un referto improprio (POS) nella casella elettronica relativa all esame NAT HCV di un donatore. Al momento dell acquisizione automatica dei risultati NAT associati a presentazioni (EmoNet- NAT EmoNet), il programma EmoNet non ha dato alcuna segnalazione evidente dell accaduto, vale a dire la presenza di un risultato già inserito e non sovrascrivibile, né ha collocato tra i Rifiutati il dato ricevuto da EmoNet-NAT riguardante il campione già (impropriamente) refertato. L errore, del tutto casuale, di inserimento ha messo in luce un punto debole del programma: infatti malgrado la automaticità della refertazione, è necessaria un attenta revisione di tutte le schermate da parte del responsabile di laboratorio, benché la conformità dei risultati sia stata già accertata prima di procedere alla loro trasmissione. Una considerazione finale va fatta nell ottica, ormai prossima in Friuli Venezia Giulia, di utilizzare i software descritti non solo per l HCV-NAT ma anche per altri test molecolari (HBV e HIV) applicati alle donazioni. Attualmente stiamo sperimentando una versione di Ampli Pool che include la gestione del test HBV DNA associato ad HCV. Abbiamo rilevato in Ampli Pool dei problemi derivanti dalla trasformazione dei pool in un numero doppio di 215

8 P dello Russo et al. (POS) in the electronic box related to the donor's NAT- HCV test. At the time the NAT results associated with presentations were automatically acquired (EmoNet- NAT EmoNet), the EmoNet programme gave no obvious notification of the event - i.e. a result already entered that could not be overwritten - nor were the data received from EmoNet-NAT concerning a sample already (inappropriately) reported on assigned as "Rejected". The mistaken entry, which was completely accidental, exposed a weak point of the programme: in fact, despite the "automatic" manner of reporting, the computer monitors must be carefully reviewed by the person in charge of the laboratory, who must ascertain the conformity of the results before releasing them. We make one final consideration in view of using the software described not only for HCV-NAT but also for other molecular tests (for HBV and HIV) that may be applied to donations. This will shortly be the case in our Region (Friuli Venezia Giulia). We are currently experimenting a version of Ampli Pool that includes combined management of the HBV-DNA and HCV tests. We found problems in Ampli Pool arising from the transformation of the pools into double the number of samples (each pool gives rise to 20 HCV and 20 HBV), half of which (HBV) do not have a place in EmoNet, since this is not a compulsory test on donations. In the current version, Ampli Pool produces records for the HBV tests even when only the HCV test is selected and the same duplication of data in EmoNet-NAT produces a large number of discarded results. Although this is a version still under development, and subject to evaluation, we think it is necessary to wait for EmoNet and EmoNet-NAT to be adapted to include the new tests, as well as the opportune changes to Ampli Pool, in order to obtain appreciable results. The strong point of the whole system is that, once the logic of the "cascade" is understood, it is easy to manage, fast and gives appropriate responses. The main advantage is the entry and contemporaneous sharing of reports for the whole area of Greater Udine, with the benefit of fast, safe, remote validation of the NAT tests through the two different data collection servers. The computer system described undoubtedly has flexible programmes and uses, although various improvements, some of which are necessary, could be made. Given the high quality and excellent performance of the Ampliscreen HCV test, the management of the analytic results merits greater attention, since the problem of safety and speed of reporting are intimately linked to the time of release of the units collected. campioni (ogni pool dà luogo a 20 HCV e 20 HBV), la metà dei quali (HBV) in EmoNet non trova alcuna collocazione, non essendo uno degli esami obbligatori sulle donazioni. Nella versione attuale, Ampli Pool produce i records relativi all esame HBV anche quando viene selezionato il solo test HCV, e la stessa duplicazione di dati in EmoNet-NAT produce un gran numero di risultati scartati. Benché si tratti di una versione ancora in evoluzione, ma pur sempre oggetto di valutazione, pensiamo che sia necessario attendere l adeguamento di EmoNet ed EmoNet-NAT all inserimento di nuovi test per ottenere dei risultati apprezzabili, oltre alle opportune variazioni in Ampli Pool. Punto di forza dell intero sistema è, una volta entrati nella logica della cascata, la complessiva facilità di gestione che permette rapidità ed adeguatezza di risposta. Il principale vantaggio è l inserimento e la condivisione contemporanea dei referti per tutta l Area Vasta Udinese, con il beneficio di una validazione a distanza sicura e veloce per il test NAT, attraverso i due diversi server gestionali di raccolta dati. Indubbiamente il sistema informatico affidatoci ha una buona elasticità di programmazione e d uso, benché sia passibile di alcune modifiche migliorative, alcune necessarie, come sopra esposto. A fronte della elevata qualità ed ottime performances dimostrate dal test Ampliscreen HCV, la gestione dei risultati analitici merita una maggiore attenzione, essendo il problema della sicurezza e rapidità di refertazione strettamente collegato ai tempi di rilascio delle unità raccolte. Riassunto Nel presente lavoro vengono esposte alcune problematiche inerenti l'introduzione di una gestione informatica dei risultati dello screening per HCV-RNA in ambito trasfusionale di Area Vasta. In particolare, vengono delineati gli aspetti organizzativi del flusso dati ed esposta la necessità di avere un sistema informatico in grado di gestire correttamente una gran mole di dati e tale da renderli disponibili in tempi molto rapidi. La seconda parte dell'articolo espone i punti più delicati del software utilizzato, proponendo alcune modifiche risolutive delle criticità evidenziate dopo un anno di attività. Parole chiave: sistema informatico, HCV NAT, gestione dati 216

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