GEMELLAGGIO FRA CITTÀ MANUALE UTENTE 2004 per CONFERENZE E SEMINARI

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1 GEMELLAGGIO FRA CITTÀ MANUALE UTENTE 2004 per CONFERENZE E SEMINARI 1. Cos'è una conferenza tematica e cos'è un seminario di formazione? 2. Chi può organizzare le conferenze e i seminari? 3. Chi può presentare una candidatura? 4. Come presentare una candidatura corretta? 5. Come calcolare la sovvenzione? 6. Come presentare un buon progetto? 7. Quando presentare la candidatura? 8. Come sono selezionati i progetti? 1. Le conferenze tematiche sono organizzate per incoraggiare lo scambio di esperienze tra città e comuni nel quadro del gemellaggio fra città. Le conferenze devono essere basate su un programma educativo ben strutturato riguardante questioni europee d'attualità, spesso con la partecipazione di esperti locali specializzati in determinati settori tematici (ambiente, affari sociali, istruzione, economia, ecc.). I partecipanti alla conferenza devono rappresentare città di almeno due paesi idonei. I seminari di formazione presentano sessioni di formazione per i funzionari che si occupano dei gemellaggi, in modo da aiutarli ad acquisire le conoscenze e qualifiche necessarie per promuovere progetti di gemellaggio con un contenuto europeo di elevata qualità, ad esempio teoria e pratica del gemellaggio, impatto del gemellaggio sul sentimento di appartenenza europea dei cittadini, confronto tra il lavoro in materia di gemellaggio di diversi paesi, comunicazione interculturale, cooperazione transnazionale tra i comuni. I partecipanti ai seminari possono rappresentare le città di uno o più paesi idonei. 2. Chi può organizzare le CONFERENZE e i SEMINARI? Le autorità locali e regionali e le federazioni o associazioni di autorità locali di: - Stati membri dell'unione europea 1

2 - paesi che diventeranno membri dell'ue nel 2004 (Cipro, Estonia, Ungheria, Lettonia, Lituania, Malta, Polonia, Repubblica ceca, Slovacchia, Slovenia) 3. Chi può presentare una candidatura? La candidatura dev'essere presentata da: - un'autorità locale o regionale, o il suo comitato di gemellaggio - una federazione o associazione di autorità locali. 4. Come presentare una candidatura corretta? La Commissione riceve più di duemila richieste ogni anno. Per poterle trattare tutte entro le scadenze fissate, essa può accettare solo le candidature complete. Prima di presentare la vostra candidatura, dovreste pertanto controllare: di aver utilizzato il modulo giusto: modulo B per conferenze e seminari (le candidature presentate su un altro modulo saranno respinte!) che il modulo sia stato compilato per intero, fornendo tutte le informazioni richieste che il modulo con le coordinate bancarie sia stato firmato e autenticato dalla banca, nonché firmato dal beneficiario che il bilancio dettagliato sia stato compilato correttamente e per intero (cfr. punto 5. Come calcolare la sovvenzione?) che la dichiarazione col calcolo dell'importo della sovvenzione alla sezione 5. del modulo sia stata datata e firmata che sia allegato il programma dettagliato delle giornate. Non si accettano integrazioni inviate dopo la data di chiusura. Si prega anche di controllare il vostro soddisfacimento dei criteri di idoneità: il numero dei partecipanti dev'essere pari ad almeno 20 persone. Per le conferenze: l'argomento deve riguardare il gemellaggio e altri temi importanti dell'attualità europea i partecipanti devono rappresentare le città di almeno due paesi idonei, almeno uno dei quali dev'essere uno Stato membro dell'ue. 2

3 Per i seminari: i partecipanti devono essere funzionari che si occupano dei gemellaggi (da uno o più paesi idonei) 5. Come calcolare la sovvenzione? Per le conferenze e i seminari, occorre presentare un bilancio dettagliato delle entrate e delle uscite. Il bilancio deve essere in pareggio, ovvero Uscite = Entrate. (L'importo delle entrate è uguale a quello delle uscite). Parte A Uscite: se sono previste diverse attività/manifestazioni: indicare in dettaglio il costo di ciascuna nella parte a): programma/organizzazione; indicare il costo unitario e totale di ciascuna voce di spesa (costo unitario = il costo di un servizio per persona (ad es. a persona per notte) o per unità fornita (ad es. il costo dell'affitto di una sala al giorno)) controllare che tutte le voci di spesa siano idonee al finanziamento (B.4 dell'invito a presentare proposte). Parte B Entrate: a) entrate generate dal progetto: tutti i contributi dei partecipanti b) risorse proprie: contributo del richiedente c) altre risorse: da enti regionali o pubblici d) sovvenzioni: il contributo della Commissione non può superare il 50% del bilancio complessivo a progetto Non possono figurare nel bilancio i contributi in natura (messa a disposizione di sale, volontariato, ecc.). 6. Come presentare un buon progetto? La Commissione deve valutare il vostro progetto unicamente sulla base della domanda. È pertanto fondamentale presentare una documentazione chiara e completa, con un programma d'attività dettagliato, ben strutturato ed eloquente. Alcuni suggerimenti: Per le conferenze: - preparare una presentazione chiara e dettagliata del programma della conferenza 3

4 - utilizzare diversi metodi di attuazione del programma (letture, dibattiti, discussioni, gruppi di lavoro) - concentrarsi sul valore informativo ed educativo del contenuto del programma - scegliere argomenti di discussione di interesse europeo, di preferenza uno di quelli indicati nell'invito a presentare proposte: le istituzioni europee, il futuro dell'unione europea, l'allargamento, la cittadinanza europea, il modello sociale europeo, le pari opportunità, i diritti fondamentali, la lotta al razzismo e alla xenofobia, l'ambiente, la diversità culturale, i giovani e l'istruzione, l'istruzione attraverso lo sport, le persone con disabilità e la società, l'economia locale, l'occupazione e i partenariati - preparare un'azione che incoraggi il dibattito e lo scambio di esperienze tra città e comuni nel quadro del gemellaggio fra città - invitare esperti locali (come relatori o partecipanti) specializzati nei settori tematici scelti per il tema della conferenza. Per i seminari: preparare sessioni di formazione per i funzionari che si occupano dei gemellaggi in modo da fornire loro le competenze e le qualifiche necessarie per promuovere attivamente azioni di gemellaggio con un contenuto europeo di elevata qualità. 7. Quando presentare la candidatura? A seconda della data del progetto, va rispettato il seguente calendario: 1. se l'attività ha inizio tra il 1 aprile e il 15 maggio 2004: presentare la candidatura entro il 15 dicembre 2003, 2. se l'attività ha inizio tra il 16 maggio e il 15 giugno 2004: presentare la candidatura entro il 16 gennaio 2004, 3. se l'attività ha inizio tra il 16 giugno e il 31 luglio 2004: presentare la candidatura entro il 18 febbraio 2004, 4. se l'attività ha inizio tra il 1 agosto e il 30 settembre 2004: presentare la candidatura entro il 2 aprile 2004, 4

5 5. se l'attività ha inizio entro il 1 ottobre e il 31 dicembre 2004: presentare la candidatura prima dell'1 giugno Non verranno prese in considerazione le domande presentate oltre il termine (fa fede il timbro postale). 8. Come sono selezionati i progetti? Per ciascuna fase, le candidature sono valutate e presentate a un comitato composto da membri dei vari servizi della Commissione. Tale comitato esamina i progetti in base alla qualità del programma e li inserisce in un'apposita graduatoria. Le sovvenzioni sono assegnate in base alle risorse finanziarie disponibili, secondo la graduatoria dei progetti e le priorità stabilite dall'invito a presentare proposte. Durante la selezione si darà la precedenza alle riunioni: conferenze su temi particolari: - che coinvolgono i comuni dei paesi candidati o dei nuovi Stati membri, - che coinvolgono diversi comuni gemellati seminari di formazione nei settori: - che coinvolgono i comuni dei paesi candidati o dei nuovi Stati membri, - che si occupano della comunicazione interculturale nel quadro del gemellaggio. 5

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