Progetto Campus Virtuale (CUP e62e ) Acquisizione di servizi. Porting e sviluppo di nuove funzioni DBMS del sistema di Workflow Management

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1 Progetto Campus Virtuale (CUP e62e ) Acquisizione di servizi Porting e sviluppo di nuove funzioni DBMS del sistema di Workflow Management Allegato tecnico

2 1 Premessa Il DBMS attualmente in uso dallo staff di Federica a supporto del workflow management è stato realizzato nel corso del precedente progetto FSE, in funzione di esigenze specifiche di gestione e monitoraggio dei corsi e delle classi ad essi associate. Esso è stato sviluppato con tecnologia Filemaker Pro 9 per sistemi MacOS, è di tipo relazionale, modulare e scalabile, consente, quindi, l integrazione con nuove caratteristiche e funzionalità. Nella fattispecie, l integrazione fra gestione dell anagrafica docente e gestione courseware rappresenta un elemento che favorisce l efficacia dello strumento e permette l utilizzo congiunto di più operatori su diverse componenti del database, previo riconoscimento dei permessi di accesso. Un sistema di backup automatico tutela le informazioni da eventuali imprevisti o errori. Il database è raggiungibile esclusivamente tramite rete locale/intranet dallo staff di Campus Virtuale da qualsiasi computer dotato di client specifico. A diversi anni, dal suo sviluppo si richiede la manutenzione evolutiva del sistema, l aggiornamento software e lo sviluppo di nuove funzioni per le esigenze del Progetto Campus Virtuale. 2. Dettaglio 2.1 Descrizione della piattaforma attualmente in uso Di seguito una descrizione, non esaustiva, delle varie funzionalità attualmente disponibili. Aree funzionali: 1 Gestione docenti 2 Gestione studenti 3 Monitoraggio lezioni 4 Certificazioni 5 Gestione aule 6 Modulistica 1 Gestione docenti elenco alfabetico (con ricerca per iniziale e relativa analisi quantitativa) con possibilità di invio a tutti i nominativi visualizzati in elenco per comunicazioni generali

3 scheda anagrafica, completa di immagine del docente, recapiti telefoni, , data di inizio collaborazione per l'invio automatico di corrispondenza scheda insegnamenti (con relativo riepilogo) suddivisi per anno con informazioni concernenti il Corso di Laurea e Facoltà di appartenenza, descrizione modalità organizzative del corso, CFU, anno accademico, semestre, numero di studenti frequentanti presenza di eventuale syllabus e relativa archiviazione segnalazione degli URL relativi alle singole lezioni pubblicate sulla piattaforma e- learning con invio automatico di di avviso informazioni concernenti il Tutor (dati anagrafici, descrizione e data inizio corsi, numero iscritti) informazioni relative ad eventuale Lettore completa gestione dell'aula: anno accademico, semestre, crediti formativi, date di inizio e fine corsi, numero accettazioni, numero lavoratori aderenti, elencazione completa degli studenti presenti in aula modulistica: documentazione prodotto con date di invio, ricezione ed eventuale scadenza link alla gestione delle lezioni utilizzate con descrizione e numero dei contributi proposti suddivisi per date, tipologia, numero, pubblicazione su sito Facoltà. 2 Gestione studenti scheda anagrafica completa; informazioni relative alla posizione in graduatoria, crediti accumulati scheda insegnamenti con descrizione concorso, docente, posto in graduatoria, data presentazione domanda, riferimento bando, data e voto esame, aula di frequenza, certificazioni (a/2, a/3, patto formativo, allegati 1, autocertificazioni, accettazioni/rinunce) 3 Monitoraggio lezioni elenco completo con analisi dettagliate di tutte le lezioni elaborate dalla soluzione software con suddivisione per anni e ordinabile per facoltà, docente, insegnamento, data inizio lezioni, semestre informazioni riguardanti il docente con indicazioni circa la facoltà di appartenenza, il ruolo, l insegnamento (con anno accademico e semestre relativo al corso) indicazione numerica e relative percentuali per le lezioni presentate e per tutti i contributi di vario tipo necessari per il completo utilizzo sulla piattaforma di e-learning: podcast, slide, materiali multimediali vari (immagini, link, documenti PDF, documenti di

4 vario genere, video, presentazioni multimediali) riepilogo statistico suddiviso per Facoltà con visualizzazione numerica delle lezioni e dei contributi multimediali consegnati dai Docenti; informazioni quantitative dei materiali pubblicati su piattaforma WEB con suddivisione per tipologia: link, documenti PDF, video, documenti cartacei, presentazioni multimediali funzione di ricerca per anno accademico e semestre funzione di ricerca di documentazione incompleta funzione di ricerca generica di lezioni con parametri tipo anno e/o mese di pubblicazione, data iniziale/finale elaborazione visiva per mezzo di codici di colore per il controllo dello status di una determinata lezione con data di approvazione ed eventuale necessità di ulteriore controllo scheda insegnamento con indicazione di tutte le informazioni (per ogni singola lezione) necessarie per il corretto e completo utilizzo sul WEB: anno accademico, CFU, data ricezione, redattore incaricato di gestire le immagini, realizzazione di podcast, lezioni e slide consegnate; indicazioni con codici di colore per la immediata visualizzazione del workflow riguardante le date dei singoli step necessari per la pubblicazione finale sul WEB. 4 Certificazioni stampa documento cartaceo o produzione PDF di autocertificazione per le ore di formazione a distanza (L.127 Bassanini) 5 Gestione aule elenco completo con indicazione dello studente (completo di , matricola, codice fiscale, e informazioni concernenti patti formativi, allegati, autocertificazioni, attestati), docente, insegnamento; possibilità di invio automatico di con allegati di vario genere. stampe riepilogative di aule (suddivise per insegnamento), graduatorie (suddivise per insegnamento, docente e posizione in graduatoria), allegati A/2 e A/3 6 Modulistica elenco, reperimento e visualizzazione di ogni tipo di documento archiviato

5 2.2 Schema dei collegamenti relazionali dello stato di fatto suddiviso per aree di intervento: 3. Motivazione della spesa Al fine di adeguare il sistema precedentemente realizzato per le esigenze del progetto FSE, alle nuove esigenze del progetto Campus Virtuale, si richiede l acquisizione dei seguenti servizi: a) Servizi di porting e sviluppo di nuove funzioni (durata max: 3 mesi)

6 b) Training degli operatori sulla gestione del nuovo sistema (durata min: 3 giorni/uomo) c) Servizi di manutenzione evolutiva del sistema ed assistenza tecnica onsite (durata max: 21 mesi) 3.1. I servizi di porting e sviluppo di nuove funzioni sono così dettagliati: Funzioni di porting: Porting di tutto il sistema attualmente in uso su una nuova piattaforma di DB relazionale (FileMaker Pro 11 server per sistemi MacOs) in grado di gestire una maggiore mole di dati e di assicurare maggiore possibilità di elaborazione. Il porting dovrà prevedere, oltre all upgrade del software, la verifica del sistema di relazioni insistente tra le varie tabelle del Db, l aggiornamento del server su cui il DB opera, l aggiornamento e la riconfigurazione con nuove licenze d uso di tutti i client cui verrà concesso l utilizzo del sistema e l accesso da remoto al sistema per attività di telelavoro, l aggiornamento e la riorganizzazione della rete interna di collegamento per l ottimizzazione, il riposizionamento ed il controllo degli accessi al software su cui è basato tutto il progetto. Tale fase sarà pianificata per ogni singola utenza con sistema di identity management. Al porting totale del sistema seguirà una fase di testing di tutto il sistema sulla nuova piattaforma relazionale e la re-implementazione di un sistema di back-up automatico dei dati con relativa verifica. Funzioni di calcolo: L evoluzione della soluzione software consente, a seguito della creazione di campi relazionali specifici, lo sviluppo di funzioni di calcolo non previste dal sistema attualmente in uso ma che sono necessarie alla corretta gestione delle informazioni e dei processi interni. Lo sviluppo delle funzioni di calcolo dovranno, a regime, consentire: l elaborazione di report consuntivi e statistiche descrittive di tutte le lezioni utilizzate nell ambito della piattaforma di E-learning Federica; la possibilità di ottenere grafici ed elaborazioni visuali dei dati per la comprensione immediata della tipologia di learning objects trattati, dei livelli di attività e di produzione e di analisi comparativa fra i diversi corsi sulla base di parametri stabiliti dal management del progetto. Funzioni di gestione eventi

7 Si tratta di una funzione ormai indispensabile per una più precisa pianificazione e gestione di tutte le attività in essere o in corso di programmazione. La pianificazione più corretta dei tempi di lavoro consentirà, infatti, un miglior utilizzo delle risorse umane ed un maggior coinvolgimento nelle attività complessivamente ascritte al progetto, nonché un ottimizzazione dei flussi di comunicazione interna. Lo sviluppo di questa funzione deve consentire: il controllo a schermo e, in base alla richiesta, di tutti gli eventi programmati e restituire una visualizzazione dettagliata per ogni singolo giorno dell anno, per la settimana corrente o, più ampiamente, di tutto il mese in corso. Un sistema automatico di notifica a tutti gli operatori per gli eventi ai quali sono tenuti a partecipare, Un sistema di alert per gli impegni programmati, le scadenze, la gestione efficiente del cronoprogramma delle attività. Funzione di gestione documentale Si tratta dello sviluppo di una nuova componente da integrare al sistema già in uso finalizzata all archiviazione documentale della reportistica scientifica con sistema di versioning e produzione automatica di chiavi di classificazione basata sull indicizzazione dei testi ed il controllo delle occorrenze. Il sistema prevede anche la correzione ortografica durante la fase di immissione dei dati con evidenziazione degli eventuali errori. Tale funzione deve consentire analiticamente: Lo storing ed il versioning documentale La classificazione semi automatica basata sull indicizzazione del testo ed il controllo delle occorrenze La composizione semiautomatica di summary Il collegamento fra unità logicamente e/o sintatticamente correlate La gestione di un outline editoriale La funzioni di base di information retrieval Le funzioni di reporting statistico Funzione di gestione video In occasione dell avvio di nuove attività di progetto, si rileva la necessità di avviare un processo separato per il management dell attività di produzione video Tale funzione prevede lo sviluppo di un modulo DB, con campi da concordare con gli operatori per

8 l organizzazione, la produzione e l archiviazione dei video che si vanno a realizzare o a programmare tale da costituire un palinsesto. Modalità di svolgimento Onde salvaguardare gli investimenti finora effettuati e garantire efficacia operativa, lo sviluppo delle nuove funzionalità deve avvenire in continuità con il sistema già presente ed essere implementato su sistemi MacOs, e consentire la massima integrazione con le altre piattaforme in uso dal progetto Campus Virtuale. Data l insistenza del sistema su intranet di progetto, lo sviluppo delle nuove funzioni e di eventuali terze parti dovrà essere svolto onsite dal fornitore presso la sede del Progetto in Via Partenope, entro e non oltre 3 mesi dall avvio dell attività. 3.2 Training degli operatori sulla gestione del nuovo sistema Si richiedono 3 giorni uomo di training on the job sulle nuove funzioni di FM pro 11 e sul corretto utilizzo dei servizi implementati. Il training va effettuato presso la sede del progetto Campus Virtuale, presso il Centro Congressi di Via Partenope Servizi di manutenzione evolutiva del sistema ed assistenza tecnica on-site Di seguito alcune indicazioni riguardo la manutenzione evolutiva del sistema che si dovrà apportare: Manutenzione ordinaria e straordinaria del sistema informativo Manutenzione evolutiva delle nuove funzioni sviluppate Upgrade di sistema, verifica dell efficienza, testing, ed assistenza agli operatori per l input dei dati Onde salvaguardare gli investimenti finora effettuati e garantire efficacia operativa, la gestione evolutiva, ordinaria e straordinaria deve avvenire in continuità con il sistema già presente, essere implementato su sistemi MacOs, e consentire la massima integrazione con le altre piattaforme in uso dal progetto Campus Virtuale. Data l insistenza del sistema su intranet di progetto, lo sviluppo la manutenzione evolutiva e l assistenza tecnica dovrà essere prestata onsite dal fornitore presso la sede del Progetto in Via Partenope. La manutenzione evolutiva del sistema DBMS si intende fino a scadenza temporale del progetto Campus Virtuale.

9 Modalità di valutazione delle offerte e criteri di aggiudicazione L aggiudicazione sarà espressa, a cura della commissione giudicatrice, a favore della ditta che avrà formulato l offerta economicamente più vantaggiosa. I punteggi sono così ripartiti : Offerta tecnica : punti 60; Offerta economica : punti 40. Il punteggio dell offerta economica sarà normalizzato, assegnando il punteggio economico massimo all offerta più bassa. Il punteggio per l offerta tecnica verrà attribuito in base al contenuto riportato nella Relazione tecnica, in base a quanto precisato nella seguente tabella: La Commissione procederà all attribuzione dei punteggi come segue: Voce A Valore dell offerta tecnica PUNTI MAX 60 così suddivisi: A.1 Progetto tecnico e compatibilità con i sistemi e Punti max 30 le piattaforme in uso al progetto Campus Virtuale A.2 N.ro gg/uomo di training oltre quelli già Punti max 10 previsti all art. 3.3 dell allegato tecnico A.3 Documentata esperienza nella realizzazione di Punti max 20 applicativi sviluppati con tecnologia Filemaker Pro e FileMaker Pro Server per sistemi MacOs, finalizzati in particolare al workflow management Voce B Offerta Economica : PUNTI MAX 40 Voce A Valore dell offerta tecnica punti max 60: Per la voce A.1 il punteggio sarà attribuito sulla base della qualità del progetto tecnico comprensiva dell analisi e descrizione delle funzioni e dei livelli di compatibilità con i sistemi in uso dal progetto Campus Virtuale per il workflow management. Per la voce A.2 il punteggio sarà attribuito sulla base di quanto indicato dal concorrente nella relazione tecnica in ordine al periodo di training offerto.

10 Per la voce A.3 il punteggio sarà attribuito sulla base di quanto indicato dal concorrente nella relazione tecnica in merito alla documentata esperienza nello sviluppo di applicativi FileMakerPro e FileMaker Pro Server per sistemi MacOS finalizzati al workflow management. Voce B Valore dell offerta economica punti max 40: Il punteggio relativo all offerta economica verrà attribuito secondo la seguente formula : α = β x δ γ in cui : α = punteggio da assegnare all offerta economica in considerazione; β = punteggio massimo attribuibile; γ = prezzo dell offerta in considerazione δ = prezzo dell offerta caratterizzata da prezzo più basso. Il punteggio complessivo di ciascuna offerta sarà dato dalla somma dei valori attribuiti, seguendo le modalità esposte, all offerta tecnica ed alla offerta economica. Il Centro si riserva il diritto di aggiudicare anche in presenza di una sola offerta valida, fatto salvo quanto disposto dall art. 81 comma 3 del D. Lgs 12 aprile 2006, n. 163 e s.m.i. Le offerte anormalmente basse verranno sottoposte a verifica ai sensi degli artt. 86, 87, 88, D.Lgs. del 12 aprile 2006 n. 163 e s.m.i.