GESTIONE DEL PROCESSO DI VENDITA

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1 Scheda Tecnica

2 GESTIONE DEL PROCESSO DI VENDITA VTE è in grado di supportare il processo di vendita passo per passo mediante diverse funzioni: Funzioni per la gestione del ciclo di vita del cliente gestione dei Lead gestione dei clienti potenziali gestione dei clienti codificati e sincronizzazione con sistema gestionale gestione delle sedi del cliente VTE permette la gestione di diverse sedi aziendali per esigenze quali spedizione fattura, sedi impianto, sedi distaccate... 2

3 gestione delle modalità di pagamento gestione dei gruppi di aziende La definizione dei gruppi di aziende avviene tramite relazione di tipo controllorecontrollato : gestione dei duplicati e normalizzazione delle anagrafiche L utente può scegliere i campi su cui basare la ricerca dei duplicati: 3

4 gestione delle liste con modifica di massa VTE mette a disposizione un insieme di comandi rapidi (Modifica, invio , ) in grado di agire su più record selezionati: Funzioni per la gestione del ciclo di vendita gestione delle campagne sia per Lead che per Contatto e Azienda gestione della redemption delle campagne con possibilità di tracciamento delle aperture sugli invii fatti (aggancio con VTMAIL) gestione delle opportunità di vendita, eventualmente con ciclo autorizzativo di approvazione (vedi Macchina per Stati) gestione delle offerte di vendita sia standard che a capitoli che a pacchetti di prodotti/servizi (Package di vendita e Preventivatore) gestione ottimizzata dei layout di offerta tramite template word con possibilità di incorporare tabelle e contenuti dinamici oltre che campi 4

5 gestione prodotti, servizi e contratti di vendita gestione listini di vendita gestione convenzioni di vendita gestione sconti a prodotto/servizio o su tipo cliente 5

6 Funzioni per l'organizzazione della forza vendite gestione organigramma commerciale sia verticale che orizzontale (per la gestione delle viste dei product manager) gestione calendario 6

7 regole di condivisione avanzate VTE offre la possibilità di creare eccezioni a qualsiasi livello organizzativo: gestione delle provvigioni di vendita per agente/prodotto gestione dei cicli di autorizzazione per figura coinvolta (Macchina per Stati) gestione delle comunicazione interne tramite postit virtuali (Modulo Comunicazione) 7

8 Funzioni per il budget gestione dei processi di budget di tipo BOTTON UP (Modulo Budget) gestione dei processi di budget di tipo TOP DOWN (Cruscotto di riepilogo generale) reportistica (vedi Reportistica) suddivisione degli importi per anno di gestione 8

9 Funzioni per la mobilità: gestione delle attività di vendita da Laptop e senza connessione (modulo Offline) gestione delle attività di calendario, scheda cliente, contatto da SMARTPHONE (modulo mobile per IPHONE, NOKIA, BLACKBERRY) 9

10 GESTIONE TICKETING 10

11 Funzioni per la gestione dei Ticket in modalità standard gestione dei Ticket con tracciamento delle modifiche e dei passaggi di stato 11

12 gestione degli interventi eseguiti e delle attività da fatturare o meno 12

13 13

14 gestione dei gruppi di lavoro e delle assegnazioni a gruppo gestione della documentazione in modalità PDF o DOC per invio al cliente gestione delle viste WEB per il cliente (Customer Portal) Funzioni per la gestione dei Ticket in modalità avanzata: gestione dei workflow di approvazione (vedi Macchina per Stati) gestione delle condizioni di approvazione (Modulo Conditional) gestione degli SLA di chiusura per prodotto, cliente, livello di servizio gestione dei livelli di escalation dei ticket rendicontazione e sistema grafico di rappresentazione degli andamenti 14

15 Funzioni per la gestione dei partner esterni Per garantire l'acceso di utenti che partecipano al processo di gestione dei ticket ma che sono esterni alla struttura, è possibile creare degli utenti speciali che possono accedere con vario grado di personalizzazione alle maschere dell'applicazione. 15

16 GESTIONE DELLE COMUNICAZIONI Calendario interno gestione gestione gestione gestione pubblico/privato EVENTI e COMPITI dei livelli gerarchici degli alert in modalità POPUP per avvisi interni filtri per ottimizzazione delle liste di visualizzazione colorazione delle viste in base all'utente assegnatario personalizzazione delle viste in base agli utenti chiamati in causa 16

17 Modulo Comunicazioni Interno ( Modulo Notes ) gestione delle comunicazioni interne per gruppi di lavoro gestione degli argomenti di discussione basati sui diversi moduli del VTE (es: apertura di una discussione interna su di un cliente, trattativa, prodotto) gestione dei postit virtuali di avviso di partecipazione a qualche comunicazione registrazione delle argomentazioni dei diversi utenti archiviazione delle comunicazioni e possibilità di filtro sulle stesse (es: per sapere quante discussioni sono emerse su quel determinato prodotto) Comunicazioni esterne gestione degli invii via mail su target di clienti piccoli, medi, grandi (Modulo VTMAIL) invio massivo di FAX e di SMS compilazione automatica di template in formato RTF, DOC per invio di comunicazione ai clienti utilizzando anche tabelle dinamiche dell'applicazione (es: tabella prodotti su modulo preventivo) tracciamento delle aperture, bounce, unsubscribe (Modulo VTMAIL) Modulo Sondaggi Per la gestione dei sondaggi VTE mette a disposizione un modulo che permette di creare in autonomia dei sondaggi da inviare via mail ai clienti e di sincronizzare le risposte nell'applicazione. Il feedback del cliente viene archiviato direttamente nella sua scheda. 17

18 DOCUMENTALE In VTE è presente un modulo per la gestione dei documenti. Archiviazione documenti processi standard possibilità di allegare documenti di vario tipo ai diversi moduli presenti nell'applicazione (es: clienti, progetti, preventivi) possibilità di creare dei documenti come modulo e relative funzioni (es: filtri, campi personalizzati per archiviazione, assegnazione ad utenti, accesso personalizzato) possibilità di archiviare file con qualunque tipo di estensione (testo, immagini, audio, ) 18

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20 possibilità di creare cartelle di archiviazione in base alle proprie esigenze Archiviazione documenti processi evoluti possibilità di creare dei flussi di approvazione dei documenti in base al tipo di utente possibilità di gestire i flussi di approvazione in base allo stato (Macchina per Stati) possibilità di visualizzare lo storico approvazione del documento Gestione di processi "documentali" tipo moduli word Sostituzione dei moduli word utilizzati come standard nelle aziende con moduli personalizzati sui quali applicare le stesse logiche di approvazione e compilazione con i vantaggi di: usufruire dei dati già presenti nell'applicazione usufruire della profilazione degli accessi per utente già settata nell'applicazione utilizzare la gestione degli stati in modo strutturato (Macchina per Stati) tenere traccia di tutte le modifiche avvenute nell'arco del tempo rendicontare lo stato del processo in qualsiasi momento garantendo la chiusura del ciclo di approvazione 20

21 REPORTISTICA E GRAFICI In VTE è presente un modulo dedicato ai report, il modulo presenta: un pacchetto di report predefiniti con possibilità di modifica Esempi: Lead per fonte, Andamento opportunità, Ordini di acquisto per contatti la possibilità di creare nuovi report in base alle proprie esigenze: Selezione di un modulo e di uno o più moduli relazionati (relazioni 1 a 1 oppure 1 a molti): 21

22 Selezione del formato: 22

23 Scelta dei campi e delle specifiche di raggruppamento in visualizzazione: 23

24 Per i campi numerici, possibilità di visualizzare il calcolo di Somma, Media, Massimo e/o Minimo Scelta dei filtri Standard e Avanzati da applicare: 24

25 Scelta della modalità di condivisione del report con gli altri utenti: Pubblico, Privato, Condiviso con Utenti e/o Gruppi 25

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27 possibilità di esportare i report in formato Excel o PDF e di eseguire stampe: possibilità di applicare filtri sui report pacchetto di grafici statistici predefiniti: 27

28 CONFIGURAZIONE VTE mette a disposizione un insieme di strumenti che permettono di configurare l applicazione in base alle esigenze della propria organizzazione. L area di configurazione è accessibile solo da utenti di tipo Amministratore e permette di definire: gestione degli utenti e degli accessi: Utenti, Ruoli, Profili e Gruppi Tramite la definizione di utenti, ruoli, profili e gruppi è possibile definire i permessi e le modalità di accesso ai dati per i diversi utenti: Un Utente identifica una persona fisica che utilizza l applicativo. Ad ogni utente è associato un ruolo. Il Ruolo definisce i dati accessibili agli utenti ad esso associati. Ogni ruolo è associato ad uno o più profili. I Profili definiscono quali azioni si possono operare sui dati: creazione e modifica, visualizzazione e/o eliminazione. 28

29 I Gruppi sono insiemi di utenti, ruoli e/o altri gruppi. Una volta definiti profili e ruoli tale sistema permette di assegnare in maniera veloce ad un utente i permessi di accesso ai dati. Dettaglio definizione Profilo: Per un profilo, possibilità di: nascondere Moduli nascondere Campi Questo documento è di proprietà intellettuale di Readytec Spa e ne é pertanto vietata la distribuzione e la modifica in ogni sua parte senza autorizzazione da parte di Readytec Spa nascondere Strumenti 29

30 Possibilità di definire regole generali di condivisione dei dati per l organizzazione per ogni modulo: Possibilità di definire permessi speciali aggiuntivi di condivisione per gruppi e ruoli (eventualmente compresi i subordinati) su modulo specifico: 30

31 Possibilità di creare regole di condivisione avanzate sulla base di filtri applicati su modulo Possibilità di nascondere campi a tutti gli utenti: questa funzionalità è utile nel caso vi siano campi che non interessano in alcun caso. Possibilità di visionare storico degli accesi utente Gestione dei moduli e delle relazioni: o Possibilità di creare nuovi moduli senza utilizzo del codice o Possibilità di relazionare i nuovi moduli o Possibilità di definire nuovi campi o di modificare le proprietà di campi esistenti (attivo/non attivo, obbligatorio/facoltativo, ) Possibilità di definire picklist standard e picklist multilinguaggio: Possibilità di definire la colorazione delle vista in base ai valori assunti da un campo: 31

32 Possibilità di definizione workfolw in grado di attivare processi esterni e con contenuto dinamico 32

33 Macchina per stati e gestore delle condizioni (Conditional) Macchina per Stati La macchina per stati è uno strumento in grado di gestire : processi con passaggi di stato automatici, processi documentali, cicli di autorizzazione, richieste di non conformità e autorizzazioni di offerte. La macchina per stati permette di definire: stati regole di passaggio da uno stato ad uno dei possibili stati successivi: I passaggi di stati sono poi memorizzati in un opportuna tabella relazionata al modulo: 33

34 34

35 Grazie al gestore di condizioni, Conditional, è possibile inoltre impostare per ogni stato permessi specifici di lettura/scrittura/obbligatorietà dei campi per ogni tipo utente: Possibilità di creare template tramite editor Possibilità di mail merge con documenti in formato Microsoft Word o Open Office Writer Gestione invio di notifiche Gestione multi valuta Gestione dei differenti tipi di tassazione (quale IVA, commissioni di vendita, ) Impostazione del server di posta, FAX, SMS e del server proxy Impostazione del backup 35

36 Gestione impostazioni del Custmare Portal Impostazione server Asterisk Impostazione server LDAP Possibilità di nascondere menù: Configurazione budget 36

37 37

38 ARCHITETTURA Piattaforme supportate Vi sono quattro possibili configurazioni che supportano l installazione di VTE: Piattaforma Classica Piattaforma Oracle Piattaforma SQL Server Piattaforma Microsoft Database Web Server IIS Sistemi Operativi 38

39 Linux Windows Mac Solaris INTEGRAZIONE VTE si integra con sistemi ERP, sistemi di posta, altre applicazioni web: ERP SISTEMI DI POSTA APPLICAZI ONI WEB altro ERP Sono disponibili le integrazione verso i seguenti sistemi ERP: AS 400 Edisoftware Onda Oceano FAMIGLIA ZUCCHETTI: AD HOC ENTERPRISE e AD HOC REVOLUTION FAMIGLIA TEAM SYSTEM: GESTIONALI GAMMA GALILEO JDEDWARDS MAGO ORACLE BUSINESS ONE 39

40 SAP R/3: gestione sia del flusso di dati da e verso VTE che delle logiche di gestione del dato di SAP R/3 per consentire di mantenere identiche le regole di accesso al dato tra SAP ed il CRM. Le integrazione possono essere sia con logica monodirezionale che bidirezionale e avvenire tramite tabelle di transito o web service a seconda delle esigenze Sistemi di Posta Possibilità integrarsi ai principali sistemi di posta sia lato server (es. Exchange) che lato client (es. Outlook). Nel caso di integrazione lato server è possibile prevedere delle sincronizzazioni automatiche che permettano di aggiornare la scheda del cliente con le da lui inviate o a lui spedite con delle particolari regole di filtro. In questo modo tutte le comunicazioni via mail vengono archiviate automaticamente senza necessità dell'intervento del singolo utente. Applicazione Web Tramite i Web Service è prevista la possibilità di collegare l'applicazione a sistemi web quali: siti web: per la gestione dei contatti, dei lead in modo automatico siti di ecommerce: per l'archiviazione automatica degli ordini, la presentazione di prodotti e prezzi, la gestione delle offerte portali Intranet: l'applicazione può essere visualizzata come componente all'interno di portali intranet (es: Portlet in Java) 40

41 Altro Integrazione verso sistemi di autenticazione: VTE supporta nativamente LDAP per l'autenticazione automatica al sistema. 41

42 Sede Legale: CHIUSI (SI) Via della Fontina, 2 Tel Fax Filiali Operative: FIRENZE loc. Ugnano Piazza della Crezia, 2 Tel Fax COLLE DI VAL D ELSA (SI) Via Selvamaggio, 23 Tel Fax ROMA Via Vinicio Cortese, 147F Ed. E Tel Fax AREZZO Via Martiri di Civitella 11 Tel Fax adotta il CODICE ETICO ai sensi del D.Lgs 231/

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