Guida Utente Rev. 1.01

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1 GateCop - Software Gestione Palestra Guida Utente Rev. 1.01

2 Installazione e utilizzo applicazione GateCop su PC: avviare il file di installazione Gatecop.Installer.msi. Seguire le istruzioni proposte dalla wizard di installazione. Verranno automaticamente installate 2 icone di avvio applicazione, la prima nel gruppo Programmi, la seconda sul Desktop. Avviare l applicazione Gatecop.exe ATTENZIONE!! Al primo avvio inserire la Login Utente admin e la Password admin e poi seguire le istruzioni successivamente indicate per la Gestione Sicurezza per la definizione dei propri operatori autorizzati all uso dell applicazione. Sicurezza e Creazione Operatori abilitati all utilizzo dell applicazione: tramite il tasto Sicurezza nella finestra principale aprire la Finestra di gestione dei livelli di sicurezza dell applicazione. Definire gli operatori autorizzati tramite l inserimento di un Utente di Login e della sua Password e legare l Utente alle possibili autorizzazioni ovvero: a) Anagrafica Clienti: controllo di tutti i clienti iscritti (dati personali, tipo di abbonamento, aree autorizzate) e possibilità di modificare e impostare le autorizzazione di entrata e non per ogni varco e area. b) Anagrafica Staff: visualizzazione dei dati personali di tutto lo staff, tipologia (istruttore, addetto pulizie, segreteria, direzione, ecc ), e possibilità di modificare e impostare autorizzazione di entrata e non per ogni varco e area. c) Anagrafica Aree: creazione e controllo delle varie Aree (varchi, telecamere, monitor, massimo numero di ingressi consentiti e altri filtri di ingresso). E possibile definire fino ad un massimo di 18 aree nella propria struttura. Ogni area può essere caratterizzata da un varco e quindi da 2 possibili lettori di card Mifare ethernet e quindi associabili a indirizzo IP, da una telecamera IP e da un monitor connesso a client PC dove è installato il modulo GateCopMon per la visualizzazione di messaggistica, info per i clienti o altro. Per ogni area definita è anche possibile impostare fino a 4 fasce orarie di accesso per ogni giorno della settimana. d) Gestione Card: Questa è una funzione di utilità per l importazione dei codici Tag delle card mifare utilizzando i lettori installati. E cioè possibile alimentare una anagrafica card da utilizzare successivamente

3 durante l inserimento di un nuovo cliente o operatore staff selezionando la card dall elenco proposto senza dover essere costretti a leggere il codice Tag della card al momento della consegna. e) Abbonamenti e Servizi: definisce la singola tipologia di abbonamento associandogli i servizi che lo compongono, definendone il periodo (mensile, bimestrale, trimestrale, semestrale, annuale o dalla data alla data) ed eventualmente fissando un prezzo base che potrà essere rivisto al momento della stipula dell abbonamento nella scheda del cliente. Dalla finestra dedicata agli abbonamenti e servizi è inoltre possibile avviare la Gestione dei Servizi associando così il servizio ad una area e/o allo staff e ad orari di inizio e fine servizio. Dalla stessa finestra è possibile anche avviare la visualizzazione dei dati amministrativi. f) Visualizzazioni Dati e Accessi: con questa funzione si ha la possibilità di ricercare i clienti per foto, analizzare i vari tipi di abbonamenti, ma soprattutto si possono visualizzare gli accessi per data/ora, nominativo e codice card. I dati forniti sono indispensabili per avere la possibilità di controllare i flussi di accesso tramite grafico apposito, per vedere i picchi di frequentazione della struttura nelle varie fasce orarie e poter così ottimizzare le risorse (aree e staff a disposizione). g) Gestione Mail e Sms: con questa funzione è possibile gestire avvisi e promozioni per i clienti tramite sms o mail. E possibile dividere i clienti e lo staff in gruppi in base agli abbonamenti o alle funzioni svolte nella struttura per poter poi mandare avvisi mirati tramite mail o sms. E inoltre disponibile la consultazione dello storico delle mail o sms inviati. h) Visualizzazione Finestre Camere: con questa funzione si possono controllare tutte le aree fornite di sistema di telecamere IP. i) Gestione Aree (apri e vedi varco leggi card): consente all operatore di controllo di gestire nell applicazione GateCop il pannello di controllo nella parte destra della schermata principale, ovvero l abilitazione degli ingressi in assenza di card che causa comunque registrazione nello storico accessi oppure la visibilità delle singole aree tramite l apertura della finestra dedicata alla singola telecamera. l) Sicurezza : gestione degli operatori abilitati all uso di GateCop, attivazione e disattivazione del log di registrazione che memorizza tutte le attività svolte dagli operatori sull applicazione GateCop, la visualizzazione del Log di registrazione, la gestione delle OPZIONI dell applicazione, la selezione dell archivio SQL EXPRESS o SQL, del catalogo, della login e password di archivio, la selezione della cartella dedicata alla memorizzazione delle foto dei clienti e dello staff. m) Amministrazione su scheda clienti: gestione dei dati amministrativi (ricevute, ecc ) degli abbonamenti / clienti. n) Vedi dati amministrativi: abilitazione alla visualizzazione dei dati amministrativi già trattato nel punto e) Abbonamenti e Servizi.

4 Ora eccoci di nuovo sulla schermata principale e andiamo ad analizzare i tasti funzione: CLIENTI: Nel pannello di controllo di sinistra possiamo ordinare l elenco Clienti o fare una ricerca in base al codice cliente, al nominativo, allo stato della card (attivo, bloccato, scaduto), data di nascita, sesso, gruppo o tipo di abbonamento. In basso, sulla selezione di un cliente nella griglia, sono visualizzati i dettagli e l eventuale foto del cliente.

5 Nuovo cliente: Una volta inserito il codice cliente, l applicazione carica in automatico il codice Tag della card mifare associata. E necessario inserire i campi obbligatori ovvero Cognome e Nome cliente, sesso e un telefono di riferimento. Associare poi al cliente un tipo di abbonamento. Si ha la possibilità di definire il tipo di abbonamento primario, e nel caso il cliente segua più di un corso anche un abbonamento secondario. E necessario poi definire i filtri di ingresso dedicati al Profilo base del cliente come Data Inizio e Fine accesso, le fasce orarie in cui il cliente può accedere alla struttura, i giorni della settimana in cui il suo accesso è consentito, la gestione eventuale dei giorni Festivi, l anti passback ovvero il blocco degli ingressi per le card risultanti già entrate ma solo se si dispone del controllo delle uscite dalla struttura. In alternativa è possibile utilizzare l anti passback a tempo stabilendo un intervallo di tempo nelle Opzioni di GateCop (Sicurezza) entro il quale le card già entrate saranno bloccate in ingresso. E poi possibile definire una frequentazione a numeri ingressi, in base agli accordi presi in fase di abbonamento legando gli accessi ad un periodo (nel giorno, nel mese o nell intero periodo di accesso). In particolare per i filtri riguardanti i dati di accesso: Date Inizio e Fine Abbonamento (accesso): è possibile definire il periodo in cui il cliente è abilitato ad entrare nella struttura. In caso di date non precisate il periodo di accesso è illimitato. Fasce Orario: possibilità di inserire manualmente le fasce orario che delimitano nell arco giornaliero l accesso del cliente nella struttura. Per fasce orarie non precisate l accesso è illimitato nella giornata.

6 Giorni Settimana: posizionando i flag sul singolo giorno, si definisce in quali giorni della settimana il cliente può effettuare l accesso nella struttura. Festivi: è possibile definire se il cliente può accedere o meno nella struttura nei giorni festivi. E per questo necessario definire nella apposita finestra la lista dei giorni Festivi dell anno di esercizio. Massimo Numero Ingressi: è possibile gestire gli accessi dei clienti in forma di singoli ingressi nella struttura legandoli ad un determinato periodo di tempo entro il quale è obbligatorio utilizzare questi ingressi. Anti passback: per selezione SI anti passback viene applicato un blocco totale degli ingressi per i clienti già entrati e non usciti (blocco secondo ingresso per le card risultanti già all interno della struttura). Chiaramente per poter applicare questo filtro è necessario che i varchi siano forniti di lettore di Ingresso e di Uscita. Nel caso non si disponga di questa configurazione è sempre possibile attivare l anti passback a tempo ovvero il blocco delle card già entrate per un periodo definito di tempo indipendentemente dall uscita delle card dalla struttura. Il periodo di tempo è configurabile nelle opzioni dell applicazione GateCop. Gestione Foto Cliente: è possibile memorizzare la foto del cliente acquisendola da File o direttamente da WebCam e salvarla nell archivio Foto di GateCop. Sono automaticamente generate due copie tumbnail della foto di dimensioni minori utilizzate dall applicazione nelle proprie finestre di servizio. Associazione del cliente alle aree di ingresso o di servizio: è necessario associare il cliente alle aree dove gli sarà consentito l accesso per la gestione dei servizi consentiti dall abbonamento stipulato. Il profilo base del cliente è identificato dall icona visibile nel quadrante Dati Accesso (vicino alla Foto) ed è applicato automaticamente a tutte le aree che sono associate al cliente selezionandole nella griglia Aree Accesso in basso nella finestra. E però possibile, dopo aver salvato i dati del cliente o in funzione di modifica dei suoi dati, decidere di personalizzare un profilo cliente per una specifica area. Più semplicemente si può decidere di applicare dei filtri diversi da quelli del profilo base (periodo o orari o giorni della settimana) in modo da gestire il cliente in modo diverso in diverse aree della struttura. Per esempio è possibile gestire l ingresso principale alla struttura in un determinato periodo e invece limitare l ingresso ad una determinata area all interno della struttura stessa. Si ricorda che tutte le modifiche apportate al profilo base di un cliente o quelle automatiche come per esempio il rinnovo di un abbonamento che comporta la modifica automatica delle Date Inizio e Fine accesso sono poi estese dall applicazione a tutte le aree non personalizzate. I filtri delle aree personalizzate sono invece mantenuti invariati fino a espressa modifica manuale degli stessi nell apposita finestra dell applicazione. Al termine dell inserimento dei dati del cliente è necessario salvare utilizzando il tasto SALVA DATI CLIENTE. Altre funzioni dell anagrafica CLIENTI: Modifica Cliente: con questa funzione possiamo modificare i dati relativi al cliente (anagrafici, tipo di abbonamento) o modificarne gli accessi nelle aree predisposte.

7 Elimina Cliente: elimina i dati relativi al cliente che si è deciso di cancellare. IMPORTA DA EXCEL: qualora si disponga già di un archivio clienti esportato su file EXCEL, si può usare questa funzione per importare facilmente tutti i dati nell archivio di GateCop. L operazione risulta estremamente flessibile vista la possibilità di selezionare la colonna di importazione nel file EXCEL identificando tra quelli proposti il campo corrispondente. Una volta predisposto il tutto salviamo la configurazione. Esporta Elenco: Funzione per esportare l elenco dei clienti visualizzato in un file EXCEL esterno. Stampa Scheda: Funzione che consente la stampa della scheda del cliente. Cambio Card: Funzione che permette di sostituire la card nel caso di smarrimento malfunzionamento della stessa. Card Sostituite: Storico che consente di gestire e controllare le Card precedentemente sostituite. Tornati sulla schermata principale, analizziamo la funzione Staff.

8 Nuovo Operatore STAFF: Come per la scheda Cliente, l inserimento del Codice Card richiama automaticamente il Codice Tag associato alla card mifare se si è chiaramente precedentemente importato in anagrafica GateCop le card con la funzione Gestione Card della finestra principale di GateCop. Inserire tutti i dati campi obbligatori. Si ha la possibilità di selezionare la TIPOLOGIA DI STAFF scegliendo tra le voci precedentemente inserite nell anagrafica dedicata tramite l apposito tasto. Sotto è visualizzata la finestra per la gestione dell anagrafica Tipologia operatori Staff: Anche per lo Staff come per i Clienti è possibile identificare dei filtri di accesso legati al periodo, alle fasce orarie, ai giorni, alle festività e alla funzione di anti passback. In particolare: Date Inizio e Fine accesso: è possibile definire il periodo in cui l operatore Staff è abilitato ad entrare nella struttura. In caso di date non precisate il periodo di accesso è illimitato. Fasce Orario: possibilità di inserire manualmente le fasce orario che delimitano nell arco giornaliero l accesso dell operatore Staff nella struttura. Per fasce orarie non precisate l accesso è illimitato nella giornata.

9 Giorni Settimana: posizionando i flag sul singolo giorno, si definisce in quali giorni della settimana l operatore Staff può effettuare l accesso nella struttura. Festivi: è possibile definire se l operatore Staff può accedere o meno nella struttura nei giorni festivi. E per questo necessario definire nella apposita finestra la lista dei giorni Festivi dell anno di esercizio. Massimo Numero Ingressi: è possibile gestire gli accessi degli operatori Staff in forma di singoli ingressi nella struttura legandoli ad un determinato periodo di tempo entro il quale è obbligatorio utilizzare questi ingressi. Anti passback: per lo Staff la funzione è limitata solo all anti passback fisico. Non è prevista la gestione dell anti passback a tempo. Per selezione SI anti passback viene applicato un blocco totale degli ingressi per gli operatori Staff già entrati e non usciti (blocco secondo ingresso per le card risultanti già all interno della struttura). Chiaramente per poter applicare questo filtro è necessario che i varchi siano forniti di lettore di Ingresso e di Uscita. Gestione Foto operatore Staff: è possibile memorizzare la foto dell operatore Staff acquisendola da File o direttamente da WebCam e salvarla nell archivio Foto di GateCop. Sono automaticamente generate due copie tumbnail della foto di dimensioni minori da utilizzate dall applicazione nelle proprie finestre di servizio. Al termine dell inserimento dei dati dell operatore Staff è necessario salvare utilizzando il tasto SALVA DATI OPERATORE STAFF. Come per quanto decritto nella gestione dell anagrafica Clienti, anche per l anagrafica Staff sono disponibili funzioni di MODIFICA, CANCELLAZIONE, STAMPA SCHEDA, ESPORTAZIONE su file EXCEL, SOSTITUZIONE CARD e STORICO card sostituite. Tornati sulla schermata principale, analizziamo la funzione Aree. AREE: In questa anagrafica si possono definire le Aree della struttura fino ad un massimo di 18 aree disponibili. Si può definire o modificare velocemente lo stato della singola area, applicare un massimo di ingressi consentiti o gestire l area definendone l utilizzo nelle fasce orarie giornaliere (fino ad un massimo di 4 fasce), nei giorni della settimana. Nelle caratteristiche della singola area si può determinare la presenza di un varco gestito

10 con uno o due lettori ethernet di card mifare (Lettore di Ingresso e Lettore di Uscita), una Telecamera IP dedicata, un eventuale MONITOR gestito tramite PC connesso in rete per eventuale messaggistica, pubblicità o altra attività dedicata. In particolare per i parametri di configurazione dell area: Stato Area: delinea se un area è attiva, disattiva, o bloccata. Se l area è fornita di un varco, lo stesso sarà condizionato dalla configurazione di questo parametro. Max Ingressi: gestisce il massimo numero di Ingressi consentito nell area se questa prevede la gestione di un varco. L accesso sarà infatti negato in caso di raggiungimento del massimo numero di ingressi. Giorni della Settimana: la selezione dei flag giornalieri definisce in quali giorni della settimana l area è accessibile se dotata di un varco. Festivi: è possibile definire se l area è accessibile o meno nei giorni festivi se dotata di varco Fasce Orarie: è possibile inserire sino a 4 fasce orarie che determinano l accessibilità dell area selezionata in caso di presenza di varco. Per fasce orarie non precisate il varco è gestito senza limiti di orario. Tornati sulla schermata principale analizziamo la funzione Gestione Card. GESTIONE CARD: durante l utilizzo di questa funzione l attività di gestione ingressi o uscite del lettore utilizzato è sospeso perché il lettore è impegnato nella lettura delle card che alimenteranno l anagrafica delle card disponibili. La card può essere inserita in anagrafica manualmente inserendo il CODICE CARD, il CODICE TAG e premendo il tasto Inserisci Nuova Card. Dalla lista card visualizzata e dall anagrafica possono poi essere eliminate la singola card o tutte le card dopo doppia conferma premendo gli appositi tasti. Per un inserimento massivo di card utilizzare il tasto Importa CARD da lettore dopo aver inserito il CODICE CARD INIZIALE (esempio 0025). E sufficiente passare le card davanti al lettore in successione per alimentare la lista e l anagrafica. In caso di codice card non consecutivo reimpostare il successivo codice card nella text box dedicata. Uscire dalla modalità di IMPORTA CARD DA LETTORE premendo lo stesso tasto che ha la scritta TERMINA IMPORTAZIONE. Infine è possibile definire una card

11 PASSPARTOUT che è attiva su tutti i varchi senza mai essere registrata durante l accesso. La chiusura della finestra attiva di nuovo il lettore utilizzato nella sua normale attività di accesso. Tornati sulla schermata principale analizziamo la funzione Gestione Abbonamenti: GESTIONE ABBONAMENTI: Note: inseriamo una nota nel caso ce ne fosse bisogno. Per prima cosa creiamo un elenco abbonamenti inserendo un codice numerico scelto internamente dalla direzione, e una descrizione abbonamento. Periodo Abbonamento: qui viene gestito il periodo in cui il cliente sottoscrive il suo abbonamento, che può essere mensile, bimestrale, trimestrale, semestrale, annuale, o legato ad un periodo (DALLA DATA / ALLA DATA). Prezzo Abbonamento: è possibile indicare un prezzo base per ll abbonamento. Gestione Servizi: a questo punto dobbiamo definire quali tipi di servizio sono da associare all abbonamento. Dopo aver inserito manualmente il tipo di servizio e la locazione associata al servizio, andiamo ad attivare con le flag i giorni in cui questo tipo di corso / servizio sarà svolto associando se disponibile dal menù a tendina anche gli operatori dello STAFF che lo seguono e gli orari. Elimina Servizio: selezionando il tipo di servizio da eliminare vengono eliminati i dati inseriti. Salva Servizio: Salvataggio dei dati inseriti.

12 Premendo CHIUDI GESTIONE SERVIZI torniamo alla funzione gestione abbonamento Elenco Servizi: a questo punto associamo il servizio o i servizi da noi inseriti all abbonamento che il cliente sta sottoscrivendo. Salva Abbonamento: Salvataggio dell abbonamento del cliente. Tornati sulla schermata principale analizziamo la funzione Dati Accesso: DATI ACCESSO: Questa funzione permette all operatore dello STAFF abilitato di fare controlli incrociati riguardanti gli accessi dei clienti. Tutto questo ordinando i clienti per Data / Ora accesso o Codice Card o Nominativo o applicando i seguenti filtri di ricerca. Utente: possibilità di scegliere tra Tutti (Staff e Clienti), solo Staff o solo Clienti. N Tessera: selezione diretta del cliente dal codice card. Cognome: selezione LIKE del cliente tramite il cognome. Attivando la Flag NEL MESE DI si ha la possibilità di effettuare la ricerca nell anno di esercizio corrente, selezionando inoltre il mese, il giorno della settimana, l orario e le aree di accesso, tutte o una specifica area. Elimina Accessi: elimina tutti gli accessi nel periodo temporale selezionato.

13 ANALIZZA GRAFICO ACCESSI: Funzione di Statistica in GRAFICO ACCESSI: questa funzione apre una finestra dedicata alla visualizzazione grafica degli accessi condizionati per nominativo CLIENTE e per periodo di tempo consentendo all operatore di ricavare in maniera semplice ed immediata i dati di frequentazione necessari per la propria analisi. In particolare l operatore può selezionare un Utente / BADGE o tutti, il periodo come ANNO, MESE, SETTIMANA, GIORNO e poi scegliere se visualizzare il grafico generale degli Accessi nel periodo selezionato scegliendo appunto tra Accessi nell Anno o nel Mese o nella Settimana, oppure condizionare gli accessi anche ad una determinata fascia oraria. In questo caso l operatore dovrà indicare un ora di Inizio e una di Fine potendo poi puntare il grafico al periodo di un Anno o di un Mese o di un Giorno specifico. Esporta Elenco su Excel: con questa funziona l elenco degli accessi ricavato dalla ricerca può essere esportato su un file EXCEL.

14 RICERCA PER FOTO: Con questa funzione viene effettuata la ricerca cliente tramite i seguenti filtri: Tipo Utente: Clienti / Staff Sesso: Tutti, Uomo, Donna. Fascia di Età: elencate le varie fasce di età Gruppo: nel caso si è assegnato un gruppo a dei clienti che seguono uno stesso corso per esempio. Abbonamento: qui si trovano tutti i vari tipi di abbonamenti creati antecedentemente. Avvia Ricerca: viene avviata la ricerca in base a tutti i filtri da noi selezionati. Modifica Scheda: nel caso ci accorgiamo di qualche anomalia possiamo direttamente accedere con questa funzione nell anagrafica MODIFICA CLIENTE.

15 ANALIZZA ABBONAMENTI: Questa funzione nasce per facilitare l operatore STAFF nel controllo dell andamento dei corsi, del numero dei clienti che li seguono, dell istruttore che segue il servizio, e dei dati di ogni cliente che segue il singolo evento. Elenco Staff: vengono elencati tutti gli istruttori che seguono il corso selezionato. Elenco Cliente: vengono elencati tutti i clienti che seguono il corso selezionato. È possibile modificare i dati cliente tramite la funzione MODIFICA SCHEDA. Tornati sulla schermata principale analizziamo la funzione Mail e Sms: GESTIONE MAIL E SMS: questa è una funzione di contatto con i clienti in caso di promozioni o avvisi scadenze abbonamento e nello stesso tempo di avviso per gli operatori dello STAFF, tramite invio di MAIL o SMS già definiti. Per creare una nuova MAIL in alto lasciare selezionato Gestione Mail. Compilare il campo NOME MAIL. Dopo aver deciso a chi la comunicazione sarà riservata (CLIENTI, STAFF, TUTTI) selezionare o il tipo di

16 abbonamento o il Servizio (corso). Nel caso si abbia bisogno di aggiungere un allegato alla mail è prevista questa funzione tramite il tasto ALLEGA. Scrivere l oggetto della mail, il testo, e inviare premendo il tasto INVIA MAIL. Salva Mail in Archivio: questa funzione permette di salvare la mail in archivio creando uno storico (VEDI STORICO MAIL). Elimina Mail in Archivio: Qualora una mail salvata non servisse più, selezionandola e selezionando questa funzione è possibile cancellarla dall archivio dati. GESTIONE SMS: Per creare una nuovo SMS in alto lasciare selezionato Gestione Sms. Compilare il campo NOME SMS. Dopo aver deciso a chi la comunicazione sarà riservata CLIENTI, STAFF, SELEZIONE (ovvero il campo dove inserire manualmente i numeri di cellulare delle persone che riceveranno la comunicazione), selezionare il tipo di abbonamento o il Servizio (corso). Salva Sms in Archivio: questa funzione permette di salvare l SMS in archivio creando uno storico ( STORICO SMS). Elimina Sms in Archivio: Qualora un SMS salvato non servisse più, selezionandolo e selezionando questa funzione è possibile cancellarlo dall archivio dati. Richiedi Credito Sms: Con questa funzione viene interrogato l abbonamento sottoscritto nel sito scelto per l invio sms, ricevendo la risposta con il numero totale degli sms residui.

17 Tornati sulla schermata principale analizziamo la funzione Telecamere: TELECAMERE: Con questa funzione abbiamo la possibilità di controllare tutte le Aree dove sono installate le Telecamere IP. Nel caso di blocco della connessione è possibile avviare un Refresh selezionando da menù la telecamera su cui eseguire questa operazione. Tornati sulla schermata principale analizziamo la funzione di Login / Logout operatore: Selezionando Logout l operatore esce dalla sessione senza chiudere l applicazione. Selezionando Login l operatore puo inserire il proprio user name e la password e aprire la sessione. Selezionando Chiudi l operatore chiude GateCop.

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