Logiche organizzative e strategie comunicative

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1 Logiche organizzative e strategie comunicative Tecnologie per la comunicazione interna ed esterna Bruno Boniolo

2 Contenuti del corso La comunicazione nell istituzione pubblica Ambienti telematici per la comunicazione e la collaborazione Comunicare con gli utenti: i siti istituzionali complessi Distribuire informazioni in diversi formati: i Feed Rss Ricerca avanzata sui motori di ricerca

3 La comunicazione dell istituzione pubblica Cosa si comunica? 1) Comunicazione normativa: leggi, strumenti applicativi, atti, procedure, processo decisionale dell istituzione 2) Promozione di immagine 3) Attività e servizi: modalità di impiego dei servizi. E parte del servizio La comunicazione è una dimensione caratterizzante dell agire dell istituzione pubblica

4 Sviluppo della comunicazione pubblica deriva da : Accresciuta consapevolezza dei diritti di cittadinanza Lo sviluppo dello stato sociale e le sue trasformazioni La nascita della comunicazione di massa (arena competitiva) L innovazione tecnologica: Consente l accesso diretto alle fonti di informazione e introduce strumenti di comunicazione bidirezionale Elimina o cambia il ruolo dei mediatori Consente forme di controllo e di comparazione

5 Tecnologie della comunicazione Obiettivi Comunicazione interna Comunicazione esterna, visibilità Servizi Coinvolgimento utenti, operatori Strumenti Intranet, Extranet Internet: siti, portali Internet: siti, portali Internet: strumenti di comunicazione interpersonale e di gruppo Conseguenze Riorganizzazione dell informazione e dei ruoli

6 INTERNET: meta-rete che consente di interconnettere LAN, MAN, WAN INTRANET: rete locale chiusa che si basa sul protocollo TCP/IP EXTRANET: Connessione chiusa di reti locali basate su TCP/IP

7 Collaborare codecisione cooperazione coordinamento

8 Il lavoro collaborativo Presuppone un obiettivo comune, un processo aperto, una continua negoziazione dei partecipanti Nella pratica della collaborazione la relazione prevale sul contenuto L altro viene visto come una risorsa per raggiungere l obiettivo

9 Ambienti telematici per la comunicazione e la collaborazione Ambienti collaborativi virtuali che agevolano le interazioni collaborative e cooperative Sono interpretabili come la prosecuzione di processi di creazione culturale resi possibili dalla stampa Riproducono il metodo di validazione scientifica Trovano applicazione in: produzione, gioco, apprendimento La disciplina di riferimento è: Computer Supported Cooperative Work Si occupa dei problemi teorici e dello sviluppo degli ambienti collaborativi telematici

10 Ambienti di comunicazione e collaborazione SINCRONI: Audio videoconferenza Chat: testuali (nickname, avatar, emoticon, canali tematici o stanze) IRC (Internet Relay Chat) strumento per partecipare a conferenze virtuali che si basa su un sistema di server ripetitori dei messaggi sui diversi canali, Talk City Richiedono un client: Chat.tiscali.it, irc.virgilio.it Instant messaging colloquio fra pochi (informazione sulla presenza in rete degli interlocutori, scambio file, condivisione di risoerse, apertura di sessioni di audio videoconferenza, SMS) Terminali: palmari, telefonini, wireless. Telefono IP

11 ASINCRONI: Mail, mailing list List server Newsgroup, scambio e scarico files Forum: Web communities, Web conference, Blog moderatore FAQ Groupware via Web: messaggi, condivisione file, agenda, chat,

12 Ambienti collaborativi Integrano canali e strumenti diversi di collaborazione, sincroni e asincroni Servono una comunità di utilizzatori (sociali) Sono un insieme coerente di mezzi espressivi e strumenti informativi Permettono la rinegoziazione continua delle regole di comunicazione: creatività Permettono il riutilizzo delle conoscenze

13 Groupware via Web Strumenti per comunità di utenti: messaggi condivisione file agenda Chat Condivisione basi di dati, album fotografici, sistemi di audio-videoconferenza (A pagamento o gratuiti)

14 Le comunità di pratica Sistemi sociali che aggregano persone con interessi e professionalità simili o convergenti che mettono in comune esperienze e competenze sia formali sia tacite Aiuto, apprendimento Informalità

15 Ambienti collaborativi per l apprendimento Facilitatori dell apprendimento (processo coinvolgente che ha una dimensione affettiva, esistenziale e cognitiva) Contengono: 1) Sito: annunci, scadenze, comunicazioni ufficiali,biblioteca, materiali didattici, link a risorse web (motori, canali, indici sistematici, OPACs, guide, SW, help per strumenti informatici, regole di comunicazione e conversazione 2) Sistema di cooperazione e comunicazione di gruppo 3) Sistemi di autovalutazione

16 Indirizzi IRC: Instant messaging: Newsgroups: Forum: Groupware:

17 Comunicare con gli utenti: i siti istituzionali complessi informazione certificata, organizzazione dei flussi informativi, concertazione fra una pluralità di soggetti efficacia, efficienza, economicità

18 Siti di organizzazioni che svolgono funzioni socialmente rilevanti di tipo politico, amministrativo, culturale, economico ecc. Unione europea europa.eu.int Camera e Senato Ministeri Enti locali Camere di commercio Atenei notevole rilevanza passaggio dalla vetrina alla fornitura di servizi e alla comunicazione esterna (ed interna)

19 Complessità deriva da: dimensione dell organizzazione (pluralità delle fonti: organizzazione dei flussi, concertazione fra i soggetti) pluralità, rilevanza e criticità dei servizi (sicurezza, riservatezza, privacy, certificazione) modalità produttive delle organizzazioni (livelli di decisione e operativi, assemblaggio di semilavorati ) cambiamento e rotazione di responsabili operativi diffusione interna delle conoscenze tecniche

20 Fonti di informazione nelle istituzioni UE: Parlamento europeo Consiglio dell'unione europea Commissione europea Corte di giustizia e Tribunale di primo grado Corte dei conti Comitato economico e sociale Comitato delle regioni Banca europea per gli investimenti Banca centrale europea Agenzie e organismi dell'unione europea

21 Obiettivi: presentare le informazioni e i servizi, non le strutture che li producono (protagonismo) collegare il processo produttivo dell informazione e dei servizi alla loro pubblicazione strutture specializzate o responsabilità diffusa?

22 Principio cui ispirarsi: sussidiarietà Principio giuridico: laddove non vi sia una competenza esclusiva dell istituzione politica di livello più elevato (la comunità europea rispetto agli stati, lo stato rispetto agli enti locali ecc.) questa interviene solo se e nella misura in cui gli obiettivi dell azione prevista non possono essere realizzati meglio dall istituzione di livello minore competenza deriva dalla reale capacità di raggiungere obiettivi di rilevanza comune

23 Sussidiarietà e informazione Riguardo alla diffusione dell informazione sull euro l UE si è basata sul principio di sussidiarietà: l informazione pratica e specializzata va diffusa da banche, associazioni di categoria ecc. (moltiplicatori di informazione) gli stati devono mettere a punto il messaggio adattandolo alle culture e alle strutture nazionali la Commissione europea fornisce la documentazione, aiuta e cofinanzia i piani di comunicazione (partenariato), coordina e agevola la comunicazione fra stati e le iniziative internazionali

24 Le informazioni e i servizi in una organizzazione vanno pubblicati dalle strutture che li creano e li gestiscono La pubblicazione deve essere una funzione riconosciuta e costitutiva delle strutture fare della pubblicazione online di informazioni e servizi una componente fondamentale del processo organizzativo delle singole strutture

25 Vantaggi: tempestività nell immissione, modifica e cancellazione delle informazioni (Senato); nelle modifiche strutturali integrità dell informazione: l informazione passando di mano in mano si deteriora certificazione diretta (+ firma digitale, formato documenti, es. PDF, trasmissione criptata ecc. ) crescita di un atteggiamento diffuso di attenzione verso la qualità del servizio

26 Problemi: Perché ciò avvenga sono necessarie modifiche: sul piano organizzativo (razionalizzazione dei flussi informativi); della cultura aziendale ; delle competenze individuali progetti fortemente strutturati (integrazione della pubblicazione nel Sistema Informativo) scelte tecniche adeguate tempi di avvio superiori

27 I fattori progettuali Analisi di: obiettivi, contenuti soggetti coinvolti (fruizione, produzione) contesto aspetti organizzativi ed economici Soluzioni: organizzative tecniche grafiche

28 Modello del portale verticale (specialistico) Strumenti di ricerca canali tematici risorse di contenuto e di attualità informativa servizi per l utente strumenti di comunicazione con e fra gli utenti sistemi di accesso multicanale sistemi di personalizzazione

29 Retorica del portale: evidenziare le cose più importanti creare percorsi facilitati rapporto internet - intranet - extranet

30 Le soluzioni tecniche Sono dei compromessi fra: livello di autonomia delle strutture nella gestione della pubblicazione di informazioni e servizi costi economici ed organizzativi efficienza tecnica qualità estetica

31 2 classi di soluzioni A) Soluzione tradizionale: creazione ad hoc di procedure di immissione, modifica, cacellazione, pubblicazione vantaggi: + omogeneità del portale dal punto di vista dell organizzazione interna e dell estetica; + facilità nell integrazione con il sistema informativo; - problemi di formazione diffusa svantaggi: - flessibilità nella modifica strutturale; + costi economici; - autonomia delle strutture; necessità di una forte struttura specializzata o di outsourcing

32 B) Adozione di WCMS (Web Content management System): Sw per la gestione dinamica e la pubblicazione di informazioni e servizi, dotati di base di dati interna. Integrano e semplificano le fasi della pubblicazione e autonomizzano gli operatori nella gestione dell informazione e nella modifica della sua struttura Svantaggi: + vincoli progettuali e grafici; + diffusione di conoscenze tecniche; monitoraggio e consulenza; concertazione e accettazione vantaggi: + autonomia; + flessibilità; costi minori e spalmati sull intera organizzazione; struttura tecnica ridotta;

33 Esempio: le principali funzionalità di Openshare Pubblicare qualsiasi documento in formato elettronico, organizzarlo e mantenerlo in vari formati mediante funzioni semplificate. Generare automaticamente pagine HTML di alta qualità. Gestire la sicurezza di accesso e la riservatezza dell informazione. Gestire link ipertestuali nel sito e nei documenti in esso contenuti. Realizzare l editing condiviso, pubblicare e gestire più versioni dei documenti.

34 Definire la data di obsolescenza delle informazioni pubblicate, trascorsa la quale i documenti sono automaticamente non visibili, ma disponibili al proprietario per la cancellazione o per l'archiviazione storica. Utilizzare strumenti di comunicazione interpersonale e di gruppo integrati. Disporre di un sistema automatico di notifica via e- mail. Mantenere traccia di tutte le operazioni effettuate nel sito. Generare rapporti statistici degli accessi. Utilizzare un potente motore di ricerca per ricerche basate su testo o su proprietà.

35 Distribuire informazioni in diversi formati: i Feed Rss I documenti RSS, detti feed, sono utilizzati per raccogliere informazioni da siti ad aggiornamento frequente, in particolare da quelli di news RSS (Really Simple Syndacation) è un formato basato su XML adatto alla diffusione di contenuti su Internet

36 I news aggregator Il news aggregator è un lettore di feed RSS che si comporta come un browser e un lettore di mail Gratuiti: Sharpreader: Feedreader Windows Sage plug-ins FireFox/ThunderBird Urss plug-ins MozillaStraw Linux Netnewswire Lite Mac OS X A pagamento FeedDemon windows; Netnewswire Mac OS X Newsgator Outlook Per utilizzare i feed RSS è necessario caricare sul proprio computer un news aggregator o includerlo in una pagina WEB

37 Procedura Accedere ad un servizio RSS (es. Repubblica, Ansa ecc.) Trascinare l icona RSS (ad es. corrispondente a politica, economia, sport..) che interessa nella finestra di address dell aggregator Click su subscribe: memorizza l accesso alla categoria di news desiderate e apre una cartella apposita Ripetere la stessa operazione per altre fonti RSS E possibile definire i tempi di aggiornamento (1 ora default) Scaricare il news aggregator sul pc e iconizzarlo sul desktop

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42 Motore di ricerca sul WEB Base di dati che contiene (associa): A) indirizzi dei siti ( B) parole chiave che rappresentano il contenuto del sito Risultato della ricerca è: 1) un elenco cliccabile di indirizzi di siti cui, nella BD, sono associate le parole usate per la ricerca 2) elenco di parole contenute nell home page del sito o associate ad esso

43 Motori di ricerca La ricerca base La ricerca avanzata La ricerca di immagini La ricerca Mp3/Audio La ricerca video DirectoryWeb (siti organizzati in categorie)

44 Ricerca base Linguetta di selezione Casella di testo Tasto di avvio ricerca Indici di ricerca Menù lingue

45 Ricerca base Operatore + Precede la/e parola/e che si vuole siano presenti nei risultati della ricerca. Es: Cerca viaggi lampedusa +viaggi +lampedusa Operatore Virgolette Trova esattamente la frase contenuta tra le virgolette Es : Cerca viaggi lampedusa Operatore - Precede la/e parola/e che si vuole escludere dai risultati della ricerca Es: Cerca +Sydney Olimpiadi

46 Ricerca base Operatore Jolly (*) Si utilizza quando non si è sicuri di una parola e sostituisce fino a 5 caratteri Es: Basta scrivere solo Michael Jac* per avere tutte le informazioni su Michael Jackson Maiuscole e minuscole Utilizzando le minuscole il motore trova sia i risultati scritti in minuscolo che in maiuscolo. Al contrario se la parola contiene una qualsiasi lettera maiuscola AltaVista cerca solo le corrispondenze di quella forma. Es: DUOMO DI MILANO (verranno visualizzate solo le pagine dove compare questa dicitura in maiuscolo)

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48 Ricerca avanzata Espressioni AND OR AND NOT NEAR PARENTESI Motore di ricerca Unisce due parole che devono essere presenti entrambe nella ricerca Si usa quando è sufficiente che nel risultato compaia una sola parola Precede una parola che si vuole escludere dalla ricerca Trova i documenti che contengono entrambe le parole indicate ad una distanza max di altre 10 Attribuiscono una priorità ad un espressione booleana (espressione algebrica)

49 Ricerca avanzata L utente in questo caso desidera cercare una crociera nei Caraibi evitando come destinazione Cuba e desiderando dare una priorità agli itinerari che prevedono una tappa a Santo Domingo N.B. Le parentesi si usano per assegnare una priorità alle espressioni booleane. La query verrà soddisfatta iniziando ad analizzare il contenuto tra parentesi

50 Motori di ricerca Ricerca nel Web Ricerca di immagini Ricerca di forum di discussione Directory (siti organizzati per categorie)

51 Ricerca base Per effettuare una ricerca con Google, immettere alcune parole descrittive, quindi premere il tasto Invio (oppure fare clic sul pulsante Cerca con Google) Il pulsante Mi sento fortunato permette di visualizzare automaticamente la prima pagina Web trovata da Google

52 Ricerca base Google cerca solamente pagine che contengono le parole esatte indicate dall utente; per escludere una parola dalla ricerca, è sufficiente inserire il segno meno ("-") davanti al termine; per ricercare frasi è sufficiente racchiuderle tra virgolette; aggiunge automaticamente l operatore logico "and tra le parole; non supporta l operatore logico OR; non supporta la ricerca di radici di parole ( stemming ) non supporta la ricerca con caratteri jolly; non fa distinzione tra lettere minuscole e maiuscole poiché considera tutte le lettere come minuscole.

53 Ricerca avanzata

54 Motori di ricerca

55 Ricerca base Espressioni + - virgolette AND OR Motore di ricerca Inserito al inizio di un termine indica che la parola è assolutamente richiesta. Inserito all inizio di un termine indica che quella parola deve essere esclusa. Specifica che i documenti devono contenere la frase all interno delle virgolette Cerca i documenti che contengono tutti i termini collegati tra loro dall operatore Cerca i documenti che contengono almeno uno dei termini collegati tra loro dall operatore

56 Ricerca base Espressioni NOT NEAR ONEAR ADJ (adiacente) BEFORE Motore di ricerca Esclude i documenti che contengono la parola posta dopo l operatore Cerca i documenti che contengono i due termini indicati ad una distanza di massimo 25 parole l uno dall altro. Lo stesso di NEAR, solo che il documento deve contenere i termini nell ordine specificato. Individua i documenti nei quali due parole appaiono una vicino all altra. Individua i documenti in cui le due parole appaiono una prima dell altra.

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