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1 Circolare n. 129 del 29 dicembre 2011 Oggetto: UBI Assicurazioni Polizza sanitaria a favore del personale in servizio e dei famigliari Attivazione assistenza diretta e modalità di accesso al network Newmed/Previmedical Serie: PERSONALE Argomento: Società interessate: Ambito: Decorrenza: Immediata Scadenza: CONDIZIONI CONTRATTUALI ED ECONOMICHE DEL PERSONALE Tutti Impatto PROCESSO STRUTTURE STRUMENTI MODULI TASSI/ CONDIZIONI/ VALORI % PRODOTTI/ CAMPAGNE COMUNICAZIONI CLIENTELA Informiamo che, con decorrenza 1 gennaio 2012, vengono introdotte importanti novità in tema di consulenza/assistenza sanitaria e di gestione dei sinistri. Per completezza d informazione circa le novità sopraccitate, rimandiamo agli allegati alla presente Circolare, ed in particolare: allegato n.1: Principali novità; allegato n.2: Guida operativa per l assistito; allegato n.3: Fac-simile Tessera Identificativa per Accesso al Network. Cordiali saluti. Allegati: 1 - Principali novità; 2 - Guida operativa per l assistito; 3 - Fac-simile Tessera Identificativa per Accesso al Network. pag 1 di 1

2 ALLEGATO N. 1 ALLA CIRCOLARE N. 129 DEL 29 DICEMBRE 2011 PRINCIPALI NOVITÀ La copertura sanitaria è stata modificata e integrata mediante l attivazione dei seguenti interventi: 1) Assistenza diretta. A partire dal (per tutte le prestazioni ad eccezione di quelle legate a paradontopatie) viene attivata la cd. presa in carico diretta, ossia il pagamento diretto della prestazione ospedaliera/extraospedaliera da parte dell assicurazione nell ambito del circuito in network evitando così esborsi a carico dell assicurato (al netto di scoperti/franchigie), eliminando i tempi di attesa e garantendo sconti maggiori rispetto alle pratiche gestite a rimborso. Si evidenzia che, per godere del regime di assistenza diretta, l assicurato deve necessariamente contattare la Centrale operativa Previmedical per definire luogo/data di effettuazione della prestazione medica. Per completezza d informazione si rimanda allo specifico allegato alla presente Circolare relativo all assistenza diretta e alle modalità di accesso al network Newmed/Previmedical. Qualora l assicurato ritenesse invece di utilizzare strutture sanitarie non convenzionate Newmed/Previmedical ( out network ), si procederà con i normali e consueti criteri di rimborso. 2) Network Newmed/Previmedical. Come noto, l assicurato che ricorre a strutture sanitarie convenzionate con Newmed/Previmedical ( in network ), può beneficiare di appositi sconti rispetto ad altro assicurato che, per le medesime prestazioni, ritenesse di utilizzare strutture sanitarie non convenzionate Newmed/Previmedical ( out network ). Tutto ciò a condizione indispensabile che venga esibita la tessera identificativa, già istituita con la Circolare BPA n.174 del 28 dicembre 2010, e attivabile tramite accesso allo specifico link attualmente disponibile sul Nuovo Corporate Portal ( cliccando sul pulsante Link si accede quindi ai LINK UTILI / SPAZIO RISORSE UMANE / Tessera Identificativa per Accesso al Network ). A tal proposito si raccomanda al Personale di provvedere alla stampa della tessera ubicard in quanto, rispetto alla precedente versione, è presente anche il logo Previmedical oltre a quelli Newmed e UBI Assicurazioni (cfr. allegato fac-simile Tessera Identificativa per Accesso al Network alla presente Circolare). Con riferimento ai precedenti punti 1) e 2) si informa che l elenco delle strutture convenzionate Newmed/Previmedical è disponibile sul Nuovo Corporate Portal cliccando sul pulsante Link accedendo quindi ai LINK UTILI / SPAZIO RISORSE UMANE / Previmedical (sito internet e Attualmente sono più di le strutture convenzionate in tutta Italia. Centrale Operativa Newmed/Previmedical (disponibile h. 24 su 7 giorni) Per la prenotazione di prestazioni in forma diretta, informazioni relative alle pratiche e consulenze (fornite da personale medico qualificato) è possibile contattare la Centrale operativa di Newmed/Previmedical, ai seguenti riferimenti: (da rete fissa Italia il numero sarà attivo dall ) (da rete mobile e da estero) pag. 1 di 2

3 ALLEGATO N. 1 ALLA CIRCOLARE N. 129 DEL 29 DICEMBRE 2011 Sito per l assistito Per inserire, a partire dall , richieste di assistenza diretta, domande di rimborso nonché visualizzare lo stato delle pratiche: Web: https://webab.previmedical.it/claim-ubi-iscritto/ Per il primo acceso al sito, l assistito principale dovrà inserire il proprio codice fiscale e la sua data di nascita (formato ggmmaaaa come password). Eseguito l accesso, verrà richiesto di definire una nuova password. Guida operativa per l assistito In allegato alla presente Circolare si riporta un utile guida operativa allo scopo di esemplificare all assistito le nuove regole relative al servizio di assistenza sanitaria diretta ed al servizio di assistenza sanitaria rimborsuale che saranno operative dal pag. 2 di 2

4 RIMBORSO SPESE MEDICHE GUIDA OPERATIVA PER L ASSISTITO 1

5 Obiettivi e struttura documento Il presente documento ha l obiettivo di esemplificare le nuove regole, operative dal 1 Gennaio 2012, relative ai regimi di assistenza relativi alle prestazioni mediche Il documento è organizzato in sezioni Sezione 1: Regimi di Assistenza previsti. Panoramica generale delle modalità a disposizione per gestire l erogazione delle prestazioni mediche Sezione 2: Il Servizio di Assistenza Sanitaria Diretta. Regole da seguire per usufruire della c.d. gestione diretta, nuova opportunità per l assistito. Viene fatto un focus sulla procedura da seguire in caso di urgenza Sezione 3: Il Servizio di Assistenza Sanitaria Rimborsuale. Sezione 4: Focus sul richiesta CARD, portale iscritti e quadro di sintesi dei riferimenti utili 2

6 SEZIONE 1 I REGIMI DI ASSISTENZA PREVISTI 3

7 I regimi di assistenza previsti (1/2) Caratteristiche Assistenza sanitaria diretta L assistito deve contattare Previmedical (via telefono oppure utilizzando le funzionalità on line) con un certo preavviso (almeno 2 gg lavorativi) rispetto alla data in cui dovrà avvenire la prestazione (visita, esame specialistico, ricovero ). L assistito deve avere a disposizione il certificato medico indicante la richiesta di prestazione Previmedical esamina la richiesta dell assistito e provvede a: o Prenotare la prestazione (o confermare la prenotazione) presso una delle strutture del network convenzionato o Confermare all assistito la prenotazione (telefono, , sms); l assistito deve avere con sé la prenotazione quando si presenta presso la struttura o A prestazione effettuata, pagare direttamente la struttura (ad eccezione della quota parte a carico dell assistito) In casi di urgenza la procedura può essere attivata in tempi ridotti Si ricorda che utilizzando l Assistenza Sanitaria Diretta l assistito gode di sconti maggiorati rispetto all Assistenza Sanitaria Rimborsuale 4

8 I regimi di assistenza previsti (2/2) Caratteristiche Assistenza sanitaria rimborsuale Chi decide di non usufruire dell Assistenza Sanitaria Diretta, può richiedere il rimborso delle spese mediche sostenute: oon line omezzo posta. Si ricorda che anche in questo caso le prestazioni effettuate presso le strutture del network godono di una scontistica, a condizione che l assistito abbia con se la CARD Ubi Assicurazioni/Previmedical (da scaricare sul sito: Nella sezione 4 è esplicitata la modalità operativa per accedere a questo sito e richiedere la stampa delle card (propria e dei componenti del nucleo) Nelle slide seguenti sono dettagliate le regole da seguire per usufruire dei diversi regimi di assistenza 5

9 SEZIONE 2 IL SERVIZIO DI ASSISTENZA SANITARIA DIRETTA (con focus su gestione urgenze) 6

10 Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: processo (1/2) ASSISTITO Richiesta informazioni RICHIESTA PRESTAZIONE SANITARIA ESITO POSITIVO ESITO NEGATIVO INFORMATIVA ALL ASSISTITO CENTRALE OPERATIVA PREVIMEDICAL. 7

11 Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: processo (2/2) SI P A G A M E N T O CENTRALE OPERATIVA PREVIMEDICAL AUTORIZZA PRESTAZIONE ASSISTITO 8

12 Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: modalità accesso CANALE TELEFONICO Centrale Operativa (disponibile h 24 su 7 giorni) (da rete fissa Italia) (da rete mobile e da estero) NB: la Centrale Operativa mette a disposizione personale medico per pareri/assistenza Online accedendo alla propria area riservata raggiungibile al link https://webab.previmedical.it/claim-ubi-iscritto/ oppure tramite portale intranet della Banca, CANALE ON-LINE L Autorizzazione va richiesta almeno 2 giorni lavorativi prima dell effettuazione della prestazione (fatta salvi casi di urgenza) 9

13 Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: canale telefonico L assistito deve: 1. disporre della prescrizione del medico curante; 2. contattare la Centrale Operativa comunicando: - cognome e nome - data appuntamento prestazione se già fissata oppure preferenza di data in cui effettuare la prestazione Per prestazioni diagnostiche/visite specialistiche (c.d. prestazioni extra-ospedaliere) l assistito fornisce al telefono gli estremi della prescrizione del medico curante Per ricoveri e/o grandi interventi la prescrizione deve essere inviata via fax (il numero viene fornito dalla centrale operativa) La Centrale Operativa: - Effettua le necessarie verifiche tecnico amministrative - individua la struttura convenzionata; - effettua la prenotazione (se necessario); - comunica all assistito la prenotazione effettuata (a mezzo telefono, sms o ) 10

14 Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: canale on line (1/2) Il sito https://webab.previmedical.it/claim-ubi-iscritto/ permette l accesso alle nuove funzionalità a disposizione dell assistito. L accesso al sito deve essere sempre effettuato dal capo nucleo (o assicurato principale) che può operare anche per conto degli appartenenti al suo nucleo familiare. Al primo accesso occorre inserire codice fiscale (username) e data di nascita (in formato ggmmaaaa). CODICE FISCALE CAPO NUCLEO Da selezionare per gestione diretta Data di nascita capo nucleo (primo accesso) Da selezionare per guide operative 11

15 Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: canale on line (2/2) L assistito: Seleziona il nominativo per il quale deve chiedere la preattivazione Identifica la struttura per provincia attraverso il form di selezione Completa la procedura indicando: numero di telefono eventuale medico data della prescrizione medica numero della prescrizione (qualora presente) fasce orarie e giorni delle settimana di disponibilità patologia presunta o accertata prestazione note 12

16 Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: la procedura autorizzativa CANALE TELEFONICO Richiesta dell assistito CANALE ONLINE La Centrale Operativa valuta la richiesta dell assistito (entro 2 giorni lavorativi) ed invia l autorizzazione alla prestazione utilizzando il canale di comunicazione scelto dall assistito (fax, sms, telefono o ) L autorizzazione dovrà essere esibita in sede di accesso alla struttura La Centrale Operativa invia anche l autorizzazione alla struttura. Nell autorizzazione è presente: il consenso al trattamento dati che l assistito dovrà firmare prima di effettuare la prestazione Il costo a carico dell assicurato (determinato da scoperto/franchigia a termini di polizza) 13

17 Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: gestione delle urgenze (1/2) IN CASO D URGENZA* L assistito potrà chiedere l autorizzazione senza rispettare il preavviso di 2 giorni lavorativi CENTRALE OPERATIVA (COP) Impegno a gestire le richieste pervenute con 1 giorno lavorativo di preavviso; in caso di preavviso inferiore, pur impegnandosi a gestire le richieste, la COP non garantisce il buon esito dell attivazione. *In caso di patologie/malattie in fase acuta o di infortunio 14

18 L ASSISTENZA DIRETTA. L URGENZA Il Servizio di Assistenza Sanitaria diretta: gestione delle urgenze (2/2) NB: in caso di urgenza l onere della comunicazione ricade sulla struttura sanitaria presso cui l assistito è stato ricoverato. La struttura si deve occupare di compilare un apposito modulo da trasmettere a mezzo fax alla Centrale Operativa Previmedical allegando PRESCRIZIONE MEDICA (con quesito diagnostico e tipo patologia) CHE ATTESTA LO STATO DI NECESSITA E URGENZA O REFERTO DEL PRONTO SOCCORSO 15

19 SEZIONE 3 IL SERVIZIO DI ASSISTENZA SANITARIA RIMBORSUALE 16

20 Il Servizio di Assistenza Sanitaria rimborsuale: richiesta via Web Caratteristiche Via WEB Il capo nucleo accede al sito (https://webab.previmedical.it/claimubi-iscritto/) per: Compilare on line la domanda di rimborso Allegare la documentazione a supporto (fatture, etc) in formato elettronico. E quindi necessaria la preventiva scansione della documentazione. NB: Se non si dispone di uno scanner è possibile inviare la documentazione in formato cartaceo(vedi slide seguente). In questo caso occorre anche stampare e firmare la domanda di rimborso Presentando la CARD Ubi Assicurazioni/Previmedical (vedi sezione 4) presso una delle strutture del network convenzionato* si ottiene uno sconto sul costo della prestazione elenco su e 17

21 Il Servizio di Assistenza Sanitaria rimborsuale: processo solo Web Assistito Accede al portale con login e password comunicate Portale Iscritto Riceve SMS di conferma ricezione documentazione (se indicato cellulare su domanda rimborso!) Ufficio Liquidazioni Compila la sezione Inserimento domanda di rimborso Le informazioni vengono acquisite via web Conferma la procedura PDF TIF Allega la documentazione scansionata alla domanda online 18

22 Il Servizio di Assistenza Sanitaria rimborsuale: processo web + posta Di seguito descritto il processo da seguire nel caso in cui NON si disponga dello scanner necessario per allegare la documentazione a supporto della domanda di rimborso Assistito Accede al portale con login e password comunicate Portale Iscritto Riceve SMS di conferma ricezione documentazione (se indicato cellulare su domanda rimborso!) Compila la sezione Inserimento domanda di rimborso Ufficio Liquidazioni Invia il cartaceo all indirizzo riportato sul modulo Modulo richiesta di rimborso + documenti IN COPIA Stampa il modulo di richiesta rimborso 19

23 Il Servizio di Assistenza Sanitaria rimborsuale: richiesta via posta Caratteristiche Via Posta L assistito deve utilizzare la modulistica cartacea ricevuta (e disponibile sulla intranet aziendale Banca) ed allegare la relativa documentazione a supporto. Tutta la documentazione può essere inviata utilizzando: servizio di posta interna oppure inviando a: UBI Assicurazioni, Ufficio Liquidazioni c/o Previmedical S.p.A VIA GIOBERTI 33, MOGLIANO VENETO (TV) NB: la documentazione a supporto deve essere inviata in copia*. Le copie NON verranno restituite. * La Compagnia si riserva di effettuare delle verifiche sulla effettiva emissione /produzione della documentazione ricevuta da parte delle strutture/medici 20

24 SEZIONE 4 RICHIESTA CARD, FOCUS SU NUOVO PORTALE E RIFERIMENTI UTILI 21

25 Il Portale per la richiesta della CARD Per poter ottenere gli sconti presso le strutture del network convenzionato è indispensabile esibire la CARD stampabile dal sito: Si ricorda che: La CARD è personale. Ogni componente del nucleo familiare deve esibire la propria CARD per poter ottenere le condizioni di vantaggio di cui in precedenza Il capo nucleo può richiedere la stampa della CARD propria e di tutti i componenti del nucleo CODICE FISCALE FAMILIARE CODICE FISCALE CAPO NUCLEO Da questa pagina si accede direttamente alla pagina di stampa della/e CARD. In caso di smarrimento la CARD può essere liberamente ristampata 22

26 Il Portale per l assistito Come ricordato è a disposizione dell assistito un nuovo e potenziato portale (https://webab.previmedical.it/claim-ubi-iscritto/) che permette di: Visualizzare l anagrafica (propria e del nucleo) inserire delle richieste di rimborso generiche/odontoiatriche consultare lo stato delle proprie pratiche modificare i propri dati anagrafici e quelli dei componenti del proprio nucleo familiare ricercare le strutture sanitarie convenzionate inserire delle richieste online di autorizzazione in convenzione diretta consultare/scaricare i manuali operativi relativi alle differenti funzionalità L assicurato principale (o capo nucleo) accede al portale ed effettua le operazioni di cui sopra anche per gli appartenenti al suo nucleo familiare. Il primo accesso avviene inserendo codice fiscale e data di nascita (ggmmaaaa). Al primo accesso verrà richiesto di indicare una nuova password 23

27 Il Servizio Segui la Tua Pratica L assistito, oltre alla Centrale Operativa e all utilizzo del sito dedicato, ha una ulteriore opzione per seguire l avanzamento della propria pratica ovvero tramite SMS utilizzando il servizio Segui la Tua Pratica. Il servizio garantisce INFORMAZIONI SU avvenuta ricezione da parte dell'ufficio liquidazioni della domanda di rimborso avvenuta predisposizione dell'ordine di pagamento della domanda di rimborso eventuale sospensione della pratica di rimborso, qualora la documentazione allegata alla domanda di rimborso risulti incompleta Per attivare il servizio l'assistito deve semplicemente indicare il proprio numero di telefono cellulare nel modulo di rimborso oppure inserirlo nell apposito campo dell area riservata. In questo modo riceverà automaticamente a mezzo sms tutte le informazioni relative alla propria pratica di liquidazione. 24

28 Riferimenti utili Tipologia Descrizione Riferimenti Centrale Operativa (disponibile h 24 per 7 giorni/settimana) Portale Assistito (accesso consentito a capo nucleo) Portale per CARD Invio Posta Strutture del Network Raccogliere/gestire richieste prenotazioni visite/ricoveri gestiti in modalità diretta Fornire informazioni rispetto a tutte le pratiche (sia in modalità diretta che a rimborso) Fornire assistenza/consulenza a mezzo personale medico qualificato Per tutti i componenti del nucleo: Richiedere prenotazione visite Richiedere rimborso spese mediche Seguire pratiche Variare dettagli anagrafici Consultare manualistica Stampare (ristampare) le CARD per tutto il nucleo familiare Invio documentazione in formato cartaceo (nei casi richiesti visti in precedenza) Elenco delle strutture convenzionate appartenenti al Network (da rete fissa Italia) (da rete mobile e da estero) https://webab.previmedical.it/claim-ubi-iscritto/ Posta interna o in alternativa UBI Assicurazioni, Ufficio Liquidazioni c/o Previmedical S.p.A VIA GIOBERTI 33, MOGLIANO VENETO (TV) e e sul Portale Assistito 25

29 Allegato n. 3 a Circolare n. 129 del 29 dicembre

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