Configurazione gestore di posta elettronica Configurazione OUTLOOK EXPRESS POP3

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1 Per un miglior funzionamento della protocollazione automatica delle nell account di posta elettronica si consiglia di impostare l IMAP come server della posta in arrivo (ove disponibile). Per verificare se il proprio account ha la possibilità di utilizzare il server IMAP contattare il gestore che fornisce il servizio di posta. - Configurazione gestore di posta elettronica 1. Per gli indirizzi già configurati, per la posta in arrivo, con il server IMAP non è necessario effettuare alcuna operazione. 2. Per gli indirizzi che possono usare il server IMAP ma che attualmente sono configurati con il server POP3 è necessario configurare l indirizzo con il server IMAP. 3. Per gli indirizzi che usano solo il server POP3 è necessario verificare che tra le opzioni vi sia la possibilità di conservare una copia dei messaggi sul server e di indicare dopo quanti giorni effettuarne la cancellazione altrimenti i messaggi scaricati dal client di posta non potranno essere utilizzati all interno della procedura Protocollo Informatico e viceversa. Di seguito è possibile trovare delle istruzioni per i più comuni client di posta utilizzati. - Configurazione OUTLOOK EXPRESS POP3 1. Aprire l outlook express; 2. Selezionare Strumenti/Account; 3. Selezionare l account di posta elettronica usato per la protocollazione; 4. Cliccare su Proprietà; 5. Selezionare la scheda Impostazioni avanzate ; 6. Impostare la flag sui seguenti campi: Conserva una copia dei messaggi sul server Rimuovi dal server dopo xx giorni (l utente può scegliere dopo quanti giorni cancellare la copia dell sul server di posta elettronica. L comunque non viene cancellata dall outlook express);

2 7. Cliccare su Ok.

3 - Configurazione MICROSOFT OUTLOOK POP3 - Aprire Microsoft Outlook; - Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica; - Cliccare su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti e scegliere Avanti; - Posizionarsi sopra l indirizzo desiderato e cliccare su Cambia;

4 - Cliccare su Altre Impostazioni;

5 - Scegliere Impostazioni avanzate ; - Impostare la spunta sul campo Lascia una copia dei messaggi sul server ; - Impostare la spunta sul campo Rimuovi dal server dopo xxx giorni ed impostare i giorni desiderati. N.b. Tali opzioni sono presenti solo se l indirizzo è stato impostato con il server per la posta in arrivo POP3.

6 - Configurazione MICROSOFT OUTLOOK POP3 - Aprire Microsoft Outlook; - Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica; - Posizionarsi sopra l indirizzo desiderato e cliccare su Cambia; - Cliccare su Altre Impostazioni;

7 - Scegliere Impostazioni avanzate ;

8 - Impostare la spunta sul campo Lascia una copia dei messaggi sul server ; - Impostare la spunta sul campo Rimuovi dal server dopo xxx giorni ed impostare i giorni desiderati. N.b. Tali opzioni sono presenti solo se l indirizzo è stato impostato con il server per la posta in arrivo POP3.

9 - Configurazione Mozilla THUNDERBIRD - POP3 - Aprire Thunderbird; - Selezionare Strumenti/Impostazioni account; - Scegliere Impostazioni server ;

10 - Impostare la spunta su Lascia i messaggi sul server ; - Impostare la spunta sul campo non più di xx giorni ed impostare i giorni desiderati.

11 - Configurazione Eudora versione Aprire Eudora; - Selezionare Tools/Options; - Cliccare su Incoming mail;

12 - Mettere la spunta su Leave mail on server ; - Mettere la spunta su Delete from server after xxx day(s).

13 - Operazioni da effettuare nella procedura PROTOCOLLO INFORMATICO per la configurazione delle caselle di posta elettronica Andare nella funzione PROTOCOLLO/GESTIONE POSTA ELETTRONICA/Caselle di posta elettronica e, per ogni casella di posta elettronica registrata, completare i dati di seguito indicati: Descrizione: inserire la descrizione che si vuole vedere come mittente dell che vengono spedite (es. Comune di ); inserire l indirizzo ; Account POP3/IMAP: inserire il nome dell account (generalmente è uguale all indirizzo ) utilizzato per la posta in arrivo; Password POP3/IMAP: inserire la password dell account utilizzato per la posta in arrivo; Autenticaz. POP3/IMAP: inserire SSL o TLS se il server di posta richiede tale autenticazione; Account SMTP: inserire il nome dell account (generalmente è uguale all indirizzo ) utilizzato per la posta in partenza; Password SMTP: inserire la password dell account utilizzato per la posta in partenza; Autenticaz. SMTP: inserire SSL o TLS se il server di posta richiede tale autenticazione; Area: selezionare l area omogenea di appartenenza della casella di posta elettronica; Scarica con: selezionare POP3 o IMAP in base al server utilizzato per la posta in arrivo; Porta POP3: porta della posta in arrivo (POP3); POP3: indirizzo POP3 utilizzato per la posta in arrivo;

14 Porta IMAP: porta della posta in arrivo (IMAP); IMAP: indirizzo IMAP utilizzato per la posta in arrivo; Porta SMTP: porta della posta in uscita (SMTP); SMTP: indirizzo SMTP utilizzato per la posta in uscita. Ufficio: per indicare l eventuale ufficio cui l si riferisce. Indicando l ufficio solo gli operatori appartenenti all ufficio selezionato potranno scaricare le in arrivo. Non indicando alcun ufficio invece tutti gli operatori abilitati potranno scaricare le arrivate sulla casella in questione; Casella istituzione: serve per indicare se la casella che si sta impostando è la casella istituzionale dell Ente oppure no.

15 Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle in ARRIVO Dopo aver configurato le caselle di posta elettronica come sopra riportato, per la protocollazione delle in arrivo operare come riportato di seguito: - selezionare la funzione GESTIONE POSTA ELETTRONICA/Ricezione ; - cliccare su [C]onnetti: il programma effettuerà lo scaricamento delle in arrivo; - selezionare il modulo PROTOCOLLO - andare nella funzione INSERIMENTO; - cliccare su "Documenti elettronici" nella sezione "Arrivo": il programma visualizzerà l'elenco delle da protocollare; - posizionarsi sopra l da protocollare e cliccare sull icona Assegna: verrà visualizzata la maschera di dettaglio del protocollo nella quale il programma riporta già automaticamente le informazioni desunte dalla mail ricevuta; - inserire i dati mancanti del protocollo e procedere al salvataggio. Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle in PARTENZA L' da spedire va creata tramite le comunicazioni interne pertanto: - andare in Invio comunicazioni (cliccando sull'apposita icona presente nel menù principale della procedura, oppure andando in GESTIONE PRATICHE/COMUNICAZIONI INTERNE/Invio comunicazioni, o ancora cliccando sull'opzione Apri il menù delle comunicazioni (presente in ogni applicativo Halley alla sinistra della schermata) /Invio comunicazioni ; - sulla finestra della comunicazione da spedire selezionare il Tipo: ; - selezionare l'indirizzo mittente nel caso in cui si abbia più di un indirizzo mail; - inserire il destinatario dell' (la ricerca avviene nell'archivio dei mittenti/destinatari del protocollo); - inserire l'oggetto, il testo e gli eventuali allegati; - terminato l'inserimento dei dati cliccare sull'icona "Invia comunicazione": l' verrà trasferita nell'elenco dei documenti elettronici da protocollare; - selezionare il modulo PROTOCOLLO; - andare nella funzione INSERIMENTO; - scegliere l'opzione Documenti E[l]ettronici della sezione Partenza; - alla comparsa dell'elenco dei documenti da protocollare posizionarsi sopra quello desiderato; - cliccare sull'icona "Selezione": apparirà la finestra di Inserimento del protocollo dove saranno già riportati automaticamente i dati relativi a Destinatario, data del documento, tipo di spedizione ed oggetto; - inserire i dati mancanti (es. codici classificazione, ufficio...);al termine del caricamento cliccare su "Salva e continua": verrà assegnato il numero di protocollo e verrà automaticamente inoltrata l' al destinatario.

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