Regolamento per la certificazione di Sistemi di Gestione dell Energia

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1 Regolamento per la certificazione di Sistemi di Gestione In vigore da Ottobre 2016 RINA Via Corsica Genova Italia tel fax web site : Regolamenti tecnici

2 INDICE CAPITOLO 1 GENERALITÀ 1 CAPITOLO 2 NORMA DI RIFERIMENTO / REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE 1 CAPITOLO 3 CERTIFICAZIONE INIZIALE 2 CAPITOLO 4 MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE 4 CAPITOLO 5 ESECUZIONE DEGLI AUDIT 4 CAPITOLO 6 GESTIONE DEI CERTIFICATI DI CONFORMITA 5 CAPITOLO 7 PARTICOLARITA PER ORGANIZZAZIONI MULTISITO 5

3 CAPITOLO 1 GENERALITÀ 1.1 Nel presente Regolamento sono definite le procedure supplementari e/o sostitutive, applicate da RINA per la certificazione di Sistemi di Gestione (SGE) rispetto a quanto già definito nel Regolamento generale per la certificazione di Sistemi di Gestione. 1.2 RINA svolge il percorso di verifica e rilascio del certificato in accordo ai requisiti dello standard internazionale generale ISO/IEC e dello standard internazionale specifico relativo al SGE, ISO nelle versioni in vigore, ad Organizzazioni il cui SGE sia stato riconosciuto conforme ai requisiti previsti dalla norma: ISO 50001:2011 CAPITOLO 2 NORMA DI RIFERIMENTO / REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE 2.1 Per ottenere la certificazione del SGE, l Organizzazione, oltre a quanto già previsto nel paragrafo 2.2 del Regolamento generale per la certificazione dei sistemi di gestione, deve: Avere effettuato un analisi energetica, che includa: il consumo di energia e i fattori energetici passati e presenti sulla base di misurazioni e altri dati; l identificazione di aree di consumo di energia significativo, in particolare di modifiche significative nell uso di energia durante il periodo precedente; una stima del consumo di energia previsto durante il periodo successivo; l identificazione di tutte le persone che lavorano per l Organizzazione o per conto di essa, le cui azioni possono portare a modifiche significative nel consumo di energia; la determinazione delle prestazioni energetiche allo stato attuale relative a strutture, attrezzature, impianti e processi correlati con un uso significativo dell energia; l'identificazione e la definizione della scala di priorità delle opportunità per migliorare l'efficienza energetica Disporre delle informazioni documentate che includano: lo scopo e i confini del proprio SGE; metodologia di definizione dell analisi energetica e di valutazione della significatività degli usi energetici; lo scenario di riferimento della prestazione energetica dell Organizzazione; 1

4 gli indicatori della prestazione energetica; i piani d azione per il miglioramento della prestazione energetica; il piano di monitoraggio delle grandezze energetiche significative; i principali elementi del sistema e le loro interazioni; la descrizione dell Organizzazione Aver istituito, mantenuto attivo e completamente operativo un SGE in totale ottemperanza ai requisiti della Norma ISO 50001:2011. Il SGE si intende completamente operativo quando: è applicato da almeno tre mesi; il sistema di audit interno è completamente attuato ed è possibile dimostrarne l efficacia; è stato svolto e documentato almeno un riesame del sistema da parte della Direzione; sono stati valutati e identificati gli usi energetici significativi; sono stati stabiliti e documentati gli obiettivi, i traguardi ed i relativi programmi di gestione dell energia; sono state definite, implementate e mantenute attive le procedure e prassi che concorrono a prevenire situazioni che possono portare a scostamenti dalla politica energetica e dagli obiettivi e traguardi energetici; sono stati descritti e documentati i requisiti di monitoraggio, misurazione ed individuazione dei traguardi del proprio programma di gestione energetica; è stato definito, documentato e attuato un piano di contabilizzazione dell energia; è stato dimostrato un miglioramento della prestazione energetica, come definito al punto 3.12 dello Standard!SO CAPITOLO 3 CERTIFICAZIONE INIZIALE 3.1 L Organizzazione deve comunicare a RINA, attraverso l apposito modulo Questionario Informativo disponibile sul sito informazioni specifiche integrative per lo schema: il campo di applicazione richiesto per la certificazione; eventuali attività/siti, impianti o loro parti, esclusi dal campo di applicazione del SGE, ai fini della verifica dell ammissibilità di tali esclusioni, considerando che lo standard internazionale ISO prevede la possibilità di includere nei confini l intera Organizzazione (sia monosito che multisito) o parti di essa purchè dal confine definito non vengano esclusi vettori energetici; consumo totale annuo di energia [TJ]; 2

5 numero e descrizione dei vettori energetici in uso; numero di usi energetici significativi; numero di addetti SGE, divisi per funzione. 3.2 In sostituzione a quanto stabilito al punto 3.4 del Regolamento generale per la certificazione di Sistemi di Gestione, unitamente alla richiesta di certificazione, o successivamente alla stessa, l Organizzazione dovrà rendere disponibile al RINA la seguente documentazione: relazione conclusiva dell analisi iniziale degli usi energetici possibilmente comprensiva del lay-out del sito/i e del diagramma dei flussi di energia (vettori energetici); manuale del sistema di gestione dell energia (ultima revisione valida); organigramma dell Organizzazione; elenco delle procedure interne rilevanti ai fini della applicazione del sistema di gestione dell energia; elenco degli adempimenti cogenti ed eventualmente volontariamente sottoscritti, in campo energetico, applicabili all Organizzazione; copia del certificato di iscrizione alla Camera di Commercio o documento equivalente, quale evidenza dell esistenza dell Organizzazione e dell attività effettuata; elenco dei cantieri in corso, con descrizione delle attività ivi espletate, ove applicabile; Il RINA può richiedere a sua discrezione, per esame, anche altri documenti, oltre quelli indicati in precedenza, giudicati importanti ai fini della valutazione del Sistema di Gestione. La documentazione di cui sopra è valutata dal RINA per conformità alla norma di riferimento ed ai requisiti del presente Regolamento. L'esito di questo esame è comunicato al richiedente con l invio di una copia del rapporto di audit stage1 - esame documentale (se questo è effettuato presso gli uffici del RINA); eventuali rilievi riscontrati nella documentazione considerati critici devono essere risolti dall'organizzazione, a soddisfazione del RINA, prima del prosieguo dell iter certificativo. La documentazione di cui sopra è, in generale, trattenuta per uso di archivio dal RINA. Se l audit di stage1 è effettuato completamente on-site, l esito dell esame della documentazione è comunque riportato sul rapporto di audit di stage1 esame documentale e sarà consegnato all Organizzazione unitamente al rapporto di stage1 on-site. 3.3 Oltre a quanto stabilito dal corrispondente punto 3.5 dal Regolamento generale per la Certificazione dei Sistemi di Gestione, durante l audit Stage 1, sarà verificato quanto segue: a) correttezza delle informazioni fornite dall'organizzazione su consumo totale annuo di energia [TJ], numero di vettori energetici in uso, numero di usi energetici significative e numero effettivo di addetti SGE; b) che l Organizzazione abbia documentato la valutazione degli usi energetici significativi e l affidabilità di tale valutazione in relazione alla tipologia dell Organizzazione; 3

6 c) che l Organizzazione risulti conforme agli adempimenti della legislazione cogente in campo energetico ed agli adempimenti aggiuntivi eventualmente volontariamente sottoscritti dall Organizzazione, sempre in campo energetico. In caso di differenze tra i dati inizialmente forniti dall organizzazione nel questionario informativo e i dati omologhi verificati in campo durante lo Stage 1 dal gruppo di verifica, sarà riesaminata la durata della verifica ed eventualmente modificata. In caso la durata della verifica, risultante dal nuovo riesame, sia maggiore rispetto alla durata definita in precedenza, sarà data specifica comunicazione via al cliente con indicazione della corretta nuova durata di verifica, calcolata secondo gli algoritmi di calcolo della stessa previsti dallo Standard ISO Nel caso l Organizzazione non volesse accettare la nuova durata, dovrà corrispondere al RINA quanto precedentemente pattuito per la fase di Stage 1 di verifica, fornire adeguata giustificazione entro 10 giorni lavorativi dalla ricevuta comunicazione ed accettare l interruzione del processo di certificazione. In assenza di risposta da parte dell Organizzazione alla specifica comunicazione, si intende tacitamente accettata la nuova durata, perchè fondata su dati verificati dal gruppo di audit e trasparentemente presentati e discussi durante la riunione finale della verifica di stage 1. CAPITOLO 4 MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE 4.1 Oltre a quanto stabilito dal corrispondente punto 4.2 del Regolamento generale per la Certificazione dei Sistemi di Gestione, l Organizzazione deve mantenere registrazioni relative a: usi energetici; opportunità di risparmio energetico; procedimenti in corso con le autorità competenti (a titolo di esempio: richiesta di titoli di efficienza energetica/certificati bianchi (TEE)) e deve renderle disponibili a RINA. L Organizzazione deve tenere informato RINA circa la presenza di eventuali osservazioni/segnalazioni pervenute dalle autorità nazionali o locali circa l ambito energetico dell Organizzazione o situazioni di non conformità legislativa, in campo energetico, per tutte le attività svolte dall Organizzazione indipendentemente dal campo di applicazione del Sistema di gestione e dai confini stabiliti dall Organizzazione. CAPITOLO 5 RICERTIFICAZIONE 5.1 Oltre a quanto stabilito dal corrispondente punto 5.1 dal Regolamento generale per la Certificazione dei Sistemi di Gestione, durante l audit di ricertificazione sarà verificata la correttezza delle informazioni fornite dall'organizzazione su consumo totale annuo di energia [TJ], numero di vettori energetici in uso, numero di usi energetici significative e numero effettivo di addetti SGE 4

7 CAPITOLO 6 ESECUZIONE DEGLI AUDIT 6.1. Oltre a quanto stabilito al punto del Regolamento generale per la Certificazione dei Sistemi di Gestione: - l audit è effettuato anche sulla base del documento di Analisi energetica nella revisione aggiornata; - nel corso del sopralluogo presso il/i sito/i saranno, tra l altro, effettuati accertamenti sugli impianti e colloqui con il personale dell Organizzazione coinvolto nel Sistema di Gestione. 6.2 Oltre a quanto stabilito dal punto del Regolamento generale per la Certificazione dei Sistemi di Gestione, si intende non conformità anche una situazione tale da ridurre la capacità del Sistema di gestione ad assicurare il controllo degli usi energetici significativi e/o il rispetto della legislazione. CAPITOLO 7 GESTIONE DEI CERTIFICATI DI CONFORMITA 7.1 Oltre a quanto stabilito dal corrispondente punto 7.1 dal Regolamento generale per la Certificazione dei Sistemi di Gestione, sul Certificato sono, tra l altro, chiaramente riportate: eventuali attività, presenti nel/i sito/i oggetto di certificazione, ma escluse dal campo di applicazione del Sistema di Gestione ; eventuale presenza di autoproduzioni di energia (cogenerazione, produzione e sfruttamento di biogas, produzione di energia da biomasse, impianti solari o fotovoltaici, ecc.); ed è raccomandabile riportare: eventuale presenza di attività di produzione, di progettazione, di trasporto, di manutenzione, commercializzazione, assistenza, ecc.; eventuale presenza di processi o impianti particolarmente energivori. CAPITOLO 8 PARTICOLARITA PER ORGANIZZAZIONI MULTISITO 8.1 In aggiunta a quanto stabilito dal corrispondente punto 9.1 dal Regolamento generale per la Certificazione dei Sistemi di Gestione: 1. qualora un Organizzazione operi su più siti permanenti e sia richiesta un unica certificazione, le attività di audit possono essere espletate per campionamento dei siti sottoposti ad audit, purché i processi relativi all individuazione e valutazione degli usi e 5

8 consumi energetici significativi siano sostanzialmente omologhi in tutti i siti o siano organizzati con metodi simili; 2. l Organizzazione deve inoltre dimostrare che l ufficio centrale garantisca come requisiti energetici: processi di pianificazione energetica armonizzati e coerenti; criteri per la determinazione e correzione dello scenario di riferimento, variabili rilevanti e gli indicatori di prestazione energetica (EnPIs) armonizzati e coerenti; criteri armonizzati e coerenti per stabilire obiettivi, traguardi e piani di azione; processi centralizzati per valutare l'applicabilità e l'efficacia dei piani d'azione e EnPIs; dati di prestazione energetica aggregati centralmente per mostrare il livello di prestazione energetica globale dell Organizzazione. 6

9 Pubblicazione: RC/C 72 Edizione Italiana RINA SERVICES S.p.A. Via Corsica, GENOVA Tel Fax: info@rina.org - Web Regolamenti tecnici 7