Firenze, 26 aprile Ai Rettori/Direttori Istituti di Istruzione Superiore. Ai Coordinatori Consortia. p.c. Responsabili Uffici ERASMUS
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1 Firenze, 26 aprile 216 Protocollo Partenza N. 9462/216 del Ai Rettori/Direttori Istituti di Istruzione Superiore Ai Coordinatori Consortia p.c. Responsabili Uffici ERASMUS - LORO SEDI - OGGETTO: Programma ERASMUS+ Settore Istruzione superiore - KA13 A.A. 215/216 - Rapporto Intermedio/Monitorraggio - Proroga scadenza al 31 maggio 216 Con la presente si ricorda che ai sensi dell Articolo I.4.2 dell Accordo Finanziario stipulato con l Agenzia Nazionale ERASMUS+/INDIRE relativo alla Mobilità per l apprendimento individuale ERASMUS+ KA1, dovrà essere presentato, il Rapporto Intermedio (RI). A tal fine, si informa che il Mobility Tool+, la piattaforma fornita dalla Commissione Europea per la gestione delle mobilità e dei Rapporti Intermedi e Finali, è ancora in fase di sviluppo; nello specifico le sezioni relative al Rapporto Intermedio non saranno disponibili in tempo utile per il corrente anno accademico. Considerato quanto sopra riportato e considerate le difficoltà riscontrate da tutti i Beneficiari durante la compilazione del Rapporto Intermedio relativo all a.a.214/215, al fine di facilitare la compilazione del suddetto rapporto l Agenzia Nazionale Erasmus+ per l a.a.215/216 ha implementato un apposita sezione in Dyners sviluppata sulla base delle indicazioni del file excel rilasciato dalla Commissione Europea. Pertanto si comunica che il Rapporto Intermedio/Monitoraggio dovrà essere compilato tramite DYNERS - ERASMUS+ 215/216 nell apposita sezione Rapporto Intermedio. La sezione Rapporto Intermedio sarà attiva a partire dal 2 maggio 216. ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
2 Ogni Istituto/Mobility Consortium dovrà provvedere a: Protocollo Partenza N. 9462/216 del compilare il Rapporto Intermedio in ogni sua parte secondo le indicazioni presenti in DYNERS (e riportate nell allegato I della presente comunicazione per agevolare il lavoro della predisposizione dei dati che saranno necessari per la compilazione); inviare tramite PEC all indirizzo erasmus_plus@pec.it la Dichiarazione d Onore, debitamente compilata e firmata digitalmente (non è previsto alcun invio cartaceo). A tale scopo la scadenza per la presentazione del Rapporto Intermedio è prorogata al 31/5/216. Si comunica infine che l Agenzia Nazionale, attraverso il Rapporto Intermedio, procederà anche a monitorare l impiego dei fondi comunitari ERASMUS+ KA1 relativi all a.a. 215/216 per valutare l eventuale necessità di fondi aggiuntivi da parte di ciascun Istituto/Mobility Consortium partecipante rispetto ai fondi già accordati e nel limite di quanto richiesto in sede di Candidatura per le singole attività di mobilità. In caso di disponibilità di fondi, per le attività di mobilità studenti/staff, si procederà ad una ridistribuzione secondo criteri predefiniti, che verranno successivamente comunicati. Si ricorda inoltre che, sempre ai sensi dell Articolo I.4.2 dell Accordo, saranno possibili decrementi del contributo già accordato nel caso in cui il singolo Beneficiario dichiari un fabbisogno minore. Per eventuali chiarimenti contattare: Aspetti Finanziari: Francesca Ricci (f.ricci@indire.it) Tiziana Torniai (t.torniai@indire.it) Benedetta Alfani (b.alfani@indire.it) - (tel /.71/.45 martedì, mercoledì e venerdì dalle 1.3 alle 12.3) Aspetti Gestionali: Alessandra Ceneroni Maria Salzano Alessia Pellegrini (mobilitahe@indire.it) Distinti saluti, La Coordinatrice dell Agenzia Nazionale Erasmus+ Indire dott.ssa Sara Pagliai ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
3 ALLEGATO I Protocollo Partenza N. 9462/216 del ISTRUZIONI TECNICHE PER LA COMPILAZIONE DEL RAPPORTO INTERMEDIO/MONITORAGGIO KA1 ISTRUZIONE SUPERIORE a.a. 215/216 Scadenza 31 maggio 216 La sezione Rapporto Intermedio disponibile in Dyners sarà attiva a partire dal 2 maggio 216. Si ricorda che nel caso in cui l Istituto sia beneficiario anche di un Mobility Consotium la sezione dovrà essere implementata sia per la sezione Erasmus+ 215/216 che per la sezione Mobilità per Consortia placement - Erasmus+ Mobility Consortia. Il Beneficiario dovrà inserire i dati relativi alle attività finanziate dall Agenzia Nazionale. Nel caso in cui il Beneficiario preveda di non realizzare alcuna mobilità è necessario inserire la cifra "ZERO" nelle relative caselle. In caso di trasferimenti da una voce di contributo all'altra (trasferimenti di cui all'articolo I.3.2), i dati indicati dovranno tenere conto degli spostamenti effettuati. I dati rendicontati saranno trasmessi tramite Dyners cliccando su "INVIA I DATI". Tutti i Beneficiari (anche quelli che presentano un Rapporto Intermedio a zero) dovranno obbligatoriamente inviare tramite PEC all indirizzo erasmus_plus@pec.it la Dichiarazione di Onore generata tramite Dyners opportunamente compilata e firmata digitalmente dal Rappresentante Legale. Sigle utilizzate: SM: Mobilità studenti ai fini di studio e di traineeship SMS: Mobilità studenti ai fini di studio SMP: Mobilità studenti/laureati ai fini di traineeship ST: Mobilità del personale docente e non STA: Mobilità dello staff per docenza STT: Mobilità dello staff per formazione OS: Organizzativo ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
4 Compilazione del Rapporto Intermedio/Monitoraggio - a.a. 215/216 Protocollo Partenza N. 9462/216 del dal 1/6/215 al 31/5/216 N. studenti (A) Mobilità degli studenti ai fini di studio - SMS (B) dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi) N. studenti (C) (D) N.B. NON DOVRÀ ESSERE INDICATO IL NUMERO DELLE MENSILITÀ Colonna A: indicare il numero di mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216; Colonna B: indicare il contributo ( ) relativo alle mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216; Colonna C: indicare il numero di mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi); Colonna D: indicare il contributo ( ) relativo alle mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi). In questa cella bisogna indicare sia le mobilità che saranno finanziate con il contributo comunitario accordato sia quelle senza copertura. NOTE: 1) Nelle colonne A e C il Beneficiario dovrà indicare il numero di mobilità e non il numero delle mensilità. 2) Se la mobilità è a cavallo tra i due periodi, dovrà essere considerata totalmente (numero studenti e corrispondente contributo comunitario) nel periodo in cui è iniziata. 3) Qualora uno studente riceva una borsa SM ai fini di studio ed una borsa SM ai fini di traineeship, lo studente dovrà essere rendicontato due volte: una volta nella sezione "Mobilità studenti ai fini di studio" ed una volta nella sezione "Mobilità Studenti ai fini di traineeship". 4) Qualora uno studente effettui un periodo di traineeship nell'ambito di un periodo di studio (cfr. Programme Guide 215 pag.35) lo studente dovrà essere rendicontato solamente una volta nella sezione Mobilità degli studenti ai fini di studio. 5) Il Contributo aggiuntivo per gli studenti con condizioni socio-economiche svantaggiate deve essere considerato nelle colonne (B e D) relative al contributo per il supporto individuale. 6) I fondi aggiuntivi assegnati per studenti con esigenze speciali non devono essere considerati in questo Rapporto in quanto l'an non ha ancora provveduto a trasmettere il relativo Emendamento all Accordo Finanziario. 7) Nelle colonna ( B e D ) il Beneficiario dovrà inserire le cifre senza separatore per le migliaia (es. la cifra 6.,55 dovrà essere inserita come 6.55). ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
5 Protocollo Partenza N. 9462/216 del Mobilità degli studenti/laureati ai fini di traineeship - SMP dal 1/6/215 al 31/5/216 N. studenti (A) (B) dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi) N. studenti (C) (D) N.B. NON DOVRÀ ESSERE INDICATE IL NUMERO DELLE MENSILITÀ Colonna A: indicare il numero di mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216; Colonna B: indicare il contributo ( ) relativo alle mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216; Colonna C: indicare il numero di mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi); Colonna D: indicare il contributo ( ) relativo alle mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi. In questa cella bisogna indicare sia le mobilità che saranno finanziate con il contributo comunitario accordato sia quelle senza copertura. NOTE: 1) Nelle colonne A e C il Beneficiario dovrà indicare il numero di mobilità e non il numero delle mensilità. 2) Se la mobilità è a cavallo tra i due periodi, dovrà essere considerata totalmente (numero studenti e corrispondente contributo comunitario) nel periodo in cui è iniziata. 3) Qualora uno studente riceva una borsa SM ai fini di studio ed una borsa SM ai fini di traineeship, lo studente dovrà essere rendicontato due volte: una volta nella sezione "Mobilità studenti ai fini di studio" ed una volta nella sezione "Mobilità Studenti ai fini di traineeship. 4) I fondi aggiuntivi assegnati per studenti con esigenze speciali non devono essere considerati in questo Rapporto in quanto l'an non ha ancora provveduto a trasmettere il relativo Emendamento all Accordo Finanziario. 5) Nelle colonna ( B e D ) il Beneficiario dovrà inserire le cifre senza separatore per le migliaia (es. la cifra 6.,55 dovrà essere inserita come 6.55). ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
6 Mobilità dello staff per docenza - STA Protocollo Partenza N. 9462/216 del N. docenti (A) dal 1/6/215 al 31/5/216 Viaggio (B) (C) dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi) N. docenti (D) Viaggio (E) N.B. NELLE COLONNE A E D INDICARE IL NUMERO DI FLUSSI/MOBILITÀ ANCHE SE SVOLTI DALLO STESSO DOCENTE Colonna A: indicare il numero di mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216; (F) Colonna B: indicare il contributo per il viaggio ( ) relativo alle mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216. Si ricorda che deve essere indicato l importo del contributo calcolato moltiplicando il numero dei partecipanti per il contributo unitario applicabile alla fascia di distanza di pertinenza, come specificato nell allegato III dell Accordo. Colonna C: indicare il contributo per il supporto individuale ( ) relativo alle mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216; Colonna D: indicare il numero di mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi); Colonna E: indicare il contributo per il viaggio( ) relativo alle mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi). In questa cella bisogna indicare sia le mobilità che saranno finanziate con il contributo comunitario accordato sia quelle senza copertura; Colonna E: indicare il contributo per il supporto individuale ( ) relativo alle mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi). In questa cella bisogna indicare sia le mobilità che saranno finanziate con il contributo comunitario accordato sia quelle senza copertura. NOTE: 1) I fondi aggiuntivi assegnati per docenti/staff con esigenze speciali non devono essere considerati in questo Rapporto in quanto l'an non ha ancora provveduto a trasmettere il relativo Emendamento all Accordo Finanziario. 2) Nelle colonna ( B, C, E ed F ) il Beneficiario dovrà inserire le cifre senza separatore per le migliaia (es. la cifra 6.,55 dovrà essere inserita come 6.55). ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
7 Mobilità dello staff per formazione - STT Protocollo Partenza N. 9462/216 del N. Staff (A) dal 1/6/215 al 31/5/216 Travel (B) (C) dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi) N. Staff (D) Travel (E) N.B. NELLE COLONNE A E D INDICARE IL NUMERO DI FLUSSI/MOBILITÀ ANCHE SE SVOLTI DALLO STESSO PARTECIPANTE Colonna A: indicare il numero di mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216; (F) Colonna B: indicare il contributo per il viaggio ( ) relativo alle mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216. Si ricorda che deve essere indicato l importo del contributo calcolato moltiplicando il numero dei partecipanti per il contributo unitario applicabile alla fascia di distanza di pertinenza, come specificato nell allegato III dell Accordo. Colonna C: indicare il contributo per il supporto individuale ( ) relativo alle mobilità effettuate dal 1/6/215 al 31/5/216; Colonna D: indicare il numero di mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi); Colonna E: indicare il contributo per il viaggio( ) relativo alle mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi). In questa cella bisogna indicare sia le mobilità che saranno finanziate con il contributo comunitario accordato sia quelle senza copertura; Colonna E: indicare il contributo per il supporto individuale ( ) relativo alle mobilità che si intendono effettuare dal 1/6/216 al 3/9/216 (o 31/5/217 per Accordi a 24 mesi). In questa cella bisogna indicare sia le mobilità che saranno finanziate con il contributo comunitario accordato sia quelle senza copertura. NOTE: 1) I fondi aggiuntivi assegnati per docenti/staff con esigenze speciali non devono essere considerati in questo Rapporto in quanto l'an non ha ancora provveduto a trasmettere il relativo Emendamento all Accordo Finanziario. 2) Nelle colonna ( B, C, E ed F ) il Beneficiario dovrà inserire le cifre senza separatore per le migliaia (es. la cifra 6.,55 dovrà essere inserita come 6.55). ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
8 Protocollo Partenza N. 9462/216 del IMPORTO ACCORDATO (ART. I.3.1) DICHIARAZIONE IMPORTO UTILIZZATO CONTRIBUTO UTILIZZATO ALLA DATA DI PRESENTAZIONE DEL RAPPORTO (comprensivo del contributo OS) CAMPO PRECOMPILATO DALL AN Considerato l Art. I.3.1 dell Accordo Finanziario, ai fini della richiesta di un ulteriore prefinanziamento, il Beneficiario dovrà inserire il contributo utilizzato, comprensivo dell importo per il Organizzativo, alla data di presentazione del Rapporto Intermedio. Le cifre devono essere indicate senza separatore per le migliaia (es. la cifra 6.,55 dovrà essere inserita come 6.55) TRASFERIMENTO TRA VOCI DI SPESA (Articolo I.3.2) Il beneficiario dovrà spuntare l opzione scelta, indicando l importo dello spostamento ATTENZIONE: inserire le cifre senza separatore delle migliaia e usando il "." (punto) come separatore decimale. Esempio: 15.5 dal contributo SMS verso la mobilità per SMP dal contributo per SMP verso la mobilità per SMS dal contributo per STA verso la mobilità per STT dal contributo per STT verso la mobilità per STA dal contributo per l OS verso la mobilità SMS dal contributo per l OS verso la mobilità per SMP dal contributo per l OS verso la mobilità per STA dal contributo per l OS verso la mobilità per STT dal contributo per STA verso la mobilità per SMS dal contributo per STA verso la mobilità per SMP dal contributo per STT verso la mobilità per SMS dal contributo per STT verso la mobilità per SMP Si ricorda che ai sensi dell Art. I.3.2 dell Accordo Finanziario il Beneficiario è autorizzato a modificare il budget stimato di cui all'allegato II, e le relative attività descritte nell Allegato I, attraverso trasferimenti tra le diverse categorie di budget, nel rispetto delle seguenti disposizioni: ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
9 Protocollo Partenza N. 9462/216 del a. Al Beneficiario è consentito trasferire fino al 5% dei fondi assegnati inizialmente per il supporto organizzativo al supporto individuale per la mobilità degli studenti oppure al supporto individuale e al viaggio per la mobilità del personale; b. Al Beneficiario è consentito trasferire fino al 1% dei fondi assegnati per il supporto individuale degli studenti in mobilità per studio al supporto individuale degli studenti in mobilità per il tirocinio; c. Al Beneficiario è consentito trasferire fino al 1% dei fondi assegnati per il supporto individuale degli studenti in mobilità per il tirocinio al supporto individuale degli studenti in mobilità per studio; d. Al Beneficiario è consentito trasferire fino al 1% dei fondi assegnati per il viaggio e per il supporto individuale della mobilità del personale al supporto individuale per la mobilità degli studenti. INVIO RAPPORTO INTERMEDIO/MONITORAGGIO A seguito dell inserimento di tutti i dati il Beneficiario dovrà: 1) inviare tramite Dyners il Rapporto Intermedio/Monitoraggio cliccando sul campo INVIA DATI ; 2) generare la Dichiarazione di Onore attraverso la quale il Rappresentante Legale dichiarerà: o che il Rapporto Intermedio/Monitoraggio è stato inviato tramite Dyners e l importo del contributo utilizzato alla data di presentazione del Rapporto, necessario a richiedere il pagamento di un ulteriore prefinanziamento; o la richiesta aggiuntiva, rispetto al budget totale finanziato da Accordo, alla data di presentazione del Rapporto 3) compilare e firmare digitalmente la Dichiarazione di Onore (N.B: la Dichiarazione di Onore dovrà essere firmata dal Rappresentante Legale) e inviarla all Agenzia Nazionale Erasmus+ tramite PEC all indirizzo erasmus_plus@pec.it. ap/tt/fr/ba/cp/sdl/v
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