Fig.1) ESEMPIO DI CREAZIONE RDO CON IL CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE AL PREZZO PIÙ BASSO PREMESSA

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1 ESEMPIO DI CREAZIONE RDO CON IL CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE AL PREZZO PIÙ BASSO PREMESSA Prima di creare un a RdO è necessario che sia stato sottoscritto, dal Direttore per le Strutture o dal Dirigente Centrale Affari Giuridici per l A.C., apposita determina o decreto di indizione gara tramite RdO (V. Modulistica All.6.1). La procedura da seguire, a partire dalla Registrazione Utente fino alla creazione di una RdO, è riportata nel documento Word Esempio di Ordine Diretto sul MEPA. Il manuale Consip, presente sul sito degli Acquisti in rete per le PA e consultabile tramite il link Guide_e_manuali/Mercato_elettronico- Procedura_di_RDO_al_Prezzo_piu_basso.pdf, fornisce chiare e approfondite indicazioni sull iter da seguire per la creazione di una RdO. Al fine di illustrare con un esempio pratico la procedura riportata nel citato manuale, si procederà, nelle prossime pagine, ad affrontare, nel dettaglio, la creazione di una RdO per l affidamento del Servizio di Pulizia presso il CRA-RPS. MODALITÀ DI CREAZIONE DI UNA RDO Si ricorda che la creazione di una RdO è possibile attraverso le due modalità illustrate nella Figura 1. Fig.1) 85

2 Indifferentemente dal sistema usato per avviare la creazione di una RdO, i passaggi successivi sono gli stessi per entrambi i casi: 1. Denominazione e parametri 2. Dati del Lotto 3. Articoli del Lotto 4. Invito dei Fornitori 5. Date della RdO 1) DENOMINAZIONE E PARAMETRI. In questa fase avverrà la scelta dei parametri principali della gara (numero lotti, modalità di inserimento dell offerta da parte delle imprese, criterio di aggiudicazione) e gestione dei documenti da allegare e delle richieste da presentare ai partecipanti in sede di offerta. 86

3 Fig. 2) Una volta compilati tutti i campi premere su Salva e Procedi, comparirà la seguente schermata: 87

4 Fig. 3) Arrivati a questo punto, nella riga 1, all altezza della colonna Allega documenti, si potranno inserire, se previsti dalla Stazione Appaltante, dei documenti afferenti alla gara nel suo complesso come ad esempio: Capitolato Tecnico, Condizioni particolari di fornitura, Disciplinare di Gara, ecc Qualora, invece, la Stazione Appaltante ha previsto dei documenti afferenti al singolo Lotto, questi devo essere inseriti quando, nella seconda riga, si inseriranno i dati del Lotto in questione e precisamente al Punto 2.1 Lotto 1- Dati. La stessa regola vale per il campo Richiedi documenti relativo a richieste di documentazione di carattere amministrativo. E la Stazione Appaltante che valuta se la richiesta di documenti amministrativi riguarda la gara nel suo complesso o uno specifico Lotto. Nel primo caso, si allegheranno i documenti premendo il tasto sotto la colonna Richiedi documenti nella prima riga, mentre, nel secondo caso, ci si posizionerà sulla medesima colonna, ma nella seconda riga. Una volta selezionato il campo per l inserimento degli allegati, comparirà la schermata riportata nella Fig.4). 88

5 Fig.4) Una volta inseriti i documenti creati in precedenza dalla Stazione Appaltante, si deve premere il pulsante Salva e Procedi. In questo modo, il sistema tornerà alla schermata precedente ma ora, sotto la colonna Documenti Allegati o sotto la colonna Richiedi Documenti, sarà riportato il numero dei documenti inseriti (Fig. 5) 89

6 Fig. 5) 2) DATI DEL LOTTO In questa fase avviene l inserimento dei dati di lotto e di eventuali documenti e richieste relative agli oggetti di fornitura previsti nello specifico lotto. Dopo aver completato i campi riferiti al primo punto Denominazione e parametri, si passa al successivo Lotto 1 Dati dove verrà visualizzata la seguente schermata. 90

7 Fig. 6) Una volta compilati i campi con i dati richiesti, si dovrà selezionare il tasto Salva e Procedi. Si ritornerà quindi alla schermata precedente (vedi Fig. 5). A questo punto, come anticipato in precedenza, sotto la colonna Documenti Allegati della riga Lotto 1 dovranno essere inseriti gli eventuali documenti attinenti gli oggetti di fornitura previsti nello specifico lotto, predisposti in precedenza dalla stazione appaltante al fine di supportare i fornitori nella predisposizione dell offerta (ad esempio: capitolato tecnico, disciplinare di gara, bozza DUVRI, ecc.). Normalmente, i documenti che si inseriscono nel campo Documenti Allegati, sono censiti dal sistema come richieste di carattere amministrativo. Nella colonna Richiedi documenti, come già detto, si potranno inserire tutti i documenti predisposti precedentemente dalla stazione appaltante di carattere Tecnico-Economico, quali ad esempio :Attestato di sopraluogo, Modello di Offerta Economica, ecc. 91

8 Fig. 7) Selezionato il campo Richiedi documenti comparirà la seguente schermata: Fig. 8) 92

9 Nel campo Modalità d invio, si potrò scegliere tra diverse opzioni: - Invio tradizionale (cioè tramite qualsiasi mezzo di invio che NON sia il sistema, ad es. un campione di valutazione della merce richiesta); - Invio telematico (cioè tramite sistema, ma non necessariamente firmato digitalmente); - Invio telematico con firma digitale (tramite sistema esclusivamente firmato digitalmente); - Invio tradizionale o telematico; - Invio tradizionale o telematico con firma digitale. Si consiglia di scegliere sempre l opzione Invio Telematico con Firma Digitale. Nel campo Obbligatorietà, la Stazione Appaltante deve stabilire se il documento richiesto al fornitore è facoltativo o obbligatorio e quindi rendere la richiesta suscettibile di esclusione dalla procedura. Nel campo Tipo Richiesta, inoltre, si deve specificare se la richiesta è di carattere Amministrativa, Tecnica o Economica. Dopo aver provveduto all inserimento degli eventuali documenti richiesti premere Salva e Procedi Fig.9) 93

10 3) ARTICOLI DEL LOTTO Nella fase tre della procedura in analisi, occorrerà procedere alla definizione degli articoli e delle relative caratteristiche tecniche dei beni/servizi oggetto del lotto. Selezionando il campo Lotto 1- Articoli comparirà la seguente schermata: Fig. 10) In questa maschera bisogna definire la quantità del bene richiesto (si deve sempre mettere un valore maggiore di zero), l IVA prevista ed, eventualmente, modificarne la descrizione e il lotto di destinazione. Inoltre, bisogna definire il valore a base d asta (si consiglia di non usare mai il campo Totale Presunto ), scegliere i termini di pagamento e confermare o modificare i campi Indirizzo di Consegna e Indirizzo di Fatturazione. Una volta compilato tutti i campi premere Salva e Procedi. 4) INVITO DEI FORNITORI In questa sezione bisognerà stabilire i Fornitori da invitare alla partecipazione della RdO in oggetto. Se la Stazione Appaltante, come si consiglia nel passo 1 (Ved.Fig.3), ha scelto di non invitare tutti i fornitori abilitati al MEPA, il sistema consentirà di scegliere quanti e quali Fornitori da invitare. Per aggiungere i Fornitori da invitare si hanno a disposizione tre criteri di ricerca: - Bandi / Categorie / Aree geografiche: si può impostare la ricerca scegliendo uno o più Bandi di Abilitazione a cui fanno riferimento gli oggetti di fornitura (almeno un Bando è 94

11 obbligatorio), una o più categorie in cui si articola ciascun Bando e le aree geografiche (sede legale e/o area di consegna a catalogo); - Ragione sociale / Partita IVA: è possibile impostare la ricerca inserendo uno dei due dati per un impresa specifica; - Elenco Fornitori preferiti: si può impostare la ricerca selezionando uno degli elenchi di Fornitori preferiti già configurati in precedenza dalla propria area personale. Si può infatti selezionare tra i Fornitori presenti nell elenco dei preferiti indicato, quelli da invitare alla RdO. Fig.11) Si ricorda che è necessario, per la procedura di Cottimo Fiduciario, consultare almeno cinque operatori economici, se sussistono in tale numero soggetti idonei. Una volta stabiliti i fornitori da invitare premere il tasto Salva e Procedi. 5) DATE DELLA RDO Premendo il campo Date della RdO comparirà la seguente schermata che dovrà essere completata inserendo tutte le date relative alla RdO in questione, in particolare i campi: - Termine richiesta chiarimenti: data limite entro la quale i Fornitori potranno chiedere chiarimenti alla Stazione Appaltante; - Data Limite per la presentazione delle Offerte: data limite entro la quale le imprese invitate potranno inserire la propria offerta a sistema (si ricorda che i termini minimi 95

12 previsti per la ricezione delle offerte sono 10 giorni a partire dalla data di invio della RdO); - Data Limite di stipula contratto: data entro la quale la stazione appaltante procederà ad aggiudicare definitivamente una delle offerte ricevute nella RdO. Questa data rappresenta anche la data fino alla quale sono irrevocabili le Offerte dei Fornitori; - Data Limite per Consegna Beni / Decorrenza Servizi: data entro la quale il Fornitore aggiudicatario deve consegnare la merce oppure avviare l esecuzione del servizio. In alternativa è possibile specificare un numero dei giorni solari successivi all'aggiudicazione entro i quali il Fornitore aggiudicatario dovrà espletare le predette attività (consegna merce/inizio svolgimento servizio). Fig.12) Una volta compilati tutti i campi premere il tasto Salva e Procedi. 6) RIEPILOGO E INVIO In quest ultima fase, si procederà alla verifica di tutti i dati e delle impostazioni definite e all invio della gara alle imprese invitate. Selezionando il campo Riepilogo e Invio, verrà visualizzata la schermata riportata nella Figura 13, contenente tutti i dati e le informazioni inserite durante la predisposizione della 96

13 RdO. Inoltre, in basso a destra, è possibile compilare il facsimile di lettera d invito che può essere allegata alla documentazione di gara oppure essere utilizzata per un eventuale comunicazione ai fornitori. Fig.13) Per apportare eventuali modifiche, è sufficiente premere il tasto INDIETRO, mentre se si vuole rendere la gara definitivamente visibile ai fornitori, occorre premere il tasto PUBBLICA. Il sistema chiederà conferma della pubblicazione nella schermata successiva. 97

14 Fig.14) Una volta pubblicato, il sistema informerà che la RdO è stata inviata a tutti i fornitori partecipanti correttamente. 98

15 Fig.15) Una volta pubblicata la Richiesta di offerta si otterrà un documento in formato pdf contenente tutti gli elementi di riepilogo della gara e potrà essere stampato. Tale documento è visibile anche ai fornitori invitati, per i quali, ovviamente, sarà omessa l informazione sul numero e nome delle imprese invitate. 99

16 Fig.16) 100

17 101

18 Sarà possibile reperire l RdO inviata, posizionandosi nell Area Personale Cruscotto sotto la voce Negoziazioni > MEPA Fig.17) Una volta proceduto all accesso, il sistema si posizionerà in automatico sulla voce Gare Pubblicate. Fig.18) Le altri fasi successive, riferite alla RdO, elencate qui di seguito, sono e possono essere verificate tramite la Guida : - Aperture e Valutazione Offerte ricevute; - Classifica dei Partecipanti; 102

19 - Aggiudicazione Provvisoria; - Aggiudicazione Definitiva; - Stipula Contratto. Si ricorda, infine, che il sistema prevede la possibilità dopo la pubblicazione di una RdO delle funzioni di Revoca e Sospensione. La sospensione è una azione temporanea e, se l RdO è organizzata in Lotti, si ha anche la possibilità di sospendere solo i singoli Lotti. Si consiglia, in caso di utilizzo della funzione sospensione, di comunicare alle imprese invitate i motivi e i termini della sospensione. L RdO sospesa può essere successivamente revocata in modo definitivo oppure riattivata. La funzione Revoca è una azione definitiva, e non sarà possibile annullarne il procedimento. La revoca, infatti, equivale all annullamento della gara per questo, si consiglia, anche in questo caso, di dare comunicazione alle imprese invitate. Approfondimenti: vedi allegati Sintesi modalità operative MePA - Massimiliano Barba - CONSIP Linee guida all'utilizzo del mercato elettronico Guida alla gestione del profilo sul portale acquistinretepa.it MEPA - Procedura ordine diretto MePA - Procedura RdO offera economicamente più vantaggiosa MePA - Procedura RdO al prezzo più basso Approfondimento verifica firma digitale MePA - Filmati dimostrativi e videoguide 103

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