VII PROGRAMMA QUADRO Rendicontazione & Gestione. Sabrina Bozzoli (bozzoli@apre.it) Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali & Finanziari

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1 VII PROGRAMMA QUADRO Rendicontazione & Gestione Sabrina Bozzoli Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali & Finanziari

2 PROGRAMMI COMUNITARI

3 Programmi comunitari: GESTIONE INDIRETTA Gestione Indiretta: programmi le cui risorse comunitarie sono regolate da enti nazionali/regionali (degli Stati membri) in particolare dalle regioni, le quali dispongono l utilizzazione delle risorse attraverso metodologie e procedure che rispondono a logiche e regole nazionali in base ad una programmazione approvata dalla CE. Queste risorse sono rappresentate principalmente dai Fondi strutturali e dal Fondo di coesione, es.fesr,fse, FEA.

4 Programmi comunitari: GESTIONE DIRETTA Gestione Diretta: programmi le cui risorse sono erogate e gestite direttamente e centralmente dalla Commissione Europea. - Direttamente, in quanto il trasferimento dei fondi viene effettuato - senza ulteriori passaggi - dalla CE, o dall organismo che la rappresenta, ai beneficiari; - Centralmente, in quanto le procedure di selezione, assegnazione, controllo e audit sono gestite dalla CE, o dall organismo che la rappresenta.

5 DIFFERENZE Caratteristiche Gestione Indiretta Gestione Diretta Gestione Stati membri Commissione UE Azioni finanziate Strutturali + Non strutturali NON strutturali Partenariato Transnazionale No SI

6 PROGRAMMA QUADRO e Gestione diretta Gestione diretta della Commissione Europea: Direzione Generale (DG) / Unità competente Programmi settoriali pluriennali Decisione istitutiva (Work Programme annuale)

7 Budget dei PQ (escluso EURATOM) Billion Media Annua 6PQ: PQ: ,5 13,12 14,96 17,8 3,27 5,36 6, Programmi quinquiennali Programma settennale

8 VII PROGRAMMA QUADRO

9 7 PQ: cosa è? Èilprincipalestrumento finanziario dell UE a sostegno della ricerca e dello sviluppo tecnologico Copre quasi tutte le discipline scientifiche Il PQ è proposto dalla Commissione Europea e adottato dal Consiglio e dal Parlamento Europeo Il 7 PQ dura 7 anni

10 VII PQ: Azioni finanziate NO Investimenti Strutturali Ammessi investimenti strumentali limitati Progetti pilota Azioni di scambio, cooperazione Ricerca e Sviluppo Studi Azioni di Informazione

11 TOP DOWN vs Bottom-up Top Down Salute Prodotti alimentari, Agricoltura e Pesca, e Biotecnologie Società dell Informazione Idee Persone European Research Council Formazione iniziale Formazione continua Industria-Accademia Nanoscenze, nanotecnologie, materiali & produzione Dimensione Internazionale Azioni specifiche Infrastrutture di ricerca Cooperation Energia Ambiente (incluso cambiamento climatico) Trasporto (incluso aeronautica) Capacità Ricerca per le PMI Regioni della conoscenza Potenziale di ricerca Scienza e società Sviluppo delle politiche Scienze Socio-economiche Cooperazione internazionale Spazio Centro Comune di Ricerca (non-nucleare) Sicurezza Bottom-Up

12 PARTECIPAZIONE

13 Chi può partecipare? Una impresa, Università, centro di ricerca o altra entità legale, stabilito in un Paese Membro, Associato o Terzo Purchè siano rispettati i criteri minimi * Entità legale: qualsiasi soggetto di diritto costituito in conformità al diritto nazionale/comunitario/internazionale, dotato di personalità giuridica che eserciti diritti e sia soggetto ad obblighi.

14 Participanti: definizioni ENTE PUBBLICO: Qualsiasi soggetto giuridico considerato come tale dalla legislazione nazionale e le organizzazioni internazionali ORGANISMO DI RICERCA Un soggetto giuridico no profit che abbia tra i suoi obiettivi principali lo svolgimento di attività di ricerca e sviluppo ORGANISMO NO PROFIT Qualsiasi soggetto giuridico considerato come tale dal diritto nazionale o internazionale ISTITUTI D ISTRUZIONE SECONDARIA o SUPERIORE Include Università, Scuole per le scienze applicate e simili. PICCOLE e MEDIE IMPRESE (PMI) Micro, piccole e medie imprese, considerate come tali in base alla definizione di cui alla Raccomandazione n.2003/361/ec del 6 Maggio 2003 (OJ L 124, , p. 36). INTERNATIONAL COOPERATION PARTNER COUNTRIES (ICPC): I Paesi Terzi raggruppati in tre categorie sulla base del reddito pro-capite (low-income, lower-middle-income, or upper-middle-income) ed identificati nell annesso I al Programma Specifico Cooperation (

15 Criteri minimi di partecipazione 3 entità legali indipendenti da 3 differenti Stati Membri/Associati JRC (Joint research Center), o Organizzazione internazionale di interesse Europeo, o ente creato sotto la legislazione comunitaria: Alle stesse condizioni delle entità legali create negli Stati membri ( conta come Stato a parte= concorre al raggiungimento delle condizioni minime)

16 Criteri minimi casi particolari (1) Progetti di ricerca di frontiera (IDEAS) Azioni di Coordinamento e Supporto (CSA - Supporting type) Azioni per la mobilità dei ricercatori (PEOPLE) Almeno 1 soggetto giuridico stabilito in uno Stato Membro o Associato

17 Criteri minimi casi particolari (2) COOPERAZIONE INTERNAZIONALE Progetti collaborativi di ricerca per la cooperazione internazionale(sica): Minimo 4 entità legali indipendenti di cui 2 provenienti da MS o AC diversi (Es. Italia e Israele) e 2 provenienti da Paesi INCO diversi (Es. Messico e Libano) Per tutti gli altri progetti la partecipazione delle Organizzazioni internazionali e dei Paesi Terzi è in aggiunta alla partecipazione minima se previsto dal Programma specifico/ Piano di lavoro se il contributo europeo è essenziale al progetto se fondi sono disponibili nell ambito di un accordo bilaterale tra la Commissione ed il Paese Terzo

18 Criteri minimi casi particolari (3) Quando le condizioni minime sono soddisfatte da un numero di soggetti giuridici che insieme costituiscono un unico soggetto giuridico(e.g. GEIE Gruppo Europeo d Interesse Economico), quest ultimo può essere l unico partecipante se stabilito in uno Stato Membro o Associato

19 RESPONSABILITA

20 Responsabilità TECNICA I Beneficiari sono responsabili CONGIUNTAMENTE ed IN SOLIDO nei confronti della CE Nell ipotesi di DEFAULTING PARTNER = Gli altri partecipanti sono tenuti a portare a termine l attività prevista dal Grant Agreement senza alcun contributo UE aggiuntivo A meno che la Commissione preveda espressamente diversamente

21 Responsabilità FINANZIARIA Il meccanismo della Responsabilità Finanziaria Collettiva (VI PQ) è stato sostituito da quello del FONDO DI GARANZIA (la resp. Fin. di ciascun beneficiario è limitata ai suoi debiti) Il 5% di contributo UE è dedotto con il pre-financing Gli interessi generati dal Fondo sono utilizzati per coprire l eventuale mancato rimborso di somme da parte dei beneficiari Alla fine del GA (pagamento finale): Se no perdite i beneficiari recupereranno il 5%, OPPURE Se gli interessi < perdite = può essere trattenuto fino all 1% del contributo (fatta eccezione per enti pubblici, nonchè organismi garantiti dallo Stato)

22 PROCEDURE

23 SCHEMI di FINANZIAMENTO COLLABORATIVE PROJECT (CP) COORDINATION and SUPPORT ACTION (CSA) NETWORK of EXCELLENCE (NoE) RESEARCH for the BENEFIT of SPECIFIC GROUPS NOTA: la soglia di finanziamento eventualmente indicata nel bando è applicata come criterio di eleggibilità, pertanto le proposte che non rispettano tali limiti sono considerate ineleggibili

24 Collaborative Project HANNO LO SCOPO DI SVILUPPARE: Nuove conoscenze Nuove tecnologie Prodotti Attività di dimostrazione (Es. creazione di prototipi) PREVEDONO ATTIVITA di: - Ricerca & Sviluppo, - Dimostrazione, - Management, - nonché Altre Attività (tra cui Formazione, Disseminazione, ecc ) POSSONO ESSERE di DUE DIMENSIONI: Small and Medium scale focused research project Large Integrating Project

25 Coordination & Support Action Non è previsto il finanziamento per attività di ricerca, sviluppo o dimostrazione Le CSA Coordinating type, prevedono attività di: - Networking; - Coordinamento e - Disseminazione Le CSA Supporting Type, invece, prevedono: - Organizzazione di conferenze, seminari, workshop; - Realizzazione di studi, attività di monitoraggio, ma anche premi e concorsi; - Attività di informazione e comunicazione, ecc

26 .Altri schemi di finanziamento NETWORK of EXCELLENCE Supporto alla creazione di una rete di infrastrutture di ricerca in un determinato settore scientifico al fine di consentire l integrazione delle rispettive attività, nonché allo scopo di instaurare una cooperazione a lungo termine NON PREVEDE ATTIVITA Di RICERCA in SENSO STRETTO RESEARCH for the BENEFIT of SPECIFIC GROUPS Azioni volte a favorire il coinvolgimento nell attività di ricerca di gruppi specifici (tra cui PMI, CSO Civil Society Organizations). PREVEDE ATTIVITA DI RICERCA, DIMOSTRAZIONE, MANAGEMENT

27 BANDI CALLS FOR PROPOSALS ECCEZIONI: Coordination and Support actions consistenti nell acquisto di beni e servizi (Call for Tenders) Coordination and support actions relative alla nomina degli esperti indipendenti (

28 Modalità di presentazione Electronic Proposal Submission Service (EPSS)

29 Ciclo di vita progetti VII PQ FASE 1: PROPOSTA FASE 2: VALUTAZIONE FASE 3 : NEGOZIAZIONE FASE 4: GESTIONE FASE 5: SFRUTTAMENTO DEI RISULTATI

30 COSTI ELEGGIBILI

31 Criteri di eleggibilità Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere: REALI (non stimati) eccezione: costi medi del personale!!! SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL BENEFICIARIO(legislazione nazionale; esclusi criteri ad hoc per i progetti VII PQ) SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO eccezione: costi relativi ai rapporti finali e alla certificazione dei costi!!! UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di economia, efficacia ed efficienza) REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO(e, nel caso di contributo di parti terze, nei libri contabili delle parti terze) INDICATI NELL ANNESSO I DEL GRANT AGREEMENT

32 COSTI NON ELEGGIBILI Qualsiasi tassa indiretta identificabile, inclusa l IVA IRAP (a partire dal 1 febbraio 2008) Interessi passivi Accantonamenti per perdite o passività future Costi relativi ad altri progetti comunitari (no doppio finanziamento!) Debiti Spese eccessive o sconsiderate

33 Eccezioni - Non imponibilità IVA Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 258,23 ) CONDIZIONI: citare il riferimento all art. nella fattura del fornitore NON IMPONIBILITA IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è riconducibile l operazione imponibile ESEMPI: 1. Acquisto di un attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI = IVA non imponibile al 75% 2. Costo certificazione dei costi (attività di MNG)= IVA non imponibile al 100%

34 Eccezioni - Tasse aeroportuali Normalmente non sono considerate tasse vere e proprie, ma legate ai servizi aeroportuali, rifornimento velivoli, ecc = costi eleggibili È necessario verificare che non siano identificabili sul biglietto come airport taxes

35 COSTI ELEGGIBILI= COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI Costi attribuibili direttamente al progetto ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc Costi NON attribuibili direttamente al progetto, ma sostenuti in relazione ai costi diretti ESEMPI: costi connessi alle infrastrutture (affitto, ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione, assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc

36 COSTI ELEGGIBILI in fase di proposta Metodo di calcolo costi indiretti Schema di finanziamento C O S T I D I R E T T I C O S T I I N D I R E T T I Tot. C O S T I E L E G G I B I L I

37 COSTI DIRETTI

38 PERSONALE Personale specificamente assunto per il progetto Personale strutturato e personale a tempo determinato CARATTERISTICHE: La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del Beneficiario Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione (lordo): salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente. Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile). Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate.

39 Lavoratori autonomi (in house consultant) Sono da considerarsi Costi del personale i contratti con i lavoratori autonomi (co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se : Stipulati con persone fisiche; Il Consulente lavora presso il Beneficiario; Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario; I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario; Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo da quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono analoghe mansioni

40 Determinazione costo del personale COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la retribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base dei minimi stipendiali) COSTO MEDIO (novità VII PQ) = opzionale/calcolato a livello di soggetto giuridico. CONDIZIONI: Calcolato preventivamente Certificato daunauditoresternoo nelcasodientipubblici da un public officer competente(certificazione ex ante) Non si discosta in modo significativo dal costo reale Approvato da parte CE

41 Costi medi del personale (I) Al fine di garantire ex ante che il costo medio non differisca significativamente da quello reale calcolato per persona, è necessario che: I costi utilizzati come base di calcolo siano quelli reali e non stimati Venga preso in considerazione un numero sufficiente di categorie del personale (minore è il numero di categorie, maggiore è il rischio di scostamenti ) La metodologia utilizzata deve essere applicata in maniera corretta (es. Non si possono selezionare categorie del personale che lavorerà sul progetto sulla base del criterio finanziario )

42 Costi medi del personale: criteri di accettabilità [DECISIONE COMMISSIONE C(2009)4705] I criteri adottati sono i seguenti: Methodologies in which, for each personnel category, the difference between the average rate and the extreme values (upper and lower rates) is equal to or below 5%: the methodology is acceptable. Methodologies in which, for any personnel category, the difference between the average rate and the extreme values (upper and lower rates) is above 25%: the methodology is not acceptable. Methodologies not fulfilling the first criterion and in which, for each personnel category, the difference between the average rate and the extreme values (upper and lower rates) is equal to or below 25%: only methodologies applied by beneficiaries having participated in at least 4 FP6 projects with an EC contribution in each of them equal to or above or at least 4 FP7 projects with an EC contribution in each of them equal to or above are acceptable.

43 Calcolo del tempo produttivo 1PM mese calendario Numero ore produttive per mese= 1 PM ESEMPIO: Ore produttive per anno/12= ore produttive per mese

44 CONTENUTO: Nome per esteso del Beneficiario, così come indicato nel contratto Nome completo del dipendente/collaboratore Titolo del progetto, così come indicato nel contratto Numero del contratto Periodo considerato (giorno, settimana, mese) Ore caricate sul progetto Nome completo e firma del Responsabile del progetto Time sheet

45 VIAGGI I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili. Se previsto dai regolamenti interni, sono in alternativa eleggibili le diarie NOVITA VII PQ FLAT RATE per la determinazione dei costi di vitto/alloggio e per la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di viaggio!!!) [Decisione CE adottata il ] PUO ESSERE UTILIZZATA: Per qualsiasi schema di finanziamento Da qualsiasi beneficiario Per progetto Se esplicitamente previsto dal Work Programme Per viaggi riconducibili al progetto A COPERTURA DI: Diaria giornaliera Tetto massimo per le spese d albergo Importi forfettari aplplicabili ai funzionari UE per Stato Membro o Non Membro Importisonoaggiornatiperiodicamenteepubblicatisu CORDIS

46 ATTREZZATURE & BENI DUREVOLI Possono essere caricati nel progetto in proporzione al deprezzamento risultante Devono essere rispettati i normali principi contabili del beneficiario per calcolare il valore del deprezzamento Deve essere dimostrato la percentuale d uso nel progetto Può essere caricato l ammortamento dei beni acquistati prima dell inizio del progetto

47 ALTRI COSTI DIRETTI Consumabili: devono essere acquistati dopo l inizio del progetto Sub contratti Certificazione dei financial statements e della metodologia

48 SUB-CONTRATTI Il sub-contratto è un accordo tra un beneficiario e un terzo: per svolgere una parte del lavoro del progetto senza una diretta supervisione e senza subordinazione (art. II.7 GA) Normalmente non riguardano core task, ma minor services (es. stampa, catering, ecc ) Non possono riguardare il coordinamento Vanno indicati nell Allegato I Stipulati on business conditions, "best value for money Trasparenza, parità di trattamento, motivazione

49 COSTI INDIRETTI

50 Principi generali Sono i costi della struttura del beneficiario di natura tecnica, amministrativa e logistica La loro natura rende impossibile l imputazione diretta all attività del progetto Devono essere calcolati in accordo con le normali pratiche contabili del beneficiario Devono essere ricavati dalla contabilità ufficiale del beneficiario e con essa devono poter essere riconciliati Devono essere eleggibili secondo i principi generali della commissione

51 COSTI INDIRETTI TUTTI i BENEFICIARI: COSTI INDIRETTI REALI contabilità analitica) o METODO SEMPLIFICATO (se standard flat rate* del 20% dei costi diretti meno i subcontratti e i costi delle terze parti non utilizzate nei locali del datore di lavoro Enti Pubblici No Profit, Istituti d Istruzione Secondaria e Superiore, Organismi di ricerca no profit e PMI con contabilità non analitica transitional flat rate del 60% per schemi di finanziamento con attività di RTD Per CSA : rimborso dei costi indiretti in misura pari al 7% del totale dei costi diretti meno i sub-contratti

52 Metodo semplificato Un organizzazione lavora su tre progetti VII P.Q. ed ha identificato come totale dei costi indiretti a livello dell organizzazione nel suo complesso (elettricità, amministrazione, attrezzature, ecc ). Al fine di dividere le spese generali tra i tre progetti utilizza un metodo semplificato basato sull individuazione del personale come driver. ESEMPIO 1 [allocazione per costo orario] Spese generali dell organizzazione: 10,000 Ore lavorate a livello dell organizzazione: 2,000 Costo orario: 10,000/2,000 = 5 Distribuzione tra progetti: Progetto1: 600 ore=> 600 x 5 = 3,000 costi indiretti Progetto 2: 400 ore=> 400 x 5 = 2,000 costi indiretti Progetto 3: ore=> x 5 = 5,000 costi indiretti ESEMPIO 2 [allocazione % dei costi indiretti] Spese generali dell organizzazione: 10,000 Costi del personale al livello dell organizzazione: 100,000 %: 10,000/100,000 = 0,1 (10%) Distribuzione tra progetti: Progetto 1: costi del personale = 30,000 => 30,000 x 0,1 = 3,000 costi indiretti Progetto 2: costi del personale = 20,000 => 20,000 x 0,1 = 2,000 costi indiretti Progetto3: costi del personale = 50,000 => 50,000 x 0,1 = 5,000 costi indiretti

53 Metodo forfetario (flat rate) Personnel Subcontracting Researcher from a third University who works in his University Researcher from a third University who works in the premises of the beneficiary Travel costs Equipment TOTAL DIRECT COSTS Calcolo dei costi indiretti nel caso di standard flat rate (20%): (totale costi diretti) (sub-contratti) (costi del ricercatore che non lavora nei locali del datore di lavoro)= *20%= Calcolo dei costi indiretti nel caso di transitional flat rate (20%): *60%=

54 Da ricordare E sempre possibile passare da un metodo forfetario ad uno semplificato o reale (contabilità analitica) Unico metodo di calcolo dei costi indiretti per beneficiario nel VII PQ Eccezione: Clausola Speciale n.30 prevista nel caso in cui all interno dello stesso ente ci siano dipartimenti/facoltà con differenti sistemi di contabilità

55 % di RIMBORSO UE

56 Principi generali Principio del co-finanziamento (NO PROFIT) Rimborso in base al tipo di organismo, di schema di finanziamento e di attività I costi di management non sono più soggetti al limite del 7% sul contributo

57 % Rimborso per attività Attività di RICERCA & SVILUPPO: fino al 50% dei costi eleggibili. Fino al 75% per: Enti Pubblici no profit, Istituti d Istruzione Secondaria e Superiore, Organismi di ricerca no profit, PMI Attività di DIMOSTRAZIONE (per verificare l efficacia di nuove tecnologie, eg. verifica di prototipi) : fino al 50% OTHER ACTIVITIES* incluso il MANAGEMENT e la FORMAZIONE: fino al100% RICERCA di FRONTIERA (bandi IDEAS): fino al 100 % AZIONI DI COORDINAMENTO & SUPPORTO: fino al 100% AZIONI di MOBILITA per ricercatori (bandi PEOPLE): fino al 100%

58 OTHER ACTIVITIES Attività di Gestione (eg. rendicontazione, distribuzione/amministrazione del contributo UE, ecc ) Attività di Formazione Attività di Diffusione (eg. creazione sito web, presentazione del progetto nel corso di conferenze, pubblicazioni scientifiche, ecc ) Gestione dei diritti di proprietà intellettuale(eg. archiviazione richieste di brevetto, incluse le ricerca dei brevetti e la consulenza legale, nonché il pagamento di royalties ad una parte terza per l accesso a diritti di proprietà intellettuale necessari per lo svolgimento del progetto) Studi socio-economici e sull impatto dei risultati Promozione e sfruttamento dei risultati (es. studi di fattibilità per la creazione di spin-off, ecc )

59 Calcolo del CONTRIBUTO UE

60 Rimborso dei COSTI ELEGGIBILI Calcolo basato sui costi approvati dalla CE per beneficiario Applicando le percentuali di rimborso per attività e per beneficiario Il contributo UE non può generare profitto L ammontare totale dei pagamenti non può superare il contributo UE indicato nell art. 5 del G.A.

61 Rimborso costi eleggibili: esempi Activities Costs accepted (direct+indirect) Cost reimbursed RTD x 75%= Demonstration x 50%= Management x 100%= Other x 100%= Total EC contribution

62 Rimborso su BASE FORFETARIA (LUMP SUM) I Paesi ICPC (International Cooperation Partner Countries) hanno l opzione di essere rimborsati sulla base dei costi eleggibili/su base forfetaria L importo forfetario è determinato per gruppo reddituale di appartenenza Economia del Paese ICPC* CONTRIBUTO LUMP SUM (EUR/ricercatore/anno) low-income low-middle income upper middle income *Lista delle economie ICPC fornita dall Annex I al Programma Specifico Cooperation

63 % di Rimborso nell ipotesi di lump sum per ICPC Schema di Finanziamento Enti pubblici no profit, Istituti d Istruzione Superiore e Secondaria, Centri di ricerca no profit, PMI Altre organizzazioni Collaborative project 75% 50% Network of excellence 75% 50% Coordination and support action Support for frontier research (ERC) Research for the benefit of specific groups Support for training and career development of researchers (Marie Curie) 100% 100% 100% 100% 75% 50% 100% 100%

64 Rimborso su base forfettaria: esempio ESEMPIO: Una PMI di un Paese ICPC (low-income) ha scelto il rimborso su base forfetaria in un progetto collaborativo di 3 anni. Utilizzerà 6 ricercatori full-time e 3 part-time al 50%. Il totale dei ricercatori per anni del progetto: 3 anni x 7.5 ricercatori/anno= 22.5 Contributo UE per la PMI: 22.5 ricercatori x EUR 8,000 = EUR 180,000 x 0,75 (75%= percentuale di rimborso prevista per la partecipazione di una PMI ad un progetto collaborativo)= EUR 135,000

65 RECEIPTS

66 ENTRATE (= RECEIPTS) Contributi in denaro al beneficiario da parte di terzi (per co-finanziare il progetto o una risorsa usata da contraente) Contruibuti in natura da parte di terzi per cofinanziare il progetto RECEIPTS Se allocate al beneficiario specificatamente per il progetto NO RECEIPTS Se il loro utilizzo è a discrezione del beneficiario e prescinde dal progetto Entrate generate dal progetto RECEIPTS Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul progetto NO RECEIPTS Se generate attraverso l utilizzo dei risultati del progetto

67 Calcolo contributo nel caso di entrate Contributo UE + Entrate Costi Eleggibili con il pagamento finale, la CE prende in considerazione eventuali entrate se Contributo + Entrate > Costi = riduzione Contributo UE [esempi: Costi eleggibili: 100, Contributo UE: 50, entrate: 50 = nessun impatto Costi eleggibili : 100, Contributo UE : 50, entrate : 20 = nessun impatto Costi eleggibili : 100, Contributo UE : 50, entrate : 60 = il Contributo UE viene ridotto a 40]

68 CERTIFICAZIONI EX-ANTE

69 Metodologia calcolo PERSONALE + SPESE GENERALI FORM E Presupposti: E facoltativa per un numero limitato di beneficiari secondo un criterio stabilito dalla Commissione Europea (es. 8 progetti finanziati nel VI PQ per un contributo UE ciascuno > 375K ) Conseguenze: Il beneficiario è sollevato dall obbligo di emettere il CFS per i periodi intermedi

70 Metodologia calcolo COSTI MEDI PERSONALE FORM E Presupposti: E obbligatoria per tutti i beneficiari che vogliono utilizzare il costo medio Il costo medio deve essere determinato secondo i principi contabili del beneficiario e non si deve discostare di molto dal costo reale La metodologia deve essere approvata dalla Commissione Europea Conseguenze: Il beneficiario non è sollevato dall onere di presentare CFS, se richiesti

71 REPORTING

72 Rapporti da inviare alla CE La Commissione controlla il progresso del progetto tramite RAPPORTI PERIODICI e un RAPPORTO FINALE che tutti i partecipanti devono presentare tramite il coordinatore Tutti i rapporti e risultati (deliverable) devono essere presentati entro 60 giorni dalla scadenza del periodo di rendicontazione

73 PERIODIC REPORT DOCUMENTI RICHIESTI DELIVERABLES (come identificati nell Annex I del GA) RAPPORTO PERIODICO [entro 60 giorni dalla fine del periodo di riferimento]: Panoramica rispetto agli obiettivi del progetto (deliverables) + Publishable Summary sui progressi rispetto al lavoro svolto (spiegando se applicabile ogni deviazione) spiegazione relativa all utilizzo delle risorse Financial Statement (Form C Annex VI del Grant Agreement + Summary Financial Report) Certificate on Financial Statement (se richiesto)

74 Dichiarazione del Coordinatore

75 PERIODIC REPORT parte GESTIONALE PROJECT MANAGEMENT Sintetizzare le attività di gestione del consorzio nel periodo di riferimento: gestione del consorzio, relativi task e risultati raggiunti problemi incontrati e soluzioni previste cambiamenti nella composizione del consorzio (se applicabile) incontri di gestione del progetto pianificazione attività e status impatto delle eventuali deviazioni dalle milestones e deliverables (se applicabile) cambiamenti rispetto allo status legale dei partecipanti creazione del sito web del progetto utilizzo del foreground and diffusione dei risultati

76 PERIODIC REPORT Utilizzo risorse Spiegare le modalità di utilizzo dei costi di personale, subcontratti e ogni altro costo diretto principale sostenuto dal beneficiario

77 Form C Summary Financial Report 1 per beneficiario

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80 Certificate on Financial Statement (CFS)-2 FORM D Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è a 375,000 (per i progetti della durata di 2 anni o meno, il CFS deve essere emesso alla fine del progetto) A meno che il beneficiario non abbia provveduto a certificare la metodologia per il calcolo del costo del personale e delle spese generali

81 Certificate on Financial Statement (CFS) -2 ESEMPIO : 1 anno contributo UE= ( < ) NO CFS 2 anno contributo UE= ( > ) SI CFS 3 anno contributo UE= ( < ) NO CFS

82 CERTIFICATORE competente La certificazione è effettuata da: - Auditor esterno indipendente dal beneficiario - Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984 Per l Italia v. Registro dei revisori contabili, Istituito dal D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia La certificazione degli enti pubblici può essere effettuata da un pubblico funzionario competente secondo quanto stabilito dall autorità pertinente

83 FINAL REPORT parte TECNICA CONTENUTO: a) Final publishable summary report che includa risultati, conclusioni ed impatto socio-economico del progetto b) Un report che spieghi le wider societal implications del progetto, sotto forma di questionario (incluse azioni volte alla promozione della parità di genere, questioni etiche, sforzi per inclusione di altri attori e per diffusione della conoscenza) c) Piano per l utilizzo e la diffusione dei risultati d) Financial Statement e) Certificate on Financial Statement (se necessario)

84 FINAL REPORT - Documenti richiesti REPORT SULLA DISTRIBUZIONE DEL CONTRIBUTO UE Inviato alla Commissione entro 30 giorni dal ricevimento del pagamento finale del Contributo Comunitario

85 Modalità di invio REPORTS Ogni partner compila il suo report Il coordinatore raccoglie tutti i report in un singolo documento Il coordinatore invia il report completo alla Commissione

86 Chi valuta? La Commissione Europea valuta i rapporti periodici ed i deliverables secondo le indicazioni contenute all Art.II.5 del Grant Agreement. I pagamenti sono effettuati successivamente all approvazione dei rapporti e/o dei deliverables da parte della CE.

87 PAGAMENTI

88 Modalità di pagamento: principi generali Unico pre-financing durante il progetto (entro 45 giorni dall entrata in vigore del Grant Agreement) Entità da definire in negoziazione (regola generale: progetti >2 periodi di rendicontazione = 160% del contributo UE medio per periodo; progetti <2 periodi di rendicontazione = 60-80% del totale del contributo UE) Interessi generati dal pre-financing = sono dedotti al coordinatore nel pagamento successivo Pagamenti intermedi basati sui costi dichiarati nel Form C e approvati dalla CE Contributo per il Fondo di Garanzia (5% del totale del contributo) dedotto dal pre-financing Il 10% del totale del contributo UE vienetrattenutofinoal pagamento finale (Retention Clause) Pagamento Finale

89 ESEMPI (Progetto > 2 periodi di rendicontazione) Progetto con 3 periodi di rendicontazione, del valore di 3 Mil di contributo UE Pre-financing (160% contributo medio per periodo= 1Mil /anno) = 1.6 Mil Contributo per il Fondo di Garanzia = (5%*3Mil ) Ammontare netto da trasferire al coordinatore= 1.45 Mil Tetto del 90%= 2.7 Mil (10% Retention Clause) 1 pagamento 1Mil = pagamento 1Mil 2 pagamento 1Mil approvati CE= pagamento di (a causa della Retention Clause del 10%!) Pagamento finale

90 ESEMPI (Progetto < 2 periodi di rendicontazione) Progetto di 18 mesi, con un unico periodo di rendicontazione e di contributo UE Pre-financing (indicativamente, il 75% del totale del contributo UE) = Contributo per Fondo di Garanzia= (5%* ) Ammontare netto da trasferire al coordinatore= Pagamento finale

91 Documenti utili EC Rules for participation Standard model Grant Agreement Guide to Financial issues Reporting Guidance Notes Guidance notes for beneficiaries and auditors on certificates issued by external auditors

92 GRAZIE PER L ATTENZIONE! Sabrina Bozzoli bozzoli@apre.it