REGOLAMENTO PER IL SERVIZIO DI ECONOMATO

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1 COMUNE DI CISTERNA DI LATINA Medaglia d argento al Valor Civile REGOLAMENTO PER IL SERVIZIO DI ECONOMATO Approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 52 del a cura di : Dott. Bruno Lorello

2 INDICE Art. 1 - Oggetto e scopo del regolamento Art. 2 - Il Servizio di Economato Art. 3 - Fondi Economali Art. 4 - Pagamenti di spese e limiti Art. 5 - Riscossioni di entrate Art. 6 - Contabilità della cassa economale Art. 7 - Cassa Economale Art. 8 - Responsabilità ed obblighi dell Economo Art. 9 - Anticipazioni speciali Art Entrate speciali Art Riscuotitori speciale Art Mancate riscossioni e perdite di denaro Art Conto della gestione Art Entrate in vigore Art Rinvio ad altre disposizioni

3 COMUNE DI CISTERNA DI LATINA Medaglia d argento al Valor Civile Regolamento per il Servizio di Economato FINALITA E CONTENUTO Art. 1 Oggetto e scopo del regolamento Il presente regolamento reca disposizioni per la gestione ed il funzionamento del Servizio Economato in conformità all ordinamento contabile dell Ente ed i principi contabili contenuti nel Decreto Legislativo 18 agosto 2000 n 267 e successive modificazioni, recante il nuovo Ordinamento finanziario e contabile degli enti locali Art. 2 Il Servizio di Economato Il Servizio di Economato, previsto dall art. 153, comma 7 del D. Lgs. n 267/2000 per la gestione di cassa delle spese di ufficio di non rilevante ammontare, costituisce una articolazione operativa del Servizio Finanziario. Al Servizio di Economato è preposto un responsabile, il quale è nominato con apposita Delibera di Giunta Comunale, che assume la qualifica di Economo al fine del presente regolamento. In caso di assenza o impedimento le funzioni vicarie sono esercitate da altro dipendente a ciò preventivamente delegato dal Responsabile del Servizio finanziario, su proposta dell Economo stesso. All Economo e a tutti gli altri agenti contabili nominati spetta il trattamento economico fondamentale e accessorio in relazione alla categoria di inquadramento e nella misura determinata dai vigenti contratti collettivi nazionali di lavoro. In particolare spetta all Economo l indennità di cassa stabilita dalle norme contrattuali vigenti. Tale servizio provvede alla riscossione delle entrate ed al pagamento delle spese indicate nel presente regolamento, alla provvista e distribuzione di marche da bollo occorrenti agli uffici ed inoltre alla custodia dei valori secondo le modalità previste nel presente regolamento. Art. 3 Fondi Economali Il Servizio Economato è dotato, all inizio di ciascun anno finanziario, di un fondo con imputazione all apposito capitolo dei servizi per conto terzi; può essere altresì dotato, nel corso dell anno di speciali anticipazioni su determinazione dei Responsabili dei Centri di Spesa. L Economo non può fare delle somme ricevute in anticipazione un uso diverso da quello per il quale sono state concesse. L entità del fondo di anticipazione è stabilita e modificata con una deliberazione di Giunta Comunale. Inoltre, sempre con deliberazione di Giunta Comunale, può essere disposta l integrazione del fondo economale, qualora questo risultasse insufficiente, ovvero quando concorrano circostanze eccezionali e straordinarie. Il fondo e le anticipazioni di cui ai commi precedenti possono essere depositati, anche parzialmente, su apposito conto corrente acceso presso il tesoriere e gestito alle stesse condizioni del conto di tesoreria. A seguito della rendicontazione e del conseguente addebito delle somme rendicontate e contabilizzate a carico dei vari interventi di spesa, i fondi economali vengono reintegrati ed il Servizio finanziario provvede all emissione della reversale a carico dell Economo e con imputazione all apposito capitolo dei servizi per conto terzi. Alla fine dell esercizio l Economo restituisce le somme anticipate e non utilizzate, mediante versamento in tesoreria. I documenti concernenti le operazioni effettuate sul conto di cui al presente regolamento sono allegate alla contabilità della cassa economale.

4 Art. 4 Pagamenti di spese e limiti L economo può utilizzare l anticipazione ricevuta ai sensi del precedente articolo esclusivamente per le spese sotto indicate per le quali è previsto il pagamento immediato: 1. spese per posta, telegrafo, carte e valori bollati, spedizioni tramite corriere o postali contrassegno, trasporto di materiali, piccole riparazioni e manutenzioni di beni mobili, macchine e simili; 2. spese per abbonamento od acquisto dei giornali o periodici, libri e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico amministrativo e simili; 3. spese e tasse di immatricolazione e circolazione degli automezzi e veicoli comunali e altre tasse, diritti e tributi vari da pagarsi immediatamente; 4. spese contrattuali di varia natura; 5. spese per procedure esecutive e notifiche; 6. spese di trasferta per missioni di amministratori e dipendenti nei limiti di legge, se per motivi di urgenza, con debita motivazione, non sia possibile provvedervi con mandati tratti sul Tesoriere; 7. spese urgenti per servizi effettuati per conto dello Stato, della Regione e di altri enti pubblici in dipendenza di obblighi di legge; 8. spese minute ed urgenti di carattere diverso, necessarie per il funzionamento dei servizi comunali (cerimonie, manifestazioni, spese di rappresentanza, acquisti di piccole attrezzature ed altro) 9. erogazione di sussidi straordinari ed urgenti, nel rispetto delle disposizioni regolamentari vigenti o delle direttive impartite dalla Giunta Comunale. I pagamenti di cui al presente articolo possono essere eseguiti quando i singoli importi non superano la somma di 450,00 (quattrocentocinquanta/00). Il pagamento delle spese da parte dell Economo, o di un suo sostituto, con i fondi ricevuti, è effettuato mediante buoni di pagamento numerati progressivamente, compilati con procedure automatizzate ovvero gestiti tramite un bollettario a ricalco in duplice copia. Ciascun buono deve indicare il numero del mandato di anticipazione al quale si riferisce, l oggetto della spesa, le generalità o la denominazione del creditore, la somma dovuta e deve essere corredato altresì da idonei documenti giustificativi, regolari agli effetti fiscali ed amministrativi. Fino all importo massimo di 150,00 (centocinquanta/00) è ammesso rimborso dietro presentazione di scontrino fiscale. Delle somme ricevute, il creditore, una volta avvenuto il pagamento, deve darne quietanza. L ammontare dei pagamenti per ciascuna anticipazione non deve superare l importo della anticipazione stessa. L Economo provvede al pagamento della spesa entro 10 giorni lavorativi dalla richiesta, comunque sempre nei limiti dei fondi disponibili. Art. 5 Riscossioni di entrate Il Servizio Economato provvede alle seguenti riscossioni qualora non sia diversamente stabilito con provvedimento dirigenziale: 1. corrispettivi per servizi a domanda individuale ed entrate da altre prestazioni che, per la loro saltuarietà, non consentono l organizzazione di un apposita procedura di riscossione (depositi contrattuali, rimborso spese ed altro); 2. proventi derivanti dalla vendita di beni e materiali non utilizzati, 3. introiti non previsti per i quali la ragioneria ritenga necessario provvedere ad un immediato incasso e non sia possibile il diretto versamento in tesoreria. Per la gestione delle entrate l Economo osserva le norme previste dall Ordinamento finanziario e contabile degli enti locali.

5 Art. 6 Contabilità della cassa economale L Economo presenta la situazione generale di cassa, ogni qualvolta gli venga richiesta, ed il fondo di dotazione dell Economo si intende reintegrato con l approvazione del rendiconto medesimo. Art. 7 Cassa Economale Il servizio di cassa economale è affidato all Economo o altro dipendente con analoga qualificazione, attraverso una Deliberazione di Giunta Comunale. L economo è esentato dal prestare una cauzione ed inoltre l Amministrazione provvede, a sue spese, ad assicurare le somme depositate presso l economato ed i valori custoditi contro i rischi del furto e dell incendio. L Economo risponde a termini di legge per l adempimento degli obblighi del servizio di cassa economale. Art. 8 Responsabilità ed obblighi dell Economo L Economo è un agente contabile di diritto e come tale è assoggettato alla giurisdizione amministrativa e contabile prevista dalla normativa vigente. L Economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione o comunque riscosse sino a che non ne abbia ottenuto regolare scarico. Egli è altresì responsabile di tutti i valori consegnati alla cassa economale, salvo i casi di forza maggiore. Egli è soggetto agli obblighi imposti ai depositari dal Codice Civile e personalmente della regolarità dei pagamenti, come pure dell osservanza di tutti gli adempimenti riflettenti il funzionamento della cassa economale in conformità al presente regolamento. L Economo: a) deve curare che sia aggiornato il giornale di cassa; b) deve accertare, sotto la sua responsabilità, l identità dei percipienti, facendosi rilasciare debita quietanza; c) delle somme ricevute in anticipazione non deve farne un uso diverso da quello per il quale sono state concesse; d) dovrà rifiutare il pagamento di quelle spese per le quali manca la regolare documentazione; nel caso in cui non sia possibile produrre idonea documentazione e si tratti di spese che non eccedano l importo di 20,00 (venti/00), l Economo, in questi casi può, per poter effettuare il rimborso, anche accettare una dichiarazione apposita, assunta sotto la propria responsabilità, da parte della persona che ha sostenuto la spesa; e) deve controllare che l ammontare dei pagamenti per ciascuna anticipazione non superi l importo dell anticipazione stessa. Art. 9 Anticipazioni speciali Con determinazione dei responsabili dei servizi potranno essere disposte a favore dell Economo o di altri agenti contabili individuati da atto specifico, anticipazioni inerenti a particolari servizi o forniture urgenti e indilazionabili. Tutte le unità che intendono attivare nuovi servizi con modalità di pagamento attraverso il servizio Economato devono farne preventiva richiesta al Responsabile del Servizio finanziario che provvederà all apposizione del proprio nulla-osta sulla proposta di deliberazione o determinazione. La determinazione adottata in assenza di nulla-osta rimane priva di effetto. L eventuale diniego di nulla-osta deve essere opportunamente motivato. Per quanto non esplicitamente qui previsto si fa riferimento alle norme relative all anticipazione ordinaria.

6 Art. 10 Entrate speciali Le entrate che per loro particolare natura o per le peculiari condizioni con cui si deve procedere al loro accertamento, non possono essere versate dal debitore direttamente al Tesoriere comunale vengono definite, ai fini del presente regolamento, entrate speciali. Art. 11 Riscuotitori speciali Le entrate speciali vengono riscosse dall Economo o da altri dipendenti incaricati, individuati con provvedimento dirigenziale dal Responsabile del Servizio economico-finanziario ai sensi dell art. 181, comma 3 del D. Lgs. 267/2000 e successive modificazioni. I riscuotitori speciali sono preposti all attività di riscossione, senza possibilità di uso diretto delle somme riscosse e con l obbligo di versamento alla tesoreria comunale ovvero all Economo comunale. I riscuotitori speciali provvedono alle riscossioni, alla rilevazione cronologica delle stesse ed alla presentazione di rendiconti periodici, nell osservanza delle norme previste dal presente regolamento. Gli agenti contabili sono tenuti a conservare il denaro riscosso in luoghi sicuri, al fine di evitare possibili furti o altri danni, all interno dell ufficio presso cui prestano servizio. Art. 12 Mancate riscossioni e perdite di denaro I riscuotitori speciali sono personalmente responsabili della gestione dei fondi di cui vengono in possesso e ne rispondono secondo le leggi vigenti in materia. E vietato far fido agli utenti e ai beneficiari dei servizi. Qualora il riscuotitore contravvenga a tale divieto risponderà in proprio delle somme eventualmente non riscosse che devono essere successivamente versate. Le mancanze di denaro, non sono ammesse a discarico se il riscuotitore non comprovi che non sono a lui imputabili per colpa (incuria o negligenza). Al fine di garantire i riscuotitori speciali di furti e rapine, l Amministrazione comunale stipula apposita polizza, in relazione all entità delle somme depositate nelle casse interne. Art. 13 Conto della gestione Entro il termine di un mese dalla chiusura dell esercizio finanziario l Economo comunale deve rendere il conto della propria gestione. A tale conto deve essere allegata la documentazione prevista. L approvazione del conto della gestione, contestualmente all approvazione del rendiconto dell esercizio, costituisce legale discarico a favore dell Economo. Quando il conto della gestione non sia stato presentato entro il termine di cui all articolo precedente, l Amministrazione procederà d ufficio alla compilazione dello stesso. In questo caso il contabile sarà invitato con atto, notificato a mezzo ufficiale giudiziario a riconoscerlo e sottoscriverlo, entro un termine stabilito. Comunque in tutti quei casi in cui, in seguito a circostante di forza maggiore, si torvi nella impossibilità di osservare le disposizioni stabilite per la resa e la giustificazione dei suoi conti, può essere ammesso a darne la prova dinanzi la Corte dei Conti. Art. 14 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore dopo l esecutività della deliberazione e la pubblicazione per giorni 15 all albo pretorio del Comune. Art. 15 Rinvio ad altre disposizioni Per quanto non previsto dal presente regolamento si fa rinvio alle norme contenute nel D. Lgs. 18 agosto 2000 n 267 ed in altre disposizioni specifiche di legge, se non incompatibile, al regolamento per l amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato.

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