Comune di Gangi Provincia di Palermo Regolamento del Servizio di Provveditorato

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1 Comune di Gangi Provincia di Palermo Regolamento del Servizio di Provveditorato Approvato con delibera G.M. n. 165 del 16/11/2007 1

2 Titolo I Ordinamento generale ed attribuzioni Articolo 1 Normativa 1. Il servizio di Provveditorato è disciplinato dal presente Regolamento e dalla legislazione vigenti in materia. 2. Il presente Regolamento definisce le funzioni attribuite ci servizi comunali di Provveditorato ed Economato e le modalità per il loro espletamento, in conformità ai principi dell ordinamento giuridico della normativa statutaria, regionale e nazionale. Articolo 2 Ordinamento e dotazioni del Provveditorato 1. La posizione e l ordinamento del servizio di Provveditorato nell ambito dell organigramma dei settori comunali, è stabilito dal Regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi e dalla relativa dotazione organica. Titolo II Servizio di provveditorato Capo I Compiti e Funzioni di Provveditorato Ar t i col o 3 Attribuzioni generali 1. Il Provveditorato ha competenza generale per gli approvvigionamenti, le forniture, la gestione e la manutenzione dei beni mobili d uso e di consumo necessari per il funzionamento dei servizi dell Ente. 2. Il Responsabile del Provveditorato, sotto il coordinamento del Capo Settore, è responsabile della struttura operativa alla quale sono attribuite le funzioni e le attività oggetto del presente Regolamento, ne organizza il funzionamento al fine di assicurare la migliore utilizzazione e il più efficace impiego delle risorse umane e strumentali allo stesso assegnate. responsabile delle funzioni attribuite, della regolarità e dei buon andamento del servizio. 3. In particolare è compito del Provveditore: a. attivare ogni iniziativa ritenuta idonea al fine di disporre costantemente di un flusso interno di informazioni relative ai fabbisogni di beni e servizi; b. attivare le idonee procedure di approvvigionamento, in relazione alla tipologie, quantità e qualità dei beni e servizi da acquisire come previste dal successivo Articolo4. Rientrano nella competenza degli altri settori esclusivamente le forniture dei beni e servizi a carattere specialistico o tecnologico: (gestione autoparco- materiale elettrico); c. acquisizione di forniture e di servizi per la realizzazione di lavori e per la gestione di servizi; (servizio autoparco; materiale elettrico); d. assumere le funzioni di RUP ai sensi dell'art.10 del Decreto Legislativo n.163/2006 per ciascuna delle procedure avviate; 2

3 e. organizzare l'assegnazione dei beni di consumo acquisiti ai servizi del Comune; f. riferire al proprio Capo Settore ed all'amministrazione Comunale di ogni dato, notizia o situazione che risulti opportuna o necessaria alle loro determinazioni. 4. Salvo i casi di cui al punto 3, nessun settore può ordinare direttamente forniture di beni o prestazioni di servizi riservate dal presente Regolamento al Provveditore comunale. 5. L'Amministrazione Comunale non riconosce e non assume!'onere per forniture, lavori e servizi ordinati direttamente a terzi da soggetti non abilitati del presente Regolamento. Articolo 4 Attribuzioni specifiche 1. Le attribuzioni del Provveditorato attengono all'attività negoziale relativa alle forniture di beni e servizi per i quali ricorrono esigenze di omogeneità sostanziale e di standardizzazione qualitativa, ovvero il perseguimento di economie di scala. Rientrano in particolare nella competenza del servizio di Provveditorato: a. L' acquisto e la fornitura dei materiali di cancelleria, carta stampati, toner, cartucce ed altri materiali d'ufficio; b. L'acquisto del materiale di pulizia dei locali; c. La provvista di vestiario al personale avente diritto, in conformità a quanto previsto dall'apposita regolamento; d. L'acquisto di farmaci e prodotti sanitari; e. L'acquisto di piante, fiori e beni di consumo per le ville e il parco urbano; f. La fornitura di gasolio per gli immobili comunali; g. L'acquisto di coppe, medaglie, pergamene ed altri oggetti per premiazioni e cerimonie; h. L'acquisto di beni di rappresentanza nell'ambito di ricevimenti, cerimonie, convegni, gemellaggi, solennità civili e patriottiche, onoranze funebri, ad esclusione delle manifestazioni culturali e di spettacolo; i. L'acquisto di beni strettamente necessari per l'attuazione di ordinanze contingibili ed urgenti del Sindaco o dei Capi Settore; j. La manutenzione e la riparazione dei mobili ed arredi, delle macchine e delle attrezzature di proprietà comunale, al fine di assicurare la buona conservazione e l'efficienza per il normale svolgimento dei servizi; k. La stampa, debitamente autorizzata, di pubblicazioni e manifesti; l. La rilegatura di atti, moduli, documenti, fascicoli utilizzando strutture esterne; m. La tenuta di un elenco dei fornitori in conformità alla normativa vigente; n. La gestione del magazzino del Provveditorato. o. L'acquisto di arredi ed attrezzature di tipo non specialistico. 2. Il servizio di Provveditorato, al di fuori delle fattispecie di cui sopra, non può dar corso a forniture, servizi e prestazioni a favore di terzi, se non a seguito di specifica autorizzazione della Giunta Municipale. 3

4 Capo II Programmazione ed utilizzazione delle forniture e prestazioni ordinarie e straordinarie Articolo 5 Pianificazione del fabbisogno dì beni e servizi ricorrenti e programmabili 1. I Responsabili di Settore devono trasmettere, entro il 30 settembre di ogni anno, le previsioni dei bisogni ricorrenti e programmabili con riferimento a: a) cancelleria, carte, bollettari ed ogni altro materiale di uso e consumo; b) arredi ed attrezzature; c) interventi programmabili di manutenzioni per mobili e quant'altro necessiti con riferimento alle competenze di cui all'art, 4 del presente regolamento. 2. Qualora le previsioni di cui sopra siano superiori ci consumi verificatesi nell'anno precedente, gli incrementi motivati. 3. Le previsioni di cui alla lettera b) devono essere motivate analiticamente e pianificate per un triennio corrispondente al bilancio pluriennale. 4. Per le attrezzature devono essere forniti tutti gli elementi necessari per individuarne le caratteristiche e il costo. 5. L'Amministrazione adotta, per quanto possibile, tipologie uniformi per tutti gli acquisti. 6. Per assolvere alle incombenze indicate all'articolo4 del presente regolamento il "servizio di Provveditorato" provvede con le modalità indicate dal regolamento per la disciplina dei contratti e della vigente legislazione nazionale e regionale per le forni ture di beni e prestazioni di servizi. Articolo 6 Piani di approvvigionamento 1. Ai fabbisogni aventi carattere di continuità e ricorrenti si provvede, di norma. mediante piani di approvvigionamento. 2. Entro il 31 ottobre il Provveditorato predispone il quadro di riepilogo delle previsioni di fabbisogno pervenute e, tenuto conto delle presumibili giacenze di magazzino alla fine dell'esercizio in corso, determina i quantitativi dei quali si prevede l'approvvigionamento per l'esercizio successivo. Applicando agli stessi i prezzi ipotizzabili, determina la spesa occorrente sottoponendola ad apposita conferenza dell'amministrazione comunale e dei capi Settore, al fine di quantificare la spesa da inserire nel bilancio di previsione annuale e pluriennale; 3. Successivamente all'approvazione ed esecutività del bilancio di previsione, il Provveditorato dà corso alle procedure di fornitura in conformità a quanto previsto dal presente regolamento e dagli altri regolamenti comunali. 4. Le richieste di fornitura sono firmate dal Responsabile del Settore o suo sostituto. Nella richiesta è indicata l'unità organizzativa alla quale il materiale è destinato. 4

5 5. Le richieste dei materiali di consumo generici più ricorrenti saranno evase nel rispetto dei tempi concordati con i Responsabili di settore e contenute entro il limite massimo del piano di approvvigionamento. Articolo 7 Forniture per fabbisogni straordinari 1. Le richieste di forniture di carattere straordinaria necessarie per: a. l'attivazione di nuovi servizi, uffici, sedi operative; b. manifestazioni ed iniziative organizzate e realizzate dal Comune; c. rinnovo parziale o integrazione e completamento di arredi, macchine per uffici e attrezzature; dovranno essere programmate e opportunamente motivate dai settori competenti e comunicate al Provveditorato: - fin dal momento della presentazione della proposta di deliberazione, per i casi di cui alle lett. a) e b); - con un congruo anticipo, per le forniture di cui alla lett. c), rispetto ai tempi di approvvigionamento; che provvederà a predisporre gli atti necessari compatibilmente con i vincoli di bilancio. Capo III Norme per la tenuta dell'anagrafe dei fornitori, per le forniture, le prestazioni e per l'esecuzione degli approvvigionamenti Articolo 8 Avviso di gara indicativo 1. Per gli acquisti e le forniture previste dei presente Regolamento in materia di pubblicità delle gare si applicano gli artt. 124 e 125 del Decreto legislativo 12/4/2006 n.163 e le norme previste dal vigente Regolamento dei Contratti non in contrasto con il citato Decreto. Articolo 9 Elenco dei fornitori 1. Il provveditorato curerà la compilazione e l'aggiornamento dell'elenco dei fornitori che, per capacità produttiva, serietà, correttezza e puntualità, possono essere invitati e partecipare alle procedure per l acquisizione di forniture e prestazioni. 5

6 2. L'elenco delle ditte è distinto per gruppi merceologici ed è formato in base alle domande presentate delle varie imprese o per iniziativa dei l'amministrazione comunale e deve essere corredato dalle necessarie notizie di referenze. 3. L'elenco dei fornitori è tenuto, aggiornato e consultato nel rispetto della L. n. 675/96 e delle altre norme in vigore in materia di privacy. L'utilizzo delle informazioni desumibili dall'elenco dei fornitori è strettamente limitato ai compiti d'ufficio. 4. L'iscrizione nell'elenco dei fornitori è di norma condizione per concorrere alle forniture di beni e servizi negoziate tramite trattativa privata e affidamenti in economia, con la sola eccezione delle spese minute ed urgenti, effettuate per il tramite del Servizio Economato, e delle prestazioni d'opera intellettuali (professionali ed artistiche). 5. Qualora l'elenco dei fornitori non rechi nominativi in numero sufficiente, ovvero non comprenda il gruppo merceologico adeguata al fabbisogno specifico, si può procedere in deroga al principio dell'obbligatorietà dell'iscrizione per il fornitore da interpellare, salvo a regolarizzare la iscrizione prima dell'inizio della fornitura su istanza del fornitore stesso. Articolo 10 Modalità generali per gli approvvigionamenti 1. Alle forniture, somministrazioni e prestazioni il "servizio di Provveditorato", provvede con le modalità indicate dal regolamenta per la disciplina dei contratti e della relativa normativa nazionale e regionale; 2. Alle forniture e prestazioni mediante trattativa privata il Provveditorato dispone con i limiti e le modalità di cui al richiamato regolamento dei contratti e dei lavori, servizi e provviste in economia; 3. Che ha rilevato lo stato d'urgenza e che definisce contestualmente l'entità delle spesa. 4. Le richieste di forniture e prestazioni contenenti la qualità e quantità dei beni o servizi da effettuare e le condizioni essenziali alle quali devono essere evase, sono firmate dal Provveditorato. Sull ordinativo viene precisato il settore interessato alla fornitura a prestazione. Articolo 11 Capitatati speciali 1. Il servizio Provveditorato, elabora speciali capitolati; ovvero capitolati denominati "fogli di patti e condizioni" che si rendono necessari per forniture, servizi e prestazioni di particolare natura; per la predisposizione dei capitolati il Provveditorato si avvale del settore o settori comunali competenti in materia o richiedere agli stessi pareri ed indicazioni. 2. I capitolati speciali devono in ogni caso contenere i seguenti elementi: a. Oggetto della fornitura, servizio o prestazione; b. Caratteristiche tecnico-amministrative; c. Ammontare presunto della spesa; d. Programmazione temporale delle forniture. servizi e prestazioni, termini e luoghi di consegna o effettuazione; e. Modalità di collaudo; 6

7 f. Termini dei pagamenti da parte dei Comune, coordinati con i tempi di consegna o effettuazione; g. Penalità applicabili per ritardi nell'effettuazione delle forniture, servizi e prestazioni e per qualsiasi inadempienza; h. Condizioni che definiscono gli obblighi della ditta aggiudicataria verso il Comune; i. Definizione del carico degli oneri relativi alla consegna, imballo, trasporto montaggio, contrattuali, fiscali e simili; j. Clausola che dichiara i prezzi fissi ed invariabili per tutta le durato della fornitura, servizio o prestazione o che ne determina altrimenti le modalità; k. Impegno della ditta aggiudicataria all osservanza delle procedure e condizioni prescritte nell'invito, nel capitolato e nel presente regolamento. 3. Quando l appalto ha per oggetto le forniture, i servizi e prestazioni destinate a soddisfare i bisogni del Comune per un arco di tempo pari o superiore ad un semestre, i capitolati possono prescrivere l'impegno per la ditta aggiudicataria, fermi restando i prezzi, di effettuare la fornitura, servizio o prestazione in più volte. 4. I termini di pagamento decorrono, per ciascuna parte di fornitura, servizio o prestazione dal momento dell'effettuazione. 5. Per le forniture, servizi e prestazioni di minor consistenza finanziaria e quantitativa, possono essere adottati disciplinari o fogli di patti e condizioni, contenenti gli elementi essenziali che definiscono gli obblighi assunti dalla ditta aggiudicataria. Articolo 12 Controlli e collaudi 1. L'assunzione in carico dei beni acquistati deve essere preceduta da un rigoroso accertamento circa l'esatta rispondenza alle caratteristiche tecnico-merceologiche indicate nel capitolato. 2. A fornitura avvenuta il "servizio Provveditorato" accerta direttamente, o per mezzo del settore destinatario, la corrispondenza qualitativa, e quantitativa dei materiali forniti con quelli ordinati e la loro regolare consegna. 3. Qualora siano riscontrate irregolarità o difetti qualitativi o differenze quantitative, esse vengono immediatamente contestate al fornitore per iscritto. Articolo 13 Liquidazione delle forniture, servizi e prestazioni 1. Le ditte fornitrici trasmettono le fatture facendo riferimento alla relative ordinazione. Effettuati i controlli di cui all'articolo precedente, il "servizio di Provveditorato" provvede alla stesura della determina di liquidazione e alla sua trasmissione al "Settore Economico Finanziario per i successivi adempimenti. Articolo 14 7

8 Tenuta del Magazzino 1. La conservazione e la distribuzione dei materiali e beni approvvigionati e non consegnati ai servizi destinatari, avviene in appositi locali in uso o di proprietà dell'amministrazione adibiti a magazzini, posti sotto il coordinamento del Provveditorato. Egli, provvederà o monitorare la gestione del magazzino al fine di assicurare le scorte di materiali di consumo e di attrezzature necessarie o garantire la funzionalità dei servizi comunali; opererà, altresì per il conseguimento della progressiva riduzione delle merci depositate in magazzino, al fine di non costituire depositi eccessivi di materiali che possono deteriorarsi. 2. Il Provveditorato, mediante periodiche verifiche, procederà all'accertamento: a. della buona conservazione e manutenzione dei materiali depositati e della loro distribuzione, che deve avvenire dando la precedenza e quelli introdotti da più tempo; b. che per i materiali non più suscettibili di proficua riparazione ed inservibili sia avviata lo procedura per la dichiarazione di fuori uso. 8

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