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1 Versione aggiornata Giugno 2011 REGOLAMENTO DI UTILIZZO DELLA STRUMENTAZIONE INFORMATICA E TELEFONICA IN ADEMPIMENTO DEL DECRETO LEGISLATIVO N. 196/2003 1

2 LINEE GUIDA PER L UTILIZZO DEI SISTEMI INFORMATICI E TELEFONICI DELLA CGIL TOSCANA Premessa Strutturalmente l informatica in CGIL Toscana è basata su standard, supporti e procedure che hanno come punto focale il principio di fare sistema integrato, in altre parole di sentirsi tutti parte del Sistema CGIL Toscana. Questa integrazione, in continua evoluzione, ha comportato scelte condivise e comuni nelle base dati, nella struttura delle nostre reti di trasmissione dati, nel sistema di posta elettronica, e nella sicurezza dei dati. Ultimamente la nostra rete dati si è ulteriormente evoluta adottando una tipologia di connessione regionale privata in grado di integrare fortemente tutte le nostre strutture confederali e di servizio. Questa tecnologia oltre all integrazione offre il vantaggio di una maggiore sicurezza rispetto a possibili intrusioni esterne. In virtù di questa forte integrazione la sicurezza,in tutti i suoi aspetti, è diventata un elemento fondamentale e imprescindibile del ns. sistema informatico regionale, in quanto una vulnerabilità potrebbe ripercuotersi sulla globalità della rete con conseguenze facilmente immaginabili dal punto di vista lavorativo e dal punto di vista di ottemperanza alla normativa sulla privacy. Appare evidente che nel momento in cui la CGIL in tutte le sue articolazioni ed emanazioni è costantemente sotto pressione con il solo fine di screditare la sua immagine e di indebolire un modello organizzativo che spesso fatica a stare al passo con gli sviluppi della tecnologia, è prioritario adottare una politica organizzativa trasparente ed efficace, capace di comunicare con estrema chiarezza a tutti gli addetti in quali parametri di sicurezza e di correttezza devono essere utilizzati gli strumenti informatici e telefonici a loro assegnati per lo svolgimento delle mansioni attribuite (Internet, , ecc.). Ed è per tali ragioni, che è stato elaborato il presente regolamento / codice di condotta il cui scopo è, appunto, di mettere a disposizione uno strumento che, opportunamente modellato sulle singole realtà, possa limitare l uso improprio di tali strumenti di lavoro. 2

3 Modalità per un corretto utilizzo dei sistemi informatici La progressiva diffusione di nuove tecnologie informatiche espone l organizzazione CGIL a rischi di un coinvolgimento sia patrimoniale sia penale, creando al contempo problemi di immagine e sicurezza. Ed è proprio a quest ultimo fine che il Segretario responsabile, o il di lui utente, ha già provveduto con riferimento, in particolare, alle misure di sicurezza imposte per il trattamento di dati personali dal d.p.r. n. 318 del 28 luglio 1999 nonché dall art. 15, comma 1, l. 31 dicembre 1996, n. 675 e dall art. 30 comma 1 e 2 del D.L. 30 giugno 2003 n 196, a dare idonee indicazioni ed istruzioni scritte circa le predette misure ai componenti dell apparato politico e tecnico. Premesso che l utilizzo delle risorse informatiche e telematiche dell organizzazione deve sempre ispirarsi ai principi di diligenza e correttezza, atteggiamenti questi destinati a sorreggere ogni atto o comportamento posto in essere nell ambito dell attività lavorativa, si ritiene utile adottare ulteriori regole interne di comportamento comune, dirette ad evitare comportamenti inconsapevoli e/o scorretti. Il presente documento costituisce anche regolamento di formazione ai fini della normativa a tutela della privacy. 3

4 I SISTEMI INFORMATICI Il personal computer (fisso, portatile, palmare, ecc.) ed i relativi programmi e/o applicazioni affidati all utente sono, come è noto, strumenti atti a migliorare e facilitare la nostra attività di lavoro, pertanto: tali strumenti vanno custoditi in modo appropriato; tali strumenti possono essere utilizzati solo per fini inerenti la nostra attività statutaria (in relazione, ovviamente, alle mansioni assegnate) e non anche per scopi personali, tantomeno per scopi illeciti, di qualsiasi natura e tipo; debbono essere prontamente segnalati al responsabile individuato il furto, il danneggiamento o smarrimento di tali strumenti. Ai fini sopra esposti sono, quindi, da evitare atti o comportamenti contrastanti con le predette indicazioni come, ad esempio, quelli qui di seguito richiamati a titolo indicativo. 4

5 Utilizzo del personal computer 1) onde evitare il grave pericolo di introdurre virus informatici o in genere qualsiasi tipo di software malevolo, nonché di alterare la stabilità delle applicazioni dell'elaboratore, l utente non può installare autonomamente software aggiuntivo rispetto a quello preventivamente concordato; il personale tecnico utente, in accordo con il responsabile della struttura richiedente, provvederà all installazione tranne nei casi in cui tale procedura si riferisca a: - software illegale - software non coperto da licenza d uso - software incompatibile perché in grado di compromettere la stabilità del computer o della rete, sia locale che globale - software in grado di aprire connessioni verso la rete pubblica. 2) non è consentito l uso di programmi non distribuiti ufficialmente (v., in proposito, gli obblighi imposti dal d.lgs. 29 dicembre 1992, n. 518, sulla tutela giuridica del software e dalla l. 18 agosto 2000, n. 248, contenente nuove norme di tutela del diritto d autore); 3) non è consentito utilizzare strumenti software e/o hardware atti ad intercettare, falsificare, alterare o sopprimere il contenuto di comunicazioni e/o documenti informatici; 4) non è consentito modificare le configurazioni di rete impostate sul proprio PC o alterare/disattivare/rimuovere i componenti utili alla sicurezza base del sistema (antivirus, firewall, ecc.); 5) non è consentita l installazione sul proprio pc di mezzi di comunicazione propri (come ad esempio i modem ) ad esclusione di quelli previsti per lo svolgimento della normale attività lavorativa; qualsiasi modifica alla struttura hardware della macchina in uso non deve diminuire l affidabilità o la sicurezza dello strumento informatico e della rete nella quale si trova ad operare; 6) sui Pc dotati di scheda audio e/o lettore cd non è consentito l ascolto di programmi, file audio/video o musicali, se non a fini prettamente lavorativi 7) non è consentita la duplicazione e l asportazione per uso personale di software coperto da licenza d uso 8) si sconsiglia caldamente l uso di memorie di massa rimovibili (esempio: 5

6 pendrive USB) utilizzate al di fuori dell ambiente lavorativo per evitare che pericolosi virus o trojan possano intaccare l integrità del sistema. Se utilizzate dovranno essere preventivamente verificate tramite programmi antivirus; 9) in caso di allontanamento dalla postazione, e salvo che non sia inserito salva-schermo che dopo 10 minuti di inattività richiede password di accesso, l utente ha l obbligo di disconnettersi dalla rete, onde non consentire accesso ai dati in caso di sua assenza fisica anche per brevi periodi di tempo. Accesso ai sistemi 1) l utente si connette alla rete tramite autenticazione univoca personale, gestisce in autonomia ed ha responsabilità delle proprie password. 2) in nessun caso devono essere annotate password in chiaro sia su supporto cartaceo che informatico. I requisiti minimi di complessità delle password sono: - redazione con caratteri maiuscoli e/o minuscoli; - possono essere inclusi simboli, numeri, punteggiatura e lettere; -numericamente devono essere password di almeno 8 caratteri (ad eccezione dei sistemi operativi che non supportano tali requisiti); -non deve trattarsi di password basate su informazioni personali, riferimenti familiari o comunque dati inerenti direttamente il soggetto titolare della password stessa. 3) il titolare della password è tenuto a non rivelare ad alcuno, colleghi e superiori inclusi, la password, dovendone avere la massima diligenza e preservandone la segretezza anche durante il momento della digitazione. Qualora l utente prenda coscienza che taluno può aver visionato la digitazione o essere comunque a conoscenza della password, deve immediatamente cambiarla. 4) l utente ha l obbligo di cambiare la password ogni 3 mesi come da disposizione normativa D.lg. 196/2003, in relazione a trattamenti di dati sensibili. 6

7 Utilizzo della rete del sistema informatico CGIL 1) le unità di rete sono aree di condivisione di informazioni strettamente professionali e non possono, in alcun modo, essere utilizzate per scopi diversi. Pertanto, qualunque file che non sia legato all attività lavorativa non può essere dislocato, nemmeno per brevi periodi, in queste unità; 2) il responsabile della sicurezza dei dati (come previsto dalla D.L. 196/03) si riserva la facoltà di procedere alla rimozione di ogni file o applicazione che riterrà essere pericolosi per la sicurezza del sistema ovvero acquisiti o installati in violazione del presente regolamento; 3) non è consentito collegare alla rete del sistema informatico CGIL computer (fissi, portatili o palmari) senza l autorizzazione del personale tecnico utente; 4) qualora nella rete interna debbano circolare dati, notizie ed informazioni per scopi inerenti la realizzazione delle proprie mansioni, deve essere premura di ciascun utente preservare gli stessi dalla conoscibilità di terzi soggetti non espressamente autorizzati ad aver notizia di tali dati. Utilizzo di supporti magnetici 1) non è consentito scaricare su pc files contenuti in supporti magnetici/ottici non aventi alcuna attinenza con la propria attività lavorativa; 2) tutti i files di provenienza incerta o esterna, ancorché attinenti all attività lavorativa, devono essere sottoposti ad un attento controllo antivirus prima della loro apertura, eventualmente richiedendo il supporto tecnico del personale Ced utente; 3) è fatto obbligo conservare, custodire e controllare i supporti informatici removibili contenenti dati, informazioni, notizie o immagini attinenti alle mansioni svolte, affinché nessun soggetto terzo ne prenda visione o possesso; 4) qualsiasi file estraneo all attività lavorativa o non espressamente autorizzato, non può, nemmeno in via transitoria, essere salvato sul pc in uso dell utente. I file, come sopra individuati, presenti sull apparecchiatura informatica in dotazione al dipendente verranno rimossi immediatamente senza preavviso. 7

8 Utilizzo della rete internet 1) non è consentito navigare in siti non attinenti allo svolgimento delle mansioni assegnate; 2) non è consentita l effettuazione di ogni genere di transazione finanziaria ivi comprese le operazioni di remote banking, acquisti on-line salvo i casi in cui vi sia espressa autorizzazione della Direzione; 3) è vietata ogni forma di registrazione a siti i cui contenuti non abbiano alcuna attinenza all attività lavorativa; 4) non è permessa la partecipazione, per motivi non professionali, a Forum, l utilizzo di chat line, di bacheche elettroniche e le registrazioni in guest book anche utilizzando pseudonimi (o nicknames); 5) non è consentita la memorizzazione di documenti informatici di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, o comunque in palese contrasto ideologico con i principi fondamentali dello statuto della CGIL ; 6) per motivi di sicurezza ed al fine di preservare la struttura da responsabilità non proprie, potranno essere attivati meccanismi di controllo delle navigazioni. In particolare verranno eseguiti dei controlli anonimi in occasione di eventi dannosi o di pericolo: in tal caso verrà dato avviso generale di non corretto utilizzo della strumentazione informatica con contestuale invito generale ad attenersi scrupolosamente ai compiti assegnati e alle istruzioni impartite. Tali controlli potranno essere eseguiti anche per aree o settori, sempre in modo generalizzato. Se l anomalia dovesse persistere l ambito dei controlli verrà ristretto. 7) Per motivi di sicurezza e per motivi di raziocinio dell uso della banda necessaria alla navigazione Internet, sono attivi meccanismi di restrizione sulla navigazione stessa. Queste restrizioni sono attive per particolari siti e/o tipologie similari che ragionevolmente sono ritenuti non attinenti o in palese contrasto con i principi dello Statuto della CGIL. Questi meccanismi potranno essere comunque rimossi dietro motivata ragione e autorizzazione. Utilizzo dei telefoni fissi e mobili e altri apparati di mobilità 1) Si ricorda che la telefonia mobile e fissa a disposizione dei dipendenti, deve essere utilizzata esclusivamente per fini professionali (sono tollerate le telefonate effettuate per urgenze). Previo accordo di concorrenza dei costi è possibile utilizzare i telefoni per usi privati. 8

9 2) La Direzione ha il diritto di prendere visione dei tabulati anche in chiaro, dei numeri chiamati al fine di conteggiare il traffico telefonico e verificare eventuali esuberi nei costi. 3) Sui dispositivi mobili è permessa la navigazione Internet e la gestione della posta elettronica soltanto per gli autorizzati per i quali è stato definito un piano tariffario apposito. 4) Anche tramite i dispositivi mobili la navigazione Internet deve rispettare le regole di comportamento descritte nella sezione Utilizzo della rete Internet Utilizzo posta elettronica 1) le caselle di posta elettronica date in uso all utente sono destinate ad un utilizzo tassativamente ed esclusivamente inerente l attività svolta, non dovendone mai fare un uso personale l utente; 2) non debbono essere utilizzate nella configurazione delle caselle di posta elettronica le opzioni di compilazione automatica o remember password, presenti nei browser o in altre applicazioni. 3) è fatto divieto di alterare le impostazioni relative agli account di posta elettronica predefiniti; 4) è fatto divieto di immettere account personali e non espressamente forniti dalla struttura; 5) è fatto obbligo mantenere segrete le impostazioni e le password relative agli account suddetti; 6) è fatto divieto di divulgare le notizie, i dati e qualsiasi altra informazione appresa in occasione della ricezione o invio di posta elettronica, in quanto coperte dal segreto professionale cui sono tenuti i dipendenti in ottemperanza agli obblighi di fedeltà e correttezza; 7) non è consentito inviare o memorizzare messaggi (interni ed esterni) di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, o comunque in palese contrasto ideologico con i principi fondamentali dello statuto della CGIL Toscana; 8) la posta elettronica diretta all esterno della rete informatica CGIL Toscana può essere intercettata da estranei e, dunque, non deve essere usata per inviare documenti di lavoro Strettamente Riservati ; 9) non è consentito l utilizzo dell indirizzo di posta elettronica del sistema CGIL Toscana per la partecipazione a dibattiti, Forum o mail-list, salvo diversa ed esplicita autorizzazione. 9

10 Custodia, conservazione e controllo documenti cartacei e supporti digitali 1) è fatto obbligo all utente di custodire il materiale cartaceo e digitale affinché nessuno ne prenda visione, possa manipolarlo o riprodurlo; 2) è fatto divieto lasciare qualsiasi documento incustodito presso la propria postazione qualora sia previsto un allontanamento per un lasso di tempo tale da consentirne eventualmente la visione da parte di terzi; 3) è fatto divieto lasciare qualsiasi documento in locali estranei alla propria postazione, prestando particolare attenzione a non lasciarli presso la fotocopiatrice; 4) è fatto obbligo di provvedere alla distruzione dei documenti e supporti digitali che contengono informazioni sensibili prima di essere smaltiti. Segreto professionale 1) l utente non può divulgare, pubblicare o comunicare in alcun modo a terzi, direttamente o indirettamente, in toto o in parte, le informazioni apprese in occasione dello svolgimento delle mansioni per le quali è stato assunto dalla struttura, né potrà usarle, sfruttarle o disporne in proprio o tramite terzi; 2) nella valutazione delle informazioni, l utente si impegna a prendere ogni misura perché le stesse rimangano segrete, essendo inteso che, in caso di divulgazione non autorizzata dalla Società, sarà a carico dell utente l'onere di provare di avere adottato tali misure; 3) l utente si impegna a rispettare i suddetti obblighi in quanto idonei a preservare possibili danni alla struttura; 4) gli obblighi dell utente previsti in questo capo non termineranno all atto di cessazione del rapporto di lavoro, se non in riferimento a quelle specifiche parti delle informazioni che l utente possa dimostrare che erano già di pubblico dominio al momento della conclusione del rapporto, o che lo sono diventate in seguito per fatto a lui non imputabile. Riservatezza dati 1) premesso che per «Informazioni Riservate» si intendono tutte le informazioni di qualsivoglia natura riferite o apprese in occasione dello svolgimento di mansioni per le quali il soggetto è stato assunto dalla struttura, l utente si impegna a considerare le Informazioni Riservate come strettamente private e riservate e ad 1

11 adottare tutte le misure necessarie per non pregiudicare la riservatezza di tali informazioni; 2) l utente si impegna ad utilizzare le Informazioni Riservate unicamente allo scopo di effettuare lo svolgimento dell attività cui è preposto e di conseguenza a non usare tali informazioni in alcun modo che arrechi danno alla struttura, né per alcun altro scopo di qualsiasi natura; 3) gli impegni di cui al presente capo non proibiscono di comunicare Informazioni Riservate: a) a superiori e colleghi, banche o altri nostri consulenti ai quali la conoscenza di tali Informazioni è necessaria al fine dell'espletamento di attività funzionali alla struttura; b) a soggetti diversi da quelli specificati alla precedente lettera a), qualora ciò sia stato autorizzato dalla Direzione. L'obbligo di riservatezza non opera in caso di Informazioni Riservate: a) che al momento in cui vengono rese note siano di pubblico dominio; b) che diventino di pubblico dominio dopo essere state rese note per causa non imputabile all utente. Il responsabile designato verificherà, nei limiti consentiti dalle norme legali e statutarie, il rispetto delle regole per garantire l integrità del sistema informatico. La non osservanza del presente regolamento di condotta comporterà sanzioni disciplinari, come previsto da Regolamento Nazionale e da quello integrativo della CGIL Toscana. Per presa visione e accettazione lì Firma 1

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