ISTITUTO GIANNINA GASLINI

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1 ISTITUTO GIANNINA GASLINI L esperienza dell Istituto Gaslini nel passaggio da una gestione tradizionale a quella in Global Service Ing. Alessandro Gallo Roma, 12 luglio 2005

2 PARLEREMO DI... l organizzazione prima del G.S. pregi e difetti della gestione interna il passaggio dalla gestione interna al G.S. l organizzazione oggi pregi e difetti del G.S. un po di numeri 1/1

3 ORGANIZZAZIONE ANTE G.S. LE APPARECCHIATURE /4

4 ORGANIZZAZIONE ANTE G.S. I CONTRATTI DI MANUTENZIONE 15 contratti per le apparecchiature a supporto vitale ad alto contenuto tecnologico ad alta criticità di tipo Full risk manutenzione preventiva e correttiva 2/4

5 ORGANIZZAZIONE ANTE G.S. IL PERSONALE 2 unità tecnico/amministrative stipulazione contratti gestione personale tecnico gestione delle chiamate gestione del budget 3 tecnici (squadra MAE) interventi di manutenzione correttiva (apparecchiature fuori contratto) verifiche di sicurezza altro (TV, videoregistratori, ecc.) 3/4

6 ORGANIZZAZIONE ANTE G.S. assenza di supporto informatico archivio informatico inventario tecnico 4/4

7 DIFETTI GESTIONE INTERNA molti contratti molti referenti personale interno non completamente dedicato esigenze crescenti per reparti certificati 1/1

8 PREGI GESTIONE INTERNA conoscenza dettagliata delle apparecchiature e del loro stato manutentivo comunicazione diretta con il personale sanitario rapporti diretti con le ditte fornitrici 1/1

9 LA SCELTA DEL G. S. La Direzione dell Istituto sceglie di adottare il sistema Global Service per la gestione e la manutenzione di tutte le apparecchiature elettromedicali e scientifiche 1/1

10 I PASSI PER ORGANIZZARE IL SERVIZIO 1 - inventario completo di tutte le tecnologie 2 - scelta dei servizi da inserire in gara 3 - preparazione dei documenti di gara 4 - aggiudicazione 1/1

11 QUALCHE CONSIGLIO... L INVENTARIO Chiedere la collaborazione del personale sanitario Coinvolgere il personale sanitario 1/4

12 QUALCHE CONSIGLIO... NEI DOCUMENTI DI GARA Definire bene tutti i servizi che si intendono svolgere Definire bene tutte le classi di apparecchiature comprese nel servizio (inventario poco preciso) 2/4

13 QUALCHE CONSIGLIO... NEI DOCUMENTI DI GARA Definire bene l elenco dei consumabili compresi nel canone Definire le regole (p.e. FUORI USO) 3/4

14 QUALCHE CONSIGLIO... NEI DOCUMENTI DI GARA Predisporre moduli semplici per uniformare le offerte Prevedere i SERVIZI MIGLIORATIVI 4/4

15 L AGGIUDICAZIONE L aggiudicazione di un servizio di Global Service richiede: tempo impegno precisione 1/1

16 L ORGANIZZAZIONE OGGI AGGIUDICATARIA: Associazione Temporanea d Impresa Mandataria ESAOTE s.p.a. Elettronica Bio Medicale s.r.l. Mandanti Philips Medical Systems s.p.a. Poliedra Sanità s.r.l. 1/4

17 L ORGANIZZAZIONE OGGI I CONTRATTI: Solo UNO che comprende consulenze verifiche di sicurezza altro tarature e calibrazioni man. correttiva formazione man. preventiva 2/4

18 L ORGANIZZAZIONE OGGI APPARECCHIATURE apparecchiature totali di cui -63 service - 1 comodato d uso 3/4

19 L ORGANIZZAZIONE OGGI Referente IGG Direzione tecnica ATI Tecnici MAE CALL CENTER Tecnici esterni Altri servizi Altri tecnici esterni 4/4

20 LE DIFFICOLTÀ INIZIALI Diffidenza nel personale sanitario Abitudini che devono cambiare (procedure diverse, più carta da scrivere ) I tecnici non conoscono il contesto 1/1

21 I DIFETTI GESTIONE G. S. < contatti con le ditte fornitrici < conoscenza della storia manutentiva delle apparecchiature < contatti con i reparti 1/1

22 PREGI GESTIONE G.S. un solo contratto di manutenzione unico interlocutore visione informatica dei beni presso i reparti sistema informatico aggiornato 1/1

23 UN PO DI NUMERI... Richieste pervenute: Periodo n. 01/10/04-31/10/ /11/04-30/11/ /12/04-31/12/ /01/05-31/01/ /02/05-29/02/ /03/05-31/03/ /04/05 30/04/ /05/05 31/05/ /06/05 30/06/ Totale /4

24 UN PO DI NUMERI... Periodo % richieste gestite tecnici ATI % richieste gestite tecnici MAE 01/10/04-31/10/04 91,15 8,85 01/11/04-30/11/04 84,25 15,75 01/12/04-31/12/04 73,00 27,00 01/01/05-31/01/05 71,69 28,31 01/02/05-29/02/05 68,82 31,18 01/03/05-31/03/05 67,41 32,59 01/04/05 30/04/05 65,98 34,02 01/05/05 31/05/05 72,78 27,22 01/06/05 30/06/05 74,56 25,44 Media Totale 74,40 25,60 2/4

25 UN PO DI NUMERI... entro 30 min.oltre 30 min. totale tempi di risposta n.int. % n.int. % n.int % ottobre novembre dicembre gennaio febbraio marzo aprile maggio giugno MEDIA 63,1 36, , /4

26 UN PO DI NUMERI... Tempi di risoluzione (dalla Offerta Erogata chiamata) % Interventi % Interventi N. Interventi Entro 4 ore lavorative 45% 47,81% 241 Entro 8 ore lavorative (1 giorno) 50% 53,63% 268 Entro 24 ore lavorative (3 giorni) 80% 77,57% 391 Oltre 24 ore lavorative (3 giorni) 20% 22,43% 113 Tempi di risoluzione sul periodo apr.-giu. 4/4

27 RICAPITOLANDO... Definire nel dettaglio i servizi oggetto del GLOBAL SERVICE Coinvolgere da subito il personale sanitario Preparare una buona documentazione di gara 1/2

28 RICAPITOLANDO... Tenere aggiornato e informato il personale sanitario Controllare costantemente l operato della ditta aggiudicataria del servizio 2/2

29 A VOI LA SCELTA... RIFERIMENTI: Ing. A. Gallo tel.: /1