Superare con successo l ingresso ai multiple framework contracts with reopening competitions

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1 La cooperazione tra EFSA e gli Organismi di cui all'art. 36 del Reg. (CE) 178/ maggio 2016 Milano Superare con successo l ingresso ai multiple framework contracts with reopening competitions Giuseppe Ru BEAR Biostatistica Epidemiologia Analisi del rischio

2 IZ STO Istituto Zooprofilattico Sperimentale del Piemonte, Liguria e V alle d Aosta BEAR Biostatistica Epidemiologia Analisi del Rischio (dal 2008)

3 Scaletta Due differenti filosofie: Grant e Procurement Le caratteristiche di una tipologia particolare di Procurement Ce l abbiamo fatta ma che fatica! Non sappiamo ancora cosa ci aspetta ;-)

4 Due differenti filosofie: Procurement e Grant Appalti Contributi finanziari

5 l esperienza personale Per ora siamo riusciti a garantirci tre diversi appalti: - Direct contract con un bando di gara pubblico: grande e in consorzio (385mila ) da completare a fine Direct contract con un bando di gara negoziato: piccolino (9mila ) per una attività specifica da completare nel Multiple frameworks contracts with reopening competition: in consorzio, senza aver ancora incominciato a fornire servizi

6 Una prima esperienza A luglio 2014 amici biostatistici dell Università di Torino e di Padova ci contattano per valutare se partecipare a: Bando di gara d'appalto (procurement) Tecniche di apprendimento artificiale applicate alla valutazione del rischi connessa alla sicurezza alimentare (OC/EFSA/AMU/2014/02) Scadenza 2 settembre 2014

7 Procurement: Procedure di gara Negotiated procedure <135 mila, su liste predefinite di candidati invitati a presentare un offerta, senza bando sul sito EFSA, invito via mail 1 candidato se < 15 mila Open procedure (il nostro caso) >135 mila, bando sul sito e Gazzetta Ufficiale Europea

8 Procurement: tipo di contratto Contratti Diretti (il nostro caso) servizio fornito una tantum al momento della firma, il contratto indica: subject, tasks, quantity, price and duration Contratti/accordi quadro (framework) compiti che si ripetono nel tempo, periodo di 4 anni, tetto massimo in, definito il soggetto ma non quantità e scadenze di consegna, richieste con un ordinativo quando emerge la necessità

9 Tutte le info sul sito EFSA

10 Le informazioni fornite da EFSA Invitation letter Tender specifications

11 Creiamo un consorzio con guida da parte dell IZS di Torino 2 Biostatistics departments from Universities: UBESP Unità di Biostatistica, Epidemiologia e Sanità Pubblica in Padua DSCB Dipartimento di Scienze Cliniche e Biologiche in Torino 1 Public health and food safety state institution: BEAR Biostatistica Epidemiologia Analisi del Rischio at IZSTO Istituto Zooprofilattico di Torino 1 Private company ZETA Research - statistics consultant agency

12 Competenze riunite nel consorzio: A long-standing cooperation history in: Machine learning techniques (UBESP, DSCB) R software programming (UBESP, DSCB, ZETA) Literature research and metaanalysis(ubesp, DSCB, BEAR) Risk assessment (UBESP, DSCB, BEAR)

13 La cosa funziona... Partecipiamo al bando di gara con un progetto (40 pagine, preparato e rivisto da una decina di persone! Rincorsa dei rappresentanti legali ) Progetto e caratteristiche del consorzio vengono apprezzate Offerta economicamente più vantaggiosa in base ai 1. Prezzo. Ponderazione Qualità. Ponderazione 70 Ci aggiudichiamo l'appalto nel dicembre 2014: non ci possiamo credere!! Il 20 gennaio 2015 hanno inizio i lavori con una riunione d'apertura a Parma

14 A febbraio un nuovo bando

15 Una tipologia di procurement diversa Si trattava di un bando per multiple framework contracts with reopening competition Cioè un bando di pre-selezione da parte di EFSA di un numero ristretto di istituzioni o consorzi a cui saranno destinati in esclusiva specifici bandi di gara

16 Tipi di contratti quadro (framework) Appalti specifici, via via, vengono aggiudicati attraverso call dedicate per specifici servizi, riaprendo ogni volta la gara ma ai soli selezionati

17 Le caratteristiche nel nostro caso Accordo quadro con diversi operatori numero massimo di contraenti previsto: 7 Durata dell'accordo quadro Durata in anni: 4 Valore totale stimato degli acquisti per l'intera durata dell'accordo quadro Valore stimato, IVA esclusa: EUR

18 possibili servizi richiesti

19 possibili deliverables

20 Preliminare valutazione di criteri di esclusione/inclusione Attraverso la valutazione delle proposte di soluzione a due case studies (esempi di servizi da fornire) - Nel primo caso, era richiesto un piano (Project plan) di analisi statistica per dimostrare l assenza di una malattia - Nel secondo, la conduzione di una vera e propria analisi statistica su dati relativi a una valutazione di tossicità (benchmark dose limit)

21 criteri Di qualità 1. METHODOLOGY PROPOSED to address the questions of both case studies (the plan of analysis, evaluation): (60 points for case study 1 and 60 points for case study 2 = 120 points in total minimum threshold 50%) 2. PROJECT MANAGEMENT (for case study 1 only) : (25 points minimum threshold 50%) 3. MEASURES TO GUARANTEE QUALITY OF DELIVERABLES (for case study 1 only): (15 points - minimum threshold 50%) Di prezzo Di miglior offerta 0.70Qualità *prezzo Ce l abbiamo fatta!!

22 conclusioni Partecipazione molto impegnativa: - Passaggi burocratici non difficili ma da non sottovalutare (verifica requisiti, produzione di documentazione ufficiale, rispetto delle scadenze ) - Padronanza dell argomento, competenze specialistiche - Lavoro di squadra (stesura progetti, case studies ecc) Piena libertà di utilizzo del finanziamento ottenuto (non è richiesta da EFSA nessuna ripartizione in voci di spesa) Molta gratificazione scientifica

23 Ringraziamenti: I colleghi del BEAR (perchè partecipare ai bandi è un lavoro extra e senza garanzia di successo) e gli amici statistici per i quali fiducia e simpatia si mescolano

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