COSTI STANDARD E MISURAZIONE DELLE PERFORMANCE NEI PROCESSI DI APPROVVIGIONAMENTO. IMPATTO SUL MODELLO DELLE DECISIONI

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Diana Poggi
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1 Agenzia Regionale Socio Sanitaria del Veneto 30 Settembre 2010 Palazzo della Gran Guardia, Verona COSTI STANDARD E MISURAZIONE DELLE PERFORMANCE NEI PROCESSI DI APPROVVIGIONAMENTO. IMPATTO SUL MODELLO DELLE DECISIONI

2 5 AREE VASTE 22 SERVIZI ACQUISTI 400 MILIONI DI 400 MILIONI DI ANNUI ACQUISTO IN BENI DI CONSUMO (magazzino e transito)

3 CIO CHE NON SI MISURA NON SI PUO GESTIRE MA COSA MISURIAMO? Misure del PROCESSO di PROGRAMMAZIONE degli acquisti Misure di OUTPUT del processo acquisti (beni di consumo)

4 MATERIALI E METODI DEL PROCESSO DI RILEVAZIONE PER IL BENCHMARKING ACQUISTI RILEVAZIONE TRAMITE QUESTIONARI DEL PROCESSO ACQUISTI; ANALISI DATI MEDI E DI ALCUNI INDICATORI NEL TRIENNIO PER CIASCUNA STAZIONE APPALTANTE (ATTIVITÀ, RISORSE E PRODUTTIVITÀ).

5 Dati sul Sottoprocesso "ESPLETAMENTO PROCEDURE DI ACQUISTO" Dati sul Sottoprocesso "ESPLETAMENTO PROCEDURE DI I VALORI ACQUISTO" I VALORI VALORE COMPLESSIVO AGGIUDICAZIONI DI BENI A SCORTA O IN TRANSITO (sopra e sottosoglia) REGIONE del VENETO Dato MEDIO PERIODO 2006^2009 in uro % % di cui SOPRASOGLIA COMUNITARIA % di cui SOTTOSOGLIA COMUNITARIA % di cui per FARMACI % di cui per BENI SANITARI % di cui per BENI NON SANITARI %

6 Dati sul Sottoprocesso "PROCEDURE DI ACQUISTO" PROCEDURE E FATT. PROD. REGIONE del VENETO DATI NUMERO COMPLESSIVO AGGIUDICAZIONI DI BENI DI CONSUMO DI CONSUMO (sopra e sottosoglia, media ) NUMERO LOTTI NUMERO COMPLESSIVO FTE IMPEGNATI NEGLI ACQUISTI (media ) 133,7 IMPORTO MEDIO PER GARA

7 TABELLA DI ANALISI (1) AZIENDA NUMERO GARE fte GARE/FTE COSTO PERSONALE 2008 COSTO / fte 2008 B 221 4,80 46, D 96 3,80 25, ,95 21, C 149 6,90 21, ,15 21, AV ,60 25, Q 99 7,20 13, P 120 4,70 25, O 51 3,50 14, N 18 2,30 7, AV ,70 16, G 94 4,10 22, ,90 24, I 35 3,00 11, H 54 1,00 54, AV ,00 23,

8 TABELLA DI ANALISI (2) AZIENDA NUMERO GARE fte GARE/FTE COSTO PERSONALE 2008 COSTO / fte 2008 V 167 8,70 19, U 16 6,90 2, Z 67 11,50 5, A 76 9,00 8, E 6 2,20 2, F 35 2,55 13, AV ,85 9, T 88 9,18 9, L 118 8,54 13, M 54 3,40 15, R 145 5,34 27, S 46 4,07 11, AV ,53 14, TOTALE ,7 16,

9 MEDIA GARE ± DEV.STD. MEDIA GARE / FTE ± DEV.STD. AV 1 90 ± ± 7 AV 2 61 ± 59 9 ± 7 AV ± ± 11 AV 4 72 ± ± 7 AV 5 76 ± ± 18

10 COMMENTI SULLE MISURE DI OUTPUT 1. ESTREMA VARIABILITA DEI DATI ERRORI RIPETUTI NELLA RILEVAZIONE? dati rilevati in un triennio (stabilizzati), richiesti maggiori affinamenti, condivisione ed omogeneità (Alice Gare); dati potevano essere rettificati nel corso dei 4 anni di rilevazione. CORRETTA DEFINIZIONE DEGLI OGGETTI DELLA MISURAZIONE? (misuriamo qualcosa di diverso all interno di ogni ULSS?) Disomogeneità nella rilevazione: cos è una gara? Soprasoglia/sottosoglia.

11 COMMENTI SULLE MISURE DI OUTPUT 2. PRASSI COMPORTAMENTALI NOTEVOLMENTE DIVERSIFICATE NELLE VARIE AZIENDE Diverse soluzioni organizzative e tecnologiche per la gestione dei processi di approvvigionamento; Preponderante orientamento alla prassi normativa; Consolidata rispondenza specialmente alle esigenze aziendali interne. 3. CRITICITÀ INSORGENTI AL MOMENTO DELLA INTEGRAZIONE SOVRAZIENDALE DELLA ATTIVITÀ DI APPROVVIGIONAMENTO

12 COMMENTI SULLE MISURE DI OUTPUT 4. COME FACCIO A FARE SINTESI CON DATI DI QUESTO TIPO? Un valore alto NUM. GARE / FTE buon indicatore di produttività e di performance se le GARE: sono di DURATA TEMPORALE congrua; sono di IMPORTO IN LINEA con le categorie merceologiche dei beni che acquisto; sono COERENTI con la programmazione degli acquisti aziendale, di area vasta e regionale;

13 COMMENTI SULLE MISURE DI OUTPUT MA ALLORA: QUALI DECISIONI SULLA RIORGANIZZAZIONE IN AMBITO SOVRAZIENDALE DEI PROCESSI TECNICO- AMMINISTRATIVI NELL AMBITO DEGLI ACQUISTI A PARTIRE DA QUESTE INFORMAZIONI?

14 LA PROPOSTA TECNICA 1.E UNA PROPOSTA SULLA BASE DI UN APPROCCIO PRUDENZIALE; 2.PREVEDE UNA CLUSTERIZZAZIONE DELLE AZIENDE (DISTINTE IN AZIENDE DI AV, AO e IRCSS, CAPOFILA di AV); a) AZIENDE di AREA VASTA: 4 aziende ritenute best in class effettuano procedure con < 3 fte si ipotizza una dotazione a regime pari a 2,5 fte; b) AZIENDE OSPEDALIERE con elevata specializzazione delle funzioni, attività e anche prodotti manterranno 4 fte; c) AZIENDE CAPOFILA con (staff) fte sulla base dello standard e della produttività del Dipartimento Interaziendale di AV di PD

15 LA PROPOSTA TECNICA 3. INTERVALLO DI RIORGANIZZAZIONE SPALMATO SU UN PERIODO TEMPORALE DI DUE ESERCIZI ANNUALI ( ); 4. RISULTATI IN TERMINI DI DOTAZIONE ORGANICA: SOSTANZIALE MANTENIMENTO, NEL BIENNIO, DEL TOTALE COMPLESSIVO DEI FTE, PUR CON VARIAZIONI ANCHE SIGNIFICATIVE NELLE VARIE AZIENDE; 5. RIDUZIONE E MAGGIORE CONSISTENZA DEL NUMERO DELLE GARE

16 PROPOSTA TECNICA: IPOTESI DOPO IL PRIMO ANNO (1) AZIENDA numero gare fte costo 2010 IPOTESI 2010 riparto2010 costi cessanti riparto2010 costi std delta riparto2010 B 175 3, D 57 3, , C , , AV , Q , P 84 3, O 36 3, N 13 2, AV , G , , I 25 2, H 38 1, AV ,

17 PROPOSTA TECNICA: IPOTESI DOPO IL PRIMO ANNO (2) AZIENDA Numero gare Fte Costo 2010 IPOTESI 2010 Riparto 2010 costi cessanti Riparto 2010 costi std Delta riparto 2010 V , U 11 4, Z 47 7, A 53 5, E 4 2, F 25 2, AV , T , L 82 5, M 38 2, R 73 3, S 32 3, AV , TOTALE ,

18 PROPOSTA TECNICA: IL RISULTATO A REGIME (1) IPOTESI AZIENDA fte costo 2011 riparto 2011 costi cessanti riparto 2011 costi sorgenti delta riparto 2011 delta fte delta costi B 2, , D 2, , DIP. PD 22, , AV 3 27, , Q 16, , P 2, , O 2, , N 2, , AV 4 23, , G 16, , , , I 2, , H 2, , AV 5 25, ,

19 PROPOSTA TECNICA: IL RISULTATO A REGIME (2) AZIENDA fte costo 2011 riparrto 2011 costi cessanti IPOTESI riparrto 2011 costi sorgenti delta riparto 2011 delta fte delta costi V 16, , U 2, , Z 2, , A 2, , E 2, , F 2, , AV 2 28, , T 16, , L 2, , M 2, , R 2, , S 2, , AV 1 26, , TOTALE 130, ,

20 RIFLESSIONI 1. NECESSITA DI RIFLETTERE SULLA PROPOSTA TECNICA E SUPERARE LOGICHE E SOLUZIONI OGGI RADICATE 2. NECESSITA DI PASSARE DAI DATI (ESTREMAMENTE VARIABILI) ALLE DECISIONI 3. NECESSITA DI AFFRONTARE LE SEGUENTI PROBLEMATICHE: CLASSIFICAZIONE DELLE AZIENDE, IN PARTICOLARE QUELLE CATALOGATE COME BEST IN CLASS NEL CAMPO DEGLI ACQUISTI; valori nel rapporto GARE/FTE: 7,8; 11,7; 2,6 e 54! rischio di definire Best in Class aziende che fanno 6 gare con più di 2 fte o 54 con 1 solo fte.

21 RIFLESSIONI DEFINIZIONE DI AZIENDA BEST IN CLASS ANALIZZANDO PIU APPROFONDITAMENTE I DATI A DISPOSIZIONE PER DEFINIRE CRITERI E PARAMETRI DI UN MODELLO CHE MANTENGA LA CONFRONTABILITA DELLE AZIENDE (NUMERO, TIPOLOGIA, TEMPISTICA DELLE GARE, DELLA CONSISTENZA DEL PERSONALE, CARATTERISTICHE DIMENSIONALI QUALI BACINO D UTENZA, N. PP.OO. E DISTRETTI, SITUAZIONE DEL BILANCIO ) 4. PRIORITARIO CHE ARSS E PROVVEDITORI (ATE) AFFRONTINO INSIEME IL PROBLEMA DELLE PRASSI AZIENDALI CONSOLIDATE NELLA FUNZIONI ACQUISTI, SULLA BASE DI DIRETTIVE REGIONALI CHE MONITORINO LA PIANIFICAZIONE, L ATTIVITA E LA RIORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI PER GLI APPROVVIGIONAMENTI ALLA LUCE DELLE INDICAZIONI REGIONALI E DI AREA VASTA;

22 E QUINDI NECESSARIO: RIFLESSIONI 5. EFFETTUARE UNA RIGOROSA ANALISI DEI DIVARI DOPO AVER DEFINITO CORRETTAMENTE GLI OGGETTI DELLA MISURAZIONE - PER GARANTIRE MAGGIORE AFFIDABILITA AI DATI E IDENTIFICARE E CODIFICARE LE BEST PRECTICES DELLE AZIENDE PIU PERFORMANTI; 6. IMPORTANTI NOVITA SUL VERSANTE NORMATIVO E PROCEDURALE NEL PROSSIMO PERIODO: PRIORITARIA UNIFICAZIONE DELLE ANAGRAFI UN UNICA ANAGRAFE REGIONALE DEI PRODOTTI; AZIENDALI IMPATTO DEL NUOVO REGOLAMENTO DI APPLICAZIONE DEL CODICE APPALTI; NECESSITA /OPPORTUNITA DI UNIFICARE DA SUBITO A LIVELLO DI CAPOFILA DI AREA VASTA ALCUNE FUNZIONI CENTRALIZZABILI QUALI IL CONTROLLO DEI REQUISITI DELLE DITTE (ex. Art. 38, 41 e 42 del Codice, AVLP, etc.); 7. STANDARDIZZARE LE FASI DELLA GARA (CON IL SUPPORTO DEL NUOVO APPLICATIVO ALICE GARE) IN MODO DA DEFINIRE MEGLIO LE BEST PRACTICES E POTERLE COSI ESPORTARE IN

23 Indietro non si torna SALTIAMO INSIEME

24 AGENZIA REGIONALE SOCIO SANITARIA del VENETO A.R.S.S. (L.R. n. 32, 29 novembre 2001) Ca Zen ai Frari - S. Polo, Venezia segreteria@arssveneto.it

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