SISTEMA BIBLIOTECARIO GROSSETANO RELAZIONE SULL'ATTIVITA' SVOLTA DI CUI AL PROGETTO LOCALE SPIDERLIBRARY 2009 (PIC , REGIONE TOSCANA)

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1 SISTEMA BIBLIOTECARIO GROSSETANO RELAZIONE SULL'ATTIVITA' SVOLTA DI CUI AL PROGETTO LOCALE SPIDERLIBRARY 2009 (PIC , REGIONE TOSCANA) La Rete bibliotecaria grossetana gestisce in modalità centralizzata l'erogazione di alcuni servizi per le biblioteche dei 15 Comuni aderenti e di 10 enti/soggetti istituzionali (scuole, fondazioni, istituti, ), e si rivolge ad un bacino di utenza di circa abitanti. I servizi erogati dalla rete riguardano la catalogazione, la gestione del prestito interbibliotecario, l'assistenza hardware e software della rete, lo sviluppo, la progettazione e la manutenzione del sito web e dei servizi multimediali, la formazione del personale, gli acquisti di materiale documentario e le attività di promozione. Il personale impiegato per la rete, di sede presso il centro-sistema di Grosseto, è attualmente costituito da un coordinatore, una segretaria, sei catalogatori di una cooperativa di servizi (Tesauro) impiegati presso il centro rete, cinque collaboratori (appartenenti al Ced del Comune di Grosseto e ad alcune ditte professionali) che si occupano della manutenzione hardware e software delle attrezzature informatiche. La rete coordina l'attività delle biblioteche aderenti, per un totale di 56 unità di personale. Questi sono i dati commentati delle attività fondamentali della rete bibliotecaria grossetana, frazionate nelle 6 linee d'azione del PIC, come richiesto dalla Regione Toscana. Linea d'azione 1 Acquisto documenti Tale azione si compone delle acquisizioni operate in proprio dai comuni aderenti alla rete e da quelle gestite dalla biblioteca centro rete.

2 Per la parte relativa agli acquisti centralizzati, il centro rete di Grosseto si occupa di acquisire documenti a costi più vantaggiosi ottimizzando l'utilizzo delle risorse, gestendo tutte le procedure amministrative e predisponendo gli atti dal capitolato tecnico all'aggiudicazione di forniture con gare d'appalto. Il coordinatore del Sistema assicura il costante monitoraggio degli ordini e dei costi relativi. I numerosi rapporti verso l'esterno riguardano la gestione dei contatti con i referenti delle ditte fornitrici, l'individuazione di nuovi contraenti e di nuovi metodi di approvvigionamento delle risorse documentarie destinate ad implementare il patrimonio della rete bibliotecaria. Come ogni anno la rete assegna alle biblioteche comunali una quota da destinare all'acquisto centralizzato di libri, quota determinata da una cifra uguale per tutte e da una cifra variabile in proporzione al tasso di acquisto in proprio. Nel 2009 la fornitura dei documenti in modo centralizzato - è stata affidata alla Ditta Leggere srl di Bergamo per i documenti cartacei e la ditta Alberti Nuova di Firenze per il materiale multimediale; fino alla data di perfezionamento dei contratti è stata prorogata alla ditta L.S. di Bologna la fornitura. Per gli acquisti dei buoni corriere (ditta SDA) per il prestito interbibliotecario, il centro rete si è fatto carico della procedura, distribuendo i buoni secondo una ripartizione matematica e comunque secondo necessità. Alla data di fine novembre, risultavano acquisti fatturati dai Comuni come da tabella seguente: Arcidosso 1.080,75 Castellazzara 1.555,79 Castiglione ,60 Follonica ,00 Gavorrano Grosseto ,82 Magliano 3.399,00 Manciano Massa Marittima 3.911,00 Monte Argentario 3.426,47 Orbetello 2.730,00 Roccastrada ,70 Scarlino 3.829, ,98

3 Invece la rete aveva acquistato documenti come da tabella seguente: LS 7.948,58 LEGGERE ,46 ALBERTI 3.655,05 totale ,09 Per il prestito interbibliotecario, la rete ha acquistato buoni SDA per In totale, fino ad oggi, la spesa totale sull'azione 1 è stata di ,07 Rispetto alla previsioni, ad oggi, è stato speso 77% del totale progettato per quest'azione ( ,07 su ); 70% (ovvero ,09) invece della quota regionale destinata all'acquisto di documenti ( ). Le percentuali sono destinate ad aumentare grazie agli acquisti che sia i singoli comuni che la rete faranno con i residui di fine anno (peraltro già impegnati); la quota regionale andrà rapidamente esaurita.

4 Linea d'azione 2 Catalogazione, inventariazione, digitalizzazione Per l'anno 2009, ad oggi, riguardo la catalogazione centralizzata, sono stati spesi , con un incremento di circa record, a favore della Coop. Tesauro di Grosseto. La quota complessiva di cofinanziamento dei Comuni è stata la seguente: 2009 Azione 2 Arcidosso 1.000,00 Castellazzara 1.000,00 Castiglione 1.000,00 Follonica 1.000,00 Gavorrano 1.000,00 Grosseto 6.437,00 Magliano 1.000,00 Manciano 1.000,00 Massa Marittima ,00 Monte Argentario 1.000,00 Orbetello 1.000,00 Roccastrada 1.000,00 Scarlino 1.000, ,00 Tale quota prevede un contributo forfettario di per ciascuna biblioteca, relativo al costo del proprio personale per le attività di inventariazione e gestione del record bibliografico. Nel sistema di catalogazione partecipata e centralizzata della rete bibliotecaria grossetana, infatti, la notizia creata dal centro di catalogazione è immediatamente on line e quindi può essere sfruttata da una qualsiasi altra biblioteca della rete per agganciare il proprio record gestionale, anche senza dover mandare il testo al centro di catalogazione. Risulta, da un controllo sommario, che sono

5 stati inserite a catalogo almeno opere. Per la digitalizzazione, la biblioteca di Grosseto sta ultimando la costruzione dell'archivio Globale della Maremma, una banca dati via web che contiene immagini indicizzate di documenti, fotografie e altro materiale sulla Maremma; ad oggi si conta la digitalizzazione dell'archivio della Riforma fondiaria, Archivio Ferretti (tradizioni popolari), Archivio Gori (fotografie degli anni '40/'60), Archivio delle Cartoline d'epoca, Archivio dei periodici (per ora l'ombrone 1870/1924 e la cronaca locale de Il Tirreno dal 1964 al 1994): per tale lavoro nel 2009 la Chelliana ha speso finora In totale, fino ad oggi, la spesa totale sull'azione 2 è stata di ,00 Rispetto alle previsioni, la spesa 2009 è stata del 60%; ma tenuto conto che una parte cospicua della cifra ( ) faceva parte di un contributo privato, si può verificare che sulla catalogazione la quota di finanziamento regionale e quella di cofinanziamento comunale è stata esaurita (nell'ipotesi progettuale ).

6 Linea d'azione 3 Promozione dei servizi Varie biblioteche hanno partecipato alla campagna promozionale regionale Ottobre, tipi da biblioteca. Animazioni teatrali (Roccastrada), incontri con gli autori (Massa Marittima, Arcidosso, Follonica), spettacoli (Follonica, Orbetello), letture creative (Castiglione, Follonica), laboratori di scrittura (Scarlino), esposizioni in piazza (Grosseto) e sulla spiaggia (Follonica), attività didattiche con le scuole (es. concorsi per piccoli scrittori a Grosseto, Massa M.), visite guidate, hanno costellato un anno di eventi in biblioteca. Alcune biblioteche hanno prodotto materiali promozionali, come la biblioteca Chelliana, Magliano, Follonica, Scarlino. La quota di compartecipazione comunale è stata la seguente: Arcidosso Castellazzara 600,00 Castiglione 4.760,00 Follonica 1.276,00 Gavorrano 720,00 Grosseto 8.157,00 Magliano 1.515,00 Manciano 1.170,00 Massa Marittima 5.312,00 Monte Argentario Orbetello 500,00 Roccastrada 400,00 Scarlino ,00 Quasi alla conclusione l'attività di restyling del sito web della rete, ormai in fase di test; si prevede la presentazione pubblica per il mese di gennaio p.v., per cui manca ad oggi fatturazione del lavoro svolto da una ditta incaricata.

7 Anche la prevista stampa dei segnalibri della rete, affidata ad una ditta di grafica, è imminente; è stata decisa la stampa di pezzi (fronte-retro, a colori, personalizzati), da suddividere alle varie biblioteche secondo il numero di utenti. Rispetto alle previsioni ( ), la spesa per l'azione ad oggi è stata di , ovvero il 77%; con il pagamento del restyling del sito e della stampa dei segnalibri la cifra totale sarà leggermente superiore al preventivato. Linea d'azione 4 Interventi per la conservazione e valorizzazione patrimonio storico Oltre agli interventi segnalati in precedenza per l'archivio Globale della Maremma, sono stati sviluppati i previsti progetti per la biblioteca di Grosseto relativi all'elaborazione e alla pubblicazione del catalogo del Fondo Chelli ( all'editore Pacini di Pisa) e alla catalogazione del Fondo Manoscritti (alla Coop. Tesauro), dal costo complessivo di Si segnala inoltre uno studio approfondito sugli esemplari dei 34 incunaboli presenti nella Chelliana, attraverso l'esame delle note manoscritte a margine con una prova di digitalizzazione, da sviluppare in un lavoro seguente. Inoltre la biblioteca di Roccastrada ha sviluppato un progetto per la costruzione di ipertesti da essere collocati su web a partire dai dati bibliografici di base dei libri antichi posseduti (secoli interessati: XVI-XVII) per 2.000; Follonica ha operato il trasferimento degli archivi e dell'emeroteca in luogo più sicuro ed accessibile (costo 4.920); Orbetello ha restaurato un libro di storia locale presso un laboratorio accreditato per un importo di Per il progetto cooperativo di valorizzazione dei fondi storici, la rete ha discusso il problema in vari gruppi tecnici ed ha elaborato una scheda, compilata da tutte le biblioteche, relativa alla tipologia del materiale, alla quantità, allo stato di conservazione, ad una breve descrizione della documentazione presente, affinché possa essere possibile una programmazione degli interventi di conservazione e valorizzazione, che si concentreranno nel settore digitalizzazione. Il costo del personale interno è stato quantificato in 4.500, euro 300 forfettariamente per ogni biblioteca.

8 Riepilogo: Arcidosso 300,00 Castellazzara 300,00 Castiglione 300,00 Follonica 5.220,00 Gavorrano 300,00 Grosseto 7.300,00 Magliano 300,00 Manciano 300,00 Massa Marittima 300,00 Monte Argentario 300,00 Orbetello 1.860,00 Roccastrada 2.000,00 Scarlino 300, ,00 Il totale per l'azione 4 è quindi di Come da progetto, l'azione è stata finanziata solo da risorse interne o private. Linea d'azione 5 Sviluppo attività e servizi per integrazione SBN La rete ha proceduto ad affidare la manutenzione ordinaria degli applicativi Nexus alla ditta stessa con un impegno annuale di euro; inoltre sono stati affidati a ditta locale, in accordo con il CED del Comune di Grosseto, la manutenzione dell'hardware di rete per euro, a cui si sono aggiunte alcune forniture in sostituzione del materiale non più funzionante (per 599).

9 Si è proceduto, inoltre, ad avviare l'aggiornamento di tutti gli applicativi Nexus, affinché sia possibile la compatibilità degli stessi con il software Dialogo per l'indice SBN; la fase iniziale, attraverso la creazione di 2 virtual machine, si è conclusa positivamente per cui è stato possibile provvedere all'installazione dell'area test costituita dalla suite Biblionauta per l'account manager, la versione EasyCat Dialogo per la catalogazione SBN e la versione Easyweb Five per l'opac. Il costo per tale attività, affidato a ditta esterna, è stato di 6.356, a cui si aggiungono i costi per nuovo materiale hardware (per 2.797,40). Conclusa la fase di prova, si potrà procedere alla stipula della convenzione con la Regione Toscana per l'adesione della rete grossetana al polo toscano SBN. La rete ha anche acquisito da fornitore esterno un kit PC-monitor-stampante per tutte le biblioteche, con un costo di 9.793,50. Riepilogo dei costi: Ditta Nexus ,00 manutenzione applicativi Ditta Demavideo ,00 manutenzione rete Ditta Tecnosistemi 599,00 hardware per server di rete Ditta Misco 9.793,50 acquisto PC-monitor-stampanti Ditta FCS 2.797,40 hardware per sbn Ditta Smartmedia 6.536,00 consulenza sbn totale ,90 A tale cifra si deve aggiungere la quota forfettaria del personale CED Grosseto ( 6.000) e la quota di cofinanziamento comunale stabilita da progetto in 500 a biblioteca, per un totale di Il totale per l'azione 5 è quindi di: ,90 Rispetto alle previsioni ( ), fino ad oggi la spesa è stata perfettamente in linea.

10 Linea d'azione 6 Valorizzazione e promozione riviste di cultura L'azione in origine prevedeva l'organizzazione di conferenze sui periodici correnti ( Culture del testo e del documento, Le Antiche Dogane, Amiata Storia e Territorio, Tracce di Maremma, La torre massetana, Il Gabellino ); attraverso più riunioni tecniche, è venuta l'esigenza di fornire più visibilità all'azione tramite la realizzazione di un saggio storico sulle riviste del territorio e di pannelli illustrativi (circa 10), con l'organizzazione di mostre itineranti. Il progetto è in via di esecuzione; è stato deciso di affidare l'incarico alla Fondazione Bianciardi la realizzazione di quanto detto: i tempi per la realizzazione dei pannelli sono ipotizzabili per fine marzo p.v. In tale data potrà essere quantificata anche la spesa. Altri costi FORMAZIONE: La rete ha confermato l'adesione di ogni singola biblioteca all'associazione Italiana Biblioteche (AIB), per la cifra di Il personale delle biblioteche ha partecipato a vari corsi di aggiornamento professionale, organizzati dalla Regione Toscana e dall'aib, come ad esempio: seminari sulla catalogazione in Indice SBN (Firenze), corso sull'area test Biblionauta (Prato), seminario sull'organizzazione dei servizi (Scandicci) il web 2.0 in biblioteca (Pistoia). COSTI GESTIONE COORDINAMENTO RETE Il costo per tale attività, con il pagamento al Consorzio delle Politiche Sociali dell'area grossetana per il servizio del coordinatore dr. Massimiliano Marcucci, è stato di

11 RIEPILOGO DEI COSTI: 2009 Azione 1 Azione 2 Azione 3 Azione 4 Azione 5 Az6 totale Arcidosso 1.080, ,00 300,00 500, ,75 Castellazzara 1.555, ,00 600,00 300,00 500, ,79 Castiglione , , ,00 300,00 500, ,60 Follonica , , , , , ,00 Gavorrano 1.000,00 720,00 300,00 500, ,00 Grosseto , , , , , ,82 Magliano 3.399, , ,00 300,00 500, ,00 Manciano 1.000, ,00 300,00 500, ,00 Massa Marittima 3.911, , ,00 300,00 500, ,00 Monte Argentario 3.426, ,00 300,00 500, ,47 Orbetello 2.730, ,00 500, ,00 500, ,00 Roccastrada , ,00 400, ,00 500, ,70 Scarlino 3.829, ,00 300,00 500, ,85 formaz. coordinam. TOTALE COF. COMUNI , , , , ,06 0, , ,98 COF. PROV. GR , ,00 COF. RETE , ,00 0,00 0, ,90 0, , , , ,09 TOTALE , , , , ,96 0, , , , ,07 Ai primi di dicembre, risultava speso il totale di ,07, a cui si dovranno aggiungere cifre già destinate nel settore dell'acquisto libri, catalogazione, digitalizzazione, promozione dei servizi (sito web e segnalibri) e valorizzazione delle riviste di cultura. Grosseto, 28/12/2009 Il coordinatore Dr. Massimiliano Marcucci

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