MANUALE D INSTALLAZIONE E GUIDA ALLE NOVITA

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1 AGGIORNAMENTO NIF4_0_2P25_40340_40350 MANUALE D INSTALLAZIONE E GUIDA ALLE NOVITA Pagina 1 di 57

2 SOMMARIO INSTALLAZIONE... 3 Download... 3 Installazione... 3 CONFIGURAZIONI FINALI MAILMAN GESTIONE PRATICHE Immobili Estremi Delle Formalita VISI-CAM VIDEOSCRITTURA Import Immobili Da Visura Catastale Immagini E Caselle Di Testo Opzioni Di Traslitterazione DOSSIER Configurare Le Frasi Configurare I Timbri Seconda Fase Operazioni Sul Fascicolo Serigrafia Del CD Stampa Della Superficie Del Cd Stampa E Masterizza SMS SENDER Stato Di Inoltro Mittenti Gestione Dei Gruppi Strumenti DOWATCH Pagina 2 di 57

3 INSTALLAZIONE Download: 1) Assicurarsi di avere una versione di Winzip uguale o superiore alla 8.1 Eventualmente è possibile scaricare questo applicativo dal sito 2) Eseguire il download dell aggiornamento NIF4_0_2P25_40340_40350.exe. Installazione Verifica della versione L aggiornamento P25 può essere eseguito soltanto su installazioni nelle quali è stato effettuato almeno l aggiornamento NIF4_0_2P24_40330_40340.exe. Una verifica può essere fatta da Risorse del Computer, doppio click su I:, poi sulla cartella Arianna. Scorrendo le altre sottocartelle (Alfe, Anagrafica, Archivio ecc..), accedere alla cartella Installazione, quindi ServicePacks, all interno della quale dovrebbe esserci la cartella NIF4_0_2P24_40330_40340, in questo caso siete aggiornati, e potrete procedere con l aggiornamento. In caso contrario, contattate telefonicamente l assistenza tecnica. Esecuzione del setup di aggiornamento Spegnere tutti i computer dello studio, compresi quelli collegati in terminal server e nel caso di server usati anche come client uscire dalla procedura e se possibile riavviare il server. Avviare un computer e prima di ogni altra operazione andare da Start Programmi Digital Office Strumenti e cliccare su Chiudi Mailman. Verificare attraverso TaskManager che tra i processi non ci sia DoWatch.exe, nel caso, terminarlo. Da Start Esegui, digitare taskmgr e cliccare su Ok. Nella maschera del Task Manager, selezionare la linguetta Processi, verificare se la presenza del programma DoWatch.exe, selezionarlo e cliccare su Termina Processo e successivamente su Si. Pagina 3 di 57

4 Eseguire il file NIF4_0_2P25_40340_40350.exe. Verrà avviata la procedura di installazione. Seguite le istruzioni di seguito riportate. In seguito al doppio clic sul file del Setup si presenterà la maschera che segue, cliccare su Unzip. Pagina 4 di 57

5 Il programma procederà alla decompressione dei file necessari all esecuzione dell aggiornamento. Terminata anche questa procedura, verrà visualizzata la maschera che segue. Cliccare su OK. Successivamente viene presentata una maschera di avviso, cliccare su OK. Pagina 5 di 57

6 Per avviare la procedura di aggiornamento, cliccare su OK. Compare la seguente maschera 1) Indicare la directory dove eseguire il backup. Se Ms Sql server indicare il percorso come se si fosse sul server. 2) Premere Aggiorna per avviare il programma 3) Chiudere il programma quando viene segnalato il successo dell'aggiornamento 1. Su Directory per backup database indicare la directory dove verrà eseguito il backup del database (si consiglia di lasciare quella proposta). Pagina 6 di 57

7 Se si tratta del database Sybase, la directory può essere un percorso di rete o un percorso locale al client da cui viene lanciato l aggiornamento. Ad esempio 'i:\arianna\database'. Nel caso di database MS SQL Server, anche se il bugfix viene eseguito da un client, la directory deve indicare un percorso locale al server dove è installato il database. Ad esempio 'c:\source\arianna\database'. L'utente deve ragionare come fosse posizionato alla tastiera del server. Esempio della mascherina in caso di database MS SQL server dove si inserisce il percorso come se si fosse sul server. 2. Il programma deve essere avviato con il bottone Aggiorna. Di seguito compare la seguente maschera che avvisa l'utente di quanto viene effettuato. Confermare per procedere all'aggiornamento. Note - Il programma esegue le seguenti operazioni nell'ordine indicato solo al completamento positivo di ogni singola azione: 1. verifica della correttezza del database 2. backup del database 3. aggiornamento della struttura del database (e relativa versione) 4. aggiornamento dei dati di configurazione 3. Durante l'aggiornamento il programma riporterà nella parte inferiore della maschera quanto eseguito dal programma. Al termine dell'aggiornamento verrà segnalato il completamento delle operazioni. Pagina 7 di 57

8 Cliccare su OK e poi su Chiudi. Copia dei file nelle varie cartelle di I:\ Conclusa la copia dei file sulla cartella del server, si proceda con l aggiornamento del client sul quale si sta lavorando. Cliccare su OK al messaggio che segue. La procedura di aggiornamento delle singole postazioni avviene in maniera automatica, alla prima attivazione del programma Digital Office. Pagina 8 di 57

9 E possibile che l installazione del client si blocchi in quanto assente l aggiornamento di Windows.NET Framework 3.5 sp. 1. In questo caso è necessario scaricare il pacchetto completo dal sito della Microsoft, salvare l eseguibile nella cartella i:\iflow\installazione\servicepacks\nif4_0_2p25_40340_40350\data e riavviare il processo di aggiornamento del client facendo doppio clic sul file i:\iflow\installazione\servicepacks\nif4_0_2p25_40340_40350\setup.wsf. In base alle caratteristiche del pc questa operazione potrebbe durare alcuni minuti o molto di più. Il setup prosegue con l installazione di una nuova stampante Pdf, PDF-XChange 4.0, che sostituirà la GeneraPdf per alcune funzionalità. La nuova stampante verrà utilizzata in sostituzione di Open Office al fine di una creazione più efficace di un file pdf in A1 da un file pdf standard. A fronte di ciò, dopo il P25 non sarà più necessario che nei client sia presente un istallazione di Open Office. N.B.: La GeneraPdf non deve essere disinstallata in quanto ci sono delle applicazioni di i-flow che continuano ad usarla. Questa operazione richiede un riavvio. Pagina 9 di 57

10 In breve tempo la procedura di aggiornamento darà l esito della installazione client. L aggiornamento è concluso. Pagina 10 di 57

11 CONFIGURAZIONI FINALI Concluse le operazioni di setup resta da completare un ultimo passaggio, la configurazione manuale del file Visi-Cat.ini. Esplorare le risorse fino alla cartella I:\i-flow\Installazione\NewAndOld\40350_P25_NIF.New\Configurazioni\ e modificare il file Visicat.ini. Copiare il contenuto ed incollarlo in I:\i-flow\Configurazioni\Visi-cat.ini. Nel caso in cui il cliente stia già utilizzando Visi-Cat è consigliabile prendere nota delle frasi in uso per poi riproporle nella nuova configurazione. Annotate le frasi procedere cancellando il contenuto esistente e incollando ciò che si è copiato precedentemente. N.B.: una volta copiata la nuova struttura dell ini, scrivere le cartelle di ricerca. Cercare CartellaCorrente=, si troveranno 2 risultati e dopo il simbolo di = scrivere il percorso predefinito per la ricerca delle visure (es.: CartellaCorrente=I:\iflow\visureCatastali ). Modifica della toolbar di Dotto per l utilizzo del nuovo Visi-Cat Videoscrittura Nuovo Atto. Non selezionare schemi base. Tasto destro sulle toolbar Personalizza. Selezionare la toolbar di pertinenza. Script selezionare Import dati Visi-cat. Crea/Modifica selezionare il nuovo script ImportDatiVisiCatGP.LUC. Uscire con OK. MAILMAN L installazione client copia in C:\windows\System32 la OLDOHook.dll e il nuovo updateregistry è stato modificato per la registrazione locale. Il configuratore non ha operazioni da eseguire, si rammenta solo che questa operazione può andare a buon fine solamente se l utente di Windows ha diritti di scrittura nella directory di sistema (di norma è sempre così ma è una opzione da considerare in caso di sistemi installati da terzi). Al fine di evitare malfunzionamenti legati a molteplici esecuzioni del processo OUTLOOK.exe, si consiglia di modificare TUTTI i link (Collegamenti sul desktop, Barra di avvio veloce, ecc.) di avvio del programma di posta elettronica (versioni ) utilizzando il parametro /recycle. Ad esempio C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\Outlook.exe /recycle. Pagina 11 di 57

12 GESTIONE PRATICHE La prima novità introdotta dall aggiornamento P25 riguarda l aspetto grafico di Gestione Pratiche che, come già successo per la videoscrittura, si basa su una skin di tipo MS Office Come suggerito dalle frecce nell immagine precedente, la maschera principale della pratica evidenzia alcuni nuovi campi e nel contesto generale, le pratiche si completano di nuove Azioni e di due nuove sezioni (Immobili e Estremi delle formalità). Faldone: Appunti: Campo di testo libero, introdotto per consentire l inserimento di riferimenti alla collocazione del fascicolo cartaceo nell archivio dello Studio. Il testo scritto in questo campo è ricercabile da Elenco Pratiche Elenco per campo. Campo di testo libero. Il pannello Appunti presente nella vista principale è sincronizzato con la sezione Appunti, ne consegue che ciò che verrà scritto nella maschera principale si potrà visualizzare ed editare anche dalla sezione apposita e viceversa. 4 nuove azioni da toolbar Invio sms Masterizza lista di file Stampa copertina CD/DVD Modifica allegato Pagina 12 di 57

13 3 nuove azioni per gli adempimenti completati 2 nuove sezioni Immobili: Estremi formalità: creata per consentire un ordinata gestione degli immobili collegati alla pratica, sia che provengano da import sia che siano inseriti manualmente. sezione introdotta per gestire tutte le informazioni provenienti dall import dei dati da ricevute di registrazione, trascrizione, iscrizione, voltura e Registro Imprese. Pagina 13 di 57

14 IMMOBILI La maschera compone di 4 viste, combinabili tra loro per avere una visualizzazione delle informazioni pratica ed immediata. I pannelli visualizzabili sono Esplora Documenti Proprietà Anteprima. Inserimento delle informazioni. I dati degli immobili possono essere inseriti attraverso la funzione da tasto destro, scegliendo tra l inserimento manuale o l import da visura catastale. Una volta posizionati sulla radice disposizione le varie scelte., con il tasto destro del mouse si hanno a Aggiungi cartella: Rinomina cartella: Proprietà cartella: è possibile creare una struttura di cartelle e sottocartelle nelle quali archiviare i dati relativi ad immobili di uno stesso gruppo. consente di rinominare una cartella appena aggiunta. consente di modificare il nome della cartella, modificare il testo del tool tip e anche di definire con precisione che tipi di dati saranno elencati al suo interno (Immobile, Fabbricato, Terreno). Aggiungi fabbricato: prepara all inserimento manuale dei dati relativi ad un nuovo fabbricato. Aggiungi terreno: prepara all inserimento manuale dei dati relativi ad un nuovo terreno. Importa da Visure: avvia il sistema di acquisizione automatica delle informazioni da una visura catastale. Pagina 14 di 57

15 Inserimento manuale delle informazioni relative ad un FABBRICATO Creata la struttura (che potrà essere molto semplice o complessa come quella in esempio) ed aggiunto un elemento di tipo Fabbricato, sul pannello delle Proprietà alla destra del monitor si potranno aggiungere le informazioni relative all immobile. Per rendere editabili i campi è necessario prendere in esame la funzione dei tre bottoni in basso a destra. abilita la modifica dei campi. annulla tutte le informazioni inserite. conferma i valori inseriti e imposta nuovamente i campi in stato di non modificabile. Inserimento manuale delle informazioni relative ad un TERRENO Analogamente a quanto detto per i fabbricati, le medesime funzionalità saranno disponibili per indicare le informazioni relative ai terreni. Pagina 15 di 57

16 Inserimento delle informazioni attraverso Visi-Cat La funzione disponibile da tasto destro del mouse, avvia la procedura di acquisizione delle informazioni dalla visura catastale in formato pdf. Procedere alla selezione della visura da importare cliccando su Apri. Ricercare la visura Il sistema, per impostazione predefinita, propone sempre nella lista iniziale tutti i file pdf allegati alla pratica, se tra questi non è presente la visura catastale dalla quale prendere i dati, si dovrà procedere con una ricerca nel sistema. Pagina 16 di 57

17 Opzioni di ricerca Nome documento: Sottocartelle: Ricerca avanzata: Cartella corrente: Altra cartella: Salva opzioni: Apri: Trova File: All. a mail: Ricerca: Acquisisci: Esci: campo per indicare il nome o parte del nome del file da ricercare. mettere la spunta per cercare anche nelle sottocartelle della directory di ricerca impostata. in base a ciò che si sceglie, la ricerca parziale del nome di un file adotterà un criterio del tipo nomefile* se scelgo Inizio campo. *nomefile* se scelgo Parte del campo. nomefile se scelgo ricerca esatta. mettere il segno di spunta per cercare nella cartella predefinita mettere il segno di spunta per poter indicare un ulteriore percorso dove ricercare il file archivia le scelte impostate modifica il file selezionato consente di ricercare un file usando l Esplora Risorse di Windows crea un messaggio di posta allegando i file selezionati avvia la ricerca sulla base delle opzioni impostate avvia il processo di acquisizione delle informazioni dal documento selezionato. esce dalla maschera Avviare l acquisizione Ottenuti i risultati dalla ricerca, selezionare un file di visura e cliccare su. Pagina 17 di 57

18 Si torna alla maschera iniziale, cliccare su. Dopo alcuni secondi il programma carica i dati della visura in una nuova maschera, dalla quale è possibile verificare i dati e selezionare quale immobile scaricare. Bottone Dettagli: visualizza un riquadro con l insieme dei dati riguardanti l immobile selezionato. Bottone Modifica: consente di modificare i dati dell immobile selezionato, nel caso siano stati acquisiti dei valori non corretti. Completata la valutazione dei dati acquisiti non resta che selezionare l immobile o gli immobili che interessano e cliccare su. Pagina 18 di 57

19 Il risultato dell acquisizione viene riportato nella maschera degli immobili, così come evidenziato dall immagine che segue. I dati inseriti automaticamente sono ulteriormente integrabili o modificabili con le medesime specifiche descritte in precedenza. Funzioni da tasto destro Modalità di visualizzazione Posizionandosi su un immobile o su una cartella creata manualmente, è possibile eseguire alcune funzioni richiamabili da tasto destro del mouse. Le fondamentali sono taglia e copia che consentono di incollare un immobile o una cartella all interno della stessa pratica o in una nuova pratica. I 4 pannelli che contengono le informazioni sugli immobili possono essere combinati tra loro per una ottimale visione dei dati. Esplora: Documenti: vista ad albero vista a griglia Pagina 19 di 57

20 Proprietà: Anteprima: mostra tutti i campi relativi all immobile e consente di modificarne i valori anteprima (con testo ricercabile) del documento acquisito Attraverso i pulsanti posti in alto a destra di ciascuno dei pannelli è possibile caricare la lista delle viste, per combinare tra loro ed eventualmente salvare l impostazione preferita. Vista a 3 livelli: Esplora Anteprima - Proprietà Vista a 2 livelli: Documenti Proprietà Pagina 20 di 57

21 ESTREMI DELLE FORMALITA Lo scopo della nuova sezione è quello di fornire un pannello dove l utente può inserire i riferimenti relativi alle formalità espletate per la pratica. Attraverso un meccanismo che può essere manuale o automatizzato si potranno strutturare cartelle e riferimenti legati alla registrazione, iscrizione, trascrizione, protocollazione al R.I. di ciascuna pratica. Inserimento delle informazioni. I dati degli immobili possono essere inseriti attraverso la funzione da tasto destro, scegliendo tra l inserimento manuale o l import da visura catastale. Una volta posizionati sulla radice a disposizione le varie scelte., con il tasto destro del mouse si hanno Aggiungi cartella: Rinomina cartella: Proprietà cartella: è possibile creare una struttura di cartelle e sottocartelle. consente di rinominare una cartella appena aggiunta. consente di modificare il nome della cartella, modificare il testo del tool tip e anche di definire con precisione che tipi di dati saranno elencati al suo interno (Estremi formalità, registrazione, iscrizione, annotamento, voltura, registro Imprese). Importa da Ricevuta: avvia il sistema di acquisizione automatica delle informazioni da una ricevuta in formato pdf. Aggiungi Trascrizione/Iscrizione/Annotazione/Voltura/Reg. Imprese: predispone all inserimento di valori relativi a specifici campi previsti per ciascuna delle opzioni scelte. Pagina 21 di 57

22 Inserimento manuale delle informazioni Creata la struttura (che potrà essere molto semplice o complessa come quella in esempio) ed aggiunto un elemento, sul pannello delle Proprietà, alla destra del monitor, si potranno aggiungere le informazioni relative alla registrazione dell atto. Per rendere editabili i campi è necessario prendere in esame la funzione dei tre bottoni in basso a destra. Pagina 22 di 57

23 abilita la modifica dei campi. annulla tutte le informazioni inserite. conferma i valori inseriti e imposta nuovamente i campi in stato di non modificabile. Inserimento delle informazioni attraverso Import da ricevuta pdf La funzione disponibile da tasto destro del mouse, avvia la procedura di acquisizione delle informazioni dalla ricevuta in formato pdf. Il sistema avvia la maschera di ricerca delle ricevute pdf e come impostazione predefinita, prima di avviare qualsiasi ricerca, propone all utente tutti i file di tipo pdf già allegati alla pratica. L acquisizione da ricevuta pdf funziona anche in multi selezione, ciò significa che si potranno aggiungere le informazioni di molteplici ricevute in un unica volta. Operativamente si cliccherà sul bottone e attraverso l esplora risorse di Windows si potrà navigare fino alla cartella che contiene le ricevute scaricate da internet o ricevute via mail. Con le funzionalità di selezione multipla fornite dal sistema operativo (shift + clic sx oppure ctrl + clic sx) si aggiungeranno dei file alla lista. Una volta ottenuta una lista di file, si potranno selezionare alcuni file con il clic del mouse oppure tutti con il bottone selezionarli tutti. Pagina 23 di 57

24 Un clic sul bottone per avviare il processo. Il sistema in fase di acquisizione fa alcuni controlli: Nel caso sia già stato inserito (anche manualmente) un estremo di registrazione e si cerchi di introdurne un altro, il sistema avvisa i dati nella ricevuta non saranno acquisiti, in quanto si da per scontato che a ciascun repertorio corrisponda una sola registrazione. Il sistema verifica anche la congruità tra il numero di repertorio della pratica e quello indicato all interno della ricevuta. Questo messaggio non è bloccante e si propone all utente una scelta <Si> : ignora l avviso e prosegue nel salvataggio dei dati <No> : ignora l acquisizione della ricevuta e passa alla successiva <Annulla> : interrompe l intera elaborazione I dati inseriti automaticamente sono ulteriormente integrabili o modificabili con le medesime specifiche descritte in precedenza. Modalità di visualizzazione I 4 pannelli che contengono le informazioni sulle formalità possono essere combinati tra loro per una ottimale visione dei dati. Esplora: Documenti: Proprietà: Anteprima: vista ad albero vista a griglia mostra tutti i campi relativi alla formalità e consente di modificarne i valori anteprima (con testo ricercabile) del documento acquisito Attraverso i pulsanti posti in alto a destra di ciascuno dei pannelli è possibile caricare la lista delle viste, per combinare tra loro ed eventualmente salvare l impostazione preferita. Pagina 24 di 57

25 Vista a 3 pannelli. Esplora Anteprima Proprietà Vista a 2 pannelli. Documenti Proprietà Pagina 25 di 57

26 Import in Repertorio Inserite le informazioni relative alla Registrazione dell atto, entrando nella casella di repertorio associata alla pratica si potranno scaricare gli estremi di registrazione con un solo clic usando il bottone Dati registrazione da pratica (ALT + P). N.B.: in creazione di una casella di repertorio questa funzione non è abilitata, si abiliterà solo alla modifica. Anche in questo caso il sistema fa delle verifiche sui dati della pratica e quelli del repertorio. Se il numero della casella non corrisponde a quello scritto nel pdf della ricevuta, l operazione automatica non sarà possibile. Pagina 26 di 57

27 VISI-CAM E stata aggiunta una nuova funzionalità - - che consente di non aggiornare i dati dei soggetti che si stanno importando, mantenendo il collegamento alla struttura societaria. Come descritto nell esempio, cliccando su verrà aggiornato. il soggetto MOLINARI M. CRISTINA non Usando il bottone in anagrafica., le informazioni contenute in visura sostituiranno i dati presenti NB: Il confronto viene effettuato solo sui dati base e non sulla struttura societaria. Pagina 27 di 57

28 VIDEOSCRITTURA IMPORT IMMOBILI DA VISURA CATASTALE VISI-CAT Con la nuova versione saranno possibili nuove personalizzazioni di formattazione dei valori acquisiti e sarà inoltre possibile creare nuove configurazioni da scegliere tramite una lista, al momento dell acquisizione dei dati nell atto. Attivando la funzione dall atto viene sempre proposta la maschera di scelta tra le varie configurazioni. Effettuata la scelta, cliccare sul bottone La maschera di acquisizione consente di apportare le modifiche alle configurazioni oppure proseguire con la scelta della visura e la successiva elaborazione. Qualora l atto fosse eseguito da pratica e nella stessa fossero già presenti dei dati catastali, il nuovo bottone visure. consente di acquisire quelle informazioni, evitando la ricerca di altre Pagina 28 di 57

29 Opzioni di configurazione Il clic sul bottone apre la maschera che consente di : creare nuove configurazioni modificare configurazioni esistenti selezionare una configurazione eliminare configurazioni esistenti Nuova configurazione: cliccando sul bottone appare la seguente maschera: Inserire il nome e l eventuale descrizione della configurazione che si vuole salvare. Cliccare sul bottone Salva config. per salvare. Modifica configurazione: cliccando sul bottone appare la seguente maschera: In questa maschera si andranno a configurare le seguenti opzioni: Pagina 29 di 57

30 Cartella Corrente: l impostazione di questo campo consente di indicare al programma qual è la cartella nella quale andare a ricercare i file delle visure (probabilmente una cartella creata appositamente nella quale le visure catastali vengono salvate). Modalità di inserimento della frase: questo campo, nella visualizzazione principale, se è selezionato impone al programma di scaricare la frase con i dati catastali racchiusi nei riferimenti a dato, se il campo non è selezionato, allora la frase verrà scaricata in puro testo. Opzioni di formattazione Comune ed indirizzo : l impostazione di questi campi consente di indicare al programma come si desidera inserire i campi descritti a seconda della opzioni impostate. Comune: Indirizzo: esattamente come scritto in visura catastale con la prima lettera in Maiuscolo interamente in minuscolo. esattamente come scritto in visura catastale prima lettera in Maiuscolo (toponimo ed indirizzo) es: Via Roma toponimo minuscolo ed indirizzo Maiuscolo es: via Roma Scelta delle frasi: in queste sezioni si potranno scegliere le 8 frasi di riferimento, ovvero 8 frasi predefinite da usare per scaricare i dati catastali acquisiti direttamente nell atto. Queste sono solo delle frasi di partenza, il sistema in fasi successive consente di scegliere la frase che meglio si adatta all immobile che si sta gestendo. Configurando anche il percorso generico per le frasi del terreno e del fabbricato, l operazione di scelta frasi viene agevolata proponendolo all utente. Si precisa che, nel caso in cui non siano state configurate le frasi relative alla consistenza in m2, per le tre tipologie (fabbricato principale, successivo e graffato), il programma in presenza di un immobile con la suddetta consistenza, inserisce l immobile sfruttando la frase di base adeguata (se principale, userà Fabbricato Principale Consistenza in vani ; se successivo, Fabbricato successivo Consistenza in vani, se graffato, Graffato Consistenza in vani ). Quindi, se non si configurano le frasi per i mq, si userà la relativa frase dei vani. Tutte le configurazioni impostate in questa sezione, sono salvate nel file I:\iflow\Configurazioni\Visi-cat.ini. IMMAGINI E CASELLE DI TESTO Da questa versione è stata ottimizzata la possibilità di inserire nei documenti di videoscrittura sia immagini che caselle di testo. Dal menù Inserisci, scegliere l opzione Immagine o Casella di testo. Pagina 30 di 57

31 Sia le immagini, che le caselle di testo, vengono inserite nella posizione in cui si trova il cursore, sarà possibile posizionarle successivamente. Non è possibile inserire immagini o caselle di testo nell intestazione o nel piè di pagina. Per eliminare una casella di testo o un immagine è necessario selezionare l elemento (se un elemento è selezionato sono evidenziati i bordi del riquadro con i punti per il ridimensionamento) e premere il tasto CANC da tastiera. Pagina 31 di 57

32 OPZIONI DI TRASLITTERAZIONE Le nuove impostazioni di configurazione della traslitterazione sono disponibili dal menù Strumenti Opzioni Traslitterazione. Le possibilità di traslitterazione sono gestite attraverso la combinazione dei vari check impostabili in questa finestra. Mantieni il numero: dopo la traslitterazione il sistema non elimina il valore in cifre. o Metti il numero dopo : il sistema sposta il valore in cifre dopo la traslitterazione. o Aggiungi le parentesi: il valore in cifre viene racchiuso tra i caratteri impostati. o Aggiungi separatore : nel caso di cifre in migliaia, il sistema aggiunge i separatore (predefinito del sistema operativo) secondo le normali logiche. Traslittera zeri dopo la virgola: le cifre dopo la virgola, se sono zeri, vengono traslitterati secondo le regole che seguono. Traslittera in lettere dopo la virgola: le cifre, diverse da zero, dopo la virgola, vengono traslitterate. Traslitterazione valore zero: gli zeri dopo la virgola vengono traslitterati secondo quanto impostato. Traslitterazione della virgola: il carattere, viene tradotto in lettere secondo quanto impostato. Traslitterazione valuta: o Opzione 1: la cifra viene traslitterata completamente. Pagina 32 di 57

33 o o Opzione 2: la cifra viene traslitterata completamente e viene aggiunta la parola centesimi. Opzione 3: la cifra viene traslitterata solo per gli interi, i decimali restano numerici e separati da /. Le impostazioni di traslitterazione si applicano a cifre inserite come testo nei documenti, utilizzando le apposite funzioni disponibili con il tasto destro del mouse. Le stesse funzionalità sono disponibili anche se la traslitterazione viene eseguita in lingue diverse dall italiano. Pagina 33 di 57

34 DOSSIER Con l aggiornamento P25 si rende disponibile una nuova funzionalità che consente di gestire velocemente la stampa delle copie degli atti e la loro riproduzione, su carta o su supporto informatico. Il concetto alla base di Dossier è quello di fornire all utente un interfaccia intuitiva, configurabile e veloce per ottenere con pochi clic un file in formato PDF che contenga tutti i documenti che compongono una determinata pratica. Altrettanto facilmente sarà possibile stampare il file o masterizzarlo e contemporaneamente gestire un etichettatura del CD che riporti i dati essenziali della pratica e del contenuto del cd. L attivazione della procedura di generazione del fascicolo PDF si esegue dalla Pratica, cliccando sul bottone o dalla voce di menù Strumenti Creazione dossier. Attivata la procedura, si procede nel modo seguente: 1. Viene innanzitutto presentata una maschera dove sono riepilogati tutti gli allegati della pratica, solo allegati che rappresentino file fisici, non sono previsti allegati di tipo database come ad esempio la casella di repertorio, parcelle/proforma, modello unico ecc.. Pagina 34 di 57

35 Attraverso le due toolbar è possibile eseguire alcune funzioni principali: consente di aggiungere alla lista un documento acquisendolo da scanner. avvia la conversione in pdf del file selezionato. Questa funzione consente di stampare in pdf utilizzando l interfaccia avanzata, potendo quindi scegliere di stampare con la fincatura. apre l esplora risorse del sistema operativo per poter aggiungere un file non collegato alla pratica ma salvato su disco. apre il file selezionato. avvia la seconda fase di creazione del fascicolo. esce dalla procedura e torna alla maschera della pratica. pulsantiera per ordinare i file allegati. L ordine impostato in questa fase sarà l ordine delle pagine nel documento finale. seleziona / deseleziona tutti gli allegati. consente la configurazione delle frasi da apporre nel documento durante la fase di creazione del fascicolo. Configurare le frasi avvia la maschera per configurare i timbri da apporre sulla copia dell originale. Cliccando sul bottone verrà visualizzata la maschera seguente. Attraverso questo pannello è possibile gestire alcune frasi che possono essere incluse nella creazione del fascicolo. Pagina 35 di 57

36 La preparazione delle frasi da includere (1 sola scelta per ogni fascicolo) va fatta creando un file TXT da salvare in I:\i-flow\Utility\Dossier\Diciture\. Essendo file in txt non è possibile impostare formattazioni (font, centrato, grassetto ecc..). Oltre al puro testo è possibile inserire nelle frasi delle parti variabili che vengano valorizzate automaticamente in fase di elaborazione. La lista completa dei riferimenti a dato che si possono includere nelle frasi è disponibile aprendo il file I:\iflow\Utility\Dossier\Diciture\Tutti i campi.txt. La scelta tra una di queste due opzioni consente di impostare in modo predefinito se impostare o no l uso della frasi. Questa sezione consente di scegliere la frase e cliccando su cambia carattere di impostare il font del testo che verrà stampato. Tra i riferimenti a dato che è possibile inserire nelle frasi ci sono anche i conteggi di fogli/facciate, attraverso queste due opzioni si possono definire i parametri per il conteggio. Configurare i timbri Pagina 36 di 57

37 Un altra funzionalità utilizzabile nella creazione del fascicolo, è la possibilità di stampare dei Timbri recanti le informazioni relative ai dati della formalità. Cambia Carattere e Cambia Colore, servono ad impostare il font ed il colore del testo che verrà utilizzato per stampare il timbro. Da questo pannello è possibile indicare in quale posizione della prima pagina posizionare il timbro. Offset, senso di lettura del testo e dimensioni del timbro vanno impostati attraverso i parametri indicati di seguito. Si può ulteriormente specificare in quale pagina stampare i timbri. Avvio della seconda fase Una volta indicate le impostazione predefinite e selezionati i file da unire per la creazione del fascicolo pdf, cliccare sul bottone per procedere. Scegliere la frase da applicare. Pagina 37 di 57

38 Applicare il timbro di registrazione. Nel caso il sistema rilevi la presenza di estremi di formalità ulteriori alla registrazione. Il risultato dell elaborazione sarà un file pdf che si chiama Fascicolo.pdf Le frasi per la copia e la formattazione dei Timbri sono configurabili attraverso dei file.txt che si trovano in i:\i-flow\utility\dossier\diciture\ (per le frasi di copia) e in i:\iflow\utility\dossier\timbri\ (per i timbri). Le parti variabili sono gestite da campi speciali che il configuratore inserirà nel file txt, la lista completa dei campi si trova in i:\i-flow\utility\dossier\diciture\test-tutti-i-campi.txt. Particolare è il comportamento dei campi per le date. In pratica ad oggi si possono formattare le date in due modi, o solo numerico (es: 07/06/2011) o parzialmente traslitterato (es: 07 giugno 2011). Il primo risultato si ottiene usando <DataCopia>, il secondo usando <DataCopiaLett>. Pagina 38 di 57

39 In i:\i-flow\utility\dossier\dossier.ini c è una chiave, DatiRegImp0="", che gestisce il carattere da utilizzare nel caso di importi di registrazione uguali a ZERO. Il sistema viene fornito senza valori, il configuratore potrà impostare numeri, lettere o simboli tra le. Operazioni sul Fascicolo Attraverso la toolbar, presente nella maschera di anteprima del file prodotto, sarà possibile applicare ulteriori azioni sul file appena creato. Modifica. Apre il file pdf con il programma predefinito in Windows. Stampa. Apre la pagina di imposta stampa e avvia la stampa del file pdf. Invia. Allega il file ad un messaggio di posta elettronica. Consente di impostare il testo di un messaggio di posta predefinito. Serigrafia del CD. Avvia la fase di predisposizione alla stampa serigrafata della copertina di un cd. * Necessario hardware dedicato. Masterizza. Avvia il processo di masterizzazione del file selezionato. Stampa copertina CD. Prepara la stampa a getto d inchiostro della copertina di un CD. * Necessario hardware dedicato. Firma. Avvia il programma predefinito per la firma digitale. Una volta chiusa, questa maschera potrà essere richiamata attraverso l azione disponibile da tasto destro del mouse tra gli allegati della pratica. Serigrafia del CD Per l utilizzo di questa funzione è necessario che sul client che la esegue sia installato un drive Cd- Dvd con supporto LightScribe. Pagina 39 di 57

40 La prima finestra che viene visualizzata consente di scegliere quale layout utilizzare per la stampa della superficie del supporto. Le copertine possono essere solo in formato emf, producibili attraverso programmi come Microsoft Office Visio o Corel Draw. Apre il file emf con il visualizzatore predefinito di Windows. Apre l esplora risorse di Windows per aggiungere altri emf. Esegue una finestra che consente di modificare i dati che verranno stampati. Esporta il file emf in formato bitmap. Esegue la stampa della superficie del supporto, non la serigrafia. Avvia il driver LightScribe per la serigrafica del cd. Stampa Della Superficie Del Cd/Dvd Hardware consigliato: Epson Stylus Photo Px Photo-PX660 Attraverso la Stampante Epson Stylus Photo Px 660 e l integrazione con il software i-flow è possibile eseguire la stampa della superficie del supporto nel quale si andrà a masterizzare la copia fascicolo da consegnare al cliente. Pagina 40 di 57

41 Cliccando sull icona si avvia la maschera che consente la scelta del modello da stampare (come detto per il LightScribe). Una volta selezionata la grafica da stampare sulla superficie del supporto, cliccare su. Il sistema carica una finestra nella quale è possibile selezionare il percorso di destinazione e il nome del file bmp che verrà generato, e successivamente utilizzato dal software di Epson per la stampa. Archiviato il file immagine, si procede cliccando su. Si avvia il software Epson, scegliere il menù Sfondo dalla barra laterale sinistra, quindi scegliere File e cercare nella cartella I:\i-flow\gp\copertine esportate il file generato in precedenza. Ultima operazione, avviare il processo di stampa. Stampa e masterizza Hardware consigliato: Primera Bravo Disc Publischer se - La procedura di Stampa e masterizzazione del fascicolo si avvia attraverso il bottone. Si avvia una maschera di configurazione, nella quale è possibile: Impostare manualmente i parametri di stampa / masterizzazione solo per questa sessione. Richiamare un progetto di stampa / masterizzazione pre-configurato. Creare / modificare / eliminare progetti. Pagina 41 di 57

42 Gestione progetti (1) APRI PROGETTO. Consente la modifica delle impostazioni del progetto selezionato nella lista a sinistra. AGGIUNGI PROGETTO (pratica corrente). Apre il pannello di configurazione di un nuovo progetto. Questo progetto sarà utilizzabile solo nella pratica corrente. ELIMINA PROGETTO. Elimina, definitivamente, il progetto selezionato nella lista a sinistra. AGGIUNGI PROGETTO (globale). Apre il pannello di configurazione di un nuovo progetto. Questo progetto sarà utilizzabile in tutte le pratiche. Operazioni selezionabili (2) Indicare quali operazioni dovranno essere eseguite, per questa sessione, dalla stampante / masterizzatore. Volume (3) Nome del disco Opzioni (4) Impostazioni relative al tipo di supporto su cui masterizzare, sulle copie da fare e sul comportamento in caso di errori. Pagina 42 di 57

43 Se abilitato, in caso di errore nella masterizzazione o nella stampa, il sistema stamperà la parola RIFIUTATO sulla superficie del supporto. Se abilitato, il sistema non farà operazioni se il supporto contiene già dei file. Operazioni (5) Pannello dove vengono elencate le operazioni che sta eseguendo la stampante. Gestione Dei Progetti La creazione / modifica di un progetto avviene attraverso uno specifico pannello. Analogamente a quanto descritto nel capitolo relativo a Gestione Pratiche, il pannello di modifica dei progetti si sviluppa su più pannelli, ciascuno dei quali propone delle visualizzazioni diverse dei dati inseriti. Sul lato sinistro si trovano le schede da completare con le informazioni necessarie al progetto. E il nome del progetto. Per modificarlo posizionarsi e fare tasto destro rinomina. Opzioni di masterizzazione e stampa (vedi paragrafi precedenti). Pagina 43 di 57

44 Funzione che consente di associare una copertina da stampare. Posizionarsi sulla voce e fare tasto destro. Consente di aggiungere dei file predefiniti al proprio progetto di stampa e masterizzazione. Posizionarsi sulla voce e fare tasto destro. Pagina 44 di 57

45 SMS SENDER La funzionalità di invio sms è disponibile sia da bottone della Taskbar, Strumenti Invio Sms, che da azione della Pratica o dalla maschera dell Anagrafica. Il prodotto è soggetto ad abilitazione e prevede l acquisto di un pacchetto ricaricabile di sms. I pacchetti di sms acquistabili hanno validità 12 mesi, se entro la scadenza non si acquista un nuovo pacchetto, gli sms residui vengono persi. Per motivi di sicurezza, per inviare un sms è sempre necessario autenticarsi inserendo username e password nell apposita maschera di login. Il pannello di gestione degli sms si presenta, a prescindere dal modulo che lo avvia, nella maniera seguente. Pagina 45 di 57

46 La maschera principale è Invia SMS, le funzioni a disposizione sono: dove è possibile scegliere il nome che verrà visualizzato nel display del cellulare destinatario del messaggio. I mittenti sono configurabili, si possono aggiungere nuovi mittenti ed eliminarne altri. Il mittente che viene fornito alla sottoscrizione del contratto non è cancellabile. campo nel quale scrivere o importare i numeri telefonici destinatari del messaggio. Il criterio di inserimento manuale non prevede una verifica sui caratteri digitati. Il separatore nel caso di invio a più destinatari, è la virgola. questo bottone abilita l interfaccia che consente di aggiungere ai mittenti di un sms anche liste di distribuzione pre-configurate. spazio riservato al testo del messaggio. E possibile inserire del testo manualmente o importare dei messaggi predefiniti. Sotto la casella c è il contatore dei caratteri rimanenti. Un sms può essere al massimo di 160 caratteri e un testo può essere lungo al massimo 9 sms (9 x 160). si tratta delle funzione che consente di richiamare nella casella Testo, dei messaggi predefiniti. I modelli si configurano nell apposita sezione e il nome assegnato a ciascun modello verrà proposto in questa lista. L inserimento di un modello, cancella il testo eventualmente già scritto mentre è possibile aggiungere del testo ad un messaggio dove è stato già inserito il testo di un modello. Una volta scelto il modello dalla lista, cliccare su Seleziona per importare nella casella Testo. Pagina 46 di 57

47 cliccando su questo bottone l sms predisposto verrà inviato. Prima di essere inoltrato, l sms viene verificato nelle sue caratteristiche principali ovvero la congruità dei numeri di telefono inseriti (min. 7 max 15 numeri compreso il prefisso internazionale), la lunghezza del testo, la presenza di un mittente e la disponibilità di credito. STATO DI INOLTRO SMS Il clic sul bottone sms. carica l interfaccia che consente di verificare lo stato di invio degli Utilizzando i due campi di ricerca (mittente e/o destinatario) è possibile ricercare tra tutti gli sms inviati usando il bottone Una volta individuato quello che interessa, cliccando su invio del messaggio. è possibile capire lo stato di MITTENTI Questo pannello abilita all inserimento dei mittenti collegati al proprio account. In pratica è possibile definire diversi mittenti che possono essere utilizzati per l invio degli sms. Pagina 47 di 57

48 Tra i mittenti c è sempre quello non cancellabile cioè il primo mittente, quello fornito alla sottoscrizione del contratto. La scelta di usare altri mittenti è suggerita per dare al destinatario dei messaggi una indicazione più specifica su chi sta inviando il messaggio. Il nome del mittente non può superare gli 11 caratteri, così come previsto dai protocolli dei gestori di telefonia mobile. Cliccando su si carica il pannello che consente di creare nuovi Mittenti ed eventualmente di definirli predefinito imponendo al programma di presentare sempre uno stesso mittente come default. L operazione si completa scrivendo il nome del nuovo mittente e cliccando su GESTIONE DEI GRUPPI DI DESTINATARI Il pannello di Gestione Gruppi consente di predisporre delle liste di distribuzione, per associare ad un nome molteplici soggetti destinatari. Pagina 48 di 57

49 Per creare un nuovo gruppo, posizionarsi su Gestione Gruppi, quindi inserire nel capo Nome il titolo del gruppo (ad esempio: Banca Unicredit, Azienda ABC, ecc..). Successivamente nel pannello inferiore Numeri, inserire i soggetti che faranno parte del gruppo, utilizzando il bottone. Completata la lista dei soggetti, confermare le operazioni cliccando su. STRUMENTI Visualizza informazioni relative al credito residuo e ai servizi attivati sul proprio account. Interfaccia per la predisposizione dei testi predefiniti per gli sms. Consente di importare i contatti da Microsoft Outlook (versioni ). Consente di importare contatti dall anagrafica di i-flow. Pagina 49 di 57

50 Il bottone attiva la funzionalità di import dei contatti dall anagrafica di i-flow. Per filtrare i soggetti in anagrafica è possibile scegliere dalla lista il TIPO, poi cliccando su parte la ricerca attraverso i consueti filtri, in i-flow (questa operazione potrebbe richiedere diversi minuti). Pagina 50 di 57

51 Nel caso in cui tra i soggetti selezionati ci siano i riferimenti telefonici, questi saranno importati nel pannello centrale, dal quale poi potranno essere creati nuovi gruppi o semplicemente saranno utilizzati per un invio. Pagina 51 di 57

52 DOWATCH Allega file e crea una nuova pratica Rinomina del file in fase di allegazione. Attraverso il campo editabile Nome proposto è possibile rinominare il file che si sta allegando alle pratiche, assegnando un nome a piacere. Configurazione tipi documento e gestione automatica in background dell archiviazione dei file. Con un doppio clic sull icona nell area di notifica di Windows si apre la maschera di gestione di DoWatch nella quale si potranno configurare alcuni automatismi. Pagina 52 di 57

53 Una volta caricata la maschera di DoWatch, cliccare sul nuovo bottone. Attraverso il pannello che viene presentato a video si potranno definire dei parametri che consentiranno al programma di archiviare automaticamente i file che vengono salvati nella cartella Allega a Pratiche, senza intervento manuale da parte dell utente. Il sistema viene presentato già con una configurazione di base ma ciascuno potrà personalizzare la proposta attraverso i bottoni righe o eliminare righe presenti. con i quali si potranno inserire nuove Per ciascuna riga il configuratore dovrà indicare - Un prefisso che verrà utilizzato dal sistema automatico per capire il tipo di file. - Una descrizione che sarà in seguito evidenziata nella lista degli adempimenti della pratica - Il tipo di documento. Questa scelta è molto importante perché ad ogni tipo di documento proposto nella lista (non configurabile) sono associate azioni diverse. - Una cartella di archiviazione. Il sistema automaticamente preleva il file archiviato nella Allega a pratiche e lo sposta in una directory definitiva che potrà essere generica (I:\iflow\GpAllegati) o definita dal configuratore. Le azioni sono le attività che si possono eseguire su un allegato di una pratica attraverso il menù da tasto destro. Attraverso la configurazione dei tipi di file sarà possibile salvare un file (acquisito da scanner, salvato da internet, ecc.) che, se opportunamente rinominato, verrà automaticamente salvato nella pratica. La corretta codifica deve essere: NUMERO PRATICA + PREFISSO + Nome Generico. Ad esempio: Pagina 53 di 57

54 Da Internet Explorer si vuole salvare un file pdf nella pratica e chiamarlo manuale di installazione. Il file dovrà essere salvato in una delle directory monitorate dal sistema (configurazione del file dowatch.ini). Il nome sarà num.pratica+prefisso (non mettere spazi o altri caratteri tra i due). In alternativa si potrà aggiungere anche un nome a proprio piacere, separandolo dalla precedente codifica usando uno spazio. Cliccando su Salva, il file verrà archiviato direttamente in pratica e spostato nella directory dedicata al tipo di documento scelto (prefisso). Pagina 54 di 57

55 Il sistema di archiviazione in background può monitorare uno o più cartelle di archiviazione, così che sia possibile impostare nella maniera più comoda le configurazioni di scanner o altri sistemi. Nel caso di errata codifica in fase di archiviazione, il sistema non farà nessun tipo di ragionamento ma, semplicemente, caricherà la consueta maschera nella quale l utente dovrà manualmente decidere quali operazioni intraprendere per quel file. Configurazione del DOWATCH.INI Esplorare le Risorse del Computer fino a I:\i-flow\GP\DOWatch.ini. Aprire il file. Cercare il riquadro [BackgroungWatchedFolders]. In questa sezione del file si configurano le cartelle che DoWatch dovrà costantemente controllare per individuare files da allegare alle pratiche. La prima riga NumItems indica quante saranno, in totale, le cartelle configurate. Successivamente, per ogni directory da far monitorare, si dovranno predisporre 2 righe. Pagina 55 di 57

56 Folder1=, Folder2= : indicano il percorso fisico nel quale si trova la directory A ciascuna riga tipo Folder1= andrà associata una riga di tipo User1= nella quale si potranno definire quali utenti (di Windows) hanno i diritti di accesso a tale directory (* indica Everyone, il separatore è il pipe ). Nell esempio all immagine precedente, si nota che la prima cartella monitorata è C:\Allegati Pratica e che solo l utente di Windows User1 è autorizzato a monitorarla e quindi a gestirne il contenuto. Nella seconda riga, la directory I:\Allegati Pratica è disponibile a tutti gli utenti. Nella terza riga, invece, la cartella I:\AllegaCartella3 potrà essere gestita solo dagli utenti User1 e User2. CRITERIO DI APPLICAZIONE DELLA DESCRIZIONE DELL ALLEGATO PRATICA Nel DoWatch.ini, sezione [General], è presente un istruzione che va configurata per indicare al sistema quale criterio utilizzare per l indicazione della descrizione del documento allegato alla pratica. Ad esempio: Si carica un file da Internet Explorer Salvare il file nella cartella configurata per DoWatch in background. Entrando nella pratica 359, tra gli allegati si troverà il pdf salvato in precedenza e la descrizione sarà la parte di nome successiva al prefisso obbligatorio (359VC Visura appartamento). Ciò si verifica in quanto nel DoWatch.ini si è lasciata la scelta predefinita, 0. Pagina 56 di 57

57 Nel caso in cui si opti per modificare il DoWatch.ini cambiando da 0 a 1, il risultato in pratica sarà diverso, in quanto l opzione 1 utilizzerà la descrizione generica che è stata impostata durante la configurazione dei Tipi associati alle sigle. Nel caso in cui si opti per modificare il DoWatch.ini impostando 2, il risultato in pratica sarà l unione delle precedenti impostazioni. Pagina 57 di 57