RINNOVO ORGANI CONSIGLIO CCIAA CROTONE ( D.M. 4 AGOSTO 2011 NN. 155 E 156 ) MANUALE OPERATIVO. Sito Internet:

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1 RINNOVO ORGANI CONSIGLIO CCIAA CROTONE ( D.M. 4 AGOSTO 2011 NN. 155 E 156 ) MANUALE OPERATIVO Sito Internet: 1

2 Requisiti minimi Hardware 1. Personal Computer 2. Lettore di Smart Card o in alternativa TOKEN USB 3. Masterizzatore CD/DVD 4. CD / DVD Masterizzabile NON Riscrivibile 5. Carta Nazionale dei Servizi con certificati di firma digitale ATTENZIONE i certificati hanno validità di 3 anni e sono rinnovabili 1 sola volta (se si è già in possesso di CNS verificarne la scadenza) in alternativa alla CNS è possibile utilizzare un Token USB Requisiti minimi Software 1. Software per la creazione di Fogli Elettronici quali: Excel; Calc di Openoffice (scaricabile gratuitamente sul seguente sito ); Calc di Libreoffice (scaricabile gratuitamente sul seguente sito ); ovvero altri software di fogli elettronici in grado di salvare i file in formato.csv 2. Software per la conversione di fogli elettronici (contenete l elenco degli iscritti Allegato B) in formato PDF/A; a questo scopo è possibile utilizzare il software gratuito PDF Creator scaricabile al seguente link: 3. Software per la crittografazione e firma digitale dei documenti quali: File Protector (gratuito sia per la firma digitale che per la crittografia dei file, liberamente scaricabile al seguente Link Dike (versione gratuita solo per firma digitale liberamente scaricabile al seguente link per crittografare i file con Dike, è necessario acquistare la versione PRO). 2

3 Creazione del foglio elettronico ALLEGATO B 1.1 Modalità di creazione e formattazione del foglio elettronico Allegato B Le organizzazioni di cui al comma 2, art 2 DECRETO Ministero dello Sviluppo Economico del 4 agosto 2011, n. 156 presentano l elenco delle imprese associate, redatto secondo lo schema di cui all allegato B. L Allegato B dovrà contenere l elenco degli iscritti nelle organizzazioni imprenditoriali. Il foglio elettronico dovrà contenere le seguenti Colonne (Campi) formattate esattamente secondo lo schema seguente: Nome campo Formattazione del campo Commento Progressivo NUM (numero) numero progressivo per ciascuna impresa o unità locale CCIAA ALFANUM (numeri e lettere) Sigla provincia della Camera di Commercio nel nostro caso KR Codice fiscale ALFANUM Identificativo principale di impresa compresi gli zeri Numero REA NUM (numero) Da evidenziare per le unità locali, se presente viene fatto un controllo di congruenza con il Codice Fiscale indicato, se informazione non presente indicare comunque il valore 0 Inserire i dati di continuo SENZA riportare valori speciali Denominazione e ALFANUM (numeri e lettere) interpretabili come ragione sociale delimitatore ad esempio ( ; :, * ) etc. Inserire i dati di continuo SENZA riportare valori Indirizzo ALFANUM (numeri lettere) interpretabili come delimitatore ad esempio ( ; :, * ) etc. Città ALFANUM (numeri e lettere) Codice Ateco ALFANUM Codifica ATECORI

4 Il foglio elettronico dovrà essere formattato in modo che tutte le colonne entrino in una pagina A4 formattata in verticale tale formattazione si rende necessaria in quanto i file andranno convertiti in PDF/A e le colonne fuori area di stampa potrebbero risultare illeggibili a tal fine impostare i campi con il Testo a capo. Di seguito è riportato un esempio di formattazione corretta Formattazione NON corretta: 4

5 Si consiglia al termine dell inserimento di verificare la correttezza dell impaginazione anche attraverso la funzione Anteprima di Stampa. Salvare il file come AllegatoB.xls 1.2 Errori ricorrenti processo importazione dati da Infocamere Si ricorda che i dati da Voi forniti dovranno essere utilizzati da uno specifico software che in caso di incongruità dei dati immessi escluderà il/i record (riga contenente i dati dell impresa) non validi. Di seguito alcuni errori tipici nella procedura dell elaborazione dei dati forniti dalle associazioni che potrebbero causare lo scarto dei dati: Messaggio Intestazione campi non valida Tipo file non ammesso Rilevato progressivo non numerico Provincia ente diversa dalla provincia utente Rilevato Codice Fiscale non corretto Rilevato numero REA non numerico Ordine del campo progressivi non rispettato Progressivo non presente Provincia non presente Codice Fiscale non presente Denominazione non Accettata (non utilizzare caratteri speciali) Errore numero colonne previste Errore riscontrato Intestazione del file csv non corretta(numero delle colonne di testata non esatto). Il file non ha estensione.csv. Rilevato un campo progressivo dell'elenco non di tipo numerico. Rilevata una riga dell'elenco con campo cciaa diversa dalla cciaa dell'utente che sta eseguendo il caricamento del file. Rilevata una riga dell'elenco con campo codice fiscale non corretto (lunghezza del valore diversa da 11 o 16 caratteri). Rilevata una riga dell'elenco con campo numero REA non di tipo numerico. Il sistema controlla che i valori del campo progressivo dell'elenco sia una progressione numerica a partire dal valore 1. Non è ammesso un salto numerico, ma è possibile scambiare l'ordinamento delle righe. Rilevato un campo progressivo dell'elenco non valorizzato. Rilevato un campo cciaa dell'elenco non valorizzato. Rilevato un campo codice fiscale dell'elenco non valorizzato. Il valore Denominazione del form non è accettato dal sistema. Il sistema non consente l'utilizzo di caratteri speciali. Rilevata una riga dell'elenco con un numero di campi non conforme al tracciato 5

6 Creazione/Conversione dell ALLEGATO B in formato.pdf/a e salvataggio del file in formato.csv 2.1 Creazione/conversione del file AllegatoB.xls in formato PDF/A Il formato PDF/A rappresenta lo standard dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni adottato per consentire la conservazione nel lungo periodo degli stessi. Per creare un file in questo formato occorre aver installato sulla propria stazione un programma che configuri una stampante virtuale in grado di generare file pdf da qualsiasi applicazione. Un software estremamente valido e utile allo scopo è PDF Creator, liberamente scaricabile al seguente link: Dopo aver scaricato ed installato il programma, nella finestra Stampanti e fax Apparirà una stampante virtuale che utilizzeremo per creare il file PDF/A Aprire il file AllegatoB.xls 6

7 Nel menu File selezionare il comando Stampa. Nella schermata suggestiva selezionare la stampante virtuale PDF Creator e confermare In OpenOffice/LibreOffice 7

8 Nella finestra successiva cliccare sul tasto Opzioni Apparirà la seguente schermata e procedere secondo il seguente percorso: Cliccare su Salvataggio a sinistra della schermata Scegliere come documento predefinito il formato PDF/A-1b Cliccare su Salva 8

9 Si ritornerà alla schermata precedente si cliccherà sul pulsante Salva per procedere con la creazione del file. 9

10 Nel finestra successiva si dovrà indicare il nome del file e la cartella in cui effettuare il salvataggio successivamente confermare l operazione ciccando su Salva. Verrà creato il file Allegato B.pdf nel formato PDF/A, contenente l elenco degli associati che dovrà 10

11 essere successivamente firmato digitalmente e crittografato (vedere istruzioni nella modulistica) con il certificato pubblico rilasciato dalla Camera di Commercio e reperibile al seguente indirizzo all interno della sezione dedicata al rinnovo del Consiglio Camerale. 2.2 Salvataggio del file AllegatoB.xls in formato.csv Aprire nuovamente il file excel AllegatoB.xls Nel menu File selezionare il comando Salva con nome. Per salvare il file in formato.csv si seguirà il percorso come da immagine seguente: Per Microsoft Excel scegliere come tipo file CSV (delimitato dal separatore di elenco)(*.csv) : Per OpenOffice e LibreOffice procedere come segue: 11

12 Confermare la scelta: Scegliere come Separatore di campo il (;) confermare e dare conferma a tutte le richieste 12

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14 Firma digitale dei documenti dai inviare alla CCIAA di Crotone Si ricorda che per poter firmare digitalmente i documenti da inviare alla CCIAA sarà necessario possedere: Carta CNS in corso di validità Lettore di smart-card/token USB Software di firma/crittografazione dei file quali File Protector, Dike o altro software (per il download dei programmi far riferimento alle indicazioni contenute a pagina 2 del presente documento) Nel caso di prima installazione del software File Protector dopo aver avviato il token USB potrebbe succedere che il software stesso non sia in grado di riconoscere il dispositivo visualizzando il seguente errore: 14

15 In tal caso effettuare le seguenti operazioni: Cliccare sul pulsante Utilità Apparirà la seguente schermata Cliccare sul pulsante Import Certificato Procedere all'installazione dei driver per l'utilizzo del dispositivo 15

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17 Avviare il File Protector Cliccare sul pulsante Dispositivo - Configurazione Scegliere alla voce Lettore la dicitura AK910 Ckey 0 e cliccare su OK Effettuando il Login il File Protector sarà in grado di riconoscere il token USB 17

18 3.1. Verifica della data di scadenza della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Se la smart-card non risulta scaduta ma prossima alla scadenza si consiglia comunque di rinnovarla Dopo aver inserito la Smart-Card nel lettore aprire il software di firma/crittografazione e seguire il percorso indicato: 1) cliccare sul tasto Login Per gli utenti del software File Protector 2) inserire il proprio codice PIN 18

19 3) cliccare sul menu Dispositivo Certificati disponibili 4) si presenterà una schermata contenente il certificato di cifratura ed il certificato di firma legati alla Vs. smart-card, selezionarne uno e cliccare su ok 19

20 5) apparirà una finestra contenete i Vs. dati e la data di scadenza del certificato. Per gli utenti del software Dike Per il corretto utilizzo del software Dike è necessario installare anche l applicativo Dike Util scaricabile dallo stesso sito segnalato alla pagina 2 1) aprire il programma Dike Util e cliccare sul tasto Mostra certificati 20

21 2) apparirà una finestra come la seguente contenete il certificato di cifratura e di firma digitale si cliccherà sull icona del certificato (1) apparirà una finestra contenente i dati del titolare della smart-card e la data di scadenza dei certificati (2) 21

22 3.2. Firma dei documenti da trasmettere Si ricorda che andranno firmati entrambi i documenti contenenti l elenco degli iscritti all associazione: il foglio elettronico.csv e il file in formato PDF/A La procedura di seguito descritta varrà anche per la firma del file con estensione.pdf Per gli utenti del software File Protector 1) Aprire il programma ed autenticarsi con PIN (se non lo si è già fatto in precedenza) cliccare sul tasto 2) Nella finestra successiva selezionare il file da firmare, creato in precedenza (si veda il Par. 2.1) nel ns. caso il file.csv 3) Apparirà una schermata simile alla seguente cliccare sul tasto Aggiungi Firma 22

23 4) Apparirà una schermata simile alla seguente riportante il nominativo del firmatario del documento; come cartella predefinita di salvataggio il programma utilizzerà la cartella di provenienza del file firmato, altrimenti si andrà ad agire sul tasto sfoglia Nel caso di token USB oltre il File Protector si potrà utilizzare il SW di firma presente all'interno del token stesso. 23

24 Avviare il token USB da Risorse del computer Cliccare sul file Autorun.exe Apparirà la seguente schermata Cliccare sul tasto Firma Selezionare il file AllegatoB.csv Firmare il file AllegatoB.csv 5) Il programma creerà, nella cartella di destinazione, un file con estensione.p7m simile al seguente: 24

25 Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato (si veda il Par. 2.1) ottenendo anche per il file PDF/A una copia firmata con estensione.p7m come da immagine seguente: Per gli utenti del software Dike 1) Aprire il programma e cliccare sul tasto 2) Nella finestra successiva selezionare il file da firmare, creato in precedenza (si veda il Par. 2.1) nel ns. caso il file.csv 3) Il programma ritornerà alla schermata precedente riportando l indicazione ed il percorso del file selezionato. 4) Cliccare sul tasto 5) Apparirà una finestra attraverso la quale si sceglierà la destinazione del salvataggio del file con estensione.p7m (il programma proporrà come cartella predefinita la cartella di provenienza del file di origine) successivamente si darà conferma. 25

26 6) Inserire il pin e confermare con OK, il sistema confermerà la corretta apposizione della firma digitale 7) Il programma creerà, nella cartella di destinazione, un file con estensione.p7m simile al seguente: Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato (si veda il Par. 2.1) ottenendo anche per il file PDF/A una copia firmata con estensione.p7m come da immagine seguente: 26

27 Crittografazione dei documenti da inviare Dopo aver firmato digitalmente i 2 file (nel ns. esempio allegatob.pdf.p7m; allegatob.csv.p7m) contenenti l elenco degli iscritti all Associazione, si può scegliere di procedere alla crittografazione degli stessi (come da istruzioni nella modulistica) con la chiave fornita dalla CCIAA di Crotone e scaricabile dal sito all indirizzo all interno della sezione dedicata al rinnovo del Consiglio Camerale. 4.1 Importazione del certificato della Camera nel Software di firma/crittografazione dei file Dopo aver scaricato il certificato di firma sul proprio PC verificare che l estensione sia.cer cliccando con il tasto destro del mouse selezionando la voce proprietà. Per gli utenti del software File Protector 1) Aprire il programma ed autenticarsi con PIN (se non lo si è già fatto in precedenza) cliccando sul tasto Database dei certificati cliccare poi sul menu Strumenti e opzioni successivamente su 2) Apparirà la seguente finestra dalla quale andremo ad importare il certificato scaricato dal sito della Camera cliccando sul tasto Importa da file 27

28 3) Successivamente, cliccando sul tasto Sfoglia si selezionerà il file.cer scaricato in precedenza si cliccherà poi su apri 4) Si cliccherà ancora su importa si riceverà poi un messaggio di conferma 5) Per visualizzare il certificato importato selezionare nella schermata seguente utenti finali. 28

29 6) Chiudere la finestra e tornare alla schermata principale cliccare poi su Cifra. 7) Selezionare il documento da cifrare (nel ns. esempio il file è AllegatoB.csv.p7m) 29

30 8) Apparirà una schermata simile alla seguente si procederà selezionando il certificato importato e cliccando sul tasto Aggiungi 9) Si noterà che il certificato è stato aggiunto nel pannello di destra. Si cliccherà poi sul tasto Salva 30

31 10) Dopo il salvataggio, nella cartella del file d origine sarà salvato un file crittografato con estensione.p7e e leggibile solo dal Responsabile del Procedimento della CCIAA di Crotone. Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato ottenendo anche per il file PDF/A una copia crittografata con estensione.p7e Nella cartella di destinazione verranno creati quindi i seguenti file: TALI FILE ANDRANNO POI MASTERIZZATI SU CD O DVD ED INVIATI ALLA CAMERA DI COMMERCIO DI CROTONE 31