Manuale utente del servizio di Posta Elettronica Certificata

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1 27 Ottobre 26 Manuale utente del servizio di Posta Elettronica Certificata Pagina 1 di 5

2 27 Ottobre 26 TABELLA DELLE VERSIONI Versione Data Paragrafo Descrizione delle modifiche apportate 1A Tutti Nascita del documento 1B Inserito intero capitolo Modifiche ai capitoli Inserito intero capitolo Inseriti nuovi client. 1C Inserito msg relativo alla presenza di virus in fase di invio pag. 24 Inserito msg relativo alla presenza di virus in fase di ricezione pag. 29 2A Tutti Revisione dell intero documento per adeguarlo alla nuova normativa di Posta Elettronica Certificata così come previsto dal Decreto Ministeriale del 2/11/25 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 266 del 15/11/25 e dalle Regole Tecniche in esso contenute Inserito paragrafo per installazione plug-in S/MIME Control Pagina 2 di 5

3 27 Ottobre 26 Indice 1 INTRODUZIONE SCOPO DEL DOCUMENTO APPLICABILITÀ CREAZIONE DI UN ACCOUNT DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA OUTLOOK 22/ Creazione Account POP Creazione Account IMAP OUTLOOK EXPRESS 5/ Creazione Account POP Creazione di nuove cartelle in locale INVIO DI UN MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA RICEZIONE DI UN MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA CAPACITÀ DELLA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA CONSULTAZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA VIA BROWSER WEB INSTALLAZIONE DELL S/MIME CONTROL APPENDICE...5 Pagina 3 di 5

4 27 Ottobre 26 1 Introduzione 1.1 Scopo del documento Il presente manuale intende fornire un aiuto all utente per l utilizzo del servizio di Posta Elettronica Certificata, previsto dall Atto Aggiuntivo n. 2 al Contratto Quadro per l Interoperabilità della RUPA. Questo manuale è coerente con la versione attualmente utilizzabile del servizio; il manuale sarà aggiornato in accordo alle evoluzioni del servizio. 1.2 Applicabilità Per usufruire delle funzionalità della Posta Elettronica Certificata è possibile utilizzare un qualsiasi client di posta internet (vedi l appendice per un elenco di prodotti che sono stati testati con l applicazione). Per semplicità nel proseguo verrà utilizzato, come esempio, il client Outlook Express 5.5 di Microsoft. E prevista anche la possibilità di accesso al servizio utilizzando un browser Web; in questo caso nel seguito si farà riferimento, come esempio, al browser Web Internet Explorer di Microsoft. Per l utilizzo del servizio di Posta Elettronica Certificata ogni utente dovrà disporre dei seguenti dati necessari per la configurazione del client di posta: indirizzo di posta elettronica certificata; identificativo del server che gestisce la posta in arrivo; identificativo del server che gestisce la posta in uscita; nome account e relativa password; URL per l accesso al servizio via browser Web. Tali dati saranno forniti dal gestore del servizio a seguito dell accreditamento presso l Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e delle loro Aree Organizzative Omogenee (AOO) di un amministrazione che richieda l utilizzo del servizio di Posta Elettronica Certificata e definisca le proprie esigenze in relazione al servizio stesso. Negli esempi proposti nel seguito, le informazioni utilizzate sono a titolo esemplificativo. Pagina 4 di 5

5 27 Ottobre 26 2 Creazione di un account di posta elettronica certificata Come primo passo, per utilizzare la Posta Elettronica Certificata, è necessario creare e configurare un opportuno account nel client di posta utilizzato. Nelle sezioni che seguono verranno illustrate le operazioni da compiere per la configurazione dei maggiori client di posta elettronica utilizzando i protocolli IMAP e POP3 nonché SMTP. 2.1 Outlook 22/23 Di seguito verranno illustrate le azioni da eseguire per configurare il proprio account di Posta Elettronica Certificata su Microsoft Outlook 22/23 con i protocolli POP3 e IMAP Creazione Account POP3 Configurando la posta con POP3 i messaggi vengono scaricati e resi disponibili per la consultazione off-line. Dal menu Strumenti selezionare Account di posta elettronica : Selezionare quindi l opzione Aggiungi un nuovo account di posta elettronica : Pagina 5 di 5

6 27 Ottobre 26 Selezionare a questo punto l opzione POP3 : Ciccando successivamente su Avanti viene mostrata la schermata seguente: Pagina 6 di 5

7 27 Ottobre 26 Inserire le informazioni relative all account di Posta Elettronica Certificata che si sta configurando: Nome: Nome Cognome o Ufficio Indirizzo di posta elettronica: Inserire le informazioni relative al server: POP3 (posta in arrivo): postacert.rupa.it SMTP (posta in uscita): postacert.rupa.it Inserire il nome account e la password relativa e se si vuole, opzionalmente, si può salvare la password. Premere il tasto Altre Impostazioni per continuare nella configurazione della casella: Nella cartella Generale come mostrato nelle figure seguenti, inserire il nome casella per poterla ben descrivere e identificare, selezionare quindi la cartella Server della posta in uscita e selezionare la checkbox relativa all autenticazione dell invio dei messaggi di posta, scegliere di utilizzare l opzione Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo. Pagina 7 di 5

8 27 Ottobre 26 Selezionare a questo punto la cartella Impostazioni avanzate ed impostare i 2 flag su Il server richiede una connessione crittografata (SSL) sia per il Server della posta in arrivo che in uscita: Nel caso di utilizzo di POP3, è possibile richiedere di conservare una copia dei messaggi sul server, cliccando sulla casella Lascia una copia dei messaggi sul server. Pagina 8 di 5

9 27 Ottobre 26 A questo punto la configurazione è finita e correttamente effettuata, cliccare su OK, successivamente premere Avanti nella schermata di configurazione account di posta elettronica che viene ripresentata ed in seguito Fine sulla successiva Creazione Account IMAP Configurando la posta con IMAP i messaggi rimarranno residenti sul server di posta. Dal menu Strumenti selezionare Account di posta elettronica : Pagina 9 di 5

10 27 Ottobre 26 Selezionare quindi l opzione Aggiungi un nuovo account di posta elettronica : Selezionare a questo punto l opzione IMAP : Ciccando successivamente su Avanti viene mostrata la schermata seguente: Pagina 1 di 5

11 27 Ottobre 26 Inserire le informazioni relative all account di Posta Elettronica Certificata che si sta configurando: Nome: Nome Cognome o Ufficio Indirizzo di posta elettronica: Inserire le informazioni relative al server: IMAP (posta in arrivo): postacert.rupa.it SMTP (posta in uscita): postacert.rupa.it Inserire il nome account e la password relativa e se si vuole, opzionalmente, si può salvare la password. Scegliere il tasto Altre Impostazioni : nella cartella Generale, inserire il nome casella per poterlo ben descrivere, selezionare la cartella Server della posta in uscita e selezionare la checkbox relativa all autenticazione dell invio dei messaggi di posta, scegliere di utilizzare l opzione Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo come illustrato nelle figure seguenti: Pagina 11 di 5

12 27 Ottobre 26 Selezionare la cartella Impostazioni avanzate ed impostare i 2 flag su Il server richiede una connessione crittografata (SSL) sia per il Server della posta in arrivo che in uscita: A questo punto la configurazione è finita e correttamente effettuata, cliccare su OK, successivamente premere Avanti nella schermata di configurazione account di posta elettronica che viene ripresentata ed in seguito Fine sulla successiva. Pagina 12 di 5

13 27 Ottobre Outlook express 5/6 Di seguito verranno illustrate le azioni da eseguire per configurare il proprio account di Posta Elettronica Certificata su Microsoft Outlook Express versioni 5 e/o 6 con i protocolli POP3 e IMAP Creazione Account POP3 Configurando la posta con POP3 i messaggi vengono scaricati in locale e resi disponibili per la consultazione off-line. Dal menu Strumenti selezionare la voce Account : Pagina 13 di 5

14 27 Ottobre 26 Pagina 14 di 5

15 27 Ottobre 26 Aggiungere un nuovo Account di Posta Elettronica: Pagina 15 di 5

16 27 Ottobre 26 Riempire il campo Nome Visualizzato con il nome che si vuole compaia al destinatario come mittente: Pagina 16 di 5

17 27 Ottobre 26 Inserire nel campo Indirizzo di posta elettronica il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata: Ad esempio: o Pagina 17 di 5

18 27 Ottobre 26 Selezionare, utilizzando il menu a tendina, il tipo di protocollo di comunicazione che si intende utilizzare per il dialogo con il server, che può essere IMAP o POP3: IMAP : protocollo di comunicazione che consente di accedere in remoto ad un server di posta; attraverso la sincronizzazione delle cartelle si possono gestire i messaggi e le cartelle come se fossero disponibili in locale; POP3 : protocollo di comunicazione che consente di gestire messaggi e cartelle localmente; consente di mantenere anche una copia dei messaggi sul server. Immettere nei campi server di posta in arrivo e server di posta in uscita (POP3, IMAP) l identificativo del server di posta certificata postacert.rupa.it IMAP POP3 Utilizzando il protocollo IMAP le cartelle di default, e quelle eventualmente create dall utente, saranno sincronizzate con il server, per cui è necessario ricordarsi che la casella di posta ha una capacità di 3 MB; il protocollo POP3, invece, scarica di default la posta direttamente in locale. Pagina 18 di 5

19 27 Ottobre 26 Inserire il nome account e la password della propria utenza di Posta Elettronica Certificata (la possibilità di selezionare la voce Memorizza Password è opzionale): Pagina 19 di 5

20 27 Ottobre 26 Selezionare Fine per portare a termine la creazione, Indietro per modificare quanto immesso in precedenza: Pagina 2 di 5

21 27 Ottobre 26 E necessario modificare le caratteristiche dell utente di Posta Elettronica Certificata agendo sulle sue proprietà (Tasto destro del mouse sulla casella appena creata): Pagina 21 di 5

22 27 Ottobre 26 in particolare è necessario richiedere l autenticazione anche sul servizio SMTP ( Autenticazione del server necessaria ) selezionando il flag relativo presente nella cartella Server ; tale autenticazione vale sia per accesso via IMAP che POP3: IMAP POP3 Per quanto concerne le informazioni relative sui server della posta in arrivo e in uscita, inserire le informazioni seguenti: Per la connessione al server per leggere i messaggi (IMAP o POP3) : postacert.rupa.it Per la connessione al server per inviare i messaggi (SMTP): postacert.rupa.it Ricordarsi di selezionare la checkbox relativa al Server della posta in uscita e in particolare Autenticazione del server necessaria. Cliccando successivamente sul pulsante Impostazioni compare la schermata seguente: Pagina 22 di 5

23 27 Ottobre 26 Selezionare Usa le stesse impostazioni del server della posta in arrivo. Pagina 23 di 5

24 27 Ottobre 26 In seguito selezionare la scheda Impostazioni Avanzate e selezionare il flag relativo a : Posta in uscita (SMTP) Il server necessita di una connessione protetta (SSL) Posta in arrivo (IMAP o POP3) Il server necessita di una connessione protetta (SSL) IMAP POP3 Nel caso di utilizzo del protocollo POP3, è possibile richiedere di conservare una copia dei messaggi sul server, cliccando sulla casella indicata. N.B. Tale funzione contribuisce al riempimento della casella di posta. Pagina 24 di 5

25 27 Ottobre 26 Utilizzando invece il protocollo IMAP, al primo accesso, è necessario effettuare una sincronizzazione delle cartelle associate all utente, verrà richiesto Visualizzare l elenco delle cartelle disponibili? cliccare su Si : Successivamente viene visualizzata la schermata seguente, nella quale occorre cliccare sul pulsante Ok ; Pagina 25 di 5

26 27 Ottobre 26 vengono visualizzate, localmente, le cartelle disponibili sul server. Pagina 26 di 5

27 27 Ottobre Creazione di nuove cartelle in locale Dal menù file scegliere Cartella e di seguito Nuova : Evidenziare Cartelle locali ; come mostrato nella schermata seguente: Pagina 27 di 5

28 27 Ottobre 26 Inserire il nome della cartella da creare e cliccare sul pulsante OK : La nuova cartella verrà visualizzata nelle cartelle locali: Pagina 28 di 5

29 27 Ottobre 26 A questo punto è possibile spostare, ad esempio tutte le ricevute di avvenuta consegna, in questa cartella (nell esempio denominata <CONSEGNA>) per permetterne una gestione in locale. Analogamente, è raccomandabile creare ulteriori cartelle in locale da dedicare ai messaggi. Tali scelte contribuiranno in misura significativa ad evitare il raggiungimento del limite della casella. Pagina 29 di 5

30 27 Ottobre 26 3 Invio di un messaggio di Posta Elettronica Certificata Inserire l account di Posta Elettronica Certificata a cui si vuole spedire un messaggio, l oggetto e il testo, infine selezionare Invia : E facilmente verificabile come l invio di un messaggio di Posta Elettronica Certificata non introduca alcuni elementi nuovi per l utente. Il servizio, tuttavia, possiede alcune peculiarità, come mostrato di seguito. Pagina 3 di 5

31 27 Ottobre 26 Successivamente all invio, al mittente vengono recapitate due ricevute, una di accettazione ed una di avvenuta consegna. Tali ricevute vengono inviate al mittente, rispettivamente, dal sistema di Posta Elettronica Certificata del mittente e del destinatario, infatti: La prima è relativa alla accettazione del messaggio ed è spedita dal sistema di posta del mittente (Ricevuta di accettazione) La seconda è relativa all avvenuta consegna del messaggio ed è spedita dal sistema di posta del destinatario (Ricevuta di avvenuta consegna). Pagina 31 di 5

32 27 Ottobre 26 Per leggere il corpo del messaggio è necessario selezionare il pulsante Continua : Pagina 32 di 5

33 27 Ottobre 26 Se non si desidera la visualizzazione futura di questo messaggio, basta selezionare la relativa casella. Pagina 33 di 5

34 27 Ottobre 26 Qualora, durante l invio di una di posta certificata, il proprio sistema di posta rilevasse la presenza di un virus informatico all interno del messaggio stesso, sarà inviata al client mittente una notifica con oggetto AVVISO DI NON ACCETTAZIONE PER VIRUS per dare chiara comunicazione al mittente dei motivi che hanno portato al rifiuto del messaggio. Pagina 34 di 5

35 27 Ottobre 26 Nel caso in cui il gestore di posta certificata del destinatario rilevi nel messaggio inviato la presenza di un virus informatico, lo stesso sistema del gestore destinatario genera un Avviso di rilevazione virus informatico che restituisce al gestore mittente con l indicazione dell errore riscontrato. All arrivo di un tale avviso il proprio gestore emette un Avviso di mancata consegna per virus che invia al mittente per comunicare l impossibilità di dar corso alla trasmissione. Pagina 35 di 5

36 27 Ottobre 26 4 Ricezione di un messaggio di Posta Elettronica Certificata Al destinatario viene consegnato, da parte del sistema di Posta Elettronica Certificata di appartenenza, il messaggio segnalandolo come messaggio con firma digitale del mittente. Anche in questo caso per poter accedere al corpo del messaggio è necessario selezionare il pulsante Continua : Pagina 36 di 5

37 27 Ottobre 26 La mail contiene una descrizione del messaggio ricevuto e segnala che esso è contenuto nell allegato della stessa. Evidenziare e selezionare l allegato: Pagina 37 di 5

38 27 Ottobre 26 Scegliere di aprire l allegato: Pagina 38 di 5

39 27 Ottobre 26 E ora possibile consultare il messaggio inviatoci attraverso il sistema di Posta Elettronica Certificata: L apertura dell allegato, contenente il messaggio originale, si rende oltretutto necessaria per avere la certezza di rispondere all indirizzo del mittente. Infatti, nel caso specifico di utilizzo della funzione Rispondi, se l allegato non viene aperto, la e- mail di risposta viene inviata al server, che ha provveduto a gestire il messaggio in modalità Posta Elettronica Certificata, e non al mittente del messaggio. Pagina 39 di 5

40 27 Ottobre 26 5 Capacità della casella di Posta Elettronica Certificata L atto aggiuntivo n 2, tra i requisiti contrattuali, definisce la capacità della casella di Posta Elettronica Certificata in 3 MB. Sono previsti in tal senso, dei limiti predefiniti, entro i quali, l utilizzatore della casella di Posta Elettronica Certificata verrà informato circa il livello di riempimento della casella. La tabella riporta i messaggi e le variazioni delle funzionalità di base che saranno generati dal sistema di Posta Elettronica Certificata al raggiungimento delle prefissate soglie di riempimento della casella di posta: limite Oggetto msg Testo del msg Funzioni disabilitate Azioni suggerite 1 22Mb Your mailbox is over its size limit Your mailbox has exceeded one or more size limits set by your administrator. Your mailbox size is xxxx KB. Mailbox size limits: You will receive a warning when your mailbox reaches xxxx KB. You may not be able to send or receive new mail until you reduce your mailbox size. To make more space available, delete any items that you are no longer using or move them to your personal folder file (.pst). Items in all of your mailbox folders including the Deleted Items and Sent Items folders count against your size limit. You must empty the Deleted Items folder after deleting items or the space will not be freed. See client Help for more information. Nessuna E consigliato eseguire manutenzione sulla mailbox (vd. punti 1 e 2) 2 25Mb Your mailbox is over its size limit Your mailbox has exceeded one or more size limits set by your administrator. Your mailbox size is xxxx KB. Mailbox size limits: You will receive a warning when your mailbox reaches xxxx KB. You cannot send mail when your mailbox reaches xxxx KB.You may not be able to send or receive new mail until you reduce your mailbox size. To make more space available, delete any items that you are no longer using or move them to your personal folder file (.pst). Items in all of your mailbox folders including the Deleted Items and Sent Items folders count against your size limit. You must empty the Deleted Items folder after deleting items or the space will not be freed. See client Help for more information. Invio (Viene permessa la sola ricezione di messaggi) E opportuno eseguire manutenzione sulla mailbox (vd. punti 1 e 2) 3 3Mb Your mailbox is closed Your mailbox has exceeded one or more size limits set by your administrator. Your mailbox size is xxxx KB. Mailbox size limits: You will receive a warning when your mailbox reaches xxxx KB. You cannot send mail when your mailbox reaches xxxx KB. You cannot send or receive mail when your mailbox reaches xxxx KB. You may not be able to send or receive new mail until you reduce your mailbox size. To make more space available, delete any items that you are no longer using or move them to your personal folder file (.pst). Items in all of your mailbox folders including the Deleted Items and Sent Items folders count against your size limit. You must empty the Deleted Items folder after deleting items or the space will not be freed. See client Help for more information. Invio e Ricezione (la casella è bloccata!) E necessario eseguire manutenzione sulla mailbox (vd. punti 1 e 2) Pagina 4 di 5

41 27 Ottobre 26 Nei tre casi indicati, sono consigliati alcuni accorgimenti che consentono una gestione ottimale della casella di Posta Elettronica Certificata: 1. è buona norma predisporre delle cartelle in locale (vedi cap ); questo permette di gestire e conservare localmente messaggi, ricevute di accettazione e ricevute di avvenuta consegna (tali ricevute contribuiscono in misura significativa al raggiungimento del limite dei 3 MB); 2. è buona norma inviare allegati in modalità compressa. Inoltre, nel caso di utilizzo della casella di Posta Elettronica Certificata da una sola postazione di lavoro, è consigliabile utilizzare il protocollo POP3S per la ricezione dei messaggi; in questo caso, si rende indispensabile, non richiedere di conservare una copia dei messaggi sul server togliendo il relativo flag dall opzione indicata alla pag. 8 Pagina 41 di 5

42 27 Ottobre 26 6 Consultazione della Posta Elettronica Certificata via Browser Web La consultazione e l invio di Posta Elettronica Certificata via WebMail non comporta praticamente nessuna differenza rispetto al client appena descritto. Outlook Web Access (OWA) rende possibile l accesso alle caselle di posta certificata, sia dall ufficio che da casa, tramite una connessione internet. Gli utenti possono inviare e ricevere messaggi ma non scaricarli in locale. L indirizzo internet per accedere al servizio OWA è il seguente : https://postacert.rupa.it Dopo aver digitato l indirizzo, si apriranno due finestre di Avviso di protezione : Cliccare Si. Pagina 42 di 5

43 27 Ottobre 26 Il server, a questo punto, come prima cosa chiederà le proprie credenziali in termini di Nome Utente e Password, come mostrato nella figura seguente: Dopo aver inserito le credenziali si accederà alla propria casella postale, la visualizzazione è molto simile ad OutLook: Pagina 43 di 5

44 27 Ottobre 26 per leggere un messaggio è sufficiente cliccare due volte su di esso: Pagina 44 di 5

45 27 Ottobre 26 All interno del messaggio ci sarà un allegato denominato "postacert.eml" contenente il messaggio originale spedito, per leggerlo si deve cliccare su di esso dopodiché il sistema chiederà se si intende aprire l allegato o salvarlo su disco: Pagina 45 di 5

46 27 Ottobre 26 Se si intende aprire l'allegato selezionare il pulsante Apri, altrimenti per salvare l allegato in locale e visualizzarlo successivamente, selezionare il pulsante Salva ; se il sistema di posta predefinito per aprire i file con l'estensione.eml è OutLook Express, come nell esempio, questo aprirà l'allegato richiesto e lo visualizzerà: Per creare ed inviare un messaggio si deve cliccare sul tasto Nuovo in alto a sinistra nella pagina iniziale di OWA, dopodiché si aprirà una finestra dove poter inserire l'indirizzo del destinatario, l oggetto, il testo del messaggio e così via: Pagina 46 di 5

47 27 Ottobre 26 se si vogliono inserire degli allegati bisogna cliccare sul pulsante Allegati finestra come la seguente:, si aprirà una Pagina 47 di 5

48 27 Ottobre 26 cliccando sul pulsante Apri verranno inseriti i dati del percorso del file, se si intende allegare altri files è sufficiente ripetere i passi precedenti; Pagina 48 di 5

49 27 Ottobre 26 il messaggio è ora pronto per essere spedito cliccando sul pulsante Invia. 6.1 Installazione dell S/MIME Control Per una corretta gestione delle mail firmate digitalmente si richiede l installazione della plug-in S/MIME Control. Per installare il componente portarsi nella finestra delle Opzioni (disponibile nell angolo in basso a sinistra) e individuare la sezione Protezione posta elettronica. Da qui è possibile installare la componente cliccando sul tasto Download o Reinstalla, a seconda che si sia effettuata in passato l istallazione del plug-in o che sia la prima volta che viene installato. Pagina 49 di 5

50 27 Ottobre 26 Prima installazione: Successive installazioni: 7 Appendice Di seguito è riportato un elenco di client di posta elettronica che possono essere usati per l invio e la ricezione della Posta Elettronica Certificata. Outlook Express 5.x e 6.; Outlook 2, 22 e 23. Per consultare la Posta Elettronica Certificata tramite un browser web è necessario utilizzare Microsoft Internet Explorer 6 con Service Pack 1, in quanto altri browser non garantiscono una completa compatibilità con Outlook Web Access (OWA). Pagina 5 di 5

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