EMISSIONE DELL OFFERTA E RIESAME DEL CONTRATTO Rev. 00 del 11/11/08

Transcript

1 P DISTRIBUZIONE A tutti i membri dell organizzazione ING. TOMMASO 2 SCOPO La presente Procedura ha lo scopo di definire come devono essere svolte tutte le attività relative all acquisizione e gestione di un offerta o di un contratto, dalla eventuale ricezione della richiesta di offerta al riesame del contratto stesso, e quali sono le relative responsabilità. 3 CAMPO DI APPLICAZIONE Le prescrizioni della presente Procedura devono essere applicate a tutte le attività inerenti l offerta, l acquisizione e la gestione e il riesame del contratto sia di committenti pubblici che privati. 4 RESPONSABILITÀ Il T è responsabile dell applicazione di questa Procedura in collaborazione con COM 5 PRESCRIZIONI GENERALITÀ Gli inviti di gara possono pervenire secondo modalità diverse; essi possono essere preceduti da richiesta di offerta. Per l'acquisizione dei dati necessari alla preventivazione e quindi all'emissione dell'offerta, si deve fare riferimento alle apposite check-list relative al controllo delle offerte richiamate ai paragrafi successivi. Le modalità operative in sede di predisposizione dell'offerta prevedono che siano: soddisfatti tutti i requisiti esplicitamente od implicitamente espressi dal Committente; Rev. Motivo revisione Redatto Verificato Approvato 00 Prima emissione Giovanni Rizzuto Giovanni Rizzuto T. Ciccopiedi Firma Firma Firma Pag. 1 di 6

2 disposti correttamente tutti i documenti previsti in detta fase; preparate in modo corretto e completo le eventuali documentazioni tecniche richieste in detta fase. Le modalità operative in sede di riesame del contratto acquisito permettono di verificare che lo stesso: riporti in modo chiaro i contenuti dell'offerta o faccia esplicito riferimento alla stessa. La presente Procedura riporta altresì le modalità gestionali in merito al trattamento di eventuali modifiche al contratto siano esse richieste dal Committente a seguito di difficoltà operative emerse in corso d'opera. I paragrafi che seguono definiscono il contenuto delle sopra citate fasi. 6 GESTIONE DELL OFFERTA 6.1 GENERALITÀ La gestione dell offerta avviene tramite: Scelta del bando di gara; Richiesta di invito a presentare offerta ed eventuale formulazione della stessa; Richiesta diretta di formulazione di offerta da parte del Committente. Ad ogni richiesta diretta verrà data sempre una risposta scritta, anche in mancanza di interesse alla formulazione dell offerta. Tutte le richieste, le offerte e la mancata partecipazione devono essere sottoposte alla firma di approvazione di T. 6.2 FORMULAZIONE DELL OFFERTA In relazione alle tipologie sopradette nella formulazione dell Offerta si distinguono due casi: Partecipazione a Gare di Appalto Richiesta Diretta di Offerta Partecipazione a gare di appalto - Acquisizione dei dati e formulazione Offerta La funzione T seleziona i bandi di gara ove esista un interesse della ING. TOMMASO a partecipare alla gara di appalto, ovvero riceve l invito a partecipare. T con il supporto di COM, analizza il bando di gara al fine di decidere in merito alla partecipazione, Pag. 2 di 6

3 valutando sia gli aspetti tecnico/economici dell'intervento richiesto sia gli eventuali vincoli in termini di partecipazione (associazioni temporanee d'impresa, consorzi, ecc.). Decide, sulla base dell'esame preliminare, se partecipare o meno alla gara. COM predispone quanto necessario alla richiesta di partecipazione da inviare al potenziale Cliente ed in particolare raccoglie tutti i documenti per la partecipazione alla gara (documentazione legale, elenco referenze, ecc.) e, se applicabile, i documenti richiesti per un'associazione temporanea o consorzio. Una volta definita la partecipazione alla gara da parte di T e COM ognuno per gli aspetti di propria competenza, procede alla raccolta della documentazione e al suo esame valutando in particolare: per il capitolato: le clausole da osservare, le responsabilità (in particolare per interventi ove necessita operare in associazione con altre imprese), i ruoli esercitati dalla Direzione Lavori o da altri Enti preposti al controllo dell'opera, le modalità di gestione delle modifiche in corso d'opera e l'eventuale gestione dei lavori in economia, i requisiti qualitativi per i computi metrici: le tecnologie operative richieste, il metodo di valutazione di ciascuna voce (a corpo/a misura, i gradi di libertà lasciati alla ING. TOMMASO ) per la documentazione tecnica (eventuale): la completezza dei dati di ingresso, la comprensibilità delle informazioni, i limiti fisici di fornitura, in merito all'opera o servizio da realizzare, in seguito a sopralluogo da parte di tecnico incaricato da COM (se necessario). per la eventuale lettera d'invito: la presenza di clausole integrative al capitolato e la documentazione amministrativa da produrre. COM richiede, se necessario, chiarimenti al Committente. T provvede a formalizzare per iscritto un'eventuale rinuncia alla partecipazione alla gara a seguito dell'analisi condotta. Nel caso di partecipazione alla gara T dà avvio a tutte le attività previste ed indicate nel punto seguente a partire dalla decisione di partecipare alla potenziale commessa, con specifico riferimento alla presentazione dell'offerta. Richiesta diretta di Offerta: Acquisizione dei dati e formulazione di Offerta La funzione T riceve direttamente la richiesta di offerta dal Committente (detta richiesta può essere corredata da documentazione tecnica del Committente). Pag. 3 di 6

4 La funzione T, con il supporto di COM, analizza la richiesta di offerta e l'eventuale documentazione tecnica per valutare l'opportunità di partecipare o meno alla potenziale commessa. La suddetta documentazione verrà inserita in apposita cartella sulla cui testata verrà indicato: Numero progressivo Ente appaltante/richiedente Oggetto della gara/fornitura Importo a base d asta Scadenza presentazione offerta L analisi della documentazione ricevuta ha lo scopo di: verificare oggettivamente la fattibilità tecnica ed economica dell'intervento studiare soluzioni ottimali effettuare la valorizzazione dei costi, delle collaborazioni eventualmente da richiedere, della capacità di soddisfare i requisiti legati alle tempistiche di esecuzione degli interventi. Nel caso di partecipazione COM dopo aver compilato il modulo da applicare su carpetta destinata alla raccolta della documentazione provvede ad acquisire tutti gli elementi necessari ad una corretta formulazione dell'offerta attraverso una verifica in sito documentata con Modulo di sopralluogo (Mod. 006-A) (se necessario e ove necessario Richiesta d offerta (Mod. 008-A). COM predispone documentazione di carattere legislativo-amministrativo richiesta e raccoglie tutti gli elementi riportati precedentemente, necessari alla formulazione dell'offerta. 6.3 RIESAME DELL OFFERTA T provvede alla verifica della completezza/correttezza del contenuto e di quanto riportato in allegato all'offerta stessa. Dopo la verifica dell offerta, T firma l offerta per approvazione. L'esito negativo di detta verifica comporta integrazioni/modifiche ai documenti d'offerta. Il riesame viene eseguito da T. Il riesame si intende completato con l emissione dell offerta. 6.4 GESTIONE Pag. 4 di 6

5 6.4.1 ACQUISIZIONE, RIESAME ED APERTURA DELLA COMMESSA T, a gara acquisita, analizza il contratto/ordine al fine di: verificare che lo stesso riporti in modo chiaro i contenuti dell'offerta e faccia esplicito riferimento all'offerta stessa non esistano scostamenti di alcun genere (tecnico, economico, temporale) tra quanto offerto e quanto richiesto. T coinvolge, se del caso e per aspetti non chiari, le funzioni aziendali che hanno partecipato alla stesura dell'offerta al fine di chiarire eventuali incomprensioni. Ove necessario e/o possibile, riapre la trattativa con il Committente in caso di scostamenti tra offerta e contratto/ordine, al fine di: portare alla Sua conoscenza gli scostamenti tra quanto offerto dalla ING. TOMMASO e quanto da Questi specificato risolvere detti scostamenti. T accetta il contratto e fornisce evidenza oggettiva con la firma del Contratto di Appalto. COM apre amministrativamente la commessa barrando il campo commessa sul modulo Scheda Apertura Gara/Commessa e predisponendo il "Dossier di Commessa" inserendovi tutta la documentazione prodotta/ricevuta, che verrà elencata nel suddetto modello MODIFICHE DEGLI ELABORATI DI PROGETTO Le modifiche richieste ed approvate dalle parti comportano l emissione di nuovi elaborati di progetto siglati da T e dal Committente, che danno luogo a varianti in corso d opera. I nuovi elaborati riportano l indicazione dello stato di revisione e della relativa data, nonché l indicazione della modifica apportata. Tale documentazione viene conservata nel Dossier di commessa. 7 RIFERIMENTI La presente Procedura Operativa fa riferimento ai seguenti documenti: Norma UNI EN ISO 9001, par. 5.2: Attenzione focalizzata al cliente Pag. 5 di 6

6 Norma UNI EN ISO 9001, par : Determinazione dei requisiti relativi al prodotto Norma UNI EN ISO 9001, par : Riesame dei requisiti relativi al prodotto Norma UNI EN ISO 9001, par : Comunicazione con il cliente Mod. 006-B Scheda apertura gara/commessa Pag. 6 di 6