Modifiche rispetto alla versione precedente

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1 0 Ciclo di emissione e modifiche Nominativo Funzione Firma Data Redatto da: Elisabetta STEFANI Resp. Gest Qualità Verificato da: Simonetta BARILE Dirigente Scolastico Approvato da: Simonetta BARILE Dirigente Scolastico REV. 00 Prima emissione. 01 Modificato 5.5 (gestione delle modifiche) 02 Corretti errori al 5.3. Modifiche rispetto alla versione precedente 03 Modifiche a seguito dell emanazione della nuova norma UNI EN ISO 9001:2008 e modificato paragrafo Specificazione in modo dettagliato dei compiti delle diverse funzioni (RGQ e Responsabile Sito Web) e maggior coordinamento tra loro Modificato 5.6 (messa a disposizione dei documenti) e 5.9 (documenti di origine esterna) 06 Modificata intestazione con l aggiunta del Liceo Artistico e nominativo del Dirigente Scolastico 07 Approfondimento a 5.9 su documenti di origine esterna 08 Modifiche da POF a PTOF paragrafi 5.3 e Scopo e campo di applicazione La presente procedura predispone un sistema di controllo e gestione della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ). La presente procedura si applica ai documenti elaborati dall Organizzazione per la definizione e l attuazione del SGQ e alla documentazione di origine esterna avente influenza sulla qualità dei servizi erogati. 2 Responsabilità L elaborazione o la proposta di modifica dei documenti del SGQ può essere eseguita da qualunque persona dell Organizzazione che abbia la competenza in materia. La verifica dei documenti sottoposti al ciclo di emissione è compito del Responsabile Gestione Qualità. L approvazione dei documenti sottoposti al ciclo di emissione è compito del Dirigente Scolastico. Il Responsabile Gestione Qualità ha la responsabilità della gestione dei documenti con le modalità definite nel seguito. 3 Riferimenti Normativi Pag. 1 di 10

2 ISO 9001: Tenuta sotto controllo dei documenti Documentali MD-DOC-elenco Elenco dei documenti in vigore MD-DOC-esterni Documenti di origine esterna MD-DOC-distribuzione Distribuzione controllata dei documenti Allegato standard Mappa di Processo 4 Definizioni Documento Registrazione Informazioni (dati significativi) con il loro mezzo di supporto. Documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolte. 5 Modalità operative 5.1 Generalità La presente procedura riporta le prescrizioni con cui l Organizzazione mantiene sotto controllo tutta la documentazione del SGQ. Tali prescrizioni assicurano che: tutti i documenti di sistema siano approvati per adeguatezza prima della loro emissione e riapprovati dopo essere stati modificati; i documenti vengano riesaminati periodicamente e comunque aggiornati ogni qualvolta ve ne sia la necessità; siano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti; i documenti siano facilmente leggibili e rintracciabili; sia tenuta sotto controllo la distribuzione dei documenti; non siano utilizzati documenti superati. 5.2 Struttura documentale La struttura documentale del SGQ è articolata sulle tipologie di documenti descritte nel seguito, partendo da quelli più generali (vertice della piramide documentale) per arrivare a quelli di maggior dettaglio (base della piramide) Manuale del Sistema di Gestione Il Manuale descrive, documenta, coordina ed integra tutta la struttura organizzativa, definendo le responsabilità e le attività che influenzano la Qualità. MN Il Manuale in particolare: descrive lo scopo/campo di applicazione del SGQ e illustra adeguatamente le eventuali esclusioni; contiene un adeguata descrizione della struttura organizzativa; Pag. 2 di 10

3 fornisce illustrazione dei processi che rientrano nel contesto del SGQ e le relative interazioni; contiene i richiami alle procedure documentate Mappe di processo Le mappe di processo costituiscono la forma grafica scelta dall Organizzazione per rappresentare i processi principali con i relativi elementi in ingresso, elementi in uscita, responsabilità e documenti di riferimento. MP La veste grafica adottata è riportata in allegato Procedure Le procedure sono documenti che definiscono modalità operative, risorse, responsabilità di attività di carattere generale che interessano tutta l Organizzazione. Le procedure comprendono le procedure documentate richieste dalla norma UNI EN ISO 9001:2008 e sono il completamento naturale del Manuale del sistema di gestione nel quale vengono richiamate. PR La veste grafica deve essere quella adottata per la presente procedura Istruzioni Le istruzioni di lavoro sono documenti di dettaglio che possono arrivare alla descrizione di qualunque particolare azione. Esse si riferiscono ad aspetti specifici dell attività dell Organizzazione, indicando esattamente come deve essere compiuta una certa azione, anche nei suoi minimi particolari. IS La veste grafica è libera (devono comunque contenere tutte le informazioni necessarie alla loro identificazione previste al paragrafo 5.3 della presente procedura) Modelli I modelli costituiscono i documenti di raccolta dati (moduli e registri). I moduli si presentano con spazi da completare con le informazioni richieste a seconda del processo cui si riferiscono. Inoltre possono essere utilizzati per la pianificazione di particolari attività (es. il programma degli audit interni). I registri sono un tipo particolare di modulo, che si presentano come successione di righe di uguale struttura, da compilarsi ognuna con l informazione richiesta. La veste grafica è libera (devono comunque contenere tutte le informazioni necessarie alla loro identificazione previste al paragrafo 5.3 della presente procedura). MD Schede Le schede sono documenti che forniscono informazioni sulla struttura operativa e possono essere complementari alle procedure ed alle istruzioni, di cui sintetizzano aspetti particolari. Le Schede possono contenere grafici, organigrammi, tabelle, etc. SC La veste grafica è libera (devono comunque contenere tutte le informazioni necessarie alla loro identificazione previste al paragrafo 5.3 della presente procedura) Check-list Serie di domande preelaborate utilizzate per valutazioni periodiche e per acquisire informazioni standard. CL Pag. 3 di 10

4 La veste grafica è libera (devono comunque contenere tutte le informazioni necessarie alla loro identificazione previste al paragrafo 5.3 della presente procedura). 5.3 Codifica dei documenti Tutti i documenti del SGQ devono contenere sempre le seguenti informazioni, riportate su ogni pagina: codice di identificazione del documento; indice di revisione; data di approvazione (nel formato gg/mm/aaaa); numero della pagina (nella forma Pag. x di y). Il codice di identificazione varia a seconda della tipologia di documento secondo lo schema seguente. Manuale Qualità E identificato dal codice: dove: xx: indice di revisione (da 00) MN-LiceoBruno-xx Esempio: il codice MN-LiceoBruno-00 identifica il Manuale del SGQ in revisione 00. Mappe di processo Il codice è così composto: dove: MP-AAA- descrittivo-xx MP: identifica la mappa di processo AAA: codice di tre lettere che identifica il processo di riferimento Descrittivo: testo libero che descrive il documento xx: indice di revisione (da 00) Esempio: il codice MP-POF-gestionepof-00 MP-POF-gestionepof-00 identifica la mappa di processo Gestione Piano Triennale Offerta Formativa in revisione 00. Procedure, Istruzioni, Modelli, Schede e Check List Il codice è così composto: dove: BB-AAA-descrittivo-xx BB: sigla che identifica il tipo di documento secondo lo schema seguente: - PR = procedura; - IS = istruzione - MD = modello; - SC = scheda - CL = check list AAA: codice di tre lettere che identifica il processo di riferimento (nel caso il documento non sia richiamato in nessun processo viene usato il codice ALT) Descrittivo: testo libero che descrive il documento xx: numero progressivo (da 00). Pag. 4 di 10

5 Esempio: la sigla PR-DOC-documenti-00 identifica la revisione 00 della presente procedura. 5.4 Ciclo di emissione La documentazione ufficiale del SGQ è su supporto cartaceo ed è mantenuta aggiornata dal Responsabile Gestione Qualità. Gli estremi di tutti i documenti sono riportati nell Elenco documenti in vigore (MD-DOC-elenco) emesso a cura del Responsabile Gestione Qualità. Il ciclo di emissione adottato presuppone tre fasi distinte, ovvero elaborazione, approvazione e verifica. L elaborazione dei documenti del SGQ è effettuata dal personale interessato o da appositi gruppi di lavoro. I documenti del SGQ sono elaborati valutando: modalità attuate per l esecuzione dell attività; requisiti normativi applicabili; miglioramenti perseguibili; bibliografia. La verifica è compito del Responsabile Gestione Qualità ed è finalizzata ad accertare la conformità del documento con la politica della qualità, il SGQ e le norme (es. ISO 9001:2008) di riferimento. L approvazione è a cura del Dirigente Scolastico che verifica la congruità dei documenti prodotti con gli obiettivi e la struttura organizzativa. Il Coordinamento tra i Responsabili dei vari settori avviene, di norma, attraverso le riunioni di audit interni, di riesame della direzione e anche durante le riunioni del team di presidenza e quelle tra i diversi dipartimenti. Il Responsabile sito web, almeno due volte al mese, si reca in segreteria e carica su supporto mobile gli eventuali aggiornamenti al sistema. In tempi rapidi cura la pubblicazione dei documenti aggiornati sul sito web. Nel caso di Manuale, Mappe e Procedure, il ciclo di emissione è ufficializzato dalle firme dei responsabili nel cartiglio ad inizio documento. Nel caso di Istruzioni, Modelli, Schede e Check List l evidenza dell approvazione è data dall inserimento degli estremi del documento nell Elenco dei documenti in vigore (MD-DOC-elenco). MD-DOC-elenco MD-DOC-elenco 5.5 Gestione delle modifiche Qualora si renda necessario apportare modifiche a documenti in uso, viene seguito lo stesso ciclo di emissione seguito nella prima stesura. Modifiche di forma possono essere fatte o autorizzate dal Responsabile Gestione Qualità senza che sia necessario il ciclo di emissione. Per modifiche di forma si intendono tutte quelle che non vanno ad incidere sul contenuto effettivo del documento (ortografia, estetiche ecc). Le modifiche apportate a Manuale e Procedure (parti modificate o inserite) sono evidenziate con doppia sottolineatura (es. parte modificata) mentre eventuale testo eliminato e non sostituito è evidenziato con doppia barratura (es. parte eliminata). Inoltre, le modifiche apportate alle ultime tre revisioni del Manuale sono descritte in apposito cartiglio. Per ragioni di chiarezza grafica, le modifiche apportate agli altri documenti (Mappe, Istruzioni, Schede, Modelli, Check List) non vengono evidenziate sulla nuova copia del documento. Le modifiche ai documenti in uso disponibili anche sul sito web del Liceo vengono evidenziate mediante la dicitura new accanto al nome del documento e/o sulla pagina principale della sezione qualità del sito stesso. Pag. 5 di 10

6 5.6 Messa a disposizione dei documenti La documentazione del SGQ necessaria al personale deve essere sempre disponibile sul luogo di lavoro. Per tutto il personale, i documenti del sistema qualità sono disponibili sul sito web del Liceo (in sola lettura e, per quanto concerne in particolare le procedure, protette da password) e/o in appositi classificatori mantenuti aggiornati dal Responsabile Gestione Qualità, presso la segreteria sede, e presso la segreteria di Via Dante. Il Responsabile Gestione Qualità, per ogni modifica apportata ai diversi documenti,ne dà immediata informazione al Responsabile del sito web di istituto (o direttamente o per il tramite della segreteria) per il relativo aggiornamento su internet. Un nucleo formato dal responsabile sito web, SGQ, il D.S., le assistenti amministrative e i collaboratori del Dirigente ha potere decisionale sulla pubblicazione dei documenti su web ed esercita anche un controllo più accurato sul corretto utilizzo della modulistica di richiesta pubblicazione Su MD-DOC-elenco e su MD-DOC-esterni è stata introdotta una nuova colonna PUBBLICATO SU SITO WEB da dove evincere, in modo rapido, se il documento si trova anche sul sito di Istituto e sotto quale voce Le copie dei documenti (stampate o fotocopiate) sono da considerarsi in COPIA NON CONTROLLATA. Come tali non devono essere utilizzate prima di averne verificato la validità e la congruenza con la copia controllata e aggiornata. Laddove ritenuto necessario è possibile procedere alla distribuzione controllata dei documenti in formato cartaceo, a cura del Responsabile Gestione Qualità. In tal caso viene utilizzato e compilato il modulo MD-DOC-distribuzione Distribuzione controllata dei documenti. La distribuzione dei documenti verso l esterno può avvenire in forma controllata o non controllata. La distribuzione esterna viene tenuta sotto controllo compilando il modulo MD-DOC-distribuzione Distribuzione controllata dei documenti. MD-DOC-elenco MD.DOC-esterni MP-WEB-sitoweb MD-DOCdistribuzione MD-DOCdistribuzione 5.7 Ritiro copie superate L emissione di una nuova revisione di un documento del SGQ comporta il ritiro contestuale delle copie superate da parte del Responsabile Gestione Qualità e l aggiornamento dei PC/classificatori. Il Responsabile Gestione Qualità provvede a conservare copia in formato digitale del documento nell ultima revisione superata per memoria storica. I file dei documenti superati sono archiviati nella cartella DOCUMENTI SUPERATI ubicata nel disco locale del PC della segreteria. Al fine di prevenirne l uso involontario i documenti vengono identificati su tutte le pagine con la dicitura SUPERATI ed archiviati in un apposito classificatore Documenti SGQ SUPERATI. 5.8 Dichiarazioni, Piano Triennale Offerta Formativa, Carta dei Servizi Dichiarazioni documentate Le dichiarazioni documentate sulla politica e sugli obiettivi per la qualità vengono elaborate ed approvate nell ambito delle attività del Riesame della Direzione. L evidenza dell approvazione è data dalla firma del Dirigente Scolastico su tali documenti. Le dichiarazioni vengono portate a conoscenza di tutte le componenti della Scuola con le seguenti modalità: affissione nelle bacheche; presentazione nelle riunioni degli organi collegiali; messa a disposizione nelle aule della Scuola. Dichiarazioni Pag. 6 di 10

7 Piano Offerta Formativa POF Il Piano Triennale Offerta Formativa (POF PTOF) è il documento, previsto dal regolamento dell autonomia scolastica, che definisce le linee programmatiche generali del servizio offerto dalla Scuola e sul quale si fonda l impegno educativo-didattico della comunità scolastica. PTOF Il POF PTOF viene elaborato annualmente dagli organi della Scuola, approvato dal Collegio Docenti ed adottato dal Consiglio di Istituto. Il POF PTOF contiene in allegato: la Carta dei Diritti, dei Doveri e dei Servizi, un documento di sintesi, rivolto in primo luogo agli Studenti e alle Famiglie, che riassume i principi e i requisiti del servizio scolastico offerto dalla Scuola (incluse le modalità di presentazione dei reclami), descrive il funzionamento degli organi collegiali, i diritti e i doveri degli studenti Carta dei Diritti, dei Doveri e dei Servizi il Regolamento di Disciplina, che illustra le regole di comportamento e disciplina. Regolamento di Disciplina Le modalità di elaborazione, approvazione, adozione, pubblicazione, revisione e distribuzione sono dettagliate nella mappa di processo Gestione Piano Offerta Formativa (MP-POF-gestionepof MP-PTOF-gestioneptof). MP-POFgestionepof MP-PTOFgestioneptof 5.9 Documenti di origine esterna I documenti di origine esterna sono costituiti da normative o leggi, cogenti e volontarie, nazionali ed internazionali oppure documenti tecnici emessi da parti esterne che hanno rilevanza nello sviluppo dei processi dell Organizzazione. MD-DOC-esterni E responsabilità della Funzione interessata identificare la documentazione di origine esterna applicabile ai processi di competenza e darne informazione al Responsabile Gestione Qualità. Gli estremi dei documenti di origine esterna necessari all implementazione del SGQ (e quindi citati nei documenti di prescrizione) vengono inseriti nel modulo Documenti di origine esterna (MD-DOCesterni-00). I documenti pubblicati anche sul sito sono facilmente evidenziati dallo spunto nella nuova colonna PUBBLICATO SU SITO WEB ALLA VOCE MATERIALI I documenti sono disponibili con le seguenti modalità: le leggi sono disponibili sul sito del Ministero dell Istruzione ( e nella raccolta disponibile in Segreteria; norme, regolamenti e documenti relativi al SGQ sono disponibili in apposito classificatore presso la Segreteria. La completezza del modulo Documenti di origine esterna viene verificata almeno semestralmente dal Responsabile Gestione Qualità. L ultima revisione dell elenco MD-DOC-esterni deve avvenire, comunque, da parte del nucleo operativo, di concerto con la funzione RGQ e con il D.S., nel mese di giugno. Evidenza del controllo finale è data dalla firma in calce al MD-DOC-esterni di tutti i preposti. I documenti di origine esterna vengono resi disponibili al personale interessato alla stregua dei documenti di sistema interni. I documenti in formato cartaceo vengono distribuiti, laddove necessario, utilizzando il modulo MD- DOC-distribuzione Distribuzione controllata di documenti, come per i documenti interni. MD-DOCdistribuzione Pag. 7 di 10

8 5.10 Gestione del protocollo Tutta la documentazione ricevuta (es. consegna diretta, via posta, via ) e inviata dalla Scuola viene registrata dalla Segreteria utilizzando il programma informatico Argo Protocollo. Per ogni documento vengono riportati sul programma i seguenti dati: n progressivo di registrazione (azzerato ad inizio anno solare); classificazione adottata (in base alla legenda del programma); data di registrazione; oggetto/allegati; mittente/destinatario; impiegato che ha effettuato la registrazione. Tutta la documentazione in entrata (timbrata con apposito timbro) e in uscita viene archiviata secondo la classificazione adottata negli armadi della Segreteria. Ogni 2 anni la documentazione viene trasferita nell archivio storico. I documenti riservati (es. atti giudiziari, provvedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti, documentazione relativa agli studenti diversamente abili) sono protocollati sul registro del protocollo riservato dal DS. Il DS conserva tali documenti in archivio riservato. 6 Note e disposizioni Il Responsabile Gestione Qualità provvede all archiviazione di tutti i documenti del SGQ su supporto cartaceo nell apposito raccoglitore Documenti SGQ. Ai soli fini di elaborazione viene mantenuta una copia elettronica di tutta la documentazione del SGQ. La responsabilità di gestione dei documenti in forma elettronica è delegata al Responsabile Gestione Qualità. Per evitare perdite dei dati immagazzinati su supporti elettronici, dovute ad eventuali guasti o errori umani, il Responsabile Gestione Qualità effettua delle copie di back-up ad ogni aggiornamento. Inoltre, almeno trimestralmente, il Responsabile Gestione Qualità provvede a duplicare i documenti su supporto rimovibile (CD). Nel caso il destinatario di documenti distribuiti all esterno in copia controllata sia impossibilitato a firmare il modulo MD-DOC-distribuzione (es. documenti trasmessi via ), la firma è apposta dal Responsabile Gestione Qualità dopo aver verificato l avvenuta ricezione dei documenti. MD-DOCdistribuzione Pag. 8 di 10

9 Mappa del Processo TITOLO LICEO STATALE GIORDANO BRUNO ALL. 0 Ciclo di emissione e modifiche Redatto da: Verificato da: Approvato da: Nominativo Funzione Firma Data REV. 0 Modifiche rispetto alla versione precedente 1 Scopo e campo di applicazione 2 Responsabilità 3 Riferimenti Normativi Documentali Pag. 9 di 10

10 4 Definizioni Mappa del Processo TITOLO LICEO STATALE GIORDANO BRUNO ALL. 5 Descrizione del processo 5.1 Titolo Sottoprocesso n Attività Elementi in entrata Elementi in uscita Responsabilità 1 Titolo attività 2 Titolo attività 5.2 Titolo Sottoprocesso Input Generico Input Documentale Input Generico Input Documentale Output Generico Output Documentale Output Generico Output Documentale Funzione responsabile Funzione responsabile n Attività Elementi in entrata Elementi in uscita Responsabilità 1 Titolo attività 2 Titolo attività Input Generico Input Documentale Input Generico Input Documentale Output Generico Output Documentale Output Generico Output Documentale Funzione responsabile Funzione responsabile Documenti di prescrizione Documento interno Documento di origine esterna Documento interno Documento di origine esterna Documenti di prescrizione Documento interno Documento di origine esterna Documento interno Documento di origine esterna Note Note esplicative Note esplicative Note Note esplicative Note esplicative Pag. 10 di 10