SMART WORKING Overview e consulenza. Milano, Marzo 2016

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1 SMART WORKING Overview e consulenza Milano, Marzo 2016

2 AGENDA 2 INTRODUZIONE p.3 IL DDL LAVORO AGILE p.11 SMART WORKING IN EASY WELFARE p.15 LA NOSTRA CONSULENZA p.24

3 3 INTRODUZIONE

4 INTRODUZIONE 4 La presenza di nuovi fattori di produzione flessibili e immateriali fanno emergere la necessità di ripensare spazi e tempi di lavoro Gestire il cambiamento

5 DEFINIRE LO SMART WORKING 5 Smart Working è una modalità organizzativa fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. CONCILIAZIONE VITA - LAVORO EFFICIENZA Permettere una migliore conciliazione vita lavoro significa aumentare il Benessere e la Soddisfazione dei lavoratori. Fiducia Produttività Collaborazione Riduzione dei costi Attrazione dei talenti

6 LEVE DI PROGETTAZIONE 6 Tecnologie che ci permettono di essere in contatto sempre, da ogni luogo in ogni momento Policy aziendale per definire il grado di flessibilità di tempi e spazi Normativa per garantire tutele Cultura aziendale e nuovo modello organizzativo: nuova visione di fondo basata su responsabilizzazione e fiducia: rende il lavoratore libero di organizzare il proprio lavoro in autonomia Nuovo sistema di monitoraggio e valutazione dei lavoratori legato agli obiettivi, non alla presenza sul luogo di lavoro Spazi funzionali per la tipologia di lavoro da svolgere ma anche flessibilità nella scelta del luogo di lavoro Smart Working

7 DIFFUSIONE DEL CONCETTO DI «SMART WORKING» 7 Secondo la fonte Google Trend, il concetto di smart working è presente ormai da tempo sulle scene mondiali. In Italia, lo smart working inizia a suscitare interesse alla fine del Nell ultimo trimestre del 2015 si nota un aumento decisivo dell attenzione sul tema.

8 SMART WORKING NELLE GRANDI AZIENDE 8 GRANDI AZIENDE più di 249 addetti non so 3% assente 12% iniziative strutturate 17% Fonte: Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano iniziative focalizzate 17% interessante, lo introdurremo in futuro 37% introduzione pianificata 14% Nel 2015 quasi una grande azienda su due (48%) ha avviato in maniera strutturale o sperimentale forme di Smart Working, che hanno portato buoni risultati. Il 17% delle imprese ha in atto progetti strutturati di Smart Working (nel 2014 erano l 8%). Il 14% sta studiando progetti da adattare alle proprie esigenze, mentre il 17% sta studiando nuove forme di flessibilità per alcuni ruoli e categorie.

9 SMART WORKING NELLE PMI 9 PMI da 10 a 249 addetti interessante, lo introdurremo in futuro 29% assente 48% Anche le PMI iniziano ad avvicinarsi allo Smart Working. Il 14% delle PMI ha attivato modalità di lavoro Smart, mentre il 29% si dichiara interessata al tema e progetta di inserire forme di Smart Working in futuro. presente 14% non so 9% Fonte: Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano

10 L ANNO DI CONCEPIMENTO DEI PROGETTI 10 Il 57% dei progetti di introduzione di modalità organizzative Smart sono stati concepiti tra il 2013 e il % % Il 12% sono stati ideati nella prima metà del % Fonte: Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano % % Prima del % 2015* 12% *L indagine fa riferimento alla prima metà del 2015.

11 11 DDL LAVORO AGILE

12 DEFINIZIONE NORMATIVA DI LAVORO AGILE 14 LAVORO AGILE TIPOLOGIA DI LAVORATORI LUOGHI TEMPI STRUMENTI Lavoratori dipendenti del settore privato e pubblico Il lavoro viene svolto in parte all esterno dei locali aziendali Non è prevista una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti all esterno dei locali aziendali Vincoli di durata massima dell orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva Utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell attività lavorativa Se assegnati dal datore di lavoro, quest ultimo è responsabile della loro sicurezza e buon funzionamento *In accordo con l art.14 della Legge Madia

13 FORMALIZZAZIONE DELL ACCORDO 15 L esecuzione della prestazione lavorativa svolta all esterno dei locali aziendali è disciplinata tramite ACCORDO SCRITTO INDIVIDUALE Definisce gli strumenti utilizzati dal lavoratore Individua i tempi di riposo del lavoratore Determina le forme di esercizio del potere direttivo e del potere di controllo* del datore di lavoro Riporta le condotte del lavoratore che prevedono sanzioni disciplinari *Nel rispetto dell art.4 dello Statuto dei Lavoratori

14 SICUREZZA SUL LAVORO E ASSICURAZIONE OBBLIGATORIA 17 Il datore di lavoro consegna annualmente al lavoratore un informativa che individua i rischi generali e i rischi specifici connessi alle modalità di svolgimento della prestazione. Il lavoratore coopera all'attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro. MISURE PREVENTIVE PER LA SICUREZZA L accordo per l attivazione del lavoro agile è oggetto di comunicazione obbligatoria* agli enti previdenziali e assicurativi. TUTELA ASSICURATIVA OBBLIGATORIA Gli infortuni avvenuti nel luogo «agile» scelto dal lavoratore sono tutelati se causati da un rischio connesso con la prestazione lavorativa. Gli infortuni avvenuti durante il tragitto da e verso il luogo «agile» sono tutelati, «quando la scelta del luogo [ ] risponda a criteri di ragionevolezza». *Art. 1, comma 1180 della legge 27 dicembre 2006, n. 296.

15 15 SMART WORKING IN EASY WELFARE

16 SMART WORKING IN EASY WELFARE IL PERCORSO 16 Le analisi preliminari L ufficio Pilot Il progetto pilota I benefici Gli strumenti Il regolamento

17 STRUMENTI ESEMPI 21 PORTATILE CELLULARE AZIENDALE HANGOUTS MICROSIP

18 L UFFICIO EASY WELFARE 24

19 L UFFICIO EASY WELFARE 25 Silenzio Concentrazione Voce moderata Lavoro Ordinario Team Work Sala Madrid Table Riunioni Organizzate Voce moderata

20 IL REGOLAMENTO BENEFICIARI Tutti i dipendenti MONTE SMART WORKING Max 4 giorni al mese in cui lavorare da luoghi diversi dalla sede 1 xx REGOLE DI UTILIZZO Richiesta al proprio Responsabile via mail con almeno 2 giorni di preavviso rispetto alla data scelta Autorizzazione concessa o su risposta esplicita del Responsabile o in caso di silenzio assenso Assenza da riportare sul calendar Smart Working e sul software di gestione presenze (1) Non è possibile richiedere più di due giornate intere di Smart Working durante la stessa settimana

21 PERCEZIONE DEI DIPENDENTI 30 90% + produttivi ed efficaci 60% + soddisfatti e felici

22 RISPARMI MEDI GIORNALIERI PRO-CAPITE 30 Grazie a un giorno di Smart Working ogni dipendente risparmia mediamente 85 minuti 33 km 2,60 in spese di trasporto 8,30 in altre spese (pasti, baby sitter, )

23 RISPARMI MEDI ANNUI 31 Con 4 giorni di Smart Working al mese, in un anno è possibile risparmiare 523 4,5 Tonnellate di CO2 pro capite = 68 ore 1,13 Ettari di Bosco pro capite complessivo per la popolazione aziendale

24 24 LA NOSTRA CONSULENZA

25 LA NOSTRA CONSULENZA APPROCCIO 25 Non esiste un modello di Smart Working che funzioni per tutte le aziende. Ogni azienda deve gestire il proprio cambiamento, individuando il percorso più adatto alle proprie esigenze. Smart Work ng

26 LA NOSTRA CONSULENZA FASI ANALISI DEL CONTESTO 2. SVILUPPO DEL PIANO 3. MONITORAGGIO E REVISIONE Lato Azienda As is organizzativo Lato Lavoratore Quantificazione dei benefici in termini di work life balance Piano di Smart Working Definizione delle caratteristiche e delle regole del piano di SW Piano di Comunicazione dalla definizione dell approccio al coinvolgimento diretto dei dipendenti Monitoraggio periodico dell iniziativa e valutazione degli impatti del piano Follow Up ed eventuale revisione del piano

27 LA NOSTRA CONSULENZA ANALISI DEL CONTESTO ANALISI DEL CONTESTO / LATO AZIENDA OBIETTIVI Valutare il contesto aziendale, la predisposizione e le motivazioni dell azienda per l introduzione di un piano di Smart Working. ATTIVITÀ 1. Analisi delle politiche di lavoro flessibile e delle prassi organizzative già attive in azienda. 2. Analisi delle presenze in azienda e dei coefficienti di riempimento degli spazi. EASY WELFARE SRL Strettamente Confidenziale

28 LA NOSTRA CONSULENZA ANALISI DEL CONTESTO ANALISI DEL CONTESTO / LATO DIPENDENTE OBIETTIVI Individuare le attività lavorative prevalenti svolte dai dipendenti, comprendere le necessità in termini di conciliazione vita-lavoro e valutare l interesse per l introduzione di un piano di SW. Calcolare il risparmio potenziale dei dipendenti in termini di tempo, denaro e CO2 emessa. ATTIVITÀ 1. Somministrazione di una survey alla popolazione aziendale. 2. Analisi delle anagrafiche dei dipendenti, geolocalizzazione dei domicili e calcolo della distanza media casa-lavoro. 3. Calcolo del risparmio di tempo, denaro e CO2 sulla base delle distanze casa-lavoro e dei mezzi di trasporto utilizzati per il tragitto. EASY WELFARE SRL Strettamente Confidenziale

29 LA NOSTRA CONSULENZA SVILUPPO DEL PIANO DEFINIZIONE DEL PIANO DI SMART WORKING OBIETTIVI Definire le caratteristiche e le regole del piano di SW. ATTIVITÀ 1. Definizione del piano in termini di obiettivi, popolazione target, tempistiche, leve motivazionali, comunicazione, ecc. 2. Stesura del regolamento per lo SW. EASY WELFARE SRL Strettamente Confidenziale

30 LA NOSTRA CONSULENZA SVILUPPO DEL PIANO PIANO DI COMUNICAZIONE OBIETTIVI Supportare l azienda nella comunicazione dell iniziativa. ATTIVITÀ 1. Definizione del piano di comunicazione dell iniziativa e realizzazione di un set di materiali (grafiche, video, ecc) a supporto del lancio del piano in azienda. 2. Organizzazione di uno Smart Working Day (o Smart Working Desk) in azienda con la presenza di consulenti RWA. EASY WELFARE SRL Strettamente Confidenziale

31 LA NOSTRA CONSULENZA MONITORAGGIO DEL PIANO MONITORAGGIO DEL PIANO OBIETTIVI Supportare l azienda nel monitoraggio periodico dell iniziativa. ATTIVITÀ 1. Somministrazione di una survey periodica alla popolazione aziendale e di interviste al management 2. Valutazione degli impatti del piano di SW in termini di organizzazione del lavoro, produttività, risparmio di tempo e denaro, cultura aziendale. EASY WELFARE SRL Strettamente Confidenziale

32 GRAZIE PER L ATTENZIONE! Via Copernico, Milano Emanuele Lazzarini emanuele.lazzarini@rwaconsulting.net Claudia Baitelli claudia.baitelli@rwaconsulting.net