Nota informativa ISO 14001:2004 Il processo di valutazione EMAS verifica della dichiarazione

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1 Nota informativa ISO 14001:2004 Il processo di valutazione EMAS verifica della dichiarazione Introduzione Questa nota informativa, ha lo scopo di illustrare le fasi principali del processo di valutazione del Sistema di Gestione Ambientale ISO e/o EMAS se richiesto. Il processo di valutazione include, normalmente, due visite presso l organizzazione prima che la raccomandazione per la certificazione possa essere emessa. Le due visite sono denominate: Stage 1-1a Fase : Riesame della documentazione e visita di pianificazione, Stage 2-2a Fase: Valutazione iniziale. Una volta emesso il certificato, e al fine di poter mantenere l approvazione, devono essere effettuate le successive visite di sorveglianza e/o per la convalida della dichiarazione ambientale aggiornata. Durante tutte le fasi, l approccio definito per i valutatori é indirizzato a fornire valore aggiunto al processo di valutazione in termini di competenza, supporto all azienda e di analisi in ottica funzionale per la certificazione del sistema. Le date di visita, il tempo di inizio e di fine, il gruppo di valutazione, la durata della visita e le sedi dell organizzazione da visitare, saranno concordati prima dell inizio della visita. Le visite saranno eseguite e registrate nel rapporto nella lingua locale o altrimenti concordata. Stage 1 Riesame della documentazione e pianificazione della visita di stage 2 Questa visita è indirizzata a: verificare l esistenza di un Sistema di Gestione Ambientale che sia sufficientemente progettato, documentato e implementato per permettere l esecuzione della visita di stage 2 raccogliere le informazioni circa l organizzazione, i processi e le attività inmodo da sviluppare un piano per la visita di stage 2 confermare lo scopo, i requisiti del team di valutazione e le tempistiche per la visita di stage 2 rispondere ad ogni domanda sul nostro servizio. Questo scopo viene raggiunto dal valutatore tramite la visita alla sede ed il riesame dei documenti chiave, inclusi i rapporti di verifica interna. Il nostro principale focus è rivolto agli elementi di pianificazione. Questo include: quanto efficace è il Vostro sistema nella identificazione degli aspetti ambientali e impatti associati che vengono evidenziati dalle attività dell organizzazione, e il modo di valutazione dei rischi, e come i rischi vengono gestiti nel sistema. Questa prima fase dovrà identificare ogni possibile debolezza o omissione nel sistema dell organizzazione che debba richiedere un' Azione Correttiva prima della "valutazione iniziale". La visita inizierà con una riunione di apertura durante la quale il valutatore illustrerà alla Direzione il metodo di valutazione e richiederà le prime informazioni inerenti l'organizzazione. Sarà inoltre concordato il programma della visita. Successivamente il valutatore: Riesaminerà la struttura e la documentazione del Sistema per conformità allo standard di valutazione ed allo scopo di certificazione Condurrà un tour per il sito laddove applicabile Preparerà un rapporto che descriva in dettaglio sia i rilievi positivi sia le risultanze che richiedono attenzione/miglioramenti prima dell effettuazione della visita di valutazione. Il grado dei rilievi rappresenta lo stesso livello che sarà confermato durante la visita di stage 2 se tali rilievi non dovessero essere presi in considerazione Predisporrà un dettagliato programma per la visita di valutazione iniziale "Stage 2" Il valutatore normalmente avrá necessitá di riesaminare: Politica ambientale Ruoli chiave e responsabilitá Attività di sito un tour per l organizzazione è condotto normalmente per verificare i piani in sito (es. per i canali di scolo, edifici vicini) e per confermare potenziali aspetti ambientali, identificare controlli attuali e prestazioni e per familiarizzare con la visita di stage 2 Aspetti ambientali un riesame degli aspetti ambientali è identificato e dei loro impatti associati e la determinazione della loro significatività Requisiti legali e altri requisiti una valutazione dell accesso ai regolamenti, (incluso licenze, permessi, autorizzazioni), accordi con le autorità ed ogni rapporto aziendale in merito LRCR page 1 of 5 09 Dec 2013

2 Miglioramento continuo valutazione di obiettivi e targets e la loro coerenza con la politica e gli aspetti significativi; che sono stabiliti per supportare il miglioramento continuo; che programmi appropriati e piani associati per raggiungere gli obiettivi siano stati stabiliti; e che le misurazioni delle prestazioni e il reporting siano stati indirizzati Strumenti operativi sarà verificato che siano stabilite delle procedure per gestire gli aspetti e impatti ambientali Monitoraggio e misurazione conferma che esiste un appropriato metodo di misurazione e monitoraggio per misurare le prestazioni ambientali. In aggiunta, un riesame del sistema di gestione delle prestazioni incluso il progresso rispetto agli obiettivi e ai targets, conformità legale, e la manutenzione ed efficacia delle misure di controllo del rischio. Sarà verificato che le procedure siano strutturate per soddisfare i seguenti requisiti dello standard: Documentazione del Sistema di Gestione Azioni Correttive e Preventive Verifiche Ispettive Interne inclusi i riesami della pianificazione e dei rapporti di verifica Processo di Riesame della Direzione inclusa la verifica delle registrazioni La visita si concluderà con una riunione di chiusura per la presentazione del rapporto della visita effettuata e per prendere accordi per la successiva visita di "Stage 2" includendo ogni elemento ed informazione anche relativo ad aspetti di carattere amministrativo e di salute e sicurezza. La documentazione verificata durante la visita di stage 1 sarà la base per le visite future. Comunque, dovreste continuare a modificare il sistema documentale come risultato del miglioramento continuo. Ad ogni visita ci sarà necessità di identificare i cambiamenti rispetto la versione precedente. Stage 2 Valutazione iniziale Durante questa visita il valutatore focalizzerà l attenzione sull implementazione del Sistema di Gestione dell organizzazione, e dei contenuti della Vostra dichiarazione ambientale se è stata richiesta una verifica EMAS. Lo scopo della visita di "Stage 2" sarà mirato a confermare che: Politica, obiettivi, piani e procedure siano efficacemente implementati Ci sia un approccio sistematico e pianificato al miglioramento continuo Gli aspetti ambientali significativi siano gestiti tramite il sistema I processi siano gestiti efficacemente Il Sistema di Gestione sia conforme con tutti i requisiti dello standard di valutazione, o regolamento EMAS. La valutazione si svolge secondo il programma definito durante lo Stage 1. I membri del gruppo di valutazione durante la visita presso i vari reparti dell azienda, saranno accompagnati da personale dell Organizzazione che assisterà ed agevolerà la verifica. La visita di Stage 2 dovrà inoltre includere un colloquio con il Rappresentante della Direzione che abbia poteri di gestione e controllo dell'organizzazione. Il gruppo di valutazione registrerà nel rapporto, ogni rilievo relativo a: le azioni correttive effettuate in relazione alle carenze identificate durante la visita di Stage 1 attività, prodotti e servizi identificati nello scopo di valutazione; efficacia del Sistema di Gestione con riguardo al raggiungimento degli Obiettivi della Politica dell Organizzazione incluso conformità legale, miglioramento continuo e prevenzione all inquinamento implementazione delle attività di gestione degli aspetti ambientali significativi il progresso in merito al raggiungimento degli obiettivi nel piano di gestione; implementazione della documentazione richiesta dal sistema di gestione ed il mantenimento delle registrazioni appropriate implementazione del monitoraggio e misurazioni individuate per determinare le prestazioni del sistema di gestione ed il raggiungimento degli obiettivi coinvolgimento e impegno nei confronti del Sistema di Gestione da parte della Direzione e efficacia delle Verifiche Ispettive Interne, sistema di Azioni Correttive e Azioni Preventive e Riesame della Direzione. Al termine di ogni giornata saranno effettuate delle brevi riunioni di riepilogo in cui saranno presentati i rilievi effettuati. Il personale coinvolto dovrebbe essere presente per la conferma dei risultati evidenziati. La classificazione di ogni rilievo rimarrà puramente indicativa fino al completamento della visita di Stage 2. La visita di Stage 2 si conclude con una riunione di chiusura per la presentazione del rapporto riepilogativo dei rilievi significativi debitamente classificati, nonché per illustrare le fasi successive del processo di certificazione in funzione della classificazione dei rilievi. Un copia del rapporto completo viene rilasciata al Rappresentante della Direzione. Laddove non sia LRCR page 2 of 5 09 Dec 2013

3 emersa alcuna Non Conformità Maggiore e siano state comunicate al valutatore la proposta di azione correttive per ogni non conformità minore e da questi giudicate efficaci, l'organizzazione sarà raccomandata per la certificazione. La certificazione potrà essere emessa solo dopo un riesame tecnico da parte di personale LRQA estraneo alla verifica, che confermi l esito positivo delle verifiche. E facoltà di LRQA in questa fase di richiedere chiarimenti/approfondimenti sulle verifiche effettuate, qualora il contenuto del rapporto non dia sufficienti garanzie della conformità del sistema. Qualora invece, durante la verifica fossero emerse delle Non Conformità, la raccomandazione sarà rinviata all esito di una successiva visita di verifica (Follow-up) del completamento delle azioni correttive necessarie. Il capo valutatore LRQA si accorderà con il Rappresentante della Direzione per questo tipo di visita. Visite di sorveglianza Una volta ottenuta la certificazione del Sistema di Gestione, LRQA procederà all esecuzione di un programma di Visite di Sorveglianza con le scadenze definite nel contratto ed entro i termini indicati nel Regolamento. L obiettivo delle Visite di Sorveglianza consiste nel verificare che il Sistema di Gestione approvato, continui ad essere mantenuto, implementato e impostato per il miglioramento continuo. Sono inoltre considerate le eventuali implicazioni con le modifiche del sistema, delle attività, dei prodotti o dei servizi. La conformità con i requisiti di certificazione verrà quindi confermata. I temi per le visite di sorveglianza sono normalmente concordati durante la visita precedente. I dettagli potranno essere confermati / concordati durante la riunione di apertura. I temi scelti ci consentiranno di riesaminare: processi di verifiche interne e riesami della direzione processi di azioni correttive e preventive incluso i reclami dei clienti cambiamenti nel sistema e la efficacia di implementazione miglioramento continuo e processo di prevenzione inquinamento e registrazioni come gestite i cambiamenti in relazione alle responsabilità e autorità dello staff Saranno inoltre riesaminate le azione correttive effettuate a fronte dei rilievi rimasti aperti dalle precedenti visite e l utilizzo dei loghi. Se durante una visita di sorveglianza, viene emessa una nota di Non Conformità minore e la successiva verifica deve essere programmata entro 6 mesi, le azioni correttive saranno verificate nella visita successiva, diversamente potrà essere pianificata una verifica intermedia di follow up. Se durante una visita di sorveglianza, viene emessa una nota di Non Conformità maggiore, sarà organizzata una visita di sorveglianza speciale per riverificare la relativa azione correttiva, normalmente entro 3 mesi dalla data di emissione della Non Conformità. L emissione di Non Conformità maggiori costituisce la prima fase del processo di sospensione e cancellazione del certificato. Durante la riunione di chiusura, il valutatore LRQA consegna un rapporto di visita e concorda un piano per la visita successiva. Se viene emessa una Non Conformità, verranno inoltre concordate le necessarie attività di follow up. Qualora sia stata richiesta la registrazione EMAS annualmente dovrà inoltre essere effettuata la verifica di convalida della dichiarazione ambientale aggiornata. Rinnovo del certificato Pianificazione della verifica di rinnovo Il certificato di approvazione ha validità triennale. La verifica di rinnovo della certificazione deve essere effettuata prima della scadenza e programmata con adeguato anticipo tenendo conto dei tempi necessari all organizzazione per il completamento di azioni correttive su eventuali Non Conformità maggiori emerse nonchè dei tempi necessari per il riesame tecnico e per eventuali approfondimenti da completarsi entro la scadenza del certificato in corso. Il processo di pianificazione del rinnovo, effettuato di norma nel corso dell ultima visita di sorveglianza prima del rinnovo, prevede tre fasi: riesame delle prestazioni, anteprima, pianificazione. Riesame delle prestazioni Questa attività consiste nell analisi delle prestazioni del sistema dell ultimo triennio come ad esempio: verifica dell andamento dei reclami e degli altri indicatori di prestazione. miglioramenti della documentazione di sistema registrazione dei miglioramenti spunti derivati dalle verifiche andamento dei rilievi LRQA Il valutatore LRQA identificherà eventuali potenziali rischi nel sistema corrente per lo sviluppo delle strategie ed il raggiungimento degli obiettivi. LRCR page 3 of 5 09 Dec 2013

4 Anteprima Lo scopo dell anteprima è quello di allineare le attività di verifica con le strategie e gli obiettivi dell organizzazione Il valutatore utilizzerà il colloquio con l alta Direzione per comprenderne le aspettative a lungo termine come ad esempio elementi strategici per l attività e rischi operativi correlati, aspetti legati alla concorrenza, modifiche inerenti sia l organizzazione interna che l ambiente esterno etc. Il valutatore LRQA definirà attraverso l intervista se queste aspettative, obiettivi e strategie avranno impatto sul sistema o i clienti della vostra organizzazione. La fase di anteprima sarà utilizzata per individuare ulteriori tematiche da utilizzare nella verifica di rinnovo e nel successivo ciclo triennale di certificazione. Pianificazione L ultima fase consiste nella pianificazione del rinnovo; il valutatore provvederà a: identificare ogni aspetto del sistema che non sia stato adeguatamente considerato nel corso delle sorveglianze e ne pianificherà il riesame utilizzare le informazioni ottenute durante il riesame e l anteprima per supportare la pianificazione se appropriato, considerare come dedicare maggiore attenzione ai temi identificati (incluso il miglioramento continuo) individuare le aree, reparti, processi e attività da verificare concordare per ogni elemento da includere la durata della verifica in relazione al livello di rischio per l attività identificare il miglior utilizzo di risorse per evitare duplicazioni tenere in considerazione il tempo necessario per la redazione e la presentazione del rapporto riassumere le decisioni nel piano di verifica. Sarà inoltre riservato parte del tempo disponibile per la discussione dei risultati con i responsabili delle aree coinvolte nella verifica. Conduzione della verifica di rinnovo La verifica di rinnovo è simile ad una visita di Fase 2. In aggiunta sarà effettuato un riesame della della documentazione di sistema per assicurare che: continui ad essere adeguata all organizzazione si sia mantenuta conforme con i requisiti di certificazione e con lo scopo di approvazione, incluso il miglioramento continuo. Modifiche alla certificazione Per qualsiasi estensione o riduzione del sistema certificato è necessario effettuare una richiesta formale di variazione. LRQA analizzerà la richiesta considerando incrementi o modifiche delle competenze del gruppo di valutazione estensione o riduzione della durata della verifica e se del caso emetterà apposito contratto. LRQA effettuerà una verifica documentale separata nel caso la variante comporti una consistente modifica e integrazione al vostro sistema. La verifica di variazione sarà condotta come una verifica di Fase 2 sebbene non venga normalmente predisposto in anticipo un apposito piano di verifica Nel caso la verifica non sia stata preceduta da una verifica documentale dedicata, parte del tempo sarà riservato per l analisi delle modifiche alla documentazione pertinente e per concordare il piano di verifica delle attività addizionali. La verifica di variazione può essere effettuata con una visita dedicata aggiuntiva o può essere abbinata ad una delle verifiche gia programmate di sorveglianza o di rinnovo. A completamento del processo di variazione che include il riesame tecnico del rapporto di verifica, LRQA emetterà un certificato aggiornato con data di scadenza invariata. Contenuti dei rapporti Il metodo di rapporto per le visite di verifica e sorveglianze è abbastanza simile. I rapporti di visita vengono compilati per registrare quanto verificato, lo stato di avanzamento del piano di verifica, commenti positivi, e punti che richiedono chiarimento o interpretazione. I rilievi vengono registrati in apposita sezione del rapporto denominato Assessment Findings Log, e riportano i grado di classificazione come Non Conformità Maggiore o Non Conformità Minore secondo la seguente definizione: Non Conformità Maggiore: (Major NC) Una carenza del sistema che sta già danneggiando l efficacia del sistema ed i relativi risultati mette a rischio la capacità di gestire il sistema richiede un contenimento immediato richiede un immediata analisi delle cause ed un azione correttiva. L emissione di una Non Conformità Maggiore non consente il rilascio del certificato fino a quando non siano state completate, verificate ed accettate le azioni correttive. Il capo valutatore si accorderà con Voi per il follow up. Non Conformità Minore (Minor NC) Una carenza in un processo interno o procedura; oppure una situazione in cui ogni ulteriore deterioramento di controllo che potrebbe LRCR page 4 of 5 09 Dec 2013

5 ragionevolmente rendere il sistema inefficace. Richiede una investigazione delle cause e una azione correttiva. Se viene emessa in Stage 2 o nella visita di rinnovo del certificato, allora il valutatore chiederà e valuterà una proposta di azione correttiva da intraprendere. Le proposte di azioni correttive saranno parte del riesame indipendente dell ufficio per la delibera del certificato. Nel caso di emissione in una visita di sorveglianza, e la successiva visita sia pianificata entro sei mesi, la verifica dell azione correttiva e del suo completamento sarà effettuata nella visita successiva. Nel caso di intervallo superiore tra le verifiche, dovrà essere trasmesso a LRQA l analisi e la proposta di azione correttiva ed i tempi previsti di completamento che dovranno essere approvati dal valutatore. Il completamento dell azione correttiva sarà comunque verificato nella successiva visita. L organizzazione deve conservare copia dei rapporti LRQA per almeno 3 anni. Campionamento Un importante punto da ricordare è che l assenza di non conformità rispetto aree o attività non implica necessariamente che la non conformità non esista. L attività di valutazione è basata su tecniche di campionamento tanto più ristretto quanto minore è il tempo a disposizione e statisticamente esiste sempre la possibilità che alcuni fatti non vengano riscontrati durante la visita di valutazione. Questa condizione dovrebbe essere considerata dall organizzazione stessa in merito ai risultati delle sue verifiche interne. Riservatezza Nessuna delle informazioni ottenute da LRQA circa l organizzazione, inclusi i contenuti del rapporto, saranno divulgati a terzi senza il consenso dell organizzazione, ad eccezione di quanto necessario per motivi di accreditamento. Ulteriori informazioni Per qualsiasi ulteriore informazioni sull argomento e sui servizi offerti vi preghiamo di contattare direttamente i nostri uffici tramite il sito web, oppure via all indirizzo: lrc-milan@lrqa.com.. Per tutto quanto non indicato nella presente informativa fare riferimento al Regolamento di Certificazione, alla parte 3 del contratto per la convalida EMAS ed al Regolamento CE 1221/2009 (EMAS) stesso. Abbiamo posto particolare attenzione per assicurare che le informazioni contenute in questa Nota Informativa per il Cliente siano accurate ed aggiornate, ma poichè i requisiti di accreditamento e verifica sui cui questo documento si basa possono subire delle modifiche Vi preghiamo in caso di dubbio di richiedere conferma dello stato di aggiornamento contattando LRQA Italy. LRCR page 5 of 5 09 Dec 2013