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1 Guida tecnico-commerciale Versione 1.0 del

2 Contenuti 1 Blue s Voice Memory Descrizione generale Caratteristiche Funzioni principali Registrazione manuale/automatica delle chiamate Invio via delle registrazioni Archiviazione delle registrazioni Funzioni speciali Ricerca Avviso acustico dello stato di registrazione Protezione con password delle registrazioni Installazione e collegamento al telefono Requisiti Compatibilità Listino Note Blue s Hotel Pro Descrizione generale Caratteristiche Funzioni principali Gestione servizi alberghieri del sistema telefonico Documentazione addebiti telefonici Gestione hotel - camere Conto del Cliente Gestione gruppi di ospiti Prenotazioni Funzioni speciali Archivio Clienti Gestione cabine telefoniche Riepilogo sveglie da eseguire/eseguite/non risposte Personalizzazione dei servizi Hotel Analisi del traffico telefonico aziendale Installazione e collegamento al centralino Requisiti Compatibilità 11 3 Blue s Professional Descrizione generale Caratteristiche Funzioni principali Le Statistiche Il Monitor Gli Allarmi La Pianificazione delle attività di controllo via dei report e degli allarmi La Gestione delle Tariffe telefoniche Funzioni speciali Filtri avanzati La rubrica telefonica aziendale La gestione dei dati aziendali Gestione codici commesse Gestione archivi in rete Esportazione dei dati per il web e in altri formati Gestione delle cabine telefoniche Gestione multisede Blue s Buffer Manutenzione archivi Versioni per grandi basi dati (per database MS SQL server) Gestione password 22 Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 2 di 34

3 Blue s info L aggiornamento automatico via Internet - LiveUpdate Installazione e collegamento al centralino Requisiti Compatibilità Tipologie di configurazione Scenario monosede con collegamento via seriale Scenario monosede con collegamento via LAN - IP Scenari multisede 25 4 Blue s Enterprise Pro Descrizione generale Caratteristiche Funzionalità principali Funzioni speciali Installazione e collegamento al centralino Requisiti Blue s Card Cash Descrizione generale Caratteristiche Blue s Card Cash Blue s Card Reader Blue s Card Setup Blue's Card Programmer Funzionalità Gestione di un budget prepagato Gestione del servizio commesse - post pagato Gestione tariffe Abilitazione alle chiamate uscenti Gestione multisede Multiuso Gestione chiamate personali e privacy Installazione Requisiti del PC dove installare il software per Blue s Card Programmer Supporto tecnico-commerciale Versioni speciali Trial Version Supporto commerciale Come contattare il Reparto commerciale Depliant Presentazioni, immagini e logotipi Supporto tecnico - assistenza post vendita Come contattare il Supporto tecnico Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 3 di 34

4 1 Blue s Voice Memory Il tuo registratore telefonico personale 1.1 Descrizione generale Blue's Voice Memory è una delle soluzioni più semplici ed avanzate disponibili sul mercato per registrare le telefonate. E una soluzione specifica per la produttività individuale e consiste di un software e di un piccolo dispositivo che, collegato alla cornetta del telefono e al proprio computer, offre la possibilità di registrare le chiamate e di tenerne traccia in modo semplice salvandole sul PC in file MP3. La facilità d uso dell applicazione e la compatibilità con qualsiasi telefono analogico e digitale del dispositivo rende adatto Blue s Voice Memory per tutte le postazioni di lavoro e ne fa uno strumento indispensabile per professionisti, manager, addetti vendite o acquisti e più in generale, per tutte le persone che in azienda hanno bisogno di tenere traccia degli accordi presi al telefono. NOTA BENE Si ricordi che la legge italiana consente di effettuare registrazioni delle proprie conversazioni, ma non consente di registrare le conversazioni tra altre persone. E cortesia inoltre inviare un segnale acustico di inizio registrazione, ma non è obbligatorio. 1.2 Caratteristiche compatibile con qualsiasi telefono analogico e digitale (no cordless) si collega alla cornetta del telefono si collega all ingresso microfono del PC registrazione su file MP3 (1 ora di conversazione in soli 14 MB) registrazione automatica/manuale delle conversazioni salvataggio dei dati sul proprio PC o su un archivio di rete in modo centralizzato nessun limite di archiviazione di chiamate (la dimensione dello spazio disco invio di un avviso acustico all inizio e durante la conversazione con ritmo personalizzabile (opzionale) possibilità di inserire note nella registrazione (max 255 caratteri) password di protezione per ogni singola conversazione riproduttore di suoni incorporati invio per delle registrazioni anche a più utenti contemporaneamente filtro automatico dei rumori anti-bump ricerca delle registrazioni per nome e per testo contenuto nelle note disponibile in 5 lingue ITA-ENG-DEU-FRA-ESP Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 4 di 34

5 1.3 Funzioni principali Registrazione manuale/automatica delle chiamate Blue s Voice Memory permette di salvare le tue chiamate direttamente sul disco fisso del tuo PC in formato MP3, garantendo file audio di alta qualità in registrazione e in riproduzione. L applicazione può iniziare a registrate in modo automatico o manuale su comando dell utilizzatore anche a conversazione iniziata e per una sola parte della registrazione. Nel caso si imposti la registrazione automatica, Blue s Voice Memory riconoscendo da solo l inizio della conversazione inizia automaticamente la registrazione. Al termine della conversazione la salva attribuendogli numerazione progressiva, data, ora e durata della telefonata e nome operatore. Se si desidera può richiedere di dare un nome personalizzato alla registrazione od inserire una nota (max 255 caratteri) utili successivamente per una ricerca più rapida di una certa conversazione. E possibile riascoltare le registrazioni direttamente dall'applicazione o da un qualsiasi altro lettore MP3 (nel caso non sia stata impostata una password di protezione) Invio via delle registrazioni Direttamente dal software di Blue s Voice Memory si può inviare la conversazione registrata via posta elettronica per condividere gli accordi presi con il proprio interlocutore. Con un solo click, si genera automaticamente il messaggio con allegato il file MP3 della registrazione, il nome scelto, la data, ora e le note scritte. E possibile inviare il messaggio contemporaneamente a più persone Archiviazione delle registrazioni Blue s Voice Memory archivia le conversazioni sul Personal Computer a cui è collegato oppure su un qualsiasi altro computer presente nella rete locale. Si ha così grandi capacità di archiviazione delle registrazioni e nel caso di utilizzo da parte di più operatori appartenenti al medesimo reparto è possibile, ad esempio, concentrare su un unico server tutte le registrazioni. 1.4 Funzioni speciali Ricerca E possibile effettuare ricerche delle registrazioni effettuate per parole contenute nel nome della registrazione o nelle note qualora si siano inserite. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 5 di 34

6 1.4.2 Avviso acustico dello stato di registrazione E cortesia inviare un segnale acustico di inizio registrazione, ma non è obbligatorio. Se si desidera, Blue s Voice Memory può inviare un segnale acustico o un messaggio personalizzabile (file formato mp3 o wav) dopo un tempo e con una frequenza a piacere. Per questa funzionalità è necessario collegare l uscita cuffie della scheda audio del PC al dispositivo Blue s Voice Memory Protezione con password delle registrazioni Blue s Voice Memory permette di proteggere ogni singola registrazione con una password personale che tutelerà la privacy e garantirà la riservatezza che si desidera. Una volta protetta, la registrazione potrà essere ascoltata esclusivamente con il software Blue s Voice Memory dopo l indicazione della password. 1.5 Installazione e collegamento al telefono L installazione di Blue s Voice Memory è molto semplice: è sufficiente collegare il dispositivo alla cornetta del proprio apparecchio telefonico ed all ingresso microfono della scheda audio del proprio PC, grazie ai cavetti in dotazione. In taluni casi è opportuno regolare i filtri antirumore e i livelli di registrazione per ottenere le massime prestazioni Requisiti PC con processore 1 Ghz 64 MB RAM 50 MB di spazio disco disponibile Scheda audio Microsoft Windows 98, 2000, ME, XP, NT (SP6a) telefono analogico o digitale (no telefono cordless) Compatibilità Blue s Voice Memory, può collegarsi a qualsiasi telefono analogico o digitale fisso. Dato che si collega alla cornetta (microtelefono) non è possibile utilizzarlo con un cordless, mentre funziona correttamente con le cuffie. 1.6 Listino Blue s Voice Memory note T VM Blue's Voice Memory Note 1. La confezione contiene 1 Blue s Voice Memory Box, 1 software Blue s Voice Memory su CD, 1 cavo collegamento scheda audio PC, 1 cavo di collegamento al telefono, 1 alimentatore 230V~/12V ma, il manuale rapido, la licenza d uso. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 6 di 34

7 2 Blue s Hotel Pro Il software che hai sempre desiderato per il tuo Hotel! 2.1 Descrizione generale Blue s Hotel Pro è la soluzione ideale per i piccoli e medi Hotel. Integrata con il centralino telefonico, completa di documentazione addebiti, è l applicazione più facile da utilizzare oggi disponibile sul mercato per gestire i servizi alberghieri da PC (senza bisogno di digitare alcun codice dal posto operatore). Blue s Hotel Pro permette di gestire le prenotazioni, visualizzare al volo lo stato delle camere, fare check-in e check-out degli ospiti - singoli o gruppi, programmare e controllare l'esito delle sveglie, addebitare servizi a pagamento, con 1 solo click fare un conto chiaro e completo di tutti i servizi utilizzati durante il soggiorno. Blue's Hotel Pro è scalabile e si può scegliere tra diverse versioni in base al numero di telefoni presenti in hotel: da 12 a 500 interni. Se si ha più di 500 camere o se si desidera effettuare analisi dei costi telefonici, oltre ad avere l applicazione di front end per i servizi alberghieri, è possibile utilizzare Blue s Professional Advance che include Blue s Hotel Pro. 2.2 Caratteristiche gestione prenotazioni con visualizzazione immediata delle disponibilità, degli ospiti attesipresenti-in uscita gestione camere gestione check-in e check-out gestione sveglie, con possibilità di impostare un numero illimitato anche nello stesso giorno gestione gruppi per check-in, sveglie e servizi a pagamento Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 7 di 34

8 conto Cliente con totali e dettaglio delle chiamate e di ogni servizio, personalizzabile con logo (BMP, JPG, GIF, TIF) e intestazione dell hotel gestione cabine telefoniche con possibilità di riaddebito delle chiamate su una o più camere lista sveglie per controllo esito (eseguite - da eseguire - non risposte) servizi hotel a pagamento personalizzabili e illimitati anagrafica Clienti con memoria delle spese dei soggiorni conto per gli ospiti multilingua riepilogativo del dettaglio del soggiorno, delle telefonate e dei servizi a pagamento visualizzazione immediata dei servizi della camera gestione addebiti telefonici con ricarico percentuale personalizzabile per derivato gestione password possibilità di gestione contemporanea da più postazioni di rete collegamento via porta seriale o via TCP-IP con il centralino telefonico per lo scarico delle chiamate per la documentazione addebiti documentazioni addebiti integrata (si veda Blue s Professional) non richiede un PC dedicato configurazione guidata per piani - camere - derivati integrazione con il sistema telefonico per una gestione da PC dei servizi Hotel (solo per alcuni sistemi) disponibile in 5 lingue ITA-ENG-DEU-FRA-ESP 2.3 Funzioni principali Gestione servizi alberghieri del sistema telefonico Blue s Hotel Pro si integra direttamente con alcune centrali telefoniche permettendo una gestione diretta dal software dei servizi alberghieri del sistema (check-in check-out e sveglie), senza la necessità di digitare codici dal posto operatore. I sistemi ad oggi integrati direttamente sono i seguenti (l elenco aggiornato è disponibile su Internet sul sito Aastra , 2045, 2065 Alcatel - OmniPCX Avaya - IP Office Elmeg T88x Siemens tutti i PABX con telefono Optipoint via TAPI (non Hicom 300) Tenovis Integral D5 Grazie all integrazione, ad esempio, una volta impostata con Blue s Hotel Pro una sveglia per una camera il sistema telefonico viene immediatamente programmato per l esecuzione del servizio. Viceversa, se si imposta una sveglia direttamente da un telefono, Blue s Hotel Pro registra la modifica e si sincronizza automaticamente con il sistema telefonico. Per tutti gli altri sistemi telefonici, la gestione del check-in e check-out e delle sveglie continua ad essere manuale ed è necessario digitare i relativi codici dal posto operatore in maniera tradizionale. In questo caso, Blue s Hotel Pro è un valido promemoria per le sveglie e presenta a video avvisi e allarmi acustici che consentono una facile gestione dei servizi. Con tutti i sistemi telefonici, integrati direttamente o meno, è disponibile la funzionalità di documentazione addebiti indicata nel paragrafo relativo. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 8 di 34

9 2.3.2 Documentazione addebiti telefonici Blue s Hotel Pro integra il motore di calcolo e di gestione dei costi telefonici di Blue s Professional (vedasi capitolo relativo) che consente di calcolare i costi delle chiamate a tempo con qualsiasi centralino telefonico collegato via porta seriale RS232 o TCP-IP ad un personal computer. Blue s Hotel Pro, non richiede un PC dedicato, ma è necessario che il PC sia acceso per acquisire i dati di traffico dal centralino telefonico. In caso di spegnimento accidentale i dati delle chiamate andranno persi se il centralino telefonico non ha una memoria tampone interna. L applicazione è in grado di rendicontare con assoluta precisione le chiamate uscenti al fine di permetterne il riaddebito agli ospiti dell hotel, producendo in modo semplice ed immediato il report con il dettaglio di ogni singola chiamata con derivato - data ora durata costo - numero chiamato (con o senza asterischi) destinazione. A tale proposito Blue s Hotel permette di calcolare i costi in base ai modelli tariffari più complessi che tengono conto del numero chiamato, di eventuali costi alla risposta, durate della risposta, durate minime di conversazione, costi minimi per chiamata, etc. fino ad offrire la possibilità di applicare un ricarico percentuale su ogni conversazione personalizzabile per singolo derivato. Al momento di una chiamate, da una camera, da una cabina telefonica o da qualsiasi altro derivato gestito dal sistema, viene visualizzata un icona di un telefono sulla camera o sulla cabina e con un doppio click sarà possibile controllare, stampare o riaddebitare ad un'altra camera le chiamate effettuate (tutte o solo quelle selezionate). Una volta addebitate le chiamate ad un Cliente ed effettuato il check-out della stanza, le chiamate non saranno più visualizzabili, ma saranno conservate comunque in archivio. Per eliminarle è necessario manutenere la tabella Chiamate dall apposito strumento di gestione dei dati aziendali Gestione hotel - camere L applicazione offre uno speciale pannello che a colpo d occhio consente di visualizzare lo stato di libero/occupato delle camere (indicati rispettivamente dai colori giallo e rosa) organizzate per piani e, nel caso siano occupate, di vedere attraverso icone e tooltip i servizi a pagamento addebitati, il costo degli addebiti telefonici e il numero di chiamate effettuate, la prossima sveglia da eseguire. E sufficiente un click sulla camera per gestire con una maschera intuitiva check-in/check-out programmare le sveglie controllare l addebito delle chiamate Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 9 di 34

10 addebitare altri servizi a pagamento come ad esempio minibar, lavanderia, connessione ad Internet, PayTV etc. (numero illimitato e servizi liberamente programmabili) il conto del Cliente Conto del Cliente Blue s Hotel Pro, produce in automatico il Conto riepilogativo con tutti i dati del soggiorno, dei servizi utilizzati dal Cliente ed è personalizzabile con il logo e i riferimenti dell Hotel. In un solo conto sono riportati il dettaglio del soggiorno con data e ora di arrivo-partenza, il tipo di camera e i relativi costi, il dettaglio delle telefonate (data ora - durata - numero chiamato destinazione costo) e degli altri servizi a pagamento come minibar, lavanderia, etc (data, costo e descrizione del singolo servizio). Il Conto non è una fattura e non ha valore fiscale Gestione gruppi di ospiti L applicazione offre un apposito pop-up che permette di gestire con comodità i gruppi di ospiti per realizzare check-in, sveglie di gruppo oppure addebitare servizi a pagamento contemporaneamente a più camere Prenotazioni L applicazione Blue s Hotel Pro mette a disposizione dell albergatore un Tabellone prenotazioni, un pratico strumento che ricalca le abitudini tradizionali e imita la praticità della gestione "cartacea" aggiungendo il vantaggio di una gestione elettronica ed interattiva. Sulla sinistra del tabellone è disponibile l elenco di tutte le camere dell hotel, in alto il calendario giornaliero consente al volo di visualizzare le camere disponibili, quelle impegnate (in rosso) e quelle prenotate (in verde). Con Blue's Hotel Pro, il tabellone diviene interattivo ed è possibile riservare una camera ad un ospite o fare immediati check-in e check-out. Sulla destra del tabellone è sempre in primo piano un pratico pannello con l elenco dei Clienti attesi - presenti - in uscita. 2.4 Funzioni speciali Archivio Clienti Un pratico e semplice archivio tiene traccia di tutti i soggiorni gestiti da Blue s Hotel Pro, in modo da rendere subito disponibili le informazioni più importanti sugli ospiti, come il costo del soggiorno, Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 10 di 34

11 accordi particolari (attraverso un campo note), sconti, costo dei servizi a pagamento, addebiti telefonici, etc Gestione cabine telefoniche Oltre ai telefoni delle camere, Blue s Hotel Pro consente di gestire tutti gli altri telefoni dell'hotel (reception, lobby, sale riunioni ) ed addebitare sulle camere le chiamate fatte dagli ospiti, oppure fare il conto al volo stampando con 1 click il dettaglio delle chiamate Riepilogo sveglie da eseguire/eseguite/non risposte L applicazione mette a disposizione un pratico elenco delle sveglie organizzato per quelle da eseguire, eseguite e non risposte, in modo da permettere all operatore di intervenie tempestivamente in altre modalità per garantire il servizio al Cliente Personalizzazione dei servizi Hotel E possibile personalizzare i servizi a pagamento offerti per nome e costo e modificarli in qualsiasi momento in modo da garantire agli ospiti una rendiconto preciso del proprio soggiorno Analisi del traffico telefonico aziendale Blue s Hotel Pro non offre strumenti analisi del traffico telefonico con statistiche, ma essendo un gestionale alberghiero si concentra su tale gestione. Qualora però si desideri effettuare analisi sul proprio traffico telefonico, è possibile acquistare Blue s Professional Advance che include Blue s Hotel Pro e tutti gli strumenti più avanzati di Blue s Professional per l analisi e il controllo del traffico telefonico aziendale (vedasi capitolo relativo). 2.5 Installazione e collegamento al centralino Requisiti PC con processore 1 Ghz 128 MB RAM 60 MB di spazio disco disponibile Microsoft Windows 98, 2000, ME, XP, NT (SP6a) Porta seriale RS232 o porta LAN per il collegamento al PABX a seconda della modalità specifica del PABX utilizzato. Blue s Hotel Pro non richiede un PC dedicato ed è possibile installare l applicazione anche su più computer per una gestione contemporanea da parte di più addetti dei servizi di front-end dell Hotel. Si ricordi però che è necessario che il PC sia acceso per acquisire i dati di traffico dal centralino telefonico. In caso di spegnimento accidentale i dati delle chiamate andranno persi se il centralino telefonico non ha una memoria tampone interna Compatibilità Blue s Hotel Pro è compatibile per la gestione degli addebiti telefonici con qualsiasi centralino. Si veda a tal proposito il relativo paragrafo di Blue s Professional. I sistemi ad oggi integrati direttamente sono riportati nel paragrafo dedicato (l elenco aggiornato è disponibile su Internet sul sito Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 11 di 34

12 3 Blue s Professional Il tuo assistente attivo per controllare il traffico e ridurre i costi telefonici della tua impresa! 3.1 Descrizione generale Blue s Professional è il frutto dell esperienza di oltre installazioni di soluzioni di controllo del traffico telefonico in tutta Europa. E oggi la soluzione più avanzata ed efficace per la piccola e media impresa che ha cambiato il modo di controllare il traffico telefonico in azienda trasformandosi in un vero e proprio assistente attivo. Blue s Professional permette infatti di lavorare con tranquillità e di ricevere direttamente nella propria casella di posta elettronica i report che si vuole controllare periodicamente ed essere avvisati con un allarme via non appena accade qualcosa di indesiderato come il superamento del budget, chiamate a numeri proibiti, linee telefoniche che non funzionano, troppe chiamate senza risposta, etc. Blue s Professional è facile da usare e consente di analizzare con semplicità il traffico telefonico aziendale tramite grafici e tabelle preconfigurate ed un monitor multipannello in tempo reale. Con un pratico cruscotto di gestione si possono selezionare i report in base all'obiettivo dell'analisi (indagini generali, analisi dei costi, dell efficienza e classifiche), personalizzarle come si desidera e con un solo click esportarle in altre applicazioni (PDF, HTML, XLS, DOC...), pianificarne l invio per , archiviarle in cartelle di rete o anche prepararle per la pubblicazione su Internet. E multicarrier e consente una gestione semplice delle tariffe telefoniche (aggiornabili via Internet) per un calcolo accurato dei costi. Blue s Professional acquisisce i dati in tempo reale da qualsiasi centralino telefonico e dai nuovi IP PABX. Permette di centralizzare il controllo della documentazione del traffico telefonico della sede principale e delle sedi remote dell azienda, documentando il traffico di ogni singolo centralino, anche di marche diverse. E' facile da installare, non richiede un PC dedicato e può essere utilizzato da tutti i computer della rete locale gratuitamente. Blue s Professional è in grado di gestire un numero illimitato di derivati e controllare un numero illimitato di sedi. E disponibile in diverse versioni che si differenziano per il numero di derivati del centralino telefonico ed è aggiornabile con il crescere dell impresa. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 12 di 34

13 3.2 Caratteristiche statistiche preconfigurate per tipologia di analisi (indagini generali, costi, efficienza, classifiche) con grafici e tabelle statistiche con filtri rapidi per periodo e visualizzazione dei dati di sintesi e dei dettagli delle singole chiamate statistiche personalizzabili per esigenze avanzate attraverso filtri avanzati report personalizzabili con logo (BMP, JPG, GIF, TIF) statistiche con raggruppamento multilivello delle chiamate per derivati/reparti/sede, derivati/centri di costo/sede, azienda report dedicati per il confronto tra offerte diverse per il controllo e la scelta dell operatore possibilità di confronto contemporaneo tra un numero illimitato di offerte gestione privacy sulle chiamate con numero di asterischi programmabile monitor in tempo reale del traffico telefonico multipannello (max 8) personalizzabile per profilo utente per controllo attività di call center, help desk, centralino gestione allarmi sul traffico telefonico su condizioni personalizzabili con filtri a piacere per controlli sul traffico uscente, sugli interni telefonici, sul trend e sul funzionamento di Blue s pianificazione invio allarmi via anche a più destinatari contemporaneamente con periodicità liberamente programmabile preparazione per la pubblicazione delle statistiche su web tramite esportazione in cartelle di rete in formato HTML 4.0, DOC, PDF, XLS, RTF, TXT, CSV con periodicità programmabile gestione tariffe telefoniche personalizzate attraverso facile strumento visuale strumento di importazione via Internet delle tariffe più diffuse gestione scatti o a tempo dei costi telefonici gestione delle commesse e dei PIN gestione tabellare dei dati per manutenzioni ed operazioni avanzate rubrica telefonica aziendale centralizzata con aggiornamento automatico da CD Seat Pagine Bianche On-line associazione automatica del nome presente in rubrica al numero chiamante-chiamato selezione automatica dei numeri in rubrica attraverso collegamento tra PC e telefono gestione avanzata di filtri e tabelle gestione costo uomo orario, per controllo costi nascosti di gestione gestione addebiti telefonici con ricarico percentuale personalizzabile per derivato gestione password con profili multilivello non richiede un PC dedicato condivisione degli archivi in rete per una gestione centralizzata dei dati archivi per Microsoft Access con database Jet incluso (non è necessario acquistare la licenza di Microsoft Access). Per grandi moli di dati è disponibile Blue s Enterprise Pro per database Microsoft SQL Server, non incluso gestione contemporanea da più postazioni di rete (gratuita) gestione di un numero illimitato di derivati gestione centralizzata di una rete di centrali telefoniche anche con PABX diversi per un numero illimitato di sedi collegamento del PC via porta seriale o via TCP-IP con il centralino telefonico per lo scarico delle chiamate per la documentazione addebiti in tempo reale configurazione guidata per un installazione semplice e rapida strumento visuale per la creazione di driver specifici per PABX strumento di importazione da Internet dei driver dei PABX aggiornamento in automatico via Internet Blue s Live Update buffer di memoria dedicato, Blue s Buffer - opzionale, con memoria RAM da 512 KB espandibile fino a 2 MB per circa chiamate disponibile in 5 lingue ITA-ENG-DEU-FRA-ESP Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 13 di 34

14 3.3 Funzioni principali Le Statistiche Blue s Professional è in grado di gestire tutte le informazioni sul traffico telefonico che il centralino fornisce attraverso la porta seriale o la porta di rete con cui è collegato. Ad esempio registra, per le chiamate uscenti e per le chiamate entranti, informazioni su data-ora-minuti-secondi di inizio e di fine della chiamata, durata, numero selezionato, interno di origine-destinazione della chiamata, numero chiamato, numero chiamato-chiamante, linea telefonica utilizzata, durata dello squillo, ma tali informazioni differiscono in base al modello di centralino utilizzato. Blue s Professional organizza in automatico i dati grezzi in tabelle, predispone statistiche preconfigurate e grazie ad un pratico cruscotto, mette a disposizione pronte per l uso: Indagini generali Per azienda Per reparti e derivati Per gruppo Per derivati e destinazioni Traffico uscente per destinazione Analisi dei costi Per derivato Per destinazione Per commessa Bolletta Andamento annuale dei costi Costo uomo Analisi dell efficienza Chiamate entranti Chiamate uscenti Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 14 di 34

15 Numero di chiamate nella settimana Andamento giorno per giorno Utilizzo delle linee Le classifiche Chi chiama più I numeri più chiamati Chi ci chiama I paesi più chiamati Blue s Professional è davvero facile da usare ed oltre a visualizzare le statistiche sul traffico in tempo reale, permette di stamparle, esportarle in vari formati (PDF, Excel, Word, HTML, RTF, TXT, CSV), pianificarne l invio automatico nella propria casella di posta elettronica con periodicità a piacere. E possibile applicare filtri ad ogni report con grande semplicità grazie a strumenti avanzati che consentono di personalizzare l insieme dei dati analizzato e salvarli in un apposita cartella Personali per richiamarli successivamente con un solo click. Tutti i report possono essere inoltre personalizzati con il logo dell azienda e se si ha la necessità di modificarne il contenuto a livello di tipologia di dati mostrati oppure il formato (layout) del report è possibile richiederne a Telcen la personalizzazione come servizio opzionale Il Monitor Il Monitor di Blue s Professional è progettato per offrire uno strumento di controllo in tempo reale per coloro che gestiscono gruppi di lavoro ed hanno bisogno di tenere verificare costantemente il traffico telefonico. E configurabile a piacere sia per il numero di pannelli contemporanei visualizzati contemporaneamente (max 8), che per la tipologia. I grafici e le tabelle sono infatti selezionabili da un elenco di decine di pannelli preconfigurati per un utilizzo immediato e personalizzabili in base alle proprie esigenze con filtri avanzati. E possibile inoltre definire un numero illimitato di profili utente per le differenti esigenze di controllo, richiamabili con 1 solo click. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 15 di 34

16 3.3.3 Gli Allarmi Grazie agli Allarmi e alla Pianificazione, Blue s Professional introduce un importante innovazione nel controllo del traffico telefonico che lo trasforma da strumento passivo di consultazione a strumento attivo che permette di intervenire con azioni correttive tempestive. Blue s Professional permette infatti di definire dei veri e propri allarmi che invia via posta elettronica anche a più destinatari contemporaneamente, sulla base di parametri selezionabili a piacere. Un pratico pannello guida nella configurazione di controlli su: sulle chiamate uscenti sugli interni sul trend sul funzionamento stesso di Blue s Così, ad esempio, è possibile essere avvisati subito via se qualcuno in azienda chiama numeri a tariffazione speciale o se effettua chiamate fuori dall orario di lavoro, se si supera un budget di spesa o se la spesa del periodo in corso è aumentata di più dell x% rispetto a quella del periodo precedente od ancora se Blue s non riceve più chiamate da più di x minuti La Pianificazione delle attività di controllo via dei report e degli allarmi Blue s Professional offre uno strumento eccezionale di pianificazione che rende estremamente efficiente il controllo del traffico telefonico in linea con l obiettivo di Con un facile strumento di pianificazione consente infatti di scadenzare tutte le attività di controllo ricorrenti in base alle proprie esigenze e stabilirne la frequenza a piacere: ogni x secondi, ogni x minuti, ogni x ore, ogni x giorni, ogni x settimane, ogni x mesi. Così, ad esempio, se si desidera ricevere nella propria casella di posta elettronica, ogni lunedì mattina alle 9:00, la statistica di riepilogo dei costi telefonici per il proprio reparto, o salvare ogni mese i dati raggruppati per centro di costo è sufficiente programmare l attività una volta soltanto. Blue s Professional permette di pianificare l'invio delle statistiche a più collaboratori contemporaneamente per poter condividere le informazioni sull'andamento della gestione. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 16 di 34

17 3.3.5 La Gestione delle Tariffe telefoniche Grazie alla gestione multicarrier, con Blue s Professional è possibile calcolare correttamente il costo delle chiamate effettuate anche utilizzando carrier diversi per le varie direttrici (locali, nazionali, internazionali, cellulari, etc). La configurazione di Blue s permette di impostare qualsiasi tipo di LCR anche con tipi di collegamenti diversi contemporaneamente (CPS, linee dedicate, dial-up, etc.). Nella versione multisede è inoltre possibile configurare il calcolo dei costi per ogni singola sede. Si può gestire qualsiasi listino delle compagnie telefoniche e stampare quelli in uso ed è molto semplice infine modificare e tenere aggiornate le tariffe, attraverso l apposito strumento di gestione tariffe. Blue s Professional viene fornito con la maggior parte delle tariffe telefoniche presenti sul mercato e le tariffe vengono costantemente aggiornate e messe a disposizione gratuitamente sul sito Internet Telcen oppure attraverso lo strumento di download di Blue s. Blue s Professional calcola i costi utilizzando i più diffusi parametri utilizzati dalle compagnie telefoniche: prefisso telefonico, fascia oraria, fasce di durata, costo alla risposta, durata del costo alla risposta, durata minima e costo minimo, arrotondamenti del costo e della durata, fasce di distanza. Inoltre Blue s Professional gestisce il prefisso di interconnessione, utilizzato nel caso si imposti il calcolo sulla base di più carrier. Grazie alla gestione dei canoni, Blue s Professional è in grado di riportare in un report speciale anche i costi fissi sostenuti per l utilizzo di una o più tariffe telefoniche. Blue s Professional effettua il confronto dei costi con un Carrier di riferimento ed offre costantemente l'opportunità di controllare al volo se l operatore scelto è il più conveniente. Se si desidera fare un confronto tra le varie offerte disponibili sul mercato sulla base del proprio traffico telefonico è necessario utilizzare Blue s Professional Advance che effettua il confronto contemporaneo dei costi tra tutte le compagnie telefoniche che si desidera. Il Confronto Tariffe calcola infatti la spesa che si sarebbe sostenuto in un determinato mese e poi mostra la classifica dei Carrier più convenienti: uno strumento davvero unico per scegliere il migliore operatore di telecomunicazioni per la propria impresa. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 17 di 34

18 3.4 Funzioni speciali Filtri avanzati Grazie ai Filtri avanzati è possibile selezionare un insieme preciso di dati sulla base dei campi presenti nell archivio che si vuole filtrare (tipicamente le chiamate). Per esempio, filtrando le chiamate è possibile selezionare tutte le chiamate di un interno, fatte a Milano, di martedì, che sono durate più di 10 minuti. Inoltre è possibile applicare un ordinamento alla visualizzazione dei dati, anche sulla base di più campi. I Filtri di Blue s Professional non prevedono limiti al numero di restrizioni che si possono effettuare. Una volta creato, il Filtro può essere salvato e riutilizzato ogni volta che si vuole e può essere applicato all interno di un report per personalizzare i dati da inserire in una statistica o anche un allarme. Blue s Professional mette a disposizione una serie di Filtri avanzati già pronti per essere utilizzati, modificati o applicati nei report La rubrica telefonica aziendale La Rubrica telefonica di Blue s Professional ha una funzionalità che la rende davvero speciale: si aggiorna automaticamente collegandosi all elenco telefonico su CD Seat Pagine Bianche Monitor. Tiene nota delle chiamate ricevute e dei numeri composti che non sono ancora presenti in Rubrica e richiede in automatico il nome, l indirizzo, la località e la provincia aggiornando così la Rubrica telefonica. Inoltre, tramite un dispositivo di collegamento tra telefono e il PC, Blue s Professional permette di comporre un numero telefonico presente nella Rubrica o fornito manualmente La gestione dei dati aziendali Blue s Professional consente una facile gestione dati aziendali (derivati, reparti, centri di costo, commesse, impostazioni sulla privacy, etc.) attraverso appositi strumenti che ne semplificano la configurazione e la manutenzione. La tabella di configurazione dei Derivati permette di personalizzare le funzionalità di Blue s Professional per ogni singolo utente del centralino telefonico. È possibile ad esempio personalizzare il nome che apparirà così su ogni report, il ricarico dei costi % se sis desidera applicare una maggiorazione per riaddebitare le chiamate, la stampa del numero selezionato (Privacy), l appartenenza ad un reparto o ad un centro di costo o anche stabilire un costo orario per calcolare anche il costo del tempo che un collaboratore ha trascorso al telefono etc. È possibile inoltre, modificare queste informazioni in qualunque momento e rielaborare i dati contenuti negli archivi per allinearli ai cambiamenti effettuati, tramite l apposita funzione Riassocia. Tramite l opzione Privacy è possibile infine stabilire, per ogni derivato, il livello di riservatezza sulla documentazione delle chiamate mascherando con asterischi una o più cifre del numero (esempio ***) Gestione codici commesse La Commessa del centralino, detta anche PIN, è un codice personale che permette di identificare la persona che effettua una telefonata indipendentemente dal derivato di origine della chiamata Può essere molto utile per associare la telefonata a una commessa di lavoro (un esempio è l avvocato che effettua chiamate per conto di un Cliente) o per rendicontare i costi di un progetto, ma anche per gestire le chiamate private dei collaboratori in modo da poterle successivamente riaddebitare. Non tutti i centralini dispongono di tale funzionalità, ma se il centralino gestisce le commesse, Blue s Professional è in grado di memorizzare questa informazione che viene salvata all interno della singola chiamata, in modo da renderla disponibile in statistiche dedicate (per es. totale chiamate di ogni Commessa). Considerando che nella maggior parte dei casi la Commessa è una password, è necessario mantenere l informazione riservata. Per questo, è possibile compilare una tabella che associa un nome ai codici di Commessa. Blue s Professional, nelle statistiche, sostituisce all interno delle chiamate il nome al Codice Commessa, mantenendo così la riservatezza dei PIN. Tipi di commesse gestite Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 18 di 34

19 Gestita dal centralino Post Selezione Telcen Blue s Card Gestita dal centralino In questo caso Blue s acquisisce l informazione dalla stringa che esce dal centralino che ha già in un apposito campo l informazione sul codice commessa. Post Selezione In alcuni tipi di centralini è possibile digitare un codice dopo la selezione del numero (es. #1234) e questo codice appare all interno della stringa letta da Blue s Professional. In questo caso l applicazione è in grado di riconoscere e memorizzare la post-selezione come codice Commessa per quella determinata telefonata. Telcen Blue s Card Qualora si desideri avere una maggiore sicurezza e non si vogliano divulgare i codici commessa non si voglia digitare il codice personale ogni volta prima del numero chiamato gestire il codice commessa nel caso il centralino non disponga di tale funzionalità è possibile utilizzare Telcen Blue s Card insieme a Blue s Professional. Telcen Blue s Card è una soluzione basata su una chip card e su un lettore di carte collegato al telefono che abilita/disabilita l apparecchio ed invia in automatico il codice segreto memorizzato sulla carta (si veda capitolo riguardante il prodotto) che Blue s Professional registrerà come codice commessa per quella telefonata Gestione archivi in rete Gli archivi di Blue s Professional possono risiedere su una qualsiasi directory di rete ed essere consultati da qualunque computer collegato e abilitato attraverso la versione Client di Blue s Professional (gratuita). È possibile così rendere disponibile la Rubrica di Blue s Professional a tutti i collaboratori, eseguire l acquisizione e l importazione sul PC vicino al centralino, la consultazione dai responsabili di reparto e programmare le stampe periodiche dall ufficio del personale. Il tutto senza muoversi dalla propria scrivania Esportazione dei dati per il web e in altri formati Blue s Professional consente di esportare le statistiche realizzate in altri formati al fine di integrarle in documenti per fare a esempio una presentazione od anche prepararle in formato HTML per la pubblicazione su web. I formati di esportazione sono: Acrobat PDF DOC XLS HTML 4.0 RTF TXT TXT separato da tabulazioni CSV - testo separato da virgole RPT definizione statistiche Se si ha necessità di effettuare periodicamente l attività di esportazione in altri formati è possibile programmarla in automatico attraverso lo strumento di Pianificazione che consente di definire la periodicità con cui si desidera esportare e la cartella locale o di rete in cui si desidera salvare i file. Per la pubblicazione su web, Blue s Professional consente di salvare il file in formato HTMl 4.0 in una cartella di rete che potrà essere resa visibile on-line, secondo le procedure aziendali. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 19 di 34

20 3.4.7 Gestione delle cabine telefoniche Blue s Professional integra un apposito strumento per la gestione delle cabine telefoniche aziendali o più in generale per il riaddebito delle chiamate. E possibile infatti selezionare le chiamate fatte in un determinato periodo da un derivato e realizzare al volo un semplice report con il dettaglio delle chiamate ed il costo. Dallo strumento di amministrazione dei dati aziendali è infine possibile assegnare un margine % di ricarico da assegnare ad alcuni derivati Gestione multisede Blue s Professional è in grado di raccogliere i dati da più centrali telefoniche (anche di marche diverse) distribuite geograficamente e centralizzare le statistiche di tutte le sedi, senza limiti per numero di centrali gestite né di numero di derivati. Grazie poi all invio pianificato delle statistiche per mail, la sede centrale potrà inviare periodicamente e in automatico i report di competenza ad ogni sede remota. In alternativa è possibile installare un Blue s Professional in ogni sede remota e anche centralizzare i dati (vedi lo scenario riportato al punto ). Per effettuare questa configurazione è possibile utilizzare uno degli schemi di collegamento sotto riportati (via modem con buffer o via IP). Se non è possibile collegare le sedi tra loro via IP o via modem è possibile installare 1 Blue s Professional in ogni sede. In questo caso, se le varie sedi dispongono della posta elettronica possono inviare periodicamente alla sede centrale o alle altre sedi le statistiche di interesse. Tutte le operazioni di gestione centralizzata dei dati sono programmabili in modo automatico e non richiedono alcuna attività di gestione in nessun tipo di configurazione. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 20 di 34

21 3.4.9 Blue s Buffer Blue s Buffer è un unità di memoria del traffico telefonico dedicata che garantisce la sicurezza di un backup dei dati qualora non sia possibile tenere sempre accesso il PC su cui il centralino scarica le chiamate. Si collega tra il centralino e il personal computer attraverso porta seriale RS232 (cavo di collegamento con il PC incluso nella confezione). Un esclusivo protocollo a correzione di errore garantisce la sicurezza del trasferimento dei dati durante l importazione dal PC e in mancanza di alimentazione ha un autonomia di 20 minuti garantita da una batteria interna. Di base viene fornito con una memoria RAM di 256 kb, per circa chiamate, espandibile fino a 2 MB per circa chiamate e grazie ad alcuni LED e ad un display LCD è possibile visualizzare lo stato del Buffer, la capacità residua, data, ora ed è possibile programmare il buffer da apposito tasto. Blue s Buffer può inoltre essere utilizzato nei casi di gestione centralizzata del traffico telefonico di un azienda multisede qualora sia necessario effettuare lo scarico dei dati attraverso una linea telefonica commutata. In questo caso è possibile effettuare tale attività in automatico. Caratteristiche Autonomia a PC spento illimitata (non necessita di PC dedicato) Alimentazione 220Vac 50/60Hz oppure +24Vdc -48Vdc (opzionale) 110Vac 50/60Hz (opzionale) Autonomia in assenza di rete 20 minuti Batteria esterna ricaricabile 9V 110mAh NiCD Dimensioni formato A4 (21 x 29,7 x 4,4) Display LCD retroilluminato 16 caratteri x 2 righe Marchio CE sì Memoria dati 520KB, espandibili a 2MB tramite l'apposita carta opzionale "Blue's Card Memory" Orologio di sistema sì, programmabile dal PC tramite Blue's Porta parallela per hardcopy di sicurezza su stampante sì Reset hardware con ritenzione dei dati sì, a 3 livelli (porte di i/o, parziale, totale) Ritenzione dei dati in assenza di alimentazione illimitata, i dati sono memorizzati su memorie permanenti in tecnologia FLASH Collegamento a modem esterno sì, tramite porta seriale RS232 Modem interno Analogico 33,6 Kbps opzionale Cavo seriale verso il PC Incluso Cavo seriale verso il centralino telefonico Non fornito Manutenzione archivi Blue s Professional dispone di funzionalità specifiche per la gestione avanzata degli archivi e dei dati, quali tabelle e filtri avanzati. Un apposita funzione consente di archiviare le chiamate di un periodo selezionato eliminandole dall archivio in uso oppure conservandole per backup. Una volta archiviate sarà possibile riaprire l archivio per analizzarne i dati in qualsiasi momento. Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 21 di 34

22 In casi eccezionali è inoltre possibile effettuare ripristinare e compattare il database con le funzionalità del database Jet di Microsoft richiamabili direttamente dall applicazione Versioni per grandi basi dati (per database MS SQL server) Blue s Professional utilizza archivi del database Jet integrato in Microsoft Access che è in grado di gestire archivi di dimensioni fino ad 1 GB (il database Jet è incluso nella licenza di Blue s Professional). Le prestazioni sono soddisfacenti con archivi che contengono fino a circa chiamate e raggiunte tali dimensioni, è consigliabile procedere ad archiviare i dati di un certo periodo per ridurne la dimensione. Nel caso in cui si abbia la necessità o si desideri tenere in linea moli di dati più grandi, è consigliabile passare a Blue s Enterprise Pro, che ha tutte le stesse funzionalità di Blue s Professional, ma utilizza archivi di Microsoft SQL Server (non incluso nella licenza di Blue s Enterprise Pro) Gestione password Blue's Professional consente di assegnare a più utenti differenti livelli d accesso alle informazioni. Ad esempio, è possibile assegnare una password che consenta all operatore del centralino di aggiornare i dati della Rubrica telefonica, ma non di vedere o cancellare quelli delle Chiamate; oppure di visualizzare esclusivamente le chiamate di un unico reparto o soltanto i numeri di Milano Blue s info Qualora si rivelino necessarie attività specifiche di assistenza in una determinata installazione, Blue s Professional è in grado di preparare tutti i file della configurazione di Blue s per l invio all Help Desk L aggiornamento automatico via Internet - LiveUpdate Grazie a LiveUpdate, Blue s Professional è sempre aggiornato all ultima versione disponibile. LiveUpdate infatti si collega al sito Telcen, verifica la disponibilità di nuovi aggiornamenti e se presenti scarica e installa in automatico i nuovi componenti. 3.5 Installazione e collegamento al centralino Requisiti PC con processore 1 Ghz 128 MB RAM 100 MB di spazio disco disponibile Microsoft Windows 98, 2000, ME, XP, NT (SP6a) Porta seriale RS232 o porta LAN per il collegamento al PABX a seconda della modalità specifica del PABX utilizzato Compatibilità Blue s Professional è in grado di collegarsi ad un centralino telefonico per raccogliere le stringhe contenenti le informazioni delle telefonate entranti e uscenti (CDR: data, ora, durata, numero di telefono, interno, linea, durata squillo, commessa PIN, etc). I campi che Blue s Professional può memorizzare sono tutti quelli inviati dal centralino nelle stringhe della documentazione addebiti. Inoltre Blue s Professional calcola campi aggiuntivi come il costo della chiamata, l esito della conversazione, la nazione e l area della telefonata, il nome dell interno, del centro di costo, del reparto, etc. Il collegamento al centralino telefonico può essere effettuato tramite una porta seriale RS232 oppure tramite rete LAN IP (se il centralino supporta questo tipo di connessione ed è dotato della relativa scheda di rete). Blue s Professional non richiede un PC dedicato, ma è necessario che il PC sia acceso per acquisire i dati di traffico dal centralino telefonico. In caso di spegnimento accidentale i dati delle chiamate andranno persi se il centralino telefonico non ha una memoria tampone interna o qualora non sia installato Blue s Buffer. Grazie a uno speciale sistema di analisi e interpretazione delle stringhe provenienti dal centralino, Blue s Driver, Blue s Professional è in grado di raccogliere i dati e memorizzare le stringhe in qual- Guida tecnico-commerciale Blue s Family pag. 22 di 34