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1 Objectway ActivTrack Manuale Utente Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 1 di 13

2 Indice 1. Che cosa è Ow ActivTrack Le caratteristiche principali di Ow ActivTrack Gli obiettivi fondamentali di Ow ActivTrack Le informazioni gestite da Ow ActivTrack I flussi di lavoro aziendali che usano Ow ActivTrack Registrazione del tempo Fatturazione al Cliente Controllo di gestione Controllo delle presenze e Calcolo dei cedolini Come si installa Ow ActivTrack Installazione Ow ActivTrack Aggiornamenti Software Come si usa Ow ActivTrack Lancio dell applicazione Autenticazione integrata con Active Directory Registrazione del Tempo Salvataggio dei dati Esportazione in Excel Stampa Opzioni Sposta Aggiungi Riga in alto Lingua Altre Funzionalità di Ow ActivTrack Cambio Password Configurazione Proxy Menu contestuale sulla riga Menu contestuale sulla cella Ordinamento dei dati sulla colonna Filtro dei dati sulla colonna Spostamento e dimensionamento delle colonne Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 2 di 13

3 1. Che cosa è Ow ActivTrack 1.1. Le caratteristiche principali di Ow ActivTrack L applicativo denominato Ow ActivTrack è uno degli applicativi interni del Gruppo Objectway e ha le seguenti principali caratteristiche: è lo strumento software che tutto il personale del Gruppo Objectway utilizza per registrare le attività svolte nell ambito delle proprie mansioni. sostituisce la precedente versione "Schedine2008". è costituito da un applicativo.net, Windows Form basato per la parte client sul Framework 2.0 si interfaccia con un Web Services al database Server Oracle. I dati e le opzioni sono archiviati localmente su file XML, per consentire l utilizzo dell applicativo in modalità off-line, temporaneamente senza la connessione al server. Quando la connessione al server è disponibile un meccanismo di sincronizzazione permette l allineamento dei dati tra il server centrale ed il file XML locale Gli obiettivi fondamentali di Ow ActivTrack Gli obiettivi fondamentali di Ow ActivTrack sono: - informare l Amministrazione e i responsabili ObjectWay sulla tipologia e la quantità totale di ore lavorate da tutti i dipendenti sulle commesse cliente e interne. - rilevare le presenze, cioè registrare insieme alle ore lavorate anche le ore di assenza (malattia, ferie e permessi di vario genere) e le eventuali trasferte Le informazioni gestite da Ow ActivTrack Per quanto riguarda le commesse cliente, i dati rilevanti, da comunicare tramite Ow ActivTrack, sono: la quantità di ore lavorate su commessa per tipologia di attività (standard, straordinaria, reperibilità), il cliente, il codice commessa ed eventuali item di produzione e profili associati, l eventuale luogo delle attività svolte in trasferta le ore fatturabili al cliente. l item di acquisto se si tratta di un fornitore Queste informazioni permettono all Amministrazione di emettere correttamente le fatture da inviare al Cliente, di pagare i fornitori e, più in generale, di gestire tutto ciò che riguarda i contratti e le relative commesse. Le commesse interne sono progetti specifici di investimento o di altro interesse aziendale, per i quali è definito un budget ed è importante tenere sotto controllo i costi. Altre attività sono quelle cosiddette di struttura, cioè le attività che non fanno capo a un progetto specifico, ma che fanno parte comunque della vita della propria Unit di appartenenza: formazione personale, lavoro di prevendita, gestione, ecc. Per le presenze è necessario registrare la quantità di ore e il tipo di assenza (ferie, malattia, ecc.). Queste informazioni sono fondamentali per l emissione dei cedolini. Tutte queste informazioni, sia le ore lavorate su commessa, sia le ore svolte su attività interne, sia le ore di assenza, sono utilizzate dal management per effettuare il controllo di gestione I flussi di lavoro aziendali che usano Ow ActivTrack L applicativo Ow ActivTrack ha un impatto su tutti i fondamentali flussi di lavoro aziendali: Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 3 di 13

4 la registrazione del tempo, ovvero delle ore lavorate e delle assenze, la fatturazione al Cliente delle ore lavorate su commesse, con necessità di evidenziare l esigibilità certa delle fatture, il controllo di gestione, il controllo mensile delle presenze e il calcolo dei cedolini Registrazione del tempo La registrazione del tempo consiste fondamentalmente nell associare le ore lavorate e le ore di assenza ad una delle seguenti tipologie di attività: Standard: attività lavorativa erogata nel normale orario di lavoro su commesse del cliente, su commesse interne e di struttura; Straordinaria: attività straordinaria autorizzata dal proprio responsabile; Reperibilità: attività svolta in periodo di reperibilità (serale, notturno, festivo, ecc.); Aggiuntiva: attività erogata oltre il normale orario di lavoro giornaliero, ma non imputabile come straordinaria. Assenza (Malattia, Ferie, Rol, ecc.): assenza autorizzata come da regolamento aziendale Fatturazione al Cliente Il flusso di lavoro relativo alla fatturazione è di vitale importanza per l Azienda. Infatti, essendo collegato al flusso di avanzamento lavori delle varie commesse, garantisce che l Azienda, ogni mese, possa contare su un ritorno economico-finanziario che permetta di coprire le spese correnti: gli stipendi dei dipendenti, gli acquisti di materiale, etc. Per evitare episodi di contestazioni dei clienti sul pagamento delle fatture, l azienda ha la necessità di avere evidenze della esigibilità certa delle fatture. Quindi quando richiesto il personale tecnico deve far firmare al cliente le schede attività commessa generate da OW ActivTrack Controllo di gestione Il controllo di gestione è lo strumento fondamentale per governare l azienda. Permette di ottenere mese per mese i dati sull andamento delle varie commesse e delle varie Unit: allocazione delle persone, costi, ricavi e margini. Per le commesse cliente si verifica che vengano rispettati gli obiettivi di marginalità e di allocazione. Per le commesse interne si tiene sotto controllo il budget di costo. Tutti questi dati, insieme ai costi calcolati sulle altre attività non di commessa, compongono i risultati delle Technical Unit Controllo delle presenze e Calcolo dei cedolini Il controllo del rilevamento delle presenze è l attività fondamentale svolta dall ufficio segreterie che sta alla base de calcolo delle retribuzioni. Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 4 di 13

5 2. Come si installa Ow ActivTrack 2.1. Installazione Ow ActivTrack Per il corretto funzionamento di Ow ActivTrack è necessaria la presenza del Microsoft Framework.NET 2.0 mentre per la sola fase di installazione è necessario disporre di Internet Explorer. Con Internet Explorer aprire il link e premere Install. Premendo Install l applicativo verificherà la presenza dei requisiti di sistema e avvierà l installazione mostrando lo stato di avanzamento. Al termine dell installazione, Ow ActivTrack presenterà la finestra di login, per l inserimento delle credenziali di accesso. Le pagina consente di scaricare ed installare anche il Framework.NET come illustrato in figura. Versione dell applicativo che sarà installato. Avvia l installazione di ActivTrack. Link per scaricare il Framework 2.0 prerequisito obbligatorio al funzionamento dell applicazione Aggiornamenti Software Ow ActivTrack verifica ad ogni avvio se esiste una versione più recente di quella in uso e procede automaticamente all aggiornamento. La versione installata di Ow ActivTrack è mostrata nella barra di intestazione della login o del pannello principale quando l applicativo è aperto. Versione installata Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 5 di 13

6 3. Come si usa Ow ActivTrack 3.1. Lancio dell applicazione Per eseguire Ow ActivTrack dal menu Start scegliere la voce Tutti i Programmi e poi Objectway e infine ActivTrack ClickOnce. Si aprirà la finestra mostrata nella seguente figura: l applicativo sta verificando se esiste un aggiornamento. Se non ci sono aggiornamenti disponibili verrà aperta la finestra di autenticazione, seguire quindi le istruzioni del paragrafo 3.2. Se ci sono aggiornamenti l applicativo proporrà una finestra di notifica, premere Install per accettare l aggiornamento. Al termine dell aggiornamento verrà proposta la finestra di autenticazione, seguire quindi le istruzioni del paragrafo Autenticazione integrata con Active Directory L accesso all applicazione Ow ActivTrack avviene attraverso le stesse credenziali (User Name e Password) di accesso alla rete ObjectWay su dominio OWGROUP. Se è disponibile una connessione con il server centrale, l applicazione confronta le informazioni salvate localmente con quelle salvate sul database centrale. Nel caso vi siano delle differenze si attiva la funzione di sincronizzazione dei dati. Se non è disponibile una connessione con il server centrale, l applicazione avvisa attraverso un opportuno messaggio, che il server non è raggiungibile per mancanza di connessione al server e dà la possibilità di lavorare con l ultima copia di dati salvati localmente. I dati salvati localmente saranno poi salvati e sincronizzati sul server la prossima volta che si attiva la connessione con il database centrale. Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 6 di 13

7 3.3. Registrazione del Tempo Dopo aver completato la fase di autenticazione l applicazione visualizza la finestra principale composta dalle seguenti aree Intestazione (nome e versione dell applicazione, utente connesso e profili posseduti) combo di selezione (anno, mese, persona) bottoni funzionali (mostra, salva, stampa, esporta, opzioni) griglia con i dati area avvisi con i messaggi del sistema all utente Nella figura che segue compare il dettaglio della toolbar e del menu opzioni posizionati in alto a destra della finestra principale. Nelle opzioni della finestra principale è possibile scegliere l ordinamento cronologico dei dati presentati in griglia e scegliere la lingua. Dalla finestra principale l utente può visualizzare/inserire/stampare i dati relativi alle proprie attività lavorative. Per inserire i dati in Ow ActivTrack si procede come segue: 1. Selezionare il periodo di riferimento (anno e mese) per il quale si vuole registrare le attività svolte Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 7 di 13

8 2. Selezionare il proprio cognome e nome e rapporto di lavoro; Il rapporto di lavoro viene specificato perché in alcuni casi particolari può capitare che una persona nello stesso mese abbia avuto con l azienda più di un rapporto di lavoro. Questo succede, per esempio, quando un collaboratore viene assunto in ObjectWay ed ha erogato nello stesso mese uno o più giorni di attività come collaboratore e uno o più giorni di attività come dipendente. In questi casi la persona deve compilare per quel mese due fogli ActivTrack uno in qualità di collaboratore ed uno in qualità di dipendente. 3. Cliccare il bottone Show per visualizzare i dati già salvati relativi al mese scelto 4. Cliccare sulla riga con la scritta (Aggiungi riga), per aggiungere una riga di attività ed iniziare ad inserire i dati. 5. Compilare i campi della griglia principale in base a quando indicato nella seguente tabella Campo Descrizione Data Giorno Ore Costo Tipo attività Cliente Codice Commessa Item Produzione Giorno in cui è stata svolta l attività all interno del periodo selezionato. Per attività su commesse diverse nello stesso giorno, è necessario inserire più righe con la stessa data. Giorno della settimana relativo alla data. Viene compilato automaticamente dal sistema quando si sceglie la data Ore di attività (dello stesso tipo) effettivamente erogate. Per attività di tipo diverso, è necessario compilare più righe. Il dato numerico è numerico e > 0 Il tot. ore standard e assenza deve essere uguale alle ore lavorative giornaliere stabilite dal contratto. Il tot. delle ore di attività di qualsiasi tipo, inserite in una stessa giornata non può superare le 24 ore. attività lavorativa erogate in orario standard su commesse del cliente, su commesse Standard interne e di struttura Straordinaria Attività straordinaria inserita nell apposito modulo straordinari. Reperibilità Attività svolta in periodo di reperibilità (serale, notturno, festivo, ecc.). Aggiuntiva Attività erogata oltre il normale orario di lavoro ma non prevista come straordinaria Assenze (Ferie, Rol, Malattia, ecc.) La scelta di questo tipo attività, disabilita tutti i Assenze campi successivi. Nome del Cliente per il quale è stata erogata l attività. Il sistema mostra solo i clienti su cui lavora l utente. L associazione è effettuata dall ufficio amministrativo. Se la commessa è interna o di struttura il cliente è Interna Codice alfanumerico che identifica univocamente la commessa su cui sono state erogate le ore di attività. Il sistema mostra soltanto i codici commessa del cliente scelto. Gli Item di Produzione sono sotto-attività utilizzate per specificare meglio il tipo di lavoro di alcune commesse. Se la commessa lo prevede il sistema filtra automaticamente gli Item di produzione corretti per la commessa scelta. Per commesse di struttura gli item di produzione possono essere: FOR Formazione GES Gestione struttura OPP Sviluppo Opportunità Descrizione Breve descrizione delle attività svolte. Obbligatorio Fuori Sede Indica se l attività è stata svolta in sede oppure fuori sede. Luogo Trasferta Ore Ricavo Fornitura Profilo Luogo dove viene svolta l attività in trasferta, Obbligatorio se attiva la cella fuori sede. Sono le ore fatturabili al cliente che per alcune commesse sono diverse dalle ore effettivamente svolte (ore costo); devono essere modificate solo su indicazione del proprio responsabile. Solo per fornitori. E il codice di fornitura che identifica lo specifico item di acquisto assegnato al fornitore nel momento dell apertura della commessa. Il sistema mostra soltanto i codici di fornitura associati alla commessa scelta. Per alcuni tipi di commessa è l elemento contrattuale cui fanno riferimento le attività. Il sistema mostra soltanto i profili associati alla commessa scelta. Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 8 di 13

9 3.4. Salvataggio dei dati In qualsiasi momento l utente può salvare le informazioni inserite nel foglio di registrazione del tempo premendo il bottone Save. Al momento del salvataggio l applicazione verifica la correttezza dei dati e mostra i messaggi all utente nell area Avvisi. Gli avvisi possono essere dei 4 tipi mostrati nella tabella seguente: Tipologia avvisi Esempi di messaggi 1. Successo Salvataggio locale e sul server eseguito con successo. 2. Errore Inserimento ore oltre il massimo consentito. bloccante 3. Informazione Totale ore ordinarie e/o assenze nn,nn, totale ore straordinarie e/o aggiuntive: nn,nn, totale ore lavorative previste: nnn. 4. Allarme Salvataggio locale eseguito con successo. Salvataggio sul server non riuscito. Il salvataggio dei dati passa attraverso i seguenti passaggi : 1. Salvataggio Locale. L applicazione esegue il salvataggio dei dati su file XML locale. 2. Salvataggio Remoto. Se la connessione con il server centrale presso la rete ObjectWay è attiva, l applicazione esegue il salvataggio dei dati sul Server centrale. 3. Sincronizzazione dei dati. Al salvataggio, se è disponibile la connessione verso il server centrale, viene attuato un meccanismo di sincronizzazione tra i dati presenti in locale e quelli sul server. L algoritmo confronta riga per riga le informazioni salvate localmente con quelle salvate sul database centrale. Nel caso vi siano delle differenze la funzione di sincronizzazione mantiene su entrambi gli archivi (locale e server) la versione con data più recente. La funzione di sincronizzazione traccia le modifiche rilevanti eseguite sui dati modificando il colore dello sfondo della riga e registrando un messaggio nell elenco avvisi. Legenda dei colori di sfondo. Bianco Azzurro Verde Verde chiaro Giallo riga già presente e salvata dall utente sia in locale che sul server. La riga di attività non è ancora stata validata dal responsabile. riga aggiunta o modificata in locale ma non ancora salvata sul server; dopo il salvataggio la riga riprenderà il normale sfondo bianco. riga validata : non è più modificabile né cancellabile. Se tutte le righe hanno sfondo verde significa che è stato validato l'intero mese e dunque l'utente non potrà neanche aggiungerne nuove righe. riga validata e modificata. riga il cui contenuto originale, modificato dall utente in una sessione locale, viene sostituito, durante la funzione di sincronizzazione, con il contenuto modificato sul server centrale. Questo si verifica quando la modifica dei dati sul server è stata fatta in data più recente rispetto alla modifica locale. Il contenuto della riga locale sostituita viene visualizzato nell area avvisi Esportazione in Excel Con il comando Esporta l utente può esportare i dati compilati del mese in un file di formato XLS. Il comando attiva la finestra standard salva con nome di Windows, che permette di dare un nome al nuovo documento, sfogliare e scegliere la cartella dove salvare il documento xls generato. Al termine dell operazione nell area Elenco Avvisi un messaggio informa sul risultato dell esportazione (Tabella esportata con successo nel file../ esportazione fallita). Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 9 di 13

10 3.6. Stampa Per stampare il report delle proprie attività usare il bottone "Stampa" dalla toolbar della finestra principale. Si aprirà una finestra dove selezionare la stampante e la commessa per cui si vuole generare il report. Premendo il pulsante "OK" verrà generato il report Word che può essere salvato, stampato e utilizzato come report mensile da consegnare al cliente per la firma di accettazione. Il pulsante "Annulla", invece, annulla l operazione e ritorna il controllo alla finestra principale di Ow ActivTrack. Selezione della stampante cui inviare il documento da stampare Utente e periodo di riferimento della stampa (non selezionabile da qui) Selezione del Cliente per il quale sono state svolte le attività da stampare Selezione della commessa su cui sono state imputate le attività da stampare Bottone che avvia la stampa 3.7. Opzioni Bottone che annulla la stampa Nella finestra principale tramite il bottone opzioni è possibile scegliere le personalizzazioni disponibili per questo applicativo: Sposta Aggiungi Riga in alto, Lingua e altro. Le opzioni presenti in questo paragrafo sono tutte memorizzate in xml locali, in questo modo l applicazione è in grado di ricordarle e riproporle ad ogni avvio Sposta Aggiungi Riga in alto Selezionando Sposta Aggiungi Riga in alto è possibile scegliere se la funzionalità di Aggiungi Riga deve essere disponibile all inizio della griglia come prima riga o alla fine come ultima riga. Se Aggiungi Riga è in ultima riga, le altre righe saranno ordinate per la colonna data dal primo all ultimo giorno del mese inserito. Se invece Aggiungi Riga è in prima riga, le altre righe saranno ordinate per la colonna data in ordine cronologico inverso. Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 10 di 13

11 Lingua Selezionando la voce Lingua dal menu verranno elencate le lingue supportate. Scegliendo la lingua l utente vedrà automaticamente tradotte tutte le etichette, messaggi dell area avvisi, intestazione delle colonne nella lingua scelta Altre Funzionalità di Ow ActivTrack Cambio Password Premendo Change Password dalla maschera di Login è possibile modificare la password di accesso. Questa è la stessa password utilizzata per accedere alla rete ObjectWay, quindi si sta modificando la password di accesso alla rete ObjectWay del dominio OWGROUP Configurazione Proxy Premendo Options dalla maschera di Login è possibile configurare il proxy esterno. Questa funzionalità è utilizzata solo nel caso si accede da una rete esterna a quella ObjectWay. Per attivare questa opzione, selezionare la voce Use Customized proxy, inserire le credenziali utilizzate nel dominio di rete esterno da cui si sta accedendo e premere il pulsante Save. In caso contrario lasciare l impostazione use default proxy. Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 11 di 13

12 Menu contestuale sulla riga Questo menu contestuale appare premendo il tasto destro del mouse sul bordo sinistro di qualsiasi riga di dati. Le voci del menu contestuale alla riga sono: 1. Nuova Riga: inserire una nuova riga in fondo o all inizio alla griglia in base alle opzioni impostate. 2. Elimina Riga: elimina la riga selezionata. 3. Duplica Riga: duplica la riga selezionata copiandone i dati. 4. Annulla Riga: riportare la riga e tutti i suoi dati allo stato in cui era prima di modifiche (se le modifiche non sono state ancora confermate Menu contestuale sulla cella Questo menu contestuale appare premendo il tasto destro del mouse all interno di una qualsiasi cella della griglia di dati. Le voci del menu contestuale alla cella sono: 1. Nuova riga: aggiungere una nuova riga. E lo stesso comando del menu contestuale sulla riga. 2. Elimina riga: eliminare la riga selezionata. E lo stesso comando del menu contestuale sulla riga. 3. Taglia: cancella il testo selezionato dalla cella e lo copia negli appunti di sistema. 4. Copia: copia il testo selezionato dalla cella negli appunti di sistema. 5. Incolla: scrive nella cella selezionata il contenuto degli appunti di sistema. 6. Annulla: annulla l ultima operazione eseguita nella cella selezionata Ordinamento dei dati sulla colonna Per impostare l ordinamento è necessario cliccare una volta sull intestazione della colonna con la quale si desidera ordinare i dati della lista visualizzata. Comparirà a destra del nome della colonna cliccata un piccolo triangolino, ad indicazione che l ordinamento è attivo su quel dato. L Ordinamento ha due diverse impostazioni: se il triangolo ha la punta rivolta verso l alto, l ordinamento è Crescente; se la punta è rivolta verso il basso, l ordinamento è Decrescente. Selezionando sull intestazione di una colonna su cui è già attivo l ordinamento ( ) si passa alternativamente dall ordinamento ascendente a quello discendente. E possibile ordinare i dati rispetto ad una sola colonna. Colonna con Ordinamento attivo Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 12 di 13

13 Filtro dei dati sulla colonna Per attivare un filtro è necessario premere sul simbolo del filtro presente nell intestazione della colonna e selezionare il valore con cui si desidera impostare il filtro. Automaticamente, il filtro raffinerà i dati precedentemente visualizzati mostrando in visualizzazione solo le righe che contengono il valore impostato. Lista valori del Filtro Spostamento e dimensionamento delle colonne Per spostare una colonna è necessario selezionarne l intestazione, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse trascinarla nella nuova posizione e rilasciare il tasto alla posizione scelta in corrispondenza delle frecce rosse. In figura è visualizzato lo spostamento della colonna Codice Commessa a destra della colonna Cliente. La posizione e la larghezza delle colonne sono tra le personalizzazioni memorizzate dall applicazione che quindi le manterrà ad ogni avvio. Colonna in fase di spostamento Gruppo ObjectWay Guida OW ActivTrack 1.0.docx Pag. 13 di 13

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