PROCEDURA DI GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI

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1 PROCEDURA DI GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI EMESSA DA: VERIFICATA DA: APPROVATA DA: RESP. UFFICIO TECNICO RESPONSABILE DEL GRUPPO QUALITA DIRIGENTE SCOLASTICO Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 1 di 9

2 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Definizioni e riferimenti 4. Responsabilità 5. Modalità operative Gestione degli acquisti Gestione viaggi d istruzione Gestione uscite didattiche 6. Documentazione di riferimento 7. Registrazioni 8. Funzioni destinatarie 9. Storia delle revisioni 1. Scopo Lo scopo della presente procedura è definire i criteri e le modalità per l effettuazione degli ordini ai fornitori dell istituto Gandhi e per il controllo delle forniture. 2. Campo di applicazione La presente procedura si applica a tutti gli acquisti effettuati dall Istituto. 3. Definizioni e riferimenti Decreto Interministeriale n. 44/2001 Istruzioni per la gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche Beni inventariabili: beni soggetti ad inventario, definiti ai sensi degli articoli 23 e 24, TITOLO II, del D. Interministeriale n, 44 del 2001 Materiale di consumo: materiali di uso corrente, non rientranti nella definizione data agli articoli TITOLO II, del D. Interministeriale n, 44 del Responsabilità Funzione responsabile Responsabilità Resp. Ufficio Tecnico Responsabile d area Consiglio di Istituto Approva il programma annuale e i criteri per l attività negoziale Ref. di Materia/ Lab. / Presentano le richieste di acquisto D.S.G.A. / D.S. Dirigente Scolastico Valuta le richieste di acquisto Firma i buoni d ordine. Ufficio Tecnico Riceve proposte di acquisto, su moduli predisposti Collabora con DSGA e Addetto segreteria seguendo e coordinando l iter procedurale delle richieste, fino all acquisizione di beni e servizi Svolge azione interna di monitoraggio sulle forniture: consegna/erogazione, pagamento, collaudo, collocamento/installazione, operatività Fornisce informazioni sui procedimenti e sulle situazioni in atto Formula al DS proposte migliorative sulle procedure d acquisto Mantiene e richiede contatti con il DS Preparazione ed inoltro richiesta di offerta. Preparazione prospetti comparativi e predisposizione dei buoni d ordine Controllo quantitativo della merce consegnata con l ausilio dei richiedenti, Collaudando e/o certificando la regolarità delle forniture Gestione carico e scarico magazzino ed inventario Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 2 di 9

3 5. Modalità operative 5.1 Gestione degli acquisti ATTIVITA INGRESSO DESCRIZIONE ATTIVITA USCITA 1 Pianificazione delle risorse D.I. 44/2001 Precedenti Programmi Annuali a consuntivo In conformità alla legislazione in vigore, il Consiglio di Istituto approva il Programma Annuale nel quale vengono stanziati i fondi per le attività e per le infrastrutture. Programma annuale dell istituto 2 Necessità dell acquisto D.I. 44/2001 Modulo Proposta di acquisto materiale servizio didattico / amministrativo Elenco dei fornitori Albo dei fornitori qualificati PQ 07 Le necessità di acquisto possono nascere da: Progetti didattici. Le proposte sono registrate all interno della Scheda di Progetto e possono riguardare beni, servizi, strutture, attività di docenza. I proponenti indicano nella scheda anche l ipotesi di costo della fornitura. In particolare, secondo le modalità definite nel Decreto Interministeriale n. 44, i beni durevoli possono rientrare in un progetto, se legati al raggiungimento degli obiettivi (inerenti tali progetti) presentati nel P.O.F. Funzionamento amministrativo didattico, spese di investimento, spese di manutenzione. Le necessità relative ai beni di consumo ed ai beni durevoli o ai servizi necessari al mantenimento e funzionamento della struttura scolastica possono prescindere dalle proposte inserite all interno dei progetti didattici. Tutto il personale può essere interessato alla richiesta di beni di consumo, mentre nel caso dei beni durevoli e dei servizi le richieste possono nascere nell ambito di commissioni dedicate. Modulo compilato Proposta di acquisto materiale servizio didattico / amministrativo Le richieste sono inoltrate al Dirigente Scolastico, utilizzando la scheda di richiesta di acquisto. Nella scheda il richiedente indica la materia per la quale verrà utilizzato il materiale, la descrizione del materiale d acquistare, le quantità per ogni fornitura, gli eventuali fornitori, attenendosi all elenco dei Fornitori o proponendo fornitori nuovi, in base a quanto stabilito dalla PQ7. La richiesta viene sottoscritta dai richiedenti. Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 3 di 9

4 3 Valutazione delle proposte di acquisto PQ12 Scheda di Progetto Modulo compilato Proposta di acquisto materiale servizio didattico / amm.vo Nel caso in cui la richiesta riguardi un progetto inserito nel POF, la sua accettazione è subordinata all approvazione del progetto stesso, secondo le modalità definite nella PQ12. Le proposte d acquisto sono valutate direttamente dal DS e U.T. L approvazione del DS è evidenziata nella scheda di richiesta di acquisto Modulo Proposta di acquisto materiale servizio didattico / amm.vo compilato e approvato dal DS 4 Stesura della richiesta di offerta Modulo Proposta di acquisto materiale/servizio didattico compilato e approvato dal DS Modulo Proposta di acquisto materiale/ servizio amministrativo compilato e approvato dal DS Elenco dei Fornitori Albo dei Fornitori qualificati Cataloghi con listini PQ 07 CONSIP L Ufficio Tecnico gestisce la fase di inoltro delle richieste di offerta ai fornitori, avvalendosi del personale amministrativo addetto e di esperti in materia (quando necessario). La scelta dei fornitori si basa sull elenco dei Fornitori / Albo dei Fornitori Qualificati; sono presi in considerazione anche fornitori nuovi secondo i criteri definiti nella PQ07. Il numero minimo (tre) delle richieste di offerta, in busta chiusa, da inoltrare per acquisti superiori al limite fissato dal C.D.I., è stabilito dall art. 34 del D. I. 44, sulla base dell importo di spesa presunto. Nella richiesta sono contenuti i requisiti tecnici per la fornitura, sulla base dei quali saranno effettuati i controlli. Vengono utilizzati come preventivi anche i cataloghi con listini che i fornitori inviano all Istituto. Per gli acquisti si possono utilizzare le convenzioni Consip attive e/o si possono utilizzare come limite massimo, per la libera contrattazione, i parametri prezzo-qualità di dette convenzioni. Richieste di preventivo Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 4 di 9

5 5 Accettazione dell offerta Offerte dei Fornitori Quando l Istituto riceve le offerte, se in busta chiusa, viene compilato il Verbale di apertura delle buste L Ufficio Tecnico predispone il prospetto comparativo, che sottopone al DS, corredato da eventuali annotazioni. L Ufficio Tecnico invia al fornitore prescelto un documento d ordine (Buono d Ordine) firmato dal DS, precedentemente impegnato dall Ufficio Contabilità. I Buoni d Ordine sono cronologici per Esercizio Finanziario. Sul Buono d Ordine sono indicati i requisiti contrattuali, sulla base dei quali saranno effettuati i controlli. Verbale apertura buste Prospetto comparativo Buono d Ordinazione (Sistema AXIOS) 6 Controlli sulle forniture Documento di Trasporto Modulo Verbale di Collaudo Modulo Certificato di regolarità delle forniture BENI E MATERIALI: all atto dell accettazione di una fornitura, l addetto di segreteria controlla la quantità di materiale consegnato rispetto a quanto dichiarato nel Documento di trasporto, evidenziando e sottoscrivendo l avvenuto controllo sulla copia del Buono d Ordine.. SERVIZI: durante l effettuazione di un servizio, il richiedente segue lo svolgersi delle attività controfirmando il rapporto di intervento del fornitore ed annotando sullo stesso eventuali problemi. Il rapporto è consegnato successivamente all addetto di segreteria. Per servizi regolamentati da disposizioni legislative, l /gli addetto/i di segreteria controlla la consegna di eventuali documenti obbligatori, come ad esempio nel caso del servizio di raccolta di rifiuti speciali. Entro i termini previsti dal D. I. 44 art. 36, l addetto all ufficio acquisti emette un verbale di collaudo o il certificato di regolarità delle forniture. Dopo aver verificato la regolarità delle quantità-qualità, il Documento di Trasporto e il verbale di collaudo o il certificato di regolarità delle forniture, ed avere eseguito il carico inventariale o carico/scarico di magazzino; tutti i documenti vengono allegati alla fattura, raccolti nella carpetta Procedimento di acquisto e quindi passati all ufficio contabilità per il pagamento. Successivamente, tutti i documenti riferiti alla fornitura vengono archiviati nelle apposite cartellette nell armadio della contabilità. Modulo compilato Verbale di collaudo Modulo compilato Certificato di regolarità delle forniture Modulo compilato carico e scarico di magazzino / inventario (da prog axios) Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 5 di 9

6 5.2 Gestione viaggi d istruzione ATTIVITA INGRESSO DESCRIZIONE ATTIVITA USCITA 1 Adesioni a viaggi d istruzione POF Prospetto a cura dell Ufficio Tecnico Verbale CdC Comunicazione della Delibera del CdC relativa ai viaggi d istruzione Delibera Consiglio d Ist. Lettere di incarico Modulo elenco degli accompagnatori con dichiarazione di assunzione dell obbligo della vigilanza autorizzazione/ non autoriz. Modulo relazione viaggi d istruzione indennità di missione -Nei mesi di settembre/ottobre il Gruppo di Lavoro Viaggi d istruzione (composto dall Ufficio tecnico, un docente e il DS) predispone per il Collegio Docenti un prospetto relativo ai viaggi d istruzione effettuati l a.s. precedente che vengono riproposti. -Ad ottobre i CdC deliberano il viaggio, anche con meta differente da quelle indicate dall Ufficio Tecnico, declinando nel dettaglio gli obiettivi, il programma e indicando gli accompagnatori e il referente del viaggio. I CdC indicano gli accompagnatori fra quelli che saranno presumibilmente in servizio nel periodo di effettuazione del viaggio. Le priorità per la scelta dei docenti accompagnatori sono le seguenti: a) appartenenza al C.d.C.; b) conoscenza delle lingue parlate nel paese visitato o della lingua inglese; c) esperienze pregresse di viaggi effettuati come accompagnatori; d) docente esperto della materia (artistica, scientifica, storico/letteraria, ecc.). Il CdC compila il modulo apposito che viene consegnato, a cura del referente del viaggio, all Ufficio Tecnico. Dovranno essere riportati: meta, periodo previsto, obiettivi didattico-culturali, n. alunni partecipanti con allegato elenco, docenti accompagnatori. Nel caso in cui nessun docente del C.d.C. sia disponibile, il viaggio può essere deliberato ma deve essere sottoposto al DS che valuta se vi siano le condizioni per la realizzazione dello stesso: -entro la fine del mese di ottobre il referente del viaggio raccoglie le adesioni/non adesioni delle famiglie e le consegna all Ufficio Tecnico. - Il Collegio dei Docenti in apposita seduta delibera il POF che contiene le linee guida relative ai viaggi d istruzione; il Consiglio d Istituto in apposita seduta approva il progetto Viaggi d Istruzione. -L Ufficio Tecnico verifica la completezza della documentazione e predispone gli atti necessari alle gare d appalto e alla successiva attribuzione del viaggio d istruzione. -agli inizi del mese di novembre a cura dell Ufficio Tecnico viene inoltrata la richiesta dei preventivi alle agenzie incluse nell Albo dei Fornitori qualificati ed espletata la gara. -Gli allievi entro la metà di Dicembre versano una caparra che, nel caso di viaggio aereo e ferroviario, devono coprire l intero costo del biglietto. -Nel mese di dicembre il Consiglio d Istituto delibera l effettuazione dei viaggi d istruzione. -Gli allievi versano il saldo della quota entro la metà di Gennaio. Comunicazione della Delibera del CdC relativa ai viaggi d istruzione Autorizzazioni/ non autorizzazioni Richieste preventivi Offerte Prospetti comparativi Bollettini di versamento Conferme offerte Assunzione di responsabilità Relazione su viaggio d istruzione Lettere d incarico agli accompagnatori Lettere di incarico ai docenti responsabili di indennità di missione compilati Relazione finale Dichiarazione di assunzione dell obbligo della vigilanza Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 6 di 9

7 5.3 Gestione uscite didattiche 1 ATTIVITA Adesioni a uscite didattiche INGRESSO Verbale CdC Comunicazione della Delibera dei CdC/CD di effettuazione uscita didattica Autorizzazioni/non autorizzazioni Lettere di incarico Modulo relazione viaggi d istruzione Modulo indennità di missione Modulo elenco degli accompagnatori con dichiarazione di assunzione dell obbligo della vigilanza DESCRIZIONE ATTIVITA Per le uscite didattiche si utilizza la seguente procedura : 1. Compilazione Modulo Comunicazione della Delibera dei CdC/CD di effettuazione uscita didattica da parte del docente coordinatore dell iniziativa 2. Distribuzione e ritiro delle autorizzazioni e delle non autorizzazioni, compilate e firmate dai genitori da parte del docente coordinatore che le consegna all addetto di segreteria 3. Richiesta preventivo per il mezzo di trasporto a cura dell addetto di segreteria 4. Stesura del prospetto comparativo e scelta da parte del DS della società di autoservizi noleggio pullman 5. L addetto di segreteria consegna alle classi il bollettino postale con indicata la cifra che ogni classe dovrà versare 6. Controllo autorizzazioni e versamenti ( a cura dell addetto di segreteria). 7. Conferma alle società di autoservizi noleggio pullman ( a cura dell addetto di segreteria). 8. Circolare riassuntiva di tutti gli elementi del viaggio alle classi e ai docenti delle classi partecipanti all uscita 9. Gli accompagnatori firmano l atto di assunzione di responsabilità e vigilanza 10. Consegna agli accompagnatori delle d incarico e dei moduli richiesta di indennità di missione e relazione ( a cura dell addetto di segreteria). 11. Consegna della relazione a cura del docente responsabile e delle richieste di indennità di missione a cura dei docenti accompagnatori. USCITA Comunicazione della Delibera dei CdC/CD di effettuazione uscita didattica Autorizzazioni/ non autorizzazioni Richieste preventivi Offerte Prospetti comparativi Bollettini di versamento Conferme offerte Richiesta indennità di missione Assunzione di responsabilità Relazione su uscita didattica Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 7 di 9

8 6. Documenti di riferimento D. I. 44 del 2001 Programma annuale Scheda di progetto Modulo Proposta di acquisto materiale servizio didattico / amministrativo Richieste di preventivo busta chiusa Richiesta di preventivo Richiesta di preventivo U.T. Elenco dei Fornitori Albo dei Fornitori qualificati Buoni d ordine DDT Modulo Materiale in uscita Verbale di collaudo Certificato di regolarità delle forniture Prospetto comparativo Convenzioni Consip comunicazione delibera del CdC/CD di effettuazione uscita didattica comunicazione della delibera del CdC relativa ai viaggi d istruzione Autorizzazioni/non autorizzazioni uscite didattiche/viaggi d istruzione 7. Registrazioni Programma Annuale e successive variazioni Verbale di apertura delle buste Modulo approvato Proposta di acquisto materiale servizio didattico / amministrativo Buoni d ordine compilati Verbali di collaudo compilati Certificato di regolarità delle forniture compilato Prospetto comparativo compilato Richiesta di preventivo compilato Modulo carico e scarico magazzino e carico inventario compilato comunicazione delibera del CdC/CD di effettuazione uscita didattica compilati comunicazione della delibera del CdC relativa ai viaggi d istruzione compilati Autorizzazioni/non autorizzazioni uscite didattiche/viaggi d istruzione 8. Funzioni destinatarie Dirigente Scolastico DSGA Personale di segreteria Personale docente Ufficio Tecnico C.D.I 9. Storia delle revisioni REV. 1: EMESSA IL 08/04/2003 REV. 2: EMESSA IL 25/10/2003 REV.3: EMESSA IL 30/03/2004 a seguito dell audit del 02/03/2004 Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 8 di 9

9 REV. 4: EMESSA il 28/09/06, a seguito di riemissione di alcuni moduli REV. 5: EMESSA il 7 /11/07, con nuova veste grafica uniformata per esigenze di chiarezza di lettura e consultazione REV. 6: EMESSA il 29/09/2009 responsabilità (paragrafo 4), introduzione nuovo documento, variazione massimale REV. 7 EMESSA il 14/10/09 a seguito di introduzione sezione relativa a viaggi d istruzione e uscite didattiche Doc.: Mod.PQ08 Rev.: 7 Data: Pag.: 9 di 9