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1 Corporate Law Alert LUGLIO 2015 AGGIORNAMENTO NORMATIVO I SISTEMI INTERNI DI SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI NELLE DISPOSIZIONI DI VIGILANZA PER LE BANCHE (CD. WHISTLEBLOWING) INTRODUZIONE Il 21 luglio 2015 è stato pubblicato dalla Banca d Italia (di seguito la Banca d Italia o l Autorità ) il testo dell 11 Aggiornamento alla Circolare n. 285 del 17 dicembre 2013, in materia di sistema dei controlli interni, sistema informativo, continuità operativa e governo e gestione del rischio di liquidità (di seguito, rispettivamente, l Aggiornamento e la Circolare n. 285 ) 1. A cura del Dipartimento italiano Corporate Alessandro De Nicola Ivan Rotunno Federico Urbani Il presente documento è una nota di studio. Quanto nello stesso riportato non potrà pertanto essere utilizzato o interpretato quale parere legale né utilizzato a base di operazioni straordinarie né preso a riferimento da un qualsiasi soggetto o dai suoi consulenti legali per qualsiasi scopo che non sia un analisi generale delle questioni in esso affrontate. La riproduzione del presente documento è consentita purché ne venga citato il titolo e la data accanto all indicazione: Orrick, Herrington & Sutcliffe, Newsletter. L Aggiornamento è mirato, da un lato, a trasfondere nella Circolare n. 285 alcune materie ancora regolate dalla Circolare n. 263 del 27 dicembre 2006 e, dall altro, a dare attuazione a quanto disposto dagli articoli 52-bis e 52- ter del d.lgs. 1 settembre 1993, n. 385 (il Testo Unico Bancario o TUB ) 2 in materia di whistleblowing. Contestualmente, l Autorità ha pubblicato il documento Resoconto della consultazione - Sistemi interni di segnalazione delle violazioni, relativo a una consultazione pubblica in materia di sistema dei controlli interni, sistema informativo e continuità operativa (di seguito il Resoconto della Consultazione ) 3 che fornisce chiarimenti in merito all interpretazione e all applicazione delle poche indicazioni contenute nella Parte Prima, 1 Il testo integrale dell 11 Aggiornamento alla Circolare n. 285 è disponibile all indirizzo https://www.bancaditalia.it/compiti/vigilanza/normativa/archivio-norme/circolari/c285/index.html Le disposizioni contenute nell Aggiornamento sono entrate in vigore il 22 luglio L articolo 52-bis TUB è stato introdotto dal d.lgs. 12 maggio 2015, n. 72 (il Decreto n. 72/2015 ), adottato dal legislatore italiano al fine di recepire nell ordinamento nazionale la Direttiva 2013/36/UE (cosiddetta Direttiva CRD IV ). 3 Il documento di consultazione, la relazione preliminare e definitiva sull analisi di impatto, le risposte alla consultazione e i resoconti alla consultazione sono disponibili all indirizzo https://www.bancaditalia.it/compiti/vigilanza/normativa/consultazioni/2012/cons /index.html I sistemi interni di segnalazione delle violazioni nelle Disposizioni di Vigilanza per le Banche (cd. whistleblowing) - 1

2 Titolo IV, Capitolo 3, Sezione VIII della Circolare n. 285, dedicata al whistleblowing (di seguito i Sistemi di Whistleblowing ). 1. LA NORMATIVA PRIMARIA - IL TESTO UNICO BANCARIO Il Decreto n. 72/ emanato in attuazione della delega contenuta nell articolo 3, c. 1, lett. h), Legge 7 ottobre 2014, n ha integrato, fra l altro, il Testo Unico Bancario con i nuovi articoli 52-bis e 52-ter. Tale norma è mirata a favorire la diffusione di una cultura della legalità 4 fra il personale degli istituti di credito, incentivando l uso da parte degli operatori bancari di sistemi interni di segnalazione di violazione di norme disciplinanti l attività bancaria. In particolare, il legislatore delegato ha disposto, all articolo 52-bis, comma 1, TUB, che le banche e le relative capogruppo adottano procedure specifiche per la segnalazione al proprio interno da parte del personale di atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme disciplinanti l attività bancaria, introducendo nell ordinamento italiano una disciplina positiva (per quanto di settore) in materia di whistleblowing 5. Detto intervento del legislatore dimostra un allineamento sia alla normativa cogente contenuta nella Direttiva CRD IV, sia alle best practices nazionali 6 e internazionali 7, volte a garantire riservatezza e adeguata tutela nei confronti di coloro che segnalano violazioni di leggi o regolamenti commesse durante l esercizio di un attività di impresa. La normativa primaria si caratterizza, tuttavia, per non essere completa e immediatamente esecutiva, infatti l articolo 52-bis, comma 5, TUB, richiede che la Banca d Italia eman[i] disposizioni attuative del presente articolo. 2. LA NORMATIVA REGOLAMENTARE DI ATTUAZIONE - LE DISPOSIZIONI DI VIGILANZA PER LE BANCHE 4 Parte Prima, Titolo IV, Capitolo 3, Sezione VIII della Circolare n Il legislatore italiano ha recepito e attuato quanto disposto dalla norma contenuta nell articolo 71 della Direttiva CRD IV, ove si prevede che: gli Stati membri assicurano che le autorità competenti mettano in atto meccanismi efficaci e affidabili per incoraggiare la segnalazione alle autorità competenti di violazioni potenziali o effettive delle disposizioni nazionali di recepimento della presente Direttiva e del Regolamento (UE) n. 575/2013 [cosiddetto Regolamento CRR ]. 6 Si veda, a tal riguardo, il recentemente revisionato Codice di Autodisciplina di Borsa Italiana per le società quotate, in particolare il Commento 7., ove si prevede che le società la quotazione delle cui azioni è incorporata nell indice FTSE-Mib debbano dotarsi di un sistema interno di segnalazione da parte dei dipendenti di eventuali irregolarità o violazioni della normativa applicabile e delle procedure interne (c.d. sistemi di whistleblowing). 7 Cfr. PAS 1998:2008, Whistleblowing Arrangements - Code of Practice elaborato da Bristish Standards nel Luglio 2008 ( PAS ) con lo scopo di aiutare enti pubblici e privati nella realizzazione di una policy di whistleblowing da utilizzare quale strumento di good governance and a manifestation of a more open culture. Si rinvia inoltre al blog Orrick disponibile all indirizzo I sistemi interni di segnalazione delle violazioni nelle Disposizioni di Vigilanza per le Banche (cd. whistleblowing) - 2

3 La Banca d Italia è intervenuta con un proprio atto regolamentare - inserendo la nuova Sezione VIII nel Capitolo 3, Titolo IV, parte Prima della Circolare n al fine di dare tempestiva attuazione alla norma del Testo Unico Bancario sopra citata. L Autorità, riprendendo e specificando quanto sancito dalla normativa primaria, ha fissato i requisiti minimi per i Sistemi di Whistleblowing stabilendo che: (a) (b) (c) (d) (e) (f) il campo di applicazione oggettivo del whistleblowing è limitato alle sole violazioni delle norme disciplinanti l attività bancaria, non essendo riferito alla generalità delle norme cui un istituto di credito deve conformarsi (in linea con quanto dettato della Direttiva CRD IV) 8 ; i soggetti legittimati a effettuare segnalazioni in caso di violazione della normativa bancaria sono i membri del personale 9 della banca; i Sistemi di Whistleblowing devono garantire la riservatezza e la protezione dei dati personali del soggetto che effettua la segnalazione e del soggetto segnalato, al fine di tutelare adeguatamente chi si esponga segnalando una violazione della normativa rilevante; i Sistemi di Whistleblowing devono garantire piena tutela del segnalante contro possibili condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali, che siano conseguenti alla segnalazione; al fine di garantire un efficace ed efficiente attuazione dell articolo 52-bis TUB, gli enti creditizi devono istituire la figura del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione, il quale assicura il corretto svolgimento del procedimento e riferisce direttamente e senza indugio agli organi aziendali le informazioni oggetto di segnalazione, ove rilevanti ; tale figura deve inoltre redigere una relazione annuale sul corretto funzionamento del Sistema di Whistleblowing, che dovrà essere successivamente approvata dagli organi aziendali e messa a disposizione del personale; nonché l attività di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni può essere oggetto di outsourcing da parte della banca. I Sistemi di Whistleblowing adottati dagli istituti di credito devono indicare, fra l altro: (i) i soggetti che possono azionare una segnalazione 10 ; 8 Si veda quanto riportato nella nota 4. 9 L articolo 1, c. 2, lett. h-novies) TUB chiarisce che rientrano nella definizione di personale: i dipendenti e coloro che comunque operano sulla base di rapporti che ne determinano l inserimento nell organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato. I sistemi interni di segnalazione delle violazioni nelle Disposizioni di Vigilanza per le Banche (cd. whistleblowing) - 3

4 (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione 11, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo; le modalità attraverso cui segnalare le presunte violazioni e i soggetti preposti alla ricezione delle segnalazioni; il procedimento che si instaura nel momento in cui viene effettuata una segnalazione con l indicazione, fra l altro, dei tempi e delle fasi di svolgimento del procedimento, dei soggetti coinvolti nello stesso, delle ipotesi in cui il responsabile dei sistemi interni di segnalazione è tenuto a fornire immediata comunicazione agli organi aziendali; le modalità attraverso cui il soggetto segnalante e il soggetto segnalato devono essere informati sugli sviluppi del procedimento; l obbligo per il soggetto segnalante di dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione; nonché nel caso in cui il segnalante sia corresponsabile delle violazioni, un trattamento privilegiato per quest ultimo rispetto agli altri corresponsabili, compatibilmente con la disciplina applicabile 12. Si segnala, infine, che le disposizioni commentate devono essere applicate - in base al principio di proporzionalità - anche dalle società capogruppo di gruppo bancario e che queste ultime e gli enti creditizi dovranno adeguarsi a esse entro il 31 dicembre IL WHISTLEBLOWING E IL D.LGS. 8 GIUGNO 2001, N. 231 L Aggiornamento non fa esplicito riferimento, né richiama, il d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231 (di seguito il Decreto 231/2001 ) in materia di responsabilità amministrativa degli enti, sebbene la disciplina recentemente introdotta dall Autorità sul whistleblowing abbia alcuni elementi in comune con il citato decreto legislativo. 10 Nel Resoconto della Consultazione l Autorità ha chiarito che: non si ritiene opportuno limitare la possibilità di segnalazione ai casi documentati. 11 Nel Resoconto della Consultazione l Autorità ha chiarito che eventuali inefficienze organizzative - che prescindano da illiceità, violazione o non conformità a norme disciplinanti l attività bancaria - non hanno rilevanza in materia di whistleblowing. 12 Nel Resoconto della Consultazione l Autorità ha chiarito che: l organo con funzione di supervisione strategica è libero di definire le modalità concrete tramite cui adottare e gestire il proprio Sistema di Whistleblowing. A tale riguardo le disposizioni individuano i requisiti minimi necessari per la definizione dei sistemi di whistleblowing, lasciando all autonomia delle banche [e delle proprie capogruppo] la scelta delle soluzioni tecniche e operative più adeguate, come dichiarato dalla Banca d Italia nell Atto di Emanazione dell Aggiornamento, disponibile all indirizzo I sistemi interni di segnalazione delle violazioni nelle Disposizioni di Vigilanza per le Banche (cd. whistleblowing) - 4

5 Segnatamente, l Aggiornamento prevede che le segnalazioni vengano ricevute, esaminate e valutate attraverso canali specifici, autonomi e indipendenti che differiscono dalle ordinarie linee di reporting, in modo assimilabile a quanto avviene con i flussi informativi implementati ai sensi dei modelli di organizzazione, gestione e controllo adottati in forza del Decreto 231/2001 e delle best practices di settore. Inoltre, la Banca d Italia ha chiarito che i soggetti preposti alla ricezione, all esame e alla valutazione delle segnalazioni non partecipano all adozione degli eventuali provvedimenti decisionali, che sono rimessi alle funzioni o agli organi aziendali competenti, comunemente a quanto avviene ai sensi del Decreto 231/2001, in base al quale l Organismo di Vigilanza nominato dall ente deve essere caratterizzato dall indipendenza dai soggetti preposti alla gestione della società. Appare ragionevole ritenere, dunque, che gli enti creditizi possano sfruttare l expertise maturata e quanto già eseguito al momento dell adozione del proprio modello di organizzazione e gestione ex Decreto 231/2001, in particolare per quanto riguarda l analisi dei rischi (cd. risk assessment) e la strutturazione di adeguati sistemi di flussi informativi 13, al fine di consentire un efficace ed efficiente utilizzo dei Sistemi di Whistleblowing. *** 13 Canali specifici di reporting, stando alla terminologia utilizzata dall Aggiornamento. I sistemi interni di segnalazione delle violazioni nelle Disposizioni di Vigilanza per le Banche (cd. whistleblowing) - 5

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