Performance organizzativa e attività procedimentale Roma 22 marzo Dott. Vincenzo Tedesco Direttore Amministrativo IMT Scuola Alti Studi

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1 Performance organizzativa e attività procedimentale Roma 22 marzo 2016 Dott. Vincenzo Tedesco Direttore Amministrativo IMT Scuola Alti Studi

2 PERFORMANCE Contributo (risultato e modalità di raggiungimento) di un soggetto (organizzazione, unità organizzativa, team, individuo) attraverso la propria attività alla realizzazione dei fini e al raggiungimento degli obiettivi soddisfazione dei bisogni

3 Ampiezza della performance Salute organizzativa Salute economicofinanziaria Salute relazionale Tratto da: Pollitt C., Bouckaert G., La Riforma del Management pubblico.

4 PROFONDITA DELLA PERFORMANCE Amministrazione nel suo complesso Unità organizzative o aree di responsabilità Dirigenti e personale responsabile di una unità organizzativa Personale dipendente Performance organizzativa Performance individuale Raccordo tra performance organizzativa e individuale

5 La natura multidimensionale della performance attiene all analisi degli input, dell attività, dei comportamenti, delle conoscenze e delle competenze, della quantità e della qualità degli output e degli impatti (outcomes) [ampiezza della performance]; è riferibile all amministrazione nel suo complesso, alle unità organizzative o aree di responsabilità (performance organizzativa) e ai singoli dipendenti (performance individuale) [profondità della performance]; riguarda più ambiti in relazione alla performance organizzativa (l attuazione dei piani e dei programmi, la soddisfazione dei bisogni della collettività, la soddisfazione dei cittadini/clienti, la modernizzazione e il miglioramento dell organizzazione e delle competenze professionali, il miglioramento delle relazioni con gli stakeholder, l efficienza, l efficacia e le pari opportunità) e individuale (raggiungimento degli obiettivi individuali e collettivi, contributi offerti, competenze, comportamenti). 5

6 La Performance organizzativa a) attuazione delle politiche attivate sulla soddisfazione finale dei bisogni della collettività; b) attuazione di piani e programmi, ovvero la misurazione dell effettivo grado di attuazione dei medesimi,nel rispetto delle fasi e dei tempi previsti, degli standard qualitativi e quantitativi definiti, del livello previsto di assorbimento delle risorse; c) la rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari delle attività e dei servizi anche attraverso modalità interattive; d) la modernizzazione e il miglioramento qualitativo dell organizzazione e delle competenze professionali e la capacità di attuazione di piani e programmi; e) lo sviluppo qualitativo e quantitativo delle relazioni con i cittadini, i soggetti interessati, gli utenti e i destinatari dei servizi, anche attraverso lo sviluppo di forme di partecipazione e collaborazione; f) l efficienza nell impiego delle risorse, con particolare riferimento al contenimento ed alla riduzione dei costi, nonché all ottimizzazione dei tempi dei procedimenti amministrativi; g) la qualità e la quantità delle prestazioni e dei servizi erogati; h) il raggiungimento degli obiettivi di promozione delle pari opportunità.

7 Ambiti performance dei dirigenti a) performance relativa all ambito organizzativo di diretta responsabilità; b) raggiungimento di specifici obiettivi individuali; c) qualità del contributo assicurato alla performance generale della struttura, alle competenze professionali e manageriali dimostrate; d) capacità di valutazione dei propri collaboratori, dimostrata tramite una significativa differenziazione dei giudizi.

8 La misurazione e la valutazione della performance individuale Svolte dai dirigenti o dai soggetti interessati sulla performance individuale del personale sono collegate: a) al raggiungimento di specifici obiettivi di gruppo o individuali; b) alla qualità del contributo assicurato alla performance dell unità organizzativa di appartenenza, alle competenze dimostrate ed ai comportamenti professionali e organizzativi.

9 Il problema della valutazione delle performance Efficacia= Risultati / Obiettivi Obiettivi? Risultati Risorse Efficienza= Risultati / Risorse

10 Il problema della valutazione delle performance Efficacia= Risultati / Obiettivi Obiettivi Adeguatezza = Risorse/Obiettivi Risultati Risorse Efficienza= Risultati / Risorse

11 RAPPORTI TRA INDICI Dal punto di vista logico- formale si dimostra che Ad = Ec / Ez RISULTATI RISORSE ADEGUATEZZA = = OBIETTIVI EFFICACIA EFFICIENZA = OBIETTIVI RISULTATI RISORSE

12 Relazione Ad Ec Ez Ad =Ec/Ez Ad aumenta all aumentare Ec Ad aumenta al diminuire Ez Es.: linea bus 400 persone 10 corsex40 passeggeri in media attesa 1h 20 corse attesa ½ > Ad < Ez

13 Come utilizzare i benchmark di efficienza ed efficacia? Considerare la propria posizione nei confronti dei due criteri Valutare in base alla propria strategia in quale direzione muoversi (dove investire le proprie risorse scarse per migliorare le prestazioni) Le prestazioni degli atenei dipendono anche dalle scelte strategiche di fondo (implicite o esplicite)! 13

14 NUOVO MODELLO DI RIFERIMENTO Processi amministrativi Processi amministrativi Attività Comuni Attività Specifiche Attività Prestazioni complessive Misura delle prestazioni Analisi dei modelli di gestione Misura prestazioni Individuazione Good Practice Individuazione eventuali cluster Analisi modelli di gestione Impatto sulle prestazioni Spunti innovazione Spunti innovazione 14

15 Elementi costituenti un processo aziendale Input Fasi o attività Output Risorse Interdipendenze transazionali (sequenziali, reciproche) e da azione comune (generiche, intensive, cicliche) tra le fasi o attività Metodi di gestione e di coordinamento 15

16 Gli indicatori della prestazione (performance) di processo (spesso da bilanciare in quanto caratterizzati da andamenti contrastanti) 1. Costi delle singole fasi e dell intero processo (efficienza parziale e complessiva) 2. Qualità ed efficacia della singola fase e dell intero processo 3. Tempi (efficienza ed efficacia) 16

17 SISTEMA DI GESTIONE PER OBIETTIVI Strumento che consente di far funzionare il circuito tra: Programma annuale strategico mission e delle attività amministrativo-gestionali dell Ateneo (es. Piano Integrato) Definizione degli obiettivi delle Aree di Gestione, dei Settori e delle Strutture organizzative Sistema di verifica dei risultati raggiunti e distribuzione delle risorse incentivanti 17

18 Definizione degli Obiettivi delle Aree di Gestione, dei Settori e delle Strutture OBIETTIVI distinti in: a) Interventi sui PROCESSI di lavoro: diretti al miglioramento delle procedure routinarie (per migliorare anche performance organizzativa di struttura) b) Realizzazione di PROGETTI: diretti al raggiungimento di risultati specifici (obiettivi annuali e di progetto) 18

19 PROBLEMATICHE ATTUALI Basso commitment politico e amministrativo Scarse competenze e conoscenze sul performance management Mancanza di sistemi informativi per le decisioni Esigenza di maggiore efficacia degli strumenti impostati (piani) e minore carico adempimentale Autoreferenzialità Sovraccarico di scadenze Scarsa utilità di una performance organizzativa riferita alla sola componente tecnicoamministrativa, al netto cioè delle missioni istituzionali di università ed enti Debole o inesistente legame tra performance organizzativa e individuale Necessità di recuperare una logica di programmazione complessiva Difficoltà di applicazione delle procedure ANAC alla realtà specifica di università ed enti di ricerca Differenze rilevanti nella capacità di recepire gli obblighi di legge tra realtà di dimensioni diverse Potenziamento del Piano Integrato ETC

20 Grazie per l attenzione!!!! vincenzo.tedesco@imtlucca.it diramm@imtlucca.it