FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD s.c. a r.l.

Transcript

1 FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD s.c. a r.l. Regolamento della funzione di Health Technology Assessment e Management Scopo del presente documento è definire la funzione e le attività della Health Tecnology Assessment e Management nell ambito della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord s.c.a.r.l comprendente l A.S.L. TO2 e l A.S.L. TO4. La legge regionale 28 marzo 2012 n. 3 Disposizioni in materia di organizzazione del Sistema sanitario regionale affida alla Federazione Sovrazonale le attività di: - programmazione degli investimenti e valutazione delle tecnologie sanitarie, in coerenza con gli indirizzi regionali - gestione del patrimonio tecnologico per le funzioni ottimizzabili in materia di manutenzione, acquisizione, riallocazione e dismissione (HTAe HTM) La prima attività implica l avviamento a livello di Federazione della funzione di Health Tecnology Assessment (HTA) specifica per il settore tecnologie, applicata quindi alle richieste di investimento innovative su apparecchiature/ attrezzature sanitarie e dispositivi medici legati alle tecnologie. La funzione di Health Tecnology Management (HTM) trova invece applicazione in sede di valutazione degli investimenti di mantenimento e potenziamento su apparecchiature ed attrezzature sanitarie già presenti nelle Aziende Sanitarie, nonché nel successivo supporto tecnico ai procedimenti di acquisizione delle tecnologie. La Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord s.c.a.r.l.ha individuato con proprio atto (det. dell Amministratore Unico n. 4 del 3/8/2012) la Health Tecnology Assessment e Management con le seguenti funzioni: 1. pianificare l acquisizione di tecnologie biomediche, definendo le apparecchiature da acquisire con carattere di priorità; 2. definire il piano acquisti annuale in termini di efficacia e appropriatezza ; 3. proporre per ciascuna valutazione la composizione di gruppi di lavoro multidisciplinari e multiprofessionali ad hoc, che saranno composti da esperti di volta in volta individuati; 4. redigere dal punto di vista documentale rapporti di avanzamento dell attività, 5. monitorare l adesione alle raccomandazioni da parte delle aziende sanitarie e della Regione, di misurare l impatto delle raccomandazioni sulle politiche sanitarie e sulla allocazione delle risorse; 6. monitorare le dotazioni di apparecchiature sanitarie; Sede Legale: Via Po, Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli, Torino n. tel. 011/ n. fax 011/ PEC fs.torinonord@legalmail.it C.C.I.A.A. di Torino N. REA C.F./P.IVA

2 7. individuare un percorso chiaro da seguire nella valutazione e nell acquisizione di nuove tecnologie, oltre che nell aggiornamento-potenziamento-manutenzione delle tecnologie attualmente in uso. La Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord s.c.a.r.l. ha inoltre istituito con propri atti le seguenti Funzioni: - Acquisizione Beni e Servizi, in cui convergono le attività di esecuzione dei processi di approvvigionamento per le ASL consorziate: - Gestione Tecnologie Sanitarie, in cui convergono le attività proprie dei Servizi di Ingegneria Clinica delle ASL consorziate Con il presente Regolamento - all interno della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord, comprendente l A.S.L. TO2 e l A.S.L. TO4 - si propone un approccio di tipo manageriale e scientifico nella programmazione sanitaria, con riferimento alle acquisizioni di tecnologie biomediche. Tale approccio si caratterizza per la ricerca della massima razionalità nelle decisioni, facendo ricorso all evidenza scientifica quale fondamentale supporto alle decisioni stesse e alla ricerca di un consenso tra le diverse componenti aziendali (clinico-sanitaria, tecnico-logistica, direzionale, amministrativa). Le metodologie HTA e HTM adottate assicurano un processo partecipato nella creazione di quelle evidenze che guidano decisioni complesse riguardo l allocazione delle risorse, secondo criteri di appropriatezza e di priorità. Il processo teorico di riferimento si articola nelle seguenti fasi: 1. emissione e aggiornamento delle istruzioni per la corretta predisposizione delle richieste di investimento da parte dei Responsabili Sanitari 2. raccolta delle richieste di investimento 3. pre-analisi delle richieste ricevute ed eventuale completamento delle informazioni necessarie alla per l emissione di un parere motivato 4. riunione periodica per la valutazione delle richieste pervenute in un certo arco tempo, con espressione di pareri motivati che dovranno di regola assumere una delle seguenti connotazioni: - parere non favorevole parere in sospeso in attesa di ricevere ulteriori informazioni/chiarimenti parere in sospeso in attesa di valutazione HTA parere favorevole comunicazione dei pareri motivati non favorevoli e sospesi ai richiedenti interessati, e alle Direzioni Aziendali per conoscenza, per consentire i completamenti necessari e le eventuali riproposizioni in altra forma 4.2 istituzione di gruppi di lavoro dedicati, composti dalle professionalità di volta in volta necessarie, per la realizzazione di analisi multidisciplinari HTA su richieste di carattere innovativo, i cui esiti saranno rendicontati o presentati alla nel corso di una successiva riunione 4.3 suddivisione delle richieste oggetto di parere favorevole in pacchetti di investimento, differenziati per forma di finanziamento, per livello di priorità e per Azienda Sanitaria di destinazione, da presentare alle Direzioni Aziendali per le autorizzazioni di competenza 5. trasferimento delle richieste autorizzate dalle Direzioni Aziendali alla Funzione Acquisti di Federazione per la definizione dei cronoprogrammi di gara, in base alle priorità concordate ed ai tempi di attuazione necessari 6. comunicazione ai richiedenti interessati degli eventi di acquisto autorizzati e delle tempistiche di attuazione previste 2

3 In tale ambito, le richieste di investimento non possono essere considerate tutte sullo stesso piano, ma devono trovare percorsi differenziati in funzione dell entità economico/organizzative della singola spesa e della finalità di spesa, che può essere di natura conservativa/sostitutiva (HTM) o di natura incrementale/innovativa (HTA). La realizzazione di percorsi differenziati è funzionale all emissione di pareri in tempi più o meno rapidi, nel senso che una richiesta di sostituzione di modesta rilevanza economico/organizzativa dovrà ottenere una risposta, anche negativa se del caso, in tempi brevi, mentre un esigenza innovativa e con ricadute economiche rilevanti potrà attendere tutto il tempo necessario alla formulazione di un parere suffragato dalle opportune evidenze multidisciplinari. Tale approccio risulta comprensibile anche ai richiedenti, che storicamente trovano difficoltà ad accettare tempi lunghi per la risoluzione di esigenze urgenti di modesta rilevanza economico/organizzativa, mentre possono condividere la necessità di tempi medio-lunghi per esigenze complesse ed economicamente impegnative. La traduzione operativa di quanto esposto in precedenza comporta la seguente organizzazione di lavoro della : - la Health Tecnology Assessment e Management si occupa in particolare solo delle fasi 1 e 4 del processo teorico precedente - La Funzione Gestione Tecnologie Sanitarie della Federazione si occupa delle fasi 2, 3 - La Funzione Acquisizione beni e servizi della Federazione, in collaborazione con la Funzione Gestione Tecnologie Sanitarie si occupa delle fasi 5, 6. La Funzione Acquisizione beni e servizi si occupa altresì di acquisire le autorizzazioni o i pareri richiesti dalla normativa regionale presso i competenti uffici dell Assessorato. Il processo viene sintetizzato nella tabella che segue: Azione Esecutore 1. emissione e aggiornamento delle istruzioni per la corretta Health Tecnology predisposizione delle richieste di investimento da parte dei Assessment e Management Responsabili Sanitari 2. raccolta delle richieste di investimento Funzione Gestione Tecnologie Sanitarie 3. pre-analisi delle richieste ricevute ed eventuale Funzione Gestione Tecnologie completamento delle informazioni necessarie alla Sanitarie per l emissione di un parere motivato 4. riunione periodica per la valutazione delle richieste pervenute Health Tecnology in un certo arco tempo, con espressione di pareri motivati Assessment e Management 5. trasferimento delle richieste autorizzate dalle Direzioni Aziendali alla Funzione Acquisti di Federazione per la definizione dei cronoprogrammi di gara, in base alle priorità concordate ed ai tempi di attuazione necessari 6. comunicazione ai richiedenti interessati degli eventi di acquisto autorizzati e delle tempistiche di attuazione previste Funzione Acquisizione beni e servizi Funzione Acquisizione beni e servizi 3

4 In particolare, la Health Tecnology Assessment e Management esamina periodicamente elenchi di richieste suddivisi e organizzati come segue: A) apparecchiature medicali e arredi sanitari sostituzioni/integrazioni di modesta rilevanza economico/organizzativa B) apparecchiature/sistemi medicali sostituzioni/integrazioni di entità economica rilevante, forma di investimento preferenziale acquisto in proprietà C) apparecchiature/sistemi medicali riedizioni/integrazioni di entità economica rilevante, forma di investimento preferenziale servizio (acquisto consumabili dedicati + noleggio sistemi tecnologici) D) apparecchiature/sistemi medicali nuove dotazioni/innovazioni di rilevanza economico/organizzativa rilevante E) progetti con investimento finalizzato dedicato (grandi attrezzature sanitarie, riempimento tecnologico ed arredamentale di aree di nuova realizzazione o ristrutturate, progetti di umanizzazione pluriennali ) In tale ambito, la adotta e promuove le modalità di lavoro sotto descritte, differenziate per la tipologia di problematica affrontata: A) Apparecchiature medicali e arredi sanitari sostituzioni/integrazioni di modesta rilevanza economico/organizzativa forma di produzione della richiesta scritta in formato libero, con indicazione del Referente ruolo della elenco sintetico, separato per TO2 e TO4 (All.1) a cura della Funzione Gestione Tecnologie Sanitarie a cadenza mensile conoscitivo, silenzio-assenso; i membri della prendono visione degli elenchi e possono chiedere chiarimenti su eventi specifici, con eventuale sospensione del singolo caso B) Apparecchiature/Sistemi medicali sostituzioni/integrazioni di entità economico/organizzativa rilevante, forma di investimento preferenziale acquisto in proprietà forma di produzione della richiesta compilazione Modulo HTM (All. 2), firmato dai livelli Responsabili competenti elenco sintetico in formato esteso, unico per TO2 e TO4 (All.1) con indicazione del livello di priorità (A/M/B), e individuazione di esigenze comuni da portare avanti congiuntamente per le due ASL a cadenza trimestrale ruolo della emissione di parere favorevole/contrario sui singoli eventi; richiesta di chiarimenti su eventi specifici, con sospensione ed eventuale convocazione del richiedente 4

5 C) Apparecchiature/Sistemi medicali riedizioni/integrazioni di entità economico/organizzativa rilevante, forma di investimento preferenziale servizio (acquisto consumabili dedicati + noleggio sistemi tecnologici) forma di produzione della richiesta ruolo della scritta in formato libero, a cura del Referente per l attività, con conferma o aggiornamento dei volumi di attività prevista elenco sintetico in formato esteso, unico per TO2 e TO4 (All.1) con indicazione di opportunità e individuazione di esigenze comuni da portare avanti congiuntamente per le due ASL a cadenza trimestrale emissione di parere favorevole/contrario sui singoli eventi; richiesta di chiarimenti su eventi specifici, con sospensione ed eventuale convocazione del richiedente D) Apparecchiature/Sistemi medicali nuove dotazioni / innovazioni di entità economico/organizzativa rilevante forma di produzione della richiesta ruolo della compilazione Modulo HTA (All. 3), firmato dai livelli Responsabili competenti elenco sintetico in formato esteso, unico per TO2 e TO4 (All.1) + scheda analitica per singolo evento con indicazione di opportunità e individuazione di esigenze comuni da portare avanti congiuntamente per le due ASL a cadenza trimestrale emissione di parere favorevole/contrario sui singoli eventi; richiesta di chiarimenti su eventi specifici, con sospensione ed eventuale convocazione del richiedente; attivazione di eventuale gruppo di lavoro HTA, con componenti scelti dalla 5

6 E) Progetti con investimento finalizzato dedicato (grandi attrezzature sanitarie, riempimento tecnologico ed arredamentale di aree di nuova realizzazione o ristrutturate, progetti di umanizzazione pluriennali ) forma di produzione della richiesta relazione scritta a cura del/i Referente/i per il progetto predisposizione fascicolo ruolo della elenco riassuntivo (All. 1) + fascicolo analitico per singolo evento con individuazione di esigenze comuni da portare avanti congiuntamente per le due ASL su necessità, nelle riunioni mensili parere di indirizzo, validazione generale del progetto e delle entità economiche in gioco, a supporto del percorso decisionale delle Direzioni Generali Gli Allegati al presente Regolamento sono i seguenti: Allegato 1. Elenco sintetico delle richieste formati di presentazione alla Allegato 2. Modulo HTM richiesta di investimento per sostituzioni/aggiornamenti/potenziamenti di tecnologie biomediche già presenti in Azienda Allegato 3. Modulo HTA richiesta di investimento di natura innovativa, per tecnologie biomediche non ancora presenti in Azienda 6