Ministero dell Istruzione dell Università e della Ricerca
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- Placido Fausto Bruno
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1 Dipartimento per l università, l alta formazione artistica, musicale e coreutica e per la ricerca scientifica e tecnologica Direzione Generale per il Coordinamento e lo Sviluppo della Ricerca Ufficio VII UPOC Prot. n. 474 Roma, 26/01/05 - Ai Magnifici Rettori - Ai Responsabili degli interventi di alta formazione a valere sul P.O. 2000/2006 delle Università degli Studi di: Bari Bari Politecnico Basilicata (Potenza) Cagliari Catania Calabria Catanzaro Del Sannio (Benevento) Foggia Napoli Parthenope Ist. Univ. Orientale di Napoli Lecce Messina Napoli Federico II Seconda Univ. Napoli Palermo Reggio Calabria Salerno Sassari p.c. Unità di Controllo Fondi Comunitari c.a. Dott. Di Ferrante SEDE
2 OGGETTO: Programma Operativo Nazionale (PON) 2000/2006 Ricerca Scientifica, Sviluppo Tecnologico, Alta Formazione - Misura III.4 Formazione Superiore e Universitaria Raccomandazioni per la corretta gestione dei progetti cofinanziati. A seguito delle verifiche di II livello effettuate dall Unità Fondi Comunitari, istituita presso questo Ministero ai sensi del Regolamento (CE) 438/2001, e da quanto emerso in occasione degli incontri organizzati da questo Ufficio, riguardanti, in particolare, le procedure di rendicontazione dei dottorati di ricerca, si reputa opportuno fornire alcune precisazioni utili per la corretta gestione dei progetti cofinanziati attraverso il Fondo Sociale Europeo nell ambito del PON indicato in oggetto. Di seguito si riportano, quindi, una serie di puntualizzazioni e raccomandazioni che scaturiscono anche dagli esiti della verifica effettuata da parte del Ministero dell Economia e delle Finanze IGRUE - tra il 2 ed il 6 dicembre 2003 sui sistemi di gestione e di controllo posti in essere da questo Ministero nell attuazione del PON 2000/2006. Si precisa che la suddetta verifica ha riguardato sia il MIUR, in quanto autorità di gestione del Programma, sia alcuni soggetti attuatori di interventi cofinanziati dal FSE. Informazione e Pubblicità In coerenza con il dettato del Reg. (CE) 1159/00 Relativo alle azioni informative e pubblicitarie a cura degli stati membri sugli interventi dei Fondi strutturali, i soggetti attuatori devono garantire la visibilità delle realizzazioni cofinanziate dai Fondi strutturali nei modi che seguono: Manifesti e Bandi Per informare l opinione pubblica sul ruolo svolto dall Unione Europea nel settore dello sviluppo delle risorse umane della formazione professionale e dell occupazione è necessario che i manifesti ed i bandi riportino il riferimento al contributo dell Unione Europea ed in particolare al fondo interessato specificando la missione del Fondo Sociale Europeo: contribuire allo sviluppo dell occupazione favorendo l impiegabilità, lo spirito imprenditoriale, la capacità di adattamento, le pari opportunità, nonché investire nelle risorse umane. Tali atti dovranno inoltre riportare l indicazione dell importo ammesso a cofinanziamento nonchè la percentuale del contributo proveniente dallo strumento comunitario interessato. Materiale di informazione e di comunicazione Le pubblicazioni (opuscoli, pieghevoli, bollettini informativi) concernenti gli interventi cofinanziati dai Fondi Strutturali devono mettere in evidenza sulla copertina l indicazione
3 della partecipazione dell Unione Europea e del Fondo interessato, nonché l emblema ministeriale. Le pubblicazioni devono riportare la denominazione del soggetto che gestisce l intervento ammesso a cofinanziamento ed i referenti cui rivolgersi per ulteriori informazioni. I criteri sopra enunciati si applicano, per analogia, anche al materiale comunicato per via elettronica (sito web, banca di dati ad uso dei potenziali beneficiari) e al materiale audiovisivo. In sede di elaborazione del piano per azioni di comunicazione è utile fare ricorso alle nuove tecnologie, che consentono una diffusione rapida ed efficace delle informazioni, ma anche instaurare un dialogo con un vasto pubblico. Nei siti web sui Fondi Strutturali è opportuno: - menzionare il contributo dell Unione Europea ed eventualmente del Fondo interessato quanto meno sulla pagina iniziale ( home page ); - creare un hyperlink verso gli altri siti web della Commissione dedicati ai vari Fondi Strutturali. Manifestazioni informative Per l organizzazione di manifestazioni informative (conferenze, seminari, fiere, esposizioni, concorsi) connesse all attuazione degli interventi cofinanziati dai Fondi Strutturali, si fa obbligo agli organizzatori di far menzione della partecipazione comunitaria mediante la presenza della bandiera europea nella sala di riunione e dell emblema comunitario sui documenti all uopo predisposti. Analogo comportamento va tenuto con riferimento ai luoghi di svolgimento delle attività formative d aula. Al fine di favorire la piena applicazione del Regolamento 1159/2000, questo Ministero metterà in campo una serie di iniziative di informazione e formazione finalizzate alla condivisione di specifici strumenti previsti nel Piano di comunicazione del PON in oggetto. Si fa presente, inoltre, che sul sito del MIUR sono disponibili ulteriori informazioni ed i loghi da utilizzare. Formalizzazione degli incarichi o contratti di prestazione Per garantire la maggiore trasparenza possibile alle attività affidate a soggetti esterni è necessario che i contratti contengano le seguenti informazioni minime: a) individuazione delle parti; b) individuazione dell oggetto del contratto; c) definizione dell importo (se trattasi di collaborazioni specificare anche il costo orario, se trattasi di locazioni specificare anche il costo mensile o settimanale o giornaliero); d) individuazione dell esatto periodo oggetto del contratto; e) modalità di svolgimento della prestazione o dell erogazione del bene e/o servizio; f) modalità di liquidazione del fornitore; g) data; h) firma delle parti coinvolte nel contratto.
4 Si specifica che gli incarichi/contratti debbono essere formalizzati prima dello svolgimento delle relative attività. In caso contrario i costi sostenuti non saranno riconosciuti. Materiale didattico Nel caso in cui il materiale didattico sia preparato dal docente o da altro professionista esperto, è necessario che l autore sottoscriva una dichiarazione (nella consapevolezza delle conseguenze nel caso di dichiarazione falsa e mendace) di originalità del materiale prodotto. Qualora vengano acquistati testi didattici da consegnare agli allievi è opportuno acquistare una copia in più che dovrà essere tenuta agli atti. Documenti giustificativi di spesa I documenti giustificativi di spesa devono essere conservati in originale e deve esserne consentita l immediata consultazione a seguito di eventuale richiesta o ispezione da parte degli Uffici di questo Ministero o di soggetti deputati a vario titolo ed a diversi livelli, al controllo ispettivo. Su ogni originale di spesa deve essere apposto il timbro indicante il PON in oggetto, la Misura di riferimento, il titolo del progetto, l edizione del Diploma Universitario o del Dottorato di ricerca e l importo portato a rendicontazione. Attrezzature Si sottolinea che sono ammissibili esclusivamente i costi relativi all utilizzo di attrezzature messe a disposizione per la realizzazione del progetto cofinanziato. Si tratta in particolare delle attrezzature utilizzate dagli allievi. Di norma non sono riconoscibili i costi per acquisti di attrezzature ad uso amministrativo (computer, telefax, fotocopiatrici, ecc.) anche se di importo unitario inferiore a Euro 516. Contabilità Si ribadisce l obbligo di tenere un sistema contabile distinto ovvero di prevedere una codificazione contabile appropriata di tutte le movimentazioni relative agli interventi cofinanziati. In particolare, considerata la possibilità che codesti atenei ricevano fondi di varia natura ed a vario titolo da soggetti diversi (MIUR, Regione, Enti pubblici, privati ecc.), al fine di evitare rischi di sovrapposizione e duplicazione di finanziamenti, è necessario che i titoli di spesa afferenti le attività cofinanziate e portati a rendicontazione nell ambito del PON, riportino il timbro indicato nel paragrafo Documenti giustificativi di spesa. Qualora lo stesso titolo di spesa sia stato emesso a valere su più fondi è necessario evidenziare in calce al titolo stesso gli importi imputati a carico di ciascun fondo interessato. La sommatoria dei singoli importi non può essere superiore all importo totale del documento di spesa (fattura, notula ecc.). Una ulteriore fattispecie riguarda la possibilità di esporre a rendiconto spese già interamente coperte da fondi pubblici e/o privati specificatamente destinati ai corsi cofinanziati dal PON in oggetto. Tali spese possono essere imputate esclusivamente a valere sui fondi nazionali e pertanto non concorrono alla determinazione del cofinanziamento comunitario ma vengono considerate esclusivamente ai fini dell overbooking. Tale situazione viene evidenziata in sede di rendiconto dalla contemporanea
5 esposizione di tali costi anche tra le entrate cofinanzianti, mentre nel corpo del documento di spesa, accanto al predetto timbro, va specificato che la spesa è imputata esclusivamente a titolo di cofinanziamento nazionale. Personale amministrativo Si specifica che il conferimento di incarichi retribuiti a personale non docente interno si configura come una prestazione professionale esterna e pertanto è ammissibile a cofinanziamento esclusivamente se riguarda attività extra e ben circoscritte, che esulano delle attività normalmente svolte in orario di lavoro dal soggetto interessato e ad esso competenti. La documentazione necessaria per il riconoscimento delle relative spese è riportata nella apposita guida già inviata a codeste università. Si sottolinea che l affidamento dell incarico, nonché la relativa accettazione, devono avvenire nel rispetto delle disposizioni legislative che regolano la materia (Decreto legislativo n marzo 2001). Circolare Ministero del Lavoro n. 41/2003 Questo Ministero recepisce il contenuto della circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 41 del 5 dicembre 2003 sostitutiva delle circolari, emanate dallo stesso dicastero, n. 98 del 12 agosto 1995, 130 del 25 ottobre 1995 e n. 101 del 17 luglio 1997 relativamente a Tipologia dei soggetti promotori, ammissibilità delle spese e massimali di costo per le attività cofinanziate nell ambito dei Programmi Operativi Nazionali (P.O.N.). Pertanto i contratti stipulati in data successiva alla predetta circolare dovranno rispettare i massimali in essa riportati. IL DIRIGENTE DELL UFFICIO (Dr.ssa Claudia Galletti) firmato
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