Livorno Euro Mediterranea

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1 L.E.M. Livorno Euro Mediterranea Regolamento di Concessione della Sala Convegni del L.E.M. Livorno Euro Mediterranea Art. 1 La Fondazione L.E.M. concede l'uso della Sala Convegni ad Enti, Associazioni, Istituti, Organismi o singoli privati per lo svolgimento di convegni, conferenze, dibattiti e riunioni, aventi ad oggetto la trattazione di argomenti di carattere economico, sociale, culturale, scientifico e turistico. La concessione della Sala viene accordata dal Presidente del L.E.M. per lo svolgimento di iniziative connesse con le finalità specificate all'art. 2 dello Statuto della Fondazione Livorno Euro Mediterranea. Art. 2 Il L.E.M. si riserva, comunque, la facoltà di negare, l'uso della Sala quando lo ritenga opportuno, in particolare quando gli scopi per i quali viene richiesta non siano ritenuti conformi alle finalità specificate all'art. 2 dello Statuto della Fondazione L.E.M.. Art. 3 La richiesta per l'uso della Sala dovrà pervenire per iscritto alla Fondazione almeno 30 giorni prima della data stabilita per l'iniziativa e dovrà indicare, fra l'altro, il nominativo di un Responsabile al quale potrà essere fatto riferimento per quanto previsto dal presente Regolamento o suggerito dalle circostanze. Nella richiesta dovranno essere specificati il giorno od i giorni di impegno dei locali (orario compreso), l'oggetto dell'iniziativa, particolari necessità di utilizzo della struttura e degli impianti in essa ubicati, nonché i servizi tecnici, di cui, eventualmente, necessita il richiedente, specificati nell allegato 2 del presente Regolamento. Art. 4 Allestimenti particolari, quali stands, vetrine, pannelli espositivi, potranno essere ammessi previa particolareggiata richiesta scritta e con la dichiarazione da parte del concessionario che l'allestimento verrà realizzato con tecniche di assoluta sicurezza sia relativamente alla salvaguardia delle strutture che per quanto concerne l'incolumità delle persone che accederanno ai locali interessati; i relativi oneri restano a carico degli utilizzatori. La Fondazione non risponde di danni a cose o attrezzature di proprietà o comunque fornite dagli utenti, nonché furti di prodotti o opere esposte. Art. 5 Il L.E.M. trasmetterà al richiedente lettera formale di concessione, recante in allegato copia del presente Regolamento, che dovrà essere sottoscritto per accettazione, dal concessionario e, successivamente, trasmesso, almeno 15 giorni prima dell'inizio dell'iniziativa, alla Segreteria del L.E.M., Piazza del Pamiglione, 1/2, primo piano. 1

2 Art. 6 L'uso della Sala Convegni è concesso previo pagamento dei canoni sotto indicati: (comprensivi di un rimborso spese forfetario per i servizi messi a disposizione dal concessionario, quali l utilizzo della fotocopiatrice, telefono/fax, assistenza da parte del personale del L.E.M.) Mattino Pomeriggio Sera Mattino e Pomeriggio Tutto il Giorno 515,00 645,00 515,00 902,00 967,00 Nei giorni di sabato, domenica e nelle festività infrasettimanali si applica una maggiorazione del 20%, sui canoni sopra indicati, per ogni periodo di utilizzazione. La concessione della Sala comprende la possibilità di utilizzare la Reception, il locale antistante la Sala Convegni ed i servizi. E' prevista, inoltre, la possibilità di utilizzare gli impianti di conference system e di amplificazione (Gruppo A), di registrazione (Gruppo B), di videoproiezione (Gruppo C), ubicati all'interno dei locali, previo pagamento di corrispettivo per l assistenza tecnica fornita dalla Ditta convenzionata con il L.E.M.: Gruppo A Impianto di conference system, composto da una console centrale e diciotto basi microfoniche (presidente, sottopresidente e delegato), un radiomicrofono trasmettitore/ricevitore, due alimentatori/preamplificatori + Impianto di audio, composto da mixer audio, due amplificatori, quattro diffusori acustici. Gruppo B Impianto di registrazione, composto da un registratore a doppia piastra, un registratore DAT di backup ed un equalizzatore grafico stereo. Gruppo C Sistema di videoproiezione, composto da un videoproiettore commutatore audio video e VGA, pannello IN/OUT, personal computer e schermo. La Fondazione si riserva la possibilità di concedere gratuitamente l utilizzo degli impianti di cui al Gruppo A, B e C ai propri soci fondatori, avvalendosi della assistenza tecnica del personale del L.E.M.. Nel caso in cui la richiesta di concessione della Sala Convegni sia inoltrata da Enti, Associazioni ed Organismi di varia natura, senza finalità di lucro, per lo svolgimento di iniziative di pubblico interesse, sarà applicata una riduzione del 40% sui canoni sopraindicati. L utilizzo dei locali, nei giorni immediatamente antecedenti lo svolgimento dell iniziativa, in orario pomeridiano e/o festivo, potrà essere concesso, per particolari esigenze di allestimento dei locali o per l eventuale necessità di effettuare di prove tecniche sugli impianti in essi ubicati, previa richiesta scritta, inoltrata da parte del concessionario della Sala, nella quale dovranno essere specificati il giorno od i giorni di impegno dei locali (orario compreso). 2

3 Per tale utilizzo è prevista la corresponsione di una tariffa supplementare pari a 180,00, a titolo di rimborso spese per oneri di gestione, fermo restando il versamento dei canoni sopraspecificati. I suddetti importi comprendono il rimborso delle spese di vigilanza e custodia, (esclusa l'assistenza tecnica agli impianti), delle spese generali di funzionamento, nonché delle spese per la polizza assicurativa stipulata direttamente dal L.E.M.. Eventuali rischi non coperti dall'assicurazione restano a carico dei concessionari. Art. 7 A garanzia di eventuali danni non coperti da assicurazione, di cui l'utilizzatore dovesse rendersi responsabile, è prescritto un deposito cauzionale di Euro 258 per l'uso dei locali. Tale deposito verrà restituito immediatamente dopo la riconsegna e l'accertamento, da parte dell'ufficio, di assenza di danno, come da Art. 10. Il pagamento dei canoni sopra indicati, dovuti dal concessionario, dovrà essere eseguito, almeno 15 giorni prima dell'inizio dell'iniziativa, mediante pagamento sul conto di Tesoreria del L.E.M., n ,91 presso l Istituto Bancario Monte dei Paschi di Siena, Via Cairoli, 41 - Livorno, Il mancato pagamento nei termini indicati sarà considerato rinuncia alla concessione richiesta. La rinuncia all'uso della Sala, successiva alla trasmissione, da parte del concessionario, del presente Regolamento, sottoscritto per accettazione come da Art. 5, nonché al pagamento dei canoni e della cauzione sopraindicati, dovrà essere comunicata per iscritto alla Segreteria del L.E.M.. In tal caso, lo stesso restituirà al richiedente le somme versate, depurate di quanto si renderà necessario corrispondere, a titolo di risarcimento danni, alle Ditte fornitrici dei servizi, come da Art. 7; non sarà, comunque, restituito il suddetto deposito cauzionale. Art. 8 Per l'utilizzo degli impianti di amplificazione (A), registrazione (Gruppo B), di videoproiezione (Gruppo C), di cui all'art. 6, è obbligatoria la presenza di un tecnico fornito da Ditta specializzata, fatto salvo quanto previsto all art. 6 del presente Regolamento. Sarà cura della Fondazione comunicare al concessionario la spesa complessiva per i servizi prestati dal tecnico nonché il nome della Ditta cui è affidato tale incarico, la quale provvederà a fatturare i servizi prestati direttamente all'utilizzatore dei locali. Per eventuali ulteriori necessità non previste nel presente Regolamento, il concessionario dovrà rivolgersi direttamente alla Ditta convenzionata che, previa dettagliata richiesta, produrrà il relativo preventivo di spesa. I costi relativi alla fornitura del servizio di assistenza tecnica per i suddetti impianti, Iva esclusa, sono indicati nell'allegato 1 del presente Regolamento. Sarà cura della Fondazione comunicare al concessionario la spesa complessiva per i servizi richiesti nonché il nome della Ditta cui è affidato tale incarico, la fornitura dei servizi tecnici dovrà essere oggetto di una specifica richiesta da rivolgere direttamente alla Ditta convenzionata la quale provvederà a fatturare i servizi prestati direttamente all'utilizzatore dei locali. I costi relativi alla fornitura dei suddetti servizi, Iva esclusa, sono indicati nell allegato 2 del presente Regolamento. Art. 9 L'uso della Sala Convegni potrà essere concesso gratuitamente soltanto nei casi in cui il L.E.M. sia direttamente interessato all'iniziativa, in quanto partecipe all organizzazione della stessa. In tal caso, il concessionario dovrà comunque rimborsare alla Fondazione la spesa per il personale addetto alla apertura e vigilanza della sede, all allestimento dei locali oltre che alla segreteria congressuale ed alla assistenza tecnica agli impianti di cui è dotata la Sala Convegni, previo pagamento di una tariffa oraria pari ad 14,00, oltre Iva, per persona e per l intera durata dell iniziativa. 3

4 Art. 10 La sorveglianza, in occasione delle iniziative, viene curata direttamente dalla Fondazione. Il responsabile incaricato della sorveglianza opera secondo le direttive impartite dal Responsabile del Coordinamento Relazioni Internazionali della Fondazione e provvede, in particolare, a quanto segue: a) verifica che le uscite di sicurezza siano e rimangano perfettamente agibili e funzionanti; b) verifica che gli accessi agli uffici durante l'iniziativa vengano chiusi; c) verifica che gli estintori collocati nei locali non vengano spostati o rimossi; d) riferisce al suddetto Responsabile sullo svolgimento delle singole iniziative, in modo da assicurare che l'uso dei locali avvenga nel rispetto di quanto previsto dal vigente Regolamento; e) riferisce immediatamente allo stesso Responsabile su inosservanze gravi alle norme regolamentari; f) richiede, parallelamente a quanto sopra, anche l'intervento della P.S. in caso di rissa, di stato di notevole tensione, di comportamenti ritenuti di grave pregiudizio all'immagine del L.E.M. Spetterà quindi alla P.S. valutare la situazione e concordare, se del caso, le modalità di intervento. Art. 11 Il concessionario si impegna ad usare la Sala ed i servizi annessi con la massima diligenza ed a rimborsare gli eventuali danni in base alle spese che il L.E.M., unico autorizzato a provvedervi, dovrà sostenere per la loro riparazione o rimessa in ripristino. A tale scopo un incaricato della Fondazione, unitamente ad un incaricato o rappresentante del richiedente, visiteranno la Sala concessa prima dell'iniziativa, onde accertare la perfetta funzionalità e l'inesistenza di danni. Ad iniziativa ultimata essi dovranno controllare se la Sala viene restituita nelle stesse condizioni in cui fu consegnata, redigendo, in caso di danni, un apposito verbale nel quale sarà dato atto della constatazione degli stessi. Art. 12 Il richiedente, avuta la concessione circa l'uso della Sala, dovrà provvedere direttamente alla richiesta di eventuali autorizzazioni previste dalle vigenti norme di P.S., con esonero del L.E.M. da ogni responsabilità civile, penale od amministrativa derivante dalla mancanza delle suddette autorizzazioni. Art. 13 Il concessionario si obbliga a far sì che il numero dei partecipanti sia contenuto nei limiti di capienza dei locali, corrispondente a n. 100 persone, con esonero della Fondazione da ogni responsabilità civile, penale od amministrativa derivante dal superamento dei sopraindicati limiti di capienza. FIRMATO PER ACCETTAZIONE 4

5 ALLEGATO 1 Tipo di impianti Costo per 1/2 giornata lavorativa Costo per 1 Giornata lavorativa Costo in giornata festiva Amplificazione 141,90 283,80 Maggiorazione del 20% sul costo della giornata lavorativa. Amplificazione + Registrazione 195,80 391,60 Maggiorazione del 20% sul costo della giornata lavorativa. Amplificazione + Videoproiezione (*) 239,80 381,70 Maggiorazione del 20% sul costo della giornata lavorativa. Amplificazione + Registrazione + Videoproiezione (*) 293,00 489,50 Maggiorazione del 20% sul costo della giornata lavorativa. (*) inteso come collegamento PC a impianto di videoproiezione esistente 5

6 ALLEGATO 2 Numero dei ricevitori sottomento COSTI PER FORNITURA IMPIANTO DI TRADUZIONE SIMULTANEA IR Numero delle lingue Utilizzo per 1 giornata lavorativa di 8 ore Utilizzo per 2 giornate lavorative di 8 ore l una Utilizzo per 3 giornate lavorative di 8 ore l una Utilizzo per 4 giornate lavorative di 8 ore l una Utilizzo per 5 giornate lavorative di 8 ore l una , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 6

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8 Apparecchiature Costi, Iva esclusa, per allestimento e noleggio servizi tecnici Monitor per cabina di traduzione 58,00 Proiettore per diapositive kodac carosell con supporto 68,00 Proiettori kodac carosell per dia proiezione comparata in dissolvenza + uno schermo 307,00 Lavagna luminosa con schermo 73,00 Radio microfono 45,00 Freccia luminosa laser 10,00 Videoregistratore formato VHS 20,00 Videoregistratore formato DVD 50,00 Videoregistratore formato 3/4 U-MATIC 98,00 Videoregistratore formato 3/4 BVU 98,00 Videoregistratore formato Betacam 168,00 Costi per assistenza Assistenza tecnica per dia proiezione (su richiesta) - ½ giornata, 85,80-1 giornata, 171,60 - giornata festiva, maggiorazione del 20% sui costi sopra specificati Assistenza tecnica per dia proiezione comparata (su richiesta) - 1 giornata, 171,60 - giornata festiva, maggiorazione del 20% sul costo sopra specificato - Dia proiettore per preparazione diapositive nei carousel (fino a 10), 50,00 Assistente (facoltativo) - ½ giornata, 85,80-1 giornata, 171,60 - giornata festiva, maggiorazione del 20% sui costi sopra specificati 8