La Firma Digitale ha valore legale? Che differenza c'è rispetto alla firma autografa tradizionale? non è possibile il disconoscimento

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1 FAQ - Le domande più frequenti dei nostri Clienti I quesiti posti periodicamente dai nostri Clienti sono un'importante fonte di informazioni per tutti. Vi invitiamo a prenderne visione perché con ogni probabilità la vostra domanda troverà qui una risposta. La Firma Digitale ha valore legale? Sì, in base a quanto stabilito dall art. 15 della legge 59/97, per il quale gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Inoltre, l attuale Codice delle Amministrazioni digitali stabilisce che Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Che differenza c'è rispetto alla firma autografa tradizionale? Per la Legge Italiana un qualsiasi atto scritto fa prova in giudizio fino al disconoscimento della firma. Per un documento sottoscritto con una Firma Digitale non è possibile il disconoscimento ma solo la querela di falso in fase di giudizio. Quanto dura la validità dei certificati di Firma e CNS? Il certificato dura 36 mesi dalla sua emissione, trascorsi i quali occorre rinnovarlo con una semplice pratica amministrativa dal costo contenuto. Salvo cambiamenti della Legge in vigore, non sarà necessario il cambio di smart card, ma solo il suo aggiornamento. Cosa occorre per sottoscriverla? Un documento di riconoscimento in corso di validità. Se si intende far figurare nella firma anche l'appartenenza ad un Albo/Ordine, oppure il ruolo in un Ente Pubblico o la propria Società, sarà richiesta preventivamente ulteriore documentazione probatoria. Perchè preferire ArubaKey ai lettori tradizionali? ArubaKey è senza dubbio il dispositivo di Firma Digitale più pratico e veloce di Aruba Pec. Portabile ed estremamente semplice da utilizzare, grazie al Software preinstallato, può funzionare su qualsiasi PC o MAC senza l installazione di alcun driver e/o applicazione. Se si possiede la versione ArubaKey l'installazione avviene in modo automatico. Collegando Aruba Key al PC verrà visualizzata una Toolbar, attraverso la quale poter effettuare sia le operazioni di Firma, che di Verifica dei file firmati digitalmente, oltre a richiamare le altre applicazioni Open Source presenti all interno della memoria. Il pacchetto software ArubaKey include di base: Software di firma digitale (sia P7M che timbro su PDF) Software di verifica e di lettura dei file firmati digitalmente (p7m) Software per marcatura temporale FireFox e Thunderbird in versione portable Un editor di testo open source per la creazione di documenti.doc Un visualizzatore di file PDF open source Un software open source per l apertura di file compressi Software per crittografia dei documenti conservati nell'arubakey Software di esportazione certificati per compatibilità DiKe e Acrobat 1Gb di memoria flash drive

2 Utilizzo regolarmente ArubaKey su sistemi Windows. Posso farlo anche da sistemi alternativi? Sia su Linux (ambienti Gtk+, Gnome e Kde) che da Mac Os X, l'arubakey viene vista come una comune pendrive. Potete infatti accedere solo ai documenti. Per usarla da altri sistemi occorre installare i rispettivi software sulla chiavetta: Firma Digitale per Mac - Firma Digitale per Linux Utilizzo regolarmente DiKe, software di InfoCert per firmare i file? Questo tipo di Kit è compatibile? Certamente! Tutti e tre i Kit sono compatibili con DiKe di Infocert. Suggeriamo di utilizzare la versione DiKe 5 o successive. Quali tipi di file possono essere firmati digitalmente e trasmessi in formato P7M? L applicativo di firma ArubaSign e ArubaKey, permette di sottoscrivere digitalmente ogni tipo di file. Esso è pientamente compatibile con i seguenti formati: Doc/DocX (Microsoft Word); Xls/XlsX (Microsoft Excel); PDF (Adobe Acrobat o Adobe Reader); TIF; JPEG; BMP; RTF; TXT; HTM/HTML. Ricordiamo però che alcuni di questi formati consentono di inserire del codice eseguibile (macro o comandi) all interno del documento senza che ciò vada ad modificarne la struttura binaria e tali da attivare funzionalità che possano alterare gli atti, i dati o i fatti rappresentati all interno del documento stesso (Art. 3, comma 3 del DPCM). Tali file, seppur sottoscritti con firma digitale, non producono gli effetti di cui all articolo 21, comma 2 del CAD. Ho sentito parlare di firma elettronica senza smart card. C'è differenza con la firma digitale qualificata? Nell'Ordinamento Italiano e nell'e-government, le smart card sono identificate come dispositivo sicuro di firma, quindi come strumento efficiente di identificazione e di memorizzazione di informazioni personali. La "firma elettronica senza smart card" (certificato digitale on-line) è la forma più "debole" di firma elettronica ed è costituita da caratteristiche di autenticazione informatica inferiori rispetto alla Firma Elettronica Qualificata detta anche Firma Digitale. Quest'ultima possiede infatti una serie di requisiti di robustezza e univoca identificazione del firmatario, grazie ad un dispositivo sicuro di firma (la smart card appunto). Il procedimento di firma digitale avviene infatti, non solo con l'adozione del codice PIN ma anche grazie all'inserimento della carta o del lettore integrato, nel proprio computer, rendendone sempre più complicata la manomissione ed eliminando il rischio che le informazioni personali vengano intercettate da possibili "pirati informatici", poiché esse non attraversano alcun canale di comunicazione (come normalmente potrebbe avvenire per i certificati on-line). Diversa è invece la Firma digitale remota, la quale è dotata di un sistema OTP (generatore temporaneo di password) che funge da dispositivo sicuro di firma. Cesi srl può fornire anche la Firma digitale remota in 7gg lavorativi, su ordinazione al costo di 65. Questo schema vi aiuterà a comprendere i limiti di valori legali delle due tipologie di firme: Nel tentativo di aprire, con Adobe Reader, un file correttamente firmato in Adobe PDF, mi dice che il certificato non è valido o che la firma presenta errori. Da cosa dipende? Non c'è da preoccuparsi. In questo caso Acrobat Reader non è stato in grado di effettuare la verifica della validità della firma digitale perchè non sono stati correttamente importati in Adobe Reader i certificati delle Certification Authority accreditate presso il DigitPa. La stessa mette a disposizione un sistema di import certificati autoinstallante (file LISTACER.pdf) Scaricare l'elenco dei certificatori, e procedere come indicato sul documento ufficiale: La risoluzione al "problema" è comune a tutti i certificatori. Ulteriori informazioni e dettagli sono pubblicati al link

3 Che cos'è la Marca Temporale? Il software di Firma digitale che forniamo gestisce anche le Marcature Temporali. L'apposizione di una Marca Temporale a un documento firmato digitalmente, quindi, ne garantisce la validità nel tempo. E' un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi (cfr. Art. 20, comma 3 C.A.D. Dlgs 82/2005). Il servizio di Marcatura Temporale può essere utilizzato sia su file non firmati digitalmente, garantendone una registrazione temporale certa e legalmente valida, sia su file sui quali è stata apposta Firma Digitale: in tal caso la Marca Temporale attesterà il preciso momento temporale in cui il documento è stato creato, trasmesso o archiviato. Per utilizzare il servizio occorre essere collegati ad internet. Che vantaggi da Carta Nazionale dei Servizi? Inserire nel PC la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), equivale ad inserire Utente e password in alcuni portali di servizi di pubblica utilità. Essa da la possibilità di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione su tutto il territorio nazionale. E lo strumento fondamentale per rendere immediatamente fruibili i servizi già in rete e per accelerarne la diffusione (oggi è già attiva con in alcuni servizi di sportello Suap, Inps, Inal, o accesso ad aree specifiche dei siti web di Ordini Professionali). Attivando già una Firma Digitale, potrai scegliere di avere con un sovraccosto di soli 12, anche le funzionalità di autenticazione ove richiesta la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), poichè verranno incluse nella stessa smart card. La mia vecchia tessera CNS non risulta più valida. Posso sostituire solo il file del certificato? Per le tessere CNS con numero seriale che inizia per 74200, emesse nell anno 2005 e rinnovate nell anno 2008, in scadenza nel 2011, non sarà più possibile procedere con il rinnovo dei certificati di firma e di autenticazione in esse contenuti (art. 5, co. 1, D.P.R n. 117). Anche queste tessere dovranno essere sostituite. Per appuntamenti e costi, valgono le indicazioni del paragrafo precedente. Come posso importare il mio certificato CNS nel browser? Se siete in possesso di ArubaKey: Inserire l'arubakey e cliccare su Utility / Importa Certificato. Verrà installato il software bit4id in base alla smart card in suo possesso (esso sia Oberthur o InCard). Se siete in possesso di lettore tradizionale o smart card: Per Internet Explorer: - con la smart card o il token inserito, aprire l applicativo bit4id Smart Card Manager (che viene installato insieme alle librerie della smart card) - a lettura corretta della smart card, aprire la sezione Avanzate - nell area Integrazione in Windows (CSP) selezionare la voce Utilizza il middleware universale - fare clic sul bottone Importa certificato di CA Per Firefox: - dal menu Strumenti selezionare Opzioni / Avanzate / Cifratura - fare clic Dispositivi di sicurezza - dalla finestra "Gestione dispositivi" fare clic "Carica" - inserire nell'apposito spazio il nome "bit4ipki.dll" - fare clic Sfoglia e selezionare la directory in cui installare la libreria (esempio: C:\windows\system32 oppure per Windows 7 C:\Windows\SysWOW64 ) Dopo l'importazione dei certificati potrà utilizzare la smart card per accedere a siti che richiedono l autenticazione tramite kit token o smart card. Se desidera accedere a servizi/siti protetti da client authentication, deve non solo aver installato i certificati nel browser, ma aver ottenuto l'autorizzazione da parte del gestore del servizio.

4 Come posso verificare se i miei certificati sono stati importati correttamente nel browser? Per Internet Explorer - inserire la smart card nel lettore o il token usb - aprire il browser e selezionare Strumenti / Opzioni Internet / Contenuto Certificati - nella sezione Personale sono visualizzati tutti i i certificati importati Per Firefox - inserire la smart card nel lettore o il token usb - aprire il browser e selezionare Strumenti/Opzioni/Avanzate/Cifratura - fare clic su Mostra certificati - inserire il PIN - nella finestra Gestione certificati / Certificati personali sono visualizzati i certificati presenti sulla smart card A chi devo rivolgermi se ho problemi ad accedere via CNS a un sito protetto con client authentication? Occorre rivolgerti al servizio/assistenza clienti del gestore del servizio e assicurarti che il tuo certificato sia stato autorizzato ad accedere a quel determinato servizio. Mi è stata richiesta la trasmissione di un file firmato come PKCS7 in formato CAdES. Occorre qualche passaggio aggiuntivo? Nessuna operazione aggiuntiva. Le firme digitali emesse tramite il software fornito sono già in formato CAdES. Un file che ho ricevuto (o un file firmato da me) presenta uno dei seguenti errori: - Manca l'attributo "Content type" - Manca l'attributo "Signing Certificate" - File firmato con algoritmo non sha256 In questo caso occorre che il firmatario debba aggiornare il suo software. ArubaSign 2.0 adempie a tutte le normative deliberate dal regolamento DigitPa. Con ArubaKey invece l'aggiornamento avviene automaticamente. Se chi richiede la firma è impossibilitato a recarsi presso di Voi, si può usare una delega? Purtroppo la Legge non prevede alcuna forma di delega al riguardo. Se il richiedente è impossibilitato a recarsi nei nostri uffici allora dovrà richiedere il nostro intervento presso di lei/lui. I kit da tavolo e token sono compatibili con programmi di terze parti (tipo Dike)? Il brand dei kit è sempre Bit4Id. Non lo garantiamo ma dai nostri test effettuati nel corso degli anni sono sempre risultati compatibili con le versioni di Dike che abbiamo provato. Il mio documento di identità riporta un indirizzo di residenza che non è più la mia attuale residenza. Fortunatamente, l indirizzo di residenza non è un dato presente nella Firma Digitale. E sufficiente indicare la residenza corretta nel Modulo di Registrazione che Vi forniremo e allegare una Vostra dichiarazione indicante che l indirizzo corretto di residenza è xxx e non quello indicato sul documento di identità. Sono un Responsabile di Ufficio di un Ente Pubblico. Quando sono assente i miei sostituiti possono firmare con la mia firma digitale? Dal punto vi vista pratico è possibile ma sarebbe un grave errore! Infatti, la firma digitale e la sua relativa password sono strettamente personali. In questi casi è opportuno dotare anche i sostituti di una firma digitale, come molti Enti in Italia stanno già facendo. Posso indicare nel Certificato di Firma la rappresentanza di una Società o nell'ambito di un Ente? Si, è possibile richiedere il rilascio di un certificato destinato a firmare in funzione di un ruolo, specificato nel certificato medesimo, relativo a poteri di rappresentanza o altri titoli relativi

5 all'attività professionale o a cariche rivestite presso organizzazioni terze. Nel caso in cui un certificato contenga dei poteri derivati al titolare del certificato da una Società o un Ente, il richiedente dovrà, al momento della registrazione, indicare il soggetto da cui gli derivino i poteri, il quale prende il nome di "Terzo interessato". Potrebbe infatti accadere che un soggetto richieda al Certificatore l'emissione di un certificato in qualità di direttore generale di una società e che, per vari motivi, dopo alcuni mesi e nel corso del periodo di validità del Certificato questi non ricopra più la carica, ovvero sia destituito dalla carica stessa. In tale caso, il soggetto Terzo Interessato indicato nel presente Registrazione avrà facoltà di richiedere la sospensione e/o la revoca del certificato in luogo del titolare della Firma. In questo caso sarà necessaria la copia di un documento comprovante del ruolo di rappresentanza (es. Atto costitutivo, Procura notarle, Delibera di Giunta, etc.), oltre all'autorizzazione da parte dell'azienda o Ente al rilascio della firma, dove viene indicata la specifica carica del registrante. Ad esempio: per un Dirigente Scolastico (ex-preside) di una Scuola statale, il "terzo interessato" sarà l'istituto, per cui il documento che prova la sua "carica" è una lettera di nomina, o di assunzione, da cui ne si evince il ruolo. Posso indicare nel Certificato di Firma l'appartenenza ad un Collegio/Ordine professionale? Si è possibile. In questo caso (essendo l'ordine/collegio il "Terzo Interessato") è necessaria un autorizzazione scritta di emissione del certificato rilasciata dall'ordine/collegio secondo un fac simile (che vi forniremo), ove si attesta l'iscrizione all'ordine e viene indicato il numero di iscrizione. E' possibile inserire nella smart card più di un certificato. Se entrambi sono intestati alla stessa persona, è possibile. Un utente potrebbe quindi avere, ad esempio, un certificato come "libero professionista" e un altro come "Sindaco", sulla stessa smart card. Il Collegio/Ordine di cui faccio parte ha una convenzione con ArubaPec. Possono usufruirne tramite voi? Non è possibile. Per le convenzioni rivolgersi direttamente ad ArubaPec sul sito Facciamo notare che l acquisto di un kit convenzionato ha un lato negativo molto importante, che consiste nel fatto che potrebbe essere revocato e disattivato dal vostro Collegio/Ordine se ad un certo punto Voi decidereste di non farne più parte. Attivandolo come libero professionista, invece, sarà di vostra personale proprietà, potrete così ottemperare in termini di legge, nonchè usare la firma per qualsiasi altro scopo. Un avvocato può avere sanzioni aggiuntive se non possiede un indirizzo di posta elettronica certificata? Premesso che tutti i professionisti iscritti ad un Ordine hanno l'obbligo di possedere un indirizzo di posta elettronica certificata, per gli avvocati ci sono sanzioni aggiuntive. Infatti il D.L. 6 luglio 2011, n. 98 "Disposizioni urgenti per la stabilizzazione finanziaria" aggiunge il seguente q) all'articolo 13, dopo il comma 3, è inserito il seguente: "3-bis. Ove il difensore non indichi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata e il proprio numero di fax (...) nel ricorso il contributo unificato è aumentato della metà". Per sottoscrivere la firma, nel caso si intenda trasmettere il documento di riconoscimento, o altra documentazione in formato elettronico, è possibile fare l autenticazione visiva via videoconferenza? Non è possibile. L identificazione deve avvenire fisicamente attraverso un contatto diretto con l interessato. E' possibile farsi identificare visivamente esibendo una copia del documento identità? Non è possibile. Per l'identificazione è necessario che il nostro Operatore di Registrazione verifichi il documento in originale.