Aspetti tecnici e di compliance, esperienze e case history, incentivi ed opportunità per aziende, banche e professionisti.

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1 lo snodo e l interoperabilità verso altri ecosistemi. Aspetti tecnici e di compliance, esperienze e case history, incentivi ed opportunità per aziende, banche e professionisti. Roma, 20 gennaio 2016 Con la partecipazione di: A cura di: Giovanni Blasi Partner PwC

2 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI FLUSSI CONTABILI: ALCUNI IMPORTANTI ELEMENTI DI CAMBIAMENTO DOCUMENTI FISICI CAMBIAMENTI ORGANIZZATIVI E NEI PROCESSI CONTROLLI PREVALENTEMENTE DOCUMENTALI CONTROLLI PREVALENTEMENTE DI PROCESSO 2

3 per cogliere tutte le opportunità date dalla digitalizzazione dei flussi documentali è necessario strutturare i processi in modo diverso da quello attuale pertanto vi sarà una prevalenza di attività e controlli automatici rispetto ad attività e controlli manuali ciò comporterà la possibilità di conseguire benefici economici e finanziari e «liberare» risorse per attività a maggior valore aggiunto Questa evoluzione viene testimoniata dalle prescrizioni della Direttiva Europea 2010/45/UE, riprese dalla Circolare 18/E 2014 dell Agenzia delle Entrate 3

4 COSA CAMBIERA? La fattura elettronica: Requisiti da assicurare AUTENTICITA DELL ORIGINE Identità certa del fornitore/prestatore di beni e/o servizi o dell emittente della fattura INTEGRITA DEL CONTENUTO Il contenuto della fattura e I dati obbligatori non possono essere alterati LEGGIBILITA Forma leggibile Possibilità di verificare l assenza di alterazioni 4

5 SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE (SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI) E il «processo con il quale un soggetto passivo crea, attua e aggiorna la garanzia riguardo l identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell emittente della fattura (autenticità dell origine) e controlla che il contenuto della fattura non sia stato alterato (integrità del contenuto)» (Circolare 18/E 2014 dell Agenzia delle Entrate) In ambito contabile: definisce il percorso che documenta la storia dell operazione (dall Ordine d Acquisto alla registrazione contabile) permette un collegamento logico tra i documenti del processo DOCUMENTI ORIGINALI COMPONENTI LISTA DELLE OPERAZIONI DATI IDENTIFICATIVI DELLE OPERAZIONI 5

6 Con riferimento alle fatture, la Circolare 18/E 2014 dell Agenzia delle Entrate introduce e illustra il concetto di «RELIABLE AUDIT TRAILS», ossia di un «[ ] percorso affidabile tra fatture e prestazioni sottostanti (vendita o acquisto di beni/servizi) come un mezzo per dimostrare anche l autenticità e l integrità delle fatture elettroniche» Le caratteristiche attese del Controllo di Gestione - Esempi: ERP che integra i processi di business rilevanti per l azienda, creando e mantenendo nel tempo i riferimenti incrociati ai documenti prodotti nel corso di tali processi Registro di controllo delle modifiche apportate ai documenti creati e contenuti nell ERP durante il ciclo di vita Registro di controllo delle modifiche apportate ai dati di business contenuti nell ERP che riguardano la fatturazione (es. anagrafiche) Registro di controllo delle attività svolte dall ERP (es. abbinamento ordine/fattura) 6

7 Quali finalità? Verificare e confermare che le fatture siano rappresensentative di una fornitura vera e propria Fornire una prova indipendente dell autenticità delle fatture e della loro rappresentazione nell ERP Fornire una prova indipendente dell integrità del contenuto delle fatture e della loro rappresentazione nell ERP durante tutto il ciclo di vita della fattura (supporto documentale: registrazioni/dati di business, documentazione ricevuta, prove/evidenze dei controlli) 7

8 I controlli e le relative evidenze dovranno essere costruiti in maniera diversa da come sono normalmente prodotti oggi. L INTEGRITA DEGLI ARCHIVI INFORMATICI Dovranno essere orientate ad assicurare: LA LORO TRACCIABILITA NEL TEMPO LA NON MODIFICABILITA DEGLI ARCHIVI DI DATI E DELLE TRANSAZIONI ESEGUITE 8

9 Una nuova rappresentazione del framework dei controlli aziendali PRESIDI INFORMATICI Assumeranno grande importanza i presidi informatici: IT Governance Segregation of Duties e controllo accessi Gestione delle modifiche ATTIVITA DI VERIFICA Di conseguenza, tutte le funzioni di audit dell azienda (interne ed esterne) dovranno cambiare il modo con cui effettuare le verifiche EVIDENZE DI ATTIVITA E CONTROLLI Cambieranno dunque, in generale, le modalità con cui dimostrare la correttezza dei comportamenti (Fisco, Normative di riferimento, ecc.), che dovranno essere nuovamente / diversamente documentate. «I sistemi di controllo di gestione devono essere adeguati alle dimensioni, all attività e al tipo di soggetto passivo e devono tenere conto del numero e del valore delle operazioni e del numero e del tipo di fornitori/prestatori e di acquirenti/committenti» (Circolare 18/E 2014 Agenzia delle Entrate) 9

10 Di conseguenza, tutti gli operatori, a vario titolo, saranno interessati dalle modifiche L AZIENDA Modifiche organizzative e ridisegno dei processi Documentazione / regolamentazione dei processi (attività e controlli) Nuove attività di formazione necessarie Differenti aspetti da verificare per le funzioni di audit e compliance (nuovi ambiti, nuove competenze) BANCHE E ISTITUZIONI FINANZIARIE - Nuovi servizi - Disponibilità di maggiori dati e informazioni sui propri clienti I VERIFICATORI ESTERNI (Revisori, Sindaci, ecc.) Cambiano gli aspetti da verificare (focus: da controlli dei dati/documenti a controlli di processo) Nuove modalità di verifica Nuove competenze necessarie Maggiore disponibilità di dati e informazioni PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Maggiore disponibilità di dati e informazioni anche in ottica di fraud prevention Nuove modalità di verifica Semplificazione 10

11 Siamo pronti? Che stato di maturità hanno i nostri processi per affrontare questi cambiamenti? Che cosa sarebbe opportuno fare per farsi trovare pronti? Valutazione del grado di maturità dei processi in essere Valutazione degli strumenti a disposizione Progettazione e implementazione del cambiamento Impostazione di programmi di verifica per soddisfare i requisiti minimi imposti dalla normativa 11

12 GRAZIE FATTURAZIONE ELETTRONICA, dopo la Pubblica Amministrazione il B2B:

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