Gestione Aziendale delle Imprese Agricole

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1 Istituto Nazionale di Economia Agraria guida di riferimento italia G Gestione Aziendale delle Imprese Agricole

2 Guida di riferimento (bozza del maggio 2008) BOZZA Istituto Nazionale di Economia Agraria

3 Sommario Creare l anagrafica di un azienda La finestra principale L Albero di navigazione Le maschere di immissione dati Anagrafiche Gestione tecnica Prima Nota La tipologia dei campi La gestione dinamica dei dati La visualizzazione dei dati Sistemi di aiuto all utente Impresa Azienda Centri aziendali Appezzamenti e tare Fabbricati e manufatti Macchine ed attrezzi di campo Attrezzature dei centri aziendali Piantagioni agricole Piantagioni forestali Allevamenti Magazzini Certificazioni Imprenditore e Nucleo familiare Dipendenti e collaboratori Servizi per attività connesse Quote e diritti immateriali Crediti Debiti Cassa e Conto Corrente Anticipazioni colturali e altre componenti patrimoniali e finanziarie Ricavi e costi esercizi precedenti Magazzini Colture erbacee Allevamenti GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 2

4 Lavoro Contributi Contoterzismo Le registrazioni nella prima nota Entrate Ricavi Uscite Costi Autoconsumi e rimonta interna Operazioni finanziarie Ripartizione di costi ai processi Operazioni contabili finali Liquidazione IVA Il controllo della prima nota Il bilancio di verifica Il contesto aziendale L inventario e le anagrafiche La gestione tecnica Le operazioni di chiusura Il bilancio riclassificato Gli indici di bilancio GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 3

5 A. PRIMA DI INIZIARE A1 Il progetto GAIA L idea di GAIA nasce ufficialmente nel 1999, con la costituzione, presso l Unità Organica 1 INEA, del Gruppo di Lavoro Nuova Metodologia Contabile, coordinato da Giovanni Sanna. L obiettivo assegnato è quello di modernizzare, sotto il profilo sia informatico che metodologico, il sistema informativo della RICA (Rete di Informazione Contabile Agricola) italiana. Si decide di adottare un sistema di sviluppo di tipo modulare, dando la priorità al modulo di contabilità generale e RICA, che in seguito si concretizzerà appunto in GAIA (acronimo di Gestione Aziendale Imprese Agricole). La nuova metodologia si caratterizza sin dall inizio per una impostazione molto innovativa, i cui aspetti fondamentali sono qui di seguito accennati. PROGETTAZIONE METODOLOGICA La progettazione del database destinato ad accogliere le informazioni raccolte è basata sull impiego della tecnica relazionale (E.R.: Entity-Relationship), estremamente efficace per individuare l esatta collocazione di ciascuna informazione nel contesto informativo da costruire. Nell individuazione dei contenuti informativi è stato introdotto l obiettivo, ormai irrinunciabile, di rendere la nuova metodologia compatibile con le regole del bilancio civilistico oltre che con le definizioni della RICA e del Sistema Europeo dei Conti Economici Nazionali. Questa scelta ha comportato un inevitabile aumento delle informazioni richieste, peraltro bilanciato da una più agevole gestione delle medesime ottenuta attraverso una particolare cura nella progettazione dell interfaccia utente. Quest ultima sfrutta al massimo le potenzialità dell ambiente Windows, consentendo, ad esempio, di rendere completamente trasparente all utente tutto il complesso sistema di codifica delle informazioni, ed anticipando alla fase di input molti controlli logici che impediscono l inserimento nel sistema di informazioni inesatte. AMBIENTE DI SVILUPPO GAIA e diversi moduli di cui è composto sono stati sviluppati in ambiente MS Visual Basic 6 e Visual Studio.NET, in modo nativo per gli ambienti operativi di Windows, su database MS SQL Server 2005 versione Express e Standard.. PROGETTAZIONE E SPERIMENTAZIONE La procedura è stata inizialmente sviluppata tramite un fornitore esterno e poi perfezionata e migliorata dal gruppo di lavoro INEA Contabilità e Gestione Aziendale Imprese Agricole che ha seguito tutto il percorso progettuale. Il lavoro è stato coordinato da Giorgio Seroglia fino al 2005 e successivamente da Antonio Giampaolo. Il programma è stato già oggetto di una prima fase di testaggio interno da parte del personale operante nelle sedi regionali GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 4

6 opportunamente formato. La sperimentazione è stata estesa anche ai rilevatori RICA selezionati. COMPLETAMENTO E PERFEZIONAMENTO In quanto procedura di base per la gestione della RICA, GAIA deve produrre informazioni controllate e comprensibili anche da fruitori che non utilizzano direttamente il programma, ma sono tuttavia interessati alle indicazioni statistiche che l uso del medesimo produce. Per questo motivo GAIA deve ancora essere completato con una efficiente fase di controllo interno dei dati aggiuntiva a quella operante in fase di input che, attraverso verifiche di coerenza metodologica e normativa, anche solo probabilistica, di dati elementari ed elaborati, segnalano all operatore l esistenza di situazioni anomale che potrebbero denotare un errato utilizzo del programma o l errata applicazione della metodologia. Questa attività viene gestita attraverso un modulo esterno completamente integrato in GAIA denominato GAIATest. Successivamente, le informazioni elementari raccolte da GAIA debbono essere riorganizzate e sistemizzate in un database non transazionale, che viene cioè implementato solo dal trasferimento automatico di informazioni provenienti dal database di GAIA, riorganizzate in modo efficiente per facilitare e velocizzare l esecuzione delle interrogazioni. Questa fase si è concretizzata nella progettazione e realizzazione del datawarehouse della RICA Italiana. Il completamento dei controlli parametrici di GAIATest e del nuovo sistema informativo della Rica, costituiscono la parte del programma di lavoro che il Progetto Nuova Metodologia sta realizzando per completare la transizione dall attuale metodologia contabile (CONTINEA) a quella nuova (GAIA). Infine, è necessario ricordare che GAIA costituisce il primo modulo del progetto Nuova Metodologia, che prevede lo sviluppo di un sistema di strumenti gestionali dedicati all impresa agricola (moduli) analogamente a quanto è stato fatto in passato con il pacchetto Pegaso. A2 I destinatari GAIA è un software di contabilità gestionale in partita doppia che non sostituisce i programmi di contabilità fiscale. Consente la rilevazione, l imputazione, il raggruppamento, il controllo, la determinazione e l analisi dei costi e dei ricavi di gestione, sia dei fatti propriamente contabili che tipici del settore agricolo. È uno strumento utile per gli imprenditori che vogliono tenere sotto controllo la realtà dell azienda agricola per l accertamento delle disfunzioni e degli sprechi e per migliorare costantemente la redditività. L obiettivo è ottenere un rendiconto aziendale utile alla pianificazione, gestione e rendicontazione delle singole attività. L attuale versione di GAIA è stata progettata in particolare per il rilevatore RICA, che opera dall esterno dell azienda per raccogliere con la massima semplicità ed efficienza le informazioni richieste dalle fonti statistiche istituzionali. Ciò non GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 5

7 esclude che lo strumento possa essere utilizzato direttamente dagli imprenditori agricoli, conduttori di aziende di media dimensione, le cui esigenze di controllo interno della gestione crescono ogni giorno sotto la spinta di una ormai inevitabile modernizzazione del sistema, generata dalla concorrenza internazionale e dalla riforma in senso restrittivo delle politiche di intervento pubblico. Queste due categorie di utenti hanno molte esigenze comuni, ma anche importanti differenze: ad esempio, per i rilevatori è molto importante la velocità di immissione, e la possibilità di individuare rapidamente solo le notizie essenziali per le fonti statistiche; gli imprenditori che utilizzano direttamente GAIA all interno della propria azienda sono invece molto interessati alla facilità di apprendimento, al sistema di immissione guidata, ed a molti aspetti puramente gestionali. GAIA riesce a soddisfare entrambe le categorie, grazie ad un sistema di semplificazione selezionabile in apertura dell esercizio per ciascuna azienda, che consente di conformare il comportamento del programma alle esigenze dell utilizzatore specifico. Oltre a queste due categorie principali, GAIA può interessare anche altre categorie di utenti: in primis, il sistema dell istruzione secondaria ed universitaria, in quanto la sua impostazione lo rende particolarmente idoneo per fini didattici; poi le Organizzazioni Professionali delle categorie agricole ed i liberi professionisti, che potrebbero essere interessati all erogazione di un servizio di contabilità gestionale ai propri associati o clienti nei casi in cui questi non siano in grado o non intendano provvedere autonomamente alla gestione del programma; ed infine altre istituzioni pubbliche o private, che potrebbero utilizzare GAIA (in abbinamento o in parallelo alla rete RICA) per misurare ed analizzare gli effetti economici aziendali degli argomenti di specifico interesse. Per ora, l attenzione si è concentrata essenzialmente sulle due categorie principali di utenti, che rappresentano per molti versi esigenze estreme ed opposte. L obiettivo è quello di fare in modo da non richiedere ad essi alcuna competenza specifica preliminare della materia da trattare, comprendendo all interno del programma tutta la conoscenza necessaria alla corretta gestione del medesimo. Naturalmente, sia per la categoria degli imprenditori che per quella dei rilevatori si è supposta una certa conoscenza di base delle nomenclature e dei fenomeni tipici del settore agricolo, senza la quale l uso del programma può risultare in parte difficoltoso. Invece, per quanto riguarda la complessa materia contabile (si pensi ad argomenti come ratei e risconti, immobilizzazioni in economia, ammortamento dei cespiti, plus e minusvalenze sui realizzi, ecc.), non sono richieste conoscenze preliminari, dato che con uno sforzo metodologico notevole essi sono stati tradotti in semplici regole comportamentali guidate da prospetti appositi o addirittura completamente automatizzati. GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 6

8 L unica conoscenza effettivamente necessaria per un tecnico agricolo è quindi la discreta conoscenza dell informatica di base, che consente il corretto utilizzo del personal computer e delle sue periferiche nell ambiente Windows. Il resto, con un po di buona volontà, si può imparare. A3 Il manuale e la documentazione di supporto La versione finale del programma GAIA contiene un manuale in linea consultabile attraverso le consuete modalità di aiuto all utente previste dal sistema Windows. A questa funzionalità si aggiunge un aiuto contestuale specifico in molti punti sensibili del programma come specificato nel prosieguo del manuale. Il presente documento costituisce quindi un supporto tradizionale che può essere consultato al di fuori dell utilizzo del programma. Le convenzioni grafiche utilizzate per evidenziare determinati elementi informativi sono le seguenti: VOCE EVIDENZIATA : sottolinea l importanza del termine utilizzato comando : quanto il termine corrisponde ad una voce presente nel programma focus : descrive un informazione che aiuta a comprendere meglio il contesto riquadro per attirare l attenzione del lettore su di un concetto di particolare rilevanza Il manuale è strutturato in cinque sezioni: A - PRIMA DI INIZIARE contiene la presentazione del progetto complessivo; B -IL PROGRAMMA è la sezione che descrive l ambiente informatico ed è particolarmente utile per chi ha meno familiarità del sistema operativo Windows; C - IL SISTEMA DI RILEVAZIONE DEI DATI è la vera e propria guida all uso del programma che consente di apprendere le modalità di immissione dei dati in relazione all oggetto o all evento che si intende rilevare; D CONTROLLO DEI DATI ED ELABORAZIONE DEI RISULTATI in questa sezione viene illustrato l utilizzo del programma GAIATest, e vengono descritte gli output prodotti dal programma per verificare l immissione dei dati ma soprattutto per comprendere i risultati di gestione; GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 7

9 ALLEGATI in questa sezione finale sono presenti un glossario, le risposte alle domande più frequenti, le tabelle dei codici e delle classificazioni utilizzate nel programma e altri riferimenti informativi utili; Una versione del manuale, in formato PDF, è contenuta nel CD di installazione di GAIA. La versione aggiornata del manuale è scaricabile dal sito Oltre al manuale sono previsti altri supporti all uso del programma ed in particolare: > una guida rapida all uso del programma; > una modulistica ausiliaria per la rilevazione dei dati; > una dispensa contenente un caso aziendale esemplificativo; > alcune presentazioni da utilizzare come materiale formativo ed informativo; > un volume dedicato agli aspetti metodologici. La guida rapida è pensata per coloro che hanno una buona conoscenza di base degli aspetti informatici, tecnici e contabili e desiderano focalizzare la loro attenzione su quegli aspetti essenziali che consentono l uso immediato del programma. Questo documento non può sostituire il manuale che resta il principale riferimento informativo per l apprendimento di GAIA. La modulistica ausiliaria è utile per qui rilevatori abituati al precedente sistema di rilevazione e che si trovano inizialmente disorientati dalla nuova procedura. I modelli da stampare riepilogano le informazioni che è possibile rilevare in GAIA e permettono una registrazione manuale dei fatti aziendali che andranno successivamente riversati nel programma. Il caso aziendale esemplificativo descritto nella dispensa integra gli esempi contenuti nel manuale e costituisce un esercitazione completa all uso del programma dall inventario al bilancio. Del materiale formativo fanno parte anche una serie di presentazioni in Powerpoint che possono essere fruite on-line o scaricate sul proprio computer. Si tratta di una modalità formativa più coinvolgente della lettura di un documento che risulta utile per organizzare attività didattiche in aula. Le numerose novità metodologiche contenute in GAIA saranno pubblicate in un apposito volume che spiega le profonde differenze tra questo programma e un generico software di contabilità aziendale. Maggiori informazioni sui singoli strumenti di supporto all uso di GAIA sono contenute nel sito Qualsiasi riproduzione, totale o parziale, del manuale e della documentazione di supporto per l uso di GAIA è ammessa esclusivamente citando la fonte. GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 8

10 B. IL PROGRAMMA B1 Procedura di installazione Nello sviluppo del pacchetto GAIA si sono sfruttati gli standard e le convenzioni proprie dell ambiente Windows che hanno permesso di ottenere un interfaccia gradevole e funzionale, che si adatta a diversi stili di interazione e permette agli utenti di adottare l approccio più conveniente al loro livello di abilità e di confidenza con l applicazione. REQUISITI HARDWARE Le dotazioni di sistema basilari per usare GAIA sono: computer compatibile Intel Pentium II, 256 MB di memoria RAM, lettore CD-ROM, disco rigido con spazio libero di almeno 300 MB, Monitor 15 pollici a colori con risoluzione video 1024x768, stampante b/n a getto d inchiostro; sistema operativo Windows 98 (SP2). Caratteristiche hardware e software superiori migliorano notevolmente la velocità dell applicativo e quindi la sua utilizzabilità. Una configurazione consigliata è la seguente: computer compatibile Intel Pentium Centrino Duo (2,0 Ghz), 1 GB di memoria RAM, disco rigido con accesso veloce, stampate laser, monitor 17 pollici, masterizzatore, porte USB II; sistema operativo Windows XP (SP2), NT (SP5), 2000 (SP4), Vista Home Premium (con SP per SQL Server), I.E. 7 o Mozilla, Acrobat Reader 5 o superiore, collegamento a internet tipo Adsl (per l attivazione degli aggiornamenti). REQUISITI OPERATIVI E necessaria una conoscenza minima dell ambiente operativo Windows, i termini e le convenzioni utilizzate in questo manuale, sono per la maggior parte termini conosciuti in quanto conformi all ambiente Windows. Sono sufficienti poche nozioni di economia agraria e qualche concetto di contabilità generale in partita doppia. GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 9

11 La schermata di avvio del programma di installazione La procedura di installazione é molto semplice: basta inserire il Cd-Rom di GAIA nel lettore ottico, apparirà in automatico la finestra iniziale del pacchetto di installazione. Se non dovesse apparire la finestra di installazione dopo l inserimento del CD, significa che non è attivo l avvio automatico da Cd-Rom. In questo caso occorre aprire il Cd-Rom dalla finestra Risorse del computer e fare doppio click sull icona GAIA. Prima dell installazione è vivamente consigliabile consultare le istruzioni cliccando sul pulsante Guida all installazione; ciò è raccomandato nel caso di installazioni su computer con nuovi sistemi operativi o computer configurati in ambiente operativo con dominio o con particolari sistemi di protezione, oppure per disinstallare versioni precedenti di GAIA. L installazione è per singolo computer. È possibile comunque installare il database GAIASYS anche su un computer server con SQL Server 2005 versione Standard preinstallato (versione a pagamento di SQL Server 2005). Nelle installazioni monoutente viene installato invece la versione Express di SQL Server 2005 per la quale non sono necessarie licenze aggiuntive. Per le installazioni in ambiente Server, per configurare correttamente il pacchetto GAIA, è necessario il supporto tecnico di un esperto oppure si può chiedere, attraverso il sito di GAIA, l assistenza tecnica al servizio help desk di GAIA. Ricordiamo che l assistenza da parte dell INEA viene fornita gratuitamente solo agli utenti della rete RICA. Prima di avviare la procedura di installazione è necessario assicurarsi di aver disinstallato, attraverso il pannello di controllo, le eventuali versioni precedenti GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 10

12 di GAIA. Nel caso in cui sia stata installata una versione di GAIA con il database SQL Server 2005 è indispensabile eliminare il vecchio database utilizzando il programma SQL Management Studio; quest ultimo, se non è presente, deve essere installato manualmente avviando il setup accessibile dalla cartella \componenti presente nel cd-rom di installazione. Se vengono cancellate manualmente le vecchie cartelle di GAIA o i singoli file, il programma di installazione potrebbe non funzionare correttamente. Cliccando sul pulsante Installa GAIA si dà avvio all installazione che è completamente automatica, si basa sugli standard di installazione di Windows e non richiede particolari conoscenze tecniche, è sufficiente accettare le condizioni della licenza software (EULA) e le impostazioni proposte nella procedura guidata. Nei computer con sistema operativo Vista è necessario disattivare il controllo account utente (UAC) prima di iniziare l installazione di GAIA. La procedura guidata per l installazione Il programma di installazione controlla se GAIA è già presente sul disco rigido. In questo caso è opportuno interrompere la procedura e rimuovere la versione precedente facendo i seguenti passi: 1. dal pannello di controllo disinstallare il programma GAIA; 2. se non è presente installare SQL Server Management Studio dalla cartella \componenti del Cd-Rom di installazione; GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 11

13 3. eliminare i database GAIASYS e GAIATEST dal catalogo di SQL Server Management Studio, cliccando con il pulsante destro sulle voce; 4. eliminare la vecchia cartella GAIA nel percorso \Programmi\Inea\ Nell installazione vengono installati anche tutti i componenti indispensabili alla procedura GAIA. Con l installazione non viene invece installato il file dei codici utenti/aziende (gaia_codici.ini), che gli utenti della rete RICA devono invece richiedere alla sede regionale INEA di riferimento, e copiare nella cartella Programmi\Inea\Gaia prima di iniziare ad utilizzare l applicazione. Dopo aver completato l installazione, nel menu Start (Avvio) / Programmi di Windows verrà creato il gruppo di icone del programma GAIA. Per avviare velocemente GAIA, l installazione crea anche un collegamento sul desktop, mediante l icona del software GAIA. Sul desktop viene creato inoltre il collegamento con la procedura di registrazione delle librerie necessario solo per i sistemi operativi Windows Vista, dopo l esecuzione questa icona può essere eliminata. B2 Accesso e avvio Per avviare GAIA è sufficiente fare doppio click sull icona del programma posta sul desktop oppure selezionare GAIA dal gruppo dei programmi INEA dalla barra dei Programmi di Windows. All avvio il programma richiede l inserimento del Nome utente e della Password per il proprio riconoscimento, dati da immettere nei campi della maschera di accesso denominata Accedi a GAIA. Cliccando sul pulsante Ok, l identificativo univoco dell utente permetterà di accedere agli archivi aziendali presenti nel database. Se si spunta la casella memorizza nome utente, al successivo riavvio del programma il nome dell utente sarà selezionabile nella lista Nome utente. Al primo avvio di Gaia, dopo l installazione, è necessario creare l anagrafica dell utente attraverso il pulsante Nuovo della maschera di login. Al primo accesso viene richiesto, se non è presente, il file dei codici, operazione indispensabile per gli utenti della rete RICA. Nella maschera di creazione nuovo utente occorre indicare, nel caso di un utente della rete RICA, la sede regionale INEA di riferimento, il codice utente assegnato agli utenti della rete RICA dall INEA (esso non rappresenta il codice di utilizzo di GAIA) e il tipo di Ente a cui appartiene l utente. Al momento del salvataggio dell anagrafica del nuovo utente, il programma verifica, nel caso di un utente RICA, la corretta digitazione del codice utente. Gli utenti fuori dalla rete RICA possono ignorare il messaggio che segnala l assenza del file gaia_codici, mentre gli utenti della rete RICA non possono iniziare a GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 12

14 registrare le aziende rilevate per la RICA prima di aver importato il file dei codici fornito dalla sede regionale INEA. L anagrafica dell utente può essere modificata/aggiornata attraverso il comando Dati utente del menu Strumenti. Attraverso il comando Gestione utenti del menu Strumenti, l utente con profilo di amministratore (per la rete RICA corrispondete al Responsabile RICA regionale) può associare le aziende agli utenti Standard, operazione necessaria per trasferire archivi contabili tra utenti rilevatori della RICA. Sono previste due tipologie di utenti: amministratore (responsabile Inea o soggetto autorizzato) e utente normale (utilizzatore del programma GAIA). L amministratore gestisce completamente il programma e gli archivi, può intervenire su tutte le aziende inserite, definisce ed assegna i profili agli altri utenti. L utente normale gestisce solo le proprie aziende, può definire il livello di analisi ed effettuare i controlli di sua competenza. Essendo un programma multi-aziendale e multi-utente, una valida gestione delle chiavi di accesso (account) consente di abilitare solo a determinati utenti l accesso alle singole aziende e/o particolari funzioni del programma. La chiave di accesso può essere cambiata solo dall utente amministratore, attraverso il comando Gestione utenti del Menu Strumenti, che invece non è visibile per gli utenti standard. Nella maschera Accedi a GAIA vengono visualizzate le seguenti informazioni: la versione dei programmi GAIA e GAIATEST; la versione dei database GAIASYS e GAIATEST; la presenza e le relative informazioni del file dei codici azienda. Prima di accedere alla finestra principale del programma, dopo aver cliccato sul pulsante Ok della maschera di login, GAIA controlla che: la versione di GAIA sia compatibile con la versione del database e viceversa; siano disponibili nuovi aggiornamenti online (programmi, moduli, database, ecc) se il computer è connesso ad internet; vi siano aggiornamenti già scaricati o copiati sul computer ma non ancora installati. Attraverso il comando Aggiornamenti del menu Help è possibile scegliere se ricercare gli aggiornamenti via internet oppure effettuare l aggiornamento in modalità off-line copiando i file direttamente nella cartella del programma GAIA. GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 13

15 Accesso al programma e Gestione delle connessioni Al primo accesso, dopo aver creato l anagrafica del nuovo utente, viene visualizzata la maschera Nuovo esercizio per registrare un nuovo esercizio contabile oppure, qualora fosse già presente nel database, per selezionare uno di quelli proposti nella lista. Dopo aver selezionato l anno sui cui operare, viene visualizzata la maschera Gestione aziende. Al primo accesso dell utente dopo la prima installazione, questa maschera si presenta con la griglia delle aziende vuota. In questo caso è possibile avviare la creazione di una nuova azienda cliccando sul pulsante Nuova Azienda; in alternativa si possono importare, cliccando sul pulsante Importa, gli archivi registrati su altri computer. Per la gestione e il trasferimento degli archivi contabili si consiglia di consultare il capitolo specifico di questa guida di riferimento. La maschera Gestione aziende GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 14

16 La maschera Gestione aziende è suddivisa in tre sezioni: Esercizi contabili: contiene, in ordine decrescente, gli esercizi contabili registrati, mentre sulla parte destra della sezione viene mostrano il numero totale delle aziende presenti nel database, in relazione all utente connesso, suddiviso per stato dell esercizio contabile. All apertura della maschera viene selezionato per default l esercizio posto all inizio dell elenco. Azienda selezionata: in questo riquadro viene messo in evidenza il nome dell azienda selezionata (colorata in blu nella griglia), con il relativo indirizzo e località; mentre l immagine posta in alto a destra rappresenta lo stato dell esercizio. Elenco aziende: nella parte centrale di questa sezione è posta la tabella riepilogativa contenente l elenco delle aziende, per ognuna delle quali sono disponibili alcune informazioni attraverso le quali è possibile individuare agevolmente l azienda. L elenco può essere ordinato a piacere cliccando sull intestazione delle colonne. L azienda può essere ricercata digitando le prime lettere del nome nell apposito campo Ricerca azienda. Per aprire l azienda selezionata basta fare il doppio clic sulla riga oppure dare conferma con il pulsante Ok. Nello stesso riquadro sono collocati i pulsanti che consentono di gestire gli archivi aziendali. Il pulsante Nuova azienda si attiva quando non vi sono aziende contrassegnate e avvia la procedura guidata per la creazione del contesto aziendale. Il pulsante Elimina azienda si attiva quando è stata contrassegnata una o più aziende e consente di eliminare i dati dell azienda relativi all esercizio contabile preselezionato. Il pulsante Chiusura esercizio si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende con lo stesso stato e consente di avviare le procedure di chiusura dell esercizio contabile; qualora l azienda risultasse già chiusa (Stato C) è possibile annullare la chiusura effettuata in precedenza. Ciò è consentito solo se non ci sono esercizi contabili successivi a quello selezionato. Il pulsante Apertura esercizio si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende con lo stato di Chiusura (C) e consente di avviare le procedure di riapertura di un nuovo esercizio contabile. Il pulsante Importa si attiva solo quando nessuna azienda è stata contrassegnata e avvia il programma di importazione degli archivi contabili. Il pulsante Esporta si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende e avvia il programma di esportazione dati. Nella parte bassa della maschera sono collocati i pulsanti di gestione. Con il pulsante Report può essere visualizzato, ed eventualmente stampato e/o esportato, il report contenente l elenco di tutte le aziende inserite dall utente, o di tutte le aziende registrate nel database (solo per gli utenti amministratori). GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 15

17 Nei successivi accessi a GAIA, quando è stata creata almeno un azienda, viene aperta la maschera Scelta Rapida; essa consente di selezionare rapidamente l azienda su cui lavorare tra quelle attivate nelle ultime sessioni di lavoro, scegliendo una delle quattro opzioni proposte. Per default è attiva l opzione Apri l ultima azienda e immediatamente sotto la sua denominazione. Crea nuova azienda, avvia la procedura guidata per creare l anagrafica del contesto aziendale, attivabile con la combinazione Ctrl+N. Quando l utente entra per la prima volta in GAIA questa opzione diventa l unica scelta possibile. Apri elenco aziende, apre la maschera Gestione aziende, attraverso la quale è possibile selezionare un altra azienda tra quelle registrate in precedenza dall utente collegato, questa opzione può essere attivata anche con la combinazione di tasti Ctrl+E. Apri ultima azienda, nel caso in cui si sia aperta una o più volte una stessa azienda, questa opzione consente la visualizzazione della stessa digitando la combinazione dei tasti Ctrl+U, negli accessi successivi al primo questa opzione è pre-selezionata per default. Apri azienda recente, consente di scegliere tra le ultime cinque aziende aperte dall utente. La lista posta sotto questo campo opzione propone oltre al nome dell azienda anche l esercizio contabile, il codice azienda e lo stato dell esercizio contabile, la scelta può essere attivata premendo contemporaneamente i tasti Ctrl+R. La maschera Scelta rapida La scelta può essere confermata con il pulsante Ok oppure facendo direttamente il doppio click su una delle voci di opzione. Quando si lavora più GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 16

18 volte sulla stessa azienda, ad ogni accesso basta premere il pulsante Invio per accettare la selezione e chiudere la maschera di Scelta rapida. Approfondiamo di seguito le operazioni da svolgere nei due differenti contesti in cui ci si trova per avviare la registrazione dei dati aziendali: Creare un azienda ed Aprire un azienda. Creare l anagrafica di un azienda Le maschere del contesto aziendale consento la registrazione delle informazioni anagrafiche dell azienda in conformità sia alla metodologia contabile INEA sia con la struttura del fascicolo aziendale. Le tre maschere del contesto (Impresa, Azienda e Centri aziendali) vengono generate dalla procedura guidata che può essere avviata da tre diversi punti: 1. dall opzione Crea una nuova azienda della maschera Scelta rapida; 2. dal pulsante Nuova azienda della maschera Gestione aziende; 3. dal comando Nuova Azienda del menu File. Nel primo e nel terzo caso, prima che venga avviata la procedura guidata, il programma richiede, attraverso la maschera Scelta esercizio contabile, la selezione di un anno oppure, se non è presente nella lista, la creazione di uno nuovo anno. Nella maschera Gestione aziende, invece l esercizio va scelto tra quelli presenti nello specifico riquadro posto in alto a sinistra, oppure se non esiste può essere inserito cliccando sul pulsante Nuovo. Una volta selezionato l esercizio su cui operare prende avvio la procedura guidata. Se nel computer è stata copiata la versione aggiornata del file dei codici azienda (file gaia_codici.ini per l esercizio selezionato e per l utente connesso), la procedura guidata viene anticipata da un passaggio preliminare che consente di selezionare dal campo lista della scheda un azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici presente nel computer; l azienda è individuabile dalla lista attraverso il nome o il codice azienda. GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 17

19 La seleziona di un azienda dall elenco codici Inea Se si prosegue confermando la selezione, viene saltato il primo step della procedura guidata, si passa direttamente al secondo passaggio, quello della creazione dell anagrafica dell impresa, con alcuni campi già precompilati sulla base dei dati presenti nel file gaia_codici. Se invece si ignora questo passaggio si passa al primo vero step della procedura guidata, ossia quello che appare agli utenti che non hanno copiato il file. Primo passo della procedura guidata 1. Il primo dei tre passaggi della procedura guidata consente di scegliere se creare ex-novo l anagrafica dell impresa (opzione Nuova Impresa) oppure recuperare i dati di un impresa già esistente, purché sia associata al codice utente (opzione Impresa esistente). In questo ultimo caso si salta il passaggio numero due e si va direttamente al terzo e ultimo passo. L anagrafica di un impresa esistente può essere selezionata solo nel caso in GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 18

20 cui l azienda sia controllata da un soggetto giuridico che gestisce anche altre aziende già registrate in precedenza in GAIA, quindi l anagrafica dell impresa è unica per le aziende. Secondo passo della procedura guidata 2. Nel secondo passaggio devono essere inserite le informazioni per creare l anagrafica dell impresa, che potrebbe risultare in parte precompilato se si è selezionata un azienda dal file gaia_codici. Una volta completato l input dei dati, oppure corretti o accettati quelli presenti, con il pulsante Avanti si conferma il passaggio allo step successivo. Prima di accedere al terzo punto, la procedura controlla che tutti i campi siano compilati correttamente. Ovviamente in qualsiasi momento è possibile tornare indietro oppure annullare completamente la procedura guidata. Terzo passo della procedura guidata 3. Al terzo passaggio la procedura propone, per la creazione dell anagrafica dell azienda, i campi Denominazione, Provincia, Comune ed Indirizzo vengono precompilati dalla procedura in base ai dati immessi nel punto GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 19

21 precedente oppure derivanti da un impresa selezionata nel primo passaggio. Questi campi possono essere confermati o modificati. Una volta selezionato il Regime IVA dell agricoltura e l eventuale Regime IVA delle attività connesse, occorre inserire i codici azienda. Il codice INEA (RICA) è obbligatorio e non potrà essere modificato una volta completata la procedura guidata. Il codice ISTAT invece è facoltativo e può essere omesso. Nel caso di un utente della rete RICA che ha selezionato l azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici, questi due campi vengono mostrati già precompilati con il campo codice INEA bloccato. Agli utenti fuori dalla rete RICA invece viene proposto un solo campo Codice. Al termine di questo terzo ed ultimo passaggio, dopo aver confermato con il pulsante Fine, se non vi sono errori o dati mancanti, il sistema avverte l utente che la procedura guidata è stata completata correttamente, e che è stata creata anche l anagrafica di un Centro aziendale temporaneo, con gli stessi dati dell anagrafica dell azienda (Comune ed indirizzo). Con la procedura guidata vengono impostati i parametri di base dell attività contabile. Nella fase di avvio l utente viene guidato all inserimento dei dati necessari per creare il contesto aziendale. Successivamente nella specifica sezione dell albero di navigazione si dovrà completare l inserimento dei dati del contesto aziendale. Grazie alla procedura guidata gli errori vengono segnalati in modo da renderne immediata l individuazione e consentire la facile correzione man mano che i dati vengono inseriti nei successivi passi della procedura. Quando si deve creare una nuova impresa devono essere forniti i dati necessari per costruire l anagrafica. Per una descrizione analitica delle informazioni da immettere in questa fase si veda il paragrafo Il contesto aziendale. Al termine della procedura guidata un messaggio segnala all utente che la creazione dell anagrafica aziendale è stata completata senza errore e il programma ha creato l anagrafica del centro aziendale con gli stessi dati dell azienda. Pertanto gli altri dati delle anagrafiche dell impresa, dell azienda e del centro aziendale vanno completati ed aggiornati attraverso le rispettive maschere delle anagrafiche richiamate dall albero di navigazione. GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 20

22 B3 L ambiente di lavoro La finestra principale Per accedere alla finestra principale del programma bisogna aver creato almeno un azienda attraverso la procedura guidata, oppure aver selezionato un azienda dalla maschera Gestione aziende o dalla maschera Scelta rapida che abbiamo visto nei paragrafi precedenti. Dopo aver selezionato un azienda viene aperta la finestra principale del programma mediante la quale si può accedere alle singole maschere di immissione dati. La finestra principale è organizzata come qualsiasi altro programma sviluppato secondo lo standard Windows. La finestra principale con alcune maschere aperte Nella finestra principale è formata, dall alto verso il basso, dalla barra del programma, dalla barra dei menu, dalla barra degli strumenti e dalla barra di stato. Nella barra del programma viene visualizzato, quando è stata aperta un azienda, la versione di GAIA, il nome dell azienda, l esercizio contabile e una lettera (I, A o C) che rappresenta lo stato della contabilità. In questo modo l utente ha sempre in primo piano l azienda sulla quale sta lavorando, anche quando tutte le altre maschere sono chiuse. Nella barra del programma, secondo gli standard Windows, sono presenti, sul lato sinistro, il menu di controllo, e sul lato destro i pulsanti riduci a icona, ridimensiona e chiudi. GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 21

23 Le istruzioni di base per la selezione dei comandi dai menu, l utilizzo delle finestre di dialogo ed altri concetti fondamentali, sono contenuti nella documentazione dei sistemi Microsoft Windows. I principali comandi sono elencanti nella barra dei menu, nella parte superiore della finestra dell applicazione. Se alcune voci appaiono a luminosità ridotta significa che il comando non è al momento disponibile oppure è necessario eseguire una selezione o un operazione prima di attivarlo. La barra dei menu è composta da sei voci a tendina che possono essere attivate con la combinazione dei tasti Alt + la lettera che appare sottolineata. La suddetta barra può essere attivata con il mouse oppure con la combinazione dei tasti Ctrl+F10. Alcuni comandi dei menu si attivano solo quando viene aperta un azienda. Il Menu File include i comandi Apri Gestione aziende, Nuova azienda, Chiudi azienda, Importa dati, Esporta Dati, Controlli di qualità, File codici Inea ed in fondo alla lista il coamndo Esci. Quest ultimo comando consente di chiudere il programma, in alternativa si può utilizzare la combinazione di tasti classica dei programmi Windows Alt+F4. Il menu Prima nota contiene i comandi Nuove registrazioni, Ricerca registrazioni, Stampa di controllo, che consento rispettivamente di ricercare il conto dove effettuare una nuova registrazione contabile, avviare la ricerca delle registrazioni già effettuate in precedenza, ed infine di visualizzare e stampare tutte le operazioni contabili filtrate in base alle proprie esigenze. Nel Menu Strumenti sono elencati i comandi Gestione utenti/dati utente, Opzioni di Semplificazione, Costo Lavoro Aziendale, Rivalutazione/svalutazione cespiti e georeferenziazione dei centri aziendali. Il comando Gestione utenti si attiva solo per gli utenti con profilo di amministratore ed apre la maschera Utenti che permette di modificare il profilo degli utenti registrati e di impostare i collegamenti con le imprese. Il comando Dati utente che si attiva invece per gli utenti con profilo Standard, consente di modificare solo alcuni dati dell anagrafica senza possibilità di scegliere a quale aziende collegare il proprio account. Per maggiori dettagli sulla gestione degli utenti si veda più avanti in questo capitolo. Da questo punto in poi la parte B di questa versione della Guida di riferimento non è stata aggiornata Il comando Opzioni di Semplificazione apre la relativa maschera dove è possibile scegliere di visualizzare o meno determinate maschere in relazione alle attività praticate in azienda. In sostanza, se una delle attività elencate non GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 22

24 viene praticata, si può scegliere di non visualizzare la relativa maschera delle anagrafiche ed i corrispondenti conti della gestione tecnica e le relative voci della registrazione contabile. Il comando Costo lavoro aziendale apre la maschera corrispondente attraverso la quale è possibile registrate il costo del lavoro aziendale, distinto tra lavoro uomo e lavoro macchine. Questi dati vengono utilizzati nel calcolo del Reddito Operativo dei processi produttivi (Margini Lordi). I comandi Rivalutazione/svalutazione cespiti e georeferenziazione dei centri aziendali sono momentaneamente disattivati, veranno resi disponibili con le future release della procedura. Il menu Stampa include i comandi Controllo prima nota, Bilancio CE abbreviato, Bilancio Inea, Indici di Bilancio, Bilancio di Verifica e Fascicolo aziendale, Tabelle. Il comando Controllo prima nota attiva una maschera per selezionare le opzioni di ricerca in base ad un intervallo di data e/o di un oggetto specifico (conto). Il risultato dell interrogazione viene riprodotto su uno specifico report in cui sono elencate le registrazioni estratte e per ognuna di esse vengono riportate le informazioni relative a: nome azienda, esercizio contabile e dettaglio della prima nota. I comandi Bilancio Inea, Indici di Bilancio e Bilancio di verifica aprono le maschere contenenti i report dei bilanci ed i relativi indici prodotti da Gaia. Il comando Fascicolo aziendale apre la maschera Fascicolo aziendale attraverso la quale è possibile visualizzare e/o stampare i report che costituiscono il cosiddetto fascicolo aziendale di Gaia. La maschera consente di visualizzare un singolo report per volta, si possono scegliere alternativamente i singoli report da stampare; con il pulsante Seleziona tutti vengono selezionati tutti i report elencanti nella maschera, e con il pulsante Stampa selezionati viene inviato in stampa l intero fascicolo a cui viene aggiunta anche una pagina con la copertina del fascicolo. Il comando Tabelle consente la visualizzazione e l eventuale stampa di tutte le tabelle di sistema del programma, raggruppate in due sottocategorie: contabili e tecniche. Nel Menu Finestra, quando si aprono le maschere delle anagrafiche, si attiva il comando Sovrapponi che consente di visualizzare le maschere a cascata partendo dall angolo superiore sinistro, in modo che siano visibili il titolo e il bordo sinistro della maschera. Il Menu Help è l ultima voce della barra dei menu. Esso contiene i comandi Guida in linea Gaia, Guida rapida e Informazioni su Gaia. Il primo comando apre la finestra del manuale in linea che presenta una struttura conforme allo standard degli help in ambiente Windows. Il manuale può essere consultato attraverso l indice oppure si possono ricercare i termini inserendo una parola chiave nell apposito campo Cerca. Selezionando invece il comando Guida rapida la freccia del mouse assume un aspetto simile al GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 23

25 relativo pulsante. Cliccando sull etichetta di un campo, delle sole maschere delle anagrafiche, viene visualizzata una piccola finestra intitolata Guida sul campo nella quale viene riportata una breve descrizione del campo ed un esempio reale. Per chiudere la finestra basta cliccare una volta all interno dell area gialla. Per riattivare la freccia standard del cursore bisogna cliccare di nuovo sul relativo pulsante della barra degli strumenti. Il comando Informazioni su Gaia apre una finestra informativa del programma GAIA in cui sono riportati i gruppi di lavoro, i contatti, i partner e i collegamenti al sito web del programma GAIA. La barra degli strumenti, posizionata appena sotto la barra dei menu, consente, con l uso del mouse, di accedere rapidamente alle finestre di dialogo e ad alcuni tra i comandi più usati. Sulla barra degli strumenti, andando da sinistra verso destra, ci sono dei pulsanti che corrispondono a opzioni dei menu. È sufficiente spostarsi sopra i pulsanti con il mouse e attendere qualche secondo per avere una breve descrizione del significato. La barra degli strumenti Nella barra degli strumenti, partendo da sinistra verso destra, troviamo i seguenti pulsanti che attivano specifiche funzioni o comandi del programma: GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 24

26 Pulsanti e azioni Il pulsante consente di Aprire o chiudere l albero di navigazione Comprimere la struttura dell albero al massimo Espandere la struttura dell albero Aprire la maschera Gestione aziende Chiudere l azienda attiva Aprire la maschera delle Opzioni di semplificazione Aprire la maschera di ricerca e filtro Prima nota Aprire la maschera Fascicolo aziendale Aprire il programma di utilità Calcolatrice Aprire la pagina internet del sito GAIA (ww.gaia.inea.it) Aprire la guida del programma Attivare la guida rapida sui campi delle maschere La barra di stato è fissa ed è posizionata nella parte inferiore dello schermo. Su di essa vengono visualizzate informazioni utili per operare. Nella parte sinistra sono riportati i suggerimenti specifici di ogni campo delle maschere attive. Nella parte destra sono invece riportate le modalità di rilevazione ossia le opzioni di semplificazioni attivate nella maschera vista in precedenza (vedi Opzioni di semplificazione). GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 25

27 L Albero di navigazione Nella parte centrale della barra di stato sono localizzati due pannelli in cui vengono visualizzati rispettivamente il nome dell utente connesso e il nome del database a cui è collegato Gaia. Nell ultimo panello posto sulla parte destra della barra di stato viene visualizzata la data corrente del sistema operativo. Posizionando il cursore del mouse per qualche istante sul panello relativo al nome del database compare il percorso dove è memorizzato l archivio. L albero di navigazione rappresenta uno strumento indispensabile per l utilizzo di GAIA, ed è una guida all interno della procedura. Il suo scopo è quello di rendere più accessibile e veloce la navigazione all interno del sistema e permettere una maggiore rapidità dell addestramento. La suddivisione in rami gerarchici, con le voci raggruppate per aree funzionali, offre un quadro immediato del contesto operativo. La sequenza con cui sono ordinate le voci dell albero rispetta essenzialmente la logica con cui si sussegue il processo di rilevazione dei dati amministrativi, contabili e tecnici all interno di un azienda agricola. Seguendo con razionalità gli elementi proposti nell albero di navigazione si riducono gli errori di registrazione e si velocizza la fase di data entry. Una volta raggiunta una certa familiarità con il programma, l albero consente di rilevare con una sola occhiata la maschera o la funzione da lanciare con un semplice clic del mouse. Le voci sono articolate in modo coerente con l esigenza di ottenere una visione completa ed organica dell azienda nei suoi aspetti tecnici e contabili, ma allo stesso tempo propongono all utente un sistema flessibile ed immediato. L albero di navigazione viene compresso completamente all apertura, ma a seconda le esigenze dell utente, può essere espanso oppure nascosto attraverso il primo pulsante posto a sinistra della barra degli strumenti o cliccando sul pulsante chiudi (x) della barra di intestazione. La finestra contenente l albero di navigazione può essere ridimensionata in larghezza, a seconda delle esigenze, per far spazio alle maschere aperte nell area di lavoro, soprattutto con risoluzioni video molto basse. Le icone poste sui nodi rappresentano il livello gerarchico dell albero. Il primo livello è mostrato in grassetto e le relative icone consentono di comprimere o espandere le voci sottostanti. Il secondo livello è raffigurato dalle icone [ ] e [ ]. Nel caso dell icona [ ] il clic sul nodo espande il terzo livello marcato con un punto elenco [ ]. Esso rappresenta la voce dell albero che apre, con un doppio clic del mouse o con il tasto Invio, le maschere di input oppure che avvia una determinata funzione del programma. La navigazione all interno dell albero può essere fatta con l ausilio del mouse oppure con i tasti direzione (freccia su, freccia giù, destra, sinistra, inizio, fine). Premendo un tasto lettera corrispondente all iniziale di una voce, il cursore si posiziona sulla voce corrispondente, confermando la selezione con il tasto Invio, a seconda del livello, si espande il nodo oppure si apre la relativa maschera. GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 26

28 B4 La funzionalità delle maschere Le maschere di immissione dati GAIA presenta un interfaccia grafica gradevole, molto semplice ed intuitiva. Durante l immissione non è richiesto l utilizzo di nessun tasto funzione per inserire i dati nelle maschere. Una volta acquisita una certa familiarità con l ambiente di lavoro, GAIA può essere utilizzato con l ausilio indifferentemente del mouse o della tastiera. Le maschere di immissione rappresentano l insieme delle componenti dell azienda. Esse sono state strutturate in modo omogeneo, per agevolare l utente a memorizzare il più velocemente possibile i funzionamenti generali. Esse vengono suddivise in tre grosse tipologie: LE MASCHERE DELLE ANAGRAFICHE sono utilizzate per definire il contesto aziendale iniziale (inventario) e vanno utilizzate prevalentemente durante la fase di impianto della contabilità; LE MASCHERE DELLA GESTIONE TECNICA riguardano la rilevazione di alcune risorse fisiche aziendali che vengono richiamate dalla prima nota o compilate direttamente in fase di impianto; LE MASCHERE DELLA PRIMA NOTA Vengono utilizzate per registrare le variazioni economiche e finanziarie ma anche alcune operazioni interne ed esterne all azienda di rilevanza contabile. Le maschere sono fisse, non possono essere né ridimensionate né ridotte a icona, ma si possono comunque spostare a piacimento all interno dell area di lavoro. Quando si apre una maschera essa viene posizionata nell angolo sinistro in alto dell area di lavoro. Si possono aprire contemporaneamente al massimo tre maschere delle anagrafiche e della gestione tecnica. Si può invece aprire una sola maschera per volta per quelle della Prima Nota. Non è consentito aprire contemporaneamente più volte la stessa maschera. Anagrafiche Le maschere delle anagrafiche sono i principali contenitori dei dati statici dell azienda, e raccolgono essenzialmente i dati extracontabili. Esse consentono di aggiornare la base dati che include la classificazione di tutte le principali risorse aziendali (centri aziendali, fabbricati e manufatti, appezzamenti e tare, piantagioni, macchine ed attrezzi, attrezzature dei centri aziendali, allevamenti, magazzini, certificazioni, imprenditore e nucleo familiare, dipendenti e collaboratori, servizi agrituristici, quote e diritti immateriali, crediti, debiti, cassa e conto corrente, anticipazioni colturali, ricavi e costi esercizi precedenti), aggiornare i tipi di attività svolte, avere informazioni dettagliate sulle singole GAIA Gestione Aziendale per l Impresa Agricola 27